淺析高校辦公室秘書崗位對秘書人員的要求

PAGEPAGEII淺析高校辦公室秘書崗位對秘書人員的要求摘要：高校辦公室是學(xué)校綜合辦事機構(gòu)，工作牽涉面廣，事務(wù)繁忙，責(zé)任大，要求嚴格，對具體承擔(dān)工作的秘書素質(zhì)提出了更高的要求。針對高校的具體情況，結(jié)合工作的實際，筆者在明確了秘書的工作職責(zé)、角色定位和素質(zhì)要求的前提下，提出了有效提高秘書素質(zhì)的幾點對策。一方面有助于完善并豐富秘書學(xué)相關(guān)的理論，更好地指導(dǎo)實踐，同時也有助于日后相關(guān)主體的研究，為其提供參考。另外，在實際中也有利于高校辦公室秘書人員的學(xué)習(xí)和快速上崗，促進其工作效率和自身能力的提升。關(guān)鍵詞：秘書；高校；辦公室；秘書崗位；要求Abstract:collegeofficesarecomprehensiveofficesofschools.Theyinvolveextensivework,busyaffairs,largeresponsibilitiesandstrictrequirements.Aimingatthespecificsituationofcollegesanduniversitiescombiningwithpracticalworkauthorputsforwardsomecountermeasurestoimprovesecretaries'qualitieseffectivelyunderthepremiseofclarityofsecretary'sdutiesrolesorientationandqualityrequirements.Ononehandithelpstoimproveandenrichthetheoriesrelatedtosecretarialscienceandguidepracticebetterwhilealsohelpfulforfutureresearchofrelevantsubjects.Besides,italsohelpsuniversityofficesecretarieslearnandquicklygetjobs,promotetheirefficiencyandimprovetheirabilities.Keywords:secretaries;colleges;offices;secretarialposts;requirements

目錄前言 1一、高校辦公室秘書崗位的特點 1（一）中介性 1（二）直接性 2（三）服務(wù)性 2（四）全面性 2（五）被動性 2二、高等學(xué)校辦公室秘書崗位職能 2（一）上通下達的作用 2（二）輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的作用 3三、高校辦公室秘書崗位的要求 8（一）業(yè)務(wù)水平 8（二）應(yīng)急能力 9（三）重視程度 10四、高校辦公室秘書的崗位適應(yīng) 10（一）注重完整知識結(jié)構(gòu)的掌握 10（二）注重個人綜合素養(yǎng)的提高 11（三）注重個人能力的培養(yǎng) 121、要注重培養(yǎng)敏銳的觀察能力 122、要注重培養(yǎng)辯證的思維能力 123、要注重培養(yǎng)高效的綜合能力 124、要注重培養(yǎng)深入的調(diào)研能力 13結(jié)論摘要 13參考文獻 14致謝 16PAGE16前言長期以來，高校辦公室是高校內(nèi)承上啟下、聯(lián)系左右，溝通內(nèi)外的樞紐部門，地位特殊，作用突出。而在當前，高等學(xué)校處在信息化、知識化、網(wǎng)絡(luò)化、全球化的時代，高校已不再是身處世外的所謂“象牙塔”，而是與社會密切聯(lián)系的社會組織。在新形勢下，大學(xué)的定位和功能發(fā)生了巨大變化，高校辦公室面臨著新的任務(wù)，因此，具體承擔(dān)高校辦公室工作的秘書也面臨著新的挑戰(zhàn)。