商務來往信函范文

商務寫作

(BusinessWriting)一、商務信函概述一、正確的觀念1.商務信函是一種“推銷”函商務信函是一種常用的商業(yè)聯系媒介，實際上商務信函是一種“推銷”函，寫信人總是在推銷著什么，或是物品、或是服務等。要寫好商務信函不僅要具備相關的業(yè)務知識，掌握好法規(guī)和條款等，還應具備扎實的語言基礎，熟悉信函的書寫形式和行文要求。2.商務信函的基本特點商務信函書寫的重點應放在“效率”上，應易讀易懂；語氣真誠、友好、客氣；語言簡短、樸實、自然；內容清晰、準確、具體；行文正確、完整。3.商務信函無定律好的信函并沒有固定不變的寫作模式，因人而異。寫信時，應充分考慮收信方的觀點和看法、背景和所處環(huán)境。二、應用原則1.“挨達”AIDA原則：在擬就一封商務信函時，應首先考慮的原則：A—Attention注意I—Interest興趣D—Desire意愿A—Action行動2.10個“C”的行文原則明晰Clearness具體Concreteness簡潔Conciseness誠意Conscientiousness正確Correctness個性Character禮貌Courtesy完整Completeness體諒Considerateness優(yōu)美Concinnity三、商務信函的構成要素1.信頭（Letterhead）是指發(fā)信人所在公司的名稱和地址，通常是預先印制好的，一般位于信紙的正上方。內容包括：電話號碼、電報掛號（CableAddress）、傳真（Fax）和電傳（Telex）號碼、信件編號或索引號碼以及寫信日期。例如：英國——date/month/year27February,2008美國——month/date/yearFebruary27,20082.信內地址（InsideAddress）即收信人的姓名和地址，通常是在日期下面隔兩行，位于書信正文的左上方。3.稱呼（Salutation）是發(fā)信人對收信人的稱號用語，自成一行，位于“信內地址”左下方的一、二行處。商務書信的稱呼通常要注意下面幾點：（1）DearSirs和Gentlemen是最常使用的公文用語，前者是英國式的稱呼，后者是美國式的稱呼；注意Sirs前通常加Dear；Gentlemen必須用復數；（2）DearMr.(Mrs.)Smith這種形式，用于對有過業(yè)務關系或雙方關系密切的稱呼。（3）DearSir是指男性，DearMadam是指女性，DearSirorMadam是指不知道對方性別。（4）稱呼后面用冒號或逗號均可，一般用冒號。4.正文正式的商務信件在每一段之間均留一空行。每一行末尾的單詞一般不移行。5.結尾客套語位于正文最后一行下面一、二行處，從信紙中間偏右的地方開始寫，一般占一行，第一個字母要大寫，結尾用逗號。6.簽名是指發(fā)信人、書信執(zhí)筆人或公司代表在書信上簽上公司名稱或個人名字，通常位于結尾客套語下面兩行，從中間偏右處開始寫，一般占3～4行：第一行寫公司名稱，第二行是個人簽名，要用鋼筆；第三行打印自己的名字，用于辨認和復信；第四行打印所屬部門的名稱及簽名人的職稱。信封和書信的寫法-TheStyleofEnvelopeandLetter1.信封的寫法（1）美國式航空信封的寫法（Stamp）ABCManufacturingCompany(收信人地址)150GieraCourtNewJerseyMr.BlackSmith(收信人名字和職稱)PresidentoftheCompanyBeijingImportandExportCompany86Baiyilu,HaidianDistrict100872Beijing,PRC(發(fā)信人地址)（2）英國式航空信封的寫法（Stamp）BeijingImportandExportCompany(收信人地址)86Baiyilu,HaidianDistrict100872Beijing,PRCAFTER15DAYSPLEASERETURNTO(發(fā)信人地址)SMITH&SON,LTD15WOODSTREETLONDONE.C6ENGLAND商務寫作的十大技巧1.了解讀者2.使用第二人稱，強調讀者的利益3.確定單一的交流目標和目的4.清晰、簡潔、直白5.使用主題行、縮格、簡短的開頭段落和附言6.開篇和結尾有力7.在長文件中應用標題、空白、圖表YoursfaithfullyJ.TurnerProductionManager商務信函慣用語（一）起始用語A.建立貿易關系1.Wearewillingtoestablishtraderelationswithyourcompany.我們愿與貴公司建立商務關系。2.Pleaseallowustoexpressourhopeofopeninganaccountwithyou.我們希望與您建立業(yè)務往來。3.Thiscorporationisspecializedinhandlingtheimportandexportbusinessinelectronicproductsandwishestoenterintobusinessrelationswithyou.譯：…B.自我推薦1.Letusintroduceourselvesasaleadingtradingfirmin…請容我們自我介紹，我們是…首屈一指的貿易公司。2.Ourcompanyhasbeeninthislineofbusinessformanyyearsandenjoyshighinternationalprestige.本公司經營該業(yè)務很多年，并享用很高的國際聲譽。C.推銷產品相信您對本公司新出品的…會感興趣：Youwillbeinterestedinournewproduct…D.索取資料我們對貴方的新產品…甚感興趣，希望能寄來貴公司的產品目錄及價目表。Weareinterestedinyournewproduct…andshallbepleasetohaveacatalogandpricelist.WehaveseenyourAD.inTheNewYorkTimes…E.寄發(fā)資料Wehavepleasuresinsendingyouourcatalogue,whichgivesfullinformationaboutourvariousproducts.F.符寄資料隨函附上本公司新出品的…樣品，請查收。Youwillfindenclosedwiththisletterasampleofnew…J.價格我們發(fā)現你方報價比我們從其他地方收到的略為偏高，請你方降價，以適應競爭。Wefindyourquotationslightlyhigherthanthosewehavereceivedfromothersources,andaskyoutoreduceyourpricetomeetthecompetition.P.付款WehavethepleasureofenclosingourchequeinpaymentofyourinvoiceNo.…茲附上支票一張以付清第××號發(fā)票上的金額。（二）回復來函1.WethankyouforyourletterofOctober27andshouldliketodiscussthepossibilityofexpandingtradewithyou.10月27日函悉，謝謝。我方愿與你方商討擴大貿易的可能性。2.Wehavereceivedyourletterof…andshallbegladtoofferyou…3.ThankyouforyourletterofSeptember28.Wewillnowconsiderthismatterseriously.（三）結尾用語1.情況緊急，盼速回信。Asthismatterisurgentweshouldappreciateanearlyreply.2.Yourpromptreplyiseagerlyawaited.3.Welookforwardtohearingfromyousoon.4.Weanticipatethepleasureofhearingfurtherfromyou.5.Weawaityourfurthernewswithinterest.相關信息公司結構與有關職稱Headquarters(HeadOffice)總部（總公司）Subsidiaries直屬子公司Overseassubsidiaries直屬海外子公司Affiliatedcompanies下屬公司Affiliatedoverseascompanies下屬海外子公司Chairman董事長，董事會主席ViceChairman副董事長Executivedirectors常務董事Directors董事President總裁，總經理BoardofGoverno