論秘書工作的角色定位

論秘書工作的角色定位摘要當(dāng)前，隨著經(jīng)濟社會及現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，秘書人員所面臨的挑戰(zhàn)越來越多。在新形勢下，我們秘書怎樣才能更好地承擔(dān)起參與處理事務(wù)和為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)的職能，真正起到秘書的作用？我認為很重要的一個方面就是要具備正確的角色定位。秘書的角色定位是做好秘書工作的重要保證，在秘書工作中，把握秘書的角色特征，調(diào)整秘書的角色定位，注重秘書角色意識的培養(yǎng)，才能更好的開展秘書工作。本文主要研究秘書工作角色定位的實踐意義與理論意義。首先分析秘書角色定位中的三個屬性，其次研究正確角色定位的指導(dǎo)意義，最后提出正確的秘書角色定位結(jié)論。關(guān)鍵詞：秘書；屬性；角色定位；職業(yè)素養(yǎng)AbstractAtpresent,withtherapiddevelopmentofeconomicsocietyandmodernscienceandtechnology,thechallengesfacedbythesecretarialstaffaremoreandmore.Underthenewsituation,howcanoursecretarybetterassumethefunctionoftakingpartindealingwithaffairsandprovidingservicesfortheleadership,andreallyactingasasecretary?Ithinkit'simportanttohavetherightrole.TheroleorientationoftheSecretaryisanimportantguaranteetodothesecretarialworkwell,inthesecretarywork,graspsthesecretary'srolecharacteristic,adjuststhesecretary'srolelocalization,paysattentiontotheSecretaryroleConsciousnesstraining,cancarryonthesecretaryworkbetter.Thispaperfocusesonthepracticalandtheoreticalsignificanceoftheroleorientationofsecretarialwork.Firstofall,itanalyzesthethreeattributesofsecretaryrolepositioning,thenstudiestheguidingsignificanceofcorrectrolepositioning,andfinallyputsforwardthecorrectconclusionofsecretarialrole.Keywords:secretary;attribute;position;professionalaccomplishment目錄一、緒論 1（一）研究背景 1（二）文獻綜述 2（三）研究目的和意義 3二、角色定位的三屬性 3（一）秘書工作的輔助性 3（二）秘書工作的服務(wù)性 4（三）秘書工作的從屬性 5三、研究秘書角色定位對秘書工作的指導(dǎo)作用 6（一）輔助性的錯位與正確定位 6（二）樹立正確的主配角意識 7（三）防止出現(xiàn)過強的心理附屬現(xiàn)象 7四、結(jié)語 8參考文獻 10致謝 12一、緒論（一）研究背景當(dāng)今的秘書工作，對秘書人員的文化素養(yǎng)、領(lǐng)導(dǎo)能力、社會交際、智謀、口才、寫作水平等多方面的綜合素質(zhì)要求也愈來愈高。