大酒店財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)電算化管理制度

大酒店財(cái)務(wù)部會(huì)計(jì)電算化管理制度會(huì)計(jì)電算化是促進(jìn)會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和提高經(jīng)濟(jì)效益的重要手段和有效措施，是提高會(huì)計(jì)工作質(zhì)量的一項(xiàng)重要工作。1、會(huì)計(jì)電算化工作的組織與實(shí)施。會(huì)計(jì)電算化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及酒店內(nèi)部的各個(gè)方面。因此財(cái)務(wù)總監(jiān)應(yīng)親自組織領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)電算化工作，主持?jǐn)M定本單位會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)劃、協(xié)調(diào)各部門共同搞好會(huì)計(jì)電算化工作。計(jì)劃財(cái)務(wù)部是酒店會(huì)計(jì)電算化工作的主要承擔(dān)者。在各部門的配合下，計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)和承擔(dān)會(huì)計(jì)電算化的具體組織實(shí)施工作，負(fù)責(zé)提出實(shí)現(xiàn)本單位會(huì)計(jì)電算化的具體方案。開展會(huì)計(jì)電算化工作，可根據(jù)酒店的具體情況，按照循序漸進(jìn)、逐步提高的原則進(jìn)行。在程序上，可先實(shí)現(xiàn)帳務(wù)處理、報(bào)表編制、應(yīng)收應(yīng)付帳款核算、工資核算等工作電算化，然后實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)、存貨核算、成本核算等工作電算化，再進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)分析和財(cái)務(wù)管理工作電算化；在技術(shù)上可先用微機(jī)并機(jī)運(yùn)行，然后逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，最終實(shí)現(xiàn)酒店前后臺(tái)電腦系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，達(dá)到數(shù)據(jù)共享的目的。2、會(huì)計(jì)電算化硬件和軟件要求。(1)硬件要求：各酒店應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和財(cái)力狀況，選擇與本單位會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)劃相適應(yīng)的計(jì)算機(jī)機(jī)種、機(jī)型和系統(tǒng)軟件及有關(guān)配套設(shè)備。因考慮到酒店業(yè)務(wù)方電算化管理的發(fā)展，在選擇計(jì)算機(jī)機(jī)種、機(jī)型和系統(tǒng)軟件及有關(guān)配套設(shè)備時(shí)，應(yīng)盡量做到統(tǒng)一，為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化打好基礎(chǔ)。(2)軟件要求：配備會(huì)計(jì)軟件是會(huì)計(jì)電算化的基礎(chǔ)工作，選擇會(huì)計(jì)軟件的好壞對(duì)會(huì)計(jì)電算化的成敗起著關(guān)鍵性的作用。配備會(huì)計(jì)軟件主要有選擇通用會(huì)計(jì)軟件、定點(diǎn)開發(fā)、通用與定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件相結(jié)合的三種方式，酒店應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要和自身技術(shù)力量配備會(huì)計(jì)軟件。配備的會(huì)計(jì)軟件應(yīng)達(dá)到財(cái)政部《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》的要求，具體要求如下：A、會(huì)計(jì)核算軟件和會(huì)計(jì)信息的處理應(yīng)符合會(huì)計(jì)法、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和有關(guān)行業(yè)會(huì)計(jì)制度。B、會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)按國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度規(guī)定劃分會(huì)計(jì)期間，分期結(jié)算帳目和會(huì)計(jì)報(bào)表，并可根據(jù)用戶需要同時(shí)具有提高哦能干找其他會(huì)計(jì)年度生成參考性會(huì)計(jì)資料的功能。C、會(huì)計(jì)核算軟件中的文字輸入、屏幕提示和打印輸出必須采用中文。D、會(huì)計(jì)核算軟件在設(shè)計(jì)性能允許使用范圍內(nèi)，不得出現(xiàn)由于自身原因造成死機(jī)或非正常退出等情況。E、應(yīng)用系統(tǒng)必須具有操作密碼設(shè)置和權(quán)限設(shè)置功能。F、系統(tǒng)必須對(duì)操作日期嚴(yán)加控制，不得提供對(duì)已結(jié)清或登帳的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行重復(fù)操作的功能。