如何做好材料采購成本控制

如何做好材料采購成本控制材料采購工作是企業(yè)生產(chǎn)活動的起點，也是企業(yè)產(chǎn)品成本的關鍵所在。因此降低材料采購成本對于控制企業(yè)產(chǎn)品成本，提高產(chǎn)品競爭力有著極其現(xiàn)實的意義。材料采購成本下降不僅體現(xiàn)了企業(yè)現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在產(chǎn)品成本的下降、利潤的增加，以及企業(yè)競爭力的增強。本文闡述了材料采購成本控制的重要性，及影響材料采購成本策略的因素，并提出了合理的降低材料采購成本的方法和手段。一、加強材料采購成本控制的重要性材料采購一直是影響公司成功和盈利能力的關鍵因素。對很多制造企業(yè)而言，外部采購占據(jù)公司費用的最大部分，占公司平均費用的60%到80%，所以，采購費用的降低將對公司的盈利產(chǎn)生重大影響，如何運用有效的采購成本控制方法對企業(yè)來說至關重要。（一）降低材料采購成本是企業(yè)參與市場競爭的需要材料成本與企業(yè)的利潤呈反比關系。材料成本的高低直接決定企業(yè)利潤的高低，這就是很多企業(yè)把降低材料成本作為利潤增長點的原因所在。市場的競爭從表面上看是產(chǎn)品價格高低的競爭，而實際上是成本高低的較量；產(chǎn)品成本中材料價格的高低，直接影響企業(yè)產(chǎn)品的價格，所以企業(yè)要強化材料采購管理，把好價格關，最大限度地追求最低的進料成本。降低材料成本有兩個基本途徑：一是降低生產(chǎn)過程中材料的消耗；二是降低材料采購價格。傳統(tǒng)的成本管理觀念認為降低材料成本就是降低生產(chǎn)過程中的材料消耗，其實對于許多企業(yè)來講更重要的是降低材料采購成本。生產(chǎn)過程中的成本挖潛其實是有限的，材料采購過程中的潛力大得多，而且由于市場是不斷變化的，因此材料采購過程中的挖潛可以說是無止境的。（二）賣方市場形勢的必然要求在市場供大于求的情況下，賣方市場競爭激烈，這種競爭會使材料的種類、規(guī)格、性能、包裝等日益多樣化，也為企業(yè)的采購行為增加了難度。企業(yè)必須對采購材料的質量、價格、供貨方式、信譽等多方面加以比較進行選擇。而企業(yè)采購材料活動是一種組織行為，比個人消費復雜得多，這就要求企業(yè)要切實加強材料采購成本管理。二、影響材料采購成本策略的因素（一）采購批量企業(yè)生產(chǎn)宏觀的連續(xù)性和微觀的周期性，決定了企業(yè)持續(xù)而且成批量采購。采購次數(shù)越頻繁，儲備資金越低，資金周轉率越高，但采購前期費用和采購價格就會越高。這些都應根據(jù)企業(yè)規(guī)模、產(chǎn)品數(shù)量、質量特性等因素確定經(jīng)濟采購批量，尋找綜合成本最低點。（二）所采購材料的型態(tài)所采購材料的型態(tài)，是屬于一次性的采購，或者是持續(xù)性的采購，這應是采購最基本的認知。如果采購的型態(tài)有所轉變，策略也必須跟著作調整，持續(xù)性采購對成本分析的要求遠高于一次性采購，但一次性采購的金額如果相當龐大，也不可忽視其成本節(jié)省的效能。（三）產(chǎn)品所處的生命周期階段采購量又與產(chǎn)品生命周期所處的階段有直接的關系，產(chǎn)品由導入期、成長期到成熟期的過程中，采購量會逐漸放大，直到衰退期出現(xiàn)，采購量才會逐漸縮小。（四）與供應商之間的關系從賣方、傳統(tǒng)的供應商、認可的供應商，到與供應商維持伙伴關系，進而結為策略聯(lián)盟，對成本資料的分享方式也不同。如果與供應商的關系普通，一般而言，是比較不容易得到詳細的成本機構資料，只有與供應商維持較密切的關系，彼此互信合作時，才容易了解到較詳細的成本機構資料，從而控制材料成本。