什么是部門職能說明書崗位說明書如何編寫

什么是部門職能說明書導(dǎo)讀：

什么是部門職能說明書?隨著企業(yè)規(guī)模越來越大，所做的事情也越來越多，部門之間需要協(xié)調(diào)的事情自然而然就多。聯(lián)系越密切，部門之間的管理界限就越模糊。此時(shí)，需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的文件——部門職能說明書，以清晰地呈現(xiàn)部門職能的邊界以及權(quán)限。隨著企業(yè)規(guī)模越來越大，所做的事情也越來越多，部門之間需要協(xié)調(diào)的事情自然而然就多。聯(lián)系越密切，部門之間的管理界限就越模糊。這時(shí)就需要一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的文件——部門職能說明書，以清晰地呈現(xiàn)部門職能的邊界以及權(quán)限。一、部門職能說明書的概念首先我們來看看什么是部門。部門是一個(gè)組織的機(jī)構(gòu)，它是為完成特定任務(wù)而設(shè)置的具有權(quán)利管轄一個(gè)或多個(gè)特定領(lǐng)域事務(wù)的機(jī)構(gòu)。從定義上看，部門具有兩個(gè)特點(diǎn)，一個(gè)是它擁有管理權(quán)利，另一個(gè)是它立足于特定領(lǐng)域。再看部門職能說明書，它是將公司承擔(dān)的主要職能和權(quán)限用規(guī)范的語言界定后形成的文本。在編寫部門職能說明書的時(shí)候需要突出部門的這兩個(gè)特點(diǎn)。部門職能說明書能夠幫助部門員工對(duì)本部門需要做的事情形成統(tǒng)一的認(rèn)知，便于部門管理的同時(shí)，減少了部門之間推諉扯皮的現(xiàn)象，促進(jìn)部門間協(xié)作，提升運(yùn)營效率。二、部門職能梳理的原則形成部門職能說明書最主要的步驟是部門職能的梳理。在梳理部門職能時(shí)需要謹(jǐn)記這樣兩個(gè)原則：一個(gè)是立足現(xiàn)實(shí)，一個(gè)是著眼未來。企業(yè)在發(fā)展過程中會(huì)更加清晰自己的業(yè)務(wù)范圍，不斷沉淀一些好的方法和工作流程，這些成功的經(jīng)驗(yàn)需要進(jìn)行提煉、保留。這也就是為什么部門職能首先要立足于現(xiàn)實(shí)，也就是要把過往的成功經(jīng)驗(yàn)固態(tài)化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時(shí)也要考慮到隨著環(huán)境的變化，為完成企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)，一些做法也是會(huì)隨之變化、調(diào)整、改進(jìn)的，因此在編制部門職能的過程中也需要考慮未來。三、部門職能梳理的方法一般可以從戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)、流程三個(gè)角度對(duì)部門職能進(jìn)行梳理。戰(zhàn)略決定了部門的側(cè)重點(diǎn)，部門需要對(duì)戰(zhàn)略進(jìn)行承接。公司戰(zhàn)略性文件中提及的項(xiàng)目需要在部門職能中體現(xiàn)，讓員工清楚明白部門有這樣一項(xiàng)目標(biāo)，它是需要部門所有員工去努力實(shí)現(xiàn)的。不同類型的組織結(jié)構(gòu)對(duì)于部門間的協(xié)作、權(quán)責(zé)分工本身就有一定影響。例如矩陣型組織結(jié)構(gòu)，雙頭甚至多頭管理是常見現(xiàn)象，這就需要在部門說明書中寫清楚不同部門管理的內(nèi)容。對(duì)流程進(jìn)行分析是部門職能梳理的重點(diǎn)，通過多層級(jí)分解流程，確定該段流程涉及的部門，以及涉及到的部門所被賦予的權(quán)利和責(zé)任，就可以得到部門職能。通過流程分析出來的部門職能較為完善，因此這也是最常用的一種方法。四、部門職能說明書內(nèi)容部門使命就是部門的核心定位，它是完整闡述部門的主要工作重心、核心價(jià)值的一句話。它是在全面了解部門職能的前提下，高度概括或者提煉總結(jié)而成的。一般可以在完成一級(jí)、二級(jí)職能之后進(jìn)行概括描述。可以使用這樣的“三段式”結(jié)構(gòu)：“依據(jù)XXX(文件、法規(guī)等)，做XXX(特定領(lǐng)域)事，達(dá)到XXX效果”。一級(jí)職能是指部門為了實(shí)現(xiàn)其使命，需要進(jìn)行管理的關(guān)鍵領(lǐng)域。