高校辦公室工作繁雜，涉及面廣，要求嚴格，因此需要專業(yè)素質(zhì)較高的秘書人才。一、高校辦公室秘書崗位的特點（一）中介性秘書部門的這種中介性特征一方面決定了秘書工作的"紐帶"和"橋梁"的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。秘書是領(lǐng)導(dǎo)與群眾之間的中介，是信息源與信宿之間的中介，是領(lǐng)導(dǎo)意圖與最后決策之間的中介，也是決策與實踐之間的中介。如果秘書不能處理好這四種中介關(guān)系，就會出現(xiàn)信息加工混亂，助長領(lǐng)導(dǎo)脫離群眾、脫離實際，錯誤決策，并且決策錯誤還不能及時被發(fā)現(xiàn)，后果將十分嚴重。這在我國歷史上曾多次發(fā)生。遠的如大躍進、“文革”，近的如現(xiàn)在人們熱議的“新三座大山”——看病、上學(xué)、住房問題，其實有人士早就提出過，秘書雖然不是決策者，但如果當時能及時有力地反映問題和建議，或許可以減輕今天處理補救的難度。秘書的力量并不是微乎其微的，在關(guān)鍵時候，秘書的一言一行都起著決定時局的作用，要成為一名合格的秘書，就必須不斷地加強自身素質(zhì)，同時在對自己下定義的同時，發(fā)揮自己的主觀能動作用，不要尸位素餐。秘書部門是一個中介性部門，因為它既不是決策部門也不是執(zhí)行部門，而是聯(lián)系上下左右內(nèi)外各方的紐帶，發(fā)揮著集體參謀的作用。這也是一種中介的作用。秘書工作，實際上也是一種中介性質(zhì)的工作，它是決策者與執(zhí)行者之間的中介。它還是領(lǐng)導(dǎo)與決策、領(lǐng)導(dǎo)與群眾、現(xiàn)狀與發(fā)展、今天的領(lǐng)導(dǎo)與未來的領(lǐng)導(dǎo)之間的中介。文字工作、會務(wù)工作把領(lǐng)導(dǎo)決策傳達出去，隨從工作、機要工作為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，這些無不起著中介作用。當前，令領(lǐng)導(dǎo)層感到兩難的敏感矛盾問題甚多，忌諱用絕對化、片面化、僵化的思維定勢去看待這些問題。諸如沿海與內(nèi)地、出口與內(nèi)銷、寬松與緊縮、高通脹與低消費等等，除了這些經(jīng)濟方面的矛盾外，其他方面還有維穩(wěn)與改革、嚴打與仁教、基層與上層等諸多矛盾。毛澤東同志講過，凡有人群的地方，都有左、中、右，在意識形態(tài)領(lǐng)域中出現(xiàn)的“新左派”與自由主義的矛盾，在對外關(guān)系中的合作與對抗的矛盾。都是毋需諱言的矛盾。只有運用辯證的中介思維，才能較好地找到解決之道。秘書的中介和調(diào)和能力是有限的，但這并不代表秘書可以袖手旁觀。我們通過媒體，網(wǎng)絡(luò)可以看到社會廣泛存在的矛盾，這些矛盾不是朝夕發(fā)生的，而是在長時間的積累下爆發(fā)的，如果中介者在面對矛盾時能有效地去擇優(yōu)方案，主動解決，矛盾或許不會惡化地這么快。也不會將個人困擾上升至公眾困擾，甚至國家困擾。這說明為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的秘書特別是高級秘書責(zé)任重大。（二）直接性秘書工作的直接性體現(xiàn)在：在行政組織上，在崗位設(shè)置上，在工作程序上。（三）服務(wù)性人們把秘書工作比喻為"上管天文地理，下管雞毛蒜皮"，把秘書工作說成"沒大沒小，沒完沒了"。（四）全面性是體現(xiàn)在職能輔助的全面性上，是體現(xiàn)在過程輔助的全面性上。（五）被動性秘書工作的被動性。要求秘書人員一定要不越權(quán)、不越職。秘書應(yīng)在輔助性被動性的工作中發(fā)揮創(chuàng)造性和主動性。二、高等學(xué)校辦公室秘書崗位職能（一）上通下達的作用事實上，自黃帝時代開始的我國部落聯(lián)盟的昌盛時期，秘書工作產(chǎn)生的這兩個基礎(chǔ)就已經(jīng)具備。