而秘書的協(xié)調(diào)能力和公關(guān)能力在現(xiàn)代秘書工作中起著至關(guān)重要的作用，為了做一個有前瞻意識的知識秘書；為了適應(yīng)秘書工作日益發(fā)展的這一要求和需要；為了勝任領(lǐng)導(dǎo)得力助手的職責(zé)，秘書人員就要充分的做好協(xié)調(diào)和公關(guān)工作。從管理學(xué)說，協(xié)調(diào)是一種普遍存在的社會現(xiàn)象，是指管理者從系統(tǒng)整體出發(fā)，運用各種手段，正確的、妥善地處理系統(tǒng)之間、人們之間的各種關(guān)系，為實現(xiàn)系統(tǒng)目標(biāo)而共同奮斗的一種管理職能，秘書的協(xié)調(diào)作用，首先體現(xiàn)在單位內(nèi)部的協(xié)調(diào)上。一個單位，至上而下，形成有效運轉(zhuǎn)的工作體系。領(lǐng)導(dǎo)同各部門及各部門之間需要統(tǒng)一步調(diào)，得到平衡。其次，是在本單位同外單位之間的協(xié)調(diào)作用。一個單位的工作，往往涉及外面有關(guān)單位。這就要靠秘書聯(lián)絡(luò)接洽，使雙方一致。公共關(guān)系指社會組織及其成員，為實現(xiàn)特定的目標(biāo)，通過一定的傳播媒介，在社會公眾中塑造形象、溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān)系，以增進與內(nèi)外公眾相互了解和相互適應(yīng)的一種持久的策略行動。企業(yè)關(guān)系包括企業(yè)內(nèi)部及企業(yè)外部關(guān)系，企業(yè)內(nèi)部關(guān)系指企業(yè)同其內(nèi)部公眾之間的關(guān)系以及內(nèi)部公眾相互之間的關(guān)系，主要包括領(lǐng)導(dǎo)成員之間的關(guān)系、員工關(guān)系，股東關(guān)系、部門關(guān)系等。企業(yè)外部關(guān)系指企業(yè)同外部各類公眾的關(guān)系，主要包括媒介關(guān)系、社區(qū)關(guān)系、政府關(guān)系、金融關(guān)系以及同顧客、消費者、競爭者、供應(yīng)者、特殊社團的關(guān)系等。在秘書人員所從事的一切實際工作中，無不滲透著公共關(guān)系的因素，也或多或少有公共關(guān)系的工作。如果一個秘書公關(guān)意識淡薄，連最基本的公關(guān)技巧也不懂，那他就會耳目閉塞、信息不靈，很難得到各個方面的關(guān)注、支持和幫助，本職工作是肯定干不好。所以秘書人員應(yīng)特別注意：樹立公關(guān)意識、重視自我形象的塑造、熟悉和掌握公共關(guān)系模式、樹立危機意識，以達到實現(xiàn)公關(guān)目標(biāo)，完成任務(wù)的目的。隨著改革開放的不斷深入和發(fā)展，社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步完善，中國經(jīng)濟融入世界經(jīng)濟大潮的進程全面提速。企業(yè)在陣痛中呈現(xiàn)跳躍試前進的態(tài)勢，人們的思想觀念、價值取向、思維方式和生活方式都隨之發(fā)生了深刻的變化，特別是在社會主義市場經(jīng)濟的建立和發(fā)展中，企業(yè)變?yōu)樽灾鹘?jīng)營、自負盈虧、自我發(fā)展的市場競爭的實體，企業(yè)的活動由執(zhí)行型走向決策型，，這就要求秘書對自身工作一個準(zhǔn)確的角色定位。準(zhǔn)確把握新形勢下企業(yè)秘書工作的定位特點、素質(zhì)要求與發(fā)展趨勢，以盡快適應(yīng)新的變化和發(fā)展。同時，這一課題也成為國內(nèi)外各類企業(yè)普遍關(guān)注和重視的焦點。為此，本文從秘書工作實踐者的角度提出一些探索性意見，了解秘書角色和角色意識，注重培養(yǎng)秘書的角色意識，加深秘書對自己的認識，對開發(fā)自身潛能，促進領(lǐng)導(dǎo)活動，改善機關(guān)作風(fēng)，提高辦公效率，都具有很強的現(xiàn)實意義和理論意義。