檔案中級職稱復習資料檔案專業(yè)實務(wù)

PAGE檔案專業(yè)實務(wù)第一部分公文管理基本要求：了解：公文的格式和稿本，文書立卷的定義和組織熟悉：公文的概念、特點和分類，文書工作的具體內(nèi)容和基本要求，文書立卷的基本原則掌握：《國家行政機關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定的上列公文文種的名稱和用途，文書辦理程序和要求，行文規(guī)則，常用公文的擬寫（通知、通報、函、請示、批復、報告、決定、會議紀要、會議記錄、簡報），特殊類型文書的處理（會議文書、信訪文書），案卷整理規(guī)范，歸檔制度一、公文概述（一）公文的概念、特點和分類1、公文的概念和特點2、公文的分類（1）從公文來源的角度分類（2）從公文行文方向的角度分類（3）從公文涉密程度的角度分類（4）從公文稿本的角度分類（二）《國家行政機關(guān)公文處理辦法》（國發(fā)[2000]23號）中規(guī)定的下列公文文種的名稱與用途：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要（三）公文的格式和稿本1、公文的格式2、公文各種稿本的名稱和作用二、文書工作（一）文書工作的具體內(nèi)容和基本要求（二）行文規(guī)則（三）常用公文的擬寫（通知、通報、函、請示、批復、報告、決定、會議紀要、會議記錄、簡報）（四）文書辦理程序和要求1、發(fā)文辦理程序和要求2、收文辦理程序和要求3、特殊類型文書的處理（會議文書、信訪文書）三、文書立卷（一）文書立卷的定義和組織1、文書立卷的定義2、文書立卷的組織機構(gòu)3、文書立卷的組織形式（二）文書立卷的基本原則（三）案卷整理規(guī)范1、填寫卷內(nèi)目錄和備考表2、擬寫案卷題名3、案卷排列和編號4、編制案卷目錄PAGEPAGE（四）歸檔制度1、歸檔范圍（以國家檔案局2006年12月18日發(fā)布的8號令《機關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》為準）2、歸檔時間3、歸檔要求一、公文概述（一）公文的概念、特點和分類：（熟悉）1、公文的概念和特點：（1）概念：公務(wù)文書（簡稱：公文）是社會組織在公務(wù)活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的書面文件。（2）特點：（現(xiàn)代文書學筆記+文書學基礎(chǔ)P8）公務(wù)文書是一種應(yīng)用文，但較之其他應(yīng)用文而言有其獨具的特點，主要表現(xiàn)在以下三個方面：①公文是由法定的作者制成和發(fā)布的；②公文有法定的權(quán)威和效用；③公文有規(guī)范的體式和處理程序。2、公文的分類：（1）從公文來源的角度分類：公文從來源角度分為：收文和發(fā)文。①發(fā)文：本機關(guān)制發(fā)的公文，發(fā)往其他機關(guān)，或只發(fā)至本機關(guān)的內(nèi)部機構(gòu)。②收文：本機關(guān)收到的其他機關(guān)制發(fā)的公文。（一般來說，各機關(guān)主要保存本機關(guān)制發(fā)的文件。）（2）從公文行文方向的角度分類：公文從行文方向的角度分為：上行文、平行文、下行文。①上行文：下級機關(guān)向所屬上級領(lǐng)導機關(guān)報送的公文。②下行文：上級領(lǐng)導、指導機關(guān)向所屬下級機關(guān)發(fā)送的公文。③平行文：同級機關(guān)或不相隸屬的機關(guān)之間往來的公文。（3）從公文涉密程度的角度分類：公文從涉密程度角度分為：絕密級公文（絕密件）、機密級公文（機密件）、秘密級公文（秘密件）、內(nèi)部公文、限國內(nèi)公開的公文、對外公開的公文（公開性文書）。①絕密級公文（絕密件）：指涉及黨和國家最核心機密的文書，一旦泄露，會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。②機密級公文（機密件）：指涉及黨和國家重要機密的文書，一旦泄露，會使國家的安全和利益遭受較大的損害。③秘密級公文（秘密件）：指涉及黨和國家一般機密的文書，一旦泄露會使國家安全和利益遭受一定的損害。④內(nèi)部公文：指限于黨和國家機關(guān)內(nèi)或?qū)I(yè)系統(tǒng)范圍內(nèi)使用的文書，內(nèi)容雖不涉密，但不宜或不必對社會公開。⑤限國內(nèi)公開的公文：指內(nèi)容雖不涉密，但不宜向國外公布，而僅在國內(nèi)公布的文書。⑥對外公開的公文（公開性文書）：內(nèi)容不涉及任何秘密，可直接對國內(nèi)外發(fā)布的書。（4）從公文稿本的角度分類公文的稿本指公文的文稿（草稿、定稿）和文本的總稱，是制作公文正本的標準依據(jù)。①草稿。是指內(nèi)容和文字的表述都還未成熟的原始稿件。文件在定稿之前的歷次文稿都稱為草稿。②定稿。又稱原稿，是已經(jīng)履行法定生效程序的最后完成稿，即業(yè)經(jīng)機關(guān)領(lǐng)導人審核并簽發(fā)、正式會議討論通過或經(jīng)上級機關(guān)審核批準的文稿。具備正式公文的法定效用，是用以制作公文正本的標準依據(jù)。

③正本。是供受文者使用的具有法定效用的正式文本，格式規(guī)范并具備各種生效標志。

④副本。再現(xiàn)正本內(nèi)容及全部或部分外形特征的公文復制本或正本的復份。備存查、知照使用。（二）《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)〔2000〕23號)中規(guī)定的下列公文文種的名稱與用途：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要（掌握）1、命令（令）：適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關(guān)單位及人員。2、決定：適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級機關(guān)不適當?shù)臎Q定事項。3、公告：適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。4、通告：適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。5、通知：適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。6、通報：適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。7、議案：適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務(wù)委員會提請審議事項。8、報告：適用于向上級機關(guān)匯報工作，反映情況，答復上級機關(guān)的詢問。

9、請示：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準。

10、批復：適用于答復下級機關(guān)的請示事項。11、意見：適用于對重要問題提出見解和處理辦法。12、函：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。13、會議紀要：適用于記載、傳達會議情況和議定事項。（三）公文的格式和稿本（了解）1、公文的格式文件格式主要指文件的外觀形式。包括：文件版頭的設(shè)計、版面排版、字體字號、字距行距間隔、天地頁邊、用紙尺寸等?，F(xiàn)行黨政機關(guān)發(fā)文采用的格式是：（1）文件用紙：十六開（黨）或者A4（行政）（2）文頭與頁邊、頁碼：文頭占首頁的三分之一。頁邊上20mm，下17mm，左20mm，右15mm。多頁的文件應(yīng)逐頁編出頁碼，用阿拉伯數(shù)字編寫，正面右下角反面左下角（即外側(cè)）。（3）文件的標題：最好不超過3行；不要將一個詞分開；（4）正文：正文字體一般用三號或四號仿宋體字。行距應(yīng)大于字距。（5）落款、印章和成文日期：不能放在沒有正文的空白頁上。2、公文各種稿本的名稱和作用（1）草稿：或叫草案，文件的原始稿件。（2）定稿：是經(jīng)過對草稿修改審閱，由負責人簽發(fā)或會議討論正式通過的最后完成稿。（3）正本：通常是根據(jù)定稿印制或者繕寫的，供向外發(fā)出用。（4）副本：又叫抄本，根據(jù)正本抄寫或者復制的，現(xiàn)在往往是與正本同時制成的。主要供傳閱、參考和備查。（5）存本：指發(fā)文機關(guān)留存的發(fā)文草稿、定稿以外的印制本。（6）試行本：主要用于條例、辦法、規(guī)章制度等法規(guī)性文件。（7）暫行本：也多用于法規(guī)性文件。（8）修訂本：已經(jīng)發(fā)布生效的文件，經(jīng)過實行一定時期后，對其內(nèi)容予以修改補充的版本。（9）各種文字文本：同一份文件有時根據(jù)需要有兩種以上文字的文本。兩種文本同時有效，同時作為正本。二、文書工作（一）文書工作的具體內(nèi)容和基本要求（熟悉）1、具體內(nèi)容：（1）文件的收發(fā)、登記和分送（2）文件的擬辦、批辦、承辦、催辦和查辦（3）文件的繕印和校對（4）會議、匯報、電話的記錄與整理（5）文件材料的平時歸檔、保管和提供調(diào)閱（6）文件材料的系統(tǒng)整理編目和歸檔工作2、基本要求：（1）及時、迅速，反對拖拉、積壓和迂緩（2）準確、周密、反對紊亂和粗枝大葉（3）精簡文件、深入實際，反對官僚主義和文牘主義（4）保守黨和國家機密（二）行文規(guī)則：（掌握）1、行文必須本著精簡文件的原則，嚴格控制發(fā)文的數(shù)量和范圍，可發(fā)可不發(fā)的不應(yīng)發(fā)。