秘書四級會(huì)議管理

秘書〔四級〕·會(huì)議管理國家職業(yè)資格證書課程1精選ppt會(huì)議管理第一章會(huì)議概述一、前言

會(huì)海：黨政不分、機(jī)構(gòu)重疊

100人開會(huì)，200人照相，300人就餐，

400人旅游，500人領(lǐng)會(huì)議紀(jì)念品秘書職能：辦文、辦事、辦會(huì)2精選ppt

二、會(huì)議的概念1．會(huì)議：動(dòng)態(tài)性合成詞會(huì)：聚會(huì)、見面、集會(huì)議：討論、商議2．定義：是指在遵守一定國家的法律和遵循一定的會(huì)議規(guī)那么的前提下，圍繞一定的議題，三個(gè)人以上〔包括三個(gè)人〕在一起共同商討〔商議〕問題〔議題〕，以便到達(dá)或互通情況，或交流思想，或得出結(jié)論，或達(dá)成協(xié)議，或作出決議〔決定〕等有目的有組織有領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)。3精選ppt會(huì)議6個(gè)特征：·會(huì)議的召開必須合法〔或符合一定的會(huì)議規(guī)那么〕；·會(huì)議必須有一定的議題；·會(huì)議必須有一個(gè)最低人數(shù)臨界點(diǎn)；·與會(huì)人員有平等發(fā)表意見的時(shí)機(jī)；·會(huì)議的目的〔有多種目的〕；·要有組織有領(lǐng)導(dǎo)地舉行會(huì)議。4精選ppt10個(gè)根本構(gòu)成要素⑴會(huì)議的任務(wù)，具體表達(dá)為會(huì)議的內(nèi)容議題⑵會(huì)議的名稱⑶會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)、主持者與籌辦者⑷會(huì)議的參加對象、代表與列席人員⑸會(huì)議時(shí)間與日程安排⑹會(huì)議地點(diǎn)，包括大型會(huì)議的主、分會(huì)場⑺會(huì)議的物資設(shè)施⑻會(huì)議的信息〔文件、資料、發(fā)言〕⑼會(huì)議的形式與程序、議事規(guī)那么⑽其他，與會(huì)議同時(shí)結(jié)合進(jìn)行的事務(wù)，如展覽、交易、參觀、表彰、選舉等。

5精選ppt必不可少的六要素1．與會(huì)者：參加會(huì)議的正式成員，包括主持人、秘書，效勞人員除外。應(yīng)具有：必要性、重要性、合法性2．主持人：會(huì)議過程中的主持者和引導(dǎo)者，也是會(huì)議的組織者和召集者當(dāng)然主持人臨時(shí)主持人3．議題：會(huì)議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題四性：必要性、重要性，明確性、可行性議題產(chǎn)生：領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要指定秘書提出、領(lǐng)導(dǎo)審定6精選ppt4．名稱概括并能顯示會(huì)議的內(nèi)容、性質(zhì)。等同于“會(huì)標(biāo)〞，須標(biāo)準(zhǔn)5．時(shí)間⑴會(huì)議召開的時(shí)間⑵整個(gè)會(huì)議所需要的時(shí)間、天數(shù)⑶每次會(huì)議的時(shí)間限度會(huì)議召開時(shí)間的因素：⑴需要⑵可能⑶適宜⑷領(lǐng)導(dǎo)人時(shí)間6．地點(diǎn)會(huì)址，會(huì)議召開的具體場所7精選ppt

三、會(huì)議的意義

1．會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道8精選ppt

2．顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在3．會(huì)議是一種群體溝通的方式9精選ppt

四、會(huì)議的目的◆開展有效的溝通◆傳達(dá)資訊◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾◆達(dá)成協(xié)議與解決問題◆資源共享◆開發(fā)創(chuàng)意◆鼓勵(lì)士氣◆穩(wěn)固主管地位10精選ppt五、會(huì)議的種類

按人數(shù)規(guī)模按會(huì)議性質(zhì)按開會(huì)方式按照實(shí)用性●特大型會(huì)議●大型會(huì)議●中型會(huì)議●小型會(huì)議

●規(guī)定性會(huì)議●日常性會(huì)議●專業(yè)性會(huì)議●紀(jì)念性會(huì)議●座談性會(huì)議●

面對面會(huì)議●電話會(huì)議●視頻會(huì)議●例行工作會(huì)議●專題性會(huì)議●聯(lián)席性會(huì)議●布置性或總結(jié)性會(huì)議●各種形式的座談會(huì)；●學(xué)術(shù)性會(huì)議；●群眾大會(huì)；●電話會(huì)議與電視會(huì)議；●代表大會(huì)與代表會(huì)議。11精選ppt第二章會(huì)前準(zhǔn)備第一節(jié)會(huì)議籌備工作機(jī)構(gòu)職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)一、會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置㈠常設(shè)會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)㈡臨時(shí)會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)㈢三級會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)㈣二級會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)㈤一級會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)12精選ppt

