代理采購業(yè)務流程范文（通用8篇）

代理采購業(yè)務流程范文（通用8篇）代理采購業(yè)務流程1一、入市1、資料提供：按照入市條件審核表要求提供相關資料及組織機構代碼證復印件。2、注意事項：（1）入市時需將資料按入市條件審核表所列資料順序排列；（2）需要加蓋公章的部分不許漏章。二、發(fā)布招標文件、招標公告及變更公告等招標模式：1、流程：招標文件、招標公告及變更公告等發(fā)布前交由茶陵縣招標投標綜合監(jiān)管股審核，審核無異議后方可發(fā)布。招標公告及變更公告等在湖南省政府采購網(wǎng)上發(fā)布后將網(wǎng)上公示打印件交由分管監(jiān)管股領導簽字后在茶陵縣招標投標管理局網(wǎng)發(fā)布。2、注意事項：（1）發(fā)布前將招標文件、招標公告及變更公告等電子檔發(fā)至茶陵縣招標投標綜合監(jiān)管股郵箱備案。（2）發(fā)布前事先與監(jiān)管股協(xié)商安排開標時間及開標場地并將安排發(fā)至監(jiān)管股郵箱（格式：×××項目開標時間×年×月×日×時×分，保證金：×萬）。非招模式：1、流程：招標公告及變更公告等在湖南省政府采購網(wǎng)上發(fā)布后將網(wǎng)上公示打印件交由分管監(jiān)管股領導簽字后在茶陵縣招標投標管理局網(wǎng)發(fā)布。2、注意事項：發(fā)布前將招標文件、招標公告及變更公告等電子檔發(fā)至茶陵縣招標投標綜合監(jiān)管股郵箱備案。三、投標報名1、流程：嚴格按照招標文件要求接受投標報名。2、注意事項（招標模式）：報名時間截止后嚴禁接受潛在投標人報名并第一時間將報名數(shù)量發(fā)至監(jiān)管股郵箱（格式：×××項目報名數(shù)量×××家）。四、組織開標、評標1、流程（招標模式）：抽取評委、開標及評標須由茶陵縣招標投標綜合監(jiān)管股全程參與監(jiān)管。2、注意事項：（1）抽取評委前需將評委抽取申請表交由監(jiān)管股分管領導簽字；（2）評標區(qū)實行封閉管理，只有參加當日評標的評標委員會成員和有關工作人員及監(jiān)督人員（限監(jiān)管人員1名，清標工作人員2名，業(yè)主單位紀檢人員1名）方可進入評標區(qū)，其他無關人員不得進入；（3）相關人員進入評標區(qū)后應自覺辦理通訊工具保管手續(xù)，如特殊情況需與外界聯(lián)系，必須通過評標區(qū)的`專用設備進行；（4）采購人委派代表參加本單位項目評審的，應當向采購代理機構出具授權函；采購人委派代表不得擔任評審小組組長，不得先于其他評審成員發(fā)表評審意見，不得對其他評審成員進行傾向性、誤導性的解釋或者說明，不得干涉其他評審成員的獨立評審。五、發(fā)布中標候選人公示1、流程：中標候選人公示前在茶陵縣招標投標綜合監(jiān)管股備案。2、注意事項：中標候選人公示在湖南省政府采購網(wǎng)上發(fā)布后攜帶網(wǎng)上公示打印件及評標結論表交由分管監(jiān)管股領導簽字后在茶陵縣招標投標管理局網(wǎng)發(fā)布。六、提交相關資料定標后3天內將招標臺賬及投標單位報名時所需證件照片發(fā)送至茶陵縣招標投標綜合監(jiān)管股備案。七、提交招標項目備案資料1、流程：采購合同簽訂后將招標項目備案資料交由茶陵縣招標投標管理局備案。2、注意事項：將備案資料交由監(jiān)管股登記后再交由檔案管理員移交檔案室。代理采購業(yè)務流程21、依法接受委托接受采購任務：通過《天津市政府采購信息管理平臺項目管理采購任務》列表，查看本單位次月的政府采購任務，隨時查看本月追加的采購任務。簽訂委托代理協(xié)議：依據(jù)政府采購辦公室下達的采購任務，主動聯(lián)系采購人，與采購人簽訂紙質委托代理協(xié)議。確認網(wǎng)上委托：協(xié)助采購人完成網(wǎng)上委托，及時確認采購委托函。2、制定采購方案根據(jù)采購項目復雜情況、選擇的采購方式、是否采購進口產(chǎn)品等信息，制定科學合理的采購方案，明確各工作環(huán)節(jié)，確定各環(huán)節(jié)工作職責、質量標準、時間節(jié)點和責任人，明確項目總負責人和協(xié)調人，制定突發(fā)事件的應急預案。3、編制招標采購文件根據(jù)采購人提交的采購需求、評標標準和評標辦法，依據(jù)政府采購的.法律法規(guī)和制度規(guī)定，結合項目情況，編制招標采購文件。招標采購文件要符合國家和我市政府采購的相關政策規(guī)定，要科學合理地設定供應商準入條件，不得有歧視性和排他性。對采購人提交的采購需求、評標標準和評標辦法及供應商準入條件，采購代理機構可在《天津市政府采購網(wǎng)征求意見采購文件》中公告，公開征求意見，以求最大公開、公平、公正。也可組織專家論證，以求采購需求更加科學合理。督促采購人及時確認招標采購文件。并通過《天津市政府采購信息管理平臺項目管理采購文件》上傳至政府采購辦公室備案。4、發(fā)布采購信息根據(jù)采購人的預算級次，編輯采購信息文本，在《天津市政府采購網(wǎng)采購信息》中的相應欄目進行發(fā)布。