文檔格式規(guī)范與文檔管理制度

文檔格式規(guī)范（參考）1.標(biāo)題分級(jí)文檔標(biāo)題一般最深到5級(jí)標(biāo)題，標(biāo)題一律設(shè)為自動(dòng)更新，表1以正文為小四號(hào)字為例說(shuō)明各級(jí)標(biāo)題格式，若正文是5號(hào)字，則字號(hào)相應(yīng)變動(dòng)。表1標(biāo)題格式列表標(biāo)題例中文字體西文字體字號(hào)首行縮進(jìn)段前段后對(duì)齊方式標(biāo)題11內(nèi)容黑體Arial小二不縮進(jìn)各0.5行居中標(biāo)題21.1內(nèi)容黑體Arial三號(hào)不縮進(jìn)各0.3行左對(duì)齊標(biāo)題31.1.1內(nèi)容黑體Arial四號(hào)不縮進(jìn)各0.2行左對(duì)齊標(biāo)題41．內(nèi)容楷體TimesNewRoman四號(hào)縮進(jìn)2字符各0.2行左對(duì)齊標(biāo)題51)內(nèi)容黑體Arial小四縮進(jìn)2字符各0.2行左對(duì)齊注：(1)使用這種方法設(shè)置標(biāo)題格式，是為了自動(dòng)生成目錄使用，一般生成到前三級(jí)。自動(dòng)生成完的目錄都會(huì)帶有鏈接，同時(shí)按下“Ctrl+Shift+F9”可以去掉該鏈接；失去鏈接后的目錄文字帶有下劃線，此時(shí)選中目錄，然后按下“”即可去掉。目錄格式也可以通過“”→“”設(shè)置。(2)檢查標(biāo)題是否完整。最多生成到5級(jí)進(jìn)行查看。(3)標(biāo)題末尾一定不要用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。2.表(1)表標(biāo)題在表體上方，與不能分開。表標(biāo)題應(yīng)設(shè)為自動(dòng)更新。表標(biāo)題格式字號(hào)應(yīng)比正文字號(hào)小一號(hào)。(2)表字格式單獨(dú)設(shè)置。字號(hào)應(yīng)比正文字號(hào)小一號(hào)。例如：宋體、TimesNewRoman、小五。注意表字行距、對(duì)齊方式、行高，不要太空。(3)盡量使用三線表，即左、右及中間邊線是空的。為了對(duì)齊可使用白顏色的的表線。樣表見表1。(4)正文中必須對(duì)文檔中出現(xiàn)的表進(jìn)行說(shuō)明。(5)注意表的對(duì)齊方式，盡量使用通欄表，如表1。3.圖(1)文檔中的圖和圖標(biāo)題都必須放在四周邊線是空白的表格中。注意：圖標(biāo)題放在圖下方，圖和圖標(biāo)題不是組合在一起的。表標(biāo)題應(yīng)設(shè)為自動(dòng)更新。圖字格式應(yīng)單獨(dú)設(shè)置。(2)如果要使用word圖時(shí)，不要直接在原文檔中繪圖，而是應(yīng)該另外新建一個(gè)專門用來(lái)畫圖的文檔，在這個(gè)文檔中完成該圖。然后再將該圖復(fù)制后，通過選擇“”中的“圖片”進(jìn)行粘貼，這樣可放大縮小。注意圖應(yīng)設(shè)為“”。(3)在word中畫圖時(shí)，若要在“”中插入文字時(shí)，必須設(shè)置文本框的內(nèi)部邊距上下左右均為0。(4)如果要在文檔中插入非word圖，則必須將圖所在的文件轉(zhuǎn)換成PDF格式，然后將該P(yáng)DF放大到400%時(shí)進(jìn)行截圖。截圖若有邊線或空邊可通過設(shè)置圖片邊距解決。(5)正文中必須對(duì)文檔中出現(xiàn)的圖進(jìn)行說(shuō)明。文檔格式規(guī)范(V2.0/2008年3月)蘇州大學(xué)飛思卡爾嵌入式系統(tǒng)研究與開發(fā)中心4.正文(1)正文格式：字體：中文-宋體，英文-TimesNewRoman；字號(hào)：五號(hào)或小四；首行縮進(jìn)2字符(中文)。可使用XX-22磅固定行距。不自動(dòng)更新。(2)不使用自動(dòng)編號(hào)系統(tǒng)！