貿(mào)易公司交易磋商-磋商技巧

電子郵件寫作writingE-mail

在20世紀(jì)的最后幾年里，整個世界見證了一場由計算機網(wǎng)絡(luò)在通訊領(lǐng)域的應(yīng)用所引起的革命。電子郵件服務(wù)作為最方便快捷的通信手段而迅速崛起，在商務(wù)領(lǐng)域也起到越來越重要的作用。由于電子郵件作為通信媒體處于不斷發(fā)展之中，因此它的格式和用法也在不斷變化中。當(dāng)不知道所聯(lián)系的具體公司所使用的電子郵件格式時，以下建議可作為撰寫電子郵件的基本指導(dǎo)。

由于所使用的軟件和郵件服務(wù)提供商的不同，電子郵件的標(biāo)題格式也各不相同。不過，一般而言，電子郵件的標(biāo)題部分常常包含以下內(nèi)容：To：收件人地址欄，在此輸入收件人的電子郵件地址。輸入多個地址時，各電子郵件地址間用逗號隔開。Cc：(Carboncopy)副本收件人地址欄。如果有多個副本收件人地址，就要用逗號隔開。副本收件人可收到這封郵件的副本，并且知道還有哪些人收到了相同的副本。Bcc：(Blindcarboncopy)匿名副本收件人地址欄。這些收件人同樣會收到郵件副本，但是他們無法知道還有誰收到了副本。

Subject：郵件的主題欄。主題欄應(yīng)當(dāng)簡明扼要地給出這封郵件的主旨，以使收件人能夠一目了然并根據(jù)其輕重緩急加以處理。Priority：優(yōu)先度，即本郵件的緊急程度。如果設(shè)為高優(yōu)先度，那么會在收件人端有所反映，比如在郵件主題行前以“！”表明；如沒有注明優(yōu)先度，則系統(tǒng)默認(rèn)為普通郵件（有的郵件服務(wù)并沒有這項功能）。Attachments：附件欄。附件欄能顯示出隨郵件發(fā)送的附件的文件名、文件類型和文件大小，由電腦自動根據(jù)附件情況載入。Date：日期欄。一般由服務(wù)器端根據(jù)發(fā)送時間自動載入。

在上述這些欄目中，To欄和Subject欄必不可少，而其余欄目則為可選項，或者可以由系統(tǒng)自動載入。電子郵件的正文部分通常分為：開頭敬語（Salutation）郵件主體（Body）結(jié)尾敬語（ComplementaryClose）署名（Signature）（1）開頭敬語電子郵件的行文風(fēng)格較為隨意，所以開頭敬語也沒有商業(yè)信函那么正式。一般而言，當(dāng)只有單一收件人時，常常使用“DearMr./Mrs./Ms.＋姓”或者直接稱呼對方全名或名字的形式，有時甚至?xí)捎谩癏i”、“Hi＋名字”等較為隨意的方法。當(dāng)郵件發(fā)送給多人時，開頭敬語通常使用“Helloall/folks”、“Helloeverybody”或者“greetings”等形式，較少使用“Sirs”之類的正式稱呼。此外，要盡量避免使用過時的或者有明顯性別取向的稱呼，如“DearSirs”、“Gentlemen”等。最后，在書寫開頭敬語時，還要注意到文化之間的差異性。例如，“DearMr.…”是比較符合中國和日本禮儀的稱呼法，而“Hi…”則是典型的西方式開頭敬語。（2）郵件主體電子郵件的主體即郵件的主要內(nèi)容，通常只涉及一個主題，寫作時應(yīng)盡量簡明一些，不要超過兩個屏幕的長度。郵件主體一般由開頭(Opening)、內(nèi)文(MainBody)和結(jié)束語(Closing)三部分構(gòu)成。開頭部分應(yīng)該重申郵件的主旨，以便收件人在一開始就了解到郵件的大致內(nèi)容或者用意。這里應(yīng)該開門見山地說明來函的目的，不要繞彎子。內(nèi)文部分則為開頭的主旨提供了更為細(xì)節(jié)性的內(nèi)容。結(jié)束語部分可以對上文進(jìn)行總結(jié)，在此提出要求、觀點等。一般而言，電子郵件的結(jié)束語可以給出一些實質(zhì)性的要求或者說法，以求給對方留下深刻印象。例如：PleasesubmityourorderbyJune16sothatsufficientlabelswillbeinstockforyourpeaksaleseason.WewilldeliverthegoodsASAP.（3）結(jié)尾敬語商業(yè)信函的結(jié)尾一般用Yourssincerely,Yoursfaithfully等敬語，較為正式。電子郵件的結(jié)尾敬語則可以用Bestwishes(Bestregards),Withbestregards,Regards,Withbestwishes,Bestwishes,Thanks,Best,Cheers等詞語，顯得較為隨便、親切一些。

