文件編號(hào)管理辦法及文件編號(hào)管理制度

江蘇**醫(yī)藥有限公司JIANGSUYUEXINGKANGRUIPHARMACEUTICALCO.,LTDQ.G.bg.001-1712-1.0一、目的加強(qiáng)公司文件的標(biāo)準(zhǔn)化管理，便于文件的識(shí)別、追溯和控制，規(guī)范存檔，確保公司重要文件具有唯一編號(hào)，保證公司文件體系有效運(yùn)轉(zhuǎn)。二、適用范圍本辦法適用于本公司經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中，所涉及的全部文件的編號(hào)管理和控制，具體如下：1、管理類(lèi)文件：包括公司規(guī)章制度、辦法等文件；2、合同協(xié)議類(lèi)文件：包括公司各類(lèi)合同協(xié)議（招投標(biāo)）文件等；3、技術(shù)類(lèi)文件：包括工藝流程文件、產(chǎn)品說(shuō)明文件等；4、表格類(lèi)文件：包括崗位說(shuō)明、績(jī)效考核等文件；5、其他類(lèi)文件：包括會(huì)議、決議記錄、傳真等。三、編號(hào)方法XXXX-XX-XX-XXXXXX-XX狀態(tài)及版本號(hào)⑤發(fā)文日期④文件類(lèi)型③發(fā)文部門(mén)②公司名稱代碼①1、公司名稱代碼公司全稱：安徽XX建設(shè)科技有限公司簡(jiǎn)稱：XX建設(shè)代碼：RHJS發(fā)文部門(mén)綜合管理部：ZG項(xiàng)目工程部：XM待續(xù)3、文件類(lèi)型(1)管理類(lèi)—RUS.(2)合同協(xié)議類(lèi)—CON.（此條適用流水號(hào)編制，參加6.1））(3)技術(shù)類(lèi)—SOP.(4)表格類(lèi)—GF.(5)其他類(lèi)—SR.4、發(fā)文日期日期格式由年月日表示yyyymmdd如20XX10105、文件狀態(tài)與版本號(hào)5.1文件狀態(tài)符號(hào)的說(shuō)明

：Add.版本號(hào)

增編

Corr.版本號(hào)

更正

Rev.版本號(hào)

發(fā)布（新發(fā)布或取代已發(fā)放的文件）

5.2版本號(hào)的使用：

第一版（原件）用Rev.1.0表示

對(duì)第一版進(jìn)行細(xì)部調(diào)整用“狀態(tài)符號(hào)Add.1.1

/

1.2

……”表示

對(duì)第一版進(jìn)行結(jié)構(gòu)修改用“狀態(tài)符號(hào)Corr.2.0

/

3.0

……”表示

例：公司綜合管理部在20XX年10月1日發(fā)布第一版薪酬管理制度,文件編號(hào)為：RHJS-ZG-RUS-20XX1001-Rev1.06、流水號(hào)的使用：適用于公司合同協(xié)議類(lèi)文件，流水號(hào)由001開(kāi)始依次為002、003,除附件流水號(hào)起始值為01外，其余文件流水號(hào)起始值均為001。所有文件流水號(hào)在每年1月1日自動(dòng)歸零。6.1合同協(xié)議類(lèi)編號(hào)格式：RHJS-ZG-CON-C-20XX10-0016.2格式說(shuō)明：公司名稱-部門(mén)編號(hào)-合同編號(hào)-合同類(lèi)型-年月-流水號(hào)6.3合同類(lèi)型（C-承攬合同（施工合同）；P-采購(gòu)合同；H-勞動(dòng)合同；Z-租賃合同；T-技術(shù)開(kāi)發(fā)合同；O-其他合同）四、編號(hào)管理1、公司所有審批完畢的文件必須由綜合管理部統(tǒng)一編號(hào)，并登記入檔后方可發(fā)布。2、本辦法解釋權(quán)歸屬公司綜合管理部，未盡事宜另行補(bǔ)充，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。文件編號(hào)管理制度編制審核批準(zhǔn)辦公室20XX.12.11發(fā)放編號(hào)一級(jí)發(fā)放受控狀態(tài)二級(jí)發(fā)放文件編號(hào)管理制度頁(yè)次：PAGE1/1版本：1修改：01.目的為進(jìn)一步規(guī)范各部門(mén)文件編號(hào)的管理，確保公司重要文件具有唯一編號(hào)，便于文件的識(shí)別、追溯和控制，保證文件體系的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于除質(zhì)量體系文件全公司所有文件（質(zhì)量體系文件按《質(zhì)量文件的管理制度》執(zhí)行），包含紙質(zhì)以及電子版文件的管理。3.相關(guān)責(zé)任辦公室負(fù)責(zé)各類(lèi)文件編號(hào)登記、變更、督查以及審批或存檔文件內(nèi)容格式的檢查等工作。4.相關(guān)制度4.1文件編號(hào)管理4.1.1外來(lái)文件執(zhí)行原編號(hào)，檔案室歸檔后加編公司編號(hào)4.1.2公司內(nèi)部文件編號(hào)管理4.1.2.1文件編號(hào)結(jié)構(gòu):文件編號(hào)一般由公司名稱代碼、文件類(lèi)別代碼、制訂部門(mén)代碼、文件順序號(hào)、版本號(hào)組成,其中文件的版本由1-9遞增,修改號(hào)從0-3。新發(fā)行的文件版本號(hào)為1，修改號(hào)為0,一份文件修改達(dá)到3次后必須更換版本。

4.1.2.1.1公司名稱：江蘇**醫(yī)藥有限公司代碼：Q/KR4.1.2.1.2文件類(lèi)別代碼文件類(lèi)別文件名稱代碼備注組織說(shuō)明（部門(mén)職責(zé)、崗位說(shuō)明書(shū)）組織結(jié)構(gòu)、部門(mén)職責(zé)、崗位說(shuō)明書(shū)等Z管理類(lèi)文件管理制度、細(xì)則等G作業(yè)指導(dǎo)類(lèi)文件操作規(guī)程、作業(yè)流程、技術(shù)文件等S其他類(lèi)文件黨務(wù)、通知、通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄、合同等T表單各類(lèi)表格、單據(jù)等B4.1.2.1.3部門(mén)代號(hào)：部門(mén)名稱代碼部門(mén)名稱代碼辦公室bg倉(cāng)儲(chǔ)部cc財(cái)務(wù)部cw運(yùn)輸部ys采購(gòu)部cg質(zhì)量管理部zg營(yíng)銷(xiāo)部yx信息管理部xg瑞欣連鎖rl公關(guān)部gg注：新增部門(mén)需使用代碼，到辦公室申請(qǐng)。4.1.2.1.4文件順序號(hào)：用數(shù)字表示，從001～9994.1.2.1.5發(fā)布年號(hào)：指文件編發(fā)日的日歷年月，如2016年11月則表示為16114.1.2.2編號(hào)樣式例：辦公室制訂的《文件編號(hào)管理制度》，編：Q/YXKR.G.bg.001-1612-1.0其他部門(mén)出具的文件以此類(lèi)推；若為公司級(jí)文件，則文件編號(hào)中直接省略部門(mén)名稱代碼。4.2文件內(nèi)容格式4.2.1所有制度文件內(nèi)容格式、頁(yè)眉頁(yè)腳、字體、字號(hào)均參照《文件編號(hào)管理制