廣西高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置現(xiàn)狀與分析

廣西高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置現(xiàn)狀與分析

文件管理是學(xué)校管理的重要組成部分，是學(xué)校建設(shè)和發(fā)展的長期和基礎(chǔ)工作。檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置科學(xué)合理是檔案工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保證。機(jī)構(gòu)是職能的載體,檔案機(jī)構(gòu)的規(guī)模、級(jí)別、隸屬關(guān)系必須與職能相匹配。隨著高校的擴(kuò)招規(guī)模擴(kuò)大、事務(wù)增加,作為高校服務(wù)的機(jī)構(gòu),高校檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置也應(yīng)做出相應(yīng)的調(diào)整才能適應(yīng)檔案事業(yè)和學(xué)校各項(xiàng)工作發(fā)展的需要。2008年《高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡稱《新辦法》)頒布實(shí)施,對(duì)高校檔案館的建館條件有所放寬并鼓勵(lì)建館?！缎罗k法》第六條明確規(guī)定:“具備下列條件之一的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立檔案館:(一)建校歷史在50年以上;(二)全日制在校生規(guī)模在1萬人以上;(三)已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上。”此辦法一經(jīng)頒布,廣西乃至全國符合條件的高校檔案室都積極醞釀成立檔案館。這一舉措體現(xiàn)了新時(shí)期國家對(duì)高校檔案工作的更加重視,有利于加快高校檔案館的建館步伐,提高檔案工作在高等教育工作中的地位,促進(jìn)高校檔案工作打開新的局面?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》的頒布實(shí)施至今已有三年的時(shí)間,廣西符合升館條件的高校檔案機(jī)構(gòu)有幾十所,而目前僅有1所高校即廣西民族大學(xué)升館成功,由綜合檔案室升級(jí)為檔案館。由此可見,高校檔案機(jī)構(gòu)如何結(jié)合自身的優(yōu)勢,利用法規(guī)政策的支持積極做好檔案館的建館工作,是目前廣西高校檔案工作迫切要解決的問題。一、檔案館編制設(shè)置情況目前高校檔案管理體制是由教育行政部門分級(jí)主管與檔案行政部門業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督的有機(jī)結(jié)合。廣西教育廳主管廣西高校檔案工作,廣西檔案局負(fù)責(zé)對(duì)廣西高校檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查,其管理體制和職責(zé)明確。根據(jù)調(diào)查,目前廣西大部分高校都設(shè)置了檔案機(jī)構(gòu),包括檔案館和綜合檔案室。少數(shù)高校未設(shè)置檔案機(jī)構(gòu),無專職檔案管理員。廣西大學(xué)、廣西師范大學(xué)、廣西醫(yī)科大學(xué)、廣西民族大學(xué)4所高校設(shè)立了檔案館,占全區(qū)75所高校的5%,其中廣西師范大學(xué)為獨(dú)立建制,其余均掛靠校辦。廣西大學(xué)檔案館按檔案工作環(huán)節(jié)設(shè)置,內(nèi)設(shè)辦公室、業(yè)務(wù)指導(dǎo)部、目錄編纂部、館藏部等;其余檔案館按管理的檔案門類設(shè)置,內(nèi)設(shè)綜合檔案室、人事檔案室、學(xué)生檔案室等。除了檔案管理職能外,部分高校檔案館積極進(jìn)行職能拓展:廣西大學(xué)檔案館承擔(dān)了校史館管理服務(wù)職能,廣西師范大學(xué)檔案館承擔(dān)了校史陳列室管理服務(wù)和校史年鑒編撰職能。廣西高校目前檔案館數(shù)量少,且大多不獨(dú)立建制。檔案館內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)按檔案門類或檔案工作環(huán)節(jié)設(shè)置,極少部分檔案機(jī)構(gòu)職能拓展,承擔(dān)校史館或校史陳列室的管理服務(wù)和校史年鑒編撰等職能。綜合檔案室多為科室建制,絕大部分為單一的綜合檔案管理。僅有3所高職高專學(xué)校綜合檔案室集中統(tǒng)一管理綜合檔案、人事檔案、學(xué)生檔案。