2、除非確有必要，一般以不越級行文為原則，以免打亂正常的領(lǐng)導關(guān)系3、必須注意行文的常規(guī)，不相隸屬的機關(guān)，不應(yīng)以隸屬關(guān)系行文。4、行文應(yīng)分清楚主送與抄送機關(guān)。5、必要時兩個以上的機關(guān)、部門可以聯(lián)合發(fā)文6、經(jīng)過批準在報刊上全文發(fā)布的行政法規(guī)和規(guī)章，應(yīng)當作為正式公文依照執(zhí)行，不再行文。7、機關(guān)內(nèi)部應(yīng)當明確規(guī)定發(fā)文權(quán)限。（三）常用公文的擬寫（通知、通報、函、請示、批復、報告、決定、會議紀要、會議記錄、簡報）（掌握）1、通知關(guān)于印發(fā)XXXXXXX辦法的通知機關(guān)各部門、各直屬單位：《XXXXXXXXXXXXXX辦法》已經(jīng)局長辦公會討論通過，現(xiàn)印發(fā)給你們，請結(jié)合實際，認真貫徹執(zhí)行。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（XX印章）XXXX年X月X日2、通報關(guān)于XXXXXXXXX的通報局直機關(guān)黨委：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，現(xiàn)通報如下：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（XX黨委印章）XXXX年X月X日3、函關(guān)于征求《XXXXXXX》意見的函XXX：XXXXXXXXXXXXXXX，XX組織制訂了《XXXXXXX》，現(xiàn)征求貴XX意見。請將有關(guān)修改意見于X月X日前函復我局。（XX印章）XXXX年X月X日4、請示關(guān)于XXXXXXXXXX的請示XX局（上級單位名稱）：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。現(xiàn)將有關(guān)事項請示如下：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。妥否，請批復。附件：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX（XX印章）XXXX年X月X日附件：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。5、批復關(guān)于XXXXXXXXXXXXXX的批復XXX：你XX《關(guān)于XXXXXXX的請示》（文號）收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)批復如下：一、同意XXXXXXXXXXXXXX。二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。三、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（XX印章）XXXX年X月X日6、報告關(guān)于XXXXXXXXXX的報告局（上級單位名稱）：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX?，F(xiàn)將有關(guān)情況報告如下：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（XX印章）XXXX年X月X日7、決定關(guān)于XXXXXXX的決定局直機關(guān)黨委：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX現(xiàn)就XXXXX做出如下決定：XXXXXX。（XXX黨委印章）XXXX年X月X日8、會議紀要XXXXXXXXXXX會議紀要XXXX年X月X，XXX主持召開XXXXXX會議，討論XXXXXX等問題?，F(xiàn)紀要如下：XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。三、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。出席：9、會議記錄時間：地點：主持：記錄人：參加人員：議題：會議內(nèi)容XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。10、簡報XXXX簡報（第XX期）XXXXXXX黨委召開常委擴大會學習傳達十七屆五中全會精神XX月XX日，XXXX黨委召開常委擴大會，傳達學習十七屆五中全會（擴大）研討會精神，并結(jié)合會議精神，對XXX發(fā)展規(guī)劃進行了研討。XX局長機關(guān)相關(guān)部門領(lǐng)導出席會議。XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。發(fā)：XXX，XXX（四）文書辦理程序和要求（掌握）1、發(fā)文辦理程序和要求程序包括：擬稿、核稿、簽發(fā)（會簽）、繕印、校對、蓋印、登記、裝封、發(fā)出、注發(fā)、歸卷等。2、收文辦理程序和要求：程序包括：收進、啟封、登記、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦、注辦、清退、歸檔等。3、特殊類型文書的處理（會議文書、信訪文書）（1）信訪文書：指信訪工作運動的記錄，包括社會團體接收與處理人民群眾來信或接待來訪所形成的所有文書材料。信訪文書的處理原則①堅持分級負責、歸口辦理、誰主管、誰負責②就地依法解決題目與思惟勸導教育相結(jié)合③指導群眾逐級上訪信訪文書的處理步驟：①對來信、來訪拆閱、接待、登記②對屬于本單位職權(quán)范圍內(nèi)的信訪事項應(yīng)予受理，并轉(zhuǎn)送有關(guān)部門處理，重要情況應(yīng)及時報請領(lǐng)導決定。有關(guān)職能部門直接受理的本部門職權(quán)范圍內(nèi)的信訪事項，應(yīng)抄報辦公室③對不屬于本單位職權(quán)范圍內(nèi)的信訪事項，可告知信訪人向有權(quán)處理的單位提出，也可轉(zhuǎn)送有關(guān)單位或報送上級單位④按照國家法律法規(guī)要求和空管局信訪工作相關(guān)規(guī)定組織調(diào)查、核實情況，并提出處理意見。必要時做好對信訪人員的解釋、疏導工作⑤督促信訪事項辦理部門按要求完成辦理⑥信訪人對復查意見不服，在規(guī)定時限內(nèi)提出復核⑦提出復核意見，予以書面答復，并抄送轉(zhuǎn)辦、交辦部門⑧信訪事項辦結(jié)后對信訪辦理過程中形成的文件、材料進行整理、歸檔（2）會議文書會議文書,就是在會議活動中形成和使用的文件材料。除了一部分會議文書是在會議之前經(jīng)過一般文書處理程序形成的以外,其他會議文書主要的形成與處理的程序是：會議文書材料的準備(收集、撰寫)一分發(fā)一閱讀(討論、學習；審議、批準)一一辦畢會議文書的處置(立卷歸檔、清退、暫存、銷毀)。三、文書立卷（一）文書立卷的定義和組織：（了解）1、文書立卷的定義機關(guān)在工作中形成和使用的文書，處理完畢之后，需要進行系統(tǒng)整理，這種系統(tǒng)整理的工作就叫立卷，或叫文書立卷。2、文書立卷的組織機構(gòu)文書處理部門作為文書立卷的組織機構(gòu)即文書處理部門立卷的制度。所謂文書處理部門(包括業(yè)務(wù)部門)立卷,就是指文件完成其運轉(zhuǎn)處理程序之后,由處理(或承辦)文件的部門,指定專職或兼職人員負責文件的立卷工作。3、文書立卷的組織形式文書立卷的組織形式,是指一個單位的文書部門選擇何種方式組織文書立卷工作。文書工作的組織形式有集中式、分散式、復合式三種，與之相適應(yīng)的文書立卷的組織形式也有三種,即集中立卷形式、分散立卷形式、復合立卷形式。（1）集中立卷形式即在機關(guān)辦公室集中立卷,各部門或承辦人將文件承辦完畢后都退回辦公室,由辦公室的專職或兼職人員統(tǒng)一整理立卷。（2）分散立卷形式即機關(guān)辦公室與各組織機構(gòu)分別承擔立卷工作。這種方法適用于大中型機關(guān),其內(nèi)部機構(gòu)層次較多,并能夠相對穩(wěn)定,各機構(gòu)自身形成、處理的文件數(shù)量大,中央、省級國家機關(guān)、大中型企事業(yè)單位等多采用此種立卷方式。（3）復合立卷形式即集中與分散相結(jié)合的立卷形式。這種方式適用于大中型機關(guān),內(nèi)部有兩層及兩層以上的機構(gòu),可以根據(jù)駐地、業(yè)務(wù)分工、文件數(shù)量等情況采取集中與分散相結(jié)合的立卷形式。（二）文書立卷的基本原則：（熟悉）1、只有辦理完畢的文件方能立卷。2、只有有查考保存價值的文件才有必要立卷。3、必須按照文件在形成過程中的聯(lián)系和一定規(guī)律組卷。4、案卷是文件檔案的基本保管單位。