辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)

辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)第3章辦公中的文字和表格處理《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案2【本章內(nèi)容介紹】本章介紹了辦公中文字和表格處理的基本知識(shí)通過(guò)一個(gè)簡(jiǎn)單、實(shí)用的“招錄公務(wù)員通知”文檔為例，講解了從文本錄入、內(nèi)容編輯、格式排版、頁(yè)面設(shè)置一直到打印操作、網(wǎng)上發(fā)布的文檔處理過(guò)程以制作“通知”公文為例介紹了公文向?qū)е谱鞴牡姆椒?，并介紹了公文處理的基本規(guī)范以制作“報(bào)考簡(jiǎn)章”為例，介紹了復(fù)雜文檔制作的相關(guān)知識(shí)通過(guò)制作招錄職位表、報(bào)名登記表講解了辦公中各種表格的制作方法?！掇k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案3【本章主要知識(shí)點(diǎn)】文檔的錄入、編輯和排版文檔的頁(yè)面設(shè)置與打印操作利用向?qū)е谱鬓k公公文大綱視圖的使用多級(jí)標(biāo)題符號(hào)的設(shè)置樣式的設(shè)置與使用規(guī)則文字表格的制作復(fù)雜文字表格的制作利用Excel制作表格《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案43.1文字處理工作概述3.1.1文字處理及其文字處理軟件下圖描述了辦公中計(jì)算機(jī)文字處理的基本工作過(guò)程?！掇k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案5文字處理軟件的主要功能1．文件存儲(chǔ)2．內(nèi)容編輯3．簡(jiǎn)單排版4．輸入校驗(yàn)5．輸出6．提供輸入／輸出接口7．對(duì)象的嵌入與鏈接《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案63.1.2文字處理軟件的操作流程圖3-2文檔處理操作流程《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案73.2本章實(shí)例效果說(shuō)明1圖3-3通知公文的正文效果《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案83.2本章實(shí)例效果說(shuō)明2圖3-4附件1：“報(bào)名與考錄簡(jiǎn)章”頁(yè)面效果《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案93.2本章實(shí)例效果說(shuō)明3圖3-5附件2：“錄用職位表”表格效果《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案103.2本章實(shí)例效果說(shuō)明4圖3-6附件3：“報(bào)名登記表”表格效果《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案113.2本章實(shí)例效果說(shuō)明5圖3-7附件4：“報(bào)名推薦表”表格效果《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案123.2本章實(shí)例效果說(shuō)明6圖3-8附件5：“各市報(bào)名信息匯總表”表格效果《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案133.3利用一般文檔處理流程制作“招錄通知”3.3.1啟動(dòng)Word并作相關(guān)設(shè)置1．啟動(dòng)Word軟件2．工具欄的設(shè)置（1）工具欄簡(jiǎn)介（2）將并列的“常用”工具欄與“格式”工具欄分開(kāi)（3）工具欄的顯示或隱藏《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案143.3.2文字和符號(hào)的錄入1．選擇漢字輸入方法2．文本內(nèi)容的輸入3．特殊符號(hào)的錄入4．文檔錄入后的聯(lián)機(jī)校對(duì)《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案153.3.3文檔內(nèi)容的編輯和保存1．光標(biāo)定位2．選定文本（1）選擇內(nèi)容較少并且不是整段的選?。?）選擇內(nèi)容多但不是全文時(shí)的選?。?）使用看不見(jiàn)的選擇欄（4）利用快捷鍵操作選?。?）文檔內(nèi)容的擴(kuò)展選?。?）選定的簡(jiǎn)化《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案163.3.3文檔內(nèi)容的編輯和保存3．修改文本技巧4．復(fù)制、移動(dòng)、刪除文本（1）利用快捷鍵（2）菜單方法（3）工具欄按鈕方法（4）鼠標(biāo)拖動(dòng)方法5．“選擇性”粘貼的作用6．撤消和恢復(fù)操作《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案173.3.4字體與段落格式排版《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案183.3.5文檔的頁(yè)面設(shè)置1．設(shè)置紙張大小和方向2．調(diào)整頁(yè)邊距3．設(shè)置頁(yè)眉、頁(yè)腳不同以及垂直對(duì)齊方式4．確定每頁(yè)中的行數(shù)和每行的字符數(shù)《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案193.3.6打印效果的預(yù)覽《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案203.3.7文檔的打印輸出1．打印操作的基本步驟2．打印操作的其他方式（1）文檔的快速打印（2）一次連續(xù)打印多篇文檔（3）“打印”對(duì)話框中其他常用項(xiàng)目設(shè)置3．文檔打印操作時(shí)的相關(guān)問(wèn)題（1）打印功能選項(xiàng)和設(shè)置打印機(jī)屬性設(shè)置（2）暫停和終止打印《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案213.3.8文檔的網(wǎng)上發(fā)布《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案223.4辦公文字處理規(guī)范及其公文向?qū)?yīng)用

