BDW.B-01-2015文件控制程序

XX控股集團(tuán)有限公司分發(fā)號(hào)：（蓋章）文件控制程序生效日期：2015.6.14文件編號(hào)：Q/BDW.B-01-2015版次：A/0第9頁(yè)，共9頁(yè)文件審批權(quán)責(zé)部門(mén)單位職務(wù)簽名/日期文件編制質(zhì)量管理部部長(zhǎng)會(huì)簽單位管理中心副總經(jīng)理技術(shù)中心副總經(jīng)理制造中心副總經(jīng)理營(yíng)銷中心副總經(jīng)理文件審核質(zhì)量管理部部長(zhǎng)體系審核質(zhì)量管理部體系工程師文件批準(zhǔn)管理者代表副總經(jīng)理內(nèi)容序表1 目的………………………22 適用范圍…………………23 名詞解釋…………………24 職責(zé)………………………25 程序………………………36 相關(guān)文件…………………97 相關(guān)表單…………………98 附則………………………10目的對(duì)XX控股集團(tuán)有限公司質(zhì)量體系文件進(jìn)行管理控制，確保文件的充分性、適宜性、有效性和統(tǒng)一性。適用范圍適用于XX控股集團(tuán)有限公司（以下簡(jiǎn)稱“集團(tuán)”或“公司”）質(zhì)量管理體系文件的控制，包括外來(lái)文件和電子媒體。名詞解釋文件：信息及其承載媒體。本文指與有關(guān)的質(zhì)量管理體系運(yùn)行有關(guān)的文件，包括一級(jí)至四級(jí)文件。一級(jí)文件：闡明管理體系的綱領(lǐng)性文件，即指《質(zhì)量手冊(cè)》。二級(jí)文件：描述為實(shí)施管理體系過(guò)程所涉及到的各部門(mén)活動(dòng)文件，其文件名稱為程序。三級(jí)文件：管理文件、工作文件、技術(shù)文件（工藝文件、檢驗(yàn)文件）、適用于質(zhì)量體系的外來(lái)文件。四級(jí)文件：質(zhì)量記錄等特定格式的文件，配合上述二、三級(jí)文件執(zhí)行。職責(zé)總經(jīng)理負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)的批準(zhǔn)與發(fā)布。管理者代表負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊(cè)審核，二級(jí)文件的批準(zhǔn)與發(fā)布。質(zhì)量管理部負(fù)責(zé)質(zhì)量管理體系中管理性文件的歸口管理，負(fù)責(zé)編制質(zhì)量手冊(cè)和程序文件，收集、管理與質(zhì)量相關(guān)的外來(lái)文件，對(duì)各部門(mén)編制的三級(jí)管理文件進(jìn)行評(píng)審，做好管理性文件的發(fā)放、回收、更改、作廢和存檔工作。技術(shù)中心負(fù)責(zé)按照《技術(shù)文件管理辦法》中的規(guī)定做好批量產(chǎn)品工藝文件、檢驗(yàn)類文件以外的技術(shù)文件的編制、發(fā)放、更改和存檔工作。負(fù)責(zé)收集、更新、存檔與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的國(guó)際、國(guó)家、行業(yè)、地方性標(biāo)準(zhǔn)。各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件的歸口管理工作，參與評(píng)審本部門(mén)使用文件的適用性。程序文件的編號(hào)文件都應(yīng)有唯一編號(hào)，以便于識(shí)別并對(duì)其進(jìn)行有效控制?！癚”質(zhì)量體系管理標(biāo)準(zhǔn)，一級(jí)文件“A”、二級(jí)文件“B”、三級(jí)文件“C”；W-外來(lái)文件；質(zhì)量體系管理標(biāo)準(zhǔn)201質(zhì)量體系管理標(biāo)準(zhǔn)2015發(fā)布Q/BDW.A-2015一級(jí)文件表2部門(mén)代碼部門(mén)名稱部門(mén)代號(hào)備注綜合管理部ZH焊裝部HZ人力資源部RL涂裝部TZ研發(fā)部YF總裝部ZZ開(kāi)發(fā)管理部KG質(zhì)量管理部ZL制造技術(shù)部JS銷售部XS采購(gòu)管理部CG客戶服務(wù)部KF制造管理部ZG文件編號(hào)一級(jí)文件編號(hào)組成為：二級(jí)文件編號(hào)組成為：三級(jí)文件編號(hào)組成為：例四級(jí)文件編號(hào)組成為：例：外來(lái)文件直接引用的外來(lái)文件（包括國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、地區(qū)標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)），以及與企業(yè)管理有關(guān)的外來(lái)文件等，有編號(hào)的其文件編號(hào)沿用原來(lái)文件編號(hào)，不另外編號(hào)。