公司企業(yè)物資采購管理規(guī)定制度通用版

物資采購管理制度為了規(guī)范含能公司的物資采購行為，控制采購成本，加強(qiáng)對(duì)采購的監(jiān)督管理，按照科學(xué)有效、公開公正、比質(zhì)比價(jià)、監(jiān)督制約的原則，特制定本制度。

第一條目的本制度是公司采購重要物資、一般物資、輔助物資以及其它開發(fā)新產(chǎn)品、新工藝所需物資過程中的決策、質(zhì)量檢驗(yàn)和價(jià)格監(jiān)督等行為的基本規(guī)范。

第二條物資需求(采購)計(jì)劃的分類1、月度（臨時(shí)）物資需求計(jì)劃單（見附件）。2、月度（臨時(shí)）物資采購計(jì)劃單（見附件）。第三條采購工作應(yīng)遵循的原則與方式（一）采購原則：1、執(zhí)行詢議價(jià)原則。物資采購要貨比三家，擇中選優(yōu)，臨時(shí)性應(yīng)急購買的物品除外；2、供方評(píng)定原則，對(duì)供貨商進(jìn)行評(píng)估、評(píng)價(jià)；3、職責(zé)分離原則，采購人員不得參與物資檢查驗(yàn)收；4、一致性規(guī)定，采購的物品必須與采購單所列要求的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量相一致，取得的發(fā)票與采購物品一致。5、秉公辦事、維護(hù)公司利益原則。（二）采購方式：1、招標(biāo)采購；2、固定廠商、長期報(bào)價(jià)采購；3、即時(shí)詢價(jià)采購。（三）付款方式及保證金標(biāo)準(zhǔn)：正常采購付款方式分為（不包括非標(biāo)類設(shè)備）：1、先預(yù)付部分款項(xiàng)，貨到后付全部款項(xiàng)；2、貨到憑發(fā)票報(bào)銷付款；3、貨到后分期付款；4、貨到延期付款。5、采購時(shí)預(yù)付全部貨款。非標(biāo)類設(shè)備采購付款方式：1、需組裝類設(shè)備付款方式為先預(yù)付30%款項(xiàng)；組裝進(jìn)度進(jìn)行到50%時(shí)，付30%款項(xiàng)；完成組裝驗(yàn)收合格后，付30%款項(xiàng)；剩余10%尾款做為設(shè)備保證金，質(zhì)保期滿后支付尾款。2、無需組裝類設(shè)備付款方式為先預(yù)付30%款項(xiàng)，到廠驗(yàn)收合格后付60%款項(xiàng)，剩余10%尾款做為設(shè)備保證金，質(zhì)保期滿后支付尾款。3、保證金以設(shè)備采購合同總金額作為計(jì)算依據(jù)。第四條采購計(jì)劃請(qǐng)購和實(shí)施

（一）提出與確認(rèn)：當(dāng)月物資需求計(jì)劃由需求部門于上一月26日前提供給采購部，采購部據(jù)此編制月采購計(jì)劃，并于28日前上報(bào)財(cái)務(wù)部。物資需求（采購）計(jì)劃單內(nèi)容包括申請(qǐng)部門、物品名稱、規(guī)格型號(hào)、用途、庫存數(shù)量、需求數(shù)量、單位、單價(jià)、金額、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等內(nèi)容。所有計(jì)劃單均需要由部門主管及主管副總簽字確認(rèn)方可實(shí)施。（二）選擇采購渠道，上報(bào)采購價(jià)格，進(jìn)行財(cái)務(wù)審價(jià)。采購部接到經(jīng)批準(zhǔn)的《月度物資采購計(jì)劃單》，查閱《物資供應(yīng)商登記臺(tái)帳》和其它有關(guān)資料后，根據(jù)采購物資的緩急程度，參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，由采購經(jīng)辦人員進(jìn)行詢價(jià)、議價(jià)以及對(duì)有關(guān)物資的質(zhì)量、付款方式等內(nèi)容洽談完成后，對(duì)廠商的報(bào)價(jià)資料進(jìn)行整理，主要生產(chǎn)材料填寫《采購物資價(jià)格審核表》，主要材料包括鎢、鎳、鐵、鈷、硬脂酸、剛玉砂、液氨；其他物資填寫《采購目錄價(jià)格審核表》，將報(bào)表上交財(cái)務(wù)部審價(jià)人員。審價(jià)人員于2-3個(gè)工完日成詢價(jià)和價(jià)格確認(rèn)并反饋采購部門，具體比質(zhì)比價(jià)要求參見《比質(zhì)比價(jià)采購價(jià)格管理辦法》。簽定采購合同，確認(rèn)購貨事宜。采購部接到審價(jià)反饋后，根據(jù)審價(jià)人員出具的限額標(biāo)準(zhǔn)，選定供貨廠家，簽定采購合同，準(zhǔn)備購貨事宜，確保按需到貨。