（4）署名電子郵件軟件通常會在信的末尾自動加上署名。例如：MaggieWan）正式一些的商務(wù)電子郵件的署名還包括發(fā)信人的職位或頭銜，以及公司的相關(guān)信息。例如：MaggieWan）ChiefExecutiveOfficerTimberWoodsInc.(959)123-4567客戶為什么不回復(fù)你的郵件？客戶為什么不回復(fù)你的郵件？你的信息是最新的么？你的聯(lián)系方式正確么？你的交易條件合適么？你的表現(xiàn)是否專業(yè)？客戶看到你的郵件了么？如何讓客戶信任你如何讓客戶信任你具備專業(yè)的知識和能力職業(yè)上的可靠性分析客戶、尋找共鳴真正從客戶的利益出發(fā)約客戶來看看如何讓你成為客戶的首選如何讓你成為客戶的首選寄送提單主動為客戶申請免費箱使靈活處理信用證業(yè)務(wù)主動為客戶查缺補漏及時跟蹤訂單進(jìn)度，并告知客戶交易磋商中的郵件技巧1、分析客戶郵件，再做回復(fù)分析客戶的詢盤產(chǎn)品分析我方的產(chǎn)品情況分析客戶的目的2、郵件要簡單，不拖沓3、認(rèn)真分析開發(fā)信的回復(fù)率4、回復(fù)要迅速報價單應(yīng)包含什么報價單應(yīng)包含什么詳盡、專業(yè)產(chǎn)品名稱、價格、有效期、付款條件、包裝情況、交貨期、主要的產(chǎn)品參數(shù)電子郵件寫作writingE-mail

在20世紀(jì)的最后幾年里，整個世界見證了一場由計算機網(wǎng)絡(luò)在通訊領(lǐng)域的應(yīng)用所引起的革命。電子郵件服務(wù)作為最方便快捷的通信手段而迅速崛起，在商務(wù)領(lǐng)域也起到越來越重要的作用。由于電子郵件作為通信媒體處于不斷發(fā)展之中，因此它的格式和用法也在不斷變化中。當(dāng)不知道所聯(lián)系的具體公司所使用的電子郵件格式時，以下建議可作為撰寫電子郵件的基本指導(dǎo)。

由于所使用的軟件和郵件服務(wù)提供商的不同，電子郵件的標(biāo)題格式也各不相同。不過，一般而言，電子郵件的標(biāo)題部分常常包含以下內(nèi)容：To：收件人地址欄，在此輸入收件人的電子郵件地址。輸入多個地址時，各電子郵件地址間用逗號隔開。Cc：(Carboncopy)副本收件人地址欄。如果有多個副本收件人地址，就要用逗號隔開。副本收件人可收到這封郵件的副本，并且知道還有哪些人收到了相同的副本。Bcc：(Blindcarboncopy)匿名副本收件人地址欄。這些收件人同樣會收到郵件副本，但是他們無法知道還有誰收到了副本。

Subject：郵件的主題欄。主題欄應(yīng)當(dāng)簡明扼要地給出這封郵件的主旨，以使收件人能夠一目了然并根據(jù)其輕重緩急加以處理。Priority：優(yōu)先度，即本郵件的緊急程度。如果設(shè)為高優(yōu)先度，那么會在收件人端有所反映，比如在郵件主題行前以“！”表明；如沒有注明優(yōu)先度，則系統(tǒng)默認(rèn)為普通郵件（有的郵件服務(wù)并沒有這項功能）。Attachments：附件欄。附件欄能顯示出隨郵件發(fā)送的附件的文件名、文件類型和文件大小，由電腦自動根據(jù)附件情況載入。Date：日期欄。一般由服務(wù)器端根據(jù)發(fā)送時間自動載入。