在符合條件升級(jí)檔案館的高校中,實(shí)際升館成功的很少。在調(diào)查的50所高校中,符合升館條件的高校很多,其中符合“建校歷史在50年以上”的高校27所,占54%,本科院校15所,高職高專院校12所;符合“全日制在校生規(guī)模在1萬人以上”的高校12所,本科院校9所,高職高專院校有3所;符合“已集中保管的檔案、資料在3萬卷(長度300延長米)以上”的高校8所,本科院校7所,高職高專院校1所?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》頒布實(shí)施三年來,僅有1所高校即廣西民族大學(xué)升館成功,由綜合檔案室升級(jí)為檔案館。二、目前，廣西高校職能部門的文件組織存在弊端相當(dāng)部分高?？剖医ㄖ频臋n案機(jī)構(gòu)已不適應(yīng)檔案工作和學(xué)校發(fā)展的需要,弊端日益凸顯,使高校檔案機(jī)構(gòu)改革提上日程。(一)檔案人員的定編能力一般在5自1999年擴(kuò)招以來,高校辦學(xué)規(guī)模日益擴(kuò)大,行政事務(wù)日漸復(fù)雜,教學(xué)、科研成果增加很快,基建項(xiàng)目也日益增多,使得高校檔案數(shù)量成倍甚至數(shù)倍增長,但檔案人員數(shù)量卻沒有相應(yīng)的增加。在很多高校作為科室的檔案室人員定編一般在2人左右,十幾年來基本維持這個(gè)水平,甚至有些院校反而有所減少。由于科室建制人員編制的限制,檔案人員嚴(yán)重不足,只能勉強(qiáng)完成檔案的收集、整理、歸檔工作,現(xiàn)代化管理水平低、檔案編研工作無法開展、檔案信息化建設(shè)相對(duì)滯后。(二)加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)投入檔案保管需要經(jīng)費(fèi)投入。檔案的保管需要特定的保管條件,比如庫房的建設(shè)、檔案裝具、檔案安全防護(hù)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)以及數(shù)字檔案館(室)的建設(shè)都需要經(jīng)費(fèi)的投入。如檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施,加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè),保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行需要大量的專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)的投入。而科室建制的檔案機(jī)構(gòu)沒有專項(xiàng)檔案經(jīng)費(fèi),僅有數(shù)額很少的辦公費(fèi),還需院辦統(tǒng)籌解決,基本經(jīng)費(fèi)都得不到保障,更談不上經(jīng)費(fèi)的持續(xù)正常增長。(三)檔案機(jī)構(gòu)心有余而力不足對(duì)學(xué)校幾十個(gè)處級(jí)的部、處、室、院(系)部門進(jìn)行檔案的收集、整理、歸檔和業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo),在現(xiàn)今高校行政級(jí)別還未弱化的前提下,由于級(jí)別的不對(duì)等,科室建制的檔案機(jī)構(gòu)心有余而力不足,檔案制度不能有效的貫徹,達(dá)不到預(yù)期的效果。如,檔案歸檔制度落實(shí)不到位?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第十六條規(guī)定“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度。”這一制度在很多高校形同虛設(shè),影響學(xué)校檔案歸檔質(zhì)量。三、科室建制檔案機(jī)構(gòu)改革面臨的困難由于高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的重視程度不夠,高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)的缺失等因素,《高等學(xué)校檔案管理辦法》頒布實(shí)施三年,科室建制檔案機(jī)構(gòu)改革仍然困難重重。(一)領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱。據(jù)高校檔案機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)和對(duì)檔案工作的重視程度直接關(guān)系到科室建制檔案機(jī)構(gòu)改革的成功。