i項(xiàng)目管理在圖書館自動(dòng)化信息系統(tǒng)更新中的應(yīng)用

i項(xiàng)目管理在圖書館自動(dòng)化信息系統(tǒng)更新中的應(yīng)用

隨著我國(guó)工業(yè)計(jì)算機(jī)化的快速發(fā)展，所有行業(yè)的計(jì)算機(jī)化程度都在不斷提高。隨著信息市場(chǎng)的發(fā)展，it管理制度逐漸成為一個(gè)日益活躍的領(lǐng)域。圖書館信息系統(tǒng)更新項(xiàng)目是典型的項(xiàng)目之一。本文從這一需求的角度進(jìn)行了分析，并提出了使用it管理系統(tǒng)的想法、方法和工具來更新這些項(xiàng)目的想法。同時(shí)，本文以圖書館自動(dòng)化信息系統(tǒng)項(xiàng)目為例，展示了該項(xiàng)目的使用過程、方法和技能。1學(xué)習(xí)it項(xiàng)目管理信息技術(shù)是推動(dòng)現(xiàn)代圖書館發(fā)展不可或缺的力量.近20年來,以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫(kù)為代表的信息化浪潮給圖書館帶來了更大的挑戰(zhàn)和機(jī)遇.電子圖書館等新概念又不斷涌現(xiàn),國(guó)內(nèi)外的數(shù)字圖書館建設(shè)出現(xiàn)高潮.與此同時(shí),推進(jìn)信息系統(tǒng)的工程建設(shè)過程存在較大風(fēng)險(xiǎn),IT項(xiàng)目的管理水平成為項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵.通過學(xué)習(xí)運(yùn)用IT項(xiàng)目管理的概念、方法和知識(shí)體系,理解和實(shí)施有效的IT項(xiàng)目決策、實(shí)踐、驗(yàn)收和評(píng)估過程,可以有效提高項(xiàng)目建設(shè)的成功率.IT項(xiàng)目管理有任務(wù)明確、管理工具先進(jìn)、信息溝通及時(shí)、字眼提供準(zhǔn)確、測(cè)試完善嚴(yán)謹(jǐn)?shù)戎T多優(yōu)點(diǎn).圖書館自動(dòng)化信息系統(tǒng)更新的實(shí)施過程和結(jié)果與圖書館日常工作緊密結(jié)合.系統(tǒng)更新工作不僅僅是安裝一個(gè)新系統(tǒng)那么簡(jiǎn)單,其包含了大量的軟硬件平臺(tái)采購(gòu)、安裝、數(shù)據(jù)備份、人員培訓(xùn)、工作流程變更等一系列工作,任何一個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,都將影響系統(tǒng)更新的最終結(jié)果.圖書館信息系統(tǒng)的更新,是一個(gè)包含了諸多工作的特殊項(xiàng)目,是十分典型的IT項(xiàng)目,屬于IT項(xiàng)目管理的研究范疇.因此,為了提高圖書館信息自動(dòng)化更新的成功率并提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量,將現(xiàn)在發(fā)展較為完善的IT項(xiàng)目管理理念和技術(shù)引入圖書館信息系統(tǒng)更新的全過程,可以有效的避免圖書館在實(shí)施系統(tǒng)更新項(xiàng)目時(shí)不知所措的狀況,可以系統(tǒng)的對(duì)項(xiàng)目整體進(jìn)行規(guī)劃實(shí)施,可以有效的控制項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量、進(jìn)度和成本,較好的完成項(xiàng)目.2我們學(xué)校圖書館的計(jì)算方法2.1在線自動(dòng)化監(jiān)控服務(wù)全自動(dòng)化我校圖書館信息自動(dòng)化始于1997年,在這之前圖書的借閱完全是手工借閱,效率低下,文獻(xiàn)服務(wù)時(shí)間有限、對(duì)讀者服務(wù)的質(zhì)量也大大的縮水,嚴(yán)重阻礙了我校讀者服務(wù)的水平.從1997年引進(jìn)深圳圖書館開發(fā)的圖書館自動(dòng)化集成系統(tǒng)軟件ILAS,開始的在頭三年,我館先后開通了采訪、編目、流通、期刊、檢索及參考咨詢各子系統(tǒng).圖書館書刊加工及主要服務(wù)工作均采用計(jì)算機(jī)管理,全面實(shí)現(xiàn)圖書館業(yè)務(wù)全程自動(dòng)化管理.2.2ilasiii系統(tǒng)功能特點(diǎn)2002年以后,圖書館在完成自動(dòng)化建設(shè)的基礎(chǔ)上,立即轉(zhuǎn)入網(wǎng)絡(luò)化建設(shè).我校圖書館在此方面建設(shè)加大了經(jīng)費(fèi)投入,對(duì)圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí).ILASII系統(tǒng)具有功能強(qiáng)大、實(shí)用性最強(qiáng)、聯(lián)網(wǎng)性能最佳的優(yōu)點(diǎn),該軟件在保留了ILAS2.0版全部功能的同時(shí),又引入了許多新的功能,如網(wǎng)上聯(lián)合編目、館際互借、網(wǎng)上流通等附加功能.實(shí)現(xiàn)了讀者自己在網(wǎng)絡(luò)上薦購(gòu)、續(xù)借圖書等業(yè)務(wù),基本實(shí)現(xiàn)了圖書館管理自動(dòng)化.同時(shí),我們?cè)趫D書館主頁(yè)上提供網(wǎng)絡(luò)用戶訪問服務(wù).