二、會(huì)務(wù)人員的職務(wù)名稱

秘書處：秘書長和副秘書長會(huì)務(wù)辦：主任和副主任各組：組長、成員三、會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)的分工黨代表大會(huì)：領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)：大會(huì)主席團(tuán)籌劃機(jī)構(gòu)：秘書處工作機(jī)構(gòu)：分組及職責(zé)13精選ppt1．秘書組⑴負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)告、講話及其他重要文件的起草、修改、印刷、發(fā)送等工作⑵聯(lián)絡(luò)各代表團(tuán)，了解掌握各代表團(tuán)的討論情況，進(jìn)行匯總綜合，并及時(shí)向秘書長、大會(huì)主席團(tuán)報(bào)告⑶編發(fā)大會(huì)簡報(bào)、快報(bào)2．組織組⑴承辦代表資格審查方面的事宜，包括提出代表資格審查意見，起草代表資格審查報(bào)告等；負(fù)責(zé)編制代表名冊⑵承辦選舉方面的事宜，包括起草選舉方法、選舉大會(huì)主持詞，編制選舉程序、候選人名單、候選人情況介紹等；負(fù)責(zé)匯總代表團(tuán)醞釀、討論候選人及選舉事項(xiàng)的意見⑶承辦大會(huì)秘書處交辦的有關(guān)事項(xiàng)14精選ppt

3．宣傳組⑴承辦新聞發(fā)布和宣傳報(bào)道方面的事宜⑵組織、安排、協(xié)調(diào)記者的采訪活動(dòng)⑶負(fù)責(zé)音像資料的錄制、管理工作

4．會(huì)務(wù)組⑴承辦會(huì)議活動(dòng)方面的有關(guān)事宜，包括編發(fā)會(huì)議通知，安排布置會(huì)場，協(xié)調(diào)會(huì)議活動(dòng)等⑵負(fù)責(zé)大會(huì)證件的制發(fā)和文件材料的印發(fā)、清退工作⑶負(fù)責(zé)大會(huì)值班、聯(lián)絡(luò)、來信來訪和保密工作⑷負(fù)責(zé)大會(huì)秘書處交辦的各項(xiàng)工作15精選ppt5．后勤組⑴編制大會(huì)預(yù)算，負(fù)責(zé)會(huì)議財(cái)務(wù)管理⑵負(fù)責(zé)大會(huì)食宿、車輛、醫(yī)療及生活效勞工作⑶組織、安排大會(huì)的其他活動(dòng)⑷負(fù)責(zé)代表的迎送工作不設(shè)后勤組的，其工作由會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)6．保衛(wèi)組⑴承擔(dān)平安保衛(wèi)事宜，包括各個(gè)會(huì)場、代表住地以及代表集體外出活動(dòng)的平安保衛(wèi)、警衛(wèi)工作⑵負(fù)責(zé)會(huì)場和代表住地車輛疏導(dǎo)⑶協(xié)助會(huì)務(wù)組搞好證件的查驗(yàn)工作有關(guān)平安保衛(wèi)、警衛(wèi)等執(zhí)勤任務(wù)，可從公安機(jī)關(guān)、武警部隊(duì)抽調(diào)人員承擔(dān)16精選ppt第二節(jié)會(huì)議籌備工作

一、會(huì)議籌備的主要內(nèi)容

㈠會(huì)議主題或議題：會(huì)議的主要任務(wù)或研究討論的主要問題確定會(huì)議主題的方法⑴要有切實(shí)的依據(jù)⑵必須結(jié)合會(huì)議的實(shí)際內(nèi)容⑶要有明確的目的議題的來源