政府或其他有關(guān)部門(mén)發(fā)至的沒(méi)有編號(hào)的文件，統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字按年、月、順序號(hào)在其右上角標(biāo)明即可。例撰寫(xiě)格式標(biāo)題各級(jí)標(biāo)題順序號(hào)如下：示例：1……………一級(jí)標(biāo)題1.1………二級(jí)標(biāo)題1.1.1………三級(jí)標(biāo)題1.1.1.1……………………四級(jí)標(biāo)題A.………五級(jí)標(biāo)題a.……………………六級(jí)標(biāo)題1)…………………七級(jí)標(biāo)題標(biāo)題格式一到四級(jí)標(biāo)題均左側(cè)頂格，五級(jí)標(biāo)題往后順次左側(cè)縮進(jìn)1.5個(gè)字符（五級(jí)左側(cè)縮進(jìn)1.5個(gè)字符，六級(jí)左側(cè)縮進(jìn)3個(gè)字符，七級(jí)左側(cè)縮進(jìn)4.5個(gè)字符）。字體設(shè)置一級(jí)標(biāo)題為黑體四號(hào)不加粗。正文內(nèi)容為宋體小四號(hào)不加粗。其中工作程序下二級(jí)標(biāo)題可酌情作加粗處理。正文中注釋或圖表中文字使用宋體五號(hào)字，根據(jù)具體情況作加粗處理。格式要求段落：行距為多倍行距1.25倍,段前段后無(wú)行距。標(biāo)題順序號(hào)與漢字之間一個(gè)空格。一到四級(jí)標(biāo)題的內(nèi)容換行時(shí)頂格即可，五級(jí)標(biāo)題以后內(nèi)容換行時(shí)使用懸掛縮進(jìn)1.5個(gè)字符。頁(yè)面設(shè)置一、二、三級(jí)文件頁(yè)邊距上、下、右均為2cm，左2.5cm，四級(jí)文件頁(yè)邊距上、下、左、右均為1.5cm，紙張大小均為A4。一、二、三級(jí)文件頁(yè)眉距頂端距離為1.2cm，頁(yè)腳距底端距離為1.2cm，四級(jí)文件頁(yè)眉距頂端距離為2.0cm，頁(yè)腳距底端距離為0，頁(yè)眉、頁(yè)腳執(zhí)行統(tǒng)一格式，除填入必要內(nèi)容外不得修改。頁(yè)眉格式圖示如下：（注：1、表單中頁(yè)眉邊框在設(shè)置成“無(wú)邊框”；2、橫向頁(yè)面時(shí)頁(yè)眉高度為：1cm，寬度為：26.75cm，其他內(nèi)容不變）文件內(nèi)容格式包括：1目的、2范圍、3名詞解釋、4職責(zé)、5工作程序、6相關(guān)文件、7相關(guān)記錄、8附則。文件編制、審核、批準(zhǔn)文件編制、審批權(quán)責(zé)表文件類別編寫(xiě)或組織編寫(xiě)審核批準(zhǔn)一級(jí)文件質(zhì)量手冊(cè)質(zhì)量管理部管理者代表總經(jīng)理二級(jí)文件程序文件各部門(mén)部門(mén)負(fù)責(zé)人管理者代表三級(jí)文件技術(shù)文件（不包括批量產(chǎn)品工藝文件和檢驗(yàn)類文件）技術(shù)中心部門(mén)負(fù)責(zé)人技術(shù)中心負(fù)責(zé)人檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)等檢驗(yàn)類文件質(zhì)量管理部部門(mén)負(fù)責(zé)人管理者代表量產(chǎn)品工藝文件制造技術(shù)部部門(mén)負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)四級(jí)文件記錄表格相關(guān)文件起草部門(mén)相關(guān)文件審核部門(mén)相關(guān)文件批準(zhǔn)人文件修訂完畢后，在OA中進(jìn)行審批，審批完成后，由編制部門(mén)負(fù)責(zé)打印文件，交文案歸口管理部門(mén)進(jìn)行發(fā)放。