（二）文獻綜述1984年，王千弓主編的《秘書學(xué)與秘書工作》在協(xié)調(diào)工作一章中對工作關(guān)系的協(xié)調(diào)分為了內(nèi)部協(xié)調(diào)、上下協(xié)調(diào)、內(nèi)外協(xié)調(diào)三個部分。工作關(guān)系協(xié)調(diào)不僅僅是人與人之間關(guān)系的協(xié)調(diào)，更是部門之間，單位與外單位之間關(guān)系的協(xié)調(diào)。1990年，侯玉珍主編的《秘書實務(wù)》在秘書與公共關(guān)系一章中按照功能、功用將公共關(guān)系分為日常事務(wù)型、宣傳型、征詢型和矯正型四種模式。1991年，廖為建編著的《公共關(guān)系學(xué)簡明教程》中對公共關(guān)系下了這樣的定義：公共關(guān)系，簡稱公關(guān)，是一種內(nèi)求團結(jié)完善、外求和諧發(fā)展的經(jīng)營管理藝術(shù)。通俗的說就是一個社會組織在自我完善的基礎(chǔ)上，運用各種信息溝通傳播媒介，協(xié)調(diào)和改善自我的人事環(huán)境和輿論氣氛，滿足公眾需求，從而促進產(chǎn)品銷售和組織發(fā)展的管理手段。1995年，王序蓀主編的《公關(guān)文秘》在組織形象的體現(xiàn)者一章中提到：形象是個人從事社會活動的資本，良好的形象更容易取得社會認可，而不良形象則會給本人帶來許多障礙。文秘是組織形象的體現(xiàn)者，形象則是從品德能力、行為舉止和儀表三個方面來體現(xiàn)的。2004年，徐寒編著的《最新文秘實務(wù)》在溝通協(xié)調(diào)一章中講了文秘對人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，首先是與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的協(xié)調(diào)：秘書的職責(zé)，是為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)工作，必須端正為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的思想，積極了解領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣，主動地做好服務(wù)工作，正確的領(lǐng)會、傳達領(lǐng)導(dǎo)的意圖，為領(lǐng)導(dǎo)做好參謀工作，盡可能的解除領(lǐng)導(dǎo)的后顧之憂，這樣既可以做好自己的本職工作，又能很好的協(xié)調(diào)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。其次是與同事關(guān)系的協(xié)調(diào)：除了領(lǐng)導(dǎo)，秘書人員接觸最多的就是同事，協(xié)調(diào)好與同事的關(guān)系至關(guān)重要。最后是秘書與領(lǐng)導(dǎo)者群體關(guān)系的協(xié)調(diào)，領(lǐng)導(dǎo)者群體在根本利益、根本目標(biāo)和根本原則上都是一致的，但由于每個領(lǐng)導(dǎo)者分工不同，各自的思想觀念、領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和個性特征等發(fā)面也存在著差異，因此，他們之間也會產(chǎn)生一些矛盾和分歧，秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手就要維護領(lǐng)導(dǎo)層的團結(jié)，及時調(diào)節(jié)領(lǐng)導(dǎo)之間的矛盾。（三）研究目的和意義隨著經(jīng)濟的發(fā)展，社會環(huán)境對秘書人員的要求逐漸提高，但由于秘書學(xué)是一門新興專業(yè)。