但由于檔案工作長期邊緣化的影響,領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)薄弱,主要精力集中在教學(xué)科研上,對(duì)檔案和檔案工作重視不夠,支持、關(guān)心相對(duì)較少,沒有真正將檔案工作納入到學(xué)校發(fā)展的重要議事日程?？剖医ㄖ茩n案機(jī)構(gòu)改革,經(jīng)費(fèi)先行。但在學(xué)校建設(shè)經(jīng)費(fèi)緊張的前提下,即使符合設(shè)館條件應(yīng)該要設(shè)立檔案館,也常常要讓位于教學(xué)科研而被擱置。(二)各類高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置不規(guī)范關(guān)于高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn),《高等學(xué)校檔案管理辦法》第六條規(guī)定了設(shè)立檔案館(室)的條件,但由于沒有具體的實(shí)施細(xì)則,各類高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置主要取決于學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視程度、經(jīng)費(fèi)充足情況、檔案人員意識(shí)高低等,導(dǎo)致不能嚴(yán)格按照《高等學(xué)校檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行,隨意性較大。四、根據(jù)系統(tǒng)論的結(jié)構(gòu)方法,將檔案館打造成高校服務(wù)的中心、校情教育的窗口。根據(jù)一般人民檢察院的中心、校情教育的中心、校情教育的中心、對(duì)外服務(wù)的窗口,把高校檔案館建設(shè)打造成基礎(chǔ)。在中心基礎(chǔ)上,曾確定了以檔案館為中心、強(qiáng)調(diào)服務(wù)的實(shí)體性管理模式?，F(xiàn)高校科室建制檔案機(jī)構(gòu)改革的目標(biāo),是變以檔案室為中心、強(qiáng)調(diào)管理的高校檔案行政式管理模式為以檔案館為中心、強(qiáng)調(diào)服務(wù)的實(shí)體性管理模式,努力把高校檔案館建設(shè)成為信息資源的中心、校情教育的基地、對(duì)外服務(wù)的窗口。其中,機(jī)構(gòu)改革需要遵循需要原則、結(jié)合實(shí)際自主設(shè)置的原則以及服務(wù)與效率結(jié)合的原則。(一)檔案實(shí)施細(xì)則或辦法為了保障《高等學(xué)校檔案管理辦法》的實(shí)施,各省應(yīng)該結(jié)合本省的實(shí)際情況,對(duì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》作出具體并具有可操作性的解釋性規(guī)定。目前,在全國已有山東、四川、安徽、湖北等省相繼出臺(tái)了高等學(xué)校檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則或辦法。廣西教育廳和檔案局應(yīng)根據(jù)《高等學(xué)校檔案管理辦法》制定實(shí)施細(xì)則或辦法,要求各高校盡快制定具體的貫徹落實(shí)意見,報(bào)區(qū)教育廳和區(qū)檔案局備案,并有針對(duì)性地進(jìn)行高校檔案工作檢查。實(shí)施細(xì)則或辦法應(yīng)該明確規(guī)定:符合條件的高校要盡快建立檔案館,檔案館必須為獨(dú)立建制;條件還未達(dá)到設(shè)立檔案館的高校,應(yīng)設(shè)立綜合檔案室,綜合檔案室可為獨(dú)立建制,也可隸屬于學(xué)校辦公室。(二)理順管理體制教育行政部門作為高校檔案管理的主管部門,應(yīng)強(qiáng)化統(tǒng)籌規(guī)劃、政策引導(dǎo)、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查、提供服務(wù)等職能。制定全區(qū)高校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,并把其列入全區(qū)高等教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,與學(xué)校同步發(fā)展。制定高等學(xué)校檔案管理辦法實(shí)施細(xì)則,在全區(qū)范圍內(nèi)對(duì)高校檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行調(diào)研,鼓勵(lì)符合設(shè)館條件的高校設(shè)立檔案館。對(duì)全區(qū)高校貫徹落實(shí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》的情況進(jìn)行檢查、督導(dǎo)。