商務(wù)信函的寫作須知

我們給貿(mào)易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實(shí)力?！耙环夂玫纳虅?wù)信函有助于促進(jìn)和發(fā)展同客戶的關(guān)系，在促進(jìn)達(dá)成新的業(yè)務(wù)方面起著積極的作用?！保ㄕ浴兜つ釥?肯尼迪方法：推銷信創(chuàng)造的奇跡》）所以在寫作時(shí)我們應(yīng)該嚴(yán)格遵守并且靈活運(yùn)用“7C”原則：Completeness（完整）Concreteness（具體）Correctness（正確）Conciseness（簡(jiǎn)潔）Clearness（明晰）Courtesy（禮貌）Conscientiousness（誠意）商務(wù)信函的寫作重點(diǎn)應(yīng)始終放在“效率”二字上，短小精悍、切中要點(diǎn)。簡(jiǎn)潔就是用最簡(jiǎn)單的話語準(zhǔn)確地表達(dá)自己的意思。而無需以犧牲完整、具體、禮貌為代價(jià)。一般不需要禮節(jié)性地寒暄，最好是開門見山、直入主題；語言精練，言簡(jiǎn)意賅。信函中的冗言必須省去，盡可能地將交易的詳細(xì)事項(xiàng)整理后，簡(jiǎn)潔地向?qū)Ψ疥愂?，要盡可能地避免毫無重點(diǎn)而羅嗦冗長(zhǎng)地寫上好幾張的情形。讓對(duì)方很清楚地了解你想說什么，非常輕易地領(lǐng)會(huì)你的意圖，從而快捷迅速地做出反應(yīng)。在商務(wù)寫作過程中，筆者認(rèn)為簡(jiǎn)潔是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是最難做到的。所以下面我將對(duì)簡(jiǎn)潔原則從全文組織結(jié)構(gòu)、段落、句子和詞匯這四個(gè)方面作一些研究和探討。一、壓縮篇幅，刪繁就簡(jiǎn)。（一）3W式結(jié)構(gòu)。一封商務(wù)信函的全文結(jié)構(gòu)可以用3W來表示，即：Whydoyouwritetheletter?(第一部分)；What’sthedetailedreason?(第二部分)；Whatdoyouexpectyourreadertodo?(第三部分)。我們?cè)谏衔闹幸呀?jīng)提到過，商務(wù)信函寫作的最主要目的就是溝通和交流。收信人或許每天都要看很多的信函，一封冗長(zhǎng)、拖沓、空洞、開頭就不得要領(lǐng)的信函第一眼看到會(huì)讓人感到厭煩，從而對(duì)寫信人的印象大打折扣。1、第一部分（Whydoyouwritetheletter?）：在信函的一開頭就要目的明確、簡(jiǎn)明扼要告訴讀信者為什么要寫這封信，如：例（１）：IamreplyingtoyourletterofApril15askingustoclearourMarchpayment.這樣的開頭直接告訴對(duì)方寫信是為了回復(fù)對(duì)方4月15日讓己方對(duì)三月份的訂貨付款的來信。這樣可以使得讀信人立刻知道寫信的意圖,在讀信的時(shí)候可以有充分的心理準(zhǔn)備,或者把注意力集中在問題的重點(diǎn)上。不會(huì)因?yàn)橐恍o關(guān)緊要的寒暄而分散注意力。在這方面，我們最應(yīng)該注意的就是避免中國式的寒暄和問候，不要為了追求客氣而落入俗套。例（２）：ItwasalongtimesinceIsawyouinQingDao3monthsago.這樣的信函開頭不僅羅嗦、冗長(zhǎng)，而且會(huì)給收信人一種錯(cuò)覺：這是一封朋友之間相互問候的私人信件。因而將它擱置一邊，待自己較為空閑時(shí)再看，很可能會(huì)因?yàn)檠舆t閱讀而給雙方帶來無可彌補(bǔ)的損失。2、第二部分（What’sthedetailedreason?）：即商務(wù)信函的征文，敘述事實(shí)或者理由來支持信里的第一句。會(huì)顯出你鄭重其事、思想縝密。把所要列舉的事實(shí)或者理由合并成最重要的一點(diǎn)或者兩點(diǎn)，在不影響清楚準(zhǔn)確的基礎(chǔ)上越簡(jiǎn)潔越好。如：例（３）：Iapologizefornotsettlingtheaccountantsooner,butbecauseoftheunfortunatediseaseofMrs.Lund,ouraccountant.Wearenotabletosettleanyofouroutstandingbalance.簡(jiǎn)明地告訴對(duì)方未按時(shí)付款的原因是因?yàn)闀?huì)計(jì)生病了，沒有一句多余的話，既解釋了未按時(shí)付款的原因，又道了歉。