對秘書工作全方面研究還未透徹，在角色定位方面的研究成果也并不全面。本論題關(guān)于秘書角色定位的研究與探討，可豐富該領(lǐng)域的成果。二、角色定位的三屬性（一）秘書工作的輔助性從總體上看，一切機關(guān)工作都是輔助性的工作，即輔助領(lǐng)導(dǎo)者開展工作。秘書工作可以超越業(yè)務(wù)工作的限制，對領(lǐng)導(dǎo)工作實施全方位的綜合輔助。因此，秘書工作的本質(zhì)特征是綜合輔助性。秘書人員實質(zhì)上是領(lǐng)導(dǎo)者眼、耳、腦、口、手、足等器官的延伸；秘書工作實質(zhì)上是領(lǐng)導(dǎo)工作的延展，是提高領(lǐng)導(dǎo)效率的助推器。參謀助手、輔助決策職能是秘書的重要特征。抓好領(lǐng)導(dǎo)決策前的信息提供、決策中的參謀建議以及決策后的協(xié)調(diào)落實工作，成為領(lǐng)導(dǎo)的智囊。要為領(lǐng)導(dǎo)抓大事、議大事服務(wù)，關(guān)鍵是要認真做好領(lǐng)導(dǎo)講話稿、工作報告和重要文件的起草工作，提高文稿質(zhì)量。強化信息意識，全面、及時、準(zhǔn)確地掌握信息，將為你贏得主動，同時為領(lǐng)導(dǎo)了解情況、科學(xué)決策和指導(dǎo)工作提供服務(wù)。秘書工作的輔助性決定了秘書是輔助型角色，而不是決策型角色，所以把握分寸是關(guān)鍵，秘書在內(nèi)在思維上以領(lǐng)導(dǎo)者的思想高度、站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度去考慮問題。在思維上完全可以高于或先于領(lǐng)導(dǎo)者，以促進和協(xié)助完善領(lǐng)導(dǎo)意圖，但必須善于巧思妙導(dǎo)、不傷領(lǐng)導(dǎo)之自尊。秘書主導(dǎo)思維的出發(fā)點在于高效率地領(lǐng)會、執(zhí)行或協(xié)助完善領(lǐng)導(dǎo)意圖，不是賣弄聰明，表現(xiàn)自己。因此，在行為上絕不能先于領(lǐng)導(dǎo)的決斷。秘書工作的輔助性還體現(xiàn)在同步思維，從屬施行。秘書與領(lǐng)導(dǎo)在知識才干上旗鼓相當(dāng)，平分秋色，而且歷來配合很好，在許多情況下，“英雄所見略同”，這種與領(lǐng)導(dǎo)一拍即合，心領(lǐng)神會的思維即是同步思維。秘書具有與領(lǐng)導(dǎo)同步思維的能力時，如果不加調(diào)節(jié)控制，會出現(xiàn)我行我素，自作主張的行為。在現(xiàn)實生活中，有時還會出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖和群眾利益相矛盾的情形，作為秘書工作者，必須努力協(xié)調(diào)二者之間的關(guān)系，把對上負責(zé)與對下負責(zé)一致起來，對領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)與對群眾負責(zé)一致起來，真正起到領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶作用。主導(dǎo)思維，是秘書在內(nèi)在思維上以領(lǐng)導(dǎo)者的思想高度、站在領(lǐng)導(dǎo)者的角度去考慮問題。在思維上完全可以高于或先于領(lǐng)導(dǎo)者，以促進和協(xié)助完善領(lǐng)導(dǎo)意圖，但必須善于巧思妙導(dǎo)、不傷領(lǐng)導(dǎo)之自尊。秘書主導(dǎo)思維的出發(fā)點在于高效率地領(lǐng)會、執(zhí)行或協(xié)助完善領(lǐng)導(dǎo)意圖，不是賣弄聰明，表現(xiàn)自己。因此，在行為上絕不能先于領(lǐng)導(dǎo)的決斷。同步思維，從屬施行。秘書與領(lǐng)導(dǎo)在知識才干上旗鼓相當(dāng)，平分秋色，而且歷來配合很好，在許多情況下，“英雄所見略同”，這種與領(lǐng)導(dǎo)一拍即合，心領(lǐng)神會的思維即是同步思維。