某公司辦公設(shè)備管理制度匯編全套

某公司辦公設(shè)備管理制度匯編全套第一章總則第一條

本制度制定的目的是加強(qiáng)對(duì)公司內(nèi)部辦公設(shè)備的管理，有效控制行政經(jīng)費(fèi)的支出，以確保辦公設(shè)備在工作中的正常使用。第二條

本制度所指的"辦公設(shè)備"包括：公司內(nèi)部電話、電腦、打印機(jī)、傳真機(jī)、照相機(jī)、投影儀等所有辦公設(shè)備。第三條

公司的辦公設(shè)備屬于公司的工作資源，只可用于公司內(nèi)部以工作為目的的各項(xiàng)業(yè)務(wù)，禁止將公司的辦公設(shè)備用于處理私人事務(wù)。第二章

辦公設(shè)備的采購(gòu)第四條

辦公設(shè)備采購(gòu)管理職責(zé)（1）公司行政部負(fù)責(zé)統(tǒng)一采購(gòu)計(jì)劃的制訂和實(shí)施。（2）公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)審核采購(gòu)費(fèi)用。（3）公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批采購(gòu)計(jì)劃，采購(gòu)合同以及采購(gòu)費(fèi)用。第五條

辦公設(shè)備采購(gòu)審批程序。（1）根據(jù)本部門實(shí)際情況，設(shè)備需求部門填寫《辦公設(shè)備請(qǐng)購(gòu)單》提交行政部。（2）行政部每季度對(duì)申購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行一次統(tǒng)計(jì)匯總，根據(jù)匯總結(jié)果和公司現(xiàn)有設(shè)備的使用情況制訂采購(gòu)計(jì)劃，填寫《辦公設(shè)備采購(gòu)審批表》，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后提交財(cái)務(wù)部審核，最后報(bào)請(qǐng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。（3）根據(jù)審批意見，行政部實(shí)施辦公設(shè)備采購(gòu)程序。第六條

辦公設(shè)備采購(gòu)程序。（1）行政部必須選擇超過三家的供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)。（2）采購(gòu)經(jīng)辦人應(yīng)對(duì)報(bào)價(jià)資料進(jìn)行認(rèn)真的分析，并參考以往的采購(gòu)記錄及當(dāng)時(shí)的市場(chǎng)行情與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)。（3）經(jīng)辦人填寫《辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表》，經(jīng)行政部經(jīng)理審核后，提交總經(jīng)理審批。（4）根據(jù)審批意見，經(jīng)辦人實(shí)施采購(gòu)，必要時(shí)應(yīng)與供應(yīng)商簽訂《采購(gòu)合同》。第七條

辦公設(shè)備的驗(yàn)收入庫(kù)工作程序。（1）設(shè)備到貨后，行政部應(yīng)對(duì)設(shè)備進(jìn)行仔細(xì)地檢驗(yàn)，必要時(shí)設(shè)備需求部門應(yīng)給與協(xié)助支持。（2）檢驗(yàn)人員在《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》上確認(rèn)簽字后，設(shè)備方可登記入庫(kù)。第八條

設(shè)備采購(gòu)費(fèi)用付款程序。（1）采取預(yù)付款方式時(shí)，經(jīng)辦人員需憑《辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表》或《采購(gòu)合同》，填寫《借款單》，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批通過后辦理預(yù)付款手續(xù)。（2）采取貨到付款方式時(shí)，在設(shè)備到貨后，經(jīng)辦人員憑辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表》或《采購(gòu)合同》、《辦公設(shè)備驗(yàn)收單》及購(gòu)貨發(fā)票，辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)。第九條