5、審核供應商注冊情況并發(fā)售標書輔導供應商及時在《天津市政府采購網(wǎng)供應商注冊》完成注冊并及時進行審核。按照采購信息規(guī)定的時間和要求發(fā)售標書，但標書發(fā)售要以供應商在《天津市政府采購網(wǎng)供應商注冊》完成注冊并通過審核為前提。6、組織標前答疑會和踏勘現(xiàn)場，協(xié)調解答供應商疑問按照采購信息規(guī)定的時間和要求及項目情況，組織標前答疑會和踏勘現(xiàn)場，耐心解答供應商疑問，必要時協(xié)調采購人進行解答，或組織專家及相關當事人進行標前論證。7、發(fā)布變更信息如遇采購項目發(fā)生變更事項，應及時在《天津市政府采購網(wǎng)采購公告變更公告》中進行公告8、提出專家抽取申請開標前一個工作日上午12:00前，在《天津市政府采購信息管理平臺專家管理系統(tǒng)抽取申請》中提交抽取申請。開標前1小時打印專家名單。9、開標審核簽到：組織供應商簽到并與標書發(fā)售情況核對，與供應商注冊信息核對，審核投標保證金繳納情況，審核并接受供應商遞交的密封投標文件（含電子開標解密）；組織專家、監(jiān)督員簽到并核驗身份；組織采購人代表簽到，提交授權委托書并核驗身份。開標儀式：公開投標供應商名單，當眾驗明投標文件密封情況并開啟投標文件，按要求唱標，供應商確認相關信息。對招標供應商不足法定數(shù)量的，依法辦理廢標事宜，在《天津市政府采購網(wǎng)采購公告廢標公告》發(fā)布廢標公告。依采購人申請，可在《天津市政府采購信息管理平臺采購方式管理現(xiàn)場變更》中協(xié)助采購人辦理采購方式變更事宜。填寫相關信息和變更理由說明，上傳專家意見和采購人意見。經(jīng)政府采購辦公室批準后方可實施采購。10、評標采購代理機構項目人工作職責：介紹項目單位、項目名稱、采購人代表、專家組成員、監(jiān)督員和項目人自己；宣讀評標紀律；組織采購人代表介紹項目情況；介紹供應商投標的基本情況；組織專家研讀招標采購文件；協(xié)助評標委員會處理相關事務；協(xié)調處理政府采購各方當事人的相關訴求；做好評標記錄；做好相關服務。督促采購人、供應商、評審專家、監(jiān)督員在相關文件上簽字。對評審專家、監(jiān)督員、采購人、投標供應商參與項目情況做出評價。協(xié)助評標委員會出具評審報告。11、督促采購人確認評審報告并上傳備案在提交評審報告5個工作日內，要督促采購人及時確認，并將確認后的評審報告通過在《天津市政府采購信息管理平臺項目管理評審報告》上傳政府采購辦公室備案。12、發(fā)布采購結果公告經(jīng)采購人確認后的采購結果，及時在《天津市政府采購網(wǎng)采購公告中標結果公告》中公告。13、發(fā)中標（成交）通知書采購結果公告的同時，向中標（成交）供應商發(fā)出中標（成交）通知書，并提示供應商在中標（成交）通知書發(fā)出30日內與采購人簽訂政府采購合同。同時，將中標（成交）通知書在《天津市政府采購信息管理平臺項目管理中標成交通知書》中上傳備案。14、督促采購人和供應商及時簽訂政府采購合同中標（成交）通知書發(fā)出30日內，采購人與供應商要按照招標文件和中標（成交）供應商的投標文件簽訂政府采購合同，監(jiān)督雙方不得擅自變更。15、政府采購合同備案督促采購人在政府采購合同簽訂后7個工作日內向政府采購辦公室備案電子合同，向采購代理機構備案紙質合同。16、協(xié)調采購人與供應商的履約事宜在合同執(zhí)行期間，采購代理機構有義務協(xié)調采購人與供應商的履約事宜，對有過錯的一方進行提醒和糾正，情節(jié)嚴重的，要及時向政府采購辦公室匯報。17、組織驗收按照政府采購辦公室的要求，對300萬元及以上采購項目，要組織專家和相關當事人參與驗收。起草驗收報告并履行各方簽字手續(xù)。18、協(xié)助辦理國庫集中支付項目相關手續(xù)。19、立卷歸檔按相關要求，將全部的采購文件和往來書函按采購項目整理歸檔，妥善保存，至少15年，提倡實行政府采購電子檔案。20、接受質疑，答疑解惑在政府采購過程中，要及時、耐心解答采購人、供應商、評審專家、監(jiān)督員對政府采購活動的各種疑惑，宣傳政策，說明情況，爭取理解和認同。同時，按照相關的法律規(guī)定，協(xié)調好各方的利益訴求。依法接受供應商質疑，對供應商質疑，必須在7個工作日內予以書面答復，答復內容要客觀準確，盡量詳實。代理采購業(yè)務流程3為進一步提高項目部的管理水平，在保證施工安全、進度、質量和降低成本的前提下，提高項目部盈利水平，加強對物資采購、使用過程的監(jiān)督管理，根據(jù)國家有關的法律法規(guī)的相關規(guī)定結合公司對物資工作的管理要求，特制定本制度。材料采購員（以下簡稱采購員）是工程材料設備采購管理的第一責任人，具體工作由采購員、項目部主管副經(jīng)理會同項目財務人員共同完成材料采購管理及流程相關程序如下：一、采購計劃1.項目部在施工前填寫項目材料采購計劃表。2.