（三）案卷整理規(guī)范（掌握）1、填寫卷內(nèi)目錄和備考表：（文書學基礎(chǔ)P253-254）在一卷文件的最前面要填寫卷內(nèi)文件目錄，項目有：順序號即件號、責任者、發(fā)文字號、文件提名、文件日期、所在頁號、備注。案卷的備考表放在全卷文件最后，用來保護文件，說明卷內(nèi)文件的狀況，便于保管人員和利用者了解。備考表應(yīng)填寫與卷內(nèi)文件相關(guān)的文件材料的卷號、照片、錄音的保管單位號，以及其他有必要注明的情況，并填寫登記日期和立卷人簽名，日后卷內(nèi)文件如有變動情況，由檔案管理人員隨時在備考表上注明。2、擬寫案卷題名：（文書學基礎(chǔ)P247）案卷題名是對卷內(nèi)全部文件的總概括，通過案卷提名揭示出卷內(nèi)文件的成分與內(nèi)容，為查考利用提供線索。擬寫案卷題名的要求：注意政治上的正確性；注意文字上的簡練通順，概括準確，避免過于抽象籠統(tǒng)或堆砌文件標題；基本結(jié)構(gòu)力求完整，合乎語法，標點正確。案卷題名的結(jié)構(gòu)通常是：責任者+問題+文種。案卷題名各部分的具體寫法：（1）標明卷內(nèi)文件的責任者：標明責任者用以說明卷內(nèi)文件是什么機關(guān)制發(fā)的。（2）標明卷內(nèi)文件的內(nèi)容：準確地揭示出卷內(nèi)文件內(nèi)容所反映的問題，是標題的核心部分。（3）標明卷內(nèi)文件的文種：文種通常反映了文件的性質(zhì)和查考價值，一般也應(yīng)在標題中揭示出來。（4）標明卷內(nèi)文件的時間：案卷標題中主要須標明文件內(nèi)容明顯針對的時間，而不必標明文件形成的時間。（5）標明卷內(nèi)文件的通訊者：由來往文書組成的案卷應(yīng)標明通訊者。（6）標明卷內(nèi)文件涉及的地區(qū)。整個案卷標題應(yīng)力求文字簡練，最好能用二三十字標出。3、案卷排列和編號：（文書學基礎(chǔ)P258）案卷經(jīng)過編目裝訂之后，應(yīng)將一個年度、一個組織機構(gòu)的案卷進行系統(tǒng)化排列，使卷與卷之間保持一定聯(lián)系，固定順序，系統(tǒng)地反映出機關(guān)的工作活動。排列方法，根據(jù)國家檔案局的有關(guān)規(guī)定，應(yīng)將一個機關(guān)或組織機構(gòu)的案卷首先按保管期限分開，即：永久、長期、短期的案卷分別排列。案卷數(shù)量多的情況下，可再按問題進行分類。將系統(tǒng)排列的案卷逐一編號。編寫卷號時，準備裝訂的案卷卷號在案卷封皮上填寫；暫不裝訂的案卷，還需在各卷中逐份文件的首頁的檔號章內(nèi)均填寫上卷號。4、編制案卷目錄：（文書學基礎(chǔ)P258）對經(jīng)過系統(tǒng)排列編號的案卷，逐卷進行登記，就形成了案卷目錄。案卷目錄是案卷的名冊，用來揭示出一年形成的全部案卷，統(tǒng)計案卷的數(shù)量，并作為查找利用檔案的最基本的工具。案卷目錄的項目有：案卷的順序號、案卷題名、卷內(nèi)文件起止年月、卷內(nèi)文件數(shù)、頁數(shù)、保管期限、備注等。案卷目錄的編制方法有：（1）分別年度編；（2）分別保管期限編；（3）分別組織機構(gòu)編；（4）為了方便日常查考利用，還可以在上述任何一種目錄的基礎(chǔ)上，在分別將各個組織機構(gòu)的案卷，混合各種保管期限，統(tǒng)一按責任者、問題等聯(lián)系進行排列，編制一本總的目錄。（四）歸檔制度：（文書學基礎(chǔ)P244-245）（掌握）1、歸檔范圍：機關(guān)在工作活動中形成和使用過的文件，以及其他有關(guān)的材料。凡是能反映本機關(guān)工作活動，具有查考利用價值的，均屬于歸檔范圍。八號令或：根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和其他有關(guān)規(guī)定，行政機關(guān)在工作中形成、辦理完畢并具有查考和保存價值的公文、材料、領(lǐng)導批示等，應(yīng)及時整理（立卷）、歸檔。2、歸檔時間：總的要求，應(yīng)在上半年內(nèi)（6月30日前）將前一年形成的文件材料整理歸檔。3、歸檔要求：（1）必須按照立卷歸檔范圍，將具有保存價值的文件材料收集齊全，既不龐雜，又不遺漏短缺。（2）按照文件之間的歷史聯(lián)系和保存價值，科學地整理立卷。（3）每個案卷均應(yīng)有確切簡明的標題，并注明保管期限。（4）歸檔的案卷必須編制移交目錄，至少一式兩份。第二部分文書檔案管理基本要求：了解：檔案鑒定工作的內(nèi)容和原則，檔案鑒定工作制度的內(nèi)容，檔案著錄和標引的含義，檔案檢索工作的內(nèi)容，檔案檢索工具種類，檔案利用工作的基本內(nèi)容和要求，檔案用戶需求的構(gòu)成，檔案提供利用的基本途徑與方式，開放檔案，檔案統(tǒng)計工作的步驟熟悉：文書檔案收集工作的內(nèi)容和要求，文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則，鑒定檔案價值的標準，檔案利用工作的要求，檔案登記工作的內(nèi)容掌握：文書檔案收集工作的方法，文書檔案整理工作的方法和步驟，檔案鑒定工作的方法和步驟，檔案保管期限表的作用和類型，檔案銷毀工作，計算檔案檢索效率的方法，常用檔案檢索工具的編制方法一、文書檔案的收集工作（一）文書檔案收集工作的內(nèi)容和要求（二）文書檔案收集工作的方法1、檔案室收集工作的具體內(nèi)容和要求2、檔案館檔案的來源、收集范圍和要求3、檔案館收集撤銷機關(guān)檔案收集的要求4、歷史檔案的接收和征集二、文書檔案的整理工作（一）文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則（二）文書檔案整理工作的方法和步驟1、區(qū)分全宗（1）立檔單位的概念和構(gòu)成條件（2）立檔單位的變化和全宗的劃分（3）聯(lián)合全宗、全宗匯集、檔案匯集、全宗群的概念2、全宗內(nèi)檔案常用的分類方法和應(yīng)用（1）年度分類法（2）組織機構(gòu)分類法（3）問題分類法（4）復式分類法3、檔號及編制方法4、立檔單位和全宗歷史考證的編寫方法三、檔案的鑒定工作（一）檔案鑒定工作的內(nèi)容和原則（二）檔案鑒定工作制度的內(nèi)容（三）鑒定檔案價值的標準1、檔案來源標準2、檔案內(nèi)容標準3、檔案形式特征標準4、相對價值標準（四）文書檔案鑒定工作的方法和步驟（五）檔案銷毀工作（六）檔案保管期限表的作用和類型四、檔案檢索工作（一）檔案檢索工作的內(nèi)容（二）計算檔案檢索效率的方法（三）檔案著錄和標引的含義（四）檔案檢索工具種類1、按體例分2、按載體形式分3、按功能分（五）常用檔案檢索工具的編制方法1、卷內(nèi)目錄2、案卷目錄3、全引目錄4、分類目錄5、專題目錄6、主題卡片7、文號索引8、人名索引9、全宗指南10、專題指南11、檔案館指南五、檔案利用工作（一）檔案利用工作的基本內(nèi)容和要求（二）檔案用戶需求的構(gòu)成（三）檔案提供利用的基本途徑和方式1、基本途徑（1）以檔案原件提供利用（2）以檔案復制品提供利用（3）綜合檔案內(nèi)容編寫參考資料提供利用2、檔案利用工作的方式（1）閱覽室（2）檔案外借（3）出具檔案證明（4）檔案復制品（5）提供咨詢服務(wù)（6）舉辦檔案展覽（四）開放檔案1、開放檔案的含義2、開放檔案的期限六、檔案登記和統(tǒng)計工作（一）檔案登記工作的內(nèi)容1、檔案狀況登記的主要形式2、檔案工作登記的主要形式（二）檔案統(tǒng)計工作的步驟一、文書檔案的收集工作（一）文書檔案收集工作的內(nèi)容和要求（熟悉）1、文書檔案收集工作的內(nèi)容：檔案收集的工作內(nèi)容，可以概括為兩個方面，即檔案的接收和檔案的征集。檔案接收，是指檔案館（室）收存檔案的活動過程，是整個檔案收集工作的中心內(nèi)容，是檔案部門取得和積累檔案的主要渠道。檔案征集，是指檔案館按照國家規(guī)定征收散存在社會上的檔案和有關(guān)文獻的活動，是檔案館取得和積累檔案史料的必要補充渠道。2、文書檔案收集工作的要求：檔案收集工作的基本要求是：（1）加強檔案館（室）外的調(diào)查和指導工作；（2）積極推行入館（室）檔案的標準化；（3）保證歸檔和入館檔案的齊全完整；（4）維護全宗和全宗群的相對完整性。（二）文書檔案收集工作的方法（掌握）1、檔案室對歸檔的組織工作：（檔案管理學P68）（1）指導和督促文書部門或業(yè)務(wù)部門做好歸檔組織工作；（2）加強對歸檔案卷質(zhì)量的抽查；（3）臨時性的文件收集工作；（4）對歸檔制度的宣傳和檔案的科學管理；2、檔案館檔案的來源：（檔案管理學P72）檔案館檔案的來源主要有以下四個檔案源：（1）現(xiàn)行機關(guān)檔案源：現(xiàn)行機關(guān)是指現(xiàn)在正在進行工作活動的機關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織，這是各級各類檔案館館藏檔案的主要補充源。（2）撤銷機關(guān)檔案源：撤銷機關(guān)是指中華人民共和國建國前后，由于政權(quán)變更、體制改革、行政區(qū)劃調(diào)整等原因而被撤銷、合并的機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會組織，也是館藏檔案的重要補充源之一。（3）組織和個人保存的散失檔案：即收藏有革命政權(quán)檔案、歷代王朝和民國檔案的機關(guān)、組織或個人，這是館藏檔案的一個重要補充源。（4）檔案館之間交接的檔案：一方面是由于相關(guān)檔案館的檔案收藏范圍發(fā)生變化，因而產(chǎn)生某檔案館收集其他檔案館的檔案；另一方面是通過交換或購買的方式，將收藏在外國檔案館中的我國歷史檔案收藏起來。3、檔案館收集撤銷機關(guān)檔案收集的要求機關(guān)撤銷或合并必須將本機關(guān)的全部檔案進行認真清理，妥善保管，不得分散，并依照規(guī)定進行移交和適當?shù)奶幚怼?/p>