文件評(píng)審新編制文件的評(píng)審文件編制完成后，由編寫(xiě)文件的部門(mén)按照文件所涉及的部門(mén)進(jìn)行會(huì)議或會(huì)簽評(píng)審，評(píng)審修訂后在OA中進(jìn)行會(huì)簽。各部門(mén)編制好的三、四級(jí)管理文件應(yīng)交質(zhì)量管理部進(jìn)行評(píng)審。各評(píng)審部門(mén)必須認(rèn)真審閱有關(guān)文件，對(duì)于評(píng)審修訂的內(nèi)容也要進(jìn)一步確認(rèn)，會(huì)簽均需在48小時(shí)內(nèi)回復(fù)。質(zhì)量體系文件定期評(píng)審質(zhì)量管理部應(yīng)每年至少一次組織各部門(mén)對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量體系文件進(jìn)行系統(tǒng)的評(píng)審（每年管理評(píng)審時(shí)），認(rèn)為不適宜時(shí)，應(yīng)及時(shí)組織進(jìn)行更改。文件的發(fā)放與保管文件發(fā)放文件簽批結(jié)束后，由文案歸口管理部門(mén)將審批完成的文件登記于《受控文件清單》中，加蓋“受控”章、標(biāo)識(shí)部門(mén)文件發(fā)放號(hào)后，進(jìn)行發(fā)放。文件發(fā)放時(shí)，需填寫(xiě)《文件發(fā)放（回收）登記表》，同時(shí)，由各部門(mén)進(jìn)行簽收。若是換版或者更改的文件，在發(fā)放時(shí)應(yīng)將舊版文件回收。文件分發(fā)號(hào)由：接收部門(mén)代號(hào)+三位流水號(hào)組成，例：ZL001，指質(zhì)量管理部的第一份質(zhì)量管理體系文件。文件保管各部門(mén)負(fù)責(zé)編制本部門(mén)的《受控文件清單》，并進(jìn)行分類標(biāo)識(shí)，同時(shí)將接收到的文件及時(shí)登記于本部門(mén)的《受控文件清單》中；受控文件損壞或者丟失時(shí)，填寫(xiě)《文件領(lǐng)用申請(qǐng)單》，經(jīng)文案歸口管理部門(mén)審核通過(guò)后予以發(fā)放；部門(mén)文件辦理人員離職或崗位變動(dòng)時(shí)，需對(duì)受控文件資料進(jìn)行交接，要填寫(xiě)《文件交接表》并經(jīng)過(guò)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。文件的更改各部門(mén)在體系文件執(zhí)行、體系審核過(guò)程中或管理評(píng)審時(shí)發(fā)現(xiàn)文件存在以下情形時(shí)，可以進(jìn)行更改：文件與國(guó)家法律法規(guī)相沖突；文件之間內(nèi)容相矛盾或不一致，或嚴(yán)重影響公司管理體系時(shí)；文件的內(nèi)容規(guī)定不合理，或雖然合理但調(diào)整后效率更高或者效果更好。更改程序當(dāng)各部門(mén)提出更改需求時(shí)，填寫(xiě)《文件更改申請(qǐng)單》，提交至文案歸口管理部門(mén)，由文案歸口管理部門(mén)組織原文件評(píng)審相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評(píng)審，評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)，經(jīng)原文件審批權(quán)限審批后方可進(jìn)行更改；文件的更改由文案歸口管理部門(mén)負(fù)責(zé)，對(duì)更改的內(nèi)容在文件最后一頁(yè)的更改欄中進(jìn)行標(biāo)識(shí)，同時(shí)在更改內(nèi)容處用下劃線標(biāo)出，更改時(shí)按原《文件發(fā)放（回收）登記表》中的發(fā)放范圍全部更改，并做好現(xiàn)行修訂狀態(tài)標(biāo)識(shí)；文件更改的審批權(quán)限按照文件編制的審批權(quán)限進(jìn)行。文件的換版和作廢出現(xiàn)以下情況時(shí)需對(duì)文件進(jìn)行換版：文件經(jīng)多次更改（原則上超過(guò)三次）；需要對(duì)文件進(jìn)行大幅更改時(shí)；質(zhì)量管理體系架構(gòu)與部門(mén)職責(zé)進(jìn)行調(diào)整時(shí)；文件已經(jīng)不能適應(yīng)集團(tuán)的發(fā)展時(shí)。