秘書具有與領(lǐng)導(dǎo)同步思維的能力時，如果不加調(diào)節(jié)控制，會出現(xiàn)我行我素，自作主張的行為。在現(xiàn)實生活中，有時還會出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖和群眾利益相矛盾的情形，作為秘書工作者，必須努力協(xié)調(diào)二者之間的關(guān)系，把對上負責(zé)與對下負責(zé)一致起來，對領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)與對群眾負責(zé)一致起來，真正起到領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系群眾的橋梁和紐帶作用。參謀助手、輔助決策職能是現(xiàn)代秘書的重要特征。抓好領(lǐng)導(dǎo)決策前的信息提供、決策中的參謀建議以及決策后的協(xié)調(diào)落實工作，成為領(lǐng)導(dǎo)的智囊。要為領(lǐng)導(dǎo)抓大事、議大事服務(wù)，關(guān)鍵是要認真做好領(lǐng)導(dǎo)講話稿、工作報告和重要文件的起草工作，提高文稿質(zhì)量。強化信息意識，全面、及時、準(zhǔn)確地掌握信息，將為你贏得主動，同時為領(lǐng)導(dǎo)了解情況、科學(xué)決策和指導(dǎo)工作提供服務(wù)。（二）秘書工作的服務(wù)性一方面，秘書應(yīng)認識到，培養(yǎng)服務(wù)意識本身就是一個對人性不斷提升的過程，所以需要時刻注意完善自己的人格。我們認為，沒有人文理性的建立，秘書的職業(yè)理性和社會理性都只能是被動的屈服，長期的屈服與壓抑勢必會有反彈，這就是秘書在工作中常常會遇到的心理障礙———各種形式的“怨恨”心理。那種雖接近權(quán)力中心卻無決策權(quán)的職位特點，最容易使秘書產(chǎn)生怨恨心理。一個優(yōu)秀秘書的心理應(yīng)當(dāng)經(jīng)常處于“引而不發(fā)”的臨界狀態(tài)，那些較多行使參謀職能的高級秘書，在謀劃業(yè)務(wù)的過程中尤其如此，因為他只需再往前走半步，就是在行使決策了。長期處于“引而不發(fā)”的臨界狀態(tài)，秘書勢必深刻體會到自己在權(quán)力運作體系中的“無力感”和“無能感”，此時，職業(yè)理性和社會理性會要求秘書壓抑自己，這種壓抑足以誘發(fā)“怨恨”心理。另一方面，如果秘書能認識到，培養(yǎng)服務(wù)意識本身就是一個對人性不斷提升的過程，他就會寬容地對待上司、同事、客戶等服務(wù)對象的不當(dāng)言行，避免出現(xiàn)激烈的對抗情緒。事實上，在處理諸如客戶的無理糾纏和惡性投訴，上司、同事的情緒失控等緊急情況時，一味地從職業(yè)理性和社會理性角度要求秘書冷靜和克制，并不能化解秘書內(nèi)心郁積的委屈、憤怒甚至報復(fù)的沖動，在職業(yè)理性、社會理性的壓抑下，這些情緒反而會轉(zhuǎn)化為怨恨心理的內(nèi)驅(qū)力，終將以更大的爆發(fā)力宣泄而出。這也正是一些平時極有職業(yè)理性和社會理性的秘書，在某種情形下突然情緒失控的內(nèi)在原因。我們強調(diào)秘書的服務(wù)意識中不僅要有職業(yè)理性、社會理性，還要有深厚的人文理性，其原因正在于此。秘書只有對自身職業(yè)所要求的人文理性有清醒的認知，才能妥善調(diào)整自己的心理，避免因怨恨心理導(dǎo)致情緒失控。（三）秘書工作的從屬性1、工作思維的從屬性。秘書人員思考的問題與領(lǐng)導(dǎo)者必須保持同一、同向、同步。當(dāng)然，這僅僅是一個工作命題，并不是說秘書人員不能有個人的思想，而是說在工作上必須與領(lǐng)導(dǎo)者保持思維從屬。首先，思考的問題應(yīng)該同一。