1、

由撤銷機關(guān)組織人力，負責整理好，然后再向有關(guān)的檔案館移交。

2、

撤銷機關(guān)的業(yè)務(wù)分別劃歸幾個機關(guān)的，其檔案材料不得隨之分散，仍作為原機關(guān)檔案的一部分，按全宗整體移交有關(guān)檔案館，或由其中一個機關(guān)完整地代管。一個機關(guān)交入另一個機關(guān)，或幾個機關(guān)合并為一個新的機關(guān)，其檔案材料仍按原全宗為單位向有關(guān)檔案館移交，或由新機關(guān)代管。

一個機關(guān)內(nèi)一部分業(yè)務(wù)或者一一個部門劃給另一個機關(guān)接收，其檔案材料不得由原全宗中抽走而帶入接收機關(guān)；如果接收機關(guān)需要利用，可按手續(xù)借閱或者復制。

3、

機關(guān)撤銷或者合并時，如有尚未處理完畢的文件，移交應(yīng)受理這些文件的新機關(guān)繼續(xù)處理，并作為新機關(guān)的檔案加以保存。4、歷史檔案的接收和征集收集歷史檔案的途徑①收集散存在各國家機關(guān)、社會團體中的歷史檔案。歷史檔案的接收工作，在中華人民共和國成立時就已經(jīng)最先。隨著檔案館事業(yè)的發(fā)展，各相關(guān)檔案館都陸續(xù)接收了屬于本館接收范日粕勺歷史檔案，使長期分散在各機關(guān)、整體、企業(yè)、事業(yè)單位的歷史檔案，基本上實現(xiàn)了集中管理。②征集散失在小我手中的歷史檔案。從歷史檔案的接收和征集的實踐經(jīng)驗來看，我國的歷史檔案，因為種種歷史理由，有不少分散把握在小我手中。保存這些檔案文件的有社會著名人士、革命老干部、專家學者，也有當時的官員、職員、紳士、商人、古物珍藏者及其親屬與子女。拯救這些瀕于毀損的歷史檔案，是一項緊迫而又艱巨的工作，雖然困難許多，情況復雜，只要方法適合，鍥而不舍，是可以將散存在小我手中的歷史檔案征集進館的③征集少數(shù)民族地區(qū)的歷史檔案。我國少數(shù)民族地區(qū)有著悠長的歷史，保存著內(nèi)容雄厚的歷史檔案。這些檔案，平常保存在寺廟、土司、頭人及厥子女及當?shù)剞r(nóng)牧民的手中。這些檔案有的很古老，甚至是罕見的珍品，是我國各族人民貴重的歷史文化遺產(chǎn)。把這部分歷史檔案征集到檔案館，對于研究各少數(shù)民族的歷史和文化，有著主要的意義④收集散失在國外的歷史檔案。鴉片戰(zhàn)役以來，我國流失在國外的歷史檔案成千上萬，甚至以幾十萬計。其中有的是歷史久遠的珍品，有的是國內(nèi)早已失傳的孤件，有的是中外罕見的藝術(shù)精華，是編史修志、史學研究不可缺少的貴重史料，有的是無法用金錢計算價值的國寶。這些珍品，若能早日收集起來，必將大大雄厚我國的歷史文化寶庫。在做好國內(nèi)歷史檔案收集工作的同時，應(yīng)當把向國外收集歷史檔案的工作做好做踏實。二、文書檔案的整理工作（一）文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則（熟悉）1、文書檔案整理工作的內(nèi)容：（檔案管理學P92）檔案整理工作的基本內(nèi)容包括：全宗的劃分和排列（檔案館承擔）、全宗內(nèi)分類（檔案室承擔）、文書立卷（文書部門承擔）、案卷排列與編號、編制案卷目錄（檔案室承擔）等諸多業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。對于檔案機構(gòu)來說，整理工作內(nèi)容大體表現(xiàn)為三種情況：（1）系統(tǒng)排列和編制案卷目錄；（2）局部調(diào)整；（3）全過程整理。2、文書檔案整理工作的原則：（檔案管理學P93）檔案整理工作一般應(yīng)遵循以下三項原則：（1）尊重和維護檔案的本質(zhì)特性，保持檔案文件之間的歷史聯(lián)系。（2）便于保管和利用。（3）充分尊重和利用原有的整理結(jié)果。（二）文書檔案整理工作的方法和步驟（掌握）1、區(qū)分全宗（1）立檔單位的概念和構(gòu)成條件：（檔案管理學P96）概念：凡是有社會獨立性的組織或個人，在檔案學術(shù)語中被稱為立檔單位。構(gòu)成條件：即確定組織或個人社會獨立性的因素。有以下三點：①可以獨立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨對外行文；②設(shè)有會計單位或經(jīng)濟核算單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃；③設(shè)有管理人事的機構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。（2）立檔單位的變化和全宗的劃分在一般情況下，凡是機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位在政治性質(zhì)、生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)或基本職能等方面發(fā)生了變化，就屬于根本性的變化，應(yīng)當構(gòu)成新的立檔單位和全宗。①政治性質(zhì)的變化是指推翻了舊政權(quán)機關(guān)以后建立的新政權(quán)機關(guān)。新舊政權(quán)機關(guān)的檔案各自構(gòu)成全宗。②生產(chǎn)關(guān)系性質(zhì)的變化是指廠礦、公司、銀行等企業(yè)單位，從官僚資本企業(yè)變?yōu)樯鐣髁x的國營企業(yè)。變化前后的檔案，各自成立全宗。③基本職能的變化在政治性質(zhì)或生產(chǎn)關(guān)系無根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有根本變化。例如，凡是新成立的并具有一定獨立性的機關(guān)，就是新的立檔單位，它的檔案構(gòu)成新的全宗。新的機關(guān)如系接收或替代了其他機關(guān)原來的全部或一部分職能，或者是由于若干撤銷機關(guān)合并而成，這個新機關(guān)雖然在某些方面與原來的機關(guān)有著前后的聯(lián)系，但其基本職能不同，它們的檔案都應(yīng)分別構(gòu)成全宗：合并前原來機關(guān)的檔案仍各自構(gòu)成單獨全宗；合并后新成立的機關(guān)，其檔案應(yīng)構(gòu)成單獨的新全宗。機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)，從原單位中獨立出來成立的新機關(guān)，其檔案應(yīng)構(gòu)成單獨的新全宗。凡屬下列情形，均非機關(guān)基本職能的根本變化：機關(guān)職能與工作范圍的擴大或縮??；機關(guān)內(nèi)部組織機構(gòu)的調(diào)整；機關(guān)工作地點的變更；機關(guān)名稱的變更；領(lǐng)導關(guān)系的改變；以及由于某種原因機關(guān)曾暫時停止一段時間的工作等。上述這些，都不是機關(guān)基本職能的根本變化，不產(chǎn)生新的立檔單位，其變化前后形成的檔案仍應(yīng)屬于一個全宗。以上是立檔單位變化中劃分全宗的一般準則，而實際情況錯綜復雜，工作中必須根據(jù)具體情況進行具體分析。（3）聯(lián)合全宗、全宗匯集、檔案匯集、全宗群的概念：（檔案管理學筆記+檔案管理學P105-P106）聯(lián)合全宗、全宗匯集、檔案匯集都屬于全宗的補充形式，全宗群不能作為一個實體單位出現(xiàn)。①聯(lián)合全宗：作為一個單位保存的，互有聯(lián)系的若干全宗的集合。主要適用于：合署辦公；前后有繼承關(guān)系的兩個機關(guān)；做高負責人兼職造成檔案的混淆。②全宗匯集：將若干性質(zhì)相近，數(shù)量很少或不完整的全宗按一定特點組織起來的全宗集合體。③檔案匯集：將無法確定所屬全宗的零散檔案集中起來的混合體。④全宗群：歷史上或工作活動中形成的，有聯(lián)系的若干全宗組成的有機群體。2、全宗內(nèi)檔案常用的分類方法和應(yīng)用：（檔案管理學P113）（1）年度分類法：是按檔案文件形成的自然年度或?qū)I(yè)年度分成各個類別。注意：①同一文件上有屬不同年度的幾種日期的歸類；A、收文時，文件制發(fā)與收到日期跨年時，歸入收文年度。B、文件本身的幾個日期，如制發(fā)日期、批準日期、生效日期等跨年時，應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和具體情況準確歸類。一般文件以制發(fā)日期為準；法律文件以批準或生效日期為準。C、計劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計報表等文件，文件制發(fā)與涉及內(nèi)容的日期跨年時，以涉及內(nèi)容為準；文件內(nèi)容涉及不知一個年度時，計劃預(yù)算歸入開始年度；總結(jié)決算歸入結(jié)束年度；D、關(guān)系密切，不可分散的一組文件，如某一問題的請示與批復跨年時，歸入最為密切的年度或結(jié)案年度。