代理記賬檔案管理制度模版

第頁共頁代理記賬檔案管理制度模版第一章總則第一條為了規(guī)范代理記賬機構的檔案管理工作，保障記賬業(yè)務的安全性和準確性，提高工作效率，制定本制度。第二條本制度適用于代理記賬機構的檔案管理工作。第三條代理記賬機構應根據本制度，建立健全檔案管理制度，并向員工進行培訓。第四條代理記賬機構的檔案應按照國家相關法律法規(guī)的要求進行保密和存儲，禁止外泄。第五條代理記賬機構應定期對檔案進行審查和整理，確保檔案的完整性和可靠性。第二章檔案管理的范圍第六條代理記賬機構的檔案管理范圍包括以下內容：1.代理記賬業(yè)務相關的合同、協(xié)議和委托書等文件；2.客戶的財務會計憑證、賬簿、報表和驗資材料等；3.代理記賬機構自身的內部管理文件和人事檔案等；4.其他與代理記賬業(yè)務相關的文書和證明文件。第七條代理記賬機構應對上述檔案進行分類、編號、歸檔和管理。第三章檔案的建立和歸檔第八條代理記賬機構應在接受委托后，及時建立相應的檔案，并按照合同約定和相關規(guī)定進行歸檔。第九條檔案的建立應包括以下內容：1.客戶的基本信息、經營情況和需求；2.代理記賬業(yè)務的具體要求和范圍；3.檔案編號和歸檔時間；4.檔案管理責任人和聯(lián)系方式。第十條檔案的歸檔應按照不同的類別進行分類，同時應做好檔案的編號和標識工作。第四章檔案的保管和使用第十一條代理記賬機構應建立專門的檔案保管室，并配備專人負責檔案的保管和使用。第十二條檔案保管室應具備以下條件：1.檔案保管室應干燥、通風、防潮，室溫應適宜；2.檔案保管室應有防火設施和安全措施；3.檔案保管室應具備保密和存儲要求。第十三條代理記賬機構應對檔案的使用進行嚴格管理，任何人員不得隨意查閱和使用檔案，必須經過授權和登記。第十四條檔案的使用應按照檔案管理制度的規(guī)定進行，必要時可提供給有關部門進行審查和調閱。第五章檔案的審查和整理第十五條代理記賬機構應定期對檔案進行審查和整理，確保檔案的完整性和可靠性。第十六條檔案的審查應包括以下內容：1.檔案的完整性和存儲情況；2.檔案的使用記錄和登記情況；3.檔案的保密工作和相關措施情況。第十七條檔案的整理應按照檔案管理制度的規(guī)定進行，包括分類、編號、整理和裝訂等工作。第十八條對于損壞、缺失或不完整的檔案，代理記賬機構應立即進行查找并進行補充或修復。第六章外部檔案的調閱第十九條對于外部機構和單位提出檔案調閱請求的，代理記賬機構應按照相關法律法規(guī)的要求進行處理。第二十條外部調閱檔案應經過授權和登記，并確保信息的安全和保密。第二十一條代理記賬機構應制定相關調閱和審查程序，并建立調閱記錄和檔案使用統(tǒng)計。第七章附則第二十二條本制度于制定后即時生效，并經代理記賬機構相關部門