⑴領(lǐng)導(dǎo)同志批辦或指定匯報(bào)的問題；

⑵下級機(jī)關(guān)提請討論的問題；⑶上級指示需學(xué)習(xí)討論、研究貫徹執(zhí)行的問題17精選ppt㈡會(huì)議名稱：根據(jù)會(huì)議的內(nèi)容、主題和與會(huì)人員的范圍等因素來考慮，如：中國共產(chǎn)黨第十七代表大會(huì)㈢會(huì)議的日程和議程日程：即會(huì)議期間逐日的主要活動(dòng)安排。包括各種儀式、報(bào)告、發(fā)言、有特色的活動(dòng)等議程：即大會(huì)召開的主要事項(xiàng)或程序。主要涉及主持人、發(fā)言代表、討論主題、開會(huì)方式、會(huì)議總結(jié)等㈣會(huì)議的時(shí)間和地點(diǎn)〔如前，已講述〕㈤所需設(shè)備和工具：音響設(shè)備、同聲傳譯設(shè)備、投影等音像設(shè)備、電腦、桌椅等18精選ppt㈥文件發(fā)放范圍所有代表或是局部代表？列席人員？㈦確定會(huì)議與會(huì)代表的組成秘書提出、領(lǐng)導(dǎo)確定㈧會(huì)議經(jīng)費(fèi)管理1.原那么：收支兩條線收入：工程及相關(guān)費(fèi)用支出：工程和大體費(fèi)用2.會(huì)議本錢的計(jì)算時(shí)間本錢、直接會(huì)議本錢、效率損失本錢19精選ppt1.會(huì)議的時(shí)間本錢20精選ppt2.直接的會(huì)議本錢21精選ppt3.效率損失本錢22精選ppt

㈨食宿、交通安排住宿：餐飲：醫(yī)療：交通：㈩籌備機(jī)構(gòu)、人員分工23精選ppt

二、會(huì)議籌備方案的制訂①確定會(huì)議名稱②確定議題③確定與會(huì)人員④確定時(shí)間地點(diǎn)⑤確定會(huì)議通知內(nèi)容⑥會(huì)議通知跟進(jìn)落實(shí)程序與要求⑦會(huì)場布置要求⑧會(huì)議文件資料種類、內(nèi)容、要求⑨會(huì)議設(shè)備和用品種類、要求⑩會(huì)議后勤安排：會(huì)議記錄安排、會(huì)場效勞安排、會(huì)議預(yù)算安排24精選ppt三、會(huì)議籌備工作的檢查〔書P12～15〕按籌備行動(dòng)方案表與工作日程表進(jìn)行檢查1．檢查內(nèi)容：逐項(xiàng)、分塊2．檢查方式：聽取匯報(bào)、現(xiàn)場檢查3．檢查結(jié)果：大型會(huì)議——書面形式中小型會(huì)議——口頭形式存在問題——協(xié)調(diào)會(huì)形式

25精選ppt四、會(huì)議通知1．通知方式：書面形式、、、短信、電子郵件2．通知內(nèi)容：何單位、何時(shí)、何地、開什么會(huì)議、會(huì)議的主要目的及主要內(nèi)容、會(huì)議期限與日程安排，與會(huì)人員的準(zhǔn)備，報(bào)到的地點(diǎn)以及日期五、報(bào)到工作報(bào)名：告知參加會(huì)議報(bào)到：持通知報(bào)到簽到：簽名進(jìn)入會(huì)場26精選ppt六、與會(huì)人員編組原那么：按地區(qū)編組、按專業(yè)編組注意：照顧個(gè)人意愿、領(lǐng)導(dǎo)分散到各組七、制發(fā)會(huì)議證件1．種類：出席證或代表證、列席證、來賓證和簽到證四種。工作證、記者證2．作用證明與會(huì)人員的身份；為了會(huì)議的平安；為了設(shè)計(jì)到會(huì)人數(shù)；為了方便維持會(huì)場秩序27精選ppt

3．證件式樣出席證①簡式。用名片紙印制，長9厘米，寬5．5厘米，底色為黃、白色等均可

②繁式。折疊式，左邊折起，口向右連開，卡片紙精制，長11厘米，寬7厘米

××省領(lǐng)導(dǎo)學(xué)學(xué)會(huì)成立大會(huì)暨第一次學(xué)術(shù)討論會(huì)出席證

××××年×月×日28精選ppt

八、編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算㈠交通費(fèi)用1．出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費(fèi)用2．會(huì)議期間交通費(fèi)用3．歡送交通及返程交通費(fèi)用㈡會(huì)議室費(fèi)用1．會(huì)議場地租金2．會(huì)議設(shè)施租賃費(fèi)用3．會(huì)場布置費(fèi)用㈢住宿費(fèi)用29精選ppt㈣餐飲費(fèi)用1．早餐：自助餐，按人數(shù)計(jì)算2．中餐及午餐：正餐自助餐——人數(shù)圍桌式——桌數(shù)3．酒水及效勞費(fèi)4．會(huì)場茶歇5．聯(lián)誼酒會(huì)/舞會(huì)㈤旅游〔考察〕費(fèi)用㈥設(shè)備視聽費(fèi)用㈦宴請及演出費(fèi)用㈧預(yù)計(jì)外支出30精選ppt九、布置會(huì)場座次㈠會(huì)議場所的選定1．會(huì)場大小適中2．會(huì)議場所設(shè)施齊全3．保密性好4．平安性強(qiáng)5．避開干擾6．經(jīng)濟(jì)實(shí)用7．不與黨和國家的有關(guān)規(guī)定相悖31精選ppt㈡會(huì)場布置的形式與內(nèi)容1．主席臺(tái)設(shè)置2．一般會(huì)議會(huì)場的布置⑴中型會(huì)議會(huì)場：梯形式，扇形〔半圓形〕式⑵小型會(huì)議會(huì)場：長方形式，橢圓形〔或圓形〕式，錘形〔T形〕式，單桌條形式㈢會(huì)場的其他布置工程1．附屬性布置：音響、錄音、錄像設(shè)備，屏幕放置：放映機(jī)、燈光、音響2．裝飾性布置：會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、旗幟、標(biāo)語口號、花卉、字畫3．平安性保衛(wèi)布置32精選ppt㈣會(huì)議場所座次排列技巧