由項目部依據(jù)建設施工圖和施工進度以及材料消耗定額提出材料需用計劃及采購要求。3.材料需用計劃必須說明材料的名稱、規(guī)格、型號、需用數(shù)量、需用時間等。必要時，應提出使用要求及驗收標準和質量保證要求。4.急件優(yōu)先辦理。二、市場詢價1.詳細說明采購材料的品名、規(guī)格、質量要求、數(shù)量、交貨期、交貨地點、付款方式。2.同規(guī)格產(chǎn)品應詢價與不少于三個供應商，應提供同規(guī)格，不同品牌做比較。3.是否有其他較有利的代用品。4.是否有辦理售后服務和保固年限的必要。5.新供應商產(chǎn)品需經(jīng)檢驗試用。6.合格材料設備供應商制度6.1項目部對材料、設備采購實行統(tǒng)一管理，以保證質優(yōu)價廉。建立材料供應商考察、評審制度，建立項目部合格供應商名冊。6.2對首次接觸的新供應商應進行資格預審，采購員應合同主管項目副經(jīng)理應對供應商進行考察，形成供應商評估報告，經(jīng)項目部主要管理人員認可后納入合格供應商目錄。6.3涉及技術、質量等方面有特殊要求的材料、設備，需有相關專業(yè)技術人員參加評審。對供應商實行分級制度，年度審核優(yōu)勝劣汰，一般情況下優(yōu)先采購優(yōu)質供應商的材料。三、比價、議價1.合格材料生產(chǎn)廠家的條件：能提供采購物資質量方面的合格文件；具有良好的市場信譽，價格合理；提供合格的物資，并保證物資質量的.持續(xù)穩(wěn)定性；滿足進度和服務要求。2.合格供應商名冊中有同類材料供應經(jīng)歷的供應商，優(yōu)先詢價及相關服務咨詢。3.價格上漲下跌有何因素。4.單價一萬元以上、總價5萬元以上大宗材料、大型設備的購進按照招標采購流程進行。4.1招標在入圍的合格供應商中進行，參加投標的供應商數(shù)量不少于3家。4.2按規(guī)定時間開標，由項目部、采購部、財務部、商務部、法律部、技術部共同評標，按合理低價的原則，確定中標單位。經(jīng)領導審批后，對中標單位發(fā)出中標通知書。代理采購業(yè)務流程4（一）從內部控制五要素入手，全面梳理采購全流程，分析采購業(yè)務相關管理制度，明確請購、審批、購買、驗收、付款、采購后評估等環(huán)節(jié)的職責和審批權限，掌握采購全流程內控管理中的薄弱環(huán)節(jié)。（二）審查企業(yè)是否建立采購申請授權制度，是否依據(jù)購買物資或接受勞務的類型確定歸口管理部門并授予相應的請購權，相關部門或人員的職責權限及相應的請購和審批程序是否明確。（三）審查采購預算、采購計劃編制執(zhí)行情況。審計從采購預算上報、批復、追加各個環(huán)節(jié)展開，重點審查預算編制是否遵循規(guī)定程序、批復是否及時、調整手續(xù)是否合規(guī)、預算執(zhí)行是否超支等；采購計劃安排是否合理，有無造成庫存短缺或積壓，導致企業(yè)生產(chǎn)停滯或資源浪費。（四）審查采購方式能否實現(xiàn)物美價的供給保障。采購方式按照市場化和公開化程度排序依次是公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價和單一來源等。審查企業(yè)是否采取集中采購模式、限額標準以上采購項目是否按規(guī)定采取公開招標或邀請招標的采購方式，采購執(zhí)行過程中有無隨意改變采購方式的情況。（五）審查采購不相容崗位是否有效分離。采購全流程管理，不僅要求采購部門不相容崗位分離，對采購需求部門、采購需求管理部門等采購主體同樣要求執(zhí)行不相容崗位分離原則。審計重點關注候選供應商推薦、評審標準設定、供應商評審等崗位是否有效分離；審查有無同一部門或采購當事人參與“采購全流程”，導致“供應商管理—采購談判—合同執(zhí)行管理”各個環(huán)節(jié)監(jiān)督制約作用受限，為人為操縱采購結果留下了空間，滋生“商業(yè)賄賂”的問題。（六）審查候選供應商管理是否公開透明，供應商選擇是否得當。企業(yè)有無建立科學的供應商評估和準入制度，建立供應商管理信息系統(tǒng)并完善潛在供應商備案制度、用戶反饋制度、日常監(jiān)督檢查制度等機制對供應商進行動態(tài)管理。審計重點關注候選供應商是否從供應商庫中選取，是否存在需求部門和采購需求管理部門自主決定供應商的'行為。（七）審查采購談判評委信息庫有無外部專家，采購項目評委是否從評委信息庫中隨機選取產(chǎn)生，核實評委是否獨立于采購需求部門和需求管理部門；審查招投標或定價機制是否科學，授權審批是否規(guī)范，有無導致采購物資質次價高，出現(xiàn)舞弊或遭受欺詐的問題。（八）審查采購部門輪崗制度是否有效執(zhí)行。審查企業(yè)是否對辦理采購業(yè)務的人員定期進行崗位輪換，重要和技術性較強的采購業(yè)務是否組織相關專家進行論證，是否實行集體決策和審批。代理采購業(yè)務流程5為了提高公司采購效率、明確崗位職責、有效降低采購成本，滿足公司對優(yōu)質資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制定本制度。