一級(jí)職能的編寫要求我們把從戰(zhàn)略、組織結(jié)構(gòu)或流程梳理出來的職能進(jìn)行提煉、匯總。匯總后按重要性排序，并使用PDCA原則檢查是否完整。接下來要辨別各部門的職能和組織結(jié)構(gòu)是否匹配，是否存在交叉、重疊、空缺現(xiàn)象。具體的分析過程與案例歡迎大家訂閱蘇盟在線《如何編寫部門職能》這一課程，這里就不再贅述了。最后要在充分溝通的前提下，與高層領(lǐng)導(dǎo)和各部門統(tǒng)一意見。二級(jí)職能是指為取得關(guān)鍵領(lǐng)域成果部門采取的具體做法。二級(jí)職能除了來自一級(jí)職能的梳理、擴(kuò)充外，還可以來自于：資料研讀、訪談等前期調(diào)研的積累;與行業(yè)內(nèi)其他企業(yè)進(jìn)行對(duì)標(biāo);以及初步完成的稿件的溝通確認(rèn)過程。一般在溝通確認(rèn)時(shí)有3個(gè)重要的節(jié)點(diǎn)，首先是與部門負(fù)責(zé)人溝通，根據(jù)意見進(jìn)行修改;接著和高層領(lǐng)導(dǎo)溝通并修改形成意見征求稿，再次與部門負(fù)責(zé)人就修改內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)并簽字。通過“從下到上”與“從上到下”方法的結(jié)合，確保形成統(tǒng)一意見。結(jié)束語部門職能說明書是將部門所承擔(dān)的主要職能和權(quán)限用規(guī)范的語言界定，從而形成的標(biāo)準(zhǔn)化文本。它以戰(zhàn)略、組織、流程為依據(jù)，描繪了部門為達(dá)成關(guān)鍵成果的實(shí)施路徑圖。通過梳理、分析，理清了部門的權(quán)責(zé)，加強(qiáng)了部門間協(xié)作，提升了組織運(yùn)營效率。它也是組織管理的基礎(chǔ)，為崗位設(shè)置、崗位職責(zé)劃分提供了依據(jù)。部門職能說明書是用規(guī)范的語言來界定部門的主要職責(zé)和權(quán)限的標(biāo)準(zhǔn)化文本，是基于戰(zhàn)略、組織和流程，描述了部門為實(shí)現(xiàn)關(guān)鍵成果的實(shí)施路徑圖。通過梳理和分析，明確了部門的權(quán)責(zé)，加強(qiáng)了部門之間的協(xié)調(diào)與合作，提高了組織的運(yùn)營效率。它也是組織管理的基礎(chǔ)，為崗位設(shè)置以及崗位職責(zé)劃分提供了依據(jù)。以上就是關(guān)于部門職能說明書的相關(guān)介紹。部門職責(zé)說明書的編寫流程導(dǎo)讀：

部門職責(zé)說明書的編寫流程是什么？部門職責(zé)說明書是組織和管理的基本性文件，各部門應(yīng)根據(jù)公司的發(fā)展計(jì)劃、本部門的分工安排和目標(biāo)任務(wù)，全面梳理自己在公司的工作職責(zé)和公司對(duì)各項(xiàng)工作職責(zé)目標(biāo)結(jié)果的要求，并以標(biāo)準(zhǔn)語言定義和形成文本。部門職責(zé)說明書是組織和管理的基本性文件，各部門應(yīng)根據(jù)公司的發(fā)展計(jì)劃、本部門的分工安排和目標(biāo)任務(wù)，全面梳理自己在公司的工作職責(zé)和公司對(duì)各項(xiàng)工作職責(zé)目標(biāo)結(jié)果的要求，并以標(biāo)準(zhǔn)語言定義和形成文本。部門職責(zé)說明書編寫要點(diǎn)：?工作職責(zé)應(yīng)盡可能按照以下原則分類：1)責(zé)任的重要性從高到低;2)負(fù)責(zé)程度從高到低。部門職責(zé)說明書的編寫流程與步驟：第一、根據(jù)公司的要求和組織職能管理的需要，設(shè)計(jì)一個(gè)符合公司的部門職責(zé)說明書模板。第二、選擇具體編寫人員，組成編制小組。各部門職能說明書可由部門指定的兼職人員編寫。人員確定后，所有的編寫人員進(jìn)行編寫培訓(xùn)。第三、各部門負(fù)責(zé)人審核本部門的職責(zé)說明書，合理界定部門內(nèi)的職責(zé)分工，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程和管理流程。第四、項(xiàng)目組完成對(duì)部門職能說明書公司層級(jí)的技術(shù)審核、修改，并將修改意見反饋給原編寫部門確認(rèn)，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后定稿發(fā)布。項(xiàng)目組人員可以由公司主要職能部門的負(fù)責(zé)人組成，最好注重各種功能模塊，如管理口、業(yè)務(wù)口、生產(chǎn)技術(shù)口、行政后勤口等。