秘書四級會議管理

秘書〔四級〕·會議管理國家職業(yè)資格證書課程1精選ppt會議管理第一章會議概述一、前言

會海：黨政不分、機構(gòu)重疊

100人開會，200人照相，300人就餐，

400人旅游，500人領(lǐng)會議紀(jì)念品秘書職能：辦文、辦事、辦會2精選ppt

二、會議的概念1．會議：動態(tài)性合成詞會：聚會、見面、集會議：討論、商議2．定義：是指在遵守一定國家的法律和遵循一定的會議規(guī)那么的前提下，圍繞一定的議題，三個人以上〔包括三個人〕在一起共同商討〔商議〕問題〔議題〕，以便到達(dá)或互通情況，或交流思想，或得出結(jié)論，或達(dá)成協(xié)議，或作出決議〔決定〕等有目的有組織有領(lǐng)導(dǎo)的活動。3精選ppt會議6個特征：·會議的召開必須合法〔或符合一定的會議規(guī)那么〕；·會議必須有一定的議題；·會議必須有一個最低人數(shù)臨界點；·與會人員有平等發(fā)表意見的時機；·會議的目的〔有多種目的〕；·要有組織有領(lǐng)導(dǎo)地舉行會議。4精選ppt10個根本構(gòu)成要素⑴會議的任務(wù)，具體表達(dá)為會議的內(nèi)容議題⑵會議的名稱⑶會議的領(lǐng)導(dǎo)、主持者與籌辦者⑷會議的參加對象、代表與列席人員⑸會議時間與日程安排⑹會議地點，包括大型會議的主、分會場⑺會議的物資設(shè)施⑻會議的信息〔文件、資料、發(fā)言〕⑼會議的形式與程序、議事規(guī)那么⑽其他，與會議同時結(jié)合進行的事務(wù)，如展覽、交易、參觀、表彰、選舉等。

5精選ppt必不可少的六要素1．與會者：參加會議的正式成員，包括主持人、秘書，效勞人員除外。應(yīng)具有：必要性、重要性、合法性2．主持人：會議過程中的主持者和引導(dǎo)者，也是會議的組織者和召集者當(dāng)然主持人臨時主持人3．議題：會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題四性：必要性、重要性，明確性、可行性議題產(chǎn)生：領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)需要指定秘書提出、領(lǐng)導(dǎo)審定6精選ppt4．名稱概括并能顯示會議的內(nèi)容、性質(zhì)。等同于“會標(biāo)〞，須標(biāo)準(zhǔn)5．時間⑴會議召開的時間⑵整個會議所需要的時間、天數(shù)⑶每次會議的時間限度會議召開時間的因素：⑴需要⑵可能⑶適宜⑷領(lǐng)導(dǎo)人時間6．地點會址，會議召開的具體場所7精選ppt

三、會議的意義

1．會議是一個集思廣益的渠道8精選ppt

2．顯示一個組織或一個部門的存在3．會議是一種群體溝通的方式9精選ppt

四、會議的目的◆開展有效的溝通◆傳達(dá)資訊◆監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾◆達(dá)成協(xié)議與解決問題◆資源共享◆開發(fā)創(chuàng)意◆鼓勵士氣◆穩(wěn)固主管地位10精選ppt五、會議的種類

按人數(shù)規(guī)模按會議性質(zhì)按開會方式按照實用性●特大型會議●大型會議●中型會議●小型會議

●規(guī)定性會議●日常性會議●專業(yè)性會議●紀(jì)念性會議●座談性會議●

面對面會議●電話會議●視頻會議●例行工作會議●專題性會議●聯(lián)席性會議●布置性或總結(jié)性會議●各種形式的座談會；●學(xué)術(shù)性會議；●群眾大會；●電話會議與電視會議；●代表大會與代表會議。11精選ppt第二章會前準(zhǔn)備第一節(jié)會議籌備工作機構(gòu)職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)一、會務(wù)工作機構(gòu)的設(shè)置㈠常設(shè)會務(wù)工作機構(gòu)㈡臨時會務(wù)工作機構(gòu)㈢三級會務(wù)工作機構(gòu)㈣二級會務(wù)工作機構(gòu)㈤一級會務(wù)工作機構(gòu)12精選ppt