一、請購及其規(guī)定1、請購的定義請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。2、請購單的要素完整的請購單應包括以下要素：⑴請購的部門；⑵請購物品所屬項目；⑶請購的用途；⑷請購的物品名；⑸請購的物品數(shù)量；⑹請購的物品規(guī)格；⑺請購物品的樣品、圖紙或技術資料等；⑻請購的物品的要求時間；⑼請購如有特殊需要請備注；⑽請購單填寫人；⑾請購部門主管；⑿請購單審核人；⒀采購副總審核；⒁財務審核人；⒂公司總經(jīng)理。3、請購單及其提報規(guī)定⑴請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核批準后報采購部門；⑵固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提報；⑶其他材料設備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表）的格式填寫提報；⑷日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報；⑸請購部門在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門備份；⑹涉及到請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交；⑺遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領導不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認手續(xù)后補。⑻如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。⑼請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。4、公司物資請購單的提報部門⑴公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報；⑵公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務或其他生活及辦公項目由辦公室提報；⑶公司各部門專用的物資由各部門自行提報。二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定1、請購的接收要點⑴采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領導審批；⑵接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則；⑶通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存；⑷對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定⑴對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；⑵對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；⑶無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門；⑷重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。3、采購周期的規(guī)定⑴單次采購金額預算在1萬元以下的零星采購項目或預算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應超過5天；⑵單次采購金額預算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應超過15天；⑶請購部門應按照以上規(guī)定的時間提前提報請購單采購部如未能按時完成采購任時應向領導說明原因；⑷遇到緊急采購應匯報公司領導采取快速優(yōu)先采購的策略。三、詢價及其規(guī)定1、詢價前應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時的與請購部門溝通；2、屬于相同類型或屬性近似的產(chǎn)品應整理、歸類集中打包采購；3、對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；4、所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介結構詢價；5、對于請購部門需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品；6、詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價；7、在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領導批示。