如何編制物料編碼規(guī)則(附案例)

如何編制物料編碼規(guī)那么〔附案例〕在信息化管理系統(tǒng)中，我們通常將原材料、半成品和成品統(tǒng)稱為“物料〞，本文所述的物料編碼規(guī)那么也是涵蓋原材料、半成品和成品。說明：以物料編碼為主線計(jì)解編碼的原那么，同樣適用于其它編碼，如：客戶編碼規(guī)那么、供給商編碼規(guī)那么、員工編碼規(guī)那么、倉庫編碼規(guī)那么等等信息化的第一步就是要規(guī)劃好各種數(shù)據(jù)的編碼規(guī)那么，通俗的講就是“編制身份證號(hào)〞，“物料編號(hào)〞或“品號(hào)〞物料編碼的意義在于，以簡(jiǎn)短的符號(hào)或數(shù)字來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其它有關(guān)事項(xiàng)的一種管理工具。在工廠中物料少那么數(shù)百種多那么數(shù)千，物料的領(lǐng)料、發(fā)料、進(jìn)貨、請(qǐng)購等等工作極為頻緊，而借用物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、溝通更加容易。下面我們來說說物料編碼的根本原那么：一.唯一性通常情況下，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化，并且該物料要在倉庫中存儲(chǔ)，就必須為其指定一個(gè)編碼，即通常所說的一物一碼。比方：某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著進(jìn)行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，那么該零件可取一個(gè)代碼。如果該物料的三道工序不在同一個(gè)車間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，那么在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須編制不同的物料編碼。二.分類別在編碼時(shí)，一般會(huì)按一定的分類方式對(duì)編號(hào)進(jìn)行分類，這樣，在日常的查詢或報(bào)表列印時(shí)，同類的資料才能排在一起，便于我們比擬和匯總統(tǒng)計(jì)等。通常我們?cè)趯?duì)物料進(jìn)行編碼時(shí)，會(huì)按大類－中類－小類－流水號(hào)的形式進(jìn)行編碼，比方，第一碼表示大分類，如成品，原材料，半成品等，第二、三碼表示中分類，第四、五、六碼表示小分類，最后是三位的流水號(hào)，通過這樣的分類，我們可以保證相同類的物料在做統(tǒng)計(jì)分析時(shí)是可以排在一起的。三.勿有意我們?cè)诮o客戶輔導(dǎo)編碼時(shí)，非專業(yè)性的人員通常都要求讓編號(hào)反映某些意義，使得編號(hào)容易記憶或者可以望“字“生義，常常會(huì)將英文單詞的首幾位或縮寫字母編在編號(hào)上；再有，還要把物料的規(guī)格、尺寸等屬性也要反映在料號(hào)中。在資料量不大時(shí)，這種編碼方式確實(shí)可能比擬方便，使用起來可能會(huì)比擬符合使用者現(xiàn)時(shí)的習(xí)慣，但是當(dāng)資料數(shù)量越來越大時(shí)，要記憶的東西太多了，實(shí)際上已經(jīng)達(dá)不到當(dāng)初設(shè)想的易于記憶的目的了，結(jié)果給后續(xù)新增編碼造成很大的困擾，無法進(jìn)行新增編碼的編制。在很多企業(yè)中，常常就是為了要整理理出有意義的料號(hào)體系，而使得編號(hào)工作變得非常困難，經(jīng)常會(huì)組織很多部門，來討論如何才能將這些有意義的東西編到編碼中去，消耗了大量的人力、物力和時(shí)間，經(jīng)常是編到一半發(fā)現(xiàn)無法編制下去。比方，我們?cè)诰庪娮璧木幋a的時(shí)候，客戶人員常常會(huì)要求將阻值、材質(zhì)加到編碼中，甚至將10的幾次“方“也要加到編碼中，以方便看了編碼就知道電阻的阻值和材質(zhì)。結(jié)果日后有新增的物料時(shí)，卻覺察實(shí)在很難遵行原來的原那么進(jìn)行新物料的編號(hào)工作。其實(shí)，料號(hào)僅是物料的代碼。是為了便于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理，而給的一個(gè)編號(hào)而已。它可以不具備任何意義，就如我們的身份證號(hào)碼一樣。