秘書人員所思，應(yīng)是領(lǐng)導(dǎo)者所想；領(lǐng)導(dǎo)所想問題的主項，應(yīng)該是秘書人員思維的中心。否則，就會造成秘書和領(lǐng)導(dǎo)在工作思維上相悖，導(dǎo)致工作行為相脫離，秘書人員就無。法發(fā)揮其應(yīng)有的作用.當(dāng)然，有些事情領(lǐng)導(dǎo)者沒有考慮到，秘書先想到了，或者有些事情領(lǐng)導(dǎo)無暇去想，借助秘書這一“外腦”去思考，這樣的現(xiàn)象是不少見的。但這些現(xiàn)象并不能否定秘書與領(lǐng)導(dǎo)在工作思維上的同一性，因為無論是秘書比領(lǐng)導(dǎo)先想了一些事情還是多想了一些事情，都不能離開某一階段上領(lǐng)導(dǎo)工作的“中心思想”，都仍須與領(lǐng)導(dǎo)者保持工作思維的同一。其次，對問題的思考應(yīng)該同向。秘書所謀，應(yīng)從屬于領(lǐng)導(dǎo)所斷，領(lǐng)導(dǎo)決斷的方向、目標(biāo)應(yīng)是秘書人員設(shè)謀的根本出發(fā)點的落腳點。也就是說，正確決策的需要，是領(lǐng)導(dǎo)和秘書工作思維的同一方向。再次，秘書人員的思維應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)者保持大體同步。領(lǐng)導(dǎo)者的思想，往往根據(jù)外部環(huán)境和內(nèi)部情況的變化而變化，這種變化有時平緩，漸進，有時起伏急驟，有時是順向.的補充升華，有時是逆向的另辟蹊徑。在這種情況下，秘書人員必須緊緊把握領(lǐng)導(dǎo)者的思想脈絡(luò)，認真領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，跟上領(lǐng)導(dǎo)的思維節(jié)奏，爭取參謀工作適度超前。我們，有些秘書人員，不注意這種。同步思維”，而是習(xí)慣于被動接受領(lǐng)導(dǎo)的思想，領(lǐng)導(dǎo)給了他‘思維信號”，他才據(jù)此去思考問題，而不是參與。領(lǐng)導(dǎo)者思想形成的全過程。還有的秘書人員思維過度超前，不能與領(lǐng)!導(dǎo)者的思想前后相隨，發(fā)生“共’振，，同樣難以發(fā)揮參謀、智囊作用。2、工作行為的從屬性。除了，圍繞領(lǐng)導(dǎo)意圖和領(lǐng)導(dǎo)行為進行工作，秘書人員沒有、也不應(yīng)該有獨立的工作行為。秘書可以為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息、提供決策方案，做好決策前的準(zhǔn)備工作，但不能代替領(lǐng)導(dǎo)決策；可以代替領(lǐng)導(dǎo)撰寫指示、計劃，在領(lǐng)導(dǎo)的講話文稿中可以提出工作部署、工作要求等方面的意見，但不能代替領(lǐng)導(dǎo)指揮工作；能看到只有領(lǐng)導(dǎo)才能看到的文件，知道某些只有領(lǐng)導(dǎo)才能知道的事情，參加一些只有領(lǐng)導(dǎo)才能參加的會議，但這些只是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的一種條件，決不意味著與領(lǐng)導(dǎo)享有平等的權(quán)力。即便是領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)秘書代行某種權(quán)力，秘書的這種代行行為也只能從屬于領(lǐng)導(dǎo)的工作行為，不能超過必要的范圍和限度。秘書人員如果不能正確認識工作的從屬性質(zhì)，使自己的活動范圍超出了應(yīng)有限度，就會破壞領(lǐng)導(dǎo)者思想方針的正確實施，甚至?xí)o我們的事業(yè)帶來極大危害。因此，在實踐中，必須嚴格把握秘書工作的從屬性質(zhì)。三、研究秘書角色定位對秘書工作的指導(dǎo)作用（一）輔助性的錯位與正確定位秘書工作者要明確劃定自己和上司的界限，在工作上秘書是助手，更是參謀長。