校長辦公室中學(xué)檔案管理制度

2023-10-27《校長辦公室中學(xué)檔案管理制度》CATALOGUE目錄引言檔案管理規(guī)定檔案收集和整理檔案保管和存儲檔案利用和查詢檔案銷毀和處理其他事項01引言本制度旨在規(guī)范中學(xué)校長辦公室的檔案管理工作，提高檔案管理效率，確保檔案的完整性和安全性，以滿足學(xué)校教學(xué)、科研和管理工作的需求。在當前信息化和數(shù)字化管理的趨勢下，建立完善的檔案管理制度對于中學(xué)校長辦公室的工作至關(guān)重要。目的和背景VS本制度所稱的檔案是指中學(xué)校長辦公室在各項工作中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等載體記錄的歷史記錄。本制度適用于中學(xué)校長辦公室的檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)。定義和范圍02檔案管理規(guī)定檔案分類與定義教師檔案記錄教師個人信息、教學(xué)成果、科研成果、獎勵與懲罰等。學(xué)校檔案包括學(xué)校組織機構(gòu)、規(guī)章制度、工作計劃與總結(jié)、人事任免、財務(wù)審計、設(shè)備設(shè)施等學(xué)校管理及運營相關(guān)的各類資料。學(xué)生檔案記錄學(xué)生個人信息、學(xué)籍變動、成績單、獎懲記錄等。03學(xué)校檔案：根據(jù)檔案的重要性和相關(guān)性確定保管期限，可分為永久保存、長期保存和短期保存。檔案保管期限01學(xué)生檔案：永久保存。02教師檔案：永久保存，但涉及個人隱私的內(nèi)容可設(shè)定一定期限后銷毀。1檔案使用和查閱權(quán)限23需經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門同意，并遵循相關(guān)規(guī)定使用和查閱。學(xué)生檔案需經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門同意，并遵循相關(guān)規(guī)定使用和查閱。教師檔案需經(jīng)學(xué)校有關(guān)部門同意，根據(jù)檔案的機密程度和使用權(quán)限進行合理分配，同時應(yīng)建立完善的檔案使用和查閱登記管理制度。學(xué)校檔案03檔案收集和整理各部門負責人負責收集和整理本部門的檔案，確保檔案的完整性和準確性。專職檔案員負責監(jiān)督和指導(dǎo)各部門負責人的檔案收集和整理工作，確保檔案的質(zhì)量和規(guī)范。檔案收集責任人檔案整理流程存儲將裝訂好的檔案存放在指定的存儲地點，并做好防潮、防蟲、防火等安全措施。裝訂將檔案裝訂成冊，確保檔案的完整性和不易散失。編目為每個檔案編制目錄，包括檔號、標題、日期、頁數(shù)等信息，方便查找。分類按照檔案的性質(zhì)和類型進行分類，如教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、行政檔案等。排序按照檔案的日期、重要性、相關(guān)性等因素進行排序，便于查找和使用。檔案歸檔時間各部門應(yīng)將本年度形成的檔案進行整理和歸檔，確保檔案的連續(xù)性和完整性。每年6月底前學(xué)校組織對各部門歸檔的檔案進行審核和驗收，確保檔案的質(zhì)量和規(guī)范。每年7月初至8月底04檔案保管和存儲負責監(jiān)督和協(xié)調(diào)檔案管理工作，確保檔案的安全、完整和有序管理。校長辦公室負責人檔案管理人員各部門負責人負責檔案的日常管理、維護和存儲工作，確保檔案的完整性和安全性。負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時歸檔和有序管理。03檔案保管責任人0201檔案存儲設(shè)施和管理要求檔案存儲設(shè)施應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全防護措施，確保檔案的安全存儲。檔案管理要求建立完善的檔案管理制度，確保檔案的分類、標識、整理和存儲規(guī)范有序，方便查詢和使用。