證照、印章管理制度

-4-證照、印章管理制度第一章總則第一條為了保證**公司（簡(jiǎn)稱“公司”）證照、印章保管以及使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，有效地維護(hù)公司利益，依據(jù)公司規(guī)范運(yùn)營(yíng)、防范風(fēng)險(xiǎn)的管理規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。第二章證照管理第二條本制度所稱證照包括公司開(kāi)業(yè)運(yùn)營(yíng)必須具備的基礎(chǔ)證照（如：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、銀行開(kāi)戶許可證等）和公司在經(jīng)營(yíng)中取得的專業(yè)證照。第三條公司綜合部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌組織、監(jiān)督檢查及協(xié)助各種公司證照的管理工作：（一）營(yíng)業(yè)執(zhí)照由公司綜合部統(tǒng)籌辦理；（二）銀行開(kāi)戶許可證由公司財(cái)務(wù)部統(tǒng)籌辦理；（三）公司專業(yè)類證照由公司業(yè)務(wù)部主要辦理。第四條證照除正常的年審和換證外，凡涉及變更或注銷的，應(yīng)由董事會(huì)批準(zhǔn)后方可辦理。證照辦理完畢后，應(yīng)將營(yíng)業(yè)執(zhí)照等基礎(chǔ)證照原件交至綜合部保管，將銀行開(kāi)戶許可證等基礎(chǔ)證照原件交至財(cái)務(wù)部保管，第五條公司所有證照原件由綜合部、財(cái)務(wù)部安排專人專柜負(fù)責(zé)保管。如因業(yè)務(wù)需要使用證照復(fù)印件的，由相關(guān)部門(mén)提供，并做好登記，注明用途。如因業(yè)務(wù)需要借用證照原件的，須填寫(xiě)《證照借用申請(qǐng)表》（詳見(jiàn)附件1），由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到保管員處借出，并在證照使用登記表上做好登記；證照原件使用完畢后，立刻歸還，并在登記表上注銷。第六條證照遺失應(yīng)及時(shí)告知綜合部，由綜合部登報(bào)聲明證照作廢，并按主管部門(mén)的要求重新補(bǔ)辦新證照。遺失證照的，由遺失人承擔(dān)全部責(zé)任，所發(fā)生的費(fèi)用全部由遺失人承擔(dān)。第三章印章管理第七條本制度所稱印章包括公司公章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章、發(fā)票專用章等具有法律效力的印章。第八條本制度適用于公司公文、信函、授權(quán)委托書(shū)、證件、證明、證書(shū)、財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及對(duì)外簽署的合同、協(xié)議等其他需用印章的文件。第九條印章的授權(quán)管理公司印章由以下部門(mén)分別管理：（一）公司公章、合同專用章、法定代表人印章由公司綜合部負(fù)責(zé)管理；（二）財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理；（三）公司其他部門(mén)因工作需要配置其他用途印章時(shí)亦應(yīng)按本制度執(zhí)行；第十條印章的管理（一）公司的所有印章，均由公司綜合部負(fù)責(zé)登記、留樣并確定印章保管及使用責(zé)任人（以下簡(jiǎn)稱“印章保管責(zé)任人”）。（二）凡因工作需要并符合本制度規(guī)定配置印章或更換印章需向公司綜合部上報(bào)書(shū)面申請(qǐng)，經(jīng)董事長(zhǎng)批準(zhǔn)同意后配置或更換印章。（三）嚴(yán)禁印章保管責(zé)任人將印章轉(zhuǎn)借他人。（四）印章丟失時(shí)，印章保管責(zé)任人應(yīng)當(dāng)及時(shí)向公司綜合部書(shū)面報(bào)告，綜合部應(yīng)及時(shí)采取相關(guān)補(bǔ)救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處罰等。（五）公司決定停用印章的，由董事長(zhǎng)簽字同意后由公司綜合部下發(fā)《關(guān)于公司停用有關(guān)____章的通知》（詳見(jiàn)附件2）將停用原因、時(shí)間通知公司各有關(guān)部門(mén)，并將收回停用的印章切角封存或銷毀。（六）印章刻制由公司綜合負(fù)責(zé)，印章的規(guī)格、樣式由公司綜合部按有關(guān)規(guī)定辦理。各部門(mén)不得擅自刻制印章，違反本制度給公司造成的全部經(jīng)濟(jì)損失由當(dāng)事人向公司承擔(dān)全額賠償責(zé)任。第十一條印章保管人的職責(zé)公司所有印章保管責(zé)任人應(yīng)遵守以下規(guī)定：將印章鎖進(jìn)保險(xiǎn)柜內(nèi)，妥善保管，不得將印章存放在辦公桌內(nèi)。印章保管責(zé)任人因事、病、休假等原因不在崗位時(shí)，印章保管責(zé)任人應(yīng)將印章交給經(jīng)公司董事長(zhǎng)批準(zhǔn)的其他人代管印章，印章保管責(zé)任人要向代管人員交接工作，交代用印時(shí)的注意事項(xiàng)。印章保管責(zé)任人正常上班后，代管人員應(yīng)向保管責(zé)任人交接工作。印章保管責(zé)任人要堅(jiān)持原則，遵守保密規(guī)定，嚴(yán)格按照本制度用印。