辦公室公文寫作培訓(xùn)課件

公文寫作培訓(xùn)綜合管理部2021/5/91第一部分公文介紹2021/5/92公文是國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企事業(yè)單位，用于行政管理，具有法定效力和規(guī)范體式的文書。公文具有：政策性和權(quán)威性、規(guī)范性和約束性、針對性和指導(dǎo)性、程序性和嚴(yán)密性、對應(yīng)性和定向性五大特點(diǎn)。公文的作用：

1、指導(dǎo)工作，傳達(dá)意圖

2、聯(lián)系工作，交流情況3、請示工作，答復(fù)問題4、總結(jié)工作，推廣經(jīng)驗(yàn)5、記載工作，積累史料一、公文的含義、特點(diǎn)及作用2021/5/931、實(shí)事求是原則發(fā)文要?jiǎng)?wù)實(shí)，要根據(jù)實(shí)際需要發(fā)文辦文要切實(shí)，要細(xì)化辦文規(guī)范擬文要樸實(shí)，文字要簡煉精確2、準(zhǔn)確規(guī)范原則認(rèn)真把好公文的質(zhì)量關(guān)認(rèn)真把好公文的程序關(guān)認(rèn)真把好公文出入關(guān)二、公文的基本原則2021/5/943、精簡高效原則堅(jiān)持少而精的標(biāo)準(zhǔn)堅(jiān)持快而好標(biāo)準(zhǔn)4、安全保密原則確保公文使用和傳遞安全確保公文保管安全確保公文銷毀安全

二、公文的基本原則2021/5/95公文是企業(yè)實(shí)現(xiàn)管理職能的重要途徑公文是體現(xiàn)企業(yè)形象的重要手段公文是員工履行崗位職責(zé)的重要工具公文是衡量員工綜合素質(zhì)的重要標(biāo)尺三、公文的重要性2021/5/96種類：決議、命令、決定、公報(bào)、公告、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、意見、請示、批復(fù)、議案、函、會議記要共15個(gè)文種行文規(guī)則上行文——下級單位向上級單位的發(fā)文如：請示、報(bào)告等平行文——平級單位或不相隸屬單位之間的發(fā)文如：通知、函等下行文——上級單位向下級單位的發(fā)文如：命令、決定、決議、指示、通報(bào)、通知、批復(fù)等

四、公文的種類及行文規(guī)則

2021/5/97第二部分

公司常用公文寫作要領(lǐng)2021/5/98一、請示的寫法請示：下級向上級請求指示、批準(zhǔn)（上行文）。請示的結(jié)構(gòu)１、標(biāo)題：事由＋文種（關(guān)于***的請示）２、主體：（１）起因（２）事項(xiàng)（３）提出處理意見

３、結(jié)尾用“妥否，請批示”

2021/5/99請示應(yīng)注意的事項(xiàng)1、“理由”部分簡明扼要2、主要內(nèi)容在正文中表述3、要有傾向性意見，且具可操作性4、一事一請示、不越級、不多頭請示、請批對應(yīng)5、送往政府部門的請示要注明聯(lián)系人和聯(lián)系電話6、請示和報(bào)告有本質(zhì)上的區(qū)別2021/5/910案例

山西煤炭運(yùn)銷集團(tuán)古交福昌煤業(yè)有限公司

關(guān)于主斜井施工聯(lián)絡(luò)巷與副斜井對打施工的請示

能源投資開發(fā)有限公司：為加快礦建進(jìn)度，福昌煤業(yè)根據(jù)實(shí)際情況，擬采取從主斜井施工聯(lián)絡(luò)巷與副斜井對打施工方案，這樣將最少縮短礦建周期3個(gè)月以上。

妥否，請批示。

山西煤炭運(yùn)銷集團(tuán)古交福昌煤業(yè)有限公司2015年5月16日2021/5/911通知：適用于公司批轉(zhuǎn)至下級公司和有關(guān)部門的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級單位的公文；傳達(dá)要求下級公司和有關(guān)部門辦理的需要周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)；人事任免等。通知的分類：

