培訓(xùn)講座課件 第4章　檔案登記與統(tǒng)計(jì)技能訓(xùn)練

檔案管理技能訓(xùn)練第4章檔案登記與統(tǒng)計(jì)技能訓(xùn)練第4章檔案登記與統(tǒng)計(jì)技能訓(xùn)練?學(xué)習(xí)任務(wù)和目標(biāo)通過多個(gè)檔案基礎(chǔ)登記表格的填寫，提高學(xué)生檔案登記工作能力。通過幾個(gè)重要統(tǒng)計(jì)表格的編制，提高學(xué)生編制三大類型檔案統(tǒng)計(jì)表的能力。在掌握檔案登記與統(tǒng)計(jì)技能的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步提高學(xué)生分析檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、撰寫檔案數(shù)據(jù)分析報(bào)告的能力。?內(nèi)容概述擋案登記與統(tǒng)計(jì)工作是為各級黨政領(lǐng)導(dǎo)決策提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的重要手段，同時(shí)也反映著檔案工作部門管理水平、服務(wù)水平。檔案登記與統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)保證檔案和檔案工作原始數(shù)據(jù)的真實(shí)性，統(tǒng)計(jì)源頭資料的完整性，統(tǒng)計(jì)資料的連續(xù)性。本章重點(diǎn)訓(xùn)練基礎(chǔ)登記表的填寫和重要統(tǒng)計(jì)表格的編制技能。第4章檔案登記與統(tǒng)計(jì)技能訓(xùn)練4.1了解檔案登記與統(tǒng)記4.2做好檔案登記工作4.3編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表4.1了解檔案登記與統(tǒng)計(jì)4.1.1登記與統(tǒng)計(jì)

登記：檔案管理中所出現(xiàn)的重要事實(shí)、行為和數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄。分檔案狀況和檔案工作狀況登記。

統(tǒng)計(jì)：以表冊、數(shù)字形式，對檔案和檔案工作發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、分析，提供統(tǒng)計(jì)資料，實(shí)行統(tǒng)監(jiān)督。

實(shí)體統(tǒng)計(jì)：檔案館檔案總量、不同種類、不同保管期限、不同整理狀況等統(tǒng)計(jì)，以及收藏資料的數(shù)量情況。

檔案事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)：各個(gè)環(huán)節(jié)工作狀況統(tǒng)計(jì)，檔案經(jīng)費(fèi)及機(jī)構(gòu)建設(shè)數(shù)量狀況，工作人員基本情況統(tǒng)計(jì)等。

登記是統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)，統(tǒng)計(jì)是登記的進(jìn)一步發(fā)展。4.1了解檔案登記與統(tǒng)計(jì)4.1.2掌握檔案統(tǒng)計(jì)的要求準(zhǔn)確性及時(shí)性科學(xué)性法治性4.2做好檔案登記工作

4.2.1

登記檔案狀況

1．全宗名冊

2．全宗單

3.全宗登記表

4.全宗卡片

5.檔案成分和數(shù)量變化情況報(bào)道表

6.案卷目錄登記簿

7.總登記簿 4.2做好檔案登記工作

4.2.2

登記檔案工作狀況

1．工作日志

2．人員進(jìn)出庫房登記表

3.檔案出入庫登記

4.檔案清點(diǎn)、檢查登記

5.利用者登記卡

6.檔案借出登記簿

7.檔案復(fù)制、摘抄登記4.3編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表

4.3.1檔案統(tǒng)計(jì)體系與類型1.檔案統(tǒng)計(jì)的體系四個(gè)層次全國檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)。納入國家國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展計(jì)劃的統(tǒng)計(jì)指標(biāo)，由國家檔案局組織進(jìn)行，由國家統(tǒng)計(jì)局指導(dǎo)與監(jiān)督。專業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)，由專業(yè)主管機(jī)關(guān)組織進(jìn)行。地方（包括省、市、地、縣各級）檔案工作基本情況統(tǒng)計(jì)。由地方檔案行政管理機(jī)關(guān)組織進(jìn)行。檔案館、檔案室（包括各種專門檔案室）檔案工作情況統(tǒng)計(jì)。由各檔案館、檔案室自己組織進(jìn)行。4.3編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表