G、系統(tǒng)必須對(duì)錄入的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，如制政日期、會(huì)計(jì)科目的有效性、借貸平衡、總長(zhǎng)明細(xì)帳、憑證種類和編號(hào)等進(jìn)行有效的校驗(yàn)。H、凡是由機(jī)內(nèi)及數(shù)據(jù)運(yùn)算產(chǎn)生的中間結(jié)果以及最終結(jié)果，系統(tǒng)不得提供人工干預(yù)的修改功能；由計(jì)算機(jī)打印輸出的帳表中的數(shù)據(jù)，凡應(yīng)取自于機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)的，不得人工修改或直接填列。I、系統(tǒng)必須具有備份及在意外事故時(shí)立即恢復(fù)工作的功能。J、系統(tǒng)輸出的現(xiàn)金、應(yīng)航日記帳必須由機(jī)器連續(xù)打印編號(hào)。3、會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制。建立會(huì)計(jì)電化的內(nèi)部控制系統(tǒng)是通過對(duì)引起危害的各種因素的控制來防止或減少各種危害，提供正確、定額、可靠和合理的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，防止違法行為的發(fā)生，提高會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的效率和效益。(1)組織控制。組織控制包括職責(zé)劃分、人事控制等。A、職責(zé)分工。為達(dá)到有效控制的目的，需要在兩個(gè)層次上進(jìn)行指責(zé)的分離，一是盡可能將EDD部門與用戶部門（產(chǎn)生原始數(shù)據(jù)或使用計(jì)算機(jī)處理所得信息的部門或人員）之間的職責(zé)進(jìn)行劃分。二是EDD部門的內(nèi)部盡可能劃分職責(zé)。B、人事控制。不相容職能的分離。一般是將四種基本職能（業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、記錄、資產(chǎn)的保管）予以分開，即是將軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查等職務(wù)分離。（2）操作控制。要建立會(huì)議電算操作管理制度，主要內(nèi)容包括：A、明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限，對(duì)操作密碼要嚴(yán)格管理，指定專人定期更換密碼，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件。B、預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而登記機(jī)內(nèi)賬簿。C、操作人員離開機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)合理化建議退出會(huì)計(jì)軟件。D、根據(jù)本酒店的實(shí)際情況，由專人保存必要的上機(jī)操作記錄，記錄操作人、操作時(shí)間、操作內(nèi)容、故障情況等內(nèi)容。（3）硬件與系統(tǒng)軟件控制。A、保證機(jī)房設(shè)備安全和計(jì)算機(jī)正常運(yùn)行，經(jīng)常對(duì)有關(guān)設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)，保持機(jī)房和設(shè)備的整潔，防止意外事故發(fā)生。B、確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)軟件的安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除，對(duì)磁性介質(zhì)存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份。C、對(duì)正在使用的會(huì)計(jì)核算軟件進(jìn)行修改、對(duì)通用會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行升版和計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備進(jìn)行更換等工作，要有一定的審批手續(xù)。在軟件修改、升版和硬件更換過程中，要保證實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，并由有關(guān)人員進(jìn)行監(jiān)督。D、健全計(jì)算機(jī)硬件和軟件出現(xiàn)故障時(shí)進(jìn)行排隊(duì)和管理措施，保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性。（4）數(shù)據(jù)安全控制。要建立電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度，主要內(nèi)容包括：A、電算化會(huì)計(jì)檔案，包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)。B、電算化會(huì)計(jì)檔案管理地重要的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作，要嚴(yán)格按照財(cái)政部有關(guān)規(guī)定的要求對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行管理，由專人負(fù)責(zé)。C、對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作。重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。D、采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案，要