四、比價、議價1、對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質量進行確認；2、對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；3、收到供應單位第一次報價后應向公司領導匯報情況，設定議價目標或理想中標價格。4、重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資質進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各方面的實力等；5、參考目標價格與擬合作單位進行價格及條件的進一步談判。五、比價、議價結果匯總1、比價、議價匯總前應匯報公司相關領導，征得同意后方可匯總；2、比價、議價結果匯總應按照附表六（比價/招標匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核；3、如比價、議價結果未通過公司領導審核應進行修改或重新處理。六、合同的簽訂及其規(guī)定1、合同：是當事人或當事雙方之間設立、變更、終止民事關系的`協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權利、義務關系的協(xié)議。（一）合同正文應包含的要素（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；（2）采購物品/項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術文件與確認圖紙是不可分割的部分；（3）包裝要求；（4）合同總額應含稅，特殊情況應注明；（5）付款方式；（6）工期；（7）質量保證期；（8）質量要求及規(guī)范；（9）違約責任和解決糾紛的辦法；（10）雙方的公司信息；（11）其他約定。（二）合同簽訂及其規(guī)定（1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；（2）擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低；（3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單；（4）遇貨物訂購數(shù)量較大且價格較大或難清點的情況時務必請廠商派代表來場協(xié)助清點；（5）質保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商延長產(chǎn)品保質期；（6）詳細約定發(fā)票的提供時間及要求；（7）與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付款；（8）違約責任一定要詳細、具體；（9）比價匯總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作；（10）合同簽訂應按照附表七（合同審查批準單）的格式對合同初稿進行巡簽審查；（11）合同巡簽審查通過后應由公司領導簽字，加蓋公司合同章方可生效；（12）簽訂的所有合同應及時報送財務部門。七、付款及合同執(zhí)行1、付款規(guī)定⑴按照進度付款的采購項目必須確保質檢合格方可付款；⑵按照貴公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款時應填寫附表八（資金支出審批單），該審批單巡簽我那比后提交財務部付款；⑶財務部門在接到付款審批單后應在3天內付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況狂延期付款的應及時通知采購部并匯報公司領導。2、合同執(zhí)行⑴已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領導；⑵已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質保量，按時履約；⑶合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同。八、報驗與入庫1、報驗⑴供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時的通知質檢部門進行驗收；⑵對于不同類型的合同的標的物的驗收標準參照公司質檢部門的相關規(guī)定執(zhí)行；⑶達到質檢和報驗條件的合同標的物應在第一時間報請質檢部門進行質檢、驗收；⑷質檢部門在接到采購部報驗通知后應及時報驗，并出具報驗結果證明書，對于質檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質檢部門應負主要責任；⑸用于公司生活和辦公的物資不在公司質檢部質檢范圍之內。