淺談秘書(shū)的時(shí)間管理藝術(shù)

PAGEPAGEII淺談秘書(shū)的時(shí)間管理藝術(shù)摘要時(shí)間就是生命，要想提高企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)效率與社會(huì)效益，就必須加強(qiáng)時(shí)間管理。秘書(shū)身處樞紐部門(mén)，工作繁雜，更需要合理地分配和利用時(shí)間，樹(shù)立時(shí)間管理意識(shí)，掌握科學(xué)的時(shí)間管理方法，以提高工作效率。關(guān)鍵詞：時(shí)間管理秘書(shū)

目錄摘要 I引言 1一、秘書(shū)時(shí)間管理的維度 1(一)主體因素 1(二)客體因素 2(三)環(huán)境因素 2二、秘書(shū)時(shí)間管理的策略 2(一)以人為本，時(shí)間管理生理節(jié)奏和心理情感 3(二)講求功效，時(shí)間管理目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系 4(三)系統(tǒng)用時(shí)，時(shí)間管理計(jì)劃和變化的關(guān)系 5(四)優(yōu)化環(huán)境，時(shí)間管理輸入和輸出的關(guān)系 6結(jié)束語(yǔ) 7參考文獻(xiàn) 7PAGE6引言“時(shí)間管理學(xué)”所包含的通盤(pán)策劃、協(xié)調(diào)統(tǒng)一、全局觀念等思想，突破了傳統(tǒng)時(shí)間管理理論的局限性，有助于主體更好地適應(yīng)客體的復(fù)雜多樣，對(duì)龐雜機(jī)構(gòu)和工作的系統(tǒng)運(yùn)籌很有裨益。如果說(shuō)時(shí)間管理針對(duì)的是任何個(gè)人或組織從事的所有工作，那么時(shí)間管理針對(duì)的則是特殊的組織、職業(yè)、崗位等所承載的復(fù)雜的工作任務(wù)?？梢哉f(shuō)時(shí)間管理是時(shí)間管理向特殊化、差異化、精細(xì)化發(fā)展的必然走向，是時(shí)間管理的更高層次，體現(xiàn)了時(shí)間管理的更高要求。秘書(shū)職業(yè)具有非行業(yè)化特點(diǎn)，服務(wù)領(lǐng)域日趨寬泛，工作內(nèi)容錯(cuò)綜繁雜，針對(duì)時(shí)間所進(jìn)行的自我管理和組織管理必須突出時(shí)間管理兼顧。從時(shí)間管理的角度來(lái)看，具有秘書(shū)性質(zhì)的工作大致可分為兩類。一類是連續(xù)不斷、周而復(fù)始的業(yè)務(wù)型活動(dòng)，如匯報(bào)征詢、接打電話、收發(fā)郵件和傳真等。這類工作千頭萬(wàn)緒，繁雜瑣碎。另一類是具有時(shí)限性、整體性的項(xiàng)目型活動(dòng)，如組織會(huì)議、安排商旅活動(dòng)、調(diào)查研究、接待計(jì)劃中的來(lái)賓等，這類工作情況復(fù)雜多變，含有諸多不可控因素和關(guān)系。面對(duì)如此復(fù)雜的管理內(nèi)容和“雙重”(自身與領(lǐng)導(dǎo))時(shí)間管理對(duì)象，要做到忙而不亂，有條不紊，抓住重點(diǎn)、以點(diǎn)帶面，必須運(yùn)用時(shí)間管理學(xué)的理論及方法來(lái)進(jìn)行“時(shí)間管理”。一、秘書(shū)時(shí)間管理的維度造成秘書(shū)時(shí)間浪費(fèi)和利用低效的因素是多方面的，主要包括主體、客體、環(huán)境三方面，秘書(shū)時(shí)間管理也對(duì)應(yīng)這三個(gè)維度。(一)主體因素主要指秘書(shū)自身及其輔助服務(wù)對(duì)象(包含直接領(lǐng)導(dǎo)及其所在的領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)、秘書(shū)職能場(chǎng)輻射的相關(guān)人員)具有的時(shí)間哲學(xué)觀、價(jià)值觀、財(cái)富觀、資源觀。