清代宮廷履職折單片數(shù)據(jù)庫的研制

清代宮廷履職折單片數(shù)據(jù)庫的研制

一、官員侃真檔案該宮的課程單份數(shù)據(jù)庫是根據(jù)在中國第一批歷史檔案館（以下簡稱歷史博物館）收集的清代官方課程文件的編年史寫成的。這批檔案包括有清代官員吏部文職、兵部武職履歷引見折、履歷單、履歷片。清代官員履歷引見折,是清政府選官部門(吏部選文職、兵部選武職)在月選官時形成的文書。履歷引見折分引見折和應(yīng)選官履歷兩部分,又稱“引見履歷折子”。引見折由吏部等主稿,應(yīng)選官履歷由應(yīng)選之人親自書寫;官員履歷單,是清朝吏部在考察、任命官員中形成的文書。官員履歷片,是在長期官員記名、升補活動中形成的,由軍機處掌管的記錄某官員升遷、調(diào)補、丁憂、休致、病故等情況的文書。這批檔案的特點是:(1)數(shù)量大、具有系統(tǒng)性。從清代康熙六十年(1721年)始一直到宣統(tǒng)三年(1911年)止,時間跨度達180多年的官員履歷。其中不僅有高級官員,還有中下級官員。共有50073件檔案。(2)內(nèi)容豐富。記錄了官員的姓名、籍貫、年齡、出身、經(jīng)歷,有些還有履歷、家庭、家族和社會關(guān)系。(3)有的文件是皇帝親自用朱筆批閱過的。這批檔案是我們當(dāng)今研究、撰寫清代人物傳記的客觀真實的第一手資料,是研究清代職官制度的原始素材,是研究清代各專門歷史的重要參考材料。1981年,一史館對這批檔案進行了秩序整理和編目,共編制了檔案目錄4冊。同時編制了人名索引和職官索引兩套檢索工具。1985年,將這部分檔案全部拍成縮微膠片。1996年,又將這部分檔案影印,以《清代官員履歷檔案全編》為名,共30冊。2004年,一史館依據(jù)履歷折單片的檔案著錄卡片,建立了清代宮中履歷折單片的目錄數(shù)據(jù)庫。目的是利用更加現(xiàn)代化的手段,使這部分檔案利用起來更加方便,使檔案工作能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展。二、“單段”目錄數(shù)據(jù)庫的特征1、查詢和查詢功能查找清代宮中履歷折單片檔案原件(或縮微膠片)的途徑有人名索引、職官索引,《清代官員履歷檔案全編》一書的查找途徑是人名索引。數(shù)據(jù)庫查詢與手工查詢的最大區(qū)別在于:可以進行多途徑查找,可以多個條件組合同時查詢。每一條數(shù)據(jù)庫官員履歷記錄的內(nèi)容有:檔號、原紀年、姓名、籍貫、職官、漢字時間(即朝年)。例如,檔號為“折0011—20”,原紀年為“0605”,其中06為清朝第六個朝代雍正朝,05表示五年,姓名“蕭再何”,籍貫為“湖廣人”,職官“江西永新營守備”,漢字時間為“雍正五年”。這些項目每項為一個字段,每一個字段都可以作為查找項。這些字段覆蓋了官員履歷內(nèi)容的6個方面。2、人名搜尋,或使用為官搜尋使用計算機檢索表現(xiàn)出很大的靈活性。根據(jù)需要利用者可以選擇使用人名查找,或使用職官查找?？墒褂萌嗣c時間組合查找,也可使用職官和時間組合查找。還可以進行人名、職官、時間3項組合查找,即可以任意組合字段查詢,在檢索方式上比手工方式靈活。3、檢索一個內(nèi)容在檢索速度方面表現(xiàn)出計算機本身的優(yōu)勢。通常檢索一個題目,幾分鐘之內(nèi)就可以完成。另一個方便之處是可以多人在不同地點同時使用機讀檢索工具。4、清代官員身份證件利用目前該數(shù)據(jù)庫提供的數(shù)據(jù)只限于檔案的著錄內(nèi)容,看檔案還需要看膠片或出版物。