沒有讓人感覺既討厭又煩人的羅嗦。要記?。耗悴皇窍虢o收信人添麻煩，而是想讓他同意你的意見，接受你的要求。所以，寫商務(wù)英文信函的一個(gè)主要原則和技巧就是要寫的簡(jiǎn)潔明白。3、第三部分(Whatdoyouexpectyourreadertodo?)：結(jié)尾是提出要求或者提請(qǐng)注意。不要有任何多余的話，因?yàn)槟菢涌赡軙?huì)使寫信人的要求不夠明確突出，簡(jiǎn)潔的表達(dá)更能突出重點(diǎn)，以便對(duì)方對(duì)你的來信及信中提到的內(nèi)容做出及時(shí)迅速的處理。如：例（４）:Pleasefindenclosedthecheckfor1,000,000dollarsandinformusthereceipt.短短的一句話就告訴了對(duì)方兩層意思：①隨信附上了100萬美元的支票；②受到支票后請(qǐng)通知寫信人。以上例（１）、（３）、（４）構(gòu)成了一封重點(diǎn)突出、清楚明白的商務(wù)回復(fù)信。簡(jiǎn)明扼要，沒有一句冗言、廢話，也沒有一句虛禮客套。套用一句稱贊美女的話說就是“增之一分嫌多，減之一分嫌少?！保芍^商務(wù)英文信函中的上佳之作。當(dāng)然，我們還需要注意要求簡(jiǎn)潔并不是要使商務(wù)信函像電報(bào)一樣，沒有一個(gè)多余的詞。有時(shí)為了給書信增添幾分人情味，加上一些詞語和句子也屬于商務(wù)書信寫作的一種策略和技巧。問題是寫作者如何把握好“簡(jiǎn)”和“繁”之間的這個(gè)“度”。刪繁就簡(jiǎn)是必須的，但是我們主張刪除的是那些不增加任何新的信息的無實(shí)際意義的、重復(fù)和累贅的字、詞、短語和句子。（二）避免客套羅嗦、語義重復(fù)。如果可以用40個(gè)字寫完一封信,卻花了100個(gè)字作長(zhǎng)篇累牘的敘述,這樣的寫作者實(shí)在是最令人討厭的時(shí)間殺手。不僅浪費(fèi)了自己的時(shí)間，也給別人帶來了不必要的麻煩。所以在寫作商務(wù)信函時(shí)要盡可能地使用通俗易懂的語言作簡(jiǎn)明扼要的陳述，避免用陳舊的套話（cliché）和沒有什么實(shí)際意義的詞語。刪掉那些不必要的羅嗦的字句。如：一些連詞或者代詞，就會(huì)使得句子更加精悍，篇幅更加短小。而且，還能使句子在意義上更加連貫，結(jié)構(gòu)上更加緊湊。如：例（９）：①WehavereceivedyoursamplesyousentthesamplestousonNovember20.②Thankyouverymuch.③That’sjustwhatcanfulfillourorderplan.④Sowearepleasedtoplaceanorder.⑤Andwehaveenclosedourordersheetwiththisletter.這些單句在表達(dá)上并沒有什么問題，而且也非常連貫，可是我們不難發(fā)現(xiàn)它們的結(jié)構(gòu)不夠緊湊。我們可以將其整理組合為一個(gè)復(fù)合句如下：ThankyouforyoursamplesyousenttousonNovember.Wearepleasedtoplaceanorderasspecifiedontheenclosedordersheet.原來的五個(gè)單句共用了44個(gè)單詞，而合并后的兩個(gè)結(jié)構(gòu)并不復(fù)雜的復(fù)合句僅用了25個(gè)，壓縮掉了19個(gè)詞?？赡軐?duì)于一篇小說或者散文來說19個(gè)詞并不算什么?？墒?，對(duì)于講求效率的商務(wù)信函來說，壓縮掉19個(gè)單詞，可以使得篇幅至少要壓縮一行。(三)使用簡(jiǎn)潔的詞來代替冗長(zhǎng)累贅的短語。例（１０）：Wordy:Inthesenseofhisspeechhetalkedonthequestionofsecurities.Concise:Duringhisspeechhetalkedaboutsecurities.例（１１）Wordy:Duringtheproceedingyear,thecompanywasabletoaccelerateproductiveoperations.Concise:Lastyear,thecompanywasabletoaccelerateproductiveoperations.例（１０）和例（１１）中wordy的句子里Inthesenseof可以用During來代替，同為＂在．．．里＂的意思；onthequestionof可以用about來替代，同為＂有關(guān)．．．