從秘書(shū)自身來(lái)看，具體表現(xiàn)有:第一，工作目標(biāo)不明確。不能準(zhǔn)確區(qū)分時(shí)間的類型和層次，與輔助服務(wù)對(duì)象未充分溝通、等指示。第二，工作計(jì)劃不清晰。無(wú)法理清各項(xiàng)工作的先后順序，整天疲于應(yīng)付。第三，執(zhí)行任務(wù)不到位。工作時(shí)間未能抵制干擾，辦事拖泥帶水、缺乏連貫性，考慮事情過(guò)于細(xì)致、事必躬親、奉行完美主義等。從秘書(shū)輔助服務(wù)對(duì)象來(lái)看，具體表現(xiàn)有:第一，領(lǐng)導(dǎo)者時(shí)間觀念陳舊，未真正認(rèn)識(shí)到時(shí)間就是財(cái)富，未充分意識(shí)到時(shí)間的價(jià)值。第二，領(lǐng)導(dǎo)者未樹(shù)立正確的時(shí)間管理習(xí)慣，常常將自己的時(shí)間凌駕于秘書(shū)的時(shí)間之上，甚至任意侵占秘書(shū)的時(shí)間，講排場(chǎng)、走過(guò)場(chǎng)、做虛功，造成秘書(shū)疲于奔命。第三，“多頭領(lǐng)導(dǎo)”導(dǎo)致時(shí)間混亂，直接領(lǐng)導(dǎo)與其他領(lǐng)導(dǎo)之間的時(shí)間安排矛盾，常令秘書(shū)無(wú)所適從。(二)客體因素客體指基于秘書(shū)工作性質(zhì)、內(nèi)容和特定的秘書(shū)職位(崗位)的責(zé)權(quán)利所劃分的秘書(shū)工作時(shí)間。按照時(shí)間的屬性標(biāo)準(zhǔn)，秘書(shū)的時(shí)間大致可以歸為三類:安排自身工作時(shí)間，輔助領(lǐng)導(dǎo)管理時(shí)間，處理非職責(zé)事務(wù)的時(shí)間。前兩類占據(jù)主體地位，而由于秘書(shū)部門(mén)具有“不管部”的特性，其工作界限相對(duì)模糊，因此非職責(zé)范疇的事務(wù)經(jīng)常侵占秘書(shū)的時(shí)間。又因?yàn)槊貢?shū)部門(mén)具有“協(xié)調(diào)性”的特征，常常需要將很多時(shí)間分配到其他部門(mén)，而這種協(xié)調(diào)性往往使其“趨于被動(dòng)”，不易準(zhǔn)確把握預(yù)留時(shí)間。這些都導(dǎo)致了秘書(shū)時(shí)間的專注度低、整塊性弱，很難明晰工作與業(yè)余、他人(上司)與自我、公務(wù)與私務(wù)、內(nèi)部與外部等時(shí)間范疇，很難把握好常規(guī)與非常規(guī)，可控與不可控等關(guān)系，造成時(shí)間管理的混亂。(三)環(huán)境因素環(huán)境主要指所在組織(機(jī)構(gòu))的時(shí)間相關(guān)制度環(huán)境、空間物理環(huán)境和虛擬信息環(huán)境。相關(guān)的工作程序、時(shí)間期限等方面的制度不完善(如復(fù)雜或易變的工作程序、不確定的承辦期限等)都容易造成時(shí)間拖延。辦公環(huán)境的雜亂無(wú)章、混亂無(wú)序，則會(huì)使人浪費(fèi)大量時(shí)間去找尋物品。秘書(shū)面臨太多信息時(shí)，在選擇上需要花費(fèi)時(shí)間;信息不足時(shí)，在尋找上又要花費(fèi)時(shí)間。信息輸入無(wú)度與輸出滯緩等都將對(duì)秘書(shū)時(shí)間利用的行為傾向、工作效率產(chǎn)生不良影響。二、秘書(shū)時(shí)間管理的策略要使秘書(shū)實(shí)踐活動(dòng)達(dá)到如意期望，首先要確定所做的是正確的事，然后才是正確地去做。前者講目標(biāo)合理，講適度、適應(yīng)、適當(dāng)。后者講計(jì)劃優(yōu)化，講更快、更省、更高。秘書(shū)時(shí)間管理的本質(zhì)是用合理指導(dǎo)優(yōu)化、以效用決定效率，目的是追求管理期望的極值，即最短的時(shí)間，最高的質(zhì)量，最佳的效果，核心是人、時(shí)間、空間相統(tǒng)一的優(yōu)化。