三檔合一的檔案資源整合模式

三檔合一的檔案資源整合模式

在過去的10年里，廣東省檔案館非常重視創(chuàng)新。在國家檔案局的指導(dǎo)和廣東省委省政府的領(lǐng)導(dǎo)下,局(館)領(lǐng)導(dǎo)班子帶領(lǐng)有關(guān)職能部門,認(rèn)真履行對(duì)全省檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)的職責(zé),在創(chuàng)新中推動(dòng)廣東檔案事業(yè)不斷發(fā)展。創(chuàng)新管理體制，開辟區(qū)域文獻(xiàn)資源科學(xué)整合的新趨勢(shì)1.大朗鎮(zhèn)檔案館的成立為了科學(xué)整合和合理開發(fā)檔案信息資源,從2001年開始,佛山市順德區(qū)(當(dāng)時(shí)為順德市)分步將國家綜合檔案館與城建檔案館、房地產(chǎn)檔案室合并,于2002年7月實(shí)現(xiàn)了“三檔合一”的檔案管理新體制。廣東省檔案局及時(shí)發(fā)現(xiàn)并總結(jié)了順德的做法,并于2003年年初在《中國檔案報(bào)》發(fā)表了《勇于體制創(chuàng)新,實(shí)行“三檔合一”——順德市國家綜合檔案館與城建檔案室、房地產(chǎn)檔案室合并統(tǒng)管的調(diào)查》。一時(shí)間,該調(diào)查報(bào)告在全國檔案系統(tǒng)引起熱烈反響,由此開啟了檔案資源整合的新風(fēng)氣。在2003年全省檔案工作暨館庫建設(shè)會(huì)議上,省檔案局徐大章局長(zhǎng)提出:在全省推廣順德的成功經(jīng)驗(yàn),積極提倡縣(區(qū))級(jí)檔案館逐步實(shí)現(xiàn)“三檔合一”體制。2004年6月,經(jīng)深圳市人民政府批準(zhǔn),深圳市城建檔案館并入深圳市檔案局,在全國大中城市率先實(shí)現(xiàn)城建檔案與綜合檔案的集中統(tǒng)一管理。2005年,廣州市南沙區(qū),區(qū)委區(qū)政府在組建區(qū)檔案館時(shí),即決定將城建、房地產(chǎn)檔案與區(qū)直機(jī)關(guān)的文書檔案集中統(tǒng)一管理,有效地實(shí)現(xiàn)了資源整合。如果說順德“三檔合一”是當(dāng)?shù)攸h委和政府主導(dǎo)的產(chǎn)物,那么,東莞市大朗鎮(zhèn)檔案館的誕生則是檔案行政管理部門積極倡導(dǎo)和努力推動(dòng)的結(jié)果。過去鎮(zhèn)機(jī)關(guān)檔案室只管文書檔案,其他檔案基本處于自然或失控狀態(tài)。為了探索鎮(zhèn)級(jí)檔案工作改革和發(fā)展之路,廣東省檔案局多次組織有關(guān)專家與東莞市檔案局一起到大朗鎮(zhèn)調(diào)研,研究符合整合鎮(zhèn)級(jí)檔案資源的檔案管理模式。2006年12月,省檔案局在大朗鎮(zhèn)召開全省小城鎮(zhèn)檔案工作座談會(huì),省檔案局李士智副局長(zhǎng)在講話中提出了鎮(zhèn)設(shè)立檔案館同時(shí)掛市檔案館分館的模式。期間,省、市檔案局領(lǐng)導(dǎo)還與東莞市政府領(lǐng)導(dǎo)、大朗鎮(zhèn)黨政領(lǐng)導(dǎo)具體商議了籌建鎮(zhèn)檔案館的問題。會(huì)后,大朗鎮(zhèn)黨委和政府向東莞市政府提出了建立鎮(zhèn)檔案館的請(qǐng)示。2007年1月25日,東莞市人民政府辦公室函復(fù)大朗鎮(zhèn),同意大朗鎮(zhèn)建立檔案館,同時(shí)掛東莞市大朗鎮(zhèn)檔案館和東莞市檔案館大朗分館的牌子,今后東莞市其他鎮(zhèn)(街)建設(shè)檔案館參照此模式執(zhí)行。東莞市在鎮(zhèn)建立檔案館并使其成為市檔案館分館的體制模式,對(duì)引導(dǎo)基層檔案管理體制改革與創(chuàng)新方面具有示范性意義,也是科學(xué)整合鎮(zhèn)級(jí)檔案資源的有益嘗試。同時(shí),鎮(zhèn)成立檔案館,將全鎮(zhèn)的檔案實(shí)行集中保存,也符合精簡(jiǎn)效能、節(jié)約行政管理成本的機(jī)構(gòu)改革原則。創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，促進(jìn)各級(jí)國家檔案機(jī)構(gòu)服務(wù)職能的不斷拓展1.省級(jí)檔案館提供鏡頭監(jiān)控服務(wù)的情況照片拍攝存檔服務(wù),拓展檔案館服務(wù)功能。從20世紀(jì)90年代開始,廣東省檔案館就積極參與省委、省政府重大活動(dòng),特別是主要領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)的照片拍攝并歸檔保存。為使這項(xiàng)工作有長(zhǎng)足的發(fā)展,走出規(guī)范服務(wù)的發(fā)展路子,在2000年的機(jī)構(gòu)改革中,省檔案局積極向省編辦爭(zhēng)取并得到支持,設(shè)立了聲像檔案部(正處級(jí))。