展覽項目策劃

展覽項目策劃（一）（展覽項目信息收集）調(diào)查：有目的、系統(tǒng)地收集、記錄、整理與展覽項目策劃有關(guān)的信息---科學(xué)依據(jù)。一、展覽項目信息收集的內(nèi)容：產(chǎn)業(yè)信息（給會展公司舉辦該展覽會做出是否有可能的判斷）產(chǎn)業(yè)發(fā)展?fàn)顩r、產(chǎn)業(yè)的性質(zhì)是影響一個展覽會能否成功舉辦的重要因素之一。需要收集的信息：（1）產(chǎn)業(yè)性質(zhì)新興行業(yè)（朝陽行業(yè)）---比較適合舉辦會展。老舊行業(yè)（夕陽行業(yè)）---縮小展出規(guī)模。產(chǎn)業(yè)規(guī)模主要是指該產(chǎn)業(yè)的生產(chǎn)總值、銷售總額、進出口總額和從業(yè)人員數(shù)量等。生產(chǎn)總值、銷售總額----可以為預(yù)測展會的規(guī)模提供依據(jù)。從業(yè)人員數(shù)量-------------可以為預(yù)測展會的到會專業(yè)觀眾數(shù)量提供參考。（注：會展公司收集產(chǎn)業(yè)規(guī)模時建議不止要收集現(xiàn)在數(shù)據(jù)，還要對產(chǎn)業(yè)規(guī)模做出預(yù)測-----以制定長期發(fā)展策略提供參考）4（3）產(chǎn)業(yè)分布是制定招展招商和宣傳推廣策略的基礎(chǔ)。了解該產(chǎn)業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)地、每個生產(chǎn)地在該產(chǎn)業(yè)中所占比例。了解該產(chǎn)業(yè)產(chǎn)品銷售地、每個銷售地在該產(chǎn)業(yè)中所占比例。廠商數(shù)量舉辦展覽必須要有足夠數(shù)量的廠商。如果產(chǎn)業(yè)擁有的廠商數(shù)量太少，展會潛在的參展商和專業(yè)觀眾也會也少，展會成功的可能性也較小。產(chǎn)品銷售適合舉辦展覽會的產(chǎn)業(yè)絕大多數(shù)都是以‘看樣成交’為主的行業(yè)。以及對產(chǎn)品的外觀設(shè)計和款式比較看重的行業(yè)。不太適合辦展:1.可以以說明或圖紙成交的行業(yè)。2.產(chǎn)業(yè)銷售渠道較發(fā)達，大型批發(fā)市場較多。3.產(chǎn)業(yè)產(chǎn)品的訂貨和銷售季節(jié)性很強的行業(yè)（如要舉辦最好結(jié)合產(chǎn)品訂貨和銷售的季節(jié)性來確定展覽時間）技術(shù)含量主要指該產(chǎn)業(yè)的產(chǎn)品以及生產(chǎn)設(shè)備所需要的技術(shù)難易程度以及它們的體積大小和重量等。對策劃中場地選擇有十分重要的參考意義。（展館室內(nèi)高度、場地承重、展館進出通道等等）技術(shù)含量高的展品---需要在布置展館展區(qū)時提供較寬的通道和公共空間，以便參展企業(yè)進行產(chǎn)品現(xiàn)場演示。體積較大的展品------需要在進出通道較大、室內(nèi)高度較高的展館里舉辦。較重的展品----------需要選擇地面承重量較大的展館舉辦。注：在收集產(chǎn)業(yè)信息時，注意收集行業(yè)的發(fā)展趨勢、熱門話題、行業(yè)亮點等方面的信息-----對展會相關(guān)活動會有幫助）市場信息（給會展公司對舉辦該展覽會是否可行做出判斷）信息的不全容易使展覽的決策出現(xiàn)偏差。市場潛力是指市場規(guī)模、市場發(fā)展水平、市場發(fā)展前景、競爭程度等。市場規(guī)模（現(xiàn)有、預(yù)測）---直接影響展會的規(guī)模。