檔案行政部門依法從宏觀上對(duì)高校檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、掌握政策、信息引導(dǎo)、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、提供服務(wù)和檢查監(jiān)督,而不再過多地指導(dǎo)管理檔案工作的具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),諸如分類、組卷、編目、保管等。著重抓好以下工作:貫徹落實(shí)黨和國家有關(guān)檔案工作的重要方針、政策,提出實(shí)施意見和措施;制定全區(qū)高校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃;貫徹執(zhí)行檔案工作法律、法規(guī)和行政規(guī)章,制定切實(shí)可行、健全配套的各項(xiàng)規(guī)章制度,審定高校專業(yè)檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范;出臺(tái)促進(jìn)高校檔案事業(yè)發(fā)展的重大措施和政策。(三)促進(jìn)教育管理體制和檔案意識(shí)培養(yǎng),提高全民素質(zhì)科室建制檔案機(jī)構(gòu)改革需要強(qiáng)有力的理論指導(dǎo)和智力支持。應(yīng)充分發(fā)揮高等教育學(xué)會(huì)檔案工作分會(huì)、檔案學(xué)會(huì)、檔案協(xié)作組參謀助手和橋梁紐帶的作用。加強(qiáng)與主管部門和業(yè)務(wù)部門的聯(lián)系,積極反映各高?？剖医ㄖ茩n案機(jī)構(gòu)改革的呼聲,尋求教育分管部門和檔案業(yè)務(wù)部門的政策支持。通過舉辦展覽、搞專題講座等方式有針對(duì)性的進(jìn)行檔案宣傳教育,特別是組織各高校學(xué)習(xí)《檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》,領(lǐng)會(huì)其精神實(shí)質(zhì),使各高校達(dá)成科室建制檔案機(jī)構(gòu)改革的共識(shí)。圍繞高校科室建制檔案機(jī)構(gòu)改革組織開展學(xué)術(shù)研究與交流活動(dòng),舉辦研討會(huì)、經(jīng)驗(yàn)介紹報(bào)告會(huì)、高層論壇等等,集思廣益、群策群力,形成有關(guān)科室建制檔案機(jī)構(gòu)改革重要理論成果。在此基礎(chǔ)上,充分發(fā)揮參謀助手的作用,在全區(qū)范圍內(nèi)圍繞高?？剖医ㄖ茩n案機(jī)構(gòu)改革組織開展調(diào)研論證,結(jié)合各高校檔案工作者的意見和建議,研究制定科室建制檔案機(jī)構(gòu)改革的總體目標(biāo)和得力措施,形成書面報(bào)告,尋求教育分管部門和檔案業(yè)務(wù)部門的政策支持。(四)檔案部門應(yīng)積極表達(dá)本部門升館的真實(shí)意愿檔案工作是高校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,高校領(lǐng)導(dǎo)需更新觀念,充分認(rèn)識(shí)高校檔案工作對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要性,加強(qiáng)對(duì)高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),把檔案工作,特別是檔案信息化建設(shè)納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃,納入學(xué)校發(fā)展議事日程,在人力、物力、財(cái)力上給予大力支持,保障檔案工作與學(xué)校的其他工作同步發(fā)展。為達(dá)到上述目標(biāo),檔案部門需要積極表達(dá)本部門升館的真實(shí)意愿。符合升館條件的高校檔案部門應(yīng)該向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)提出升館的請(qǐng)示,發(fā)出自己真實(shí)的聲音。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)并不一定能時(shí)刻關(guān)注到檔案工作,不一定了解《高等學(xué)校檔案管理辦法》關(guān)于建館的規(guī)定,這就需要檔案部門向?qū)W校領(lǐng)導(dǎo)宣傳《高等學(xué)校檔案管理辦法》的精神實(shí)質(zhì),特別是有關(guān)高校檔案組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的規(guī)定,結(jié)合本校檔案工作的實(shí)際情況,提出建館的意愿,分析建館的必要性和迫切性,以及建館的條件,