對(duì)于圖書館的書目數(shù)據(jù)不僅可以查詢,而且能進(jìn)行數(shù)據(jù)交換,這是實(shí)現(xiàn)館際互借、資源共享的基礎(chǔ),也是圖書館實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ).2.3ilasiiiiiiiii的信息資源建設(shè)和應(yīng)用,為信息開發(fā)提供了一個(gè)可靈活應(yīng)用的功能模塊圖書館文獻(xiàn)數(shù)字化發(fā)展到今天,傳統(tǒng)的圖書借還業(yè)務(wù)已經(jīng)不能滿足需求,更多的圖書館越來越注重對(duì)圖書館現(xiàn)有文獻(xiàn)資源的再開發(fā)再利用,針對(duì)本館特色,開發(fā)有地方特色的數(shù)據(jù)庫(kù)是目前圖書館信息開發(fā)部門主要的工作.ILASIII為開發(fā)特色數(shù)據(jù)庫(kù)提供了一個(gè)可靈活應(yīng)用的信息開發(fā)功能模塊.ILASIII以數(shù)字圖書館實(shí)用數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)和圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)為基礎(chǔ),以數(shù)字資源建設(shè)和數(shù)字化服務(wù)為發(fā)展方向,通過自主開發(fā)和整合相關(guān)技術(shù)而搭建的多層次、分布式數(shù)字圖書館應(yīng)用系統(tǒng).2010年9月我館也引進(jìn)了該系統(tǒng),經(jīng)過實(shí)踐的檢驗(yàn),發(fā)現(xiàn)其中很多功能符合圖書館工作規(guī)律,能夠提高我館圖書館數(shù)字化管理水平和服務(wù)水平,這是ILAS在我館成熟發(fā)展階段.3更新圖書館自動(dòng)管理系統(tǒng)的ilas方法的過程根據(jù)IT項(xiàng)目管理知識(shí)體系中的五大過程組概念,將我校圖書館自動(dòng)化信息系統(tǒng)更新的項(xiàng)目管理過程分為五個(gè)階段,其具體工作說明如下:3.1系統(tǒng)開發(fā)的基本情況圖書館進(jìn)行更新圖書館信息自動(dòng)化系統(tǒng)的意向產(chǎn)生,館領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)開始著手進(jìn)行系統(tǒng)更新.我校圖書館現(xiàn)用的圖書館自動(dòng)化集成系統(tǒng)ILASII,是采用客戶機(jī)/服務(wù)器(Client/Server)模式,主服務(wù)器采用SCOUNIX平臺(tái),GBK字符集,不支持Unicode,僅支持中英文編目,客戶端以WIN98為依托,以VisualC++等為開發(fā)工具,使用TCP/IP通信協(xié)議,采用大型分布式數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)LDBMS.ILASII底層數(shù)據(jù)庫(kù)采用的是LDBMS,不支持SQL標(biāo)準(zhǔn),有一定的不穩(wěn)定性,有時(shí)需要重組.ILASII不支持ODBC標(biāo)準(zhǔn),與其它軟件集成比較困難,與其它軟件集成時(shí)需要再做相應(yīng)的接口對(duì)接.目前版本主要功能包括采編、流通、典藏、期刊管理、公共查詢等模塊.同時(shí),我館ILASII為8用戶版.鑒于圖書館的發(fā)展需要,館領(lǐng)導(dǎo)決定開始著手升級(jí)系統(tǒng).3.2系統(tǒng)參數(shù)調(diào)度對(duì)影響系統(tǒng)更新的信息的采集,并根據(jù)收集到的信息,做出項(xiàng)目預(yù)算,進(jìn)行項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng).利用項(xiàng)目管理技術(shù),制定詳細(xì)的項(xiàng)目計(jì)劃.我們現(xiàn)有的圖書管理信息系統(tǒng)存在諸多制約發(fā)展和限制服務(wù)的方面,具體歸納如下:(1)系統(tǒng)運(yùn)行所要求的基礎(chǔ)平臺(tái)條件苛刻,對(duì)操作系統(tǒng)軟件、硬件平臺(tái)有嚴(yán)格要求;(2)基于底層數(shù)據(jù)庫(kù)的原因,系統(tǒng)有一定的不穩(wěn)定性,容易出故障,有時(shí)需要重組;(3)數(shù)據(jù)接口兼容性差,不能直接與門禁系統(tǒng)、一卡通系統(tǒng)等身份認(rèn)證系統(tǒng)整合;(4)功能模塊不夠豐富,僅能滿足簡(jiǎn)單的圖書采、編、藏、閱、借、還,現(xiàn)代圖書館所需的參考咨詢、文獻(xiàn)傳遞、統(tǒng)一檢索平臺(tái)都沒有;(5)圖書查重、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、格式設(shè)計(jì)等功能的操作手段單一、呆板;(6)我館應(yīng)學(xué)校要求兩地辦館,ILASII沒有“網(wǎng)上流通”模塊,也沒有任何其他支持兩地辦館的模塊;(7)用戶并發(fā)數(shù)太少,新館的圖書借還點(diǎn)增多,期刊閱覽室、特藏室、樣本書庫(kù)都有納入自動(dòng)化管理的需求,采編業(yè)務(wù)點(diǎn)增多,8個(gè)并發(fā)數(shù)不能滿足需求.