大酒店財務部營業(yè)收入的管理制度

大酒店財務部營業(yè)收入的管理制度為加強營收管理、明確分工、分清職責，便于檢查執(zhí)行同，特制定本規(guī)定。一、營收管理1、客房營收管理（1）散客營收的管理A、收銀：(A)散客入住須嚴格執(zhí)行預收房費制度：總臺收銀按接待時給定的房價，按預計入住天數(shù)收取規(guī)定的房費外再加收半天房金我。預收時，總臺收銀應制給無稅務監(jiān)制章的收據(jù)，如交付訂金是外幣應在收據(jù)中明幣種及金額。（B）入住散客預計入住期滿要求續(xù)住，總臺就填變更單，寫明續(xù)住期限，并按續(xù)住天數(shù)預計上述規(guī)定的房費。（C）下列散客入住時，總臺接待發(fā)給掛賬房卡，準予在店內(nèi)各消費點簽單掛賬：a、以信用卡支付結(jié)算的境外散客，以長城金卡或其他經(jīng)計劃財務部指定的信用卡支付結(jié)算的中賓散客；b、由部門經(jīng)理以上人員簽準并明確承擔濟責任的散客。（D）設(shè)置小酒吧的散客房，客人離店時樓面服務員須立即查看其消費情況，開出帳單送達總臺收銀?？偱_收銀對這些客人來結(jié)帳須主動與房務中心聯(lián)系，查明消費情況，納入結(jié)帳。（E）預訂散客入住，根據(jù)預訂及有關(guān)部門確認的結(jié)算方式入住并收費。與市場營銷部訂有協(xié)議的公司，其散客按協(xié)議辦；旅行社散客房費轉(zhuǎn)帳的；應在入住時交付相當于門市牌價50%的訂金作為店內(nèi)其他消費的保證金，境內(nèi)外散客交付信用卡的，也給予簽帳房卡。現(xiàn)付客人按一般散客處理。（F）凡按規(guī)定審批權(quán)限開出減免單，享受房費優(yōu)惠減免的散客，除非減免單上寫明“離店結(jié)算”者外，應視同一般散客預收房費。房費享受減免的期限也僅以減免單上的期限為限。除非開出單部門另辦延長減免手續(xù)，總臺收銀無權(quán)予以自動延續(xù)，而應通知總臺照一般散客重訂房金。（G）以信用卡結(jié)算房費的中、外賓，在交存信用卡后，可不立即簽字交付預收房費。但總臺收銀應注視其消費情況；一旦接近信用限額，須立即向指定的銀行授權(quán)中心辦理授權(quán)手續(xù)，經(jīng)授權(quán)增加限額始得同意繼續(xù)使用信用卡消費，但其實際消費額超過一萬元，應請其立即結(jié)帳，否則按下述催帳規(guī)定辦。B、催帳及強制：（A）散客由于續(xù)住未續(xù)付房費及長話費掛帳其寓客帳出現(xiàn)欠款時，總臺收銀應主動禮貌地電話催請客人到總臺支付欠款，如客人不在房也可發(fā)付款通知由房務中心交樓面服務員放入客房。（B）中賓散客寓客帳帳面結(jié)欠一千元以上又屢催無效、空言搪塞，總臺收銀應會同大堂經(jīng)理登門訪客婉言催帳，如客人仍不按規(guī)定續(xù)付所欠房費，應即逐級報告財務總監(jiān)和房務總監(jiān)研處，盡量采取有理、有利與合法、合情的措施予以解決。（2）包房營收管理A、合同訂立：（A）包房合同的條款必須符合經(jīng)濟合同法條款，合同文本須經(jīng)市場營銷、計劃財務兩部審定后報住店經(jīng)理簽發(fā)啟用。（B）包房租賃人可以是個人或企事業(yè)單位。如為單位，簽訂合同的代表可以是法人代表或其授權(quán)人；市場營銷部須查驗其證件，并要求客人提供主要證件（營業(yè)執(zhí)照副本）的復印本備查。（C）包房房費的支付必須是包房的租賃人或其指定的結(jié)算人。不論實際支付房費為何人，帳單臺頭應嚴格按包房合同的租賃人填寫。（D）包房實際住房人或使用人與租賃人不一致時，須在包房合同內(nèi)寫明，并應明確不以此改變其租賃人應承擔的義務。B、合同管理：（A）包房合同是房費結(jié)算的依據(jù)。