因此，必須講求:用時(shí)的科學(xué)性，符合身心發(fā)展的規(guī)律;用時(shí)的功效性，提高利用時(shí)間的效益;用時(shí)的系統(tǒng)性，有計(jì)劃、有步驟全面安排;用時(shí)的環(huán)保性，控制與優(yōu)化環(huán)境要素。(一)以人為本，時(shí)間管理生理節(jié)奏和心理情感從主體層面來(lái)說(shuō)，時(shí)間管理的前提是要在保持自身韻律的基礎(chǔ)上，與他人韻律相協(xié)調(diào)。一是保持秘書(shū)自身韻律。應(yīng)注意研究自己的內(nèi)部和外部黃金時(shí)間，內(nèi)部黃金時(shí)間即精力最充沛、腦子最清醒、智力活動(dòng)最佳的時(shí)段，在此時(shí)段做最重要、最有價(jià)值的事。外部黃金時(shí)間則是用來(lái)跟其他人交往的最佳時(shí)間，利用這段時(shí)間充分表達(dá)自身的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)通過(guò)變換工作內(nèi)容、休息放松、暫時(shí)封閉等方式進(jìn)行適度調(diào)節(jié)，保有工作熱情。二是要與他人(輔助服務(wù)對(duì)象)的韻律相協(xié)調(diào)。秘書(shū)應(yīng)熟悉上司的生物鐘，考慮其思想狀態(tài)和休息，例如:上司外出回來(lái)的第一天不要安排會(huì)議、約會(huì)等活動(dòng)，要專用于處理內(nèi)部事務(wù);不要一件重要的事情做完后立即安排另外一件重要的事情等。要了解他人的行為習(xí)慣，預(yù)先與對(duì)方聯(lián)系，不隨意打擾別人，不唐突拜訪對(duì)方。保持自身和他人韻律統(tǒng)一的最大障礙莫過(guò)于打擾和請(qǐng)托。主動(dòng)的態(tài)度、充分的溝通、理智的分析是解決難題的三大利器，既可避免打擾、不得罪他人，又體現(xiàn)出秘書(shū)不卑不亢的氣節(jié)和理性的思維;既能保持自己的生理韻律，又會(huì)讓秘書(shū)的“情感賬戶”充實(shí)圓滿，達(dá)到時(shí)間管理的最佳期望。1．主動(dòng)地削減打擾首先將打擾“定型化”，形成定時(shí)匯報(bào)和反饋制度，盡量采用打擾性不強(qiáng)的溝通方式(如便條、電子郵件)，對(duì)于常規(guī)事項(xiàng)制作簡(jiǎn)明易懂的書(shū)面說(shuō)明。其次要分析經(jīng)常因“何事”打擾。對(duì)秘書(shū)來(lái)說(shuō)，來(lái)自上司的打擾(臨時(shí)交辦事項(xiàng))最常見(jiàn)，也最難控制，因此要同上司充分溝通，說(shuō)明自己的態(tài)度和工作方式，探討如何做好時(shí)間管理，且達(dá)成共識(shí)。最后要思考中斷情形無(wú)法受控的主觀原因，逐步改善自身行為習(xí)慣。2．明智地接受請(qǐng)托請(qǐng)托大致有三種:一是職務(wù)所系而責(zé)無(wú)旁貸;二是雖系職務(wù)所系，但不合時(shí)宜或不合情理;三是無(wú)義務(wù)履行之請(qǐng)托。秘書(shū)不加分析地接受他人的請(qǐng)托(尤其是后兩類)而擾亂自己的步伐，是不合理、不明智的，應(yīng)進(jìn)行成本/效益分析，進(jìn)而提出恰當(dāng)建議(或拒絕、轉(zhuǎn)移，或推遲、暫停)。否定性的策略容易對(duì)秘書(shū)的業(yè)緣關(guān)系造成消極影響，保持自身韻律前提下的轉(zhuǎn)移是最佳策略，應(yīng)充分利用崗位權(quán)限(領(lǐng)導(dǎo)授權(quán))及非指揮權(quán)限，實(shí)現(xiàn)“分身有術(shù)”。但由于受傳統(tǒng)秘書(shū)文化中講情重義的思想影響，涉及情感、人員發(fā)展的請(qǐng)托相較于純事務(wù)請(qǐng)托更應(yīng)慎而轉(zhuǎn)之。