一般情況下，由分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任組長，由企業(yè)行政部或人力資源部牽頭組織。公司組織職能設(shè)計(jì)完成，編制了完整的部門職能說明書后，就可以根據(jù)公司組織職能設(shè)置方案編制崗位說明書。崗位說明書的編寫原則如下：1.崗位說明書描述的是崗位的職責(zé)、任職資格條件和工作關(guān)系等，而不是對(duì)任職人所做工作的簡單描述。2.崗位說明書的編寫過程也是一個(gè)雙向溝通、培訓(xùn)的過程。通過崗位說明書的編寫，使公司、崗位的上級(jí)和任職者對(duì)崗位的職責(zé)等達(dá)成共同的理解。3.編寫崗位說明書是主管和任職者必須共同承擔(dān)的職責(zé)，因此，在崗位說明書編寫的過程中，主管和任職者必須共同承擔(dān)職責(zé)。在崗位說明書的編寫過程中，我們建議由員工根據(jù)部門的職責(zé)編寫自己的崗位說明書，由員工上級(jí)進(jìn)行審核，部門最高負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。4.崗位說明書在編寫時(shí)應(yīng)整體把握該崗位的崗位職責(zé)，須遵循由主到次由計(jì)劃到具體實(shí)施、同類項(xiàng)合并、無漏項(xiàng)的要求。5.崗位說明書中的職責(zé)必須是那些關(guān)鍵的職責(zé)，而不是對(duì)所有職責(zé)的簡單羅列。6.崗位說明書中的職責(zé)應(yīng)該是與崗位有關(guān)的;涉及到兼職的崗位按兼職崗位另外進(jìn)行獨(dú)立編寫，形成單獨(dú)的崗位說明書。7.崗位說明書的職責(zé)不應(yīng)該僅僅是對(duì)現(xiàn)有工作內(nèi)容的簡單描述，崗位說明書編寫人員應(yīng)該在“應(yīng)該”和“實(shí)際”之間取得平衡。換句話說，在編寫崗位說明書時(shí)，不能僅僅是對(duì)任職者現(xiàn)在在做什么進(jìn)行總結(jié)，而應(yīng)該看崗位的要求是什么。作為一種指導(dǎo)性工具，編寫部門職責(zé)說明書和崗位說明書有助于組織結(jié)構(gòu)中各職能崗位的職責(zé)更加清晰，并在組織協(xié)調(diào)中發(fā)揮重要作用。上述就是關(guān)于部門職責(zé)說明書的編寫流程，以及崗位說明書的編寫原則的相關(guān)介紹。崗位說明書如何編寫導(dǎo)讀：

崗位說明書如何編寫？崗位說明書是崗位分析的結(jié)果，最直接目的是規(guī)范人力資源管理與開發(fā)。崗位說明書是人力資源規(guī)劃的最根本資料，不管是招聘需求，培訓(xùn)需求，人員規(guī)劃需求都離不開崗位說明書?？茖W(xué)規(guī)范的崗位說明書是處理復(fù)雜的系統(tǒng)人事管理的基礎(chǔ)。以下是崗位說明書的編寫步驟.崗位說明書是崗位分析的結(jié)果，最直接目的是規(guī)范人力資源管理與開發(fā)。崗位說明書是人力資源規(guī)劃的最根本資料，不管是招聘需求，培訓(xùn)需求，人員規(guī)劃需求都離不開崗位說明書?？茖W(xué)規(guī)范的崗位說明書是處理復(fù)雜的系統(tǒng)人事管理的基礎(chǔ)。那么，崗位說明書如何編寫？以下是崗位說明書的編寫步驟：1、收集信息編寫崗位說明書所需要的信息首先從企業(yè)入手，了解企業(yè)的整個(gè)信息，包括管理制度、組織結(jié)構(gòu)等內(nèi)容，與企業(yè)管理者進(jìn)行訪談，了解企業(yè)工作重點(diǎn)和業(yè)務(wù)工作流程。其次，開始采取各種方法對(duì)工作信息進(jìn)行調(diào)查，比如觀察法、面談法、關(guān)鍵事件法等開展工作分析，盡可能全面獲取與工作崗位相關(guān)的信息，包括工作性質(zhì)、難易程度、責(zé)任輕重、所需資格等。2、創(chuàng)建模板崗位說明書是一種正式的公司文件，因此要求統(tǒng)一的格式。在正式編寫崗位說明書之前，要先創(chuàng)建一個(gè)統(tǒng)一的模板。崗位說明書的模板每個(gè)企業(yè)都不一樣，但一般來講，崗位說明書模板中，包括崗位名稱、所在部門、定義上下級(jí)、工作摘要、工作責(zé)任、工作所需技能、任職資格、所需身體或心理?xiàng)l件、工作環(huán)境和條件、薪酬福利待遇等內(nèi)容。3、模板評(píng)估建立崗位說明書的模板后，將崗位說明書分發(fā)給企業(yè)管理者，由他們進(jìn)行評(píng)估，看看崗位說明書模版是否有遺漏或者改進(jìn)的地方。4、撰寫初稿崗位說明書模板定稿之后，按照之前所收集到的信息，填入到對(duì)應(yīng)的模板之中