三、降低材料采購成本的方法和手段（一）建立、完善采購制度，做好采購成本控制的基礎工作采購工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道，因此，如果企業(yè)不制定嚴格的采購制度和程序，不僅采購工作無章可依，還會給采購人員提供暗箱操作的溫床。完善采購制度要注意以下個方面：1、建立嚴格的采購制度。建立嚴格、完善的采購制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動、提高效率、杜絕部門之間扯皮，還能預防采購人員的不良行為。采購制度應規(guī)定物料采購的申請、授權人的批準權限、物料采購的流程、相關部門（特別是財務部門）的責任和關系、各種材料采購的規(guī)定和方式、報價和價格審批等。比如，可在采購制度中規(guī)定采購的物品要向供應商詢價、列表比較、議價，然后選擇供應商，并把所選的供應商及其報價填在請購單上；還可規(guī)定超過一定金額的采購須附上三個以上的書面報價等，以供財務部門或內部審計部門稽核。2、建立供應商檔案和準入制度。建立供應商檔案和準入制度，對企業(yè)的正式供應商要建立檔案，供應商檔案除有編號、詳細聯(lián)系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期限、品質評級、銀行賬號等，每一個供應商檔案應經(jīng)嚴格的審核才能歸檔。企業(yè)的采購必須在已歸檔的供應商中進行，供應商檔案應定期或不定期地更新，并有專人管理。同時要建立供應商準入制度。重點材料的供應商必須經(jīng)質檢、物料、財務等部門聯(lián)合考核后才能進入，如有可能要實地到供應商生產(chǎn)地考核。企業(yè)要制定嚴格的考核程序和指標，要對考核的問題逐一評分，只有達到或超過評分標準者才能成為歸檔供應商。3、建立價格檔案和價格評價體系。企業(yè)采購部門要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，應首先與歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要作出詳細的說明。對于重點材料的價格，要建立價格評價體系，由公司有關部門組成價格評價組，定期收集有關的供應價格信息，來分析、評價現(xiàn)有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進行評價和更新。這種評議視情況可一季度或半年進行一次。4、建立材料的標準采購價格。建立材料的標準采購價格，對采購人員根據(jù)工作業(yè)績進行獎懲。財務部對所重點監(jiān)控的材料應根據(jù)市場的變化和產(chǎn)品標準成本定期定出標準采購價格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價格。標準采購價格亦可與價格評價體系結合起來進行，并提出獎懲措施，對完成降低公司采購成本任務的采購人員進行獎勵，對沒有完成采購成本下降任務的采購人員，分析原因，確定對其懲罰的措施。（二）控制采購前期費用一般來說，一旦企業(yè)生產(chǎn)計劃要求的原材料供應計劃確定以后，供應部門就會著手開始采購活動，采購的前期工作包括市場調查、質量評審、信用評估、見面洽談以及派出人員現(xiàn)場調訪等，這些工作都會發(fā)生費用，這個方面如果控制不好，就會出現(xiàn)信息失真、質量不佳、差旅費用過高等問題。對此，要廣泛利用網(wǎng)絡、電視、報刊等媒介載體，迅速而有效地發(fā)布和查詢市場信息，既可減少前期費用，又可以充分掌握市場信息（三）提升采購人員素質采購管理理念的變化對采購人員提出更高的要求。