2、入庫⑴公司所有的生產(chǎn)材料、設備及外協(xié)加工件入庫前均應通過質檢部門的檢驗或驗收；⑵合同標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運；⑶質檢部門未及時驗收的合同標的物，倉庫在收到送貨清單后應將其作為暫存物資接受；⑷質檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應及時的入庫，并及時出具入庫清單；⑸質檢合格后的固定資產(chǎn)及服務按照公司財務規(guī)定入庫。代理采購業(yè)務流程6一、請購極其規(guī)定1、請購的定義請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。2、請購單的要素完整的請購單應包括以下要素：請購的部門；請購物品所屬項目請購的用途請購的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量請購物品的樣品、圖紙和技術資料請購物品的需求時間請購如有特殊請備注請購單填寫人請購部門主管請購單審核人采購副總審核財務審核人公司總經(jīng)理3、請購單及其提報規(guī)定請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領導審核審核批準后報采購部門；請購部門在提報申請單時應要求采購部接收人簽字并備份；涉及的請購數(shù)量過多時可附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交；遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領導不在的情況下可以電話請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認后手續(xù)后補如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明請購單的更改和補充應以書面形式由公司領導簽字后報采購部。二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定1、請購的接收要點采購部在接收請購單時應檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領導審批；接收請購單時應遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整不清晰不采購，圖紙及技術資料不全不采購，庫存已超儲值積壓的物資不采購的原則；通知倉庫管理人員核查該物資是否有庫存；對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應及時通知請購部門。2、請購單的分發(fā)規(guī)定對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進行分工處理；對于緊急請購項目應優(yōu)先處理；無法于請購部門需求日期辦妥的應通知請購部門。重要的項目采購前應征求公司相關領導的建議。三、詢價及其規(guī)定1、詢價前應認真查看請購單的'品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術要求，遇到問題應及時與請購部門溝通；2、屬于相同類型或屬性近似的產(chǎn)品應整理、歸類集中采購；3、詢價時對于相同規(guī)格和技術要求應對不同品牌進行詢價；4、比價采購的單位均應具備一定的資質和實力，具有提供或完成我公司所需物資的能力；四、比價、議價1、對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務質量進行確認；2.對于合格供貨商的價格水平進行市場分析，是否價格最低，所報價格的綜合條件更加突出；五、合同的簽訂及其規(guī)定1、合同正文應包含的要素（1）合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點；（2）采購物品的規(guī)格、名稱、數(shù)量、單價、總價及合同金額，清單、技術文件與確認圖紙是合同部可分割的部分；（3）付款方式（4）工期（5）質量保證期（6）其他約定2、合同簽訂及其規(guī)定（1）如涉及到技術問題及公司機密的，注意保密責任；（2）擬定合同條款時一定將各種風險降至最低；3、合同執(zhí)行（1）已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及相關領導；（2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于合同義務和責任的履行情況，跟蹤并督促其保證質量，按時履約；（3）合同在履行期間應按照雙方約訂嚴格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同；六：報驗與入庫1、供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時通知質檢部門進行驗收；2、標的物在運達公司后采購部應及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運。