1、批轉(zhuǎn)性通知2、轉(zhuǎn)發(fā)性通知3、印發(fā)性通知4、指示性通知5、一般性通知6、事務(wù)性通知7、會議性通知8、任免性通知主要特點(diǎn)

1、適用范圍廣、適用性強(qiáng)、形式靈活2、適用頻率高3、專項(xiàng)性強(qiáng)

二、通知的寫法2021/5/912一、標(biāo)題：制發(fā)機(jī)關(guān)＋事由＋通知二、正文：通知前言：即制發(fā)通知的理由、目的、依據(jù)。例如“為了解決×××的問題，經(jīng)××批準(zhǔn)，現(xiàn)將××，具體規(guī)定通知如下。通知主體：寫出通知事項(xiàng)，分條列項(xiàng)，條目分明。三、結(jié)尾（三種寫法）意盡言止，不單寫結(jié)束語。在前言和主體之間，如未用“特通知如下”作為過渡語，結(jié)尾可用“特此通知”結(jié)尾。再次明確主題的段落描寫通知的格式2021/5/913

山西煤炭運(yùn)銷集團(tuán)能源投資開發(fā)有限公司公司

關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)集團(tuán)公司《關(guān)于厲行節(jié)儉反對浪費(fèi)的六條規(guī)定》的

通知各煤業(yè)公司，機(jī)關(guān)各部室：

為積極貫徹中央《八項(xiàng)規(guī)定》、《六項(xiàng)禁令》，以及省委、省政府有關(guān)壓縮公務(wù)費(fèi)用開支的規(guī)定，集團(tuán)公司特制定《關(guān)于厲行節(jié)儉反對浪費(fèi)的六條規(guī)定》，現(xiàn)轉(zhuǎn)發(fā)你們，請認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹，嚴(yán)格遵照執(zhí)行。

山西煤炭運(yùn)銷集團(tuán)能源投資開發(fā)有限公司2014年3月25日案例：轉(zhuǎn)發(fā)性通知2021/5/914三、通報(bào)的寫法通報(bào)：適用于向下級部門傳達(dá)信息（下行文）。通報(bào)常用的兩種類型

1、表彰性通報(bào)2、批評性通報(bào)2021/5/915通報(bào)的格式1、標(biāo)題：事由＋文種

2、主送部門

3、正文：開頭＋主體＋結(jié)尾通報(bào)應(yīng)具備的幾個(gè)要素1、引言部分2、事實(shí)部分3、分析處理部分

4、號召要求部分2021/5/916報(bào)告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。特點(diǎn)：

1、廣泛性，適用范圍廣泛2、陳述性，內(nèi)容以陳述為主3、單向性，下級機(jī)關(guān)向上級機(jī)關(guān)單向文4、事后性，“事前請示、事后報(bào)告”

四、報(bào)告的寫法2021/5/917匯報(bào)工作報(bào)告：匯報(bào)例行工作，成績經(jīng)驗(yàn)，問題教訓(xùn)，今后打算，上級交辦的事項(xiàng)完成情況等；反映情況報(bào)告：報(bào)告特殊、重大、突發(fā)事件等；

答復(fù)詢問報(bào)告：被動行文，答復(fù)上級機(jī)關(guān)詢問事項(xiàng)。結(jié)構(gòu)