3.4.1辦公室文字處理的基本規(guī)范1．公文種類(lèi)2．公文格式3．公文用紙4．公文用字5．公文書(shū)寫(xiě)3.4.2利用公文向?qū)е谱髡袖浲ㄖ摹掇k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案233.5制作“報(bào)考簡(jiǎn)章”復(fù)雜文檔3.5.1Word視圖方式簡(jiǎn)介3.5.2利用大綱視圖輸入報(bào)考簡(jiǎn)章的各級(jí)標(biāo)題《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案243.5.3復(fù)雜文檔的文字快速錄入技巧1．借助外部設(shè)備2．自己定義新詞3．利用自動(dòng)圖文集4．善于使用自動(dòng)更正5．巧妙利用替換功能6．掌握一些漢字輸入方法的使用技巧《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案253.5.4編號(hào)和項(xiàng)目符號(hào)的設(shè)置《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案263.5.5樣式的應(yīng)用與管理1．樣式的基本知識(shí)2．直接套用樣式3．新建樣式4．使用自己新建的樣式5．修改樣式6．樣式的管理《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案273.6電子表格處理概述3.6.1電子表格類(lèi)型劃分和制作軟件選取表3-2辦公用電子表格的常見(jiàn)類(lèi)型類(lèi)型詳細(xì)分類(lèi)舉例1文字表格11規(guī)則的文字表格日程安排表、假日值班表等12復(fù)雜的文字表格求職簡(jiǎn)歷表、項(xiàng)目審批表等2數(shù)字表格21數(shù)字不參與運(yùn)算出貨單、發(fā)貨單等22數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表商品銷(xiāo)售統(tǒng)計(jì)表、損益表等23數(shù)據(jù)庫(kù)格式表格學(xué)生成績(jī)表、公司銷(xiāo)售表等24數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)表格有各個(gè)月份數(shù)據(jù)表格組成的年度考勤表《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案28電子表格制作軟件選取1．規(guī)則的文字表格用Word中的“插入表格”方法或者直接利用Excel填表完成。2．單元格懸殊的復(fù)雜文字表格，利用Word的“繪制表格”方法制作。3．形狀雖然很不規(guī)則，但可明顯看出大的單元格是由小的單元格組合而成，適宜于用Excel制作，大的單元格可通過(guò)選取單元格區(qū)域，然后“合并居中”來(lái)實(shí)現(xiàn)。4．包含大量數(shù)字并且需要進(jìn)行公式、函數(shù)運(yùn)算的表格最好使用Excel制作。5．?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表和數(shù)據(jù)庫(kù)表格適合使用Excel制作，其中利用Excel制作數(shù)據(jù)庫(kù)表格并進(jìn)行數(shù)據(jù)處理將在下一章進(jìn)行詳細(xì)介紹?！掇k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案293.6.2電子表格的常用術(shù)語(yǔ)和通用操作1．表格的創(chuàng)建2．表格整體的縮放與移動(dòng)3．表格行高、列寬的調(diào)整與斜線表頭設(shè)置4．表格中單元格的拆分與合并5．表格邊框與底紋背景的設(shè)置6．表格中單元格、行、列的編輯7．表格單元格中文字的對(duì)齊方式設(shè)置8．表格中的排序與公式計(jì)算9．表格與文本的轉(zhuǎn)換操作10．拆分與合并表格《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案303.7利用WORD的插入表格法制作規(guī)則的錄用職位表（具體內(nèi)容參見(jiàn)教材27）《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案313.8利用WORD的繪制表格法制作稍復(fù)雜的報(bào)名登記表1．制作表格標(biāo)題2．繪制表格3．合并與拆分單元格4．調(diào)整表格的整體形狀5．表格中文字的編排6．設(shè)置表格外框線的粗線效果《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案323.9利用EXCEL制作報(bào)名匯總表3.9.1表格框架的建立3.9.2表格格式的設(shè)置1．標(biāo)題的跨列居中設(shè)置2．單元格中文字格式的設(shè)置3．表格邊框線的設(shè)置3.9.3表格的頁(yè)面設(shè)置1．“頁(yè)面”選項(xiàng)卡2．“頁(yè)邊距”選項(xiàng)卡3．“頁(yè)眉／頁(yè)腳”選項(xiàng)卡4．