在上述這些欄目中，To欄和Subject欄必不可少，而其余欄目則為可選項，或者可以由系統(tǒng)自動載入。電子郵件的正文部分通常分為：開頭敬語（Salutation）郵件主體（Body）結(jié)尾敬語（ComplementaryClose）署名（Signature）（1）開頭敬語電子郵件的行文風(fēng)格較為隨意，所以開頭敬語也沒有商業(yè)信函那么正式。一般而言，當(dāng)只有單一收件人時，常常使用“DearMr./Mrs./Ms.＋姓”或者直接稱呼對方全名或名字的形式，有時甚至?xí)捎谩癏i”、“Hi＋名字”等較為隨意的方法。當(dāng)郵件發(fā)送給多人時，開頭敬語通常使用“Helloall/folks”、“Helloeverybody”或者“greetings”等形式，較少使用“Sirs”之類的正式稱呼。此外，要盡量避免使用過時的或者有明顯性別取向的稱呼，如“DearSirs”、“Gentlemen”等。最后，在書寫開頭敬語時，還要注意到文化之間的差異性。例如，“DearMr.…”是比較符合中國和日本禮儀的稱呼法，而“Hi…”則是典型的西方式開頭敬語。（2）郵件主體電子郵件的主體即郵件的主要內(nèi)容，通常只涉及一個主題，寫作時應(yīng)盡量簡明一些，不要超過兩個屏幕的長度。郵件主體一般由開頭(Opening)、內(nèi)文(MainBody)和結(jié)束語(Closing)三部分構(gòu)成。開頭部分應(yīng)該重申郵件的主旨，以便收件人在一開始就了解到郵件的大致內(nèi)容或者用意。這里應(yīng)該開門見山地說明來函的目的，不要繞彎子。內(nèi)文部分則為開頭的主旨提供了更為細(xì)節(jié)性的內(nèi)容。結(jié)束語部分可以對上文進(jìn)行總結(jié)，在此提出要求、觀點等。一般而言，電子郵件的結(jié)束語可以給出一些實質(zhì)性的要求或者說法，以求給對方留下深刻印象。例如：PleasesubmityourorderbyJune16sothatsufficientlabelswillbeinstockforyourpeaksaleseason.WewilldeliverthegoodsASAP.（3）結(jié)尾敬語商業(yè)信函的結(jié)尾一般用Yourssincerely,Yoursfaithfully等敬語，較為正式。電子郵件的結(jié)尾敬語則可以用Bestwishes(Bestregards),Withbestregards,Regards,Withbestwishes,Bestwishes,Thanks,Best,Cheers等詞語，顯得較為隨便、親切一些。

（4）署名電子郵件軟件通常會在信的末尾自動加上署名。例如：MaggieWan）正式一些的商務(wù)電子郵件的署名還包括發(fā)信人的職位或頭銜，以及公司的相關(guān)信息。例如：MaggieWan）ChiefExecutiveOfficerTimberWoodsInc.(959)123-4567

貿(mào)易雙方可以通過以下渠道來建立業(yè)務(wù)關(guān)系：（1）銀行（Bank）（2）商會（ChamberofCommerce）（3）商務(wù)參贊處（CommercialCounselor’sOffices）（4）交易會和展覽會（ExportCommoditiesFairs&Exhibitions）（5）廣告（Advertisement）（6）商業(yè)目錄（TradeDirectory）（7）其他渠道

客戶開發(fā)信一般應(yīng)涉及到以下內(nèi)容：

（1）告訴對方我方是如何獲悉對方的地址和經(jīng)營范圍的。（2）表示我方有與對方建立業(yè)務(wù)關(guān)系和合作的強烈愿望。（3）介紹本公司的性質(zhì)、基本業(yè)務(wù)情況和經(jīng)營范圍。（4）說明希望推銷或購買的產(chǎn)品。（5）必要時可向?qū)Ψ教峁┵Y信證明人，以便對方了解我方的資信情況。（6）附寄公司簡介、商品目錄、價目表和小冊子等，以便對方全面了解我方信息。Stepsofwritingalettertoestablishbusinessrelations

Step1.sourceofinformationStep2.Intentionofwritingletters(toestablishbusinessrelations)Step3.Self-introduction(totheproductsandtothecompany)Step4.Yourexpectationfromtheaddressee客戶開發(fā)信函案例LettersofCustomerDevelopmentDearMr.Peng,Yourcompany’snamehasbeengiventousbytheBankofChina,ShanghaiBranch.Wewishtobuyqualityteaandcoffeecupsandsaucersofdifferentshapesfullydecoratedwithflowersorotherdesigns.Ifyoucansupplythistypeofmerchandise,kindlyairmailusasamplecupandsaucer.Also,pleaseenclose1yourpricelistandallsuitableillustrati