第五條質(zhì)量驗(yàn)證與檢驗(yàn)質(zhì)量部負(fù)責(zé)對(duì)采購物資進(jìn)行質(zhì)量驗(yàn)證（設(shè)備采購由技術(shù)部配合檢驗(yàn)），采購物資未經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)合格不得辦理正式入庫手續(xù)和結(jié)算手續(xù)。各種生產(chǎn)用物資進(jìn)廠后，由收貨倉庫按其質(zhì)量、名稱、類別狀況進(jìn)行標(biāo)識(shí)。不合格物資由倉庫管理員上報(bào)采購部按有關(guān)規(guī)定處理。嚴(yán)重不合格的物資要求全部退貨，嚴(yán)禁進(jìn)入生產(chǎn)過程。第六條物資驗(yàn)收入庫結(jié)算程序采購物資到場后，對(duì)采購物資進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn)證，檢驗(yàn)或驗(yàn)證合格后物資登記入庫。采取預(yù)付款方式的采購物資，由采購人員憑《采購合同》，經(jīng)各相關(guān)審批人員審核批準(zhǔn)后辦理預(yù)付款手續(xù)。采取除預(yù)付款方式之外的方式付款的采購物資，在采購物資到現(xiàn)場驗(yàn)收合格入庫后，由采購人員憑《采購合同》、《入庫單》，以及購貨發(fā)票根據(jù)公司財(cái)務(wù)報(bào)銷的有關(guān)規(guī)定經(jīng)各相關(guān)審批人員審核批準(zhǔn)后辦理報(bào)銷付款手續(xù)。第七條規(guī)定要求(一)物資需求信息傳遞規(guī)定：1、物資需求使用部門必須在《月度（臨時(shí)）物資需求計(jì)劃單》上將所需物資的相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要求說明，特別是物品名稱、規(guī)格、型號(hào)以及對(duì)采購物資的其它特殊要求填寫具全。2、所需物資需試用后方能結(jié)算付款的，物資需求單位應(yīng)《月度（臨時(shí)）物資需求計(jì)劃單》上注明相關(guān)事項(xiàng)。3、物資需求部門需要對(duì)所需物資的規(guī)格或數(shù)量進(jìn)行變更時(shí)，必須立即通知采購部，雙方協(xié)商積極配合處理好有關(guān)事宜。(二)物資采購規(guī)定：1、采購部必須按照“質(zhì)量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產(chǎn)經(jīng)營”為目的，切實(shí)做好物資的采購供應(yīng)工作。2、采購部要嚴(yán)格遵守供貨商評(píng)定規(guī)定，通過“同等條件，質(zhì)優(yōu)優(yōu)選、價(jià)低優(yōu)選、近處單位優(yōu)選、老供貨單位優(yōu)選、直接生產(chǎn)單位優(yōu)選、信譽(yù)好單位優(yōu)選”的方式，綜合考慮“質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)”四個(gè)方面的內(nèi)容前提下，做好物資供應(yīng)商的考察選擇工作。對(duì)同類的重要物資和一般物資，應(yīng)至少選擇三家合格的供方，并保存合格供方的質(zhì)量記錄。3、若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資采購，采購部應(yīng)及時(shí)通知物資需求部門，雙方積極協(xié)商處理好有關(guān)事宜。(三)采購物資驗(yàn)收入庫、出庫規(guī)定：1、采購物資到現(xiàn)場后，必須經(jīng)質(zhì)檢部門檢驗(yàn)或驗(yàn)證合格后方可入庫。2、對(duì)于經(jīng)檢驗(yàn)或驗(yàn)證不合格的采購物資，倉庫管理員通知采購部，由采購部與供貨商進(jìn)行協(xié)商，采取退貨、換貨或索賠措施。3、各需求部門在物資驗(yàn)收合格后按部門使用情況到倉庫辦理領(lǐng)料出庫手續(xù)。(四)采購物資付款規(guī)定：下列情況應(yīng)拒絕支付采購款項(xiàng)：1、與《采購合同》或《采購物資價(jià)格審核表》規(guī)定的付款方式或付款金額不一致的款項(xiàng)。2、質(zhì)檢部門未在《入庫單》上簽字的款項(xiàng)。3、《入庫單》中列出的采購物資的數(shù)量、品種與《采購合同》不符的款項(xiàng)。