房費的收取和結(jié)算須在合同中有明確規(guī)定。涉及房費收取和結(jié)算的條款須作修改或補充時，應事先征得計財部的營財部主管同意。市場營銷部簽訂的包房合同送達計財部后應經(jīng)審核簽證方可歸入包房合同檔，其程序為：計財部（營財部主管）包房管理人員應收帳主管。（B）包房合同須有完善的管理制度。合同必須標明正、副本，正本存市場營銷部，副本分送總臺、計劃財務部（營財部）。正本應按稅法貼印花，合同應按年編列順序號：（）第號。在合同有效期內(nèi)各部門均按順序排列保管，一旦退房，包房合同應抽存按同樣順序建立包房合同業(yè)務輔助記錄，全面但概括反映自合同訂立至退房撤消合同的全過程情況，以補電腦包房寓客帳定期壓縮事后難查的不足，具體要求另訂（可借助PC機另作記錄）。（C）長包房與辦公房租賃合同（協(xié)議）參閱房務篇“長包房與辦公房管理規(guī)定”辦理。C、收銀：（A）財務收銀必須根據(jù)合同規(guī)定的金額幣種及時足額收取包房預付金（現(xiàn)行標準為一個月房費）。收到預付金后，財務應收帳將預付金以“預收帳款”科目分戶收存并通知總臺收銀作為包房合同履行的相應記錄。收到的預付金由營財部給本店收據(jù)。（B）根據(jù)包房合同規(guī)定客戶只有在付清預付金后包房合同才算生效。如客戶有特殊情況，預付金不能及時足額到位，市場營銷部有權(quán)展延其到位時限，但須書面通知財務收銀。在這段時間內(nèi)如發(fā)生包房營收流失由市場營銷部負責，但展延預付金到位期不能超過包房入住期的可靠保證，財務收銀有權(quán)改按散客房價計算，依照散客拖欠房費辦法處理。上述操作辦法應體現(xiàn)在包房合同條款內(nèi)。（C）財務收銀應按月定期結(jié)算房餐費等，并填制“長包房費用結(jié)算通知單”，列出客房、餐飲用數(shù)金額，通知客戶在合同規(guī)定結(jié)算期限內(nèi)到總臺付清帳款。（現(xiàn)行標準為結(jié)帳期后十五天，即平均掛帳期為一個月）。（D）包房履行合同期滿或因其他原因終止合同退房，財務收銀須賃市場市場營銷部出具“退房通知單”（由市場營銷部制定格式）結(jié)帳。應收帳憑總臺收銀結(jié)清房餐費的簽證（在退房單上）及客戶持有的預付金收據(jù)原件，或復印件（合同訂立人須寫明不能提供原收據(jù)的原因），結(jié)清預收、預付金、多退少補?？偱_收銀須收繳發(fā)出的掛帳房卡等有關(guān)證件、客房鑰匙，同時盡可能掌握客戶的去向吧便需要進聯(lián)絡。D、催帳及強制：（1）財務收銀應掌握包房客戶信用狀況，發(fā)現(xiàn)信譽不佳、一再拖欠的包房客戶，應隨時通知市場營銷部，雙方協(xié)同催帳。（2）對拖欠期超過合同寬限期限，又提不出正當理由、屢催無效的客戶，總臺收銀在履行合同條款（書面通知付帳三次）前提下應書面通知總臺，并及時逐級報告財務總監(jiān)，在有理、有節(jié)、合情、合法的前提下，采取必要措施予以解決。（3）團隊工營收的管理A、團隊營收的管理方針：（A）對多數(shù)旅行社或旅游公司（以下統(tǒng)稱旅行社），是先接團后付費，是以賒銷方式進行的一種營業(yè)活動，在這種條件下要加快資金回籠，防止營收流失的最重要關(guān)鍵是旅行社的信用。（B）財務應收帳在每季度（日歷年）結(jié)束后的第一個月應編制旅行社信用評估報告。信用評估按資金回籠周期及欠款呆滯時間長短為劃分標準。（C）對列入信用差的旅行社，市場營銷部應撤消其賒銷權(quán)，改為現(xiàn)付接團，并書面通知（最遲自下一季度的第二個月起）總臺收銀和應收帳。對信用評估一般的旅行社，計劃財務部營財部與市場營銷部應提出改進其信用度的措施。經(jīng)過一個季度的實踐仍無改進，應在下一季的信用評估等級中得到反映。（D）信用評估由計劃財務部的營財部為主規(guī)范進行，評估結(jié)果等級應成為團隊實施賒銷方針的依據(jù)。