②實行專業(yè)年度的檔案文件的類別劃分；③無具體時間的檔案文件的歸類；應(yīng)先考證出具體時間然后再歸類。（2）組織機構(gòu)分類法：即按立檔單位內(nèi)部組織機構(gòu)對檔案進行分類。適于文件大都由各組織機構(gòu)分別辦理和按組織結(jié)構(gòu)分工立卷的客觀現(xiàn)實，且非常適合檔案由各組織機構(gòu)對其進行查閱利用的特點。注意：①類別順序的排列。在組織機構(gòu)分類法中必須人為規(guī)定一個類別順序。順序可以有兩種方法確定：A、在其內(nèi)部組織機構(gòu)有固定排序的立檔單位，就按其內(nèi)部組織機構(gòu)的固定順序確定組織機構(gòu)的排列順序。B、在其內(nèi)部組織機構(gòu)沒有固定排序的立檔單位，檔案室必須為各組織機構(gòu)類別排定一個順序。要有穩(wěn)定性，不宜輕易改動。立檔單位的中心機構(gòu)，如辦公室等，應(yīng)排在首位。②檔案文件的歸類，歸類方法有：A、歸類的根本依據(jù)是對文件的實質(zhì)性辦理。B、由立檔單位領(lǐng)導人或者中心機構(gòu)負責起草辦理的全局性，應(yīng)歸入中心機構(gòu)類（辦公室、辦公廳）C、有幾個內(nèi)部機構(gòu)共同起草辦理的文件，應(yīng)歸入主（牽頭）的機構(gòu)中或者最后經(jīng)辦的機構(gòu)類中。D、由某個（或幾個）內(nèi)部組織機構(gòu)負責起草或者辦理的全局性、綜合性文件，一般歸入中心機構(gòu)也可歸入起草機構(gòu)或辦理機構(gòu)。（3）問題分類法：又稱事由分類法，是按文件內(nèi)容所涉及的問題（主題）對檔案進行分類。適于全宗檔案數(shù)量不大，年度界限不清，內(nèi)部機構(gòu)變動頻繁的立檔單位。注意：①類別設(shè)置：要力求使這些類別概念盡可能符合全宗檔案內(nèi)容的實際情況，就是所設(shè)類別應(yīng)能反映出立檔單位的基本職能活動。對于難于歸類的檔案，可設(shè)綜合類和其他類。②歸類應(yīng)有規(guī)可循：應(yīng)該對歸類規(guī)則做出統(tǒng)一規(guī)定。（4）復式分類法：將年度—機構(gòu)、機構(gòu)—年度、年度—問題、問題—年度這4種具體的用于兩個類別層次的分類方法稱為復式分類法。3、檔號及編制方法①全宗號。全宗號是一個立檔單位全部檔案的代號。有向檔案館移交檔案任務(wù)的機關(guān)檔案室的全宗號，應(yīng)由檔案館確定；沒有向檔案館移交檔案任務(wù)的基層檔案室，凡只保存了一個全宗的，沒有必要填寫全宗號；由于立檔單位變化或下屬單位機構(gòu)撤銷產(chǎn)生和保存了兩個以上全宗的檔案室，應(yīng)按檔案室接收全宗的時間先后順序分別編制每一個全宗的全宗號。全宗號用四位代碼標識，其中第一位用漢語拼音字母標識全宗類別(革命歷史檔案全宗用“G”，舊政權(quán)檔案全宗用“J”，建國后檔案用“A”)，后三位用阿拉伯數(shù)字標識某一類別全宗順序號。如“J006。為舊政權(quán)檔案6號全宗，“A003”為建國后檔案3號全宗。全宗類別單一的檔案館可不編全宗類別代碼。全宗號一般采用流水順序編號法，按館藏全宗首次進館時間先后編順序號。②案卷目錄號。案卷目錄號是一個全宗內(nèi)每一本案卷目錄的排列順序號。一個全宗的檔案有幾本目錄，就編幾個目錄號。對于檔案室內(nèi)不同門類和不同載體檔案的案卷目錄，一般應(yīng)按目錄產(chǎn)生的先后順序，統(tǒng)一編制流水的目錄號。也可以在順序號前加上表示檔案保管期限、載體形態(tài)等特征的代字或代號。③案卷號。案卷號是每一本案卷目錄內(nèi)案卷排列的順序號，用3位以內(nèi)的阿拉伯數(shù)字標識。在編制案卷號時，要注意每一本案卷目錄的案卷號應(yīng)從“001”開始順延大流水編制，并做到不重、不空、不漏。④頁(張)號或件號。有文字，圖表、印章等標記的每個頁面均應(yīng)編頁號，筒子頁應(yīng)作兩個頁面編號。頁(張)號在案卷內(nèi)按其排列次序編流水順序號。編件號是指對不裝訂的案卷，即一份文件編一個號(文件的正本與定稿、正件與附件等應(yīng)視為一份文件)。具體方法是：在每份文件首頁的右上角加蓋檔號章，并在其上面逐件按卷內(nèi)文件的排列順序編寫件號。需要注意的是，編件號要在一卷的范圍內(nèi)流水編制。卷內(nèi)文件不需要再統(tǒng)一編大流水號。每一單份文件，要在每頁的右下角和有文字的背面左下角編上頁號。裝訂與不裝訂的案卷，均須在案卷封面說明中注明該案卷所含的總件數(shù)和總頁數(shù)。4、立檔單位和全宗歷史考證的編寫方法①收集材料。通過查閱檔案中的章程、條例、決議、命令、指示等法規(guī)性文件和有關(guān)期刊雜志、參閱有關(guān)立檔單位的太事記，收集立檔單位的沿革、任務(wù)、職能、機構(gòu)設(shè)置等方面的材料；通過查閱工作總結(jié)、移交目錄和文據(jù)等收集全宗內(nèi)檔案的內(nèi)容和成份、檔案被整理利用等方面的材料；通過訪問知情人，了解有關(guān)材料。②撰寫初稿。初稿的撰寫，應(yīng)該由檔案工作人員中比較熟悉立檔單位歷史與全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成份的人員執(zhí)筆?？甲C的內(nèi)容必須有理有據(jù)，對立檔單位與全宗的歷史和現(xiàn)狀作出恰如其分的考證。③修改補充理全宗內(nèi)的檔案工中，根據(jù)新發(fā)現(xiàn)的材料，加以修改補充。④修訂定稿。全宗內(nèi)檔案整理工作結(jié)束后，在對立檔單位的歷史沿革和全宗內(nèi)檔案的歷史梧況已經(jīng)有了全面的了解，材料掌握很充分的基礎(chǔ)上，要對立檔單位與全宗歷史考證進行最后的修訂。定稿后歸入“全宗卷”內(nèi)，或印發(fā)有關(guān)單位參考。三、檔案的鑒定工作（一）檔案鑒定工作的內(nèi)容和原則：（了解）1、鑒定工作的內(nèi)容：（檔案管理學P27）（1）制定鑒定檔案價值的有關(guān)標準，包括單行規(guī)定和檔案保管期限表等；（2）具體判定檔案材料的價值，確定其保管期限；（3）挑出本無保存價值和保管期滿的檔案，按規(guī)定進行銷毀或作相應(yīng)的處理。2、鑒定工作原則：（檔案管理學P28）從國家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點判定檔案的價值。（二）檔案鑒定工作制度的內(nèi)容（了解）為了保證鑒定工作的質(zhì)量和防止有意破壞檔案，使檔案的鑒定工作和銷毀有組織、有監(jiān)督地進行，必須建立和健全檔案鑒定工作制度。根據(jù)國家的有關(guān)規(guī)定，檔案鑒定工作制度的基本內(nèi)容有如下三個方面。1、鑒定檔案的標準由黨和國家及檔案行政管理機關(guān)制訂統(tǒng)一的鑒定標準，各地區(qū)、各系統(tǒng)、各機關(guān)據(jù)以制訂具體的鑒定標準，各檔案館(室)、各機關(guān)均須根據(jù)規(guī)定的鑒定標準進行鑒定工作。2、鑒定工作的組織領(lǐng)導檔案室和檔案館的檔案鑒定工作，必須有組織有領(lǐng)導地進行。按照《機關(guān)檔案工作條例》和《檔案館工作通則》等文件規(guī)定，機關(guān)的檔案鑒定工作，必須在機關(guān)辦公廳(室)主任的主持下，由檔案部門和有關(guān)業(yè)務(wù)部門組成鑒定小組共同進行。鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)提出工作報告。檔案館對無須繼續(xù)保存的檔案進行鑒定和處理，須征求有關(guān)部門的意見，并經(jīng)領(lǐng)導機關(guān)批準。3、銷毀檔案的制度經(jīng)過鑒定，需要銷毀的檔案，必須辦理批準手續(xù)。任何單位銷毀無須繼續(xù)保存的檔案，都必須嚴格按照國家檔案行政管理部門制定的有關(guān)銷毀檔案的程序和辦法，經(jīng)過鑒定，寫出報告，并登記銷毀清冊，經(jīng)單位領(lǐng)導人批準后才能銷毀。銷毀檔案時，須由二人以上監(jiān)銷，監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊上簽字蓋章，并注明銷毀的方式和日期。銷毀1949年以前的歷史檔案，還應(yīng)報國家檔案局。未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。（三）鑒定檔案價值的標準：（熟悉）1、檔案來源標準：（檔案屬性標準）（檔案管理學P32-P33）檔案來源指檔案的形成者。檔案形成者在社會上以及機關(guān)內(nèi)的地位，作用和職能可影響甚至決定檔案的價值。表現(xiàn)在3個方面：（1）它是作為國家各級檔案館確定檔案收集范圍的基本依據(jù)。（2）機關(guān)在鑒定檔案時，應(yīng)注意區(qū)分不同的作者。（3）在本機關(guān)制成的文件中，具體的撰寫者、制發(fā)機構(gòu)也對檔案價值產(chǎn)生影響。2、檔案內(nèi)容標準：（檔案屬性標準）（檔案管理學P33-P35）檔案內(nèi)容是決定檔案價值最重要、最本質(zhì)的因素。對檔案內(nèi)容的分析包括一下三個方面：（1）檔案內(nèi)容的重要性；（2）檔案內(nèi)容的獨特性；（3）檔案內(nèi)容的時效性。