據(jù)古籍記載，黃帝除了設(shè)置六相以外，還設(shè)置了史官，陪侍于黃帝左右，記錄言行，匯編成冊，以備忘，信守，這就是我國最早的秘書人員。?黃帝以后，部落聯(lián)盟繼續(xù)發(fā)展，公共管理事務(wù)越發(fā)繁忙，古籍中有關(guān)秘書活動的記載也日益增多。?《史記·五帝本紀》孔安國注云：納言，喉舌之官也，聽下言納于上，受上言宣于下，必信也?？梢姡{言是調(diào)查了解下情，向舜匯報，供舜決策，并傳達舜的命令，起上通下達作用的官員，當是典型的秘書官員。?至此，部落聯(lián)盟昌盛時期的秘書人員有：?史官——記錄部落聯(lián)盟首領(lǐng)言行，并接受咨詢的人員；?納言——調(diào)查研究，上通下達，宣布首領(lǐng)命令的官員。教學(xué)秘書是一個特殊的職能崗位，作為教學(xué)秘書，并不是獨立完成各項工作的，而是需要與多個職能部門之間進行相互溝通、支持、協(xié)作，才能完成其工作職責(zé)。教學(xué)秘書的崗位職能，我們可以通過下圖反映出來：從圖中，我們可以看出，各二級學(xué)院的教學(xué)辦公室實際上是一個學(xué)校各方面教學(xué)信息的中轉(zhuǎn)站，而工作于其中的教學(xué)秘書，則在這個中轉(zhuǎn)站中承擔(dān)著教學(xué)信息的發(fā)送、接收和反饋等功能，是教學(xué)管理工作的樞紐。教學(xué)信息的流動、教學(xué)秩序的保持、教學(xué)政策的執(zhí)行都離不開教學(xué)秘書。可以說，教學(xué)秘書在教學(xué)管理中承擔(dān)著不可替代的作用，是教學(xué)管理環(huán)節(jié)的直接而重要的參與者。（二）輔助領(lǐng)導(dǎo)決策的作用那么，秘書與參謀又有何關(guān)系?從歷史中我們可以看到，參謀與“秘書”這種職業(yè)（或者職事）可謂密不可分。舜帝時期，設(shè)立“納言”，相當于原始社會的秘書。“納言者喉舌之官，聽下言納于上，受上言宣于下”。納言的使命是上陳民意，下達王命。為此他必須深入民間，廣泛調(diào)查民意然后向舜匯報，供舜決策并在決策中給舜擬提建議，其參謀職能是很明顯的。而在殷商時期的秘書一一史官則是通過占下來為商王的征戰(zhàn)、筑城、任官、婚娶等大事提供參考意見，實際上對國家重大事項具有重要的參謀作用。從上可知，我國的秘書從誕生時期就已有參謀的要求。之后，我國歷史上最早的中央秘書機構(gòu)一一西周的太史寮出現(xiàn)。秦漢時期，設(shè)置給事中、相長史等官員，專門負責(zé)給皇帝和宰相做秘書、當參謀。之后，從唐朝的中書省、宋朝的翰林院，明朝的內(nèi)閣再到清朝的軍機處，這些秘書機構(gòu)及其人員無一不具參謀職能。可見，參謀自古以來便是秘書工作主要職能之一。建國以來，秘書的參謀職能得到了黨和國家領(lǐng)導(dǎo)人以及相關(guān)職能部門的高度重視。關(guān)于這一點，我們可以從新時期（1981-2002）的七次全國黨委秘書長、辦公廳主任座談會內(nèi)容中從中了解和掌握改革開放以來我國秘書工作的發(fā)展歷程，尤其是可以清晰梳理出“我國越來越重視秘書參謀”這條主線。在秘書學(xué)學(xué)界，秘書參謀的重要性體現(xiàn)為學(xué)者們對“輔助決策”的詳細論述?！睹貢ぷ鳌冯s志前主編、我國秘書學(xué)研究主要開創(chuàng)人之一李欣先生對秘書的參謀作用發(fā)表過許多重要的觀點，如“寓參謀作用于日常工作之中”，秘書在撰寫公文、籌辦會務(wù)等等事務(wù)中，都能發(fā)揮參謀作用；秘書對領(lǐng)導(dǎo)參謀、提醒時，要“事不過三”，防止干擾領(lǐng)導(dǎo)的思路，等等。全國首家秘書學(xué)碩士點、暨南大學(xué)“高級秘書與行政助理”研究生方向?qū)熃M組長嚴華教授，將秘書工作概括為“書”、“辦”、“謀”、“管”四個主要方面，其中“謀”即為秘書參謀職能。