(二)講求功效，時(shí)間管理目標(biāo)與標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)系目標(biāo)就是期望達(dá)到的結(jié)果，是時(shí)間管理行動(dòng)的歸宿。這里的目標(biāo)主要指與提升工作素養(yǎng)、發(fā)展事業(yè)相關(guān)的目標(biāo)，目標(biāo)與時(shí)間應(yīng)該是高度統(tǒng)一的，隨著時(shí)間的不斷消耗，日愈趨近于目標(biāo)。一般來(lái)說(shuō)，短期時(shí)間消耗對(duì)應(yīng)預(yù)期的效果，中期時(shí)間消耗對(duì)應(yīng)效益，長(zhǎng)期時(shí)間消耗對(duì)應(yīng)最終效用。把事情做好僅僅是有效率;做正確的事情才會(huì)有效果;首先考慮效果，然后才考慮效率。而何為正確、何為重要本身就是一個(gè)體系問(wèn)題，包括如何對(duì)待要素、上下、左右、先后、主從等關(guān)系。例如一般認(rèn)為關(guān)乎群眾利益、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的事情是重要的事情，但是有時(shí)會(huì)因?yàn)轭櫦耙恍┧^的群眾利益而把原本重要的事情擱置一邊。又如準(zhǔn)時(shí)、按質(zhì)完成上司交代的任務(wù)是衡量秘書(shū)工作水平的通常指標(biāo)，而對(duì)時(shí)限、成本、質(zhì)量本身的過(guò)分關(guān)注，容易造成對(duì)既定人選和方法的依賴，使人惰于思考改善和優(yōu)化的思路。按時(shí)高質(zhì)完成工作是秘書(shū)的職責(zé)，但在完成所有工作之余，秘書(shū)更需廣闊的思考空間，去深入思考完成工作的效益和事業(yè)全面協(xié)調(diào)可持續(xù)發(fā)展的效用。衡量工作任務(wù)有三個(gè)標(biāo)準(zhǔn):重要程度、緊急程度和耗費(fèi)時(shí)間?！拜p重”是對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的貢獻(xiàn)程度的衡量，“緩急”是對(duì)時(shí)限要求的靈活程度的衡量，“長(zhǎng)短”是對(duì)完成任務(wù)耗費(fèi)時(shí)間的衡量。圍繞目標(biāo)開(kāi)展的、有助于實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的重要之事應(yīng)優(yōu)先考慮已為人所共識(shí)，而時(shí)限要求和耗費(fèi)時(shí)間同樣會(huì)影響秘書(shū)時(shí)間管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。在重要程度和緊急程度一致的情況下，“重要且緊急”的事情成為首選;兩者矛盾的情況下，“緊急而不重要”的事情往往會(huì)被選擇。秘書(shū)工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)這樣的場(chǎng)面:領(lǐng)導(dǎo)一聲令下，秘書(shū)不得不放下所有工作，完成這些緊急的交辦事項(xiàng)。這樣一來(lái)，恐怕就無(wú)時(shí)無(wú)力去做那些影響更深遠(yuǎn)的“重要不緊急”之事。這看似平常無(wú)奇卻實(shí)為時(shí)間管理不夠。秘書(shū)應(yīng)避免習(xí)慣于“緊急”狀態(tài)，避免習(xí)慣于經(jīng)常去做那些“緊急不重要”的事情，避免掉進(jìn)“嗜急成癮”的陷阱中。其實(shí)，大多數(shù)緊急之事都能夠提前預(yù)知并做好準(zhǔn)備，也即“緊急”和“不緊急”之事是相通的。將大部分時(shí)間用以確定及實(shí)施重要之事，實(shí)現(xiàn)緊急向非緊急的轉(zhuǎn)化，事情變得緊急后才疲于應(yīng)付的狀況自然會(huì)得到控制。