如何做好材料采購成本控制

如何做好材料采購成本控制材料采購工作是企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的起點(diǎn)，也是企業(yè)產(chǎn)品成本的關(guān)鍵所在。因此降低材料采購成本對(duì)于控制企業(yè)產(chǎn)品成本，提高產(chǎn)品競爭力有著極其現(xiàn)實(shí)的意義。材料采購成本下降不僅體現(xiàn)了企業(yè)現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在產(chǎn)品成本的下降、利潤的增加，以及企業(yè)競爭力的增強(qiáng)。本文闡述了材料采購成本控制的重要性，及影響材料采購成本策略的因素，并提出了合理的降低材料采購成本的方法和手段。一、加強(qiáng)材料采購成本控制的重要性材料采購一直是影響公司成功和盈利能力的關(guān)鍵因素。對(duì)很多制造企業(yè)而言，外部采購占據(jù)公司費(fèi)用的最大部分，占公司平均費(fèi)用的60%到80%，所以，采購費(fèi)用的降低將對(duì)公司的盈利產(chǎn)生重大影響，如何運(yùn)用有效的采購成本控制方法對(duì)企業(yè)來說至關(guān)重要。（一）降低材料采購成本是企業(yè)參與市場競爭的需要材料成本與企業(yè)的利潤呈反比關(guān)系。材料成本的高低直接決定企業(yè)利潤的高低，這就是很多企業(yè)把降低材料成本作為利潤增長點(diǎn)的原因所在。市場的競爭從表面上看是產(chǎn)品價(jià)格高低的競爭，而實(shí)際上是成本高低的較量；產(chǎn)品成本中材料價(jià)格的高低，直接影響企業(yè)產(chǎn)品的價(jià)格，所以企業(yè)要強(qiáng)化材料采購管理，把好價(jià)格關(guān)，最大限度地追求最低的進(jìn)料成本。降低材料成本有兩個(gè)基本途徑：一是降低生產(chǎn)過程中材料的消耗；二是降低材料采購價(jià)格。傳統(tǒng)的成本管理觀念認(rèn)為降低材料成本就是降低生產(chǎn)過程中的材料消耗，其實(shí)對(duì)于許多企業(yè)來講更重要的是降低材料采購成本。生產(chǎn)過程中的成本挖潛其實(shí)是有限的，材料采購過程中的潛力大得多，而且由于市場是不斷變化的，因此材料采購過程中的挖潛可以說是無止境的。（二）賣方市場形勢的必然要求在市場供大于求的情況下，賣方市場競爭激烈，這種競爭會(huì)使材料的種類、規(guī)格、性能、包裝等日益多樣化，也為企業(yè)的采購行為增加了難度。企業(yè)必須對(duì)采購材料的質(zhì)量、價(jià)格、供貨方式、信譽(yù)等多方面加以比較進(jìn)行選擇。而企業(yè)采購材料活動(dòng)是一種組織行為，比個(gè)人消費(fèi)復(fù)雜得多，這就要求企業(yè)要切實(shí)加強(qiáng)材料采購成本管理。二、影響材料采購成本策略的因素（一）采購批量企業(yè)生產(chǎn)宏觀的連續(xù)性和微觀的周期性，決定了企業(yè)持續(xù)而且成批量采購。采購次數(shù)越頻繁，儲(chǔ)備資金越低，資金周轉(zhuǎn)率越高，但采購前期費(fèi)用和采購價(jià)格就會(huì)越高。這些都應(yīng)根據(jù)企業(yè)規(guī)模、產(chǎn)品數(shù)量、質(zhì)量特性等因素確定經(jīng)濟(jì)采購批量，尋找綜合成本最低點(diǎn)。（二）所采購材料的型態(tài)所采購材料的型態(tài)，是屬于一次性的采購，或者是持續(xù)性的采購，這應(yīng)是采購最基本的認(rèn)知。如果采購的型態(tài)有所轉(zhuǎn)變，策略也必須跟著作調(diào)整，持續(xù)性采購對(duì)成本分析的要求遠(yuǎn)高于一次性采購，但一次性采購的金額如果相當(dāng)龐大，也不可忽視其成本節(jié)省的效能。（三）產(chǎn)品所處的生命周期階段采購量又與產(chǎn)品生命周期所處的階段有直接的關(guān)系，產(chǎn)品由導(dǎo)入期、成長期到成熟期的過程中，采購量會(huì)逐漸放大，直到衰退期出現(xiàn)，采購量才會(huì)逐漸縮小。（四）與供應(yīng)商之間的關(guān)系從賣方、傳統(tǒng)的供應(yīng)商、認(rèn)可的供應(yīng)商，到與供應(yīng)商維持伙伴關(guān)系，進(jìn)而結(jié)為策略聯(lián)盟，對(duì)成本資料的分享方式也不同。如果與供應(yīng)商的關(guān)系普通，一般而言，是比較不容易得到詳細(xì)的成本機(jī)構(gòu)資料，只有與供應(yīng)商維持較密切的關(guān)系，彼此互信合作時(shí)，才容易了解到較詳細(xì)的成本機(jī)構(gòu)資料，從而控制材料成本。三、降低材料采購成本的方法和手段（一）建立、完善采購制度，做好采購成本控制的基礎(chǔ)工作采購工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道，因此，如果企業(yè)不制定嚴(yán)格的采購制度和程序，不僅采購工作無章可依，還會(huì)給采購人員提供暗箱操作的溫床。完善采購制度要注意以下個(gè)方面：1、建立嚴(yán)格的采購制度。建立嚴(yán)格、完善的采購制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動(dòng)、提高效率、杜絕部門之間扯皮，還能預(yù)防采購人員的不良行為。