ERP系統(tǒng)管理制度

XXX電氣〔集團(tuán)〕股份ERP系統(tǒng)管理制度目錄1總那么32操作標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定32.1新增系統(tǒng)資料規(guī)定32.2單據(jù)錄入時(shí)間規(guī)定32.3庫管簽章及盤點(diǎn)規(guī)定32.4生產(chǎn)訂單管理要求42.5采購單據(jù)流轉(zhuǎn)42.6采購發(fā)票錄入及付款要求42.7銷售出庫單錄入要求42.8委外加工管理規(guī)定52.9非銷售產(chǎn)品借用時(shí)間規(guī)定52.10退料業(yè)務(wù)處理52.11操作員增加及權(quán)限規(guī)定52.12交接工作53附表5ERP系統(tǒng)管理制度1總那么為了加強(qiáng)XXXX集團(tuán)信息系統(tǒng)的管理，確保信息數(shù)據(jù)的平安性和準(zhǔn)確性，促使XXXX集團(tuán)信息系統(tǒng)工作持續(xù)健康的開展，根據(jù)公司相關(guān)管理制度，結(jié)合管理信息系統(tǒng)工作的特點(diǎn)，特制定本制度。2操作標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定2.1新增系統(tǒng)資料規(guī)定2.1.1各部門需要新增型號(hào)時(shí)，須填寫《申請(qǐng)確認(rèn)單》，注明新增型號(hào)的物品名稱、型號(hào)、計(jì)量單位、庫位、物品性質(zhì)〔自制/外購〕，經(jīng)技術(shù)部門確認(rèn)后，送ERP小組進(jìn)行添加，禁止口頭、等方式請(qǐng)求添加型號(hào)。技術(shù)部門必須在1小時(shí)內(nèi)簽字確認(rèn)回復(fù)當(dāng)事人，ERP小組收到技術(shù)部門確認(rèn)的《申請(qǐng)確認(rèn)單》后，必須在1小時(shí)內(nèi)添加到系統(tǒng)。2.1.2新產(chǎn)品開發(fā)完成投入生產(chǎn)后，技術(shù)部負(fù)責(zé)人須安排技術(shù)部門相關(guān)人員在下達(dá)生產(chǎn)訂單前將產(chǎn)品BOM及時(shí)準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，如果因BOM沒能及時(shí)錄入系統(tǒng)或錄入信息錯(cuò)誤而影響生產(chǎn)和本錢計(jì)算，可對(duì)相關(guān)責(zé)任人開出按20元/次罰款單。2.2單據(jù)錄入時(shí)間規(guī)定2.2.1各崗位制單人必須保證當(dāng)天所有單據(jù)按要求錄入系統(tǒng)，如未將單據(jù)及時(shí)準(zhǔn)確錄入系統(tǒng)，影響正常工作，一經(jīng)查實(shí)將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開出按10元/次罰款單，并希望大家的監(jiān)督；〔生產(chǎn)部每天都有上50張以上的單對(duì)型號(hào)不熟的人員怎么辦？〕2.2.2當(dāng)天單據(jù)必須在第二天上午10：00前送交財(cái)務(wù)，假設(shè)遇特殊情況，必須在3日內(nèi)送交財(cái)務(wù)。自制入庫單需附對(duì)應(yīng)的領(lǐng)用出庫單；樣品出庫單、補(bǔ)貨單以及研發(fā)領(lǐng)用單需總經(jīng)理簽字后，方可送交財(cái)務(wù)，無領(lǐng)導(dǎo)簽字簽字，財(cái)務(wù)有權(quán)拒收。2.2.3設(shè)有入庫審批流的單據(jù)，倉庫收貨后，必須在1小時(shí)內(nèi)審批入庫單?！惨懻摵侠淼臅r(shí)間，一小時(shí)對(duì)成品入庫搬運(yùn)還有收料做不到的8-16個(gè)工作小時(shí)〕以下如遇加急單據(jù)，制單人必須在半小時(shí)之內(nèi)將加急單據(jù)錄入系統(tǒng)，倉庫收貨后，必須在半小時(shí)內(nèi)審批入庫單。2.2.4當(dāng)月入、出庫單據(jù)，當(dāng)月必須處理，不得以任何理由隔月處理，公司每月結(jié)帳的時(shí)間為〔上月26日-下月25日〕，在此期間，所有出入庫單據(jù)必須在每月25日前全部錄入系統(tǒng)；2.3.5各崗位制單人，須將各自當(dāng)月所有出入庫單據(jù)清單匯總核對(duì)后打印，部門主管及制單人簽字后，每月27日上午10：00前送交財(cái)務(wù)。一旦單據(jù)清單送交財(cái)務(wù)，如有單據(jù)遺漏、錯(cuò)誤、修改等情況將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開出10元/張罰款單?！膊皇呛芮宄?？為什么有單句還要清單，這樣變成有錯(cuò)也不一定改了，你要罰款嗎!