暨南大學(xué)陳合宜教授在《秘書學(xué)》（第六版）中認為“輔助決策”是秘書工作四項主要工作任務(wù)之一，并提出其內(nèi)容包括協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研，收集信息；協(xié)同有關(guān)部門提出方案，撰擬文稿供領(lǐng)導(dǎo)參考；將領(lǐng)導(dǎo)已形成文件的決策下達；協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)實施決策和檢查決策的執(zhí)行情況。而在司徒允昌等學(xué)者編著的《秘書學(xué)教程》中，在論述秘書機構(gòu)的“輔助決策”職能時，則是從“認識決策在管理中的意義”、“擺正秘書在決策中的地位”、“履行秘書機構(gòu)輔助決策的職責(zé)”、“明確秘書機構(gòu)輔助決策的要求”等展開論述。此外，我國秘書界權(quán)威雜志一一《秘書工作》曾于2009年推出特別策劃“貴在能參善謀”，連續(xù)刊登多期有關(guān)秘書參謀的文章，由此也可以看出參謀之于秘書工作的重要性。三、高校辦公室秘書崗位的要求（一）業(yè)務(wù)水平良好的職業(yè)道德素質(zhì)是對秘書最基本的要求。秘書最基本的職能是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，秘書工作性質(zhì)的輔助性，工作關(guān)系的從屬性，決定了秘書在工作中是領(lǐng)導(dǎo)的助手、參謀和智囊。這是對秘書工作的定位，也是秘書首要具備的職業(yè)道德。秘書在工作中表現(xiàn)為協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)，承辦領(lǐng)導(dǎo)決策中的有關(guān)事務(wù)，諸如辦文、辦會、辦事。秘書工作是輔助決策，而非自作主張，秘書應(yīng)該時時刻刻擺正自己的位置，不能在工作中濫用私權(quán)，一名明智的秘書在工作中把握好自己的角色，培養(yǎng)強烈的事業(yè)心和責(zé)任感，不擅權(quán)越位。秘書的工作性質(zhì)處于“幕后”，居于從屬地位，是無名英雄，這就要求秘書人員應(yīng)具有任勞任怨、埋頭苦干、服務(wù)服從的職業(yè)意識，要具有淡泊名利的犧牲精神。秘書常常辦會，但很少坐在主席臺上；常常撰寫文件，但很少簽上自己的大名；常常辦事，但大多為他人作嫁衣。秘書從事的每一項工作，都應(yīng)以服務(wù)為性質(zhì)，不僅為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，也間接為機關(guān)、基層服務(wù)。同時，秘書是領(lǐng)導(dǎo)決策的堅定的執(zhí)行者和堅決的維護者，秘書必須堅定不移、分文不差地貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策，執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)決定。離開領(lǐng)導(dǎo)自行其是，擅作主張，都是職業(yè)道德所不承認的。在民主化、科學(xué)化的今天，秘書在圓滿完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)的前提下，還應(yīng)從被動中爭取主動，提高參謀的意識和能力，盡可能主動地思考問題，結(jié)合具體情況，量力而行，有必要時積極為領(lǐng)導(dǎo)獻計獻策。秘書人員因其工作性質(zhì)，應(yīng)該具有較強的保密意識。保密工作是秘書工作的重要組成部分，保守本單位內(nèi)部的機密也是秘書的職業(yè)精神和基本道德操守。秘書由于工作性質(zhì)，大量接觸機要文件，掌握許多核心機密。一旦失密，就會給工作帶來極大的被動，造成無可挽回的損失。因此，作為在領(lǐng)導(dǎo)身邊的秘書，在日常工作中一定要具備嚴守機密的職業(yè)道德，自覺加強保密觀念。秘書人員在職業(yè)活動中還需具有遵紀守法、廉潔奉公的意識。