助手，就是協(xié)助別人進行工作的人，這個“協(xié)助”的范圍很廣，首先，在上司發(fā)布命令或政策的時候，負責(zé)向下級傳達并定期向上級反饋進度，提前做好人員分工、會議安排等日常事物，在這過程中，最重要的是做好各方面的溝通。雖然上司才是把控全局的人，但秘書必須在工作中了解全局，洞悉未來，這樣才能對未知的問題進行提前預(yù)警，并及時向上級匯報工作。參謀，則是對上級政令有自己正確獨立的看法，并能夠向上級提出建議。不盲從不唯命是從，秘書時刻保持清晰冷靜，幫助上級完善信息，提出參考性建議。在這里要注意的是，秘書只能是參謀，提出“參考性”建議，不能過分越權(quán)，過度干預(yù)上級的想法和后續(xù)實施，不能把自己當(dāng)做上司的發(fā)言人。如何把握這個尺度，就需要秘書提高專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素質(zhì)，正確表達觀點，任何時候都要保證做到以領(lǐng)導(dǎo)為主，個人為輔，這才是不違背秘書職業(yè)要求的做法。如何扮演好參謀長的角色，這也是一門藝術(shù)。我們之前談到秘書可以保留自己的建議，并合理地向上司提出來，那么怎么做才是“合理”？有限克制，學(xué)會使用冷處理，這些都是很有效的處理方法。有限克制，是在提出自己意見之前先思考，問題出在上司還是下級，領(lǐng)導(dǎo)的安排是真的不合理還是有他自己的想法，自己的意見是否有意義，這些都需要思考，沒有一個完備的方案就不具備提出的條件，我們提出意見，就必須要有足夠的理由說服大家，不只是上司；同時，我們還需要分場合分對象地克制，如果當(dāng)時是公開場合，有重要人物在場，那么這絕不是一個好時機，發(fā)生矛盾與分歧時，秘書人員要沉得住氣，要注意維護領(lǐng)導(dǎo)的“面子”。冷處理是避免與領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)面沖突，以防激化矛盾的有效方法。即使你是對的，領(lǐng)導(dǎo)錯了，也要心平氣和，用較婉轉(zhuǎn)的方式加以彌補。遇上一時說不清的事情時，當(dāng)時不要急于說清楚，往后放一放再說，這樣的效果可能會更好些。（二）樹立正確的主配角意識秘書工作的本質(zhì)屬性是輔助性，這是其與生俱來的屬性。秘書在社會組織中不是領(lǐng)導(dǎo)者、決策者，因此，秘書沒有決策權(quán)，而僅僅是領(lǐng)導(dǎo)者、決策者的參謀和助手。因此，秘書應(yīng)在工作中首先明確自我定位，端正自我認知，牢固樹立“配角”意識、“綠葉”意識，要認識到秘書工作就是“為他人作嫁衣裳”。因此，秘書在輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策過程中，主要提供相關(guān)決策信息，出謀劃策，提出合理的意見或建議以供領(lǐng)導(dǎo)參考。決策形成之后，秘書必須要認真執(zhí)行并堅決維護，在執(zhí)行過程中不得自行其是，擅自更改。秘書遇事要多請示、多匯報，絕不可自作主張、自以為是，要做到不越職、不越權(quán)、不越位。要杜絕在秘書工作中，以“二首長”自居，發(fā)號施令的行為。（三）防止出現(xiàn)過強的心理附屬現(xiàn)象對秘書人員來說，由于工作崗位的特殊性，不僅工作量大，還要涉及到較為復(fù)雜的人際關(guān)系問題，因而也就可能要涉及到較為復(fù)雜的工作矛盾或沖突，工作中也就可能要遇到許多的困難和挫折。繁、雜、忙、累四個字就是對秘書工作特點的最適當(dāng)形容。正因為這一復(fù)雜的工作特點，如果秘書人員沒有較強的心理素質(zhì)，就極易造成心理上的失衡進而產(chǎn)生心理障礙。秘書的心理障礙，是指秘書在輔助領(lǐng)導(dǎo)進行決策與管理過程中存在消極的、比較穩(wěn)定的、影響正常行為的心理因素或心理狀態(tài)。與秘書的正常心理相比，秘書心理障礙是一種消極的心理走向。