傳統(tǒng)的“ABC”分類法和“四象限”法等幾乎都放大了前兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，忽略了耗時(shí)長(zhǎng)短標(biāo)準(zhǔn)，時(shí)間管理則要求綜合考慮三個(gè)標(biāo)準(zhǔn)。比如將比較緊急、比較重要而只需要較少時(shí)間就可以辦完的事項(xiàng)，甚至不太緊急、不太重要但很快就可以辦完的事項(xiàng)，排在非常緊急、非常重要但需要較長(zhǎng)時(shí)間才能辦好的事情之前。這樣可以花很少時(shí)間集中優(yōu)先處理好那些不是最緊急最重要的事情，防止在處理重要而耗時(shí)較多的事項(xiàng)中受到干擾，便于集中精力高效處理最緊急、最重要但較費(fèi)時(shí)的工作。(三)系統(tǒng)用時(shí)，時(shí)間管理計(jì)劃和變化的關(guān)系秘書(shū)時(shí)間管理的重點(diǎn)在于有計(jì)劃、有步驟地分配時(shí)間，最充分地節(jié)約時(shí)間，更高效地開(kāi)發(fā)資源。規(guī)劃不足和規(guī)劃過(guò)度都不利于時(shí)間管理，秘書(shū)一天的時(shí)間安排應(yīng)松弛有序，不要100%地計(jì)劃，一般情況下計(jì)劃中所有工作所需時(shí)間總計(jì)不應(yīng)超過(guò)75%，其余25%用于處理突發(fā)事件或做些緊張工作的調(diào)劑。對(duì)于具體工作主要有以下幾種時(shí)間管理策略。1．集中與分散結(jié)合如果個(gè)別處理或出現(xiàn)就處理會(huì)把自己的時(shí)間切割成很多的片段，可以將多件累積到一定數(shù)量(在時(shí)限要求不緊急的情況下)，集中時(shí)段合并處理同質(zhì)同類事務(wù)。這種整批處理的方法主要適合于業(yè)務(wù)型的活動(dòng)。比如，將所有要復(fù)印的文件、要打的電話、要讀的郵件、外出事項(xiàng)等集中處理;設(shè)置留言電話，告訴別人在固定時(shí)段打來(lái)電話;給對(duì)方限定談話時(shí)間(門(mén)上貼“請(qǐng)勿打擾”標(biāo)牌)。分散有三層含義:一是將項(xiàng)目型活動(dòng)中的各項(xiàng)任務(wù)合理地分散到每天的工作中;二是在等待的時(shí)間里穿插一些業(yè)務(wù)型活動(dòng)，如閱讀資料、收發(fā)郵件、打電話等;三是在處理涉及外部的事務(wù)(會(huì)計(jì)銀行事務(wù)、辦公采購(gòu)等)時(shí)恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用逆勢(shì)操作，即當(dāng)別人沒(méi)做或較少做某件事的時(shí)候去做，避免高峰，節(jié)省時(shí)間。例如選擇下班前通話，利用對(duì)方急于下班的心理，減少客套和閑聊，言簡(jiǎn)意賅。2．并行與串行結(jié)合業(yè)務(wù)型活動(dòng)的理想狀態(tài)是串行模式，即一項(xiàng)任務(wù)完成之后開(kāi)始另一項(xiàng)任務(wù)，但這幾乎是不可能的，秘書(shū)的工作任務(wù)一般都是“被并行”完成的。項(xiàng)目型活動(dòng)一般都采用并行和串行相結(jié)合的模式。如完成一次調(diào)研，需要查閱資料、實(shí)地調(diào)研、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、草擬報(bào)告。查閱資料和實(shí)地調(diào)研可以并行完成，之后的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)和擬寫(xiě)報(bào)告有明確的先后次序，須串行完成。