未按批準(zhǔn)權(quán)限用印或用印審批手續(xù)不全的，印章保管責(zé)任人不予用??；經(jīng)辦人拒絕印章保管責(zé)任人審核文件內(nèi)容或?qū)徟掷m(xù)的，印章保管責(zé)任人可拒絕用印并報(bào)告分管領(lǐng)導(dǎo)處理。印章保管責(zé)任人用印蓋章位置要準(zhǔn)確、恰當(dāng)，印跡要端正清晰，印章的名稱與用印件的落款要一致，不漏蓋、不多蓋。印章保管責(zé)任人不得擅自用印，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，嚴(yán)肅處理；若因擅自用印導(dǎo)致公司遭受經(jīng)濟(jì)損失時(shí)，由其承擔(dān)全部賠償責(zé)任并按公司有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰。印章保管責(zé)任人離職時(shí)，其管理的印章記錄和檔案應(yīng)作為員工離職移交工作的一部分。印章保管責(zé)任人離職時(shí)，應(yīng)辦理分管印章、印章使用登記簿的移交手續(xù)并填寫(xiě)《印章移交登記表》（詳見(jiàn)附件3）后方可辦理離職手續(xù)。禁止任何人未經(jīng)批準(zhǔn)攜帶公章外出。如確需帶出使用時(shí)，須經(jīng)分管綜合部領(lǐng)導(dǎo)在《公章使用登記表》簽字確認(rèn)后方可帶出；非公章保管責(zé)任人攜帶外出時(shí)，用印人還應(yīng)填寫(xiě)《印章移交登記表》辦理交接手續(xù)后方可帶出。第十二條印章的使用規(guī)定印章保管部門(mén)根據(jù)各自保管的印章，制作相應(yīng)的印章使用登記表，設(shè)立用章登記臺(tái)賬。（一）公司公章的使用1.公司公文類文件需使用公司公章的，以《擬文處理簽》或辦公OA系統(tǒng)形式完成審批程序后方可用章。2.公司行政類文件（包括但不限于授權(quán)委托書(shū)、信函、介紹信、證明等文件）需使用公司公章的，經(jīng)公司副總經(jīng)理及以上級(jí)別高管批準(zhǔn)后方可用章。禁止在此類空白文件上加蓋公司公章。3.公司涉案法律文書(shū)（包括但不限于法人授權(quán)委托書(shū)、訴狀、答辯狀、執(zhí)行協(xié)議等文件）需使用公司公章的，經(jīng)董事長(zhǎng)審批后方可用章。4.公司對(duì)外投資類文件需使用公章的，按照《投資事項(xiàng)處理簽》（詳見(jiàn)附件4）規(guī)定的審批流程完成審批后方可用章。（二）法定代表人印章的使用需要使用法定代表人印章的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)法定代表人在《印章使用登記表》上簽字確認(rèn)后方可用章。財(cái)務(wù)專用章的使用需要使用財(cái)務(wù)專用章的，應(yīng)當(dāng)按照公司財(cái)務(wù)專用章使用相關(guān)規(guī)定審批后方可用章。合同專用章的使用需要使用合同專用章的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)董事長(zhǎng)審批后方可用章，并加蓋騎縫章；禁止在合同內(nèi)容填寫(xiě)不全的合同上加蓋合同專用章。（五）公司其他各部門(mén)印章使用，由相關(guān)部門(mén)制定相關(guān)規(guī)定并報(bào)公司綜合部備案。各部門(mén)需在本部門(mén)設(shè)立用章登記臺(tái)賬，由各部門(mén)印章保管責(zé)任人登記、管理。公司公章、法定代表人印章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章發(fā)票專用章及其他部門(mén)印章所用印的文件、資料的復(fù)印件連同各種審批單的復(fù)印件由負(fù)責(zé)保管印章的部門(mén)分別保管。公司各類印章實(shí)行用印登記制度，印章保管責(zé)任人應(yīng)當(dāng)在每年度的12月31日前將該期間填寫(xiě)的印章使用登記表移交公司綜合部保存。第四章相關(guān)責(zé)任第十三條任何人員應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格依照本制度規(guī)定程序使用公司證照、印章，不符合本制度規(guī)定時(shí)，不得擅自使用。第十四條違反本制度的規(guī)定使用證照、印章，造成丟失、盜用、仿制等情形的，依法律法規(guī)追究責(zé)任者的法律責(zé)任。第五章附則第十五條本制度由公司經(jīng)理辦公會(huì)負(fù)責(zé)解釋和修訂。第十六條本制度自公司董事會(huì)審議通過(guò)之日起生效。附件1：證照借用申請(qǐng)表借用證照名稱：申請(qǐng)日期歸還日期申請(qǐng)人申請(qǐng)部門(mén)經(jīng)理意見(jiàn)分管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)歸還日期附件2：關(guān)于公司停用有關(guān)____章的通知公司各部門(mén)：根據(jù)有關(guān)規(guī)定，由于___________________，現(xiàn)公司決定作廢停用原由公司____部門(mén)保管責(zé)任人_____管理的“___________章”。____年___月___日前加蓋該印章的全部公司文件仍然有效。特此通知附件：停用印章樣式_____年___月___日停用印章樣式附件3：印章移交登記表移交雙方填寫(xiě)