廉潔奉公是高尚職業(yè)情操在職業(yè)活動中的重要體現(xiàn)，是秘書人員應(yīng)有的思想道德品質(zhì)和行為準則。它要求秘書人員在職業(yè)活動中要堅持原則，不利用職務(wù)之便假借領(lǐng)導(dǎo)名義以權(quán)謀私，不搞你給我一點“好處”，我回報你一點“實惠”的所謂“等價交換”，不能因己之力，投他人所好，搞個人關(guān)系。所有的事件都要以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺奉獻，不追名逐利，以自己的實際行動抵制和反對不正之風(fēng)，為公司大至國家竭盡全力地創(chuàng)造穩(wěn)定和諧的工作環(huán)境。（二）應(yīng)急能力近十年來，隨著經(jīng)濟全球化和中國社會的全面轉(zhuǎn)型，各類生產(chǎn)安全事故、公共衛(wèi)生、社會治安事件頻頻發(fā)生，給社會穩(wěn)定和協(xié)調(diào)發(fā)展帶來了很大挑戰(zhàn)。事實表明，突發(fā)事件在各行各業(yè)都可能發(fā)生，而各類組織在面對這些突發(fā)事件時會由于缺乏科學(xué)的管理思想和有效的管理標準而使損失加大。因此，組織社會多方面資源有效防范和控制各類突發(fā)事件的發(fā)生及蔓延、全面開展科學(xué)的應(yīng)急管理研究是當前社會發(fā)展的迫切需要。隨著當今社會信息化、經(jīng)濟全球化與觀念多元化的發(fā)展，各行業(yè)對新型秘書類人才的需求日益迫切，秘書工作因其綜合性的特點，與其他工作職能的交匯顯得日益突出，并逐步走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化。對于現(xiàn)代秘書工作職能的定位，已經(jīng)由過去單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀劃策，由單純地信息傳遞轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合信息處理，由憑老經(jīng)驗辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理。總體上概括為“書”、“辦”、“謀”、“管”。如果這四個字能夠全面概括秘書的職能，那么秘書角色的確認、秘書群體的劃分就會容易得多，除了文字記錄、文稿撰制和公文處理之外，那些從事信息、調(diào)查和信訪、會務(wù)、事務(wù)后勤保障的沒有秘書稱謂的人員，都可憑籍“辦、謀、管”的職責(zé)而被納入秘書工作者的群體，對他們的辦事規(guī)律、為道之藝的研究，也就名正言順地屬于秘書學(xué)研究的范疇。在社會各類突發(fā)事件矛盾突出的今天，秘書群體已逐漸融入到處理突發(fā)事件的工作中，并發(fā)揮著越來越重要的作用。在政府或企業(yè)中，秘書部門由于處于組織的中心位置，是組織內(nèi)外信息集散的重要樞紐，所以秘書部門往往能夠及時而全面地了解組織的運營狀況，為應(yīng)急管理部門提供有價值的信息。另外，秘書部門屬于組織的領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)，不僅上通領(lǐng)導(dǎo)決策層，下聯(lián)執(zhí)行基層，而且還在組織各職能部門中橫向貫通，起著決策與執(zhí)行的中介作用，因而能夠在應(yīng)急管理中更直接、有效地實現(xiàn)上情下達、下情上達的平衡協(xié)調(diào)工作。因此，秘書人員應(yīng)急管理能力的高低與組織是否有效處理突發(fā)事件有著重要的聯(lián)系，對于如何加強秘書人員的應(yīng)急管理能力，已成為業(yè)內(nèi)普遍關(guān)注的問題。（三）重視程度在機關(guān)事務(wù)中，文秘工作占有非常重要的位臵，說其非常重要是指，他充當角色的特殊性，一般而言，文秘工作者是起草文件的知情者；重要內(nèi)容的保密者；領(lǐng)導(dǎo)工作的輔助者；上傳下達的中轉(zhuǎn)者；新知識應(yīng)用的工作者。