隨后,省檔案局又積極與省委辦公廳、省政府辦公廳溝通,要求以兩辦復(fù)函的名義將聲像檔案服務(wù)工作加以規(guī)范。2000年8月,省委辦公廳、省政府辦公廳正式批復(fù)同意。從此,為中央和省領(lǐng)導(dǎo)提供拍照服務(wù)成為省檔案館的常規(guī)化工作。為了將省檔案館的這一服務(wù)功能擴(kuò)展到全省各級(jí)國家檔案館,省檔案局通過請(qǐng)省檔案館聲像部在全省會(huì)議上介紹經(jīng)驗(yàn),開辦聲像檔案工作培訓(xùn)班等形式,積極引導(dǎo)和推動(dòng)各地聲像檔案服務(wù)工作的開展。目前,全省開展聲像拍攝服務(wù)的市、縣已越來越多,廣州、深圳、珠海、佛山、肇慶等16個(gè)地級(jí)以上市檔案館全面承擔(dān)起了市委、市政府重大活動(dòng)聲像拍攝任務(wù)。2000年4月,深圳市檔案館通過建立文檔服務(wù)中心,在全國首開現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)的先河。2001年下半年,省檔案館也與省直35個(gè)單位商定,定期到各單位收集有關(guān)非涉密性已公開文件,并在接待室設(shè)立了三個(gè)查閱專柜,供利用者來人來電查閱利用。為了進(jìn)一步做好現(xiàn)行文件閱覽服務(wù),更好地為廣大人民群眾服務(wù),2002年6月省檔案局向省委辦公廳和省政府辦公廳報(bào)送了《關(guān)于在省檔案館開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)的請(qǐng)示》,同年12月,兩辦批復(fù)同意省檔案館正式對(duì)外開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù),并要求全省各級(jí)國家檔案館參照進(jìn)行。至2005年3月底,全省143個(gè)國家綜合檔案館全部開展了這項(xiàng)工作。此外,省檔案局還通過檔案館目標(biāo)管理、示范檔案館創(chuàng)建、年度評(píng)估等手段,引導(dǎo)各級(jí)檔案館建立愛國主義教育基地、高等院校社會(huì)實(shí)踐基地,開辦各種學(xué)術(shù)(知識(shí))講座等,積極拓展檔案館的社會(huì)服務(wù)功能。創(chuàng)新激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)大型建設(shè)項(xiàng)目文件管理的不斷提高1.項(xiàng)目檔案驗(yàn)收為了做好全省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作,省檔案局主動(dòng)介入,強(qiáng)化監(jiān)督。1999年9月,省檔案局制定并頒布了《廣東省建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收暫行辦法》,要求各級(jí)檔案行政管理部門對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作,做到盡早介入、事先控制、中間檢查、最后驗(yàn)收。同時(shí),采用“評(píng)分設(shè)檔”的方法進(jìn)行項(xiàng)目檔案驗(yàn)收。在2006年省檔案局和省發(fā)改委轉(zhuǎn)發(fā)國家《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的通知中,我們根據(jù)“重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收內(nèi)容及要求”的規(guī)定,制定了《廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評(píng)分表》,驗(yàn)收結(jié)果按照評(píng)定分?jǐn)?shù)分為優(yōu)秀、優(yōu)良、良好、合格和不合格五檔。多年來的實(shí)踐證明,這種“評(píng)分設(shè)檔”的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收評(píng)定機(jī)制,對(duì)于引導(dǎo)各建設(shè)項(xiàng)目檔案工作不斷提高管理水平是十分有效的,新建項(xiàng)目總是希望檔案驗(yàn)收的評(píng)定檔次高過前面的項(xiàng)目。2.