設(shè)備采購(gòu)管理辦法。（1）行政部必須嚴(yán)格遵守公平、公開的原則，在保證質(zhì)量的前提下綜合考慮價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇信譽(yù)度高的供應(yīng)商。（2）公司主要設(shè)備的采購(gòu)應(yīng)有3-5家資質(zhì)完備、質(zhì)量可靠、誠(chéng)信度高的備選供應(yīng)商。（3）所采購(gòu)設(shè)備單價(jià)超過3萬元時(shí)，必須采取公開招標(biāo)的方式進(jìn)行采購(gòu)。（4）設(shè)備采購(gòu)人員必須嚴(yán)格遵守公司規(guī)章制度，秉公辦事，任何人不得在采購(gòu)設(shè)備過程中收受回扣。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將嚴(yán)肅處理。（5）行政部與供貨商簽訂購(gòu)買合同時(shí)，須對(duì)售后做出明確約定。設(shè)備驗(yàn)收不合格時(shí)，應(yīng)按照合同的約定，進(jìn)行退、換貨或索賠。（6）供貨商提供報(bào)價(jià)的設(shè)備規(guī)格與《辦公設(shè)備采購(gòu)審批表》中所列的設(shè)備規(guī)格不同或?qū)儆诖闷返?，?yīng)及時(shí)與設(shè)備部門溝通，由需求部門經(jīng)理簽字確認(rèn)后，方可購(gòu)買。（7）設(shè)備在投入使用前需要廠家現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)的，由行政部負(fù)責(zé)相關(guān)事宜。（8）設(shè)備采購(gòu)人員應(yīng)樹立服務(wù)意識(shí)，若因缺貨等原因無法按時(shí)完成采購(gòu)時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知需求部門，并積極與其協(xié)商處理。（9）各生產(chǎn)部門對(duì)辦公設(shè)備有緊急需求時(shí)，可直接將部門經(jīng)理審核的購(gòu)買申請(qǐng)?zhí)峤还究偨?jīng)理審批。審批通過后，由行政部安排單獨(dú)采購(gòu)。第三章辦公設(shè)備的使用及維修第十條

辦公設(shè)備的使用與保養(yǎng)。（1）公司全部的辦公設(shè)備都要指派專人管理，嚴(yán)禁其他人員擅自使用。（2）使用設(shè)備前應(yīng)認(rèn)真閱讀說明書，操作必須嚴(yán)格按照操作規(guī)范進(jìn)行。（3）如因人為原因?qū)е碌脑O(shè)備丟失或損壞，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。（4）行政部應(yīng)指派專人根據(jù)產(chǎn)品的保養(yǎng)手冊(cè)定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查養(yǎng)護(hù)，排除隱患，以免因設(shè)備故障影響公司的業(yè)務(wù)。（5）需要由廠家進(jìn)行專業(yè)保養(yǎng)的，由行政部負(fù)責(zé)相關(guān)事宜。第十一條

辦公設(shè)備的維修。（1）當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，應(yīng)報(bào)請(qǐng)行政部安排維修。因私自處理導(dǎo)致設(shè)備損毀的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的損失。（2）行政部應(yīng)對(duì)設(shè)備的維修情況作詳細(xì)的記錄，包括設(shè)備編號(hào)、維修日期、故障現(xiàn)象及原因、維修費(fèi)用、維修單位等。，并建立維修檔案。（3）行政部應(yīng)根據(jù)各類故障產(chǎn)生的原因提出預(yù)防措施，并及時(shí)通知各部門在使用設(shè)備過程中加以防范。第十二條

辦公設(shè)備使用監(jiān)督。（1）各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)本部門所用辦公設(shè)備的日常使用監(jiān)督。（2）行政部負(fù)責(zé)不定期地對(duì)辦公設(shè)備的使用情況進(jìn)行檢查。（3）行政部有權(quán)提請(qǐng)?zhí)幜P違規(guī)使用辦公設(shè)備的人員。第十三條

辦公設(shè)備的報(bào)廢認(rèn)定及處理。（1）辦公設(shè)備因故障無法維修或無維修價(jià)值需要報(bào)廢時(shí)，行政部應(yīng)提交《辦公用品報(bào)廢清單》，由公司總經(jīng)理簽字審批。（2）行政部負(fù)責(zé)處理報(bào)廢的辦公設(shè)備，所得現(xiàn)金應(yīng)立即交財(cái)務(wù)部入賬，同時(shí)，財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)已報(bào)廢的辦公用品進(jìn)行銷賬。第四章辦公設(shè)備的分類管理第十四條