以后會將檔案原件圖像連接到目錄上,使清代官員履歷折單片的利用完全計算機化?？傊?清代宮中官員履歷折單片數(shù)據(jù)庫,為研究人員提供了一種方便的手段,可以快捷地查找到所需要的信息。三、折單片檢索界面數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)分為兩級,第一級為案卷級數(shù)據(jù),第二級為文件級數(shù)據(jù)。一條案卷數(shù)據(jù)對應(yīng)多條文件數(shù)據(jù)。圖一是宮中履歷折單片的檢索界面,中間部分分為左欄、右欄。左欄中顯示的是案卷信息,其中包含全宗號、案卷號、案卷題名、錄入人、密級。見圖二。右欄中顯示的是文件信息,其中包含檔號、原紀年(公元年)、姓名、籍貫、職官、漢字時間。查找信息是在右欄(文件級數(shù)據(jù))的數(shù)據(jù)內(nèi)進行(見圖三)。圖一檢索頁面常用功能說明如下:1、選擇查詢范圍。(1)詢問整個文件庫在全庫50073條記錄范圍中查詢。(2)在當(dāng)前搜索結(jié)果中搜索在已經(jīng)檢索到的記錄中再一次查詢。(3)組合檢索后顯示頁面只在當(dāng)前選中的卷內(nèi)文件的范圍內(nèi)查詢。例如:在左欄中點擊第一條記錄,案卷號為“單0298”。這時右欄中下邊框上“文件表記錄條數(shù)”顯示為“20”,即案卷號為“單0298”的案卷內(nèi)有20條文件記錄。如果這時進行組合查詢,并且選擇“在當(dāng)前卷內(nèi)文件中查詢”則查詢只在這20條數(shù)據(jù)內(nèi)進行。2、組合檢索。進入組合檢索后顯示頁面如下(圖四):可以進行關(guān)鍵字列內(nèi)顯示的檔號、原紀年、姓名、籍貫、職官、漢字時間等字段的查找。即可以進行單獨字段的查找,也可以進行多個字段的組合查找。3、借閱信息查詢。4、預(yù)約申請。5、掛接圖像。通過掛接圖像功能可以連接到檔案原件的圖像。6、填寫提調(diào)申請。7、存儲?？梢詫⒉檎医Y(jié)果存儲到磁盤內(nèi)。有三個選擇:全宗級查詢結(jié)果、案卷級查詢結(jié)果、文件級查詢結(jié)果。應(yīng)該選擇文件級查詢結(jié)果。8、打印?？梢詫⒉檎医Y(jié)果打印出來。9、查看幫助。查看軟件使用的幫助信息。10、退出。退出此菜單。11、案卷列表欄內(nèi)顯示的是案卷及信息,這里只有案卷號。12、當(dāng)前案卷內(nèi)所含文件列表欄,顯示文件目錄。其中所有的信息都可檢索。13、顯示案卷欄內(nèi)的記錄數(shù),即案卷數(shù)。14、顯示文件欄內(nèi)的記錄數(shù),即文件數(shù)。15、當(dāng)前數(shù)據(jù)庫名稱。16、指明正在選中查看的是案卷欄內(nèi)的記錄,還是文件欄內(nèi)的記錄。如果是前者,“當(dāng)前操作對象”為“案卷表”,如果是后者,“當(dāng)前操作對象”為“文件表”。四、運算符的使用通過3個例子:1個檢索條件的查找、2個檢索條件的查找、3個檢索條件的查找來舉例說明使用方法。在舉例中只介紹怎樣填寫查找表達式。例1、查找有關(guān)“張鳳岐”的記錄。首先進到檢索頁面,在檢索條件中輸入條件進行查詢。索條件有三條:關(guān)鍵字、運算符、條件值。輸入檢索條件:關(guān)鍵字=???運算符=???件值=???