，關(guān)于．．．＂同理,例（１１）中wordy的句子里的Duringtheproceedingyear也可以用Lastyear來代替。沒有改變?cè)瓉砭渥右磉_(dá)的意思，而且顯得更加簡(jiǎn)潔，更加直白，在口語中更加常用。會(huì)使得讀信人更加容易理解。既然如此，商務(wù)信函寫作者為什么不用這些簡(jiǎn)潔、明了、清晰的常用詞來代替那些冗長(zhǎng)、累贅、空洞的短語呢？四、詞匯運(yùn)用，力求簡(jiǎn)明。詞匯是商務(wù)英語信函的基本構(gòu)成單位，所以詞匯的簡(jiǎn)潔運(yùn)用對(duì)于全文篇幅“瘦身”、精練語句來說意義重大。寫作者在擬就一封商務(wù)信函時(shí)，要做的到以下幾點(diǎn)：①用簡(jiǎn)單常見的短單詞代替復(fù)雜生僻的浮華表達(dá)；②善于運(yùn)用動(dòng)詞，而不是那些“make類動(dòng)詞+名詞”的表達(dá)方式；③盡量避免意義重復(fù)的修飾詞；④避免使用陳舊的商業(yè)術(shù)語；⑤善于運(yùn)用縮略詞和縮略語。下面我將從這幾個(gè)方面用實(shí)例對(duì)商務(wù)英文信函寫作中詞匯的簡(jiǎn)潔運(yùn)用做出論述。（一）用簡(jiǎn)單常見的短單詞代替復(fù)雜生僻的長(zhǎng)音節(jié)詞。英語詞匯有十幾萬，而最常用的就只有兩三千。寫作者寫作商務(wù)信函的目的是為了將信息準(zhǔn)確有效地傳遞給對(duì)方，那些復(fù)雜生僻的浮華表達(dá)不僅使得信函的篇幅顯得冗長(zhǎng)，而且給讀信人有效地理解信息帶去麻煩。所以有的信函作者喜歡用一些浮華的長(zhǎng)音節(jié)詞，借以顯示自己的英語水平，這是不可取的。如：例（12）：WewillendeavortoutilizethiskindofcomputeronapproximatelyMarch15,soweplacethisorderof100sets.(我們公司大約從三月十五日起用這種電腦，所以這次我們向你方訂購100臺(tái)。)如果此句中的endeavor用try來代替,approximately（大約）用about來代替，utilize用use來代替。即使不刪減任何一個(gè)單詞，只是用這些簡(jiǎn)單常見的詞來代替原句中的多音節(jié)詞，就會(huì)減掉17字母。或許有人認(rèn)為這17個(gè)字母對(duì)于通篇來說不算什么，并不會(huì)占用很大空間?？墒牵蠹乙?，這只是一句話可以節(jié)省的，如果每句話都能減掉17個(gè)字母一片商務(wù)信函就至少要縮減掉一行。而且由于這些替換詞較之被替換掉的單詞而言，更加常見，是大家都比較熟悉的，對(duì)于讀信人來說，更加易于理解。（二）善于運(yùn)用動(dòng)詞。筆者在前邊已經(jīng)提到過，能用一句話來表達(dá)清楚的事情，絕對(duì)不用兩句話來說，所以我們?cè)跁鴮懮虅?wù)信函時(shí)要盡量避免在以-ion,-tion,-ment,-ant,-ent,-ance,-ence結(jié)尾的詞前面加上make類的動(dòng)詞來表達(dá)，而是直接用這些詞的動(dòng)詞形式來表示，使句子簡(jiǎn)潔有力。如：例（13）：WehavemadeshipmentofyourorderNo.632.（我方已經(jīng)交運(yùn)你方的632號(hào)訂貨）例（14）：Heputforwardthesuggestionthatshedraftthedocument.(他建議她起草那份文件)例(13)中的"madeshipment"可以用shipped代替都是"用船運(yùn)輸"的意思,ship名詞可以作動(dòng)詞用.例(14)中putforwardthesuggestion和suggest意思相同,suggest還比putforwardto更加常用，所以用suggest來代替會(huì)顯得更加簡(jiǎn)單.（三）避免不必要的重復(fù)。必要的重復(fù)可以強(qiáng)調(diào)某一觀點(diǎn)或者重要事實(shí)。但是，不必要的重復(fù)，特別是毫無理由的對(duì)同一事實(shí)的重復(fù)，不僅顯得羅嗦，而且使讀信人感覺枯燥乏味。所以在商務(wù)英語信函寫作過程中必須避免不必要的重復(fù)，使得寫出來的句子更加簡(jiǎn)潔短小，容易理解。例（１５）：Wehavebeguntoexportourmachinestotheforeigncountries.(我們已經(jīng)開始向外國出口機(jī)器。)例（１６）：Sampleswillbesentandofferswillbemadeuponreceiptofyourspecificenquires.