3、檔案形式特征標準：（檔案屬性標準）（檔案管理學P35-P37）檔案的形式特征是指文件的名稱、責任者、形成時間、載體形態(tài)、記錄方式等。在某種情況下，形式特征可能對檔案的價值發(fā)生影響。（1）文件名稱；（2）文件形成時間：年代久遠的珍貴；（3）文本：正本價值最高，定稿、草稿在某種情況下也有價值；（4）文件外形特點：古老的載體有文物價值、書法的有藝術(shù)價值、有著名人物的題詞、批注、簽字等有紀念價值。相反，破壞了的就失去了原有的價值。4、相對價值標準：（社會需要標準）（檔案管理學P39-P40）從理論上來講，每份文件的價值是客觀存在的，取決于檔案自身的屬性及其滿足利用者需要的程度。鑒定工作依據(jù)以下三點來判斷檔案的相對價值：（1）所存檔案的完整程度；（2）檔案內(nèi)容的可替代程度；（3）各全宗之間檔案的重復性。（四）文書檔案鑒定工作的方法和步驟：（檔案管理學P54-P56）（掌握）方法：文書檔案鑒定的基本方法是直接鑒定法，即直接、具體的審查檔案。要求檔案鑒定人員逐件審查檔案材料，從它的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面，全方考查分析確定其價值。步驟：1、在機關(guān)文件歸檔時確定歸檔范圍，同時剔除沒有保存價值的文件由機關(guān)文書處理部門或業(yè)務(wù)部門保存一二年后銷毀。2、對于歸檔文件確定保管期限，即確定檔案的“生存期”。3、到一定年限時進行檔案價值復審。主要采取兩種形式：（1）移交復審，即永久保存的檔案在移交進館時的審查；（2）到期復審，即長期或短期保存檔案在保管期滿后進行重新審查。（五）檔案銷毀工作（掌握）1、應(yīng)銷毀的文書檔案和文書材料，主要包括以下幾部分第一，在立卷階段清理出的不需立卷而又無保存價值的各類文書材料。第二，文書檔案中已滿保管期限，并確無繼續(xù)保存價值的各類案卷。第三，文書檔案長期和短期卷中確無繼續(xù)保存價值的部分案卷。第四，無保存或繼續(xù)保存價值的各類文獻資料。2、銷毀目錄文書檔案的銷毀目錄文書檔案的銷毀是一項十分嚴肅的工作，因此，對欲銷毀的文書檔案和重要的文書材料，文獻資料，必須編制比較詳細的銷毀目錄。銷毀目錄，主要包括以下幾項：1、順序號，它可以反映出銷毀檔案的大概數(shù)量。2、作者，是指立檔機關(guān)(單位)或行文機關(guān)名稱。3、案卷或文件標題，如系重要文獻資料，則填文獻資料的標題，凡無標題的，則均應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容擬定出比較貼切的標題填上，以便于日后查找去向。4、案卷號或文件號。5、起止時間，此項可只填年，月，或只填年。6、頁數(shù)。7、備注。3、文書檔案銷毀的審批文書檔案和文書材料的銷毀，必須經(jīng)過嚴格的審批手續(xù)。一般說來，文書檔案室的銷毀目錄要經(jīng)過機關(guān)辦公部門的領(lǐng)導批準，檔案館的銷毀目錄要經(jīng)其上一級機關(guān)的領(lǐng)導批準。文書檔案館(室)報批銷毀時，應(yīng)寫一關(guān)于銷毀文書檔案或文書材料的請示，說明銷毀的原因和情況，并附程銷毀目錄”。在未批準之前，欲銷毀的文書檔案或文書材料，應(yīng)單獨放置，以免混淆。待批準之后，方準銷毀。4、文書檔案銷毀的方法．文書檔案和文書材料的銷毀，一般可分別采取以下幾個方法：第一，特殊機密韻文書檔案和文書材料，文獻資料，可以自行焚毀。第二，大量的欲銷毀文書檔案和文書材料、文獻資料，應(yīng)送附近造紙廠保密車間化紙漿。第三，派二人以上的工作人員實行嚴格的監(jiān)銷制度，直至徹底銷完為止。欲銷毀的文書檔案和文書材料、文獻資料，決不準向廢品收購部門出售，并要防止其他形式的散失。一經(jīng)銷毀完畢，便要在'銷毀目錄”上注明已于何時銷毀。監(jiān)銷人要在'銷毀目錄'上簽字，以示負責。（六）檔案保管期限表的作用和類型：（檔案管理學P40-P42）（掌握）檔案保管期限表就是用表冊的形式列舉檔案的來源，內(nèi)容和形式并指明其保管期限的指導性、標準性文件，它是檔案館、檔案室鑒定檔案的價值，確定檔案保管期限的依據(jù)。檔案保管期限表有五種類型：1、通用檔案保管期限表：由國家檔案行政機關(guān)編制的，供全國各機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位鑒定檔案時通用的保管期限表。有兩個特點：（1）通用性；（2）依據(jù)性；適用于文書檔案。2、專門檔案保管期限表：由國家檔案行政機關(guān)會同有關(guān)主管部門編制，供各機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位鑒定專門檔案時使用的保管期限表。適用于會計檔案、科技檔案。3、同系統(tǒng)機關(guān)檔案保管期限表：由主管領(lǐng)導機關(guān)編制，共同一系統(tǒng)內(nèi)各機關(guān)、單位鑒定檔案價值時使用。適用于同一系統(tǒng)部門檔案，縱向使用。4、同類型機關(guān)檔案保管期限表：由檔案行政機關(guān)或主管領(lǐng)導機關(guān)編制，共同類型機關(guān)鑒定檔案價值時使用。適用于同一類型機關(guān)檔案，橫向使用。5、機關(guān)檔案保管期限表：由各機關(guān)編制，供本機關(guān)鑒定檔案價值時使用。適用于單個機關(guān)內(nèi)部。四、檔案檢索工作（一）檔案檢索工作的內(nèi)容（了解）檔案檢索工作的內(nèi)容檔案檢索就是把檔案的內(nèi)容和形式特征，存貯在各種檢索工具中，根據(jù)利用者的需求，及時地把檔案查找出來，充分發(fā)揮檔案的作用。檔案檢索工作的內(nèi)容，大致包括兩個部分：一部分是編制檔案檢索工具，建立檢索系統(tǒng)；另一部分是根據(jù)利用者的需求，通過各種檢索工具，檢出所需要的檔案。（二）計算檔案檢索效率的方法（掌握）目前檔案學理淪中一般用查全率、查準率、漏撿率、誤檢率來進行定量評價。這四個指標是衡量檔案檢索效率最常用、最重要的指標。1、查全率查全率是表示檢索系統(tǒng)檢出與利用者需要的相關(guān)檔案文件的能力指標，是檔案中相關(guān)檔案文件總量與檢出的相關(guān)檔案文件總量的百分比。2、查準率查準率盡衡量檢出檔案文件總量與符合利用者需要的相關(guān)檔案文件總量比例關(guān)系的指標。3、漏檢率漏檢率是檔案中與利用者需求相關(guān)檔案文件總量與未被檢出的相關(guān)檔案文件總量的百分比。4、誤檢率誤檢率為檢出的檔案文件總量與檢出的與利用者需求無關(guān)檔案文件總量的百分比。因此，提高查全率和查準率，不能靠拖長檢索時間來完成。不受時間限制的高查全率和查準率，也許是毫無意義，因為信息和利用時效性極強，錯過了時機，輸出的檔案信息可能變得一文不值。在提高查全率和查準率的同時，要盡力縮短檢索的時間。（三）檔案著錄和標引的含義（了解）檔案著錄是指在編制檔案目錄時，對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程。所謂內(nèi)容特征，就是指對檔案主題的揭示，表現(xiàn)為檔案的分類號、主題詞、提要等記錄項?？s微形式特征，包括檔案的標題、作者、形成時間、地點、檔號、文種、載體等、檔案著錄具有登記、介紹、報道、交流和檢索等多方面的作用，其中檢索作用是最主要的。檔案標引是指在檔案著錄中對檔案內(nèi)容進行分析和選擇，并賦予其規(guī)范化檢索標識的過程。其中賦予分類號標引的過程稱為分類標引，賦予主題詞標識的過程稱為主題標引。檔案標引的目的是揭示檔案的主題內(nèi)容，為從內(nèi)容方面查找檔案提供檢索途徑。（四）檔案檢索工具種類：（了解）1、按體例分：（檔案管理學P208-P209）（1）目錄：將檔案的著錄條目按照一定的次序排列而成的檢索工具。如：分類目錄；主題目錄；專題目錄等。（2）索引：將檔案及其組合的某一內(nèi)部或外部特征及其出處按照一定的原則和方法排列起來的檢索工具。如：人名索引、地名索引、文號索引等。（3）指南：是以文章敘述的方式，綜合介紹檔案情況的一種工具。如：全宗指南、專題指南和檔案館指南等。2、按載體形式分：（檔案管理學P209-P210）（1）書本式：亦稱薄式檢索工具，是將著錄條目連續(xù)排列并裝訂成冊的檢索工具。（2）卡片式：是將一個條目著錄于一張卡片，將卡片按照一定順序排列而成的檢索工具。（3）縮微式：是以縮微攝影方式制作的以膠片為載體的檢索工具。（4）機讀式：是以代碼形式存儲在磁性材料上供計算機識讀的檢索工具。3、按功能分：（檔案管理學P210-P212）（1）館藏性：是反映檔案實體整理體系及其相互關(guān)系的檢索工具。如全宗目錄、案卷目錄、案卷文件目錄（全引目錄）等。（2）查檢性：是脫離檔案實體的排列順序，從檔案的某一內(nèi)容或形式特征提供檢索途徑的檢索工具。如：分類目錄、主題目錄、專題目錄、人名索引等。（3）介紹性：是介紹和報道檔案內(nèi)容及其有關(guān)情況的檢索工具。如：專題指南、全宗指南、檔案館指南等。（五）常用檔案檢索工具的編制方法：（掌握）1、卷內(nèi)目錄：卷內(nèi)目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。（檔案管理學P212）2、案卷目錄：（檔案管理學P212-P213+檔案文獻檢索P155-P156）案卷目錄是以全宗為單位登錄案卷題名和其他特征，按案卷號次序排列的一種檔案檢索工具。