市場競爭程度指產(chǎn)業(yè)內(nèi)部企業(yè)之間的競爭關(guān)系以及政府對該產(chǎn)業(yè)的控制力和影響力。要收集的信息：競爭對手的情況、產(chǎn)品情況、市場占有份額、推銷方式、銷售渠道、銷售條件等（對于市場壟斷性較強的產(chǎn)業(yè)---不管論斷來自產(chǎn)業(yè)本身還是政府的政策，產(chǎn)業(yè)內(nèi)企業(yè)通過參加展覽會這種方式來營銷總監(jiān)產(chǎn)品的積極性就較小，在該產(chǎn)業(yè)內(nèi)舉辦展覽會的成功率就較低）中間商數(shù)量和分布狀況除生產(chǎn)企業(yè)外，中間商也是我們展覽會重要的潛在客戶。他即可能是參展商也可能是觀眾。所有會展公司做某產(chǎn)業(yè)的會展前一定要清楚該產(chǎn)業(yè)的中間商數(shù)量及分布。（中間商應(yīng)包括批發(fā)商和零售商）行業(yè)協(xié)會狀況如果某產(chǎn)業(yè)有行業(yè)協(xié)會---意味著該產(chǎn)業(yè)內(nèi)有一些較統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范和行業(yè)管理，產(chǎn)業(yè)內(nèi)的企業(yè)行為和市場行為會受到某些條例的約束。如果行業(yè)協(xié)會在產(chǎn)業(yè)內(nèi)有較大的號召力，則行業(yè)協(xié)會對某一展覽會的評價或看法會對企業(yè)的參展意愿和參展行為產(chǎn)生較大的影響。（這種狀態(tài)下會展公司應(yīng)想辦法取得該行業(yè)協(xié)會的支持或合作----這樣有利于展覽會的成功舉辦）市場發(fā)展趨勢影響展覽會的未來發(fā)展前景。了解現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上科學(xué)預(yù)測未來的發(fā)展趨勢。需要了解的市場發(fā)展趨勢:市場容量的增減趨勢市場集中度的發(fā)展趨勢產(chǎn)業(yè)市場營銷方式的變化趨勢市場競爭的發(fā)展趨勢市場分布狀況的變化趨勢關(guān)聯(lián)產(chǎn)業(yè)狀況指與本產(chǎn)業(yè)有產(chǎn)品使用關(guān)系的關(guān)聯(lián)產(chǎn)業(yè)狀況。（舉辦體育用品題材的展覽會---除了體育用品產(chǎn)業(yè)外，還要了解的相關(guān)產(chǎn)業(yè)房地產(chǎn)、賓館酒店、各種會所、學(xué)校以及各種健身場所。）政策信息對展覽會的影響：1.通過對國內(nèi)外企業(yè)參展意愿和參展行為的影響來間接影響展覽會。2.通過對展覽會組織方式的約束來直接影響展覽會。3.通過對會展公司的市場準(zhǔn)入限制來影響展覽會。需要了解的法律法規(guī)：產(chǎn)業(yè)政策與規(guī)劃。產(chǎn)業(yè)政策：政府對產(chǎn)業(yè)產(chǎn)品的銷售、產(chǎn)品的使用和生產(chǎn)等方面的規(guī)定。----影響：展覽會的舉辦、企業(yè)的參加意愿、參展行為。產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃：國家和地方政府對某一產(chǎn)業(yè)的發(fā)展所作的長遠和宏觀規(guī)劃。----影響：決定該產(chǎn)業(yè)今后較長時期內(nèi)的發(fā)展?fàn)顩r和發(fā)展趨勢。（這些信息可以從各級政府網(wǎng)站上面發(fā)布的統(tǒng)計年鑒、經(jīng)濟發(fā)展宣傳書等資料所得）海關(guān)有關(guān)規(guī)定主要針對某一產(chǎn)業(yè)的貨物進出口政策、貨物報關(guān)規(guī)定和關(guān)稅等。