（一俟收到你方的具體詢盤，我方將發(fā)盤，并且將寄出樣品。）例（１５）中export一詞指的是“把機(jī)器賣往國外”，如果在本句末尾你還另加一個(gè)totheforeigncountries（向外國），不必要的重復(fù)不知不覺就出現(xiàn)了。所以，本句應(yīng)改成：Wehavebeguntoexportourmachines.（我們已經(jīng)開始出口我們的機(jī)器。）例（16）是一個(gè)復(fù)合句，第二分句中“willbe”的重復(fù)使用使得句子繁冗累贅。一般來說，第二分句中與第一分句相同的成分應(yīng)當(dāng)省略。這樣這個(gè)句子就可以改成：Sampleswillbesentandoffersmadeuponreceiptofyourspecificenquires.僅僅這么一改，例（１５）就壓縮掉了4個(gè)詞，例（16）由原來的15個(gè)詞壓縮到了修改后的13個(gè)。（四）避免使用陳舊的商業(yè)術(shù)語（commercialjargon）。每個(gè)行業(yè)都有自己的專用詞匯，這些詞匯在同行之間交流更加準(zhǔn)確，更加簡(jiǎn)單有效。商務(wù)英語也不例外，也有自己的專用術(shù)語。然而，這些行話并非放之四海皆準(zhǔn)的。英語的行話“jargon”，既可以指專業(yè)術(shù)語，也可以指“含糊不清、難以理解的表達(dá)”（《牛津英漢詞典》第８００頁），例如“That’sajargontome.”意思是“It’shardformetounderstand.”而且“jargon”往往是多個(gè)單詞拼出來的專業(yè)性很強(qiáng)的復(fù)雜的意思表達(dá)。對(duì)于外行來說很難理解其確切意思，對(duì)商務(wù)信函的內(nèi)容表達(dá)又沒有什么實(shí)際的幫助。因此寫作者在擬就一封商務(wù)信函的時(shí)候，一定要看準(zhǔn)對(duì)象，盡量避免使用陳舊的商業(yè)術(shù)語，不要把專業(yè)英語中學(xué)到的某些專用術(shù)語用在一般的商務(wù)來往信函中，不要從句套從句，寫出滿是“jargon”的文章。例（17）：Wetakelibertytoapproachyouwiththerequestthatyouwouldbekindenoughtointroducetoussomeexportersofcottontextileinyourcity.在這個(gè)句子的語境中我們可以推測(cè)出來takelibertytoapproachyouwiththerequestthat可能是一種禮貌客套的表示，“麻煩您……”或者“請(qǐng)您……”，基本上相當(dāng)于“please”?？墒侨绻阉鼈儶?dú)立地分出來，恐怕即使是英語專業(yè)的人也不一定都知道其確切含義，更何況那些雖然能看得懂一般的商務(wù)信函，其實(shí)并沒有很深的英語語言功底的人？既然這樣，寫作者為什么不用既簡(jiǎn)潔又容易理解的please來代替生澀的冗長(zhǎng)的takelibertytoapproachyouwiththerequest呢？修改后的句子為：Pleaseintroducetoussomeexportersofcottontextileinyourcity.（五）善于運(yùn)用縮略詞和縮略語。在商務(wù)信函中我們也可以適當(dāng)?shù)剡\(yùn)用縮略詞和縮略語來精簡(jiǎn)篇幅,一些大家都知道意思的在電視、報(bào)紙、新聞、雜志上頻繁出現(xiàn)的縮略詞或者縮略語我們不妨適當(dāng)?shù)赜迷谏虅?wù)信函中.既能使自己的信函顯得短小精悍又能使讀信人一目了然.1.表示時(shí)間的詞:在具體鐘點(diǎn)后面加上am或者pm來表示上午或者下午.例如:8:00am表示上午八點(diǎn).4:25pm表示下午四點(diǎn)二十五分.9:20pm表示晚上九點(diǎn)二十分2.一些大型國際性組織的名稱：也可以其英文全程首字母的大寫來表示。例如:WTO(WorldTradeOrganization)代表世界貿(mào)易組織UN(UnitedStates)代表聯(lián)合國ISO(InternationalStandardOrganization)代表世界標(biāo)準(zhǔn)化組織3.一些電器用品也有自己的縮略詞表示方法。如:TV(Television)電視機(jī)CD(CompactDisk)激光唱片機(jī)HDTV(High-Definitiontelevision)高清電視VCD(VideoCompac