商務信函的寫作須知

我們給貿(mào)易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實力?！耙环夂玫纳虅招藕兄诖龠M和發(fā)展同客戶的關系，在促進達成新的業(yè)務方面起著積極的作用。”（摘自《丹尼爾?肯尼迪方法：推銷信創(chuàng)造的奇跡》）所以在寫作時我們應該嚴格遵守并且靈活運用“7C”原則：Completeness（完整）Concreteness（具體）Correctness（正確）Conciseness（簡潔）Clearness（明晰）Courtesy（禮貌）Conscientiousness（誠意）商務信函的寫作重點應始終放在“效率”二字上，短小精悍、切中要點。簡潔就是用最簡單的話語準確地表達自己的意思。而無需以犧牲完整、具體、禮貌為代價。一般不需要禮節(jié)性地寒暄，最好是開門見山、直入主題；語言精練，言簡意賅。信函中的冗言必須省去，盡可能地將交易的詳細事項整理后，簡潔地向?qū)Ψ疥愂觯M可能地避免毫無重點而羅嗦冗長地寫上好幾張的情形。讓對方很清楚地了解你想說什么，非常輕易地領會你的意圖，從而快捷迅速地做出反應。在商務寫作過程中，筆者認為簡潔是最重要的一個環(huán)節(jié)，同時也是最難做到的。所以下面我將對簡潔原則從全文組織結(jié)構(gòu)、段落、句子和詞匯這四個方面作一些研究和探討。一、壓縮篇幅，刪繁就簡。（一）3W式結(jié)構(gòu)。一封商務信函的全文結(jié)構(gòu)可以用3W來表示，即：Whydoyouwritetheletter?(第一部分)；What’sthedetailedreason?(第二部分)；Whatdoyouexpectyourreadertodo?(第三部分)。我們在上文中已經(jīng)提到過，商務信函寫作的最主要目的就是溝通和交流。收信人或許每天都要看很多的信函，一封冗長、拖沓、空洞、開頭就不得要領的信函第一眼看到會讓人感到厭煩，從而對寫信人的印象大打折扣。1、第一部分（Whydoyouwritetheletter?）：在信函的一開頭就要目的明確、簡明扼要告訴讀信者為什么要寫這封信，如：例（１）：IamreplyingtoyourletterofApril15askingustoclearourMarchpayment.這樣的開頭直接告訴對方寫信是為了回復對方4月15日讓己方對三月份的訂貨付款的來信。這樣可以使得讀信人立刻知道寫信的意圖,在讀信的時候可以有充分的心理準備,或者把注意力集中在問題的重點上。不會因為一些無關緊要的寒暄而分散注意力。在這方面，我們最應該注意的就是避免中國式的寒暄和問候，不要為了追求客氣而落入俗套。例（２）：ItwasalongtimesinceIsawyouinQingDao3monthsago.這樣的信函開頭不僅羅嗦、冗長，而且會給收信人一種錯覺：這是一封朋友之間相互問候的私人信件。因而將它擱置一邊，待自己較為空閑時再看，很可能會因為延遲閱讀而給雙方帶來無可彌補的損失。2、第二部分（What’sthedetailedreason?）：即商務信函的征文，敘述事實或者理由來支持信里的第一句。會顯出你鄭重其事、思想縝密。把所要列舉的事實或者理由合并成最重要的一點或者兩點，在不影響清楚準確的基礎上越簡潔越好。如：例（３）：Iapologizefornotsettlingtheaccountantsooner,butbecauseoftheunfortunatediseaseofMrs.Lund,ouraccountant.Wearenotabletosettleanyofouroutstandingbalance.簡明地告訴對方未按時付款的原因是因為會計生病了，沒有一句多余的話，既解釋了未按時付款的原因，又道了歉。沒有讓人感覺既討厭又煩人的羅嗦。要記住：你不是想給收信人添麻煩，而是想讓他同意你的意見，接受你的要求。所以，寫商務英文信函的一個主要原則和技巧就是要寫的簡潔明白。3、第三部分(Whatdoyouexpectyourreadertodo?)：結(jié)尾是提出要求或者提請注意。不要有任何多余的話，因為那樣可能會使寫信人的要求不夠明確突出，簡潔的表達更能突出重點，以便對方對你的來信及信中提到的內(nèi)容做出及時迅速的處理。如：例（４）:Pleasefindenclosedthecheckfor1,000,000dollarsandinformusthereceipt.短短的一句話就告訴了對方兩層意思：①隨信附上了100萬美元的支票；②受到支票后請通知寫信人。以上例（１）、（３）、（４）構(gòu)成了一封重點突出、清楚明白的商務回復信。簡明扼要，沒有一句冗言、廢話，也沒有一句虛禮客套。套用一句稱贊美女的話說就是“增之一分嫌多，減之一分嫌少?！?，可謂商務英文信函中的上佳之作。當然，我們還需要注意要求簡潔并不是要使商務信函像電報一樣，沒有一個多余的詞。有時為了給書信增添幾分人情味，加上一些詞語和句子也屬于商務書信寫作的一種策略和技巧。問題是寫作者如何把握好“簡”和“繁”之間的這個“度”。刪繁就簡是必須的，但是我們主張刪除的是那些不增加任何新的信息的無實際意義的、重復和累贅的字、詞、短語和句子。（二）避免客套羅嗦、語義重復。