（參照《海關(guān)法》、《中華人民共和國海關(guān)對進出口展覽品監(jiān)管辦法》）市場準(zhǔn)入規(guī)定對舉辦展覽會的企業(yè)或機構(gòu)的資格審定（對企業(yè)能否舉辦展覽會產(chǎn)生直接影響）國家對外資進入該產(chǎn)業(yè)的政策規(guī)定（不僅影響到海外企業(yè)的參展意愿和參展行為，也同時影響國內(nèi)企業(yè)）知識產(chǎn)權(quán)的保護其他規(guī)定政府對交通、消防、安全等其他有關(guān)行業(yè)的規(guī)定相關(guān)展會信息同類展覽會的數(shù)量和分布情況。了解全世界、全國范圍內(nèi)與公司策劃的展覽會題材相同的展會數(shù)量，低于分布情況。（一般同題材展會的數(shù)量也多，對該產(chǎn)業(yè)策劃新展覽會越不利；同題材展會的地點離計劃舉辦展會的地點越遠，對策劃新展覽會越有利。）同類展覽會之間的競爭態(tài)勢。同題材展覽會之間必然會存在競爭。應(yīng)了解清楚基本競爭關(guān)系。重點展會的基本情況重點展會：是指規(guī)模和影響都較大、行業(yè)口碑較好，或者是與公司計劃舉辦的新展會有直接的競爭關(guān)系的展會。（需要了解：組展機構(gòu)、辦展時間、辦展頻率、辦展地點、展會規(guī)模、參展企業(yè)數(shù)量及分布、觀眾數(shù)量和來源、展品范圍、展會定位等）展覽項目信息收集的來源二手信息指某種已經(jīng)存在的，并不是為展覽項目策劃而是為其他某種目的而收集起來的信息。1.二手信息的優(yōu)點收集速度快；量大并多角度；信息收集的成本低；使用公司記錄；商業(yè)刊物及政府出版物的費用都不高；不需要確定信息收集方法和采訪者，也不需要制定調(diào)查表。（可信度較高的會展信息：中國會展協(xié)會、A.C.尼爾森公司、各種會展?？蛘┒中畔⒌娜秉c可能是過時的；收集信息的公司是否有偏見（厲害關(guān)系）；信息的權(quán)威性；可靠性。（解決方法：有效性論證；準(zhǔn)確性論證；閱讀二手信息的原始材料；如遇信息沖突選擇相信權(quán)威機構(gòu)的信息）二手信息的來源內(nèi)部：存在會展企業(yè)中的各種文件檔案（如招展情況表、客戶信息表、過去的調(diào)查報告、業(yè)績書面報告等）外部：政府：統(tǒng)計資料、書面資料非政府：期刊、書籍、專題文章、其他不定期出版物一手信息在企業(yè)所需要的展覽項目資料不存在或現(xiàn)有資料可能過時、不詳細、不安全或不可靠才進行一手信息收集。一手信息的優(yōu)點滿足會展公司展覽項目策劃的需求；信息是最新的；計量單位信息分類針對展覽策劃而設(shè)計；資料來源可知可控；收集方法針對性強；可靠性有保障。一手信息的缺點比二手信息收集費用高；收集時間長；判斷角度可能會受限制。一手信息的收集程序決定誰來完成收集工作內(nèi)部：更便宜、更快捷。外部（調(diào)研機構(gòu)）：更客觀、更正式。（調(diào)研機構(gòu)主要有：專業(yè)市場調(diào)查公司、廣告公司、咨詢服務(wù)公司等）---在委托調(diào)查時一定要交代：收集信息的地域范圍、時間跨度、產(chǎn)業(yè)范圍。確定抽樣方式兩種抽樣方法:概率（隨機）抽樣--即每個對象擁有相等或以知的抽中概率（精確度高、費用高不易操作）。非概率抽樣----------由調(diào)研人員根據(jù)判斷或便利程度抽取樣本。展覽項目信息收集的方法觀察法收集最新數(shù)據(jù)的一種方法---觀察有關(guān)對象和事物。（如項目信息收集人員待在展覽會、行業(yè)會議中，聽取參展商談?wù)摬煌瑫构竞痛頇C構(gòu)如何評價展覽主題，觀察參展商態(tài)度。