若計劃財務與市場營銷部在信用評估上對些社現(xiàn)分歧，應書面報告總經(jīng)理，由總經(jīng)理按既管銷又管錢一支筆的原則裁決。各有關(guān)部門都須服從裁決，但同時裁決人按本規(guī)定承擔相應的責任：B、境外旅行社銷售結(jié)算的方針：（A）境外社團隊帳原則上應按國際慣例執(zhí)行先收款后接團的原則處理其營收結(jié)算。在這一方針指導下可以采用雙方同意的方式進行，或整數(shù)預付、進團抵銷，或分團銷帳筆筆清。（B）對個別信用好的社，可以采用比照國內(nèi)社賒銷，但原則上對采用賒銷方式結(jié)算的社應附具可靠的資信證明（一般為其往來銀行，資信證明不具保證俢公參考）。如市場銷售部書面確認這一結(jié)算方式，財務、總臺均應執(zhí)行，但同時市場營銷部應對其后果負責，財務應收在執(zhí)行過程中要隨時與市場營銷部保持密切協(xié)調(diào)，發(fā)現(xiàn)異常情況隨時書面通知市場營銷部，否則財務應收也應負工作失職責任。C、收銀：（A）對不列現(xiàn)付結(jié)算團的團隊帳款，總臺收銀須在入住團離店后根據(jù)總臺預訂填寫的“團體登記表”（下稱團單）寫明的房價、用房數(shù)、陪同用房數(shù)、餐費標準等事項對照合同（協(xié)議）核算無誤開出團隊費用帳單，經(jīng)夜審轉(zhuǎn)應收帳復核轉(zhuǎn)入相應的旅行社作應收外客帳處理，并用掛號信寄送帳單。（函件收據(jù)保留備查）。（B）為保證團隊帳單能及時寄達掛帳的旅行社，同時接受過去旅行社名稱機構(gòu)復雜的教訓，計劃財務部應收帳應每季在季末后一月內(nèi)與市場營銷部團隊主管人員核對掛帳社名稱地址，并應定期發(fā)出書面通知給旅行社查詢帳單已否寄達。（C）計劃財務部應收帳應對旅行社回籠的資金及時制證入帳銷帳，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對旅行社由于各種原因擅自扣抵的團費須查明原因，予以沖銷處理；如不屬計算錯誤而屬銷售條件與團單載明事項不符，應按誰主管誰處理的原則書面請市場營銷部等部門簽證后沖銷營收，并報告財務總監(jiān)及總經(jīng)理。D、催帳：（A）應收帳應負責催收。催收分直接登門催、間接函電催兩類，兩種方式須酌情交替進行。對信用評估好與較好的社一般應采用函電催方式工。對信用評估很低的社主要應采用登門催的方式催收。（B）不論采用哪一種方式，催帳人員均須就時間、社名、方式等事項作出書面記錄，以便上級主管人員的督查；同時作為旅行社信用評估的依據(jù)。（C）財務收銀在每季的第一個月對各社應普發(fā)欠款超過90天的書面催帳單（或?qū)危?，同時組織電話催收。（D）對旅行社超過90天，一周年以內(nèi)的應收帳款應作不正常應收帳款。計劃財務部應收及市場營銷部要按季協(xié)同或各自組織人員輪番去各主要地區(qū)（按欠款額、回籠慢等因素決定地區(qū)先后）催收。對一時不能立即收回的客帳確認手續(xù)，訂明還款或分期還款的日期（確認書按統(tǒng)一格式制訂）。兩部要采取各種催收方法，防止呆帳、壞帳。（E）每一季后的第一個月，在總經(jīng)理主持下召開一次應收帳款協(xié)調(diào)會，分析催收回籠及客帳占用資金情況，確定對策，防止出現(xiàn)新的呆帳、壞帳。（F）對旅行社超過一周年，但在兩周年以內(nèi)的應收帳應作為呆滯應收帳款（簡稱呆帳）。對呆帳應作重點催收，即不僅由兩部一般人員催收，還應由市場營銷總監(jiān)以及店級領(lǐng)導新自負責催收，以體現(xiàn)營收實現(xiàn)與資金回籠一體化，賒銷與應收一枝筆的原則。（G）對超三周年，即使有了確認書等還款證明但還未履約還款的應收帳，不論何種情況，在年終決算時會計核算上應作壞帳處理。