電腦的使用管理（1）本制度中所稱"電腦"包括：主機(jī)、顯示器、鍵盤、鼠標(biāo)等全部設(shè)備以及各類應(yīng)用軟件。（2）公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)管理員負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)的管理，其有權(quán)對(duì)公司任何一臺(tái)電腦實(shí)時(shí)操作、設(shè)置等管理。（3）公司電腦使用實(shí)施"專人專管"的原則，即由每臺(tái)電腦的使用者負(fù)責(zé)電腦日常操作及保養(yǎng)，使電腦及其附屬設(shè)施始終處于整潔、良好的狀態(tài)。（4）未經(jīng)允許，公司網(wǎng)絡(luò)管理員之外的任何人不得擅自使用他人的電腦。（5）電腦的使用者應(yīng)設(shè)置開機(jī)密碼，且未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得將密碼泄露給他人，以免信息外泄導(dǎo)致公司遭受損失。（6）電腦上必須安裝殺毒軟件并及時(shí)進(jìn)行更新。不得使用未經(jīng)殺毒軟件檢查的U盤、移動(dòng)硬盤、軟件等，以防止病毒侵入。（7）電腦上不得存放會(huì)影響、破壞公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)正常運(yùn)行的軟件，如黑客程序、網(wǎng)絡(luò)代理服務(wù)器等。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)管理員有權(quán)立即刪除。（8）嚴(yán)禁使用公司電腦玩游戲、看電影以及進(jìn)行其他娛樂活動(dòng)。（9）行政部指派專人對(duì)公司電腦的硬件進(jìn)行維護(hù)，其他人不得隨意拆卸電腦設(shè)備或更換配置。（10）電腦使用者應(yīng)定期對(duì)電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理和備份，刪除無用的文件，確保電腦有足夠的運(yùn)行空間。備份的資料可由部門統(tǒng)一保管。（11）電腦使用者離開時(shí)應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。第十五條

電話的使用管理（1）電話由行政部統(tǒng)一進(jìn)行分配和管理，未經(jīng)允許，其他人不得擅自調(diào)換電話號(hào)碼或私自拉線串號(hào)。（2）各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)對(duì)電話的日常使用情況進(jìn)行監(jiān)督和控制。（3）通話時(shí)要簡(jiǎn)潔扼要，避免長(zhǎng)時(shí)間占線，浪費(fèi)時(shí)間和資源。（4）因工作原因需要撥打長(zhǎng)途電話時(shí)，應(yīng)事先征得部門主管的允許。第十六條

打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的使用管理。（1）打印機(jī)、復(fù)印機(jī)由行政部指派專人負(fù)責(zé)使用，其他人不得擅自使用。（2）在不使用打印機(jī)、復(fù)印機(jī)時(shí)，應(yīng)關(guān)閉電源，降低損耗。第十七條

傳真機(jī)的使用管理。（1）傳真機(jī)由行政部指派專人負(fù)責(zé)使用，其他人不得擅自使用。（2）涉及公司機(jī)密的文件必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后方可傳送。（3）每天下班后，應(yīng)將傳真機(jī)設(shè)置為自動(dòng)接收狀態(tài)，以防遺漏重要文件。第十八條

其他辦公設(shè)備使用管理（1）公司全部辦公設(shè)備均指派專人保管和使用，未經(jīng)允許其他人不得擅自使用。（2）設(shè)備負(fù)責(zé)人應(yīng)定期養(yǎng)護(hù)設(shè)備，以確保設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和使用。（3）由于設(shè)備使用人員操作不當(dāng)造成設(shè)備損壞時(shí)的，應(yīng)按照設(shè)備的購(gòu)置價(jià)格賠償。（4）員工進(jìn)行崗位變動(dòng)或離職時(shí)，應(yīng)將制定的辦公設(shè)備交與行政部審核。行政部經(jīng)理確認(rèn)后，員工方可辦理異動(dòng)或離職手續(xù)。第五章附則第十九條