二、會務(wù)人員的職務(wù)名稱

秘書處：秘書長和副秘書長會務(wù)辦：主任和副主任各組：組長、成員三、會務(wù)工作機構(gòu)的分工黨代表大會：領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)：大會主席團籌劃機構(gòu)：秘書處工作機構(gòu)：分組及職責(zé)13精選ppt1．秘書組⑴負(fù)責(zé)會議報告、講話及其他重要文件的起草、修改、印刷、發(fā)送等工作⑵聯(lián)絡(luò)各代表團，了解掌握各代表團的討論情況，進行匯總綜合，并及時向秘書長、大會主席團報告⑶編發(fā)大會簡報、快報2．組織組⑴承辦代表資格審查方面的事宜，包括提出代表資格審查意見，起草代表資格審查報告等；負(fù)責(zé)編制代表名冊⑵承辦選舉方面的事宜，包括起草選舉方法、選舉大會主持詞，編制選舉程序、候選人名單、候選人情況介紹等；負(fù)責(zé)匯總代表團醞釀、討論候選人及選舉事項的意見⑶承辦大會秘書處交辦的有關(guān)事項14精選ppt

3．宣傳組⑴承辦新聞發(fā)布和宣傳報道方面的事宜⑵組織、安排、協(xié)調(diào)記者的采訪活動⑶負(fù)責(zé)音像資料的錄制、管理工作

4．會務(wù)組⑴承辦會議活動方面的有關(guān)事宜，包括編發(fā)會議通知，安排布置會場，協(xié)調(diào)會議活動等⑵負(fù)責(zé)大會證件的制發(fā)和文件材料的印發(fā)、清退工作⑶負(fù)責(zé)大會值班、聯(lián)絡(luò)、來信來訪和保密工作⑷負(fù)責(zé)大會秘書處交辦的各項工作15精選ppt5．后勤組⑴編制大會預(yù)算，負(fù)責(zé)會議財務(wù)管理⑵負(fù)責(zé)大會食宿、車輛、醫(yī)療及生活效勞工作⑶組織、安排大會的其他活動⑷負(fù)責(zé)代表的迎送工作不設(shè)后勤組的，其工作由會務(wù)組負(fù)責(zé)6．保衛(wèi)組⑴承擔(dān)平安保衛(wèi)事宜，包括各個會場、代表住地以及代表集體外出活動的平安保衛(wèi)、警衛(wèi)工作⑵負(fù)責(zé)會場和代表住地車輛疏導(dǎo)⑶協(xié)助會務(wù)組搞好證件的查驗工作有關(guān)平安保衛(wèi)、警衛(wèi)等執(zhí)勤任務(wù)，可從公安機關(guān)、武警部隊抽調(diào)人員承擔(dān)16精選ppt第二節(jié)會議籌備工作

一、會議籌備的主要內(nèi)容

㈠會議主題或議題：會議的主要任務(wù)或研究討論的主要問題確定會議主題的方法⑴要有切實的依據(jù)⑵必須結(jié)合會議的實際內(nèi)容⑶要有明確的目的議題的來源