焦點小組訪談法信息收集人員邀請6-10名客戶進采訪、討論有關(guān)展覽方面的問題。詢問法（最常用）口頭詢問；書面詢問。（客戶特征、參展偏好、參展行為等）行為數(shù)據(jù)法通過展館里的統(tǒng)計數(shù)據(jù)、參展記錄、客戶數(shù)據(jù)庫來記錄參展商的參展行為。展覽項目策劃（二）（展覽項目市場調(diào)研）展覽項目涉及的行業(yè)和產(chǎn)品調(diào)研展覽項目的生命力---所屬產(chǎn)業(yè)類型和所在行業(yè)有關(guān)（考慮：有關(guān)行業(yè)的發(fā)展所處生命周期、行業(yè)的市場拓展可能性、行業(yè)的市場分布變化趨勢都必須要考慮分析）展覽項目市場前景調(diào)研市場需求和規(guī)模市場競爭情況（自由競爭比較適合舉辦展覽會、市場集中度高壟斷性較強的行業(yè)舉辦難度比較大）外部經(jīng)濟環(huán)境舉辦地的經(jīng)濟發(fā)展水平、相關(guān)行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r及行業(yè)協(xié)會的力量等因素。（展覽會舉辦地至少要在地理位置上接近將要舉行展覽會所屬行業(yè)的發(fā)展中心）展覽項目時空適宜性調(diào)研注意：1.要了解和判斷展覽會的舉辦時間是否適宜，如是國內(nèi)展，特別要關(guān)注展期前后有無同種題材的展覽，避免形成撞車現(xiàn)象。2.要調(diào)查展覽會的舉辦地點是否合適，如是國內(nèi)展，要注重考察周邊地區(qū)的行業(yè)基礎(chǔ)如何，特別是相關(guān)廠商數(shù)量如何。展覽項目策劃（三）（展覽項目立項策劃）是會展策劃人員根據(jù)調(diào)研分析所得的各種信息，對即將舉辦的展覽會設(shè)計出基本框架。立項策劃的基本內(nèi)容展會名稱、舉辦地點、辦展機構(gòu)、辦展時間、展品范圍、展覽頻率、展會規(guī)模、展會定位、展覽價格、展會初步預(yù)算、人員分工、招展與招商、宣傳推廣、展會進度計劃、現(xiàn)場管理計劃、相關(guān)活動計劃等。展會名稱基本部分：說明展會的性質(zhì)、特征。如展覽會、博覽會、交易會、洽談會、訂貨會、展銷會等。限定部分：說明展會的舉辦時間、地點、規(guī)模、內(nèi)容等行業(yè)標(biāo)志：用來表明展覽題材和展品范圍。舉辦地點A：確定在哪個國家、哪個地區(qū)舉辦。B：確定使用哪類場館，如酒店、展覽館、會議中心等。、C：確定在哪一個場館舉辦。會展場館：指舉辦會議、展覽會等活動的場所的總稱。展覽館類型：博物館、展覽館、美術(shù)館、紀(jì)念館、陳列館、會議中心、展覽中心、體育場、體育館、文化廣場、文化館、劇院、劇場選擇展覽場地應(yīng)考慮的因素：A:地區(qū)---費用（成本）與便利性、是否臨近機場、是否靠近地鐵口、轎車或出租車是否足夠、是否有充足的停車空間、接送交通工具是否充足（費用情況）。B：環(huán)境---當(dāng)?shù)赜泻温糜斡^光點、有無大型購物中心或特色購物點、有多少休閑娛樂廳、天氣狀況如何、環(huán)境是否良好、餐廳飲食條件如何、當(dāng)?shù)刂伟矤顩r如何、社區(qū)經(jīng)濟狀況如何、外界對當(dāng)?shù)氐脑u價-過去展覽舉行情況如何、當(dāng)?shù)卣褂[局或旅游局支持與服務(wù)情況如何、展覽周邊供應(yīng)商的經(jīng)驗-設(shè)備是否足夠（如視聽器材公司、展覽公司、服務(wù)公司）。