公司行政部有權(quán)提請(qǐng)?zhí)幜P違反本制度的人員。第二十條

本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。第二十一條

本制度自公布之日起實(shí)施。辦公設(shè)備管理流程及流程圖：在進(jìn)行辦公設(shè)備管理時(shí)，可參照如下流程：（1）各部門向行政部提出購(gòu)買辦公設(shè)備申請(qǐng)。（2）行政部對(duì)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行審核、匯總后，提交公司總經(jīng)理審批。（3）經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，行政部負(fù)責(zé)詢價(jià)并初步選定供貨商。（4）行政部將初步選定的供貨商情況提交總經(jīng)理審批。根據(jù)總經(jīng)理的審批意見實(shí)施購(gòu)買。（5）行政部負(fù)責(zé)將更新設(shè)備登記入庫(kù)，并將相關(guān)資料存檔保管。（6）各職能部門按需領(lǐng)用設(shè)備，行政部負(fù)責(zé)監(jiān)督使用及日常維護(hù)。（7）設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，職能部門報(bào)請(qǐng)行政部安排維修。對(duì)于無法修復(fù)或無修復(fù)價(jià)值的設(shè)備，行政部提交報(bào)廢申請(qǐng)，由公司總經(jīng)理審批。（8）審批報(bào)廢的辦公用品按照?qǐng)?bào)廢程序予以處理，相關(guān)資料歸檔保存。流程圖：設(shè)備申購(gòu)單審核、匯總篩選供貨商初選供貨商實(shí)施購(gòu)買登記入庫(kù)部門領(lǐng)用日常養(yǎng)護(hù)維修申請(qǐng)報(bào)廢報(bào)廢資料存檔保管審批審批審批故障報(bào)修資料歸檔繼續(xù)使用辦公設(shè)備管理表格：（1）辦公設(shè)備請(qǐng)購(gòu)單：（2）辦公設(shè)備采購(gòu)審批表：（3）辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表：（4）辦公設(shè)備驗(yàn)收單：（5）辦公設(shè)備入庫(kù)登記表：（6）辦公設(shè)備明細(xì)表：（7）辦公設(shè)備領(lǐng)用表：（8）辦公設(shè)備保修單:（9）辦公設(shè)備報(bào)修記錄表：（10）辦公設(shè)備報(bào)廢清單：例表一：辦公設(shè)備請(qǐng)購(gòu)單例表二：辦公設(shè)備采購(gòu)審批表填表人：填報(bào)時(shí)間：例表三：辦公設(shè)備詢議價(jià)情況報(bào)告表填表人：填報(bào)時(shí)間：例表四：辦公設(shè)備驗(yàn)收單填表人：填報(bào)時(shí)間：例表五：辦公設(shè)備入庫(kù)登記表填表人：填報(bào)時(shí)間：例表六：辦公設(shè)備明細(xì)表填表人：填報(bào)時(shí)間：例表七：辦公設(shè)備領(lǐng)用表填表人：填報(bào)時(shí)間：例表八：辦公設(shè)備保修單填表人：填報(bào)時(shí)間：例表九：辦公設(shè)備報(bào)修就記錄表填表人：填報(bào)時(shí)間：例表十：辦公設(shè)備報(bào)廢清單《XXXX公用品管理制度》第1章

總則第一條

本制度制定的目的是規(guī)范辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放等日常管理，方便公司員工領(lǐng)用辦公用品，合理控制辦公用品的費(fèi)用支出，以節(jié)約公司資源。第二條

本制度適用于公司所有辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放和使用管理。第三條

行政部統(tǒng)一負(fù)責(zé)辦公用品的采購(gòu)、發(fā)放、保管、使用和監(jiān)督等日常事務(wù)。第二章辦公用品的采購(gòu)管理第四條

辦公用品的采購(gòu)程序。（1）行政工作人員須及時(shí)掌握辦公用品的庫(kù)存情況，并根據(jù)平時(shí)的消耗水平制作采購(gòu)計(jì)劃，明確訂購(gòu)數(shù)量，填寫《辦公用品申購(gòu)單》。（2）將經(jīng)行政部經(jīng)理審核的《辦公用品申購(gòu)單》，提交公司總經(jīng)理審批。（3）審批通過后，根據(jù)審批意見，行政部負(fù)責(zé)采用訂購(gòu)或直接購(gòu)買的方式實(shí)施購(gòu)買。（4）所訂購(gòu)辦公用品到貨后，行政部應(yīng)嚴(yán)格根據(jù)送貨單驗(yàn)收，核對(duì)型號(hào)規(guī)格、品種、數(shù)量和質(zhì)量，以確保不存在任何問題。（5）驗(yàn)收人員在《辦公用品驗(yàn)收單》上填寫驗(yàn)收結(jié)果并簽字確認(rèn)。（6）針對(duì)直接購(gòu)買的辦公用品，經(jīng)辦人員可憑《辦公用品申購(gòu)單》以及有效發(fā)票，到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)；針對(duì)采用訂貨方式采購(gòu)的辦公用品，經(jīng)辦人須憑《辦公用品申購(gòu)單》及《辦公用品驗(yàn)收單》，到財(cái)務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。第五條

