電子檔案與紙質檔案的比對

精品文檔-下載后可編輯電子檔案與紙質檔案的比對紙質檔案在歷史的進程中發(fā)揮了巨大作用，但科技在進步、技術在發(fā)展，電子檔案的出現(xiàn)使紙質檔案的缺點逐漸凸現(xiàn)出來。首先提供原件服務限制了人們的多種需求;其次檢索技術陳舊使檔案利用的工作效率低下;第三傳遞速度慢，使檔案的利用受到時間和空間的限制。電子檔案盡管優(yōu)點很多，但存在很多不盡人意的地方。主要表現(xiàn)在:第一電子檔案降低了檔案的基本價值，電子檔案易于更改而不留痕跡，這讓人們對電子檔案的真實性受到質疑，檔案的可信度下降。第二鑒定電子檔案原始性的困難加大，鑒定紙質檔案的原始記錄可采用“原件”來進行比較鑒定，而電子檔案由于其信息和載體可以分離，鑒定工作變得相對復雜，涉及到的學科領域多、知識多、難度大，一般檔案工作人員無法進行鑒定;第三電子檔案均不能直接識別，要靠電子設備和軟件支持才能還原檔案的內容。現(xiàn)在的技術和設備更新得快，若干年后找不到與形成電子檔案時期匹配的硬件和軟件，就會使大量的電子檔案讀不出來而形成歷史黑洞。第四電子檔案的載體不穩(wěn)定不具備永久保存的條件，且電子檔案的安全可靠性也比較差。此外，電子檔案的管理需要高素質的檔案管理人員，檔案管理部門必須考慮要有雄厚的技術力量和足夠的資金來維持電子檔案的管理〔1〕。

電子檔案和紙質檔案并存關系的比較

目前在計算機上建立了檔案存儲系統(tǒng)，實現(xiàn)了檔案管理工作收集、整理、鑒定、保管、編目和檢索、編輯、統(tǒng)計等重要環(huán)節(jié)的計算機化。加之先進的現(xiàn)代化辦公設備使紙質檔案數(shù)字化、電子檔案紙質化。在高新技術不斷發(fā)展的影響下，電子檔案與紙質檔案將會長期并存。例如，凌源市檔案館于2022年7月至11月，共接收市直，鄉(xiāng)鎮(zhèn)77個單位檔案2萬多卷進館工作順利結束，檔案館接收紙質檔案仍然是主流。電子檔案和紙質檔案并存是必然的，表現(xiàn)在:其一電子檔案和紙質檔案同為信息載體，但性能不同。紙質檔案的信息和載體是不可分離的，具有直讀性、直觀性、憑證。而電子檔案信息和載體是可分離的，文件內容必須由相應的電子設備和軟件來顯示。其二電子檔案和紙質檔案都具有憑證作用。但在原始屬性上卻存在差異。紙質檔案一般都有文件形成者的筆跡、單位印章、領導簽發(fā)等標識，反映了人們實踐活動的真實歷史面貌;電子檔案非常容易在計算機上增刪、修改，且不留修改的痕跡，利用者對其難辨真?zhèn)危菀滓l(fā)糾紛，原始性差。其三電子檔案和紙質檔案同為存貯信息的物質，但保存壽命的長短不同。紙質檔案的保管壽命可達上千年，而電子檔案的保存壽命卻相對短(電子文件載體材料的壽命一般僅為5～15年)。即使保護環(huán)境良好，其記錄內容也容易自行消失或受到損害，造成歷史記憶的消失。還有紙質檔案和電子檔案并存，也能解決檔案信息安全性問題，二者相互補充。如容易受到黑客的攻擊、不良電子信息的侵入、為避免此類隱患的發(fā)生，檔案管理部門要進行計算機管理軟件的開發(fā)、對電子檔案進行加密保存，限制電子檔案的使用者權限，防止非法入侵行為;加強網絡認證技術和病毒防御技術用以保障電子檔案的安全?？傊?，電子檔案與紙質檔案相互促進。電子檔案管理可以推動紙質檔案管理的變革，使檔案實體管理的簡化〔2〕。

檔案信息保護方面的比較

紙質檔案和紙質檔案在檔案信息保護方面有許多同點。表現(xiàn)在以下五個方面:首先是保護目的相同，二者都是為了最大限度地延長檔案壽命，保證檔案內容的真實、可靠、完整、可讀。其次二者均是保護檔案信息，包括檔案信息記錄方式的保護、檔案信息載體的保護、檔案信息內容的保護等等。第三，都要考慮對檔案信息所造成威脅的人為因素和自然因素并加以防范。第四都可以采用“雙套制”歸檔進行保護，即將紙質檔案電子化、電子檔案紙質化進行“雙套制”保存，進而用以保證電子檔案信息的原始憑證作用和電子檔案信息的完整、真實、長期可讀。第五電子檔案和紙質檔案都重視檔案信息中涉及到的個人隱私、知識產權等問題，使利用檔案和保護權利人權利協(xié)調一致〔3〕。紙質檔案和電子檔案在檔案信息保護方面的不相同點。表現(xiàn)為:第一紙質檔案中的信息是人工不能識讀的，電子檔案的形成依賴計算機軟件和硬件環(huán)境，因此對電子檔案中信息的保護還要包括對其產生的軟件和硬件系統(tǒng)予以保護。第二紙質檔案記錄的內容和載體是不可分割的，保護了檔案的載體及其記錄材料就完成了檔案信息的保護任務。而電子檔案保護是一種動態(tài)的保護，電子檔案信息的安全和保護要依賴于形成電子檔案的數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)等相關因素，并且通過不斷采集相應的背景信息來完成對信息的保護和確認。第三電子檔案的載體是磁性的，對其信息保護時，需要避免機械振動、注意遠離磁場和防治電腦病毒。第四紙質檔案信息保護的成本要比電子檔案信息保護的成本低得多，紙質檔案保護的費用相對來說比較固定。而電子檔案信息的保護要貫穿在它的生命周期的全過程之中，必須借助于計算機的軟件和硬件設備，所以它的保護費用的構成就比較復雜。還要求管理電子檔案的人員要比管理紙質檔案人員的知識水平、業(yè)務能力、技術水平要高得多。第五，紙質檔案信息安全保護的開始時間要晚于電子檔案，電子檔案在形成階段就必須對其中的信息予以保護。而對紙質檔案信息的保護，檔案部門只有在檔案入館(室)后才開始對其采取保護措施，來保證紙質檔案信息的安全。

結論

通過以上比較，紙質檔案和電子檔案都具有自身的優(yōu)點和缺陷，就紙質檔案來說，它的優(yōu)點在于體現(xiàn)了檔案的本質屬性—原始記錄性。它所記錄的信息不易被修改，具有憑證參考價值，是第一手資料。但是檔案價值的體現(xiàn)在于利用，電子檔案不用對檔案原件進行保護，而紙質檔案保管條件要求高和保管任務較重，電子檔案作為一種新型載體，在保護了紙質檔案原件的同時也方便了利用，而且轉播速度快，不受時空限制，隨時隨地可以利用。但是電子檔案易復制修改和刪除且不易被發(fā)現(xiàn)，使得真實性、可靠性大大降低。從目前的運作形式看，電子檔案與紙質檔案在