C：設(shè)備---保安人員與服務(wù)人員是否友好-做事效率如何、展覽是否整潔-吸引人、報到處是否容易找到、是否有足夠的房間供工作人員使用、是否有能力處理高峰時段的人流、接待處的人力資源是否足夠、當(dāng)人數(shù)眾多時是否有足夠的電梯、詢問處是否全天候有人值班、是否能立即回復(fù)有關(guān)電話詢問-快速轉(zhuǎn)送留言、客人的服務(wù)水平如何、是否有禮品店、是否有柜臺服務(wù)、是否有保險箱。D：舒適、整潔的住房---家具是否完好、是否有現(xiàn)代衛(wèi)浴設(shè)備、是否有充足光線、是否有足夠的衣櫥空間與衣架、是否有煙霧警示器、火災(zāi)逃生資料是否清楚、是否有冰箱和小酒吧、走道是否整潔-包括清潔人員是否盡快清理通道-煙灰、每層樓是否有冰塊和飲料、是否有電梯服務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)房與豪華房的大小如何、是否有特別樓層提供專業(yè)服務(wù)、豪華套房的數(shù)量與形式-客廳-臥室尺寸和睡床類型、訂房的程序和方法、房間類別（如高樓層和低樓層、海景和山景房間的數(shù)量）、有多少房間可以使用（如果需要對早來晚走的與會者如何處理）、會展房價與一般房價、何時能提供確定的會展房價、是否需要保證數(shù)量與訂金、進房與退房的時間、什么時間取消已預(yù)訂房間、付款方式、接受哪幾種信用卡、萬一取消訂房-退款方式如何。E：展場空間---展廳尺寸（面積)、當(dāng)展廳作不同安排時其容量如何、隔音設(shè)備是否良好、電源開關(guān)-冷暖氣控制是否單獨分開、是否有良好的音響系統(tǒng)、固定設(shè)備（如黑板、銀幕和家具）、障礙物（如圓柱）、后座的人是否可以看到銀幕-天花板又多高-是否有裝飾燈架-燈飾的鏡子是否會反光-是否有窗簾遮住窗戶光線-電源控制位置是否合理、火災(zāi)逃生口、公共區(qū)域是否整潔、相同性質(zhì)的會議室是否在同一層樓或分在不同樓層、房間和公用電話是否方便、洗手間數(shù)量-位置-是否干凈、衣帽間-數(shù)量-位置、其他服務(wù)（包括有足夠的空間放置家具和器材-光線良好-很容易讓參展者找到-足夠的電源插座-安全性好、設(shè)備（如桌子、椅子舒適，舞臺高度相同，有站立時講臺，講臺有燈光，還有黑板和布告欄、指示架、廢紙簍、垃圾桶、照明燈和輔助等設(shè)備、燈光控制盤、報到臺、麥克風(fēng)等。F：餐飲服務(wù)----公共區(qū)（包括：清潔情況與外觀；備菜區(qū)是否干凈；在最忙時段是否有足夠的人力；工作人員態(tài)度；有效、快速的服務(wù)；各式菜單；價格范圍；預(yù)定方式；是否可能增加食物放置區(qū)域作為早餐或簡單午餐的場地。大型展覽（包括：費用<成本>；創(chuàng)意性；質(zhì)量與服務(wù)；多樣菜單；稅和小費；特制菜單，提供主題宴會，以及獨特的茶點、素食和節(jié)食者的食物；餐桌布置，舞池、宴會桌尺寸；酒吧禁止服務(wù)時段；調(diào)酒師費用和最低計費小時；出納人員費用；點心價格等。G：展覽空間---有多少卸貨點，距離展區(qū)多元；是否有貨運接收區(qū)；空氣壓縮機、供水、排水系統(tǒng)、電力、煤氣、電話插座等設(shè)施和設(shè)備；最大地面承載量；警衛(wèi)區(qū)；防火逃生口；展廳與餐廳、洗手間、電話的距離；是否有充分的時間進出場；是否需要特別裝潢來增加場地觀眾；燈光是否需要加強；場地是否接近中心區(qū)；是否靠近救護站；存放打包箱的地區(qū)和方式。