辦公用品采購(gòu)規(guī)定。（1）經(jīng)辦人員本著"合理節(jié)約"的原則實(shí)施采購(gòu)，避免重復(fù)購(gòu)買造成庫(kù)存積壓；選擇供貨商時(shí)應(yīng)貨比三家，盡量選擇質(zhì)優(yōu)價(jià)廉的辦公用品。（2）各部門如因工作原因而對(duì)某種辦公用品的需求量或規(guī)格發(fā)生更改時(shí)，需向行政部提出書面申請(qǐng)，以便行政部及時(shí)對(duì)訂購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整。（3）行政部填寫《辦公用品訂購(gòu)進(jìn)度控制表》，表中應(yīng)詳細(xì)地記錄訂購(gòu)日期、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商信息以及到貨數(shù)量和日期。（4）如遇特殊情況，辦公用品需求部門可在采用電話或傳真的方式通知行政部后，自行選擇購(gòu)買所需物品，但事后需時(shí)間補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)。否則，所產(chǎn)生的費(fèi)用公司將不予報(bào)銷。（5）驗(yàn)收結(jié)果為不合格時(shí)，由行政部負(fù)責(zé)與供貨商溝通協(xié)商，進(jìn)行退換貨等相關(guān)事宜的處理。（6）對(duì)于驗(yàn)收結(jié)果為不合格的用品，財(cái)務(wù)部有權(quán)拒絕支領(lǐng)相關(guān)費(fèi)用。（7）經(jīng)辦人員應(yīng)秉公辦事，采購(gòu)過成中嚴(yán)禁收受回扣及其他禮品。確實(shí)無法拒絕時(shí)，應(yīng)上交公司。如有違反，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將根據(jù)情節(jié)輕重對(duì)違反者處以警告、罰款、降薪甚至辭退處理。第三章辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放第六條

辦公用品的領(lǐng)用和發(fā)放辦法。（1）領(lǐng)取辦公用品時(shí)，需以部門為單位，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)向行政部提交《辦公用品申領(lǐng)表》，寫明所需領(lǐng)取的用品名稱與數(shù)量，并由部門主管簽字核準(zhǔn)。（2）公司規(guī)定每月X--X日為統(tǒng)一的提交申領(lǐng)表時(shí)間，遇節(jié)假日順延，其他時(shí)間均不予受理。（3）行政部根據(jù)申領(lǐng)表的內(nèi)容備齊所需物品時(shí)，于每月XX日前向各部門分發(fā)。同時(shí)進(jìn)行辦公用品發(fā)放的登記工作。寫明分發(fā)物品的名稱、數(shù)量、型號(hào)規(guī)格及發(fā)放日期，最后由申領(lǐng)人簽字確認(rèn)。（4）員工離職時(shí)，其已領(lǐng)取或保管的訂書器、計(jì)算器、文件架、文件盒等耐用品必須交還行政部。如有丟失或損壞，行政部負(fù)責(zé)折價(jià)后向其索取賠償。（5）經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)的特殊辦公用品可隨時(shí)申領(lǐng)。第七條

新員工入職時(shí)，可按照核定的崗位標(biāo)準(zhǔn)領(lǐng)取一套辦公用品。具體內(nèi)容如下表所示：辦公用品崗位領(lǐng)用標(biāo)準(zhǔn)一覽表第4章

辦公用品的保管和使用第八條

辦公用品的保管及使用管理。（1）行政部應(yīng)建立庫(kù)存辦公用品臺(tái)賬，明確掌握辦公用品的庫(kù)存情況。（2）辦公用品倉(cāng)庫(kù)須經(jīng)常清掃整理，并定期進(jìn)行盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)如有帳物不符的情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，做到帳物相符。（3）行政部應(yīng)根據(jù)辦公用品的采購(gòu)價(jià)格核算出物品單價(jià)，并根據(jù)各部門的領(lǐng)用情況計(jì)算出相應(yīng)的費(fèi)用，將其作為年度考核的依據(jù)，并定期進(jìn)行整理、匯總及存檔。（4）水性筆、圓珠筆等首次領(lǐng)用三個(gè)月內(nèi)，只能領(lǐng)用筆芯，不得重復(fù)領(lǐng)用。（5）離職人員交回的耐用辦公用品由行政部安排重新發(fā)放，申請(qǐng)人不得以其新舊為由拒絕使用。（6）行政部對(duì)已無使用價(jià)值，決定報(bào)廢的辦公用品應(yīng)做好登記，降低易耗資源的消耗。（7）樹立節(jié)約意識(shí)，提倡無紙化辦公，盡量使用網(wǎng)絡(luò)資源，降低易耗資源的消耗。第五章辦公用品的使用監(jiān)督第九條

各部門經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督本部門辦公用品的日常使用情況。第十條

行政部應(yīng)定期對(duì)各部門辦公用品的領(lǐng)用申請(qǐng)以及實(shí)際使用情況進(jìn)行核對(duì)。第十一條

行政部每月填寫《辦公用品使用情況匯總表》，一式兩份。一份存檔用于年終各部門的績(jī)效考核，另一份提交各部門經(jīng)理，使其了解本部門辦公用品的消耗情況。第十二條