通過多方面綜合考慮,包括經(jīng)費(fèi)預(yù)算、技術(shù)評(píng)估等,最終決定沿用深圖的ILAS系統(tǒng),將ILASII升級(jí)更新為ILASIII.3.3系統(tǒng)的構(gòu)成與功能根據(jù)制定的計(jì)劃,按步驟完成項(xiàng)目工作.ILASIII是以數(shù)字圖書館實(shí)用數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)和圖書館自動(dòng)化管理系統(tǒng)為基礎(chǔ),以數(shù)字資源建設(shè)和數(shù)字化服務(wù)為發(fā)展方向,通過自主開發(fā)和整合相關(guān)技術(shù)而搭建的多層次、分布式數(shù)字圖書館應(yīng)用系統(tǒng).ILASIII是一個(gè)完整的數(shù)字圖書館解決方案和實(shí)用系統(tǒng),圖書館用戶可以通過ILASIII提供的功能和技術(shù)進(jìn)行資源整合、服務(wù)整合;ILASIII也可以作為一個(gè)構(gòu)件,通過統(tǒng)一的協(xié)議加入數(shù)字圖書館體系.ILASIII支持采用目前流行的通用數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),功能涉及資源建設(shè)與加工系統(tǒng)、讀者服務(wù)與網(wǎng)上圖書館、個(gè)人數(shù)字圖書館、各類數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用接口等,涵蓋了ILAS的全部業(yè)務(wù),用戶可從ILAS前期版本平穩(wěn)升級(jí).在項(xiàng)目執(zhí)行過程中,我館的技術(shù)部成員與深圖的技術(shù)人員協(xié)同合作.根據(jù)我館的實(shí)際情況,一方面在我館進(jìn)行基本的系統(tǒng)安裝,包括服務(wù)器的操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)和ILASIII的系統(tǒng)安裝;另一方面,將我館的原系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)發(fā)送到深圖公司進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,以適應(yīng)新系統(tǒng)的需要.3.4系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的安裝對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量進(jìn)行控制,對(duì)項(xiàng)目實(shí)施中出現(xiàn)的意外情況進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)處理,確保項(xiàng)目目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn).在整個(gè)系統(tǒng)更新項(xiàng)目實(shí)施過程中,有一些不確定因素和突發(fā)事件會(huì)影響項(xiàng)目的質(zhì)量和項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度.首先是我館計(jì)劃安裝在服務(wù)器上的操作系統(tǒng)是Linux系統(tǒng),而派來我館進(jìn)行更新系統(tǒng)安裝ILASIII的技術(shù)人員是致力于研究在windows操作系統(tǒng)下安裝ILAS系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的.其次,我館發(fā)往深圖公司進(jìn)行轉(zhuǎn)換的數(shù)據(jù)由于數(shù)據(jù)有些不規(guī)范,導(dǎo)致轉(zhuǎn)換速度過慢.最后,鑒于系統(tǒng)質(zhì)量的考慮,我館的技術(shù)人員與深圖的技術(shù)員一起通過多方面嘗試和相互學(xué)習(xí),順利將ILASIII的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)安裝在了Linux系統(tǒng)上;同時(shí),鑒于項(xiàng)目時(shí)間的考慮,決定將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的時(shí)間往后延遲兩天,以確保數(shù)據(jù)的正常轉(zhuǎn)換.3.5重視自動(dòng)化管理信息系統(tǒng)的利用和加強(qiáng)服務(wù)管理的管理對(duì)項(xiàng)目實(shí)施結(jié)果進(jìn)行評(píng)估,對(duì)相關(guān)工作進(jìn)行移交,結(jié)束整個(gè)項(xiàng)目.在館領(lǐng)導(dǎo)的大力支持以及全體工作人員的努力下,所有工作按計(jì)劃完成.我校圖書館的自動(dòng)化管理信息系統(tǒng)ILASIII在新學(xué)期開學(xué)時(shí)正式投入使用,并且在試運(yùn)行期間沒有發(fā)現(xiàn)異常.我們總結(jié)了相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),并與深圖公司的技術(shù)人員保持聯(lián)系,以便后續(xù)工作的順利進(jìn)行和服務(wù)管理的正常運(yùn)作.4以it項(xiàng)目管理為基礎(chǔ)的更新項(xiàng)目,提高信息的質(zhì)量和成功率.我校圖書館自動(dòng)化信息系統(tǒng)的更新工作的順利完成,源于我們運(yùn)用的科學(xué)的IT項(xiàng)目管理方法和技術(shù).