“工作表”選項(xiàng)卡3.9.4表格的打印預(yù)覽3.9.5表格的打印輸出《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案33小結(jié)在辦公事務(wù)中，文字和表格處理是經(jīng)常進(jìn)行的兩種操作。本章通過(guò)辦公實(shí)踐中的一個(gè)“招錄公務(wù)員考試”綜合實(shí)例，詳細(xì)介紹了辦公中文字處理和表格處理的基本知識(shí)和具體操作方法。主要內(nèi)容包括：文字處理的工作流程以及辦公公文的規(guī)范處理方法；文檔處理中的錄入、編輯、排版、頁(yè)面設(shè)置與打印操作；利用向?qū)е谱鬓k公公文；復(fù)雜文檔制作中的大綱視圖運(yùn)用、多級(jí)標(biāo)題符號(hào)的設(shè)置、樣式的使用等；規(guī)則文字表格的制作，復(fù)雜文字表格的制作以及利用Excel制作表格的方法。通過(guò)本章的學(xué)習(xí)，讀者可以達(dá)到能夠熟練進(jìn)行辦公業(yè)務(wù)管理中文字處理和表格處理工作，對(duì)日常工作中像公告文件、工作計(jì)劃、年度總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、科研論文等文檔能夠進(jìn)行嫻熟的輸入、編輯、排版和打印操作；對(duì)于各種工作日程表、節(jié)假日值班表、報(bào)名登記表、銷(xiāo)售信息匯總表等各種格式的表格能夠熟練編排和制作?！掇k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案34習(xí)題一、填空1．在Word文檔中要選擇一個(gè)矩形區(qū)域，應(yīng)該在拖動(dòng)鼠標(biāo)的同時(shí)按住______鍵。2．在Word中可以利用文檔左側(cè)的選擇區(qū)來(lái)選擇文本，方法為：?jiǎn)螕艨梢赃x擇___________，雙擊可以選擇___________，三擊可以選擇___________。3．選擇全部文檔內(nèi)容有三種方法，分別是_________、_______和_______________。4．將一篇文檔中多處都出現(xiàn)的縮略詞“OA”全部修改為“辦公自動(dòng)化”的方法為_(kāi)_____________________。5．將選擇的文本的字體格式或段落格式復(fù)制到其它文字或段落中，應(yīng)該使用Word“常用”工具欄上的___________按鈕，單擊它可以___________。雙擊可以___________。6．在應(yīng)用Word編輯含有英文的文檔，如果出現(xiàn)單詞拼寫(xiě)錯(cuò)誤，則英文單詞下面自動(dòng)加上___________；如果有語(yǔ)法錯(cuò)誤，則英文句子被自動(dòng)加上___________。7．可以通過(guò)選擇菜單項(xiàng)“___________|___________”打印當(dāng)前文檔。8．某個(gè)文檔基本頁(yè)面是縱向的，如果其中某一頁(yè)需要橫向頁(yè)面，則應(yīng)該______。9．在Word中，當(dāng)前文檔的總頁(yè)數(shù)和當(dāng)前頁(yè)的頁(yè)號(hào)顯示在窗口的______位置。10．在Excel中，要實(shí)現(xiàn)表格標(biāo)題的跨列居中，應(yīng)該單擊____工具欄上的_____按鈕?！掇k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案35二、判斷1．在Word中，一段文本內(nèi)容錄完后，最好馬上就進(jìn)行排版。（）2．在Word環(huán)境下，文檔只能以“DOC”為擴(kuò)展名進(jìn)行保存。（）3．按Del鍵和使用“編輯”菜單下的“剪切”命令，都能夠?qū)⑦x定的內(nèi)容刪除，因此這是兩個(gè)完全等效的操作。（）4．在Word中創(chuàng)建的表格在打印時(shí)肯定帶有邊框線。（）5．Excel表格的單元格中顯示的內(nèi)容與單元格的格式無(wú)關(guān)。（）《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案36三、簡(jiǎn)答題1．請(qǐng)說(shuō)出文字處理的工作流程以及各個(gè)步驟的主要工作。2．文檔錄入應(yīng)該注意什么原則？3．文檔中特殊符號(hào)的錄入有幾種方法？分別如何操作？4．在長(zhǎng)文檔編排中，為了加快文字輸入的速度，可以采取哪些技巧？5．一篇文檔共3頁(yè)，正文內(nèi)容有12個(gè)自然段。請(qǐng)說(shuō)出在下列情形下選擇文本的最快方法：A.第3段內(nèi)容的最后3句；B.從第2段到倒數(shù)第2段；C.最后3段；D.全文。6、如何利用“替換”功能將一篇文檔中多處出現(xiàn)的“辦公自動(dòng)化”詞語(yǔ)用一種特殊格式設(shè)置（比如設(shè)置為紅色、粗體、黑體、雙下劃線）？7．怎樣打印Word一篇文檔中的第1到5頁(yè)，以及第7、9、13頁(yè)的內(nèi)容？8．在Word中如何打印文檔中的某一部分（如一個(gè)段落或圖片等）內(nèi)容？9．在Word中，如何進(jìn)行項(xiàng)目符號(hào)和編號(hào)的設(shè)置？10.請(qǐng)說(shuō)明表格處理中的通用操作以及電子表格制作時(shí)的軟件選取原則?！掇k公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案37四、應(yīng)用題1．請(qǐng)自行將本章的實(shí)例文檔全部操作一遍。2．觀察習(xí)題圖3-1排版效果，模仿制作該文檔，操作中注意文字和符號(hào)的錄入方法原則，字體、段落格式設(shè)置，并適當(dāng)進(jìn)行頁(yè)面效果設(shè)置。習(xí)題圖3-1《辦公自動(dòng)化實(shí)用技術(shù)》電子教案383．根據(jù)本書(shū)第一章的內(nèi)容，模仿本書(shū)的編寫(xiě)風(fēng)格進(jìn)行復(fù)雜的長(zhǎng)文檔練習(xí)，不需要