標(biāo)題+主送機(jī)關(guān)+正文+落款+成文日期類型2021/5/9181、標(biāo)題：發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種主送機(jī)關(guān)：有隸屬關(guān)系的上級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或上級業(yè)務(wù)主管部門。2、正文：發(fā)文緣由：寫明報(bào)告的意義、背景或根據(jù)。報(bào)告事項(xiàng)：匯報(bào)工作報(bào)告：例行工作，成績經(jīng)驗(yàn)，問題教訓(xùn)，上級交辦的事項(xiàng)的完成情況，進(jìn)度等；反映情況報(bào)告：事件的原因、經(jīng)過、結(jié)果、性質(zhì)和建議等；答復(fù)詢問報(bào)告：答題式的回復(fù)，問什么答什么。3、結(jié)尾：今后工作的意見；對事件原因的總結(jié)寫法2021/5/919五、函的寫法函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)（平行文）。適用范圍及分類：１、適用于不相隸屬單位之間商洽工作（商洽函）２、適用于同單位各部門之間工作聯(lián)系（聯(lián)系函）３、詢問或答復(fù)問題（問答函）2021/5/920函的格式1、標(biāo)題：事由＋文種

“**公司關(guān)于調(diào)用辦公物資的聯(lián)系函”2、函件編號（部門+年份+數(shù)字）

3、正文：開頭＋主體＋結(jié)尾函的要求1、對于同級單位，大膽用函。

2、根據(jù)不同的收文單位和要辦的事情，采用不同的語氣和結(jié)尾方式。3、商洽函和問答函必須有回復(fù)函，并在其中注明原函編號（如：貴公司******號函已收悉，現(xiàn)答復(fù)如下）。2021/5/921案例：****公司關(guān)于對新員工開展技能培訓(xùn)的商洽函

編號：DC2012001****大學(xué)：我公司最近招聘了20名新員工，為了使其能夠盡快勝任工作，將在近期對新員工進(jìn)行物探專業(yè)技能培訓(xùn)。但我公司缺乏授課培訓(xùn)的經(jīng)驗(yàn)，特邀請貴院校培訓(xùn)導(dǎo)師來我公司開展培訓(xùn)工作。培訓(xùn)安排如下：一、培訓(xùn)內(nèi)容：物探勘查基本知識二、培訓(xùn)時(shí)間：定于2012年9月10日—12日，訓(xùn)期3天。三、培訓(xùn)地點(diǎn)：*****公司辦公樓三層會議室。聯(lián)系人：***公司聯(lián)系電話：0351-51*****136********（*經(jīng)理）特此函詢，盼盡速回音。2013年4月10日2021/5/922六、會議紀(jì)要的寫法會議紀(jì)要：用于記載會議主要情況和議定事項(xiàng)標(biāo)題：主要反映會議的性質(zhì)和范疇。

1、會議名稱+會議紀(jì)要（例行會議）如:**公司月度總結(jié)會會議紀(jì)要

2、關(guān)于***問題+會議紀(jì)要（專項(xiàng)會議）如:關(guān)于協(xié)調(diào)**公司開業(yè)慶典事宜的會議紀(jì)要2021/5/923導(dǎo)言。主要用于概述會議基本情況。其內(nèi)容一般包括標(biāo)題、時(shí)間、地點(diǎn)、主持、出席、缺席、記錄和主要內(nèi)容等。**公司月度總結(jié)會會議紀(jì)要時(shí)間：**年*月*日下午14：30分地點(diǎn)：公司辦公樓一層會議室主持：***出席：******************缺席：******記錄：***主要內(nèi)容：總結(jié)本月工作情況，計(jì)劃下月工作安排。詳細(xì)如下：2021/5/924主體：這是會議紀(jì)要的核心部分。主要介紹會議議定事項(xiàng)。

1、重點(diǎn)將會議所研究的問題和決定事項(xiàng)逐條歸納，做到條理清楚，簡明扼要。不要把會議紀(jì)要寫成會議記錄。

2、要正確地集中會議的意見。沒有取得一致意見的，一般不寫入紀(jì)要。會議沒討論的不得寫入會議紀(jì)要。

3、會議紀(jì)要用“會議”作主語，即“會議聽取了”、“會議討論了”、“會議認(rèn)為”、“會議確定”、“會議指出”、“會議強(qiáng)調(diào)”等。

