企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理辦法

[全]企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理辦法第一條電子文件是指在計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中生成的社會(huì)記錄、即以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤(pán)，光盤(pán)等載體、笊賴(lài)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通訊網(wǎng)絡(luò)上傳遞的文件。第二條電子檔案是指具有保存價(jià)值的已歸檔的電子文件及相應(yīng)的支持軟件和其他相關(guān)數(shù)據(jù)。第三條對(duì)電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實(shí)行全過(guò)程管理，由主管部門(mén)統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)，保證管理工作的連續(xù)性。第四條電子文件形成部門(mén)負(fù)責(zé)電子文件的形成積累、保管和整理工作，檔案部門(mén)進(jìn)行指導(dǎo)與監(jiān)督。第五條電子檔案的管理由檔案部門(mén)負(fù)責(zé)，電子文件形成部門(mén)要按照《文件材料立卷歸檔制度》中歸檔范圍的規(guī)定，及時(shí)將應(yīng)歸檔的電子文件整理歸檔。第六條由各職能部門(mén)協(xié)同檔案部門(mén)確定電子文件的歸檔時(shí)間、歸檔范圍、技術(shù)環(huán)境、相關(guān)軟件、版本、數(shù)據(jù)類(lèi)型、格式、檢測(cè)數(shù)據(jù)等，以保證電子檔案的質(zhì)量。第七條為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成之初，就應(yīng)有嚴(yán)格的管理制度和技術(shù)措施，確保其信息的真實(shí)性、安全性和完整性。第八條歸檔電子文件同時(shí)存在相應(yīng)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件時(shí)，則應(yīng)在內(nèi)容、相關(guān)說(shuō)明及描述上保持一致。第九條具有保存價(jià)值的電子文件，必須適時(shí)生成紙質(zhì)文件等硬拷貝。歸檔時(shí)，必須將電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件等硬拷貝一并歸檔。第十條記錄了重要文件的主要修改過(guò)程，有查考價(jià)值的電子文件應(yīng)予保留。當(dāng)正式件是紙質(zhì)時(shí)，則與正式文件定內(nèi)容相同的草稿性電子文件應(yīng)當(dāng)保留，否則可根據(jù)實(shí)際條件或需要，確定是否保留。第十一條保存與紙質(zhì)等文件內(nèi)容相同的電子文件時(shí)，應(yīng)與紙質(zhì)等文件之間，相互建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識(shí)關(guān)系。第十二條在“無(wú)紙化”計(jì)算機(jī)辦公或事務(wù)處理系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)采取更嚴(yán)格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動(dòng)。同時(shí)必須隨時(shí)各份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上，并將具有利用價(jià)值的電子文件制作成紙質(zhì)或縮微膠片拷貝保留。第十三條用文字處理技術(shù)形成的文本文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式和屬性第十四條用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。第十五條用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形文件，收集時(shí)應(yīng)注意其對(duì)設(shè)備的依賴(lài)性，以及易修改性等問(wèn)題，不可遺漏相關(guān)軟件和各種數(shù)據(jù)。第十六條用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其壓縮算法和軟件。第十七條用音頻設(shè)備獲得文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集其屬性標(biāo)識(shí)和相關(guān)軟件。第十八條由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)注意參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。第十九條通用軟件產(chǎn)生的電子文件，收集時(shí)應(yīng)注意收集軟件型號(hào)和相關(guān)參數(shù)。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件收集時(shí)必須連同專(zhuān)用軟件一并收集。第二十條計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程中涉發(fā)的各類(lèi)、理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。第二十一條收集、積累方法（一）及時(shí)按照要求制作電子文件備份（二）每份電子文件均需在電子文件登記表中登記（三）電子文件登記表應(yīng)與電子備份文件一同保存（四）電子文件登記表如制成電子表格，應(yīng)與備份文件一同保存，并附有紙質(zhì)打印件。第二十二條電子文件的整理，應(yīng)按內(nèi)容、密級(jí)等因素相對(duì)集中。第二十三條電子文件應(yīng)按《檔案著錄規(guī)則》著錄并制成機(jī)讀目錄。第二十四條歸檔電子文件應(yīng)填寫(xiě)檔案登記表。第二十五條應(yīng)定期把符合歸檔條件的電子文件信息，按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體。第二十六條在進(jìn)行電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)。其內(nèi)容包括:硬件環(huán)境的有效性、軟件環(huán)境的有效性及其信息記錄格式等。第二十七條電子文件的歸檔鑒定工作，參照國(guó)家關(guān)于電子文件現(xiàn)行的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，鑒定結(jié)果，在電子文件的機(jī)讀目錄上制作相應(yīng)的標(biāo)識(shí)。第二十八條歸檔前，由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性和完整性進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)如果文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的有效性和完整性，則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位。第二十九條把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中、制成歸檔數(shù)據(jù)集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式三套、一套封存檔案室保管，一套供查閱使用，一套異地保管、對(duì)于加密電子文件，則應(yīng)解密后再完成上述工作。第三十條電子檔案采用的載體，按優(yōu)先順序分別只讀光:一次寫(xiě)光盤(pán)、可擦光盤(pán)，磁帶等，禁用盤(pán)作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。第三十一條存儲(chǔ)電子文件的載體或包裝盒上應(yīng)貼標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫(xiě)編號(hào)、名稱(chēng)、密級(jí)、保管期限、硬及軟件環(huán)境等。第三十二條將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄，相關(guān)軟、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附歸檔電子文件登記表，第三十三條需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上，如果是自行開(kāi)發(fā)的應(yīng)用軟件、也應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。第三十四條原電子文件數(shù)據(jù)集載體在完成電子文件歸檔后，保留時(shí)間至少1年。第三十五條電子文件歸檔后，按有關(guān)規(guī)定移交至檔案管理部門(mén)，作為電子檔案進(jìn)行保管。第三十六條檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)歸檔的每套載體進(jìn)行檢驗(yàn)，將檢驗(yàn)的結(jié)果填入電子檔案入庫(kù)登記表。檢驗(yàn)不合格的，退回形成單位，重新制作。第三十七條驗(yàn)收合格后，檔案管理部門(mén)在電子檔案入庫(kù)登記表上簽字蓋章，一式二份一份交電子文件形成單位，一份自存。第三十八條電子檔案保管除應(yīng)具備紙質(zhì)檔案一般的要求外，還應(yīng)符合下列條件:（一）歸檔載體應(yīng)作防寫(xiě)處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應(yīng)直立存放，做到防塵、防形變；（二）環(huán)境溫度范圍:17℃-20℃，相對(duì)濕度范圍:35％-45％；（三）存放時(shí)應(yīng)注意遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，并與有害氣體隔離。第三十九條每滿1年，對(duì)電子檔案涉及的形成單位和檔案管理部門(mén)的設(shè)備更新情況進(jìn)行一次檢查登記。第四十條每滿2年進(jìn)行一次抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。抽樣率不低于10%,如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)采取恢復(fù)措施。第四