公司電子文檔管理制度范文

公司電子文檔管理制度范文公司電子文檔管理制度

第一章：總則

第一條為規(guī)范公司電子文檔的管理及使用，提高辦公效率，保護(hù)公司信息資產(chǎn)安全，制定本制度。

第二條本制度適用于公司內(nèi)所有員工在工作中創(chuàng)建、存儲(chǔ)、傳輸、使用和銷毀的各類電子文檔。

第三條本制度的執(zhí)行人為公司信息管理部，負(fù)責(zé)電子文檔管理平臺(tái)的建設(shè)和維護(hù)。

第二章：電子文檔的定義及分類

第四條電子文檔是指以電子形式記錄、存儲(chǔ)、傳遞和處理信息的文件，包括文字、圖形、音頻、視頻等各種格式。

第五條電子文檔可分為以下幾類：

1.辦公文檔：包括工作報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、規(guī)章制度等與日常工作相關(guān)的文檔。

2.業(yè)務(wù)文檔：包括銷售合同、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、客戶資料等與公司業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的文檔。

3.行政文檔：包括人事檔案、財(cái)務(wù)報(bào)表、行政賬冊等與公司行政管理相關(guān)的文檔。

4.法律文檔：包括法律文件、法規(guī)規(guī)章、法律意見書等與公司法律事務(wù)相關(guān)的文檔。

5.郵件文檔：包括收發(fā)的電子郵件及其附件。

第三章：電子文檔的創(chuàng)建和存儲(chǔ)

第六條電子文檔的創(chuàng)建應(yīng)使用公司指定的辦公軟件或工具，不得使用未經(jīng)授權(quán)的軟件或工具。

第七條電子文檔的存儲(chǔ)應(yīng)在公司統(tǒng)一的電子文檔管理平臺(tái)上，不得將重要文檔存儲(chǔ)在個(gè)人電腦或移動(dòng)設(shè)備上。

第八條公司電子文檔管理平臺(tái)應(yīng)具備以下功能：

1.文檔上傳：員工可將創(chuàng)建的電子文檔通過平臺(tái)上傳存儲(chǔ)；

2.文檔搜索：員工可通過平臺(tái)進(jìn)行文檔全文搜索，并查找所需文檔；

3.版本控制：平臺(tái)應(yīng)提供文檔版本控制功能，確保文檔的更新和修訂可追溯；

4.權(quán)限管理：平臺(tái)應(yīng)設(shè)置文檔訪問權(quán)限，確保敏感信息僅限于特定人員訪問；

5.存檔備份：平臺(tái)應(yīng)具備自動(dòng)存檔備份功能，確保文檔安全可靠。

第四章：電子文檔的使用和傳輸

第九條員工在使用電子文檔時(shí)應(yīng)遵守以下規(guī)定：

1.保密原則：員工不得將機(jī)密、敏感信息以及侵犯他人隱私的文檔傳播或復(fù)制；

2.正版軟件：員工不得使用盜版軟件創(chuàng)建和處理電子文檔；

3.格式規(guī)范：員工應(yīng)按照公司規(guī)定的文檔格式創(chuàng)建和保存電子文檔；

4.文件命名：員工應(yīng)使用有意義的文件名命名電子文檔，便于查找和管理；

5.備份重要文檔：員工應(yīng)定期備份重要電子文檔，以保證信息安全性。

第十條電子文檔的傳輸應(yīng)符合以下要求：

1.加密傳輸：對于重要文檔的傳輸，應(yīng)采用加密傳輸方式，確保信息的機(jī)密性；

2.防病毒掃描：在傳輸文檔前，應(yīng)對文檔進(jìn)行病毒掃描，確保文檔不含有惡意代碼；

3.傳輸記錄：對于重要文檔的傳輸，應(yīng)記錄傳輸?shù)臅r(shí)間、雙方的身份和文檔的名稱等關(guān)鍵信息。

第五章：電子文檔的銷毀

第十一條根據(jù)公司規(guī)定，對于不再使用的電子文檔，員工應(yīng)及時(shí)進(jìn)行銷毀，確保信息不被泄露。

第十二條電子文檔的銷毀方式可以采用以下方法之一：

1.物理銷毀：對于存儲(chǔ)在硬盤、U盤等物理媒體上的文檔，應(yīng)通過安全擦除或物理銷毀確保無法恢復(fù)；

2.邏輯銷毀：對于存儲(chǔ)在電子文檔管理平臺(tái)上的文檔，應(yīng)通過軟件工具進(jìn)行邏輯銷毀；

3.外包銷毀：對于特定類型的文檔，公司可委托專業(yè)的信息銷毀公司進(jìn)行銷毀。

第六章：制度的宣傳與培訓(xùn)

第十三條公司應(yīng)定期組織員工關(guān)于電子文檔管理制度的宣傳與培訓(xùn)，確保員工能夠正確、規(guī)范地使用電子文檔。

第十四條宣傳與培訓(xùn)的內(nèi)容包括但不限于：

1.電子文檔管理制度的基本原則和要求；

2.電子文檔管理平臺(tái)的使用方法和注意事項(xiàng)；

3.電子文檔的分類和命名規(guī)范；

4.電子文檔的存儲(chǔ)和傳輸安全措施；

5.電子文檔的銷毀方式和流程。

第七章：違規(guī)處理

第十五條對于違反本制度的員工，公司將依據(jù)公司管理制度進(jìn)行相應(yīng)的違規(guī)處理，包括但不限于批評教育、警告、罰款、停職等。

第八章：附則