不使用“Tab”鍵！(3)使用公式編輯器編輯的單獨(dú)公式，行距使用“單倍行距”。XXXX有限公司正式正式文檔管理辦法WDGL-01-20XX0817-V1.0/0001編制：人力資源部審核：批準(zhǔn)：使用部門：20XX年01月8日發(fā)布20XX年01月8日實(shí)施XXXX有限公司批準(zhǔn)XXXX有限公司文檔管理辦法目的為加強(qiáng)公司文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，完善公司的質(zhì)量管理制度，便于文件的識(shí)別、追溯和控制，規(guī)范存檔，確保公司重要文件具有唯一編號(hào)，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)。范圍適用于本公司質(zhì)量管理體系要求的文件與外來(lái)文件、資料識(shí)別，以及質(zhì)量管理體系實(shí)施過程中有關(guān)質(zhì)量記錄的標(biāo)識(shí)。責(zé)任質(zhì)量負(fù)責(zé)人本企業(yè)各項(xiàng)質(zhì)量管理文件的起草、修訂、審核、分發(fā)、保管，以及收集意見對(duì)各文件的修改、撤銷、替換、銷毀。各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門管理制度文件的具體執(zhí)行，在評(píng)審意見分歧較大時(shí)，通過傳閱或會(huì)審提供意見和建議?？偨?jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)本制度的批準(zhǔn)與廢除、并督促各部門對(duì)本制度的實(shí)施。項(xiàng)目文檔編寫規(guī)范文檔版本管理1文檔狀態(tài)變遷規(guī)則項(xiàng)目文檔狀態(tài)分為“草稿”、“正式”和“修改”三種。文檔剛建立時(shí)，其狀態(tài)為“草稿”。文檔通過評(píng)審后，其狀態(tài)變?yōu)椤罢健?。此后若更改文檔，其狀態(tài)變?yōu)椤靶薷摹?。修改完畢重新通過評(píng)審時(shí)，其狀態(tài)又變?yōu)椤罢健薄?文檔版本號(hào)文檔的版本號(hào)規(guī)則與文檔的狀態(tài)相關(guān)。（1）處于“草稿”狀態(tài)的文檔版本號(hào)格式為V0.YZ，YZ的數(shù)字范圍為01~99，隨著文檔草稿的修正，YZ的取值應(yīng)遞增。YZ的初值和增幅由文檔創(chuàng)建人或修改人自己把握。（2）處于“正式”狀態(tài)的文檔版本號(hào)格式為VX.Y，X為主版本號(hào)，取值范圍為1~9。Y為次版本號(hào)，取值范圍為0~9。文檔第一次成為“正式”文件時(shí)，版本號(hào)為V1.0。如果文檔的升級(jí)幅度較小，版本號(hào)Y值可適量增加，Y值增加一定程度，X值將適量增加。檔文檔升級(jí)幅度較大時(shí)，才允許直接增大X值。（3）處于“修改”狀態(tài)的文檔版本號(hào)格式為VX.YZ，文檔正在修改時(shí)，一般只增加Z值，X.Y值保持不變。當(dāng)文檔修改完畢通過評(píng)審，狀態(tài)成為“正式”時(shí)，將Z值設(shè)為0，增加X.Y值。參見上述規(guī)則（2）。文檔標(biāo)識(shí)項(xiàng)目所產(chǎn)生的文檔都有唯一、特定的編碼，其構(gòu)成如下：項(xiàng)目標(biāo)識(shí)-文檔類型-日期標(biāo)號(hào)-版本號(hào)/序號(hào)。其中：項(xiàng)目標(biāo)志：本項(xiàng)目的標(biāo)識(shí)，表明本項(xiàng)目是“XXXX”；文檔類型：商務(wù)文檔00，項(xiàng)目管理文檔01，項(xiàng)目開發(fā)文檔02。日期編號(hào)：文檔創(chuàng)建日期；版本號(hào)：本文檔的版本號(hào)。序號(hào)：四位數(shù)字編碼，指明該文檔在項(xiàng)目文檔庫(kù)的總序號(hào)。