(五)采購紀(jì)律規(guī)定：1、各物資需求使用部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營管理需要，本著“節(jié)約、降本”的原則提報(bào)物資需求采購計(jì)劃，對(duì)任何亂報(bào)計(jì)劃、鋪張浪費(fèi)甚至違規(guī)違紀(jì)提報(bào)物資需求采購計(jì)劃的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2、物資采購經(jīng)辦人員必須盡職盡責(zé)，堅(jiān)持原則，秉公辦事，切實(shí)維護(hù)公司的利益，保障公司采購成本的最低化、采購質(zhì)量的最優(yōu)化、采購效率的最快化。3、采購人員必須遵守公司規(guī)章制度的規(guī)定，按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)采購，任何人不得私自訂購和盲目進(jìn)貨。4、采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。任何人不得在物資采購過程中私下收受回扣或酬金。5、采購人員必須樹立服務(wù)意識(shí)，急生產(chǎn)經(jīng)營所急，想生產(chǎn)經(jīng)營所想，任何人不得無故積壓或拖延采購及相關(guān)工作。6、為掌握瞬息萬變的市場經(jīng)濟(jì)商品信息，如價(jià)格行情等，采購人員必須經(jīng)常自覺學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，提高業(yè)務(wù)工作的能力，以保證及時(shí)、保質(zhì)保量地做好物資供應(yīng)工作。(六)售后服務(wù)規(guī)定：對(duì)于采購部在簽定購買合同時(shí)，要明確服務(wù)約定。采購物資在投用前需廠家進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)的，由采購部負(fù)責(zé)聯(lián)系。對(duì)于在使用過程中(保質(zhì)期內(nèi)、正常使用條件下)出現(xiàn)的質(zhì)量問題，由采購部在規(guī)定時(shí)間內(nèi)協(xié)調(diào)解決。第八條責(zé)任說明所有從事物資采購的人員都必須遵紀(jì)守法，廉潔奉公。認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司關(guān)于物資采購管理的文件，認(rèn)清自己的責(zé)任，團(tuán)結(jié)協(xié)作，互相監(jiān)督，共同把公司的物資采購工作做好。對(duì)違反本制度弄虛作假、以權(quán)謀私、帳外暗中收受回扣和收受賄賂的人員，將根據(jù)情節(jié)輕重給予處罰，直至行政處分或依法追究刑事責(zé)任。本制度自發(fā)布之日起立即執(zhí)行。物資供應(yīng)采購管理規(guī)定(一)部管工程項(xiàng)目、省管工程項(xiàng)目的物資供應(yīng)，包括訂貨、清關(guān)、運(yùn)輸及其他服務(wù)工作由市局物資管理處配合中國郵電器材總公司及郵電器材公司工作。(二)為保證全網(wǎng)的通信質(zhì)量，便于集中監(jiān)控維護(hù)管理，對(duì)集中管理通信產(chǎn)品的技術(shù)規(guī)范和選型，原則上在省局指定的范圍內(nèi)，結(jié)合本市的特點(diǎn)，由市局科技處負(fù)責(zé)會(huì)同業(yè)務(wù)部門、物資處等相關(guān)部門一起選定適應(yīng)市通信市場和通信網(wǎng)絡(luò)特點(diǎn)的設(shè)備，擇優(yōu)選定生產(chǎn)廠家和供貨商。(三)對(duì)省局規(guī)定集中管理的通信產(chǎn)品，由市局集中向省局或供應(yīng)商訂購，由市局簽訂合同，并負(fù)責(zé)合同實(shí)施，各單位要積極配合。各郵電單位要將計(jì)劃提前報(bào)市局物資管理處，物資管理處匯總平衡后會(huì)同其他相關(guān)處室進(jìn)行審核后呈報(bào)省局。任何單位不得越級(jí)向省局訂購，更不能擅自在市場上采購。(四)集中管理范圍內(nèi)的通信產(chǎn)品的采購一律由市局統(tǒng)一組織，并按以下三種情況分類實(shí)施：1.對(duì)于通信基建工程項(xiàng)目，市局根據(jù)本市的通信發(fā)展規(guī)劃制定全局的年度工程計(jì)劃，集中申報(bào)市或省計(jì)劃立項(xiàng)，在項(xiàng)目批準(zhǔn)立項(xiàng)后，要盡快制定實(shí)施時(shí)間表。通信基建工程要嚴(yán)格按照建程序?qū)嵤Ｔ谀骋豁?xiàng)目的可行性報(bào)告得到有關(guān)主管部門批準(zhǔn)后，由科技處負(fù)責(zé)制定技術(shù)范書，市局要盡快成立該項(xiàng)目工作小組。