辦展機構(gòu)指負責(zé)展會的組織、策劃、招展、招商等事宜（辦展機構(gòu)可以是政府、新聞媒體、行業(yè)協(xié)會、企業(yè)等）主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位會展公司尋求協(xié)辦單位應(yīng)考慮的因素：尋求媒體支持單位，主要考慮其專業(yè)性、大眾性、權(quán)威性等尋求的合作招展（組團）單位一般包括當(dāng)?shù)匦袠I(yè)協(xié)會、主辦單位的分支機構(gòu)、行業(yè)權(quán)威機構(gòu)、辦展機構(gòu)（公司）以及海外的代理機構(gòu)（國際展）等協(xié)辦單位的條件：能切實有效地開展招展工作在該行業(yè)有較高的信譽和威望有一定的招展經(jīng)濟實力能指派專職人員負責(zé)該項目有豐富的招展工作經(jīng)驗會展公司尋求支持單位：一般選擇對口的主管部門和單位作為展覽會的主辦或支持單位---提高展覽會的檔次、規(guī)格、權(quán)威性?？梢詳U大展會的影響力，吸引媒體的廣泛關(guān)注，便于展開新聞宣傳和炒作；尋求的目標(biāo)：政府主管部門、行業(yè)的權(quán)威協(xié)會、有廣泛影響力的行業(yè)媒體等。辦展時間開幕、閉幕、布展、撤展、觀眾開放等時間展品范圍指計劃在展會上展出的商品范圍。展品展出應(yīng)與展會的目標(biāo)一致。展會目標(biāo)：基本目標(biāo)、交流目標(biāo)、價格目標(biāo)、銷售目標(biāo)。（展品范圍應(yīng)根據(jù)涉及產(chǎn)業(yè)或行業(yè)范圍進行調(diào)整）展覽頻率展會規(guī)模定性角度：國際、國內(nèi)、地區(qū)、地方。定量角度：展出面積、參展單位、展覽觀眾展覽定位其實就是辦展機構(gòu)根據(jù)自身的資源條件和市場競爭狀況，通過建立和發(fā)展展會的差異化競爭優(yōu)勢，使自己舉辦的展會在參展企業(yè)和觀眾的心目中形成一個鮮明而獨特的印象過程。（一定要明確：目標(biāo)參展商、目標(biāo)觀眾、辦展目標(biāo)、展會主體）展覽價格為展位出租制定一個合適的價格。展覽價格：室內(nèi)展場----空地價格、標(biāo)準(zhǔn)展位價格。室外展場。門票價格媒介廣告價格展會的初步預(yù)算對舉辦展會所需要的各種費用和舉辦展會預(yù)期可獲得的收入進行預(yù)算。支出：綜合展會----展廳或場地租金，展會裝飾費用，與參展商簽訂合同時支付的法律顧問費用，參展商會議室、辦公室、休息區(qū)域的費用，垃圾清理費用，設(shè)備費用，儲存費用（運輸用的板條箱），注冊設(shè)備和人員所需的費用，新聞室搭建費用，影像錄制費用。人力----------展前、展后幫助，保安，旅行、餐飲、住宿。印刷和促銷--日程表和地圖、證章、注冊單、公共汽車和其他交通時間表、廣告印刷、直郵廣告、公關(guān)關(guān)系資料。設(shè)備----------推銷展會時和展會中使用的展位、標(biāo)志、展會現(xiàn)場的辦公室家具和設(shè)備、新聞室設(shè)備、常規(guī)辦公用品。其他支出項目----保險、稅收、運費、郵費、觀眾班車服務(wù)。收入：注冊費、門票、展位空間銷售、停車費、社團贊助費、特殊事件或宴會。人員分工對展會工作人員進行統(tǒng)籌安排。A：論壇講座教員邀請小組。包括演講人的邀請和確認、演講各場次主持人的邀請和確認。B：展覽議程小組。包括展覽日程擬定、籌款小組、接待小組、住宿小組、展覽小組、節(jié)目小組、翻譯服務(wù)小組、總務(wù)小組、會場布置小組。C：行政組。包括注冊小組、文書小組、設(shè)計印刷小組、翻譯服務(wù)小組、總務(wù)小組、財務(wù)小組、現(xiàn)場管理小組、旅游小組、推廣小組、節(jié)目小組、住宿小組。招展、招商A：分析整理可能的參展商的名單，建立潛在的客戶名單。B：通過宣傳、聯(lián)絡(luò)、篩選等工作選擇合適的參展商。招商策劃：從國際、國內(nèi)、網(wǎng)絡(luò)三個渠道進行招商的拓展。