采購制度應(yīng)規(guī)定物料采購的申請(qǐng)、授權(quán)人的批準(zhǔn)權(quán)限、物料采購的流程、相關(guān)部門（特別是財(cái)務(wù)部門）的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購的規(guī)定和方式、報(bào)價(jià)和價(jià)格審批等。比如，可在采購制度中規(guī)定采購的物品要向供應(yīng)商詢價(jià)、列表比較、議價(jià)，然后選擇供應(yīng)商，并把所選的供應(yīng)商及其報(bào)價(jià)填在請(qǐng)購單上；還可規(guī)定超過一定金額的采購須附上三個(gè)以上的書面報(bào)價(jià)等，以供財(cái)務(wù)部門或內(nèi)部審計(jì)部門稽核。2、建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度。建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度，對(duì)企業(yè)的正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號(hào)、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址外，還應(yīng)有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質(zhì)評(píng)級(jí)、銀行賬號(hào)等，每一個(gè)供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并有專人管理。同時(shí)要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。重點(diǎn)材料的供應(yīng)商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財(cái)務(wù)等部門聯(lián)合考核后才能進(jìn)入，如有可能要實(shí)地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考核。企業(yè)要制定嚴(yán)格的考核程序和指標(biāo)，要對(duì)考核的問題逐一評(píng)分，只有達(dá)到或超過評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)者才能成為歸檔供應(yīng)商。3、建立價(jià)格檔案和價(jià)格評(píng)價(jià)體系。企業(yè)采購部門要對(duì)所有采購材料建立價(jià)格檔案，對(duì)每一批采購物品的報(bào)價(jià)，應(yīng)首先與歸檔的材料價(jià)格進(jìn)行比較，分析價(jià)格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價(jià)格不能超過檔案中的價(jià)格水平，否則要作出詳細(xì)的說明。對(duì)于重點(diǎn)材料的價(jià)格，要建立價(jià)格評(píng)價(jià)體系，由公司有關(guān)部門組成價(jià)格評(píng)價(jià)組，定期收集有關(guān)的供應(yīng)價(jià)格信息，來分析、評(píng)價(jià)現(xiàn)有的價(jià)格水平，并對(duì)歸檔的價(jià)格檔案進(jìn)行評(píng)價(jià)和更新。這種評(píng)議視情況可一季度或半年進(jìn)行一次。4、建立材料的標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格。建立材料的標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格，對(duì)采購人員根據(jù)工作業(yè)績進(jìn)行獎(jiǎng)懲。財(cái)務(wù)部對(duì)所重點(diǎn)監(jiān)控的材料應(yīng)根據(jù)市場的變化和產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本定期定出標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價(jià)格。標(biāo)準(zhǔn)采購價(jià)格亦可與價(jià)格評(píng)價(jià)體系結(jié)合起來進(jìn)行，并提出獎(jiǎng)懲措施，對(duì)完成降低公司采購成本任務(wù)的采購人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)沒有完成采購成本下降任務(wù)的采購人員，分析原因，確定對(duì)其懲罰的措施。（二）控制采購前期費(fèi)用一般來說，一旦企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃要求的原材料供應(yīng)計(jì)劃確定以后，供應(yīng)部門就會(huì)著手開始采購活動(dòng)，采購的前期工作包括市場調(diào)查、質(zhì)量評(píng)審、信用評(píng)估、見面洽談以及派出人員現(xiàn)場調(diào)訪等，這些工作都會(huì)發(fā)生費(fèi)用，這個(gè)方面如果控制不好，就會(huì)出現(xiàn)信息失真、質(zhì)量不佳、差旅費(fèi)用過高等問題。對(duì)此，要廣泛利用網(wǎng)絡(luò)、電視、報(bào)刊等媒介載體，迅速而有效地發(fā)布和查詢市場信息，既可減少前期費(fèi)用，又可以充分掌握市場信息（三）提升采購人員素質(zhì)采購管理理念的變化對(duì)采購人員提出更高的要求。