這樣，即使有上萬條物料，也可以在短短的兩、三周內(nèi)就完成所有的編號(hào)工作。在國外，有許多公司干脆就用亂數(shù)法那么直接賦予物料編號(hào)，而絲毫不會(huì)影響電腦作業(yè)的運(yùn)行。因?yàn)樵诮灰讛?shù)量龐大的信息化作業(yè)中我們不需要也不可能去記憶每一個(gè)料號(hào)所代表的物料。我們要知道的只是料件的名稱規(guī)格，而所有的資料在列印或顯示時(shí)，名稱規(guī)格都可以隨著料號(hào)出現(xiàn)。四.避變化如果資料的某項(xiàng)屬性在未來有可能會(huì)發(fā)生變動(dòng)，那么絕不應(yīng)該將此項(xiàng)屬性納入到編號(hào)中。否那么，一旦發(fā)生變動(dòng)時(shí)，是否要修改編號(hào)及如何進(jìn)行修改都將會(huì)是一個(gè)十分困擾的抉擇。常見的如員工編號(hào)，員工所屬部門就不應(yīng)該納入員工編號(hào)中，因?yàn)椴块T的調(diào)整或是員工調(diào)動(dòng)部門都可能會(huì)經(jīng)常發(fā)生；另外如客戶所屬的地區(qū)，業(yè)務(wù)員分管區(qū)域等等皆是如此。通常，在系統(tǒng)上，可以用單獨(dú)的欄位來記錄這些屬性。五.數(shù)字好編碼最好全部用阿拉伯?dāng)?shù)字來編號(hào)。一那么可提高填寫、錄入編號(hào)的效率，二那么防止數(shù)字與某些英文字母因?yàn)樾蜗蠡蜃x音雷同而產(chǎn)生混淆的情形，如O與0，I與1等等。如果一定要用英文字母的話，那么英文字母最好排在編號(hào)的前幾碼，且位數(shù)必須一致。在編碼中，有些客戶人員為了使編號(hào)段落清楚而要求在編號(hào)中使用“－“符號(hào)，或者在編號(hào)中夾雜“*〞、“/〞等特殊符號(hào)。這些符號(hào)的使用必然影響編碼的錄入效率，在日常口述編號(hào)時(shí)亦會(huì)造成不便，因此最好防止采用。如果非用這些符號(hào)不可，那么應(yīng)該規(guī)定固定符號(hào)出現(xiàn)的位置，否那么一定會(huì)產(chǎn)生困擾。六.力求簡(jiǎn)短編號(hào)的長(zhǎng)度要越短越好，以方便記憶、閱讀、填寫、錄入，提高效率。同時(shí)，也大大降低出錯(cuò)的機(jī)率。如果一個(gè)編碼有30位，它可能記錄了物料的很多屬性，但是在錄入、填寫中會(huì)非常困難，也非常容易出錯(cuò)。通常在8---12位之間會(huì)比擬好，既能滿足一般編號(hào)容量的要求，也能較好的反響適當(dāng)?shù)闹匾獙傩?，且便于記憶、錄入等。?長(zhǎng)度統(tǒng)一編號(hào)長(zhǎng)度統(tǒng)一，可以使我們?cè)陂喿x或錄入時(shí)很容易發(fā)現(xiàn)編號(hào)長(zhǎng)度不對(duì)，有漏輸或多輸。如果實(shí)在做不到編號(hào)位數(shù)統(tǒng)一，那么至少要求同一類的位數(shù)要統(tǒng)一。比方，對(duì)ATO制造企業(yè)來說，可能會(huì)存在半成品數(shù)量相對(duì)成品要少的情況，在編號(hào)長(zhǎng)度上，很難讓半成品和成品的編碼長(zhǎng)度統(tǒng)一，那我們可以讓成品類的編號(hào)長(zhǎng)度保持統(tǒng)一，半成品類的長(zhǎng)度保持統(tǒng)一，如，成品是10位，半成品那么是8位。另外也可以通過補(bǔ)「0」的方式來保證確保編碼長(zhǎng)度統(tǒng)一。八.用跳號(hào)隨著企業(yè)的開展，每天都會(huì)有新的物料出現(xiàn)，需要增加新編碼，所以在編碼時(shí)，編碼的擴(kuò)充性非常重要，而如何才能實(shí)現(xiàn)編碼的擴(kuò)展性呢？通常我們用跳號(hào)的方法來實(shí)現(xiàn)。比方在分類號(hào)中預(yù)留一些空號(hào)以便日后可以插入，同時(shí)也可以加大相應(yīng)分類的編碼容量，如50---80可以編成同一個(gè)小類。在實(shí)際編碼中，此項(xiàng)原那么往往會(huì)被忽略掉，而此項(xiàng)原那么最能表達(dá)我們的專業(yè)性，是檢驗(yàn)我們的編碼能否經(jīng)的起時(shí)間考驗(yàn)的重要原那么，請(qǐng)切記！例如如下，請(qǐng)按實(shí)際情況做擴(kuò)充和修改類別規(guī)格型號(hào)流水號(hào)10~14塑膠原料00000~99999000~99915~19色粉00000~99999000~99920~39五金電子件00000~99999000~99940~59包