4、會議紀(jì)要須以第三人稱的語氣來擬寫。

5、會議紀(jì)要沒有落款。2021/5/925第三部分

公文寫作的總體要求與存在的問題

2021/5/9261、正確選用文種，體式規(guī)范2、標(biāo)題準(zhǔn)確反映全文的主題3、觀點(diǎn)明確，闡述清楚，邏輯關(guān)系明了4、簡明扼要，直書不曲5、表述緊湊嚴(yán)密6、用語莊重平實(shí)7、概念穩(wěn)定8、用語要禮貌得體9、正確運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)符號10、準(zhǔn)確計(jì)算一、公文寫作的

一般要求2021/5/927（一）語言重復(fù)、啰嗦

經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意2016年5月25日~5月31日下午18：45分事故發(fā)生后，公司總部高度重視這次事故，接報(bào)事故后，立即----。工作人員24小時(shí)夜以繼日輪班作業(yè)?！?、公文寫作中容易出現(xiàn)的問題2021/5/928（二）詞序、語序不當(dāng)關(guān)于部分三、四號線施工單位拖欠鋼筋、混凝土供應(yīng)商的材料款問題，請建設(shè)總部抓緊給相關(guān)施工單位發(fā)文，限期要求解決。修改：關(guān)于三、四號線部分施工單位拖欠鋼筋、混凝土供應(yīng)商的材料款問題，請建設(shè)總部抓緊給相關(guān)施工單位發(fā)文，要求限期解決。****工程是***市委、市政府及廣大市民備受關(guān)注的大型市政工程。修改：****工程是備受***市委、市政府及廣大市民關(guān)注的大型市政工程。2021/5/929（三）詞義混淆制定制訂

詞義：制定——制作、定出。公文中習(xí)慣用在較大場合。

舉例：黨的第十六次代表大會，為我們制定了全面進(jìn)入小康社會的總?cè)蝿?wù)和政治路線。

詞義：制訂——制作、訂立。公文中習(xí)慣用于具體規(guī)章制度的訂立。

舉例：公司制訂了防火、門衛(wèi)等安全管理制度。2021/5/930和與或詞義：和——表示兩者都是，是并列關(guān)系。與——表示兩者對立，是平等關(guān)系?；颉硎緝烧咂湟?，是選擇關(guān)系。

舉例：集團(tuán)公司舉辦的籃球賽經(jīng)過兩天的激烈攫奪，A公司和B公司一起進(jìn)入了準(zhǔn)決賽，明天，A公司與B公司將展開爭奪決賽權(quán)的較量，屆時(shí)，A公司或B公司將在決賽中向冠軍寶座發(fā)起沖擊。2021/5/931（四）詞語搭配不當(dāng)借閱人必須履行檔案借閱登記制度分析：履行對應(yīng)的是義務(wù)、職責(zé)、承諾等，否則詞不達(dá)意修改：借閱人必須遵守檔案借閱登記制度為杜絕管理漏洞分析：杜絕對應(yīng)的是動詞，而不是名詞，管理漏洞屬名詞修改：為杜絕管理出現(xiàn)漏洞為杜絕此類情況的發(fā)生嫌疑人應(yīng)為熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境的本地青年所為

分析：主、謂、賓混亂，主語是嫌疑人，謂語是應(yīng)為，賓語卻是本地青年所為。修改：嫌疑人應(yīng)為熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境的本地青年

案件應(yīng)為熟悉當(dāng)?shù)丨h(huán)境的本地青年所為2021/5/932（五）邏輯混亂1、**公司領(lǐng)導(dǎo)：**年*月*日，我公司向**公司呈報(bào)了《關(guān)于**的請示》，在請示中，王總提出了有關(guān)要求，請答復(fù)。

修改：**年*月*日，我公司向**公司呈報(bào)了《關(guān)于**的請示》，在請示中，王總提出了相關(guān)意見，妥否，請批示。2、總部要求提高產(chǎn)品的折扣優(yōu)惠度，建議從7折提高到9折。