創(chuàng)立廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案金冊(cè)獎(jiǎng)2006年8月,省檔案局以貫徹《國家檔案局國家發(fā)展和改革委員會(huì)關(guān)于印發(fā)〈重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法〉的通知》為契機(jī),在與省發(fā)改委聯(lián)合轉(zhuǎn)發(fā)國家《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》的通知中,創(chuàng)立了“廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案金冊(cè)獎(jiǎng)”。通知規(guī)定:對(duì)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收綜合評(píng)分達(dá)到優(yōu)良和優(yōu)秀的建設(shè)項(xiàng)目,建設(shè)單位(法人)或主管部門應(yīng)予以獎(jiǎng)勵(lì);項(xiàng)目檔案驗(yàn)收綜合評(píng)分達(dá)到優(yōu)秀且“案卷質(zhì)量”單項(xiàng)總分不低于57分的省以上重大建設(shè)項(xiàng)目,可以獲得由廣東省檔案局頒發(fā)的“廣東省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案金冊(cè)獎(jiǎng)”榮譽(yù)證書。自從該獎(jiǎng)項(xiàng)創(chuàng)立以來,全省許多在建項(xiàng)目和新開工項(xiàng)目都以爭(zhēng)創(chuàng)“金冊(cè)獎(jiǎng)”作為項(xiàng)目檔案工作的目標(biāo),有效地促進(jìn)了全省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理水平的提高。目前全省通過檔案驗(yàn)收的建設(shè)項(xiàng)目中,已有4個(gè)達(dá)到了“金冊(cè)獎(jiǎng)”標(biāo)準(zhǔn)。目標(biāo)管理考核內(nèi)容和指標(biāo)的修訂和補(bǔ)充從1987年起,廣東省先后在企業(yè)、機(jī)關(guān)、檔案館和事業(yè)單位開展檔案管理升級(jí)(后改為目標(biāo)管理)活動(dòng),20多年來一直沒有間斷過,有效地推動(dòng)了全省各級(jí)檔案館和機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案工作的發(fā)展。為了適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要,我們對(duì)升級(jí)或目標(biāo)管理考核的內(nèi)容和指標(biāo)進(jìn)行修訂和補(bǔ)充,在“舊瓶”中不斷更換“新酒”。經(jīng)過近20多年的不懈努力,特別是1999至2001年間的“三年攻堅(jiān)”,全省檔案工作目標(biāo)管理取得了顯著成效。至2002年年初,除個(gè)別館外,全省國家綜合檔案館工作水平均已達(dá)到省二級(jí)以上標(biāo)準(zhǔn),省直絕大多數(shù)機(jī)關(guān)、企業(yè)和事業(yè)單位檔案工作也達(dá)到了省二級(jí)(或省級(jí)先進(jìn))以上標(biāo)準(zhǔn)。從2007年起,省檔案局又決定進(jìn)一步推動(dòng)全省國家檔案館目標(biāo)管理工作的開展,要求已達(dá)標(biāo)時(shí)間較長(zhǎng)的檔案館都要再上一個(gè)臺(tái)階。兩年來,全省有40個(gè)市縣檔案館工作上了一個(gè)新臺(tái)階,其中國家一級(jí)4個(gè),國家二級(jí)8個(gè),省一級(jí)28個(gè)。2.廣東省示范檔案館的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)2004年7月,省檔案局發(fā)出《關(guān)于在我省開展創(chuàng)建示范檔案館的意見》,在全省開展了創(chuàng)建示范檔案館活動(dòng)?？紤]到地區(qū)之間經(jīng)濟(jì)發(fā)展的差異,示范檔案館的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)分為《廣東省經(jīng)濟(jì)特區(qū)和珠江三角洲地區(qū)示范檔案館標(biāo)準(zhǔn)》(試行)和《廣東省山區(qū)及經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)示范檔案館標(biāo)準(zhǔn)》(試行)兩種。截止到2008年年底,先后有佛山市南海區(qū)、佛山市順德區(qū)、廣州市番禺區(qū)、深圳市寶安區(qū)、廣州市荔灣區(qū)5個(gè)區(qū)檔案館獲得了“廣東省示范檔案館”稱號(hào)。上述5個(gè)檔案館各具特色,為全省檔案館事業(yè)的發(fā)展樹立了典型和樣板。3.年度評(píng)估,建立直接參為彌補(bǔ)檔案館工作達(dá)標(biāo)升級(jí)和目標(biāo)管理中的漏洞與不足,2004年10月,省檔案局印發(fā)《關(guān)于全省國家綜合檔案館實(shí)行年度評(píng)估的意見》,決定對(duì)全省國家綜合檔案館實(shí)行年度評(píng)估。