在秘書活動中，盡管這種障礙存在著千差萬別的個體性差異，但都會對秘書工作和秘書的成長帶來許多不利的因素。社會上流行過這樣一種說法：“秘書人員政治上是紅人，工作上是忙人，生活上是窮人，身體上是病人。”這種說法雖然帶有偏面性，但從中可以得到這樣的啟示：秘書由于工作的繁忙勞累，容易因疲勞過度而出現(xiàn)各種生理和心理上的疾病。人的心理活動作為生命的一種現(xiàn)象，其基礎(chǔ)是人的生理條件。人的生理條件發(fā)生變化，就會引起人們心理上的種種反應(yīng)。同樣，人的心理變化又對生理狀態(tài)具有影響。例如人的焦慮、煩惱、恐懼、激動、羞怯、緊張等心理活動，都將直接影響到人的生理機制，有些甚至可以導(dǎo)致疾病。面對各種繁雜的工作和各種敏感的人際關(guān)系，一個秘書如果沒有良好的心理承受力和自我調(diào)適能力，那么就難以應(yīng)付工作中出現(xiàn)的各種情況，在面對狀況時也就無法從容以待，無法消除內(nèi)心的緊張，逐漸的，秘書人員的心理壓力就會越來越大，進而產(chǎn)生心理上的不適應(yīng)，長此以往，秘書的身心健康就會受到嚴重的危害。四、結(jié)語二十一世紀(jì)知識經(jīng)濟時代來臨，職場形勢瞬息萬變，秘書人員除了要對自我角色高度認知并找準(zhǔn)定位外，還必須充實專業(yè)的操作技巧及管理知識，循序漸進，不斷學(xué)習(xí)，增強和深化知識，提高綜合素質(zhì)，善用信息科技手段以提升工作績效，熟悉組織溝通，做一個有前瞻意識的知識秘書，以適應(yīng)秘書工作日益發(fā)展的這一要求和需要，以勝任領(lǐng)導(dǎo)得力助手的職責(zé)。協(xié)調(diào)，是引導(dǎo)組織之間、人員之間建立相互協(xié)作的主動配合的良好關(guān)系，有效利用各種資源，以實現(xiàn)共同預(yù)期目標(biāo)的活動。協(xié)調(diào)工作的好與壞對凝聚團隊力量、實現(xiàn)組織目標(biāo)具有決定性的影響，因而也是出于特殊崗位和角色的秘書人員的首要指責(zé)，是秘書充分發(fā)揮輔助作用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。秘書人員在協(xié)調(diào)工作中要樹立全局觀念、奉獻觀念、原則觀念，具備強烈的責(zé)任心和事業(yè)心。同時，按照實際情況進行調(diào)查研究，注意方法和策略做好綜合協(xié)調(diào)工作。隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展和我國在諸多領(lǐng)域與國際接軌的加快，秘書工作的地位越發(fā)顯得重要，在秘書工作的眾多內(nèi)容中，秘書的協(xié)調(diào)工作地位突出?？梢哉f，在一定程度上，秘書協(xié)調(diào)工作的質(zhì)量高低事關(guān)秘書全局工作的開展。在秘書工作中，公共關(guān)系是一件很重要的工作，秘書不管是對上司、同仁、客戶，或?qū)Ω鹘忧⑸陶劦膯挝唬夹枰玫墓P(guān)技巧。在社會主義市場經(jīng)濟條件下，社會組織面臨著來自各方面新的強大的生存壓力?，F(xiàn)代秘書在組織中發(fā)揮著信息的匯總和傳播作用，上傳下達，聯(lián)系內(nèi)外，協(xié)調(diào)左右，這無不與組織公共關(guān)系密切相關(guān)?，F(xiàn)代秘書工作要取得成功，必須時刻注意樹立和保持自身及其所在組織的良好形象和聲譽，并將其貫徹于組織工作的始終。在工作實踐中，一旦組織的形象和聲譽由于外部或內(nèi)部因素受到損害時，秘書人員必須及時向領(lǐng)導(dǎo)報告并協(xié)同有關(guān)人員在消除破壞因素的前提下，通過一系列行之有效的各種形式的有關(guān)活動，取得社會公眾的了解、理解和支持，設(shè)法改善形象，挽回信譽，重塑組織的良好形象，變“危機”為實現(xiàn)組織進一步發(fā)展的“良機”。參考文獻[1]王戰(zhàn)國.感