修改：總部要求產(chǎn)品的折扣優(yōu)惠幅度從7折降低到9折。2021/5/9333、孤本、秘密檔案不予借閱；確需借閱的，須在指定時(shí)間內(nèi)歸還。修改：孤本、秘密檔案原則上不予借閱；如因特殊情況確需借閱的，須在指定時(shí)間內(nèi)歸還。4、**年上半年，我公司共組織培訓(xùn)30次，其中：總公司培訓(xùn)5次，企業(yè)培訓(xùn)19次。

修改：**年上半年，我公司共組織培訓(xùn)30次，其中：總公司培訓(xùn)5次，企業(yè)培訓(xùn)19次，其它培訓(xùn)6次。2021/5/934（六）

附件格式不當(dāng)1、若公文附有附件資料，而公文內(nèi)容中又有涉及附件內(nèi)容，應(yīng)備注說明，如：詳細(xì)情況見附件1。2、若公文附有附件資料，應(yīng)在公文最后加上附件名稱，如有多份附件，應(yīng)當(dāng)逐個(gè)列示，格式如下：附件：1、《關(guān)于*********的辦法》2、《關(guān)于*********的通知》3、《關(guān)于*********的方案》2021/5/935第四部分公文寫作解決方案2021/5/936一、確立為別人而寫的原則擬文的直接目標(biāo)是“四好”：好讀、好懂、好記、好執(zhí)行讓你自己明白很重要，但讓讀者明白更重要公文“四宜”：宜短、宜實(shí)、宜準(zhǔn)、宜平和2021/5/937二、掌握公文寫作的“三步曲”第一步：開頭。交代發(fā)文的背景、依據(jù)、目的，為后面敘述主體進(jìn)行鋪墊。宜開門見山、簡短利落。第二步：主體。闡明具體觀點(diǎn)、敘述具體事項(xiàng)、提出具體要求。宜多費(fèi)筆墨、重點(diǎn)對待。第三步：結(jié)尾。宜寥寥幾筆、謹(jǐn)慎用字。2021/5/938三、層次分明、不重復(fù)段落之間分界清晰，一個(gè)段落重點(diǎn)闡述一個(gè)方面，提行后闡述另一個(gè)方面，但各個(gè)段落之間必須是圍繞一個(gè)中心觀點(diǎn)展開論證，也就是文章的中心思想。不重復(fù)原則：每個(gè)問題只在文章中講述一次，且講透，不在其它地方再講2021/5/939四、注意邏輯、順序表述符合邏輯要求和一般人的思維習(xí)慣采用直敘法，不要用倒敘法和插敘法注意相互依存關(guān)系2021/5/940四有有一必有二有先必有后有好必有壞有內(nèi)必有外八先八后思想在先，行動在后原因在先，結(jié)果在后綜合在先，具體在后鋪墊在前，運(yùn)用在后大事在先，小事在后優(yōu)點(diǎn)在先，缺點(diǎn)在后上級在先，下級在后別人在先，自己在后2021/5/941五、不犯語法錯(cuò)誤主語、謂語、賓語齊全正確運(yùn)用標(biāo)點(diǎn)符號不要把日常生活中的表達(dá)方式運(yùn)用到公文表達(dá)中來2021/5/942六、緊湊連貫?zāi)苡靡痪湓挶磉_(dá)清楚的，絕不用兩句話盡量用一個(gè)主語把后面的語言串起來語句、段落之間要有連貫性2021/5/943七、力求簡潔一份公文只解決一個(gè)問題“復(fù)文”切忌不厭其煩地引述“來文”在報(bào)告和請示中，不要向上級大講方針政策盡量用簡短的句子2021/5/944八、準(zhǔn)確明了標(biāo)題要高度概括全文主旨內(nèi)容復(fù)雜、篇幅較長的公文，正文要分段描述直接表述事由或要求，不要轉(zhuǎn)彎抹角觀點(diǎn)明確，不要用模棱兩可、易生歧義的詞句2021/5/945九、公文格式具體要求頁面設(shè)置

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