⑴領(lǐng)導(dǎo)同志批辦或指定匯報的問題；

⑵下級機關(guān)提請討論的問題；⑶上級指示需學(xué)習(xí)討論、研究貫徹執(zhí)行的問題17精選ppt㈡會議名稱：根據(jù)會議的內(nèi)容、主題和與會人員的范圍等因素來考慮，如：中國共產(chǎn)黨第十七代表大會㈢會議的日程和議程日程：即會議期間逐日的主要活動安排。包括各種儀式、報告、發(fā)言、有特色的活動等議程：即大會召開的主要事項或程序。主要涉及主持人、發(fā)言代表、討論主題、開會方式、會議總結(jié)等㈣會議的時間和地點〔如前，已講述〕㈤所需設(shè)備和工具：音響設(shè)備、同聲傳譯設(shè)備、投影等音像設(shè)備、電腦、桌椅等18精選ppt㈥文件發(fā)放范圍所有代表或是局部代表？列席人員？㈦確定會議與會代表的組成秘書提出、領(lǐng)導(dǎo)確定㈧會議經(jīng)費管理1.原那么：收支兩條線收入：工程及相關(guān)費用支出：工程和大體費用2.會議本錢的計算時間本錢、直接會議本錢、效率損失本錢19精選ppt1.會議的時間本錢20精選ppt2.直接的會議本錢21精選ppt3.效率損失本錢22精選ppt

㈨食宿、交通安排住宿：餐飲：醫(yī)療：交通：㈩籌備機構(gòu)、人員分工23精選ppt

二、會議籌備方案的制訂①確定會議名稱②確定議題③確定與會人員④確定時間地點⑤確定會議通知內(nèi)容⑥會議通知跟進落實程序與要求⑦會場布置要求⑧會議文件資料種類、內(nèi)容、要求⑨會議設(shè)備和用品種類、要求⑩會議后勤安排：會議記錄安排、會場效勞安排、會議預(yù)算安排24精選ppt三、會議籌備工作的檢查〔書P12～15〕按籌備行動方案表與工作日程表進行檢查1．檢查內(nèi)容：逐項、分塊2．檢查方式：聽取匯報、現(xiàn)場檢查3．檢查結(jié)果：大型會議——書面形式中小型會議——口頭形式存在問題——協(xié)調(diào)會形式

25精選ppt四、會議通知1．通知方式：書面形式、、、短信、電子郵件2．通知內(nèi)容：何單位、何時、何地、開什么會議、會議的主要目的及主要內(nèi)容、會議期限與日程安排，與會人員的準(zhǔn)備，報到的地點以及日期五、報到工作報名：告知參加會議報到：持通知報到簽到：簽名進入會場26精選ppt六、與會人員編組原那么：按地區(qū)編組、按專業(yè)編組注意：照顧個人意愿、領(lǐng)導(dǎo)分散到各組七、制發(fā)會議證件1．種類：出席證或代表證、列席證、來賓證和簽到證四種。工作證、記者證2．作用證明與會人員的身份；為了會議的平安；為了設(shè)計到會人數(shù)；為了方便維持會場秩序27精選ppt

3．證件式樣出席證①簡式。用名片紙印制，長9厘米，寬5．5厘米，底色為黃、白色等均可

②繁式。折疊式，左邊折起，口向右連開，卡片紙精制，長11厘米，寬7厘米

××省領(lǐng)導(dǎo)學(xué)學(xué)會成立大會暨第一次學(xué)術(shù)討論會出席證

××××年×月×日28精選ppt

八、編制經(jīng)費預(yù)算㈠交通費用1．出發(fā)地至?xí)?wù)地的交通費用2．會議期間交通費用3．歡送交通及返程交通費用㈡會議室費用1．會議場地租金2．會議設(shè)施租賃費用3．會場布置費用㈢住宿費用29精選ppt㈣餐飲費用1．早餐：自助餐，按人數(shù)計算2．中餐及午餐：正餐自助餐——人數(shù)圍桌式——桌數(shù)3．酒水及效勞費4．會場茶歇5．聯(lián)誼酒會/舞會㈤旅游〔考察〕費用㈥設(shè)備視聽費用㈦宴請及演出費用㈧預(yù)計外支出30精選ppt九、布置會場座次㈠會議場所的選定1．會場大小適中2．會議場所設(shè)施齊全3．保密性好4．平安性強5．避開干擾6．經(jīng)濟實用7．不與黨和國家的有關(guān)規(guī)定相悖31精選ppt㈡會場布置的形式與內(nèi)容1．主席臺設(shè)置2．一般會議會場的布置⑴中型會議會場：梯形式，扇形〔半圓形〕式⑵小型會議會場：長方形式，橢圓形〔或圓形〕式，錘形〔T形〕式，單桌條形式㈢會場的其他布置工程1．附屬性布置：音響、錄音、錄像設(shè)備，屏幕放置：放映機、燈光、音響2．裝飾性布置：會標(biāo)、會徽、旗幟、標(biāo)語口號、花卉、字畫3．平安性保衛(wèi)布置32精選ppt㈣會議場所座次排列技巧