如果可以用40個字寫完一封信,卻花了100個字作長篇累牘的敘述,這樣的寫作者實在是最令人討厭的時間殺手。不僅浪費了自己的時間，也給別人帶來了不必要的麻煩。所以在寫作商務信函時要盡可能地使用通俗易懂的語言作簡明扼要的陳述，避免用陳舊的套話（cliché）和沒有什么實際意義的詞語。刪掉那些不必要的羅嗦的字句。如：一些連詞或者代詞，就會使得句子更加精悍，篇幅更加短小。而且，還能使句子在意義上更加連貫，結(jié)構(gòu)上更加緊湊。如：例（９）：①WehavereceivedyoursamplesyousentthesamplestousonNovember20.②Thankyouverymuch.③That’sjustwhatcanfulfillourorderplan.④Sowearepleasedtoplaceanorder.⑤Andwehaveenclosedourordersheetwiththisletter.這些單句在表達上并沒有什么問題，而且也非常連貫，可是我們不難發(fā)現(xiàn)它們的結(jié)構(gòu)不夠緊湊。我們可以將其整理組合為一個復合句如下：ThankyouforyoursamplesyousenttousonNovember.Wearepleasedtoplaceanorderasspecifiedontheenclosedordersheet.原來的五個單句共用了44個單詞，而合并后的兩個結(jié)構(gòu)并不復雜的復合句僅用了25個，壓縮掉了19個詞。可能對于一篇小說或者散文來說19個詞并不算什么。可是，對于講求效率的商務信函來說，壓縮掉19個單詞，可以使得篇幅至少要壓縮一行。(三)使用簡潔的詞來代替冗長累贅的短語。例（１０）：Wordy:Inthesenseofhisspeechhetalkedonthequestionofsecurities.Concise:Duringhisspeechhetalkedaboutsecurities.例（１１）Wordy:Duringtheproceedingyear,thecompanywasabletoaccelerateproductiveoperations.Concise:Lastyear,thecompanywasabletoaccelerateproductiveoperations.例（１０）和例（１１）中wordy的句子里Inthesenseof可以用During來代替，同為＂在．．．里＂的意思；onthequestionof可以用about來替代，同為＂有關．．．，關于．．．＂同理,例（１１）中wordy的句子里的Duringtheproceedingyear也可以用Lastyear來代替。沒有改變原來句子要表達的意思，而且顯得更加簡潔，更加直白，在口語中更加常用。會使得讀信人更加容易理解。既然如此，商務信函寫作者為什么不用這些簡潔、明了、清晰的常用詞來代替那些冗長、累贅、空洞的短語呢？四、詞匯運用，力求簡明。詞匯是商務英語信函的基本構(gòu)成單位，所以詞匯的簡潔運用對于全文篇幅“瘦身”、精練語句來說意義重大。寫作者在擬就一封商務信函時，要做的到以下幾點：①用簡單常見的短單詞代替復雜生僻的浮華表達；②善于運用動詞，而不是那些“make類動詞+名詞”的表達方式；③盡量避免意義重復的修飾詞；④避免使用陳舊的商業(yè)術語；⑤善于運用縮略詞和縮略語。下面我將從這幾個方面用實例對商務英文信函寫作中詞匯的簡潔運用做出論述。（一）用簡單常見的短單詞代替復雜生僻的長音節(jié)詞。英語詞匯有十幾萬，而最常用的就只有兩三千。寫作者寫作商務信函的目的是為了將信息準確有效地傳遞給對方，那些復雜生僻的浮華表達不僅使得信函的篇幅顯得冗長，而且給讀信人有效地理解信息帶去麻煩。所以有的信函作者喜歡用一些浮華的長音節(jié)詞，借以顯示自己的英語水平，這是不可取的。如：例（12）：WewillendeavortoutilizethiskindofcomputeronapproximatelyMarch15,soweplacethisorderof100sets.(我們公司大約從三月十五日起用這種電腦，所以這次我們向你方訂購100臺。)如果此句中的endeavor用try來代替,approximately（大約）用about來代替，utilize用use來代替。即使不刪減任何一個單詞，只是用這些簡單常見的詞來代替原句中的多音節(jié)詞，就會減掉17字母?；蛟S有人認為這17個字母對于通篇來說不算什么，并不會占用很大空間?？墒?，大家要知道，這只是一句話可以節(jié)省的，如果每句話都能減掉17個字母一片商務信函就至少要縮減掉一行。而且由于這些替換詞較之被替換掉的單詞而言，更加常見，是大家都比較熟悉的，對于讀信人來說，更加易于理解。（二）善于運用動詞。筆者在前邊已經(jīng)提到過，能用一句話來表達清楚的事情，絕對不用兩句話來說，所以我們在書寫商務信函時要盡量避免在以-ion,-tion,-ment,-ant,-ent,-ance,-ence結(jié)尾的詞前面加上make類的動詞來表達，而是直接用這些詞的動詞形式來表示，使句子簡潔有力。如：例（13）：WehavemadeshipmentofyourorderNo.632.