人事檔案管理辦法范本

第頁共頁人事檔案管理辦法范本第一章總則第一條為規(guī)范和加強人事檔案管理工作，提高人事檔案管理水平，保障人事檔案的真實性、完整性和安全性，制定本辦法。第二條本辦法適用于所有單位的人事檔案管理工作。第三條人事檔案管理是指對單位內(nèi)所有員工的相關(guān)檔案進行登記、歸檔、檢索、保管、銷毀等工作的管理。第四條人事檔案是指記錄員工個人信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評價等與人事管理相關(guān)的文件、資料、信息等。第五條人事檔案管理工作應(yīng)遵循公平、公正、規(guī)范的原則，確保員工和單位間的權(quán)益平等。第六條人事檔案管理工作應(yīng)與其他管理工作相互配合，實現(xiàn)信息共享和效率提升。第二章人事檔案的建立第七條人事檔案的建立應(yīng)在員工入職時進行，并按照規(guī)定的格式和流程進行。第八條員工入職時需要提供以下材料：個人身份證明文件、教育證書、工作經(jīng)歷證明、健康證明等。第九條公司應(yīng)建立統(tǒng)一的人事檔案登記表，對員工個人信息進行登記和歸檔。第十條員工個人信息包括但不限于：姓名、性別、年齡、出生日期、家庭成員、聯(lián)系方式、緊急聯(lián)系人等。第十一條入職時的面試記錄、簽訂的勞動合同、聘用批準文件等也應(yīng)歸入人事檔案。第十二條人事檔案應(yīng)由專人進行審核和登記，并經(jīng)過確認后進行歸檔。第三章人事檔案的管理第十三條人事檔案是單位的重要資產(chǎn)，應(yīng)妥善保管，杜絕丟失和損毀。第十四條人事檔案應(yīng)根據(jù)員工的個人信息進行分類和歸檔，每類檔案應(yīng)有明確的編號和標(biāo)識。第十五條人事檔案應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限和訪問控制機制，保護檔案的機密性和隱私性。第十六條員工有權(quán)查閱自己的人事檔案，但須提前向單位提出申請，并遵守相應(yīng)的規(guī)定和程序。第十七條單位可根據(jù)實際需要，對人事檔案進行復(fù)制、借閱、轉(zhuǎn)移等操作，須提前經(jīng)過授權(quán)，并留有相關(guān)記錄。第十八條人事檔案管理工作應(yīng)定期進行檢查和審計，確保檔案的完整性和準確性。第四章人事檔案的使用第十九條人事檔案應(yīng)在員工離職時進行總結(jié)和整理，并移交到相應(yīng)的存檔區(qū)。第二十條人事檔案應(yīng)及時更新和補充，保持與員工實際情況的一致性。第二十一條單位在人事管理決策、評價和獎懲等方面應(yīng)充分利用人事檔案的信息。第二十二條單位不得將人事檔案用于違法、違規(guī)或損害員工權(quán)益的行為。第五章人事檔案的保密與銷毀第二十三條人事檔案應(yīng)嚴格保守秘密，不得向外泄露員工個人信息。第二十四條人事檔案在存儲和傳輸過程中應(yīng)采取措施保障信息的安全。第二十五條人事檔案的銷毀應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定進行，確保檔案的機密性和完整性。第六章附則第二十六條對于違反本辦法的單位和個人，將依法追究相應(yīng)的法律責(zé)任。第二十七條本辦法自發(fā)布之日起生效，并有優(yōu)先效力。第