編制案卷目錄以全宗為范圍，通常按照全宗內(nèi)檔案分類的類別來編制；為了便于移交和管理檔案，編制案卷目錄以分清不同保管期限為宜。3、全引目錄：（檔案文獻檢索P156）全引目錄亦稱“案卷文件目錄”或“卷內(nèi)文件目錄匯集”。它是以全宗為單位將案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄相結(jié)合，按一定次序編排而成的一種檔案檢索工具。編制全引目錄，首先列出記錄案卷特征的有關(guān)項目，包括案卷號、案卷標題、起止日期、頁數(shù)等，然后在下面列出卷內(nèi)文件的目錄。一般只需把案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄依次打印或復印剪貼后裝訂成冊即可。4、分類目錄：（檔案文獻檢索P157-P160）分類目錄是依據(jù)分類表將分類標識以一定次序編排而成的一種檔案檢索工具。目前手工檢索的分類目錄大多采用文獻單元方式編制卡片式目錄。編制卡片式分類目錄的基本方法是：（1）填制卡片。制卡時根據(jù)國家標準《檔案著錄規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定和檔案標引的有關(guān)要求進行，可采用一文一卡、一卷一卡、多文一卡、多卷一卡等多種形式。（2）排列。不同歷史時期的檔案應(yīng)分別排列；排列時應(yīng)按分類號的順序逐級集中卡片，然后再逐級按照阿拉伯數(shù)字的大小排列；一件（卷）檔案標引兩個以上分類號時，需要將每一分類號輪排到前邊一次。（3）安放導卡。導卡也稱指引卡，便于檢索者迅速準確地查到所需檔案的卡片。（4）編制分類目錄說明。一是本分類目錄收錄檔案的范圍；二是類目一覽表；三是類目內(nèi)容范圍劃分規(guī)則。（5）編寫分類目錄類目索引。5、專題目錄：（檔案文獻檢索P163-P164）專題目錄是按照特定專題以一定次序編排而成的一種檔案檢索工具。專題目錄能夠集中、系統(tǒng)地揭示檔案館（室）內(nèi)有關(guān)某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的情況。專題目錄的編制方法如下：（1）選題。選題是編制專題目錄的關(guān)鍵。選題原則：①選擇與社會發(fā)展、社會生活中的重大事件；②選能夠反映館藏檔案特色并具有一定研究意義的專題；③不能選與分類目錄重復的問題。（2）選材。選材方法：①依據(jù)各種目錄和參考資料列出需要挑選材料的范圍；②選擇的次序要先從材料最多的全宗或類目入手。（3）制作目錄條目?？梢砸晃囊粭l、一卷一條、多文（卷）一條，這三種形式可以交叉使用，以便于檢索為原則。（4）排列。要符合本專題特點，以進一步深化題目為原則。6、主題卡片主題卡片的主要優(yōu)點是它具有直接性和專指性，能夠集中地反映有關(guān)同一事物的檔案內(nèi)容，便于按特性檢索。主題卡片的缺點：按主題字順排列，不便于族性檢索；標引有一定的難度，容易造成誤差；不便于管理和查用。主題卡片的編制方法，—般是在一個標引單元中確定了幾條標引款目，就分別將每一標題款目填制一張卡片，然后將主題卡片按照主題詞的音序或字順進行排列。主題卡片的格式，既可利用標準著錄卡片以主題詞項作為排檢項，也可另行填制專用卡片。7、文號索引：（檔案管理學P219-P221+檔案文獻檢索P164-P166）文號索引是揭示檔案的文號和檔號之間對應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號檢索檔案的途徑。文號索引一般采用表格形式，所以通常稱之為文號、檔號對照表。文號索引應(yīng)按年度、發(fā)文機關(guān)分別編制，即將同一年度、同一發(fā)文機關(guān)的文件編一張表，然后將所有的表裝訂成冊，組成一個檔案館（室）的問號索引。8、人名索引：（檔案管理學P221-P222+檔案文獻檢索P166-P167）人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。人名索引包括人名和檔號兩部分，即把人名指向所在檔案的檔號。人名索引包括綜合性和專題性兩種。人名索引按人名的姓氏排列，可采用筆數(shù)法、筆形法和音序法。9、全宗指南：（檔案管理學P225-P226+檔案文獻檢索P168-P169）全宗指南是介紹和報道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檢索工具，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容包括以下三部分：①立檔單位的歷史概況；②全宗內(nèi)檔案概況；③檔案的內(nèi)容與成分等。10、專題指南專題指南是按照一定的題目，以敘述的形式，綜合介紹報道檔案館中有關(guān)該題目檔案的一種參考材料，又稱專題介紹。它的作用與專題卡片和專題目錄有許多相似之處，但是它能向外印發(fā)和綜合敘述檔案的內(nèi)容和成分，而在查找檔案方面略遜于專題卡片和專題目錄。專題指南的編制，在確定題目，制訂計劃、選材等方面與專題卡片和專題目錄相同，在檔案內(nèi)容和成分的介紹方面，又類似全宗指南．所不同的是，專題指南只按專題介紹檔寒，不按組織機構(gòu)介紹檔案。專題指南的項目分類，也就是專題卡片、專題目錄中的類別，但是它以章、節(jié)結(jié)構(gòu)形式進行介紹。它不要逐條指出檔案的所屬全宗，只要列出一個總的全宗名單附于序言中，使利用者了解所介紹的檔案的全宗范圍就可以了。編制專題指南，一般通過卡片進行，就是先把選出的檔案填制成卡片，然后把卡片系統(tǒng)排列編輯成專題指南，而卡片則用來作為專題卡片．11、檔案館指南檔案館指南，是用書本形式全面概要地敘述和介紹檔案館所存全部檔案情況的一種工具書，又稱為檔案館介紹，檔案館指南是利用者全面了解檔案內(nèi)容與成分的主要工具。利用者邇過它能了解某檔案館是否保存他所需要的檔案：檔案滬工作人員通過它可以全面掌握本館情況，主動提供利用，對查找檔案也能起到指引作用，檔案館指南對開展檔案館的編研工作，具有重要的參考作用，指南本身就是一種研究性的峨?？傊瑱n案館指南是檔案館必備的一種比較系統(tǒng)的基礎(chǔ)的工具書。檔案館指南的結(jié)構(gòu)，主要由兩部分組成：（1）檔案館概況（2）館內(nèi)檔案情況介紹。檔案館概況可作檔案館指南中的正文，單列章節(jié)，也可寫在序言中。這部分一般應(yīng)簡要說明檔案隋的沿革、內(nèi)部結(jié)構(gòu)構(gòu)和檔案的來源、數(shù)量、管理、保管、利用等情況。館內(nèi)檔案情況介紹，是檔案館指向的主體部分。檔案情況的介紹是按全宗進行敘述的，首先將全宗按共竹主分為若干部分，構(gòu)成——定的章節(jié)結(jié)構(gòu)；然后將每一部分內(nèi)的全宗，按其性質(zhì)、相互關(guān)系或其它特點，系統(tǒng)地編排，最后按締排次序逐個介紹全宗。介紹各個全宗的方法，與前面講的全宗指南的編寫方法大致相同，只是比全宗指南更概括和簡要一些。除了全宗名稱外，一般還包括如下三個部分：(1)有關(guān)全宗的參考材料。即指出全宗號、全宗內(nèi)案卷數(shù)量、全宗內(nèi)檔案的起止年度、有關(guān)全宗檢索工具的名稱。(2)立檔單位歷史介紹。即扼要地介紹立檔單位成立，性質(zhì)和撤銷的情況。立檔單位如系個人，則指明出生，死亡日期和社會職務(wù)、銜別、社會地位。(3)全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的簡要介紹。即概括指出全宗內(nèi)檔案的來源，內(nèi)容，形式和所屬年度。五、檔案利用工作（一）檔案利用工作的基本內(nèi)容和要求（了解）1、基本內(nèi)容檔案利用工作是指通過各種方式和方法直接提供檔案為社會主義事業(yè)服務(wù)的工作。稱為。檔案的利用服務(wù)工作”，簡稱“檔案利用”，或稱“提供利用”。檔案利用工作的基本內(nèi)容，就是介紹和報道館(室)藏檔案的內(nèi)容和成分，通過各種方式為利用者提供檔案材料，進行咨詢服務(wù)。檔案工作的各項業(yè)務(wù)，對“利用”往往有不同的理解。因此，在學習檔案利用工作之前，首先必須弄清。利用檔案”和“檔案利用工作。這兩個概念的區(qū)別和聯(lián)系。利用檔案是指利用者為了研究和解決某種問題而使用檔案。檔案利用工作是指檔案館(室)為滿足利用需要向利用者提供檔案，為利用者服務(wù)的工作。但這兩者之間又有密切聯(lián)系，有利用檔案的需要，才有檔案利用工作；有檔案利用工作才能實現(xiàn)對檔案的利用。利用檔案是利用者的需要和任務(wù)，提供利用是檔案工作者的目的和職責。弄清兩個概念，有利于檔案部門明確自己的工作范圍和檔案利用工作的目的，積極主動地開展工作。2、要求(1)明確服務(wù)方向，堅定服務(wù)思想檔案工作的服務(wù)性，集中表現(xiàn)在利用工作上，要做好利用工作，首先要有正確的服務(wù)方向。我國的檔案利用工作應(yīng)在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中，全面地為政治、經(jīng)濟、軍事、科學、教育、文化以及其他各項事業(yè)服務(wù)。一個檔案館(室)應(yīng)根據(jù)各自的特點和條件，在利用工作中明確具體的服務(wù)重點。要做好利用工作，還必須堅定服務(wù)思想，有良好的服務(wù)態(tài)度。