2006年4月,省檔案局又出臺(tái)《廣東省省直單位檔案工作年度評(píng)估辦法(試行)》,并從當(dāng)年起對(duì)省直單位檔案工作開展年度評(píng)估。年度評(píng)估是對(duì)實(shí)行多年的“達(dá)標(biāo)升級(jí)和目標(biāo)管理”手段的重要補(bǔ)充,是檔案行政管理中的一項(xiàng)創(chuàng)新舉措。通過評(píng)估活動(dòng),實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案行政管理的“五個(gè)結(jié)合”,即目標(biāo)管理和年度評(píng)估的有機(jī)結(jié)合、現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管和非現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管的有機(jī)結(jié)合、微觀管理與宏觀管理的有機(jī)結(jié)合、行業(yè)主管和專家評(píng)估的有機(jī)結(jié)合以及檔案部門與地方政府(或各單位)的密切結(jié)合,收到了很好的效果。新方法的探索在管理上,初步實(shí)現(xiàn)了國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的統(tǒng)一管理從1997年起,省檔案局就組織有關(guān)人員開展對(duì)文書立卷方法改革的研究,形成了《廣東省文件材料歸檔方法改革方案》,并于2000年2月正式印發(fā)全省實(shí)施,在全國省一級(jí)檔案行政管理部門中,率先推行了“單件歸檔,隨辦隨歸”的文件材料歸檔新方法。其創(chuàng)立的“單件歸檔”概念與傳統(tǒng)的“立卷歸檔”概念相對(duì)應(yīng),簡(jiǎn)明扼要地勾勒出我國新舊兩種文件材料歸檔整理方法的特點(diǎn)。這次改革簡(jiǎn)化了整理,深化了檢索,有效地推動(dòng)了文書處理部門整理歸檔工作的開展。目前,全部省直機(jī)關(guān)和大部分地區(qū)的機(jī)關(guān)都已使用“單件歸檔”方法進(jìn)行歸檔文件的整理。至2005年年底,廣東省實(shí)現(xiàn)產(chǎn)權(quán)制度改革的國有企業(yè)有10788戶,以各種形式完成公司制改造的達(dá)90%,國有中小企業(yè)改制面超過85%。為了做好改制企業(yè)檔案工作,1999年2月,省檔案局會(huì)同有關(guān)主管部門聯(lián)合制定了《廣東省執(zhí)行〈國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置暫行辦法〉實(shí)施細(xì)則》,經(jīng)過幾年的實(shí)踐,取得了明顯的成效,也碰到了一些新的情況和問題。為了進(jìn)一步規(guī)范全省國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置工作,省檔案局經(jīng)過深入調(diào)研,在總結(jié)各地處置退出市場(chǎng)企業(yè)檔案經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上,于2007年3月與省國資委和省財(cái)政廳聯(lián)合印發(fā)了《廣東省國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案處置工作規(guī)程》。作為一個(gè)規(guī)范性文件,該“規(guī)程”對(duì)國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)檔案的處置提供了一整套新的方法和流程,具有很強(qiáng)的可操作性。3.設(shè)立“區(qū)域性檔案修階段”多年來,廣東省檔案局就注意抓國家重點(diǎn)檔案的搶救,但效果總是不大理想。最突出的問題是:基層檔案部門人員有限、技術(shù)有限、設(shè)備有限、資金有限,要獨(dú)立開展對(duì)重點(diǎn)檔案的搶救修復(fù),難度非常大,難以形成規(guī)模效益。如果將重點(diǎn)檔案搶救工作社會(huì)化,又擔(dān)心檔案的安全無法保證。為了克服上述難題,省檔案局決定在全省選擇若干個(gè)有條件的地市級(jí)檔案局(館),設(shè)立具有“區(qū)域性檔案修裱中心”性質(zhì)的國家重點(diǎn)檔案搶救點(diǎn)。2008年10月,省檔案局徐大章局長(zhǎng)分別與陽江市和肇慶市檔案局局長(zhǎng)簽訂《“廣東省區(qū)域性檔案修裱中心”項(xiàng)目合作協(xié)議書》,這標(biāo)志著廣東省開展對(duì)國家重點(diǎn)檔案搶救新路子的探索,進(jìn)入