對(duì)這類復(fù)雜的項(xiàng)目型活動(dòng)可以運(yùn)用項(xiàng)目管理中的“網(wǎng)絡(luò)圖法”(AOA)、“關(guān)鍵路徑法”(CPM)、“項(xiàng)目評(píng)審術(shù)”(PEＲT)等，得到最佳時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃，通過(guò)優(yōu)化組合，用最少的時(shí)間完成預(yù)定的目標(biāo)。3．常規(guī)與變例兼顧秘書(shū)工作帶有規(guī)律性，其中大部分是常規(guī)工作，可由自己主導(dǎo)，如每日整理責(zé)任區(qū)、處理郵件、與上司溝通(提示和匯報(bào)、征詢和確認(rèn))，定期參加例會(huì)、分發(fā)辦公用品等。常規(guī)工作的時(shí)間、質(zhì)量可以把控，也能夠按計(jì)劃有步驟地完成，而不可控因素和不確定因素經(jīng)常出現(xiàn)在涉及外部的事務(wù)中，導(dǎo)致整個(gè)時(shí)間計(jì)劃需調(diào)整甚至重新編制。因此，一方面，秘書(shū)應(yīng)積極主動(dòng)地為自己和領(lǐng)導(dǎo)謀求盡可能多的可控時(shí)間，盡量將不可控轉(zhuǎn)化為可控;另一方面，要加強(qiáng)與其他相關(guān)人員的聯(lián)絡(luò)以便能預(yù)先獲得相關(guān)信息，盡量將不確定轉(zhuǎn)化為確定。秘書(shū)必須時(shí)間管理兼顧、精心安排，既出色完成突發(fā)工作，又盡量把突發(fā)工作給常規(guī)工作帶來(lái)的沖擊降低到最小;提前準(zhǔn)備應(yīng)變計(jì)劃，在保證突發(fā)工作能順利開(kāi)展的前提下，盡可能控制突發(fā)事件的時(shí)空與人員規(guī)模，做到常規(guī)工作不斷線，突發(fā)工作不失時(shí)，以收到兩全齊美之功效。(四)優(yōu)化環(huán)境，時(shí)間管理輸入和輸出的關(guān)系外部環(huán)境的特點(diǎn)及其變化必然會(huì)影響秘書(shū)的行為傾向和工作效率，必須發(fā)揮適應(yīng)、影響、改變、塑造、控制環(huán)境的反作用，凈化、美化和優(yōu)化環(huán)境，使其向滿足秘書(shū)實(shí)踐要求的方向發(fā)展。完善的工作程序和時(shí)限制度是秘書(shū)時(shí)間管理的制度保障。要建立科學(xué)合理的文件處理程序、檔案管理程序、會(huì)議組織程序、信訪處理程序、物品采購(gòu)程序等，尤其對(duì)一些內(nèi)外交接事務(wù)(如財(cái)務(wù))，因其關(guān)乎組織形象和效能必須規(guī)定承辦時(shí)限，如信訪回復(fù)時(shí)限、電話回復(fù)時(shí)限、商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷時(shí)限等。秘書(shū)辦公室的空間設(shè)計(jì)，視覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)、保健與安全等方面的環(huán)境都會(huì)不同程度地影響秘書(shū)的工作時(shí)效，尤其是視力所及范圍內(nèi)的物品數(shù)量和顏色會(huì)嚴(yán)重影響秘書(shū)工作的專注度，因此必須使環(huán)境整潔有序，美觀和諧。如掛上醒目的時(shí)鐘有助于建立時(shí)間觀念、樹(shù)立速度意識(shí);桌上只配電話、電腦、常用文具、現(xiàn)行文件夾、必需的參考工具書(shū)等核心物品，以減少用于尋找物品的時(shí)間;慎用太艷麗的小便箋、太漂亮的裝飾物等，以防“喧賓奪主”，分散注意力。秘書(shū)工作環(huán)境中的實(shí)物和信息并非多多益善，合理的做法是在總量基本保持不變的前提下，控制輸入和及時(shí)輸出。一方面應(yīng)控制甚至阻斷環(huán)境中無(wú)關(guān)信息的輸入，堅(jiān)決清理與工作無(wú)關(guān)的信件和