輸入查找條件:關(guān)鍵字=姓名,運算符=“等于”,條件值=張鳳岐檢索后命中一條記錄,記錄的內(nèi)容為:檔號單0298—02原紀年1230姓名張鳳岐籍貫河南洛陽人職官山東道員漢字時間光緒三十年在檢索條件的3個條件中,“關(guān)鍵字”內(nèi)容為需要查找的字段,可以是檔號、原紀年、姓名、籍貫、職官、漢字時間各項中的任何一個字段?！斑\算符”是對關(guān)鍵字進行范圍限定的表達。它可以用“等于”、“大于等于”、“小于等于”、“大于”、“小于”、“包含”中的任意一種?！皸l件值”為關(guān)鍵字中需要查找的具體內(nèi)容,如關(guān)鍵字為姓名時,條件值中應(yīng)當(dāng)填入具體的名字。一般來講關(guān)鍵字如果為漢字字段(姓名、籍貫、職官、漢字時間),運算符選擇“等于”或者“包含”。其中“等于”的意思是:如果數(shù)據(jù)庫中需要查找的字段中的漢字與條件值中的字(或者詞)完全一致,則這條記錄就符合條件?！鞍钡囊馑际?如果數(shù)據(jù)庫中需要查找的字段中的漢字中包含了條件值中的字(或者詞),則這條記錄就符合條件。例如對漢字時間進行查找時,如果數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)為“雍正五年”,當(dāng)檢索式為:關(guān)鍵字=漢字時間、運算符=等于、條件值=雍正,則查找不到這條記錄。因為沒有漢字時間等于雍正的記錄,漢字時間都為既有朝代又有年代。當(dāng)檢索式為:關(guān)鍵字=漢字時間、運算符=包含、條件值=雍正,則凡是漢字時間字段中有“雍正”兩字的記錄都符合條件。例2、查詢光緒三十年的直隸道員。首先進到檢索頁面,在檢索條件中輸入條件進行查詢。檢索條件有三條:關(guān)鍵字、運算符、條件值(見圖四)。(1)輸入條件:關(guān)鍵字=職官,運算符=“等于”,條件值=直隸道員(2)點擊“添加檢索條件”(3)點擊“并且”(4)輸入條件:關(guān)鍵字=漢字時間,運算符=“等于”,條件值=光緒三十年(5)點擊“添加檢索條件(6)點擊“檢索”檢索結(jié)果為命中5條。在此例中涉及到兩個條件:職官和漢字時間。當(dāng)查找用到兩個或兩個以上的條件時,在表達式中要說明條件和條件之間的關(guān)系。在檢索頁面右下部分顯示了兩個條件邏輯關(guān)系的類型(見圖一),有“并且”、“或者”、“非”?！安⑶摇钡囊馑紴?兩個條件都符合的記錄才是符合條件的記錄。如本例中,兩個條件之間使用了“并且”,意思是既要滿足職官為直隸道員,又要滿足時間為光緒三十年的記錄才符合條件?！盎蛘摺钡囊馑紴?滿足兩個條件之一的記錄,即為符合條件。在本例中,當(dāng)兩個條件之間的關(guān)系選擇“或者”時,它的意思是:當(dāng)記錄中職官為直隸道員,或者漢字時間為光緒三十年,都是符合條件的記錄。這個范圍比“并且”的范圍大的多?！胺恰钡囊馑紴?在符合第一個條件的記錄中去掉符合第二個條件的記錄。如利用者需要除雍正元年以外的全部雍正朝的記錄,可以用“非”進行限制。例3、查找“貴州平遠州人”、“刑部直隸司郎中”、“光緒三十一年”履歷檔案。首先進到檢索頁面,在檢索條件中輸入條件進行查詢。檢索條件有3條:關(guān)鍵字、運算符、條件值(見圖四)。(1)輸入條件:關(guān)鍵字=籍貫,運算符=“等于”,條件值=貴州平遠州人(2)點擊“添加檢索條件”(3)點擊“并且”(4)輸入條件:關(guān)鍵字=職官,運算符=“等于”,條件值=刑部直隸司郎中(5)點擊“添加檢索條件”（6)點擊“并且”(7)輸入