文件化信息管理

文件化信息管理流程1.目的方便管理本公司的相關(guān)文件和質(zhì)量記錄，本流程規(guī)范了公司文件和資料的制作、核定、發(fā)放、修改程序，及明確了質(zhì)量記錄的形成、標識、收集、保存、歸檔、保存、查閱和處理的要求，以方便文件的檢索查閱，證明質(zhì)量系統(tǒng)的有效運作及作為以后質(zhì)量改善和追溯的依據(jù)，并確保在質(zhì)量管理體系運行的相關(guān)部門都能使用文件的現(xiàn)行有效版本。范圍本流程文件規(guī)定了質(zhì)量體系文件中管理文件和資料的編寫、審批、發(fā)放、更改和管理要求及質(zhì)量手冊、流程文件、作業(yè)文件和質(zhì)量記錄等的控制。3.權(quán)責3.1品管部3.1.1負責保管文件和資料的原稿。3.1.2安排文件的編號。3.1.3控制文件的版本、發(fā)放、回收、修改及失效后的處理。3.2外來文件3.2.1相關(guān)客戶圖紙/資料及品質(zhì)要求由銷售部/品管部負責收集，保存。3.2.2有關(guān)供應商圖紙/資料及品質(zhì)標準/報告由采購部/品管部負責收集，保存。3.2.3與產(chǎn)品有關(guān)的圖紙/資料等相關(guān)標準由工程部/研發(fā)部/品管部負責收集，保存。3.3文件的制訂、審核與核準文件種類核準人審核制定質(zhì)量方針總經(jīng)理總經(jīng)理質(zhì)量目標總經(jīng)理總經(jīng)理管理代表質(zhì)量手冊總經(jīng)理總經(jīng)理管理代表流程文件總經(jīng)理部門負責人相關(guān)負責人作業(yè)指導書部門負責人部門負責人相關(guān)負責人注：如授權(quán)人缺席時，由其上級或指定的代理人核準。4.名詞定義4.1外來文件：指客戶/供應商提供的技術(shù)性資料、檢驗標準以及由相關(guān)部門搜集的國際/國家/行業(yè)標準、法律法規(guī)等。4.2受控文件：指受更改狀態(tài)控制的文件，確保其有效性。4.3非受控文件：指僅供參考但不受有效性管理的文件5.文件的控制5.1文件分類5.1.1本流程所稱文件，指質(zhì)量管理體系文件，包括質(zhì)量手冊、流程文件、記錄表格、作業(yè)指導書，其關(guān)系如下：方針、目標、手冊手冊描述質(zhì)量管理體系要素及其關(guān)系流程文件描述為實施質(zhì)量管理體系要素所涉及到的各部門的活動作業(yè)指導書各部門、崗位的詳細的工作文件質(zhì)量記錄對質(zhì)量管理活動過程的記錄文件5.1.2所有文件分為受控文件和非受控文件。受控文件是指經(jīng)過正式批準，具有唯一標識，受到更改控制的文件；否則即為非受控文件，公司內(nèi)部只能使用受控文件作為實施依據(jù)，非受控文件只能作為參考或發(fā)給相關(guān)方。5.2文件標準格式手冊和工作指導書根據(jù)書根據(jù)實際需要采用不同格式，流程文件應采用以下標準格式：5.2.1文件抬頭應包括下列資料，但不限于：（1）公司名稱（2）文件名稱（3）文件編號（4）文件頁碼（5）版本/版次5.2.2內(nèi)容：文件標準格式的內(nèi)容可包括下列幾項，但不限于：（1）目的（2）范圍（3）權(quán)責（4）名詞定義（5）工作程序（6）相關(guān)文件的文件和記錄均為非受控版本，不得在體系運行中使用。如需要續(xù)經(jīng)負責人確認同意，管理者代表或總經(jīng)理批準，印制紙質(zhì)文件，標識“受控”標示后發(fā)給相關(guān)人員。5.14.4收發(fā)電子郵件需按人員進行保存。5.14.5電子文件的備份由工程部統(tǒng)一負責公司電子資料備份。6.質(zhì)量記錄控制6.1記錄的形成6.1.1按文件要求由各使用部門設計和制定質(zhì)量記錄的種類、表名、格式等各項內(nèi)容6.1.2各部門在質(zhì)量管理體系運行過程中，應將所開展的活動予以記錄。6.1.3記錄填寫要字跡清晰、工整、真實、易于辨別。6.1.4記錄除采用書面形式外，還可以利用電子媒介等形式，但須標示清楚名稱、日期、編制人等各項內(nèi)容。6.2記錄的收集各部門應對本部門的質(zhì)量記錄進行管理。每一活動結(jié)束后，該活動的負責人應及時將該項記錄（書面或電子文本）交給本部門負責人，以便統(tǒng)一管理。6.3記錄的裝訂、標識和歸檔6.3.1部門記錄的負責人對質(zhì)量記錄進行標識分類，按形成的時間和順序號進行保存或建立計算機數(shù)據(jù)庫，并編制歸檔清單。6.3.2各部門實施項目、指標和方案、執(zhí)行運行控制程序產(chǎn)生的記錄，由各部門自行制定記錄格式，可充分沿用本部門原有的各類記錄表，但所記錄必須有名稱、內(nèi)容、時間、記錄人等標識。6.4記錄的保存6.4.1各使用部門負責將質(zhì)量記錄妥善保管，防止質(zhì)量記錄的丟失和損壞。6.4.2各使用部門負責將質(zhì)量記錄按《質(zhì)量記錄清單》的規(guī)定期限對本部門的質(zhì)量記錄進行保存；如《質(zhì)量記錄清單》與文件都無規(guī)定的，按以下原則處理：一般產(chǎn)品質(zhì)量類質(zhì)量記錄保存期三年，質(zhì)量體系類保存期為一至三年。人事有關(guān)質(zhì)量記錄則保存至該職工離職為止。6.4.3保存方式：各部門分開文件夾進行放置、保存。另在保存時要注意不要受潮、受損、遺失，以確保儲存的質(zhì)量。6.4.4電子記錄在電腦硬盤保存的同時，還應用硬盤備份，并做好標識，以便查閱。6.5記錄的查閱查閱各類質(zhì)量記錄均需得到相關(guān)記錄管理人員的同意，如需借閱，應及時歸還。6.6記錄的銷毀6.6.1對部門保存的質(zhì)量記錄已超出保存期限的應進行分類