實(shí)行"走動(dòng)管理"，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提醒解決，杜絕浪費(fèi)。第五章附則第十三條

本制度的最終解釋權(quán)歸行政部所有。第十四條

本制度自公布之日起執(zhí)行。辦公用品管理流程：行政部在對(duì)辦公用品進(jìn)行管理時(shí)可以按照下面的流程進(jìn)行:（1）行政部根據(jù)辦公用品的庫(kù)存量以及平時(shí)的消耗量確定購(gòu)買數(shù)量，提交購(gòu)買申請(qǐng)。（2）行政部經(jīng)理審核購(gòu)買申請(qǐng)后，提交總經(jīng)理審批。（3）行政部根據(jù)審批意見實(shí)施購(gòu)買。（4）供應(yīng)商保質(zhì)保量如期發(fā)貨。（5）行政部負(fù)責(zé)驗(yàn)收貨物，驗(yàn)收不合格時(shí)，與供應(yīng)商聯(lián)系協(xié)商安排退貨事宜。（6）驗(yàn)收合格后，將所購(gòu)物品登記造冊(cè)入庫(kù)保管，以備領(lǐng)用。（7）各部門按需領(lǐng)用辦公用品。流程圖：申請(qǐng)購(gòu)買實(shí)施購(gòu)買驗(yàn)收貨物登記入庫(kù)按需領(lǐng)用審核審批發(fā)貨合格辦公用品管理表格：（1）辦公用品申購(gòu)單（2）辦公用品驗(yàn)收單（3）辦公用品申領(lǐng)單（4）辦公用品訂購(gòu)調(diào)度控制表（5）辦公用品領(lǐng)用記錄表（6）辦公用品使用情況匯總表（7）辦公用品庫(kù)存盤點(diǎn)表（8）辦公用品報(bào)廢清單例表一：辦公用品申購(gòu)單申請(qǐng)人簽字：填表日期：例表二：辦公用品驗(yàn)收單例表三：辦公用品申領(lǐng)單例表四：辦公用品訂購(gòu)調(diào)度控制表填表人：填表日期：例表五：辦公用品領(lǐng)用記錄表填表人：填表日期：例表六：辦公用品使用情況匯總表填表人：填表日期：例表七：辦公用品庫(kù)存盤點(diǎn)表填表人：填表日期：例表八：辦公用品報(bào)廢清單填表人：填表日期：《XX公司檔案管理制度》第一章總則第一條

本制度制定的目的是加強(qiáng)本公司文書檔案的管理工作，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。第二條歸檔范圍。1、重要會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、領(lǐng)導(dǎo)講話、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)等材料。2、本公司對(duì)外正式發(fā)文以及有關(guān)單位的來往文書。3、反映本公司主要職能的報(bào)告和總結(jié)。4、公司各種工作計(jì)劃、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議紀(jì)要以及統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5、公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等資料。6、關(guān)于干部任免、員工獎(jiǎng)懲、員工薪酬、福利津貼等方面的人事材料。7、公司大事記以及反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、音像資料的材料。第三條

公司行政部負(fù)責(zé)歸檔資料以及日常管理工作。第二章檔案資料的搜集第四條

各業(yè)務(wù)部門須對(duì)辦理完畢的文件材料進(jìn)行挑選、立卷，定期移交至行政部歸檔保存。第五條

行政部應(yīng)加強(qiáng)與各業(yè)務(wù)部門間的聯(lián)系，掌握各部門的業(yè)務(wù)情況，主動(dòng)及時(shí)的對(duì)有保存價(jià)值的文件資料進(jìn)行收集。第六條

檔案管理人員應(yīng)按照下列要求點(diǎn)收移交文件。1、檢查文件的文本以及福建是否完整，如有短缺，立即追查歸人。2、文件處理手續(xù)必須完備，如有遺漏，立即退回有關(guān)部門補(bǔ)齊。3、文件如經(jīng)過抽查，應(yīng)由主管部門負(fù)責(zé)人的確認(rèn)簽字。4、與案件無關(guān)的文件或不應(yīng)附案歸檔的文件，應(yīng)立即退回有關(guān)部門。5、有價(jià)證劵或其它貴重物品應(yīng)退回有關(guān)部門，由經(jīng)辦部門送公司指定的保管部門簽收后，再將文件進(jìn)行歸檔處理。第七條