文秘工作的內(nèi)容，又因為在不同的機關(guān)而有很大的差異。由于文秘工作不同于其它崗位，有其特殊性，要做好文秘工作是要付出很大的代價和汗水，對于文秘工作者的本身而言，其道德觀念、品德修養(yǎng)、技術(shù)能力等綜合素質(zhì)需要不斷的提高和深化，文秘工作依據(jù)其本身具有的特性，其服務(wù)內(nèi)容也在不斷的拓寬和延伸。為了適應(yīng)不斷變化的新形勢、新情況、新任務(wù)，文秘工作者需要不斷探討、研究自身工作的特點，不斷地總結(jié)工作中的經(jīng)驗，是做好文秘工作的基本條件。四、高校辦公室秘書的崗位適應(yīng)（一）注重完整知識結(jié)構(gòu)的掌握要成為一名合格的秘書，基本的知識素養(yǎng)要求是必須具備的是否具備理論知識，是衡量秘書人員是否合格稱職的重要標準之一，也是秘書人員素質(zhì)要求的一個重要方面?，F(xiàn)代秘書工作能力的大小、工作質(zhì)量的好壞、工作效率的高低，與其自身的知識儲備有著直接的關(guān)系。因此，知識素養(yǎng)是現(xiàn)代秘書能夠圓滿完成工作的一種必備素質(zhì)。所謂知識素養(yǎng)，就是秘書人員在工作中具有扎實的理論知識、基礎(chǔ)文化知識和專業(yè)知識。理論知識，即認知世界的一種非具體的指導(dǎo)系統(tǒng)，就秘書而言，必須要具備理性的眼光，用唯物辯證法的眼光看待一切，實事求是，用客觀的、全面的、發(fā)展的眼光看待新情況，解決新問題，放眼社會、放眼世界，博采眾長，應(yīng)對自如。基礎(chǔ)文化知識，即具有中等以上水平的文、史、哲、數(shù)、理、化等方面的基本常識，尤其需要具備較為深厚的寫作知識和邏輯常識。否則，秘書的文字材料就會變得空洞、枯燥，出現(xiàn)邏輯錯誤甚至漏洞百出，以上能力的欠缺，必將給公司帶來巨大的損失，公司用人單位也會著重考核應(yīng)聘者在此方面的能力。專業(yè)知識，即與秘書工作有關(guān)的知識，諸如秘書學(xué)、秘書寫作、文書處理、會務(wù)組織、法律規(guī)范、公關(guān)禮儀等知識，這是秘書工作區(qū)別于其他專業(yè)人才的知識結(jié)構(gòu)的重要標志，所以，秘書不僅一份綜合性很強的職業(yè)，還是專業(yè)性很強的職業(yè)。除此之外，秘書人員還應(yīng)掌握外語表達和辦公自動化設(shè)備的應(yīng)用，應(yīng)對能力要求，大學(xué)生在校期間可以有效的利用課余時間去考取相關(guān)的計算機等級證書。在科技發(fā)達、交流頻繁的今天，社會對秘書素質(zhì)的要求也有了相應(yīng)的提高。首先，秘書應(yīng)當努力掌握廣博的知識，力爭成為淵博的“雜家”。比如遇到城市建設(shè)問題，就能從交通、工人、材料、設(shè)計、居民、文物、飲水、能源、污染等各個方面考慮問題，當好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。沒有廣博的知識基礎(chǔ)就易判斷失誤，出現(xiàn)片面性。而中介思維正是克服片面性的良藥。其次，應(yīng)努力做好工作。信息是思維的基本材料，沒有信息就好比“巧婦難為無米之炊”。秘書收集與處理信息的目的，就是為了發(fā)揮信息源頭與信息宿主之間的中介作用。在這個信息泛濫的時代，有的領(lǐng)導(dǎo)人要求秘書收集報送“全面”、“一切”信息，這是一種不夠科學(xué)的要求，即使計算機能夠貯存下這些信息，這些信息也是讀不完的，大多也是無用的信息。所以秘書對收集到的信息一定要再加工，也就是“去粗取精，去偽存真”，著重從重點信息中去尋找有用的內(nèi)容，研究事物的中介聯(lián)系與規(guī)律。再次，秘書應(yīng)努力吸收各學(xué)科的知識，做到優(yōu)勢互補。