換版文件版本以大寫(xiě)英文字母A-Z來(lái)表示，修訂狀態(tài)是由0開(kāi)始的阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)表示，當(dāng)文件更改時(shí)，更改的內(nèi)容不影響整個(gè)流程，只更新現(xiàn)行修訂狀態(tài)，如更改內(nèi)容影響整個(gè)流程，要進(jìn)行換版并更新版本號(hào)。對(duì)個(gè)別處進(jìn)行更改時(shí)，只需更改現(xiàn)行修訂狀態(tài)，更改內(nèi)容以斜體和下劃線顯示，并在頁(yè)眉注明現(xiàn)行修訂狀態(tài)。如B/1:表示質(zhì)量管理體系文件的第B版，第1次更改。文件換版后，文件對(duì)應(yīng)的表單要做統(tǒng)一更改，以適應(yīng)新版文件。作廢文件處理?yè)Q版后原文件進(jìn)行作廢處理，作廢文件由文案歸口管理部門(mén)按《文件發(fā)放（回收）登記表》收回，標(biāo)識(shí)“作廢”后臨時(shí)存檔。電子版文件以新版的文件發(fā)布后替換，舊版本文件作廢；作廢文件銷毀前，由文案歸口管理部門(mén)填寫(xiě)《文件資料銷毀登記表》按原審批權(quán)限審批后銷毀；當(dāng)需要對(duì)作廢文件進(jìn)行保留時(shí)，應(yīng)在文件上加蓋“作廢保留”章；作廢文件回收后，需留二份存檔，加蓋“作廢保留”章,一份交集團(tuán)文案管理部門(mén)，一份交文案管理部門(mén)，其余文件一個(gè)月內(nèi)進(jìn)行銷毀。文件借閱公司內(nèi)部借閱文件時(shí)，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后并同意借閱。外來(lái)文件的管理研發(fā)部和質(zhì)量管理部分別負(fù)責(zé)收集與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的國(guó)際、國(guó)家、行業(yè)、地方性標(biāo)準(zhǔn)。外來(lái)文件收集部門(mén)對(duì)收集到的外來(lái)文件均需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行適用性評(píng)價(jià),并將適用的外來(lái)文件登錄到《外來(lái)文件控制清單》中交質(zhì)量管理部匯總形成《外來(lái)文件控制清單》。對(duì)可直接執(zhí)行的外來(lái)文件，由文案歸口管理部門(mén)文控承辦人員按照5.5.1條款的規(guī)定發(fā)放到使用部門(mén)；對(duì)其他適用外來(lái)文件應(yīng)責(zé)成相關(guān)部門(mén)制定本作業(yè)文件，經(jīng)審批后，由文案歸口管理部門(mén)文控承辦人員按照5.5.1條款的規(guī)定發(fā)放到使用部門(mén)，對(duì)新制定的本公司產(chǎn)品需執(zhí)行的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)到當(dāng)?shù)刭|(zhì)監(jiān)局進(jìn)行備案有效后方可正式發(fā)布實(shí)施。外來(lái)文件歸口管理部門(mén)應(yīng)對(duì)收集的適用外來(lái)文件進(jìn)行存檔，并定期查詢外來(lái)文件的有效版本，確保本所使用的外來(lái)文件持續(xù)處于現(xiàn)行有效狀態(tài)。其他部門(mén)因工作需要收集到的質(zhì)量管理類外來(lái)文件需三個(gè)工作日內(nèi)轉(zhuǎn)交文案歸口管理部門(mén)，由其識(shí)別文件適用性。電子版文件的管理電子版文件進(jìn)行下發(fā)時(shí)，通過(guò)OA上傳至信息中心，電子版文件不得隨意轉(zhuǎn)發(fā)。一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)電子版文件均轉(zhuǎn)換為PDF格式存盤(pán)。電子版文件的編制、審批及更改權(quán)限與紙質(zhì)文件相同（在OA中審批）。相關(guān)文件《技術(shù)文件管理辦法》