采購的速度和效率，訂單的執(zhí)行情況，采購成本的高低都會(huì)影響企業(yè)產(chǎn)品的定價(jià)及整個(gè)供應(yīng)鏈的獲利情況。采購人員就是這個(gè)供應(yīng)鏈的鏈頭，其能力大小可以直接影響企業(yè)的方方面面。因此，采購人員要考慮企業(yè)成本、利潤等，而核心思想就是，在保證供應(yīng)鏈正常運(yùn)作的前提下花最少的錢買到質(zhì)量最好的產(chǎn)品，所以說用優(yōu)秀的采購人員就是為公司掙錢。一個(gè)優(yōu)秀的采購員應(yīng)該是具有一定的專業(yè)能力和溝通能力，具備清廉的素養(yǎng)和法律意識(shí)的人。企業(yè)可以通過加強(qiáng)對(duì)采購人員培訓(xùn)來進(jìn)一步提升采購人員的綜合素質(zhì)，為采購人員搭建起一個(gè)互動(dòng)交流的平臺(tái)，讓更多的已經(jīng)從事采購工作或打算從事采購工作人員通過在職培訓(xùn)的方式掌握專業(yè)的采購知識(shí)和技能。（四）選擇信譽(yù)良好的供應(yīng)商簽訂長期合同選擇供應(yīng)商的主要參照條件就是在采購詢價(jià)環(huán)節(jié)的評(píng)價(jià)結(jié)果，當(dāng)然也要參照其他標(biāo)準(zhǔn)。在對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)時(shí)應(yīng)考慮以下的因素：1、供應(yīng)商的歷史信譽(yù)及供應(yīng)能力。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”，信譽(yù)是非常重要的。企業(yè)首先要了解供應(yīng)商的歷史信譽(yù)，比如說，供應(yīng)商在以前的采購活動(dòng)時(shí)，有沒有發(fā)生“欺騙”采購員行為，有沒有不嚴(yán)格履行承諾情況發(fā)生，有沒有提供虛假資料，有沒有提供劣質(zhì)或虛假產(chǎn)品的現(xiàn)象等等。對(duì)于這些行為或表現(xiàn)，是必須要掌握的重點(diǎn)事項(xiàng)。再者就是要了解供應(yīng)商的供應(yīng)能力，對(duì)供應(yīng)商供應(yīng)能力的分析與評(píng)價(jià)有助于企業(yè)選擇最佳供應(yīng)商，如果供應(yīng)商的供應(yīng)能力不足，就會(huì)給企業(yè)的順利生產(chǎn)造成影響。2、選擇不能少于兩家的供應(yīng)商。許多企業(yè)對(duì)某些重要原材料過于依賴同一家供應(yīng)商,導(dǎo)致供應(yīng)商往往能左右采購價(jià)格,對(duì)采購方施加極大的影響或壓力,這樣采購方就容易落入供應(yīng)商壟斷供貨的控制之中。如果企業(yè)只有惟一的一家供應(yīng)商,或者該供應(yīng)商受到強(qiáng)有力的專利保護(hù),任何其他商家都不能生產(chǎn)同類產(chǎn)品,在這種情況下,采購方另尋門路不劃算,毫無疑問會(huì)被“套住”,處于進(jìn)退兩難境地。所以企業(yè)在選擇供應(yīng)商時(shí)還要考慮不能少于兩家的供應(yīng)商，以防供應(yīng)不及時(shí)導(dǎo)致停工風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，或落入供應(yīng)商壟斷供貨的控制之中。（五）充分進(jìn)行市場調(diào)查和信息收集在材料采購的過程中，影響材料價(jià)格的因素較多，價(jià)格波動(dòng)較大，所以采購人員應(yīng)經(jīng)常做好市場調(diào)查工作,占據(jù)市場競爭優(yōu)勢。1、了解并掌握材料的市場價(jià)格信息以及行業(yè)政策的變化。有助于企業(yè)在物價(jià)上漲之前以低價(jià)位購入適量材料，減少漲價(jià)帶來的成本上升損失。2、了解供應(yīng)商的產(chǎn)品成本或服務(wù)狀況。只有這樣，企業(yè)才能充分了解市場的狀況和價(jià)格的走勢，才能在價(jià)格談判中使自己處于有利地位。3、清楚地了解供應(yīng)商對(duì)采購方的依賴程度。供應(yīng)商離不開采購方,采購方可以利用采購量最大的優(yōu)勢要求降價(jià),此時(shí)供應(yīng)商會(huì)做出相當(dāng)大的讓步。如果依賴程度強(qiáng)，供應(yīng)商不希望失去采購方，對(duì)采購方就會(huì)主動(dòng)實(shí)行比較優(yōu)惠的政策，甚至答應(yīng)采購方提出的優(yōu)惠要求，在采購方而言就可以降低成本增加利潤。（六）電子化采購現(xiàn)今的社會(huì)是一個(gè)電子化的社會(huì)，進(jìn)行材料采購，可以建立電子化采購制度。電子化采購是指應(yīng)用最新的信息技術(shù),通過基于互聯(lián)網(wǎng)的電子采購平臺(tái)進(jìn)行采購活動(dòng)的過程?它最顯著的特點(diǎn)就是運(yùn)用了信息技術(shù),以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為媒介,打破傳統(tǒng)采購方式的時(shí)間和空間障礙,為采購活動(dòng)提供便利?這種采購方式不僅帶來了技術(shù)上的改變,更重要的是改變了傳統(tǒng)采購業(yè)務(wù)的處理方式。它還可以降低采購管理費(fèi)用；縮短采購周期；提高存貨運(yùn)營效率。簡化了傳統(tǒng)的采購過程，更使繁雜的訂單管理、合