erp環(huán)境下出版單位軟件實施流程的改革

erp環(huán)境下出版單位軟件實施流程的改革

隨著中國文化市場的蓬勃發(fā)展，讀者的文化需求變得多樣化、個性化，市場競爭更加激烈。出版社能否在市場上贏得競爭,能否具備持續(xù)發(fā)展的能力,關(guān)鍵在于現(xiàn)代化管理。為了打造市場競爭優(yōu)勢,出版社應(yīng)當(dāng)借助信息化管理系統(tǒng),優(yōu)化出版業(yè)務(wù)流程,實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營過程中物流、信息流、資金流和工作流的集成,充分利用和挖掘企業(yè)資源,提高生產(chǎn)和工作效率,縮短出版周期,降低經(jīng)營成本,以求在激烈的文化市場競爭中得到持續(xù)發(fā)展。因此,提高出版行業(yè)綜合管理水平和市場應(yīng)變能力,是出版行業(yè)的當(dāng)務(wù)之急。這就需要一套全面的ERP系統(tǒng)來幫助出版社實現(xiàn)這一管理目標(biāo)。ERP所代表的不僅局限于一種軟件產(chǎn)品,它在深層次上更體現(xiàn)了一種管理理念,一種現(xiàn)代化企業(yè)管理思想。它給出版社帶來的是整體實力的增強。然而,由于出版行業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營及財務(wù)活動紛繁復(fù)雜,經(jīng)營活動貫穿于出版企業(yè)編輯、印刷、發(fā)行諸環(huán)節(jié)的行業(yè)特殊性決定了在ERP軟件實施過程中應(yīng)該考慮如下問題:一、軟件選擇(一)廠商的創(chuàng)造力一套ERP軟件,是要選擇一個長久的合作伙伴,所以在選擇軟件廠商時要考慮對方的可持續(xù)發(fā)展能力,考慮選擇的廠商的生命力是否長于或等于自己企業(yè)的生命力。當(dāng)然這其中最主要的是廠商的后續(xù)服務(wù)能力和服務(wù)質(zhì)量。軟件廠商如果在項目實施后能成為企業(yè)的顧問,那么這套軟件將會給企業(yè)帶來更大的附加值。(二)軟件的穩(wěn)定性社的業(yè)務(wù)流程,技術(shù)是否先進,是否具備靈活性和適應(yīng)性,是否能夠滿足出版社的個性化需求。軟件是否成熟和穩(wěn)定。軟件廠商對此項產(chǎn)品的重視程度,以避免使用此軟件后,廠商產(chǎn)品方向轉(zhuǎn)型給出版單位帶來無后續(xù)服務(wù)的麻煩。此產(chǎn)品是否在出版行業(yè)有成功案例等。二、出版單位管理觀念的轉(zhuǎn)變,為數(shù)據(jù)采集企業(yè)提供了一個好的基礎(chǔ)，則它ERP應(yīng)用實施聯(lián)系密切的關(guān)鍵在于以下幾方面:出版單位管理觀念的轉(zhuǎn)變、管理水平的提高、數(shù)據(jù)操作人員的熟練程度、軟件廠商的技術(shù)支持以及后續(xù)服務(wù)等方面。具體實施流程如下:(一)做好賬賬和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入工作這應(yīng)該分為兩種情況:第一種情況是正處于手工核算的單位:應(yīng)在項目實施前先進行庫存的盤點,核對財務(wù)賬目。出版社的庫存基本為分兩部分:一部分是產(chǎn)成品庫存,一部分是材料庫存。要多次分門別類的詳細盤點。做到賬賬相符,賬實相符。因為庫存準確是ERP進行系統(tǒng)運算的前提。它是確保出版系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)提取正確數(shù)據(jù)的關(guān)鍵。第二種情況是出版社各部門如:總編辦、出版部、發(fā)行部以及財務(wù)部等部門已經(jīng)在使用不同版本的單系統(tǒng)軟件進行核算。應(yīng)在實施ERP前做好各部門的協(xié)調(diào)工作,理清一些如批銷單位,供應(yīng)商,出版物等基礎(chǔ)共享數(shù)據(jù)的類別,范圍。確定基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的錄入歸屬部門等問題。并要求ERP廠商做出接口以接收舊系統(tǒng)整理輸出的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。提示:此步驟的數(shù)據(jù)接口是非常關(guān)鍵的問題。第一,它會提高基礎(chǔ)數(shù)據(jù)較之手工錄入的準確程度;第二,它會省去大量的人力、物力及錄入時間。(二)信息管理人員要任命一名熟悉出版行業(yè)工作流程并有一定軟件維護基礎(chǔ)且有較強溝通能力的專職人員負責(zé)此項目的實施維護工作。該信息管理員在此項工作中將起到非常重要的作用。他即是出版社與廠商的溝通紐帶,又是確保整個系統(tǒng)正常使用后得已流暢運行的基礎(chǔ),名分系統(tǒng)在實施過程中所出現(xiàn)并能夠解決問題的一個終點站。此管理員的正確選擇會避免軟件實施及日常使用中出現(xiàn)問題時無專人負責(zé)而導(dǎo)致多部門插手,頭緒繁亂又互相推諉扯皮的現(xiàn)象發(fā)生。(三)劃分和訪問權(quán)限要求1.復(fù)合部關(guān)系審核內(nèi)容包括具體操作人員姓名、權(quán)限、范圍、崗位責(zé)任等,經(jīng)ERP信息管理員審核通過后,報相關(guān)負責(zé)人批準,經(jīng)批準簽字后再由ERP信息管理員授權(quán)執(zhí)行。2.使用ep時，每個部門的操作人員都必須使用自己的賬戶名稱登錄陸,并對自己的賬戶名稱設(shè)定登錄密碼,不得使用他人賬戶進行操作,操作結(jié)束后應(yīng)立即退出。3.及時錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)業(yè)常識,明確本部門以及本人在ERP系統(tǒng)的操作、查詢范圍、責(zé)任和具體要求,各操作人員應(yīng)按時錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)并及時上報,確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)鏈的準確、完整。4.輸入數(shù)據(jù)時，格式應(yīng)該是規(guī)范的，格式應(yīng)該是前后的。它不允許隨意修改編碼規(guī)則。對于基本數(shù)據(jù)庫件，必須嚴格遵守輸入規(guī)則5.建立先進的核算管理體系,規(guī)范信息錄入ERP項目的實施是一個復(fù)雜而艱巨的系統(tǒng)工程,它的運用成功與否,不僅涉及到各部門業(yè)務(wù)人員對操作的熟悉程度,更重要的是在運用ERP過程中各部門之間的協(xié)調(diào)溝通。要本著以財務(wù)管理為核心,以總編辦,出版,發(fā)行為外延的管理方針,通過ERP管理系統(tǒng)建立統(tǒng)一的計算機網(wǎng)絡(luò)平臺,變多級核算為一級核算,一張原始憑證(如:圖書立項單、圖書印制單、成本結(jié)算單、圖書入庫單、圖書批銷單、銷貨