這就要求檔案工作者必須具有高度的責任感和服務(wù)意識，千方百計地為利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，時時為利用者著想，處處為利用者創(chuàng)造方便條件。同時，檔案工作者還要解放思想，研究利用工作中出現(xiàn)的新情況，新特點，解決利用工作中的新問題，對利用方式、服務(wù)手段以及工作制度等不斷地進行改革，適應(yīng)新形勢的需要。(2)熟悉檔案，了解利用者需要開展利用工作，要求檔案工作者既熟悉檔案館(室)藏，又了解外界對檔案的利用需要。所謂熟悉館(室)藏，主要是指熟悉館(室)藏檔案的內(nèi)容、成分和數(shù)量，以及存放的位置；熟悉全宗的形成、整理狀況及其利用價值。熟悉檔案館(室)藏是檔案工作者的基本功之一，檔案工作者只有熟悉了館(室)藏，才能準確解答利用者提出的各種問題，迅速調(diào)出案卷，減少查找檔案和提供利用的盲目性，提高工作質(zhì)量與工作效率。了解需要，就是做好檔案提供利用的預(yù)測工作。社會各界對檔案的需要是多方面的，不同時期、不同任務(wù)、不同單位、不同職能，對檔案的需要也就不同。如果不對客觀需要進行調(diào)查研究，坐等利用者上門，即使想主動地開展利用工作，也會因無的放矢而不能取得好的效果?？傊龊脵n案利用工作，要求檔案工作者在工作實踐中不斷學習，精通業(yè)務(wù)，關(guān)心國家大事，加強調(diào)查研究，既熟悉檔案，又了解利用者需要，做到“知己知彼”，掌握利用工作的主動權(quán)。(3)正確處理利用和保密的關(guān)系利用和保密的關(guān)系，在利用工作中表現(xiàn)得最為突出，應(yīng)特別注意解決好。國家保存檔案的目的是為了使用，假若長期把檔案鎖在柜子里，禁錮起來不準使用，就失去了保存檔案的意義。但是，檔案中有一部分屬于黨和國家的機密，而保守黨和國家的機密，是社會主義革命和建設(shè)取得勝利的重要保證。所以，既要積極提供檔案為各項工作服務(wù)，又要堅持保密原則，遵守保密規(guī)定。在提供利用時檔案工作者應(yīng)認真審查檔案內(nèi)容，根據(jù)時間、地點和條件的變化情況，調(diào)整檔案的密級，逐步擴大利用范圍。只有把保密和利用的關(guān)系處理好，才能更好地發(fā)揮檔案的作用，滿足社會各項工作的需要。（二）檔案用戶需求的構(gòu)成（了解）1、學術(shù)利用需求。學術(shù)利用是指在檔案中查找有關(guān)學術(shù)研究所需的檔案信息材料。這種利用需求具體表現(xiàn)為：為編著各類歷史書籍或一定的專題史學研究文章而產(chǎn)生的利用需求；為編修各種志書(地方志)而產(chǎn)生的檔案利用需求；為從事某項科學研究而產(chǎn)生的檔案利用需求等。檔案對史學研究、科學研究的作用，已被越來越多的史學工作者、科研工作者所重視。2、實際利用需求。實際利用是指在檔案中查找到可以直接用于工作、生產(chǎn)、科研等方面的相關(guān)信息材料，這種利用需求主要同行政管理、生產(chǎn)管理、科研管理有關(guān)。這種檔案利用需求雖然已成為我國檔案用戶的一種主要的利用需求形式，但“有檔不用”的現(xiàn)象并沒有得到根本改變。某些利用檔案便可迎刃而解的問題，卻因為有檔不用而走了許多彎路。這就需要檔案部門及社會的相關(guān)單位，積極地通過多種渠道，了解和研究檔案用戶的實際工作或生產(chǎn)活動的需要，主動地宣傳和組織有效的利用服務(wù)工作，提高用戶利用檔案的意識。3、普遍利用需求。普遍利用需求是指普通公民為解決自身的社會或生活問題而利用檔案。如為解決學歷、身份、工齡、工資、婚姻、土地使用權(quán)及所有權(quán)、房產(chǎn)、山林等方面的問題而產(chǎn)生的檔案利用需求?？梢灶A(yù)見，隨著我國公民文化素質(zhì)的提高，檔案意識的增強，人們從檔案中獲得知識、情報、憑證的需求會不斷增加。（三）檔案利用工作的基本途徑和方式（了解）1、基本途徑：（檔案管理學P240-P241）（1）以檔案原件提供利用：通過提供檔案原件，滿足有關(guān)檔案用戶的利用需求，但是比較珍貴的檔案原件及容易損壞的歷史檔案，不易通過這種途徑直接提供給有關(guān)檔案用戶使用。（2）以檔案復制品提供利用：通過提供檔案副本或者復制品，滿足有關(guān)檔案用戶的利用需求。包括歸檔時的副本、文件匯編、文件選編等。（3）綜合檔案內(nèi)容編寫參考資料提供利用：通過提供檔案信息加工品，滿足有關(guān)檔案用戶的利用需求。例如：編寫大事記、組織沿革、基礎(chǔ)數(shù)字匯集、會議簡介、制發(fā)檔案證明等。2、檔案利用工作的方式：（1）閱覽室：（檔案管理學P241）是指檔案館（室）在特定的場所，開辟閱覽室，向有關(guān)檔案用戶提供檔案信息的一種服務(wù)方式。是目前我國檔案收藏部門提供檔案信息服務(wù)的一種主要形式。（2）檔案外借：（檔案管理學P243）是指檔案館（室）為滿足某些需要檔案原件或副本作證據(jù)等特殊的利用需求，暫時將檔案借出館（室）外使用的一種服務(wù)方式。（3）出具檔案證明：（檔案管理學P248）是指檔案館（室）根據(jù)有關(guān)檔案用戶的詢問和申請，為核查某種事實在館（室）藏檔案中記載情況（有無記載和如何記載）而摘抄編寫的一種書面證明材料。是檔案收藏部門開展檔案提供利用服務(wù)的方式之一。（4）檔案復制品：（檔案管理學P247）是指檔案館（室）根據(jù)檔案用戶的合理需要，以檔案原件或已有的檔案副本為依據(jù)，通過復制（包括靜電復印、照排、曬印、摹寫、抄錄等）、摘錄等手段，向檔案用戶提供檔案復制品的一種服務(wù)方式。（5）提供咨詢服務(wù)：（檔案管理學P249-P250）是檔案館（室）為滿足檔案用戶的需求，答復用戶詢問，指導其利用檔案信息資源的一種經(jīng)常性的、重要的服務(wù)方式。（6）舉辦檔案展覽：（檔案管理學P245）是指檔案收藏部門按照一定的主題，以展出檔案原件或其復制品的方式，系統(tǒng)地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關(guān)檔案的內(nèi)容與成分的一種具體服務(wù)方式。（四）開放檔案（了解）1、開放檔案的含義就是將一般可以公開的和已滿一定保密期限的檔案，解除“封閉”，向社會開放，允許經(jīng)過一般的手續(xù)就可以通過各種方式進行利用。根據(jù)黨和國家規(guī)定，當前我國檔案的開放，就是指各級各類國家檔案館保管的自形成之日起滿三十年的檔案，除未解密或需要控制使用的部分外，均向社會開放。即凡我國公民，持有合法證明(介紹信、工作證等)，經(jīng)檔案館同意，辦理閱借登記等手續(xù)，均可利用開放的檔案；外國人利用我國開放的檔案，須有我固有關(guān)主管機關(guān)介紹，經(jīng)省以上檔案事業(yè)管理部門同意。同時，檔案館也積極匯編檔案史料，系統(tǒng)地向社會公布檔案。2、開放檔案的期限檔案館開放檔案的期限，《檔案法》第十九條規(guī)定：“國家檔案館保管的檔案，一般應(yīng)當自形成之日起滿三十年向社會開放。經(jīng)濟、科學、文化等類檔案向社會開放的期限，可以少于三十年，涉及國家安全或重大利益以及其他到期不宜開放的檔案向社會開放的期限，可以多于三十年?！币呀?jīng)開放的檔案，中華人民共和國公民和組織持有合法證明均可以利用。六、檔案登記和統(tǒng)計工作（一）檔案登記工作的內(nèi)容（熟悉）檔案登記工作檔案登記工作的內(nèi)容總體上可分為檔案狀況登記和檔案工作登記兩部分1、檔案狀況登記的主要形式檔案狀況登記。檔案狀況一般包括檔案的數(shù)量、存在與保管狀態(tài)及其變化情況三個基本方面，檔案狀況登記的具體形式有案卷目錄與卷內(nèi)文件目錄、檔案收進移出登記簿、全宗名冊、全宗單、全宗卡片、檔案成分和數(shù)量變化情況報道表、案卷目錄登記簿、總登記簿，2、檔案工作登記的主要形式檔案上作登記。檔案工作登記主要涉及檔案工作過程中發(fā)牛的一些重要情況和一些基本的工作行為、事實、數(shù)字。其中提供利用工作是登記的重點內(nèi)容。檔案工作登記的具體形式有工作日志、人員進出庫房登記、檔案出入庫登記、檔案清點檢查登記、檔案利用登記、利用者登記卡、檔案復制摘抄登記、檔案借出登記簿、利用效果登記。（二）檔案統(tǒng)計工作的步驟（了解）1、檔案統(tǒng)計是運用統(tǒng)計技術(shù)和方法，對檔案工作領(lǐng)域中的種種現(xiàn)象、狀態(tài)、趨勢等進行量的描述與分析研究，為工作決策提供堅實可靠的數(shù)據(jù)支持。它具有統(tǒng)計工作與檔案工作的雙重性質(zhì)。我國檔案統(tǒng)計工作體系由全國檔案事業(yè)基本情況統(tǒng)計、專業(yè)系統(tǒng)檔案工作統(tǒng)汁、地方檔案工作統(tǒng)計、各檔案館和檔案室檔案工作自我統(tǒng)計四部分組成。2、檔案統(tǒng)計工作的步驟。檔案統(tǒng)計工作包括統(tǒng)計設(shè)計、統(tǒng)計調(diào)查、統(tǒng)計整理、統(tǒng)計分析四個階段。3、統(tǒng)計分析方法。檔案統(tǒng)計的具體方法主要有對比分析、相關(guān)分析與因果分析、靜態(tài)分析與動態(tài)分析、綜合分析、系統(tǒng)分析等。

第三部分科技文件與科技檔案管理基本要求：了解：科技文件和科技檔案的概念，科技文件工作與科技檔案工作的基本內(nèi)容熟悉：科技檔案的特點、種類與內(nèi)容構(gòu)成，科技檔案工作的內(nèi)容與