公司檔案庫房管理制度范本

第頁共頁公司檔案庫房管理制度范本第一章總則第一條目的和依據(jù)為了規(guī)范公司檔案庫房的管理工作，保證檔案的安全和使用效能，特制定本管理制度。本制度依據(jù)國家檔案管理有關(guān)法律法規(guī)，并結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行制定。第二條適用范圍本制度適用于公司檔案庫房的管理工作，包括檔案的存放、檢索、移交和銷毀等方面。第三條管理原則檔案庫房管理應(yīng)遵循以下原則：1.保護(hù)檔案的完整性和可追溯性；2.檔案資料的存放和使用應(yīng)遵循分類管理的原則；3.嚴(yán)格控制檔案庫房的進(jìn)出流程，確保安全性；4.檔案的利用應(yīng)符合公司實(shí)際需求，提高工作效能；5.強(qiáng)調(diào)檔案管理的責(zé)任制和監(jiān)督制度。第二章檔案庫房的設(shè)立和管理第四條檔案庫房的設(shè)立1.公司應(yīng)設(shè)立適當(dāng)?shù)臋n案庫房，用以保存公司檔案資源。2.檔案庫房的選址應(yīng)考慮安全、氣候條件、通風(fēng)狀況等因素。3.檔案庫房的構(gòu)造應(yīng)符合防火、防潮、防塵、防蟲等要求。第五條檔案庫房的管理責(zé)任人1.公司應(yīng)指定專職人員負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，確保庫房的日常運(yùn)行和安全。2.檔案庫房管理責(zé)任人應(yīng)熟悉檔案管理規(guī)定和操作規(guī)程，并定期接受培訓(xùn)。第六條檔案庫房的布局和標(biāo)識(shí)1.檔案庫房應(yīng)根據(jù)檔案的數(shù)量和種類進(jìn)行合理布局，確保檔案的順暢存取。2.檔案庫房的存儲(chǔ)設(shè)備和器材應(yīng)合理配置，便于檔案的保護(hù)和檢索。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，指示檔案的位置和存儲(chǔ)單位。第七條檔案庫房的進(jìn)出管理1.檔案庫房的進(jìn)出應(yīng)有明確的登記記錄，包括進(jìn)出人員、時(shí)間和目的等信息。2.進(jìn)出檔案庫房的人員應(yīng)經(jīng)過身份確認(rèn)和核實(shí)，并遵守庫房的相關(guān)規(guī)定。第三章檔案的歸檔管理第八條檔案的歸檔責(zé)任人1.公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的歸檔工作，確保檔案的有序存放和檢索。2.檔案歸檔責(zé)任人應(yīng)熟悉檔案管理規(guī)定，掌握檔案文件的分類和整理方法。第九條檔案的分類和整理1.檔案的分類應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)、用途和時(shí)效等因素進(jìn)行合理編制。2.檔案的整理應(yīng)遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，包括文件編號(hào)、文件目錄、文件注釋等。3.同一類檔案應(yīng)盡量放置于同一存儲(chǔ)位置，并標(biāo)明相關(guān)信息和日期。第十條檔案的裝訂和封存1.檔案文件應(yīng)采用合適的裝訂方式，以確保文件的完整和安全。2.檔案封存時(shí)應(yīng)注明封存日期和封存責(zé)任人，并進(jìn)行相應(yīng)的封存手續(xù)。第四章檔案的借閱管理第十一條檔案的借閱申請(qǐng)1.公司內(nèi)部人員借閱檔案應(yīng)提出正式申請(qǐng)，并注明借閱目的和時(shí)間等信息。2.借閱申請(qǐng)應(yīng)得到上級(jí)主管部門的審批，確保借閱的合法性和必要性。第十二條檔案的借閱手續(xù)1.批準(zhǔn)借閱的檔案應(yīng)由庫房管理責(zé)任人進(jìn)行借閱手續(xù)，包括添寫借閱記錄、辦理借閱手續(xù)等。2.檔案的借閱期限一般不超過30天，并可根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行適當(dāng)延期。第十三條檔案的返還與銷毀1.檔案借閱者應(yīng)按規(guī)定歸還檔案，并注明借閱情況和使用效果等。2.檔案庫房管理責(zé)任人應(yīng)定期核對(duì)借閱檔案，逾期不歸還或不能歸還的應(yīng)及時(shí)采取相應(yīng)措施。3.檔案的銷毀應(yīng)經(jīng)過審批并按照相應(yīng)的程序進(jìn)行，以確保檔案信息的安全和保密。第五章檔案的維護(hù)與保護(hù)第十四條檔案的維護(hù)工作1.檔案庫房管理責(zé)任人應(yīng)定期檢查和保養(yǎng)檔案，以確保其完好無損。2.檔案庫房的環(huán)境應(yīng)保持干燥、通風(fēng)，并定期進(jìn)行清潔和防蟲處理等工作。第十五條檔案的安全和保密1.檔案庫房應(yīng)嚴(yán)格控制進(jìn)出口，避免非法人員進(jìn)入并竊取檔案信息。2.檔案庫房的防火設(shè)施應(yīng)符合相關(guān)要求，并進(jìn)行定期的檢查和維護(hù)。3.檔案庫房內(nèi)的檔案信息應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的保密控制，嚴(yán)禁泄露或外傳。第十六條檔案的數(shù)字化和備份1.公司應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行檔案的數(shù)字化處理，以提高檔案信息的獲取和使用效能。2.檔案的數(shù)字化應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定，包括數(shù)據(jù)安全、備份和恢復(fù)等方面的要求。第六章管理制度的執(zhí)行和監(jiān)督第十七條監(jiān)督人員和監(jiān)督方式公司應(yīng)設(shè)立檔案管理監(jiān)督機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)檔案庫房的管理制度執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。第十八條違反管理制度的處理對(duì)于違反公司檔案庫房管理制度的行為，將按公司相關(guān)制度予以紀(jì)律處分，并追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。第十九條本制度的修訂本制度的修改和修訂應(yīng)經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，并按程序制定并實(shí)施。第七章附則第二十條本制度自發(fā)