1．大中型會議會場座次的排列及其藝術(shù)

①排列座次的目的

②排列會場座次的方法代表大會按姓氏筆畫排列委員會全體會議，按選舉結(jié)果次序，排定座位專業(yè)會議按職務(wù)和業(yè)務(wù)關(guān)系，排列先后

③排列會場座次應(yīng)注意的幾個問題座次排定以后，應(yīng)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定固定座次應(yīng)在出席證上注明座號座次排定用于高級別會議日常工作會議可自由入座33精選ppt第四章會中效勞工作第一節(jié)會場效勞工作一、組織代表簽到㈠簿式簽到㈡證卡簽到㈢會務(wù)人員代為簽到㈣座次表簽到法㈤電腦簽到二、引導(dǎo)代表入座三、發(fā)放會議文件34精選ppt四、安排會議發(fā)言1．注意地區(qū)的平衡2．注意高層領(lǐng)導(dǎo)與基層領(lǐng)導(dǎo)的平衡3．注意主題平衡五、組織分組討論按地區(qū)進行編組按專業(yè)進行編組六、做好會議記錄㈠會議記錄的要求準(zhǔn)確、真實、清楚、完整㈡會議記錄的內(nèi)容記錄會議的根本情況記錄會議的內(nèi)容⑴摘要記錄⑵詳細(xì)記錄

35精選ppt

㈢

會議記錄使用的工具㈣會議記錄的技巧四條：一快、二要、三省、四代快，書寫運筆要快，記得快要，擇要而記省，在記錄中正確使用省略法代，以簡代繁

七、處理臨時事項八、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)工作36精選ppt第二節(jié)會議生活效勞管理一、會議食宿效勞㈠飲食效勞㈡住宿安排㈢住地效勞二、會議用品供給㈠生活用品供給㈡辦公用品供給三、醫(yī)療衛(wèi)生效勞四、交通保障工作五、通信保障工作37精選ppt六、組織參觀考察㈠做好選點準(zhǔn)備工作㈡做好編組與平安工作七、組織文體活動八、組織集體攝影九、看望與會人員㈠重點看望層次較高的上級領(lǐng)導(dǎo)、貴賓等㈡選擇看望行業(yè)、部門的與會者㈢看望全體與會者十、通信錄的編印校對無誤后印制、分發(fā)38精選ppt第三節(jié)會議平安保衛(wèi)工作一、會議平安保衛(wèi)工作的籌劃㈠會議平安保衛(wèi)工作確實定㈡會議平安保衛(wèi)工作方案的制訂會前應(yīng)做好的主要工作有：⑴做好車站、機場、碼頭的平安保衛(wèi)工作⑵安排會議會場、住所的平安保衛(wèi)工作⑶安排會議交通方面的平安保衛(wèi)工作⑷印制會議所需的出入證件〔專用車輛〕

39精選ppt二、與會領(lǐng)導(dǎo)的平安保衛(wèi)工作三、會議場所的平安保衛(wèi)工作四、會議住所的平安保衛(wèi)工作五、重要會議的平安保衛(wèi)制度40精選ppt第五章會議質(zhì)量管理第一節(jié)會議質(zhì)量管理規(guī)那么一、功能優(yōu)化