（我方已經(jīng)交運你方的632號訂貨）例（14）：Heputforwardthesuggestionthatshedraftthedocument.(他建議她起草那份文件)例(13)中的"madeshipment"可以用shipped代替都是"用船運輸"的意思,ship名詞可以作動詞用.例(14)中putforwardthesuggestion和suggest意思相同,suggest還比putforwardto更加常用，所以用suggest來代替會顯得更加簡單.（三）避免不必要的重復。必要的重復可以強調(diào)某一觀點或者重要事實。但是，不必要的重復，特別是毫無理由的對同一事實的重復，不僅顯得羅嗦，而且使讀信人感覺枯燥乏味。所以在商務英語信函寫作過程中必須避免不必要的重復，使得寫出來的句子更加簡潔短小，容易理解。例（１５）：Wehavebeguntoexportourmachinestotheforeigncountries.(我們已經(jīng)開始向外國出口機器。)例（１６）：Sampleswillbesentandofferswillbemadeuponreceiptofyourspecificenquires.（一俟收到你方的具體詢盤，我方將發(fā)盤，并且將寄出樣品。）例（１５）中export一詞指的是“把機器賣往國外”，如果在本句末尾你還另加一個totheforeigncountries（向外國），不必要的重復不知不覺就出現(xiàn)了。所以，本句應改成：Wehavebeguntoexportourmachines.（我們已經(jīng)開始出口我們的機器。）例（16）是一個復合句，第二分句中“willbe”的重復使用使得句子繁冗累贅。一般來說，第二分句中與第一分句相同的成分應當省略。這樣這個句子就可以改成：Sampleswillbesentandoffersmadeuponreceiptofyourspecificenquires.僅僅這么一改，例（１５）就壓縮掉了4個詞，例（16）由原來的15個詞壓縮到了修改后的13個。（四）避免使用陳舊的商業(yè)術語（commercialjargon）。每個行業(yè)都有自己的專用詞匯，這些詞匯在同行之間交流更加準確，更加簡單有效。商務英語也不例外，也有自己的專用術語。然而，這些行話并非放之四海皆準的。英語的行話“jargon”，既可以指專業(yè)術語，也可以指“含糊不清、難以理解的表達”（《牛津英漢詞典》第８００頁），例如“That’sajargontome.”意思是“It’shardformetounderstand.”而且“jargon”往往是多個單詞拼出來的專業(yè)性很強的復雜的意思表達。對于外行來說很難理解其確切意思，對商務信函的內(nèi)容表達又沒有什么實際的幫助。因此寫作者在擬就一封商務信函的時候，一定要看準對象，盡量避免使用陳舊的商業(yè)術語，不要把專業(yè)英語中學到的某些專用術語用在一般的商務來往信函中，不要從句套從句，寫出滿是“jargon”的文章。例（17）：Wetakelibertytoapproachyouwiththerequestthatyouwouldbekindenoughtointroducetoussomeexportersofcottontextileinyourcity.在這個句子的語境中我們可以推測出來takelibertytoapproachyouwiththerequestthat可能是一種禮貌客套的表示，“麻煩您……”或者“請您……”，基本上相當于“please”。可是如果把它們獨立地分出來，恐怕即使是英語專業(yè)的人也不一定都知道其確切含義，更何況那些雖然能看得懂一般的商務信函，其實并沒有很深的英語語言功底的人？既然這樣，寫作者為什么不用既簡潔又容易理解的please來代替生澀的冗長的takelibertytoapproachyouwiththerequest呢？修改后的句子為：Pleaseintroducetoussomeexportersofcottontextileinyourcity.（五）善于運用縮略詞和縮略語。在商務信函中我們也可以適當?shù)剡\用縮略詞和縮略語來精簡篇幅,一些大家都知道意思的在電視、報紙、新聞、雜志上頻繁出現(xiàn)的縮略詞或者縮略語我們不妨適當?shù)赜迷谏虅招藕?既能使自己的信函顯得短小精悍又能使讀信人一目了然.1.表示時間的詞:在具體鐘點后面加上am或者pm來表示上午或者下午.例如:8:00am表示上午八點.4:25pm表示下午四點二十五分.9:20pm表示晚上九點二十分2.一些大型國際性組織的名稱：也可以其英文全程首字母的大寫來表示。例如:WTO(WorldTradeOrganization)代表世界貿(mào)易組織UN(UnitedStates)代表聯(lián)合國ISO(InternationalStandardOrganization)代表世界標準化組織3.一些電器用品也有自己的縮略詞表示方法。如:TV(Television)電視機CD(CompactDisk)激光唱片機HDTV(High-Definitiontelevision)高清電視VCD(VideoCompac