由于我國的黨政秘書以偏文、政、事務(wù)型為主體，所以特別需要學(xué)習(xí)掌握自然科學(xué)方面的有關(guān)知識，如數(shù)學(xué)、計算機學(xué)等，所以，雖為文科生也必須要豐富理科知識。掌握了這些學(xué)科知識，有利于比較透徹地研究問題，特別是涉及定量分析的問題。像經(jīng)濟問題、規(guī)劃問題，以及許多社會問題，常?？梢杂卸喾N求解辦法，在多種方法中擇優(yōu)而行。秘書掌握數(shù)學(xué)、計算機學(xué)等知識，是提高思維能力的必要途徑。另外，秘書要充分發(fā)揮自身所處位置地位的中介功能，加強同各方面專家的聯(lián)系。秘書應(yīng)有自知之明，了解自己智能的局限性。懂政治的不一定懂經(jīng)濟，懂金融的不一定懂文教，懂文化的未必懂文物，所以秘書必須加強同各行各業(yè)專家的聯(lián)系，向他們學(xué)習(xí)，做專家與領(lǐng)導(dǎo)之間的中介，以提高思維本領(lǐng)，這也是不言而明的道理。具備以上這些基本素質(zhì)，才能當好一名為領(lǐng)導(dǎo)分憂的秘書。（二）注重個人綜合素養(yǎng)的提高知識就是技能，知識就是力量，知識能提高人的智商，知識提高適應(yīng)工作的能力。文秘工作是機關(guān)工作的先行者，隨著辦公自動化的推廣，更加突出地顯示出來，為了適應(yīng)工作的需要，學(xué)習(xí)新知識，應(yīng)用新知識也就成為文秘工作者的首要任務(wù)，如從手工刻印到鉛字打?。粡氖止づ虐嬷岭娔X制作；再如刻錄機、掃描儀、復(fù)印機、檔案管理等一系列的新設(shè)備、新儀器的使用，作為一名文秘工作者，就必須是先行者，只有先學(xué)一步，才能勝任本職工作，只有先學(xué)一步，才能完成工作任務(wù)，其中的艱辛他人是不知曉的，有時為了學(xué)習(xí)也會與家人發(fā)生不快，?好像就你忙?，但是學(xué)到了知識，學(xué)到了技能，掌握了本領(lǐng)，心中是愉悅的。（三）注重個人能力的培養(yǎng)1、要注重培養(yǎng)敏銳的觀察能力秘書人員具有良好的觀察力，是收集信息、及時了解各種新情況、發(fā)現(xiàn)新問題的重要前提。一方面要有政治敏銳性和鑒別力。文秘人員要加強政治理論學(xué)習(xí)和自身修養(yǎng)，認真學(xué)習(xí)鄧小平理論和江澤民“三個代表”重要思想，用正確的立場、觀點和方法去觀察問題、分析問題和處理問題。另一方面要善于透過現(xiàn)象抓本質(zhì)。秘書工作事務(wù)繁雜，面臨的情況、問題多，因此必須學(xué)會由表及里抓核心，去偽存真抓實質(zhì)，分析論證抓主流，有的放矢地提出適應(yīng)新情況、解決新問題的辦法，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)。2、要注重培養(yǎng)辯證的思維能力思維能力是理解力、分析力、比較力、概括力、推動力、論證力和判斷力等組成的綜合能力。文秘人員要認真學(xué)習(xí)唯物辯證法，敢于獨立思考，敢于異想天開，敢于想別人不敢想的，只有敢于思考，才能打破常規(guī)，打破固有的思維定勢，從而產(chǎn)生新思想、新思路、新點子。要善于從不同角度、不同立場去看待問題、分析問題，得出不同的看法和見解。只有這樣，思維才會寬闊，思路才會清晰，才能產(chǎn)生高見和妙計。3、要注重培養(yǎng)高效的綜合能力作為文秘人員一項重要的任務(wù)就是要是妙手著文章，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。這就要求文秘人員要較強的文字綜合能力。對此，在平時工作中要堅持做到四點。一是要眼勤。眼勤，就是要善于學(xué)習(xí)。注意學(xué)習(xí)、研究中央和各級政府的文件。不僅領(lǐng)會文件精神，還研究它的謀篇布局和寫作技巧。對任何一份領(lǐng)導(dǎo)講話，都不能了了草草、馬馬虎虎就交稿，要看了又看，改了又改，堅持精益求精。二是要腦勤。腦勤，就是要善于思考。