檔案分類和標識根據(jù)檔案的性質(zhì)、類型、年度等特征進行分類，并使用統(tǒng)一的標識和編碼進行標識，方便查詢和使用。VS為防止檔案丟失或損壞，應(yīng)定期對重要檔案進行備份，可采用電子或紙質(zhì)形式進行存儲。檔案安全保障加強檔案安全管理，防止檔案被盜、丟失或損壞，確保檔案的完整性和安全性。檔案存儲備份檔案存儲備份和安全保障05檔案利用和查詢檔案利用方式原件利用允許檔案利用者查看檔案原件，適用于需要詳細了解檔案內(nèi)容的查閱者。復(fù)印件利用由檔案管理人員提供檔案復(fù)印件，適用于需要獲取檔案部分內(nèi)容的情況。電子版利用提供檔案的電子版，適用于遠程查閱或需要在異地獲取檔案內(nèi)容的情況。010302檔案查詢申請流程審核申請校長辦公室對申請進行審核，判斷是否滿足查閱條件，并通知申請人審核結(jié)果。查閱檔案審核通過的查閱者需在指定時間到校長辦公室指定的地點進行查閱，并按照檔案管理人員的指導(dǎo)進行查閱。提交申請查閱者需向校長辦公室提交檔案查詢申請，注明查閱目的、所需查閱的檔案內(nèi)容等信息。對于原件或復(fù)印件的查閱，檔案管理員會當場提供給查閱者。當場提供對于電子版的查閱，檔案管理員會通過郵件將檔案內(nèi)容發(fā)送給查閱者。郵件發(fā)送對于需要拷貝或打印的查閱者，檔案管理員會提供相應(yīng)的服務(wù)，并按照規(guī)定收取一定的費用?？截惢虼蛴n案查詢結(jié)果提供方式06檔案銷毀和處理銷毀程序?qū)τ谛枰N毀的檔案，由檔案室負責人填寫《檔案銷毀審批表》，經(jīng)學(xué)校校長審批同意后，方可進行銷毀。銷毀時要派專人監(jiān)督，并在指定的地點進行，以防檔案流失。銷毀方式檔案銷毀可采用焚燒、加蓋印章、浸泡等適宜方法進行，并做好相關(guān)記錄。銷毀責任檔案銷毀工作由檔案室負責人和相關(guān)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)共同完成，并承擔相應(yīng)的責任。檔案銷毀規(guī)定和程序處理方式檔案處理可采用轉(zhuǎn)送、轉(zhuǎn)讓、移交、復(fù)制、摘錄等方式進行，并做好相關(guān)記錄。處理要求處理檔案時要保證檔案的完整性和安全性，不得隨意損壞、丟失或泄露。同時，要按照相關(guān)規(guī)定和程序進行，并做好相關(guān)記錄。檔案處理方式和要求檔案室負責人負責檔案銷毀和處理工作的組織和實施，并對檔案的安全性和完整性負直接責任。學(xué)校校長負責審批檔案銷毀和處理工作，并對檔案管理工作負總責。其他相關(guān)人員協(xié)助檔案室負責人和學(xué)校校長完成檔案銷毀和處理工作，并承擔相應(yīng)的責任。檔案銷毀和處理的責任人07其他事項檔案管理中的問題處理檔案損壞、遺失對于因管理不善或不可抗力因素造成的檔案損壞或遺失，應(yīng)立即報告并采取補救措施，如重新收集、整理、歸檔，必要時可進行復(fù)制或修復(fù)。檔案安全保密問題嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和學(xué)校的相關(guān)規(guī)定，采取必要的措施確保檔案的安全和保密性，防止檔案信息泄露、篡改或損毀。電子檔案管理建立電子檔案管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率，確保電子檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性。同時，應(yīng)采取措施防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒傳播等安全風險。010203專項檢查學(xué)校應(yīng)定期組織專項檢查，對檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)進行檢查評估，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見并督促整改落