代理采購業(yè)務流程7一、總則為了規(guī)范公司采購行為，降低公司經(jīng)營成本，特制定本辦法。二、管理體制公司可設立專門的采購部門，具體負責公司采購業(yè)務。公司所有原軾材料、物資、零部件、辦公用品、機器設備的采購，均應符合本辦法的原則精神和采購工作規(guī)程。公司采購實行集中與分散相結合體制。三、重要的、大宗的、貴重的或限額以上的采購，由采購部門統(tǒng)一辦理；低值、小額或限額以下的采購，由使用的部門各自辦理。公司實行成批和零星采購相結合體制。四、根據(jù)年度經(jīng)營計劃，測算和制定年度原輔材料、物資需求計劃，每年進行1~2次的成批采購；五、年度物資計劃難以概括，或市場供求變化導致物資需求計劃改變的，可在年度中進行多交的零星采購。六、貫徹“五適”方針，即以最適當?shù)膬r位、在適當?shù)臅r間、從最適合的地點，購進適當品質及適當數(shù)量的物料。七、采購計劃與申請根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃、材料消耗定額、各部門物資需求以及現(xiàn)有庫存情況，可以制定年度采購計劃預案。根據(jù)年內生產(chǎn)進度安排、資金情況和庫存變化，相應制定半年、季度或月度的具體采購計劃，該計劃按期滾動修訂。公司年度采購計劃須經(jīng)總經(jīng)理辦公會議批準實施，半年、季度采購計劃須經(jīng)總經(jīng)理審批，月度采購計劃變化不大的經(jīng)總經(jīng)理劃主管副總核準。根據(jù)采購計劃制作的.采購預算表，以一式多聯(lián)方式提交，分別經(jīng)采購部經(jīng)理、主管副總、總經(jīng)理按權限簽批核準。公司物料庫存降低到安全庫存量或控制標準時，可即進提出采購申請，并分為定量訂購和定時訂購兩種方法實施采購。八、采購實施采購部收到請購單或采購計劃被批復后，立刻開展多方詢價、比價、議價，按照貨比三家的原則，詢價人員將三家以上候選供應商的品種、性能指標、報價、批量、運輸和付款條件等情況報采購主管選擇。對大宗、貴重、批量性的采購可采取公開競價、招標、產(chǎn)品訂貨會等方式進行采購。盡量提高每次采購批量，獲得批量折扣，降低采購成本。采購詢價獲準后，采購員即與供應商洽談買賣合同及合同條款。買賣合同采用國家標準合同和本公司擬訂合同格式。合同文本須經(jīng)采購主管和主管副總經(jīng)理批準。重大采購合同須經(jīng)公司律師審核和工商部門鑒證。采購合同經(jīng)雙方簽章生效后，采購員按合同付款進度，向財務部申請借款，及時向供應方支付定金和各期貨物。采購員按合同交貨進度，及時催促供應方按時發(fā)貨。收到托運單據(jù)或提貨憑單后，即前往提貨點，按提貨程序清點貨物品種、質量、數(shù)量或重量，相符后簽收。如發(fā)現(xiàn)貨物品種、數(shù)量或重量與合同不符，質量經(jīng)檢測與合同約定標準不符，采購購員可拒絕接收或將貨物退回供應方。對貨物品種、質量、數(shù)量與合同不符的，采購員及進告知供應方，并就退貨、經(jīng)濟補償、賠償和罰款事宜進行談判。驗收合格的貨物及時運抵倉庫，辦理移交入庫手續(xù)，并持有關發(fā)票和提貨憑證到財務部銷帳。采購員負責對在簽字貨物和在簽字貨款明示于圖表，分類監(jiān)控、跟催。采購員對缺貨、不明供應商、供貨延遲、驗收不合格、貨款詐騙等問題，應及時上報主管處置，尋找替代品或變更生產(chǎn)計劃。九、其他1、采購部應采取有效措施，完成公司下達的降低采購成本的指標，或達到采購目標成本。2、采購員密切關注主要材料、物資市場供求、價格變動情況，趨勢預測，提出最有利的采購時機。3、采購部分分析主要物料的采購成本及構成，掌握出廠價、運輸費、采購費用、在途損耗、保險費等在采購成本的比重，對有關費用重監(jiān)控。4、采購部選擇運輸方式，應考慮運輸費用、快捷性、途中損耗、安全性、方便性等，多方案比較后選定方式。5、會同財務部確定貸款分期付款和結算方式，協(xié)商使用賒購、商業(yè)票據(jù)，減少公司采購和庫存資金的占用。十、采購部對采購員的如下工作行為進行考查、評價：采購目標成本的完成情況；采購合同履約率和違約程度；采購成本節(jié)約額或損失額；采購物料質量合格率；價格波動情況；供應商穩(wěn)定性和開拓供應商新情況；廉法或執(zhí)著收回扣、受賄情況。以上工作情況記入采購員業(yè)績檔案，作為考績依據(jù)，并作出相應的獎勵和處罰。十一、附則本辦法由采購部解釋執(zhí)行，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會議批準生效