采購的速度和效率，訂單的執(zhí)行情況，采購成本的高低都會影響企業(yè)產(chǎn)品的定價及整個供應鏈的獲利情況。采購人員就是這個供應鏈的鏈頭，其能力大小可以直接影響企業(yè)的方方面面。因此，采購人員要考慮企業(yè)成本、利潤等，而核心思想就是，在保證供應鏈正常運作的前提下花最少的錢買到質量最好的產(chǎn)品，所以說用優(yōu)秀的采購人員就是為公司掙錢。一個優(yōu)秀的采購員應該是具有一定的專業(yè)能力和溝通能力，具備清廉的素養(yǎng)和法律意識的人。企業(yè)可以通過加強對采購人員培訓來進一步提升采購人員的綜合素質，為采購人員搭建起一個互動交流的平臺，讓更多的已經(jīng)從事采購工作或打算從事采購工作人員通過在職培訓的方式掌握專業(yè)的采購知識和技能。（四）選擇信譽良好的供應商簽訂長期合同選擇供應商的主要參照條件就是在采購詢價環(huán)節(jié)的評價結果，當然也要參照其他標準。在對供應商進行評價時應考慮以下的因素：1、供應商的歷史信譽及供應能力。俗話說“沒有規(guī)矩，難成方圓”，信譽是非常重要的。企業(yè)首先要了解供應商的歷史信譽，比如說，供應商在以前的采購活動時，有沒有發(fā)生“欺騙”采購員行為，有沒有不嚴格履行承諾情況發(fā)生，有沒有提供虛假資料，有沒有提供劣質或虛假產(chǎn)品的現(xiàn)象等等。對于這些行為或表現(xiàn)，是必須要掌握的重點事項。再者就是要了解供應商的供應能力，對供應商供應能力的分析與評價有助于企業(yè)選擇最佳供應商，如果供應商的供應能力不足，就會給企業(yè)的順利生產(chǎn)造成影響。2、選擇不能少于兩家的供應商。許多企業(yè)對某些重要原材料過于依賴同一家供應商,導致供應商往往能左右采購價格,對采購方施加極大的影響或壓力,這樣采購方就容易落入供應商壟斷供貨的控制之中。如果企業(yè)只有惟一的一家供應商,或者該供應商受到強有力的專利保護,任何其他商家都不能生產(chǎn)同類產(chǎn)品,在這種情況下,采購方另尋門路不劃算,毫無疑問會被“套住”,處于進退兩難境地。所以企業(yè)在選擇供應商時還要考慮不能少于兩家的供應商，以防供應不及時導致停工風險的發(fā)生，或落入供應商壟斷供貨的控制之中。（五）充分進行市場調查和信息收集在材料采購的過程中，影響材料價格的因素較多，價格波動較大，所以采購人員應經(jīng)常做好市場調查工作,占據(jù)市場競爭優(yōu)勢。1、了解并掌握材料的市場價格信息以及行業(yè)政策的變化。有助于企業(yè)在物價上漲之前以低價位購入適量材料，減少漲價帶來的成本上升損失。2、了解供應商的產(chǎn)品成本或服務狀況。只有這樣，企業(yè)才能充分了解市場的狀況和價格的走勢，才能在價格談判中使自己處于有利地位。3、清楚地了解供應商對采購方的依賴程度。供應商離不開采購方,采購方可以利用采購量最大的優(yōu)勢要求降價,此時供應商會做出相當大的讓步。如果依賴程度強，供應商不希望失去采購方，對采購方就會主動實行比較優(yōu)惠的政策，甚至答應采購方提出的優(yōu)惠要求，在采購方而言就可以降低成本增加利潤。（六）電子化采購現(xiàn)今的社會是一個電子化的社會，進行材料采購，可以建立電子化采購制度。電子化采購是指應用最新的信息技術,通過基于互聯(lián)網(wǎng)的電子采購平臺進行采購活動的過程?它最顯著的特點就是運用了信息技術,以計算機網(wǎng)絡為媒介,打破傳統(tǒng)采購方式的時間和空間障礙,為采購活動提供便利?這種采購方式不僅帶來了技術上的改變,更重要的是改變了傳統(tǒng)采購業(yè)務的處理方式。它還可以降低采購管理費用；縮短采購周期；提高存貨運營效率。簡化了傳統(tǒng)的采購過程，更使繁雜的訂單管理、合