〕2.3.6制作單據(jù)時(shí)，必須按要求填寫統(tǒng)計(jì)、部門、職員、出入庫類別，單據(jù)號(hào)必須按照《單據(jù)號(hào)命名規(guī)那么》填寫，未按要求填制，將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開出按10元/次罰款單。2.2.7連續(xù)三個(gè)月未出錯(cuò)，按50-100元獎(jiǎng)勵(lì)當(dāng)事人2.3庫管簽章及盤點(diǎn)規(guī)定2.3.1所有入、出庫單據(jù)必須有庫管簽章，包括手工簽章和系統(tǒng)簽章，且兩者簽章必須是同一個(gè)人。(人員請(qǐng)假或外出怎么辦？)2.3.2如果需要進(jìn)行物品盤點(diǎn)，須填寫《盤點(diǎn)申請(qǐng)單》，經(jīng)財(cái)務(wù)本錢會(huì)計(jì)及總經(jīng)理簽字后，方可在系統(tǒng)中制作盤盈入庫單及盤虧出庫單。〔錯(cuò)誤沒有方法及時(shí)糾正，建議先做帳物處理，后查原因或責(zé)任〕2.3.3送交財(cái)務(wù)的盤盈入庫單、盤虧出庫單必須有總經(jīng)理簽字，無領(lǐng)導(dǎo)簽字，財(cái)務(wù)有權(quán)拒收。2.3.4以上未按要求辦理,將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開出按10元/張罰款單。2.4生產(chǎn)訂單管理要求2.4.1當(dāng)月下達(dá)的生產(chǎn)訂單，生產(chǎn)調(diào)度人員必須在每月25日后，兩個(gè)工作日內(nèi)全部關(guān)閉。2.4.2生產(chǎn)調(diào)度每月運(yùn)行MRP計(jì)算前，必須查看所有的出入庫單據(jù)是否審批，是否存在未關(guān)閉的生產(chǎn)訂單以及對(duì)應(yīng)BOM單是否正確。2.4.3以上未按要求辦理,造成系統(tǒng)MRP計(jì)算數(shù)據(jù)不準(zhǔn)，將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開出按10元/張罰款單。2.5采購單據(jù)流轉(zhuǎn)2.5.1采購材料到貨后，由采購部門填寫送檢單，質(zhì)檢部門檢貨后，須當(dāng)天將質(zhì)檢報(bào)告送交倉庫，倉庫收貨后，填寫實(shí)際到貨數(shù)量，須當(dāng)天將質(zhì)檢報(bào)告送交供給部?！睬妩c(diǎn)確認(rèn)數(shù)量后及時(shí)送交〕2.5.2供給部收到質(zhì)檢報(bào)告后，當(dāng)天所有單據(jù)必須按要求錄入系統(tǒng)，每周的采購入庫單必須在下周一上午10：00點(diǎn)前送交財(cái)務(wù)。如果制單人未將單據(jù)及時(shí)錄入系統(tǒng)，影響正常工作，一經(jīng)查實(shí)將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開出按10元/張罰款單。2.5.3當(dāng)天采購入庫單錄入完畢后，須在2小時(shí)內(nèi)，將質(zhì)檢報(bào)告返還倉庫，倉庫人員必須在1小時(shí)內(nèi)確認(rèn)采購入庫單，進(jìn)行庫管簽章。2.6采購發(fā)票錄入及付款要求2.6.1供給部收到發(fā)票后，必須在當(dāng)天按要求錄入系統(tǒng)，每周一上午10：00前將上周的全部發(fā)票送交財(cái)務(wù)。2.6.2在簽字付款時(shí)憑發(fā)票的產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)與到貨物品一致；入庫單與到貨的實(shí)際產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)一致；付款單位名稱與發(fā)票單位名稱一致，才能予以支付貨款。2.7銷售管理規(guī)定2.7.1銷售人員制作銷售訂單時(shí)，必須查清庫存數(shù)量以及在訂量，如盲目下達(dá)缺貨清單，影響生產(chǎn)排程，一經(jīng)查實(shí)將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開出按10元/次罰款單。2.7.2銷售人員必須按要求錄入銷售結(jié)算清單，如出現(xiàn)產(chǎn)品型號(hào)、發(fā)貨庫位錯(cuò)誤，影響倉庫本錢，一經(jīng)查實(shí)將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開出按10元/張罰款單。2.7.3送交財(cái)務(wù)的銷售結(jié)算清單必須庫管簽字，假設(shè)銷售清單與系統(tǒng)單據(jù)金額不一致，將對(duì)責(zé)任人開出5元/張的罰款單。