一般情況下項(xiàng)目工作小組由總工程師擔(dān)任組長，必要時(shí)也可由分管局長擔(dān)任，為了方便開展工作，總工可根據(jù)情況委托副總工程師或其他領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，工作小組由科技處、基建處、物資處、計(jì)財(cái)處、電信處或郵政處、使用單位等派人組成。項(xiàng)目工作小組要盡快制訂項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃、方案，報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后開始實(shí)施。項(xiàng)目或設(shè)備的招標(biāo)書、技術(shù)規(guī)范書、詢價(jià)書或類似的信件必須由組長簽字后方可發(fā)出，項(xiàng)目工作小組要認(rèn)真做好設(shè)備采購的計(jì)劃、詢價(jià)、選型、談判、簽定合同等工作。合同簽訂后，物資處應(yīng)負(fù)責(zé)設(shè)備采購或引進(jìn)的合同審批、支付、運(yùn)輸、清關(guān)、設(shè)備到貨驗(yàn)收、售后服務(wù)以及合同的執(zhí)行管理工作。2.對(duì)于屬工程配套用的或是更新改造項(xiàng)目需要的，或者是設(shè)備維修用的設(shè)備或配件，使用單位應(yīng)提前一個(gè)季度向市局物資處報(bào)計(jì)劃。通信工程、設(shè)備維護(hù)、搶修中急需的數(shù)量較少的配件、設(shè)備可在征得市局物資處同意的前提下，各使用單位直接向有關(guān)單位采購，訂購合同要在物資處備案。合同的內(nèi)容、設(shè)備的型號(hào)、價(jià)格及其他條件要符合有關(guān)的規(guī)定，必要時(shí)，科技處、物資處及專業(yè)室可不定期組織檢查。3.對(duì)移動(dòng)電話手機(jī)、計(jì)算機(jī)終端、調(diào)制解調(diào)器及其他終端設(shè)備，各使用、銷售單位提前一個(gè)季度報(bào)計(jì)劃給市物資處，由市局物資處匯總各需要單位所報(bào)計(jì)劃后，根據(jù)進(jìn)貨價(jià)低于省局確定的最高限額售價(jià)、“三證”齊全的原則，集中采購，統(tǒng)一進(jìn)貨的渠道。(五)市局計(jì)財(cái)處應(yīng)參與設(shè)備采購的計(jì)劃制定，并負(fù)責(zé)所有合同的資金統(tǒng)籌和操作管理，所有通信物資的采購、引進(jìn)，必須在明確了資金來源(利用外資或自籌、貸款)和支付計(jì)劃的情況下，方可開始進(jìn)行商務(wù)談判。重要合同的商務(wù)談判，計(jì)財(cái)處要派人參加。物資處負(fù)責(zé)所有合同的商務(wù)結(jié)算工作，各使用單位應(yīng)按項(xiàng)目的支付計(jì)劃提前十天將相關(guān)款項(xiàng)付給物資處。未經(jīng)同意，各單位不得將合同款直接付給省局指定部門或代理商、供應(yīng)商。(六)為了調(diào)動(dòng)各單位參與統(tǒng)一組織訂貨的積極性，以達(dá)到利益共享，提高總體效益的目的，按照省局的規(guī)定返回的通過規(guī)模訂貨得到的優(yōu)惠數(shù)，在扣除合理的操作費(fèi)用后，40%留在市局，60%返回各訂貨單位。(七)在物資采購過程中，各單位要嚴(yán)肅、認(rèn)真地執(zhí)行郵電部、省局、市局的各項(xiàng)管理規(guī)定和外事工作紀(jì)律。參加物資采購的人員要嚴(yán)格自律，加強(qiáng)法制觀念，自覺抵制不正之風(fēng)，任何人不得私下收受回扣或酬金。無論是技術(shù)、商務(wù)談判，要保證參加人數(shù)不少于兩人。參與合同談判的各相關(guān)部門，既要明確分工、明確責(zé)任、互相配合，還要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用，確保企業(yè)的利益不受損害。有關(guān)價(jià)格、選型及其他重要的技術(shù)、商務(wù)談判，無論合同大小，一律要求有兩個(gè)以上的部門派人參加。(八)各單位要根據(jù)省局的《規(guī)定》和實(shí)施細(xì)則以及本補(bǔ)充規(guī)定的內(nèi)容，認(rèn)真對(duì)本單位的貫徹執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。除上述說明