一個(gè)文檔編碼的例子為：RDXM-01-20111111-V1.0/0015。項(xiàng)目文檔管理制度項(xiàng)目文檔按內(nèi)容分為三類，商務(wù)文檔，項(xiàng)目開發(fā)文檔，項(xiàng)目管理文檔其中，項(xiàng)目商務(wù)文檔有合同及附件、招標(biāo)書、投標(biāo)書、技術(shù)方案、談判會(huì)議紀(jì)要、廠商報(bào)價(jià)清單、廠商技術(shù)方案、廠商授權(quán)書、財(cái)務(wù)的制度等；項(xiàng)目開發(fā)文檔有需求規(guī)格說(shuō)明書、概要設(shè)計(jì)說(shuō)明書、詳細(xì)設(shè)計(jì)說(shuō)明書、測(cè)試記錄及測(cè)試報(bào)告（單元測(cè)試、業(yè)務(wù)聯(lián)測(cè)）、用戶使用手冊(cè)、培訓(xùn)材料、項(xiàng)目相關(guān)專業(yè)文檔、技術(shù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、業(yè)務(wù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及其它相關(guān)文檔；項(xiàng)目管理文檔有項(xiàng)目章程、項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目范圍說(shuō)明書、WBS、項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度控制表、項(xiàng)目成本計(jì)劃、成本估算表、項(xiàng)目人員配置計(jì)劃、項(xiàng)目例會(huì)紀(jì)要、演示文件。文檔的保密和安全。根據(jù)文檔安全管理需要，大致可劃分為三個(gè)保密級(jí)別Ⅰ級(jí)：具有比較高的保密需求，僅有文檔作者和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)文檔享有查閱及使用權(quán)，其他人員查閱需經(jīng)文檔作者和項(xiàng)目負(fù)責(zé)人同意，包括各種項(xiàng)目商務(wù)類文檔、各類軟件授權(quán)許可。Ⅱ級(jí)：限制性保密需求文檔，只允許項(xiàng)目組內(nèi)部相關(guān)人員操作使用的文檔，包括需求文檔、系統(tǒng)分析設(shè)計(jì)文檔、開發(fā)文檔、測(cè)試文檔等開發(fā)文檔及項(xiàng)目成本相關(guān)管理文檔，如因工作和業(yè)務(wù)需要，須經(jīng)過嚴(yán)格地審批程序才能外發(fā)。Ⅲ級(jí)：一般保密性文檔，正常業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)文檔及一般審批流轉(zhuǎn)文檔，包括項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目進(jìn)度等。項(xiàng)目文檔歸檔項(xiàng)目經(jīng)理必須在項(xiàng)目開發(fā)過程中，重視項(xiàng)目文檔的建立、整理、保存，并確保項(xiàng)目歸檔文件的完整性、真實(shí)性、可靠性和匹配性。項(xiàng)目組文檔管理員在文檔管理服務(wù)器上生成文檔存放目錄，項(xiàng)目組其他相關(guān)人員僅設(shè)置只讀權(quán)限。項(xiàng)目經(jīng)理或有關(guān)人員按文檔命名要求定期負(fù)責(zé)將項(xiàng)目文檔提交給文檔管理員。文檔管理員審核后上傳至文檔管理服務(wù)器。項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人應(yīng)會(huì)同文檔管理員定期檢查文檔的質(zhì)量、是否齊全、是否符合命名規(guī)范等。項(xiàng)目文檔調(diào)閱公司內(nèi)部人員因工作需要調(diào)閱文檔，必須由借閱人填寫《項(xiàng)目文檔借閱單》（見附件一），經(jīng)所在項(xiàng)目組經(jīng)理批準(zhǔn)后提交各項(xiàng)目組文檔管理員，經(jīng)本組項(xiàng)目經(jīng)理審核后，開放調(diào)閱權(quán)限。調(diào)閱的權(quán)限統(tǒng)一設(shè)置為：只讀。對(duì)于電子文檔的權(quán)限開放應(yīng)設(shè)置期限，到期后，調(diào)閱人的權(quán)限將被關(guān)閉。對(duì)于紙質(zhì)文檔的調(diào)閱，相關(guān)人員應(yīng)在借閱期內(nèi)及時(shí)歸還。如需延期借閱，需重新辦理相關(guān)手續(xù)。第十條項(xiàng)目文檔保存方式分為電子和紙質(zhì)，原則上應(yīng)以電子方式保存。電子文件應(yīng)盡量轉(zhuǎn)換成PDF格式，統(tǒng)一設(shè)置為“不能修改”模式，并視需要設(shè)置為“不能打印”模式。應(yīng)確保相關(guān)電子文檔無(wú)病毒感染。第十一條項(xiàng)目組文檔管理員應(yīng)按對(duì)項(xiàng)目文檔進(jìn)行清點(diǎn)，核準(zhǔn)無(wú)誤后正式接收移交的電子文檔和紙質(zhì)文檔，并視作該項(xiàng)目歸檔工作的完成。若發(fā)現(xiàn)有關(guān)清單和文檔不符合歸檔規(guī)范要求的，項(xiàng)目組文檔管理員有權(quán)要求對(duì)文檔重新進(jìn)行編制和完善，直至符合歸檔規(guī)范。第十二條項(xiàng)目組文檔管理員對(duì)項(xiàng)目文檔實(shí)施統(tǒng)一保管，并負(fù)責(zé)定期進(jìn)行刻盤備份，保證歸檔項(xiàng)目文檔的安全可靠。檔案日常管理

（一）借閱

1、借閱手續(xù)：

（1）各部門經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)由其部門負(fù)責(zé)人出示書面借閱條向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。

（2）檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。

（3）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。

2、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。

3、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負(fù)責(zé)人書面請(qǐng)示，經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)。4、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。（二）銷毀1、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的《檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷人后方可進(jìn)行銷毀。《檔案銷毀清冊(cè)》需注明：銷毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、檔案人簽章、監(jiān)銷人簽章、銷毀時(shí)間。2、銷前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；銷后，在清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。《檔案銷毀清冊(cè)》需永久保管。3、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（三）移交1、需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制《檔案移交登記表》，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交?！稒n案移交登記表》需注明：移交檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。2、移交前，按照清冊(cè)清點(diǎn)；移交后，在清冊(cè)上簽字，《檔案移交登記表》一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。（四）保密1、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，主動(dòng)做好檔案的提供利用工作。任何無(wú)關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。2、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項(xiàng)工作服務(wù)的思想，主動(dòng)，準(zhǔn)確，迅速地為利用者提供檔案資料。3、愛護(hù)檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)許可不得