但具體催收不能終止，必須運用各種可行方式（含司法程序）進行催收，減少損失。對轉(zhuǎn)成壞帳的應收帳，財務應收帳應另作已轉(zhuǎn)壞帳的應收帳輔助記錄，以防止出現(xiàn)一轉(zhuǎn)壞帳無人過問的情況。（4）會議（住店）營收管理：A、會議營收結(jié)算應根據(jù)客戶信用取預計費用一定比例的定金，會議結(jié)束后至遲一周內(nèi)以支票或匯票結(jié)清費用。如客戶要求采用結(jié)帳后寄送帳單掛帳劃拔余款的方式，市場營銷部在確定接待任務前須商計劃財務部營財部的同意。B、會議營收如為余款掛帳的方式，計劃財務部總臺收銀應負責在會議結(jié)束后一周內(nèi)與客戶共同結(jié)清會議費用，開出帳單。應收帳應負責至遲一月內(nèi)將會議余款掛帳營收確保回籠。C、超過一個月尚未回籠的會議營收，應視作不正常應收帳款，計劃財務部應收帳應查明原因書面通知市場營銷部共同催付。2、餐飲營收管理（1）散客或宴請營收管理：A、非住店散客及預訂筵席可采用現(xiàn)金及信用卡結(jié)算方式，如客人要求以支票結(jié)算須按本店支票使用辦法收受；如不符收受支票范圍，經(jīng)餐廳經(jīng)理或市場營銷部經(jīng)理簽字后計劃財務部收銀可以收受，但發(fā)生退標由簽證人負責追收。使用信用卡結(jié)算超限額時，計劃財務部收銀應辦理授權(quán)獲準后方可同意。B、住店寓客的結(jié)算按客房營收管理規(guī)定辦。原則上其消費必須憑掛帳房卡才可掛入寓客帳一并結(jié)算，否則按上述A辦理。（2）冷餐會（不住店）營收管理：A、冷餐會的營收結(jié)算可采用按預計消費額收取一定比例的定金方式。收取定金的比例由市場營銷部根據(jù)客戶的信用情況確定。在接受預訂時，必須與客戶洽定余款支付的結(jié)算方式，如當日或次日，以支票結(jié)清或寄帳單將余款劃入我店銀行帳戶。但不論采用何種結(jié)算方式，在冷餐會結(jié)束時，客戶負責人必須在帳單上簽證確認以確定當天的營業(yè)額，如客戶有異議，可于當時或事后由市場營銷部與客戶核實處理，經(jīng)餐飲總監(jiān)或其指定的負責人簽證再調(diào)整營業(yè)額。餐飲部對冷餐會消費的食品、飲料必須按小票制度分別開票，附入帳單，以便客戶或物價等部門的核查。B、冷餐會營收結(jié)算如采用支票、匯票方式以外的結(jié)算方式（信用卡、余款轉(zhuǎn)帳等）須事先商得財務收銀的認可，否則由此造成拖欠款由餐飲部負責協(xié)助財務收銀處理。（3）非住店團隊營收管理：A、非住店團餐飲營收以轉(zhuǎn)帳結(jié)算方式處理時，必須與接團社洽妥餐費結(jié)算應與住店接團費分清，要求見單即付。B、非住店團來店用餐預訂人數(shù)，、用餐標準，如與實際人數(shù)，標準不符，餐廳經(jīng)理或主管必須據(jù)實通知餐廳收銀更正帳單，再由隨團陪同簽證，始可辦理轉(zhuǎn)帳。如由此造成餐飲外客帳拖欠，由責任部門協(xié)助財務應收帳處理。（4）餐飲招待營收管理：任何餐飲招待須按審批權(quán)限范圍開出的減免單處理。個別減免手續(xù)不及辦理時，應由招待當事人在帳單上先簽證說明，事后負責補齊。餐廳收銀發(fā)現(xiàn)手續(xù)不全、權(quán)限不符時，應隨時報告總銀主管以上人員處理。二、壞帳處理：1、壞帳確認及審批：（1）壞帳確認：應收帳款屢經(jīng)催收無法回收，根據(jù)財務制度可作壞帳損失核銷，確認界限如下：A、散客離店逃帳，經(jīng)核實確定無法收回應即確認為壞帳損失核銷，確認界限如下：B、長包房及其他營收的應收帳，屢經(jīng)催收（含書面及口頭）無法收回，也未經(jīng)債務人確認或保證付款，呆滯期限超過三年，應確認為壞帳損失。C、旅行社團隊應收帳呆滯達三年，屢經(jīng)催收無法收回，即使確認