歸檔要求。1、文書歸檔后，原告由行政部門歸檔，相關(guān)部門根據(jù)實(shí)際需要留存影本。如因工作需要，經(jīng)辦部門需要保留原稿時(shí)，必須經(jīng)行政部批準(zhǔn)，切妥善保管原稿，并將影印本歸檔。原稿使用完畢后，經(jīng)辦部門應(yīng)及時(shí)送行政部歸檔并換回影本。2、經(jīng)辦部門須對(duì)移交的文件進(jìn)行系統(tǒng)的整理，盡量保持文件間存在的聯(lián)系，區(qū)分文件的保存價(jià)值，做到準(zhǔn)確分類、合理立卷。3、案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明，編號(hào)符合公司規(guī)范。4、立卷文件應(yīng)將正件和附件、請(qǐng)示與批復(fù)等統(tǒng)一立卷，避免分散。5、卷內(nèi)文件應(yīng)按照形成時(shí)間或常規(guī)順序有序排列。6、文件裝訂符合規(guī)范，不得出現(xiàn)破損、皺折或參差不齊等現(xiàn)象。7、檔案管理人員點(diǎn)收完畢后，應(yīng)填寫歸檔文件移交清單，經(jīng)雙方確認(rèn)簽字后各留存保管，以備查考。8、文件的歸檔時(shí)間如下表所示：不同類型文件的歸檔時(shí)間第三章檔案資料的整理和分類第八條

檔案資料的整理。1、檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照歸檔要求裝訂，保持案卷外觀整潔。2、根據(jù)檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等將案卷分類，調(diào)整不規(guī)范的編號(hào)，填寫案卷目錄。第九條

檔案的分類。1、分類檔案應(yīng)根據(jù)內(nèi)容、部門、項(xiàng)目等因素進(jìn)行三類分級(jí)。先按部門區(qū)分，然后根據(jù)檔案的性質(zhì)分類、最后在同類中依序分為若干小類。2、檔案分類力求實(shí)用而不拘泥，若三級(jí)分類不夠用，可增設(shè)第四級(jí)"細(xì)類"。3、每個(gè)檔夾的封面內(nèi)首頁(yè)應(yīng)設(shè)"目次表"，檔案歸檔時(shí)依序編號(hào)、登錄，編號(hào)原則是每案一個(gè)"目次"。4、同一類或細(xì)類的檔案應(yīng)在一個(gè)檔夾中裝訂。檔案較多，一個(gè)檔夾不夠用時(shí)，可用兩個(gè)以上的檔夾裝訂，并在小類或細(xì)類之后增設(shè)"卷次"編號(hào)，以便查找。第十條

檔案名稱及編號(hào)。1、檔案的各級(jí)分類應(yīng)有統(tǒng)一的名稱。名稱不能含糊籠統(tǒng)，應(yīng)以充分顯示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則。2、檔號(hào)的表示方式為：A1A2-B1B2C1C2D1—E1E2。其中A1A2為經(jīng)辦部門代號(hào)，B1B2為大類號(hào)，C1C2為小類號(hào)，D1為檔類卷次，E1E2為檔案目次。3、各級(jí)匪類、卷次以及目次的編號(hào)，均已十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，其位數(shù)根據(jù)檔案多少及增長(zhǎng)情況酌情定制。4、確定檔案分類的各級(jí)名稱后，應(yīng)將所有分類的各級(jí)名稱及其代表數(shù)字編號(hào)依照一定的順序依次排列，即編制《檔案分類編號(hào)》，以便查閱。5、檔案分類的各級(jí)名稱編號(hào)內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空擋，以備將來組織規(guī)模擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時(shí)，隨時(shí)增補(bǔ)。6、檔案分類的各級(jí)名稱及其代表數(shù)字一經(jīng)確定，不已修改。若需要修改，應(yīng)事先討論審查，并擬定《新舊檔案分類編號(hào)對(duì)照表》，避免混淆。第十一條

檔號(hào)的編定。1、對(duì)于新檔案，應(yīng)從《檔案分類編號(hào)表》中查明該檔案所屬類別、卷次、目次順序，以此來編列檔號(hào)。2、檔案如需歸檔前案，應(yīng)查明前案的檔號(hào)，將其以同號(hào)編制。3、如有一案敘述數(shù)事或一案桂日多類者，應(yīng)先確定其主要類別，再編列檔號(hào)。4、編列檔號(hào)應(yīng)從左而右，左方裝訂的檔案，檔號(hào)應(yīng)填寫于案件首頁(yè)的右上角，5裝訂者填寫于左上角。第四章檔案的保管第十二條