2.7.4所有的出庫清單必須在第二天上午10：00前送交財(cái)務(wù)，財(cái)務(wù)在接到銷售清單后必須在2小時(shí)內(nèi)簽章，并在48小時(shí)內(nèi)開票，假設(shè)財(cái)務(wù)人員未在規(guī)定時(shí)間內(nèi)簽章，將對(duì)財(cái)務(wù)人員開出5元/張的罰款單。2.7.5累計(jì)三個(gè)月已發(fā)貨未開票，除特殊情況，將對(duì)銷售負(fù)責(zé)人開出每家單位50元的罰單。2.8委外加工管理規(guī)定2.8.1倉庫人員應(yīng)按采購部門對(duì)材料的外發(fā)加工收、發(fā)及時(shí)辦理相關(guān)的手續(xù)，填寫委托加工出入庫單據(jù)，所有的材料或產(chǎn)品外出，必須先辦理入庫后出庫，登記入帳。2.8.2委托加工出庫單必須有采購部門簽字確認(rèn)方可送交財(cái)務(wù)，單據(jù)按照2.2規(guī)定將單據(jù)送交財(cái)務(wù)。2.8.3以上未按要求辦理,將對(duì)責(zé)任當(dāng)事人開出按10元/張罰款單。2.9非銷售產(chǎn)品借用時(shí)間規(guī)定〔我部門不同意借用白條這一款，杜絕借用〕2.9.1因工作需要，借用本公司產(chǎn)品，借用的時(shí)間不能超過30天；X2.9.2對(duì)繼續(xù)借用的物品，倉庫必須落實(shí)存在；X2.9.3對(duì)已累計(jì)超過30天的借用產(chǎn)品，由倉庫主管按內(nèi)部聯(lián)系單在每月1日前上報(bào)財(cái)務(wù)，在當(dāng)事人工資中扣除。如果倉庫主管未按規(guī)定上報(bào)，影響銷售發(fā)貨數(shù)量準(zhǔn)確性的，在扣除當(dāng)事人工資時(shí)，對(duì)倉庫主管開出按10元/張罰款單。X2.10退料業(yè)務(wù)處理2.10.1退回倉庫的廢料，相關(guān)人填制領(lǐng)用出庫退貨單，首先退回原庫，然后，填制物品調(diào)撥單將廢料調(diào)入廢品庫。2.10.2廢料調(diào)撥單每月填制兩次〔每月10號(hào)和25號(hào)〕，如有加急單據(jù)處理，可當(dāng)天填制調(diào)撥單，按照2.2.2規(guī)定將單據(jù)送交財(cái)務(wù)。2.11操作員增加及權(quán)限規(guī)定2.11.1各部門如需添加新用戶，需填寫《增加權(quán)限申請(qǐng)表》，部門經(jīng)理以及財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人簽字后，方可送交ERP小組進(jìn)行添加。2.12交接工作2.12.1各崗位人員工作調(diào)動(dòng)或者因故離職，必須將本人工作移交給接替人員。沒有辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動(dòng)或者離職。2.12.2倉庫主管工作調(diào)動(dòng)或者因故離職，必須將本人所管轄的倉庫進(jìn)行按要求盤點(diǎn)，沒有盤清倉庫及辦清交接手續(xù)的，不得調(diào)動(dòng)或者離職。2.12.3接替人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真接管移交工作，并繼續(xù)辦理移交的未了的事項(xiàng)。3附表表一：《ERP系統(tǒng)各崗位操作員列表》表二：《單據(jù)號(hào)命名規(guī)那么》表三：《增加權(quán)限申請(qǐng)表》表四：《盤點(diǎn)申請(qǐng)表》表一：ERP系統(tǒng)操作人員確定表單據(jù)類型制單人庫管簽章人備注成品庫自制入庫領(lǐng)用出庫領(lǐng)用出庫退貨銷售銷售銷售銷售退貨其它入庫〔委托加工〕領(lǐng)用出庫〔委托加工〕盤盈入庫盤虧出庫物品調(diào)撥單物品采購物品采購?fù)素浧渌鰩炝慵熳灾迫霂祛I(lǐng)用出庫領(lǐng)用出庫退貨物品采購物品采購?fù)素涱I(lǐng)用出庫退回其它入庫〔委托加工〕領(lǐng)用出庫〔委托加工〕盤盈入庫盤虧出庫物品調(diào)撥單其它出庫領(lǐng)用出庫〔注塑料〕領(lǐng)用出庫退貨〔注塑料〕生產(chǎn)生產(chǎn)預(yù)測(cè)單批次MRP計(jì)算生產(chǎn)訂單套料發(fā)放完工登記表二：表三：ERP用戶權(quán)限申請(qǐng)表申請(qǐng)人姓名：□新增用戶部門：□新增權(quán)限詳細(xì)工作范圍：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：部門主管：申請(qǐng)人：ERP用戶權(quán)限申請(qǐng)表申請(qǐng)人姓名：□新增用戶部門：□新增權(quán)限詳細(xì)工作范圍：財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人：部門主管：申請(qǐng)人：表四：盤點(diǎn)