1．大中型會(huì)議會(huì)場座次的排列及其藝術(shù)

①排列座次的目的

②排列會(huì)場座次的方法代表大會(huì)按姓氏筆畫排列委員會(huì)全體會(huì)議，按選舉結(jié)果次序，排定座位專業(yè)會(huì)議按職務(wù)和業(yè)務(wù)關(guān)系，排列先后

③排列會(huì)場座次應(yīng)注意的幾個(gè)問題座次排定以后，應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定固定座次應(yīng)在出席證上注明座號座次排定用于高級別會(huì)議日常工作會(huì)議可自由入座33精選ppt第四章會(huì)中效勞工作第一節(jié)會(huì)場效勞工作一、組織代表簽到㈠簿式簽到㈡證卡簽到㈢會(huì)務(wù)人員代為簽到㈣座次表簽到法㈤電腦簽到二、引導(dǎo)代表入座三、發(fā)放會(huì)議文件34精選ppt四、安排會(huì)議發(fā)言1．注意地區(qū)的平衡2．注意高層領(lǐng)導(dǎo)與基層領(lǐng)導(dǎo)的平衡3．注意主題平衡五、組織分組討論按地區(qū)進(jìn)行編組按專業(yè)進(jìn)行編組六、做好會(huì)議記錄㈠會(huì)議記錄的要求準(zhǔn)確、真實(shí)、清楚、完整㈡會(huì)議記錄的內(nèi)容記錄會(huì)議的根本情況記錄會(huì)議的內(nèi)容⑴摘要記錄⑵詳細(xì)記錄

35精選ppt

㈢

會(huì)議記錄使用的工具㈣會(huì)議記錄的技巧四條：一快、二要、三省、四代快，書寫運(yùn)筆要快，記得快要，擇要而記省，在記錄中正確使用省略法代，以簡代繁

七、處理臨時(shí)事項(xiàng)八、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)工作36精選ppt第二節(jié)會(huì)議生活效勞管理一、會(huì)議食宿效勞㈠飲食效勞㈡住宿安排㈢住地效勞二、會(huì)議用品供給㈠生活用品供給㈡辦公用品供給三、醫(yī)療衛(wèi)生效勞四、交通保障工作五、通信保障工作37精選ppt六、組織參觀考察㈠做好選點(diǎn)準(zhǔn)備工作㈡做好編組與平安工作七、組織文體活動(dòng)八、組織集體攝影九、看望與會(huì)人員㈠重點(diǎn)看望層次較高的上級領(lǐng)導(dǎo)、貴賓等㈡選擇看望行業(yè)、部門的與會(huì)者㈢看望全體與會(huì)者十、通信錄的編印校對無誤后印制、分發(fā)38精選ppt第三節(jié)會(huì)議平安保衛(wèi)工作一、會(huì)議平安保衛(wèi)工作的籌劃㈠會(huì)議平安保衛(wèi)工作確實(shí)定㈡會(huì)議平安保衛(wèi)工作方案的制訂會(huì)前應(yīng)做好的主要工作有：⑴做好車站、機(jī)場、碼頭的平安保衛(wèi)工作⑵安排會(huì)議會(huì)場、住所的平安保衛(wèi)工作⑶安排會(huì)議交通方面的平安保衛(wèi)工作⑷印制會(huì)議所需的出入證件〔專用車輛〕

39精選ppt二、與會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的平安保衛(wèi)工作三、會(huì)議場所的平安保衛(wèi)工作四、會(huì)議住所的平安保衛(wèi)工作五、重要會(huì)議的平安保衛(wèi)制度40精選ppt第五章會(huì)議質(zhì)量管理第一節(jié)會(huì)議質(zhì)量管理規(guī)那么一、功能優(yōu)化