堅持多思考，練好“綜合分析功”，善于從整體上、全局上把握事物的本質(zhì)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供全面的、準確的情況。要善于動腦，善于分析，善于揣摩領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格，準確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖和思想；三是要手勤。手勤，就是要善于筆耕。要多實踐，勤練筆，起草一篇文稿，就是一次鍛煉，就是一次提高。4、要注重培養(yǎng)深入的調(diào)研能力正確的決策需要詳實地調(diào)研。文秘人員為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)，當好參謀助手，就要求把調(diào)研工作作為一個重要能力來提高。一要圍繞黨委政府的中心工作開展調(diào)研。要剖析一些深層次的東西，從中發(fā)現(xiàn)新情況，解決新問題。提出一些有啟示性的工作思路和措施。二要圍繞社會難點、熱點問題開展調(diào)研。要有的放矢，根據(jù)調(diào)研的情況，提出切實可行的對策建議。5、要注重培養(yǎng)良好的協(xié)調(diào)能力。作為文秘人員要具有溝通、協(xié)調(diào)內(nèi)外關(guān)系的能力。主要處理好三種關(guān)系：一是與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系在本質(zhì)上是組織上的上下關(guān)系、工作上的服務(wù)關(guān)系、人格上的平等關(guān)系。這種特殊的關(guān)系要求秘書人員擺正自己的位置，對領(lǐng)導(dǎo)做到尊重而不奉承、主動而不越位，真正發(fā)揮助手作用。二是與群眾的關(guān)系。秘書人員對待群眾的態(tài)度要周到熱情，不能怠慢拖沓，不能言辭生硬，要及時、真實地反映群眾的心聲，切實解決群眾的實際困難。三是與同事的關(guān)系。秘書與同事之間既是合作者又是競爭者，關(guān)系處理不好會給工作帶來負面影響。因此，秘書人員要有豁達、寬容的心態(tài)，對同事多一點信任和忍讓，少一點計較與懷疑，營造團結(jié)合作的氛圍。結(jié)論摘要綜上所述，隨著改革開放的深入發(fā)展，文秘工作依據(jù)其本身具有的特性，其服務(wù)內(nèi)容也在不斷的拓寬和延伸。為適應(yīng)當前社會和經(jīng)濟不斷向前發(fā)展的需要，除了在理論上進行必要的探討外，還要從實用的角度討論文秘工作的內(nèi)容、程序、操作等技能。由于文秘工作在機關(guān)事務(wù)中所處的角色及其工作環(huán)境，工作內(nèi)容、工作關(guān)系的特殊性，自己作為一名文秘工作者，因此必須具備良好的思想品德職業(yè)道德，在工作中要科學(xué)地利用時間，抓住要點要害，分清前后順序及輕重緩急。要具備敬業(yè)奉獻、開拓創(chuàng)新、團結(jié)協(xié)作、認真學(xué)習(xí)、積善慎獨、自我完善的思想。在工作中必須遵守實事求是原則、效率原則、保密原則、分工協(xié)作等原則。注重能力的培養(yǎng)，提高工作效率，提升意志能力、應(yīng)變能力、協(xié)調(diào)能力、開拓創(chuàng)新能力，在實踐中增長才干、在不斷學(xué)習(xí)中增長才能。參考文獻[1]武麗媛.民辦高校教學(xué)秘書工作初探[J/OL].現(xiàn)代營銷（下旬刊），2017（09）：100[2018-03-01].[2]陳翀.本科教學(xué)審核評估要求下的高校教學(xué)秘書隊伍建設(shè)[J].延安職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2017，31（01）：60-63.[3]沈麗燕.高校教學(xué)秘書崗位服務(wù)與管理模式探究[J].科教導(dǎo)刊（中旬刊），2016（12）：18-19.[