2.檔案統(tǒng)計(jì)的類型檔案構(gòu)成統(tǒng)計(jì)檔案利用統(tǒng)計(jì)檔案工作人員情況統(tǒng)計(jì)檔案館建設(shè)狀況統(tǒng)計(jì)檔案室建立情況統(tǒng)計(jì)4.3編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表

4.3.2檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)及選擇原則

1.檔案統(tǒng)計(jì)指標(biāo)絕對數(shù)相對數(shù)平均數(shù)

2.統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的選擇原則客觀性統(tǒng)一性穩(wěn)定性可比性4.3編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表

4.3.3編制統(tǒng)計(jì)報(bào)表

1.統(tǒng)計(jì)表的構(gòu)成

總標(biāo)題――概括統(tǒng)計(jì)表中全部資料的內(nèi)容，是表的名稱。

橫行標(biāo)題――表示各組的名稱，它說明統(tǒng)計(jì)表要說明的對象，是橫行的名稱。

縱欄標(biāo)題――表示匯總項(xiàng)目即統(tǒng)計(jì)指標(biāo)的名稱。

數(shù)字資料――是各組、各匯總項(xiàng)目的數(shù)值4.3編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表2.統(tǒng)計(jì)表的內(nèi)容主詞――是說明總體的，它可以是各個(gè)總體單位的名稱、總體各個(gè)分組名稱。行式上表現(xiàn)為橫行標(biāo)題。賓詞――是說明總體的指標(biāo)名稱和數(shù)值的。形式上表現(xiàn)為縱欄標(biāo)題和指標(biāo)數(shù)值。4.3編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表3.統(tǒng)計(jì)表的類型按主詞的結(jié)構(gòu)，統(tǒng)計(jì)表可分為：

簡單表：主詞未經(jīng)任何分組的統(tǒng)計(jì)表。

分組表：主詞只按一個(gè)標(biāo)志進(jìn)行分組的統(tǒng)計(jì)表。

復(fù)合表：主詞按兩個(gè)或兩個(gè)以上標(biāo)志進(jìn)行分組的統(tǒng)計(jì)表。4.3編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表4.統(tǒng)計(jì)表的制作規(guī)則統(tǒng)計(jì)表一般為橫長方形，上下兩端封閉且為粗線，左右兩端開口。統(tǒng)計(jì)表欄目多時(shí)要編號，一般主詞部分按甲、乙、丙；賓詞部分按(1)(2)等次序編號。統(tǒng)計(jì)表總標(biāo)題應(yīng)簡明扼要，符合表的內(nèi)容。主詞與賓詞位置可互換。各欄排列次序應(yīng)以時(shí)間先后、數(shù)量大小、空間位置等自然順序編排。計(jì)量單位一般寫在表的右上方或總欄標(biāo)題下方。表內(nèi)資料需要說明解釋部分，寫在表的下方。填寫數(shù)字資料不留空格，即在空格處劃上斜線。統(tǒng)計(jì)表經(jīng)審核后，制表人和填報(bào)單位應(yīng)簽名并蓋章，以示負(fù)責(zé)。4.3編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表5.編制簡單表簡單表即所反映的對象未經(jīng)任何分組。它只是單位的排列，具有一覽表的性質(zhì)。4.3編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表6.編制分組表分組表即其主詞按照某一標(biāo)志進(jìn)行分組的檔案統(tǒng)計(jì)表。它可用來揭示擋案工作現(xiàn)象總體及其各組情況。4.3編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表7.編制復(fù)合表即其主詞按兩個(gè)或兩個(gè)以上的標(biāo)志進(jìn)行復(fù)合分組的檔案統(tǒng)計(jì)表。它可以用來對檔案工作現(xiàn)象進(jìn)行比較復(fù)雜的分析、研究。4.3編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表4.3.4分析檔案統(tǒng)計(jì)資料——最后一個(gè)步驟對經(jīng)過整理的大量調(diào)查資料進(jìn)行分析研究。通過對統(tǒng)計(jì)數(shù)字的分析，可以進(jìn)一步掌握不同時(shí)期內(nèi)檔