歸檔文件須依目次號(hào)順序以活頁(yè)的方式裝訂于相關(guān)類別的檔夾內(nèi)，并根據(jù)實(shí)際需要注明目次號(hào)碼，以便查閱。第十三條

應(yīng)在檔夾背脊上標(biāo)明檔夾內(nèi)所含案件的分類編號(hào)及名稱，以便查找。第十四條

定期清理歸檔文件，保持檔案整潔有序，必要時(shí)應(yīng)采取防火、放盜、防潮、防蟲等措施。第十五條

將已到達(dá)保存期限的檔案登記造冊(cè)，呈送公司總經(jīng)理審批后銷毀。第十六條

檔案的保存期限如下表所示：檔案的保存期限第十七條

檔案銷毀時(shí)，必須由公司指派的專人與檔案管理人員同時(shí)在場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，防止資料外泄。第五章調(diào)卷管理第十八條

員工需要調(diào)閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案調(diào)卷申請(qǐng)表》，寫明調(diào)閱原因及所需要調(diào)閱檔案的名稱，經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后方可調(diào)閱。第十九條

調(diào)閱涉及公司機(jī)密的檔案資料，必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。第二十條

調(diào)閱后歸還歸檔時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核查，從新歸檔，并填寫《檔案調(diào)閱情況記錄表》，寫明所調(diào)閱文件的名稱，調(diào)閱人、調(diào)出時(shí)間、歸檔時(shí)間等信息。第二十一條

檔案調(diào)閱時(shí)間一般不得超過2天，對(duì)調(diào)閱期限有特殊規(guī)定的檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。對(duì)逾期未歸還者，檔案管理人員負(fù)責(zé)催還。第二十二條

調(diào)閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，取保檔案整潔、安全，不得擅自涂改、翻印、抄錄或損壞，更不得轉(zhuǎn)接他人。第六章附則第二十三條

本制度的最終解釋權(quán)歸公司行政部所有。第二十四條

本制度自公布之日起實(shí)施。《XX公司聲像管理辦法》第一章總則第一條

本辦法制定的目的是完善公司的檔案管理制度，規(guī)范公司的聲像檔案管理，全面提高檔案管理水平。第二條

收集范圍。1、反映公司主要職能活動(dòng)以及經(jīng)營(yíng)成果的聲像資料。2、公司組織并參加的重要會(huì)議和重大活動(dòng)的聲資料。3、公司外部形成的與本公司有關(guān)的重要聲像資料。4、其他具有保存價(jià)值的聲像資料。第二章聲像資料的收集第三條

聲像檔案的收集方式。1、產(chǎn)生聲像資料的各部門應(yīng)及時(shí)將聲像資料隨同其他載體形式的檔案移交歸檔。2、檔案室要隨時(shí)收集公司具有保存價(jià)值的聲像資料。第四條

聲像檔案的手機(jī)要求。1、歸檔的聲像資料應(yīng)齊備，文字說明應(yīng)清楚完整。2、歸檔的聲像資料應(yīng)為原版，如因特殊情況無法提供原版時(shí)，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意可將復(fù)制件歸檔。第三章聲像檔案的管理和分類第五條

聲像檔案的管理由攝錄人負(fù)責(zé)，檔案部門給予協(xié)助支持。第六條

聲像檔案的分類與編號(hào)。1、錄音帶、錄像帶、攝像帶應(yīng)按照形成的年份、問題進(jìn)行分類，按內(nèi)容編號(hào)。同一內(nèi)容分錄幾盤的視為一個(gè)案卷，編一個(gè)案卷號(hào)，然后再將每盤帶子按照錄制順序依次編號(hào)。2、照片應(yīng)按照形成年份、問題進(jìn)行分類。同屬一類的照片應(yīng)按照時(shí)間順序編號(hào)，并填寫底片號(hào)。底片在卷宗內(nèi)編流水號(hào)，格式為：卷宗號(hào)-流水號(hào)。3、聲像檔案應(yīng)編注與其他載體檔案相聯(lián)系的參照號(hào)，格式為：（檔案形態(tài)）檔號(hào)/（檔案形態(tài)）檔號(hào)。第七條

聲像檔案的文字說明應(yīng)該簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確、概括，具體包括：事由、時(shí)間、