國際渠道：可以加強與境外著名會展公司的聯(lián)系和資料的互換，并注意參加國際著名的相關(guān)展覽會，利用國際展會進行重點招商，擴大所策劃展會的國際影響。國內(nèi)渠道：發(fā)揮國家商務(wù)部派駐海外商務(wù)人員的積極性，擴大所策劃展會的海外知名度，也可以加強與跨國采購集團和國際著名零售商的聯(lián)系，吸引國際大集團的采購人員成為展會的有效觀眾。宣傳推廣是一種單向信息推廣，目的是擴大會展的影響。向潛在目標(biāo)客戶傳達會展信息。宣傳方式：媒體廣告、戶外廣告。媒體廣告：報紙、雜志、網(wǎng)站、電視、電臺等媒體-----賣點、亮點宣傳新聞題材的制造----新聞發(fā)布會、行業(yè)討論會、新聞專訪戶外廣告：機場、車站、碼頭、商業(yè)街道、廣場等地----海報、燈箱、廣告箱、宣傳布幅、彩旗。展會進度計劃在時間上對展會的各項工作做出統(tǒng)籌規(guī)劃。其實就是進度推進表?，F(xiàn)場管理計劃包括：布展管理計劃、開幕計劃、展覽會現(xiàn)場工作和撤展管理計劃等。相關(guān)活動計劃如：新聞發(fā)布會、論壇、研討會等配合展覽會舉辦的重要會議。相關(guān)的表演活動。（這些都必須在立項時做出初步計劃）展覽項目策劃（四）（招展計劃）招展----其實就是一個‘推銷’的過程。（一）招展基本流程收集潛在客戶名單---研究潛在客戶---聯(lián)絡(luò)潛在客戶---接近客戶---評估客戶需求---介紹展覽---處理異議---達成交易。收集客戶名單如何獲得潛在客戶的名字、地址：客戶推薦。公司內(nèi)部資源。會展經(jīng)理、營銷部（電話營銷部）、公司廣告、直郵、貿(mào)易展示、客戶來電。外部機構(gòu)推薦。外部代理機構(gòu)中尋求篩選出版的地址名錄。貿(mào)易協(xié)會、政府和地方商會、電話簿、黃頁、網(wǎng)絡(luò)。招展人員的網(wǎng)絡(luò)。陌生拜訪（參展范圍較廣的展會使用<辦公設(shè)備類>，別的展覽較少使用）研究潛在客戶規(guī)模、參展習(xí)慣、廠址、展出決策人員聯(lián)絡(luò)潛在客戶寫信（電子郵件）、上門拜訪、電話聯(lián)絡(luò)。接近客戶介紹策略推薦人策略提供利益策略引發(fā)好奇策略贊揚策略達成共識策略（潛在客戶生意中的普遍存在的問題入手）確認需要策略調(diào)查策略評估客戶需求企業(yè)參展----為了滿足期需求或解決問題。介紹展覽展覽的特色、優(yōu)勢、利益。主要以口頭為主，書面策劃、輔助材料、可視材料作為補充。主要有以下三種方式：固定法刺激---反應(yīng)：背熟介紹講話的方法，利用正確的刺激性語言、圖片、條件、行動說服客戶。公式化方法刺激---反應(yīng)：先了解客戶的需要和參展風(fēng)格，然后在運用公式化方法去向該類客戶介紹。需要滿足法以了解客戶真正需要為起點，并確實能幫助其解決實際問題。處理異議異議只能設(shè)法控制：情緒放松，不可緊張。必備條件：必須對展覽、公司政策、市場、及競爭者有深刻的認識認真傾聽，真誠歡迎。重述問題，證明了解。肯定客戶若干部分并予以誠懇贊同。審慎回答，保持友善。沉著、坦白、直爽的態(tài)度。講有關(guān)事實、數(shù)據(jù)、資料、確定或證明，以口述或書面方式告訴客戶。尊重客戶，圓滑應(yīng)付。準(zhǔn)備撤退，保留后路。達成交易必須懂得如何從客戶那發(fā)現(xiàn)可以達成交易的信號，包括客戶的動作、語言、評論、提出的問題。招展方案策劃1.涉及內(nèi)容：產(chǎn)業(yè)分布特點從宏觀上介紹展覽題材所在行業(yè)在全國分布的特點，指出各地區(qū)的產(chǎn)業(yè)發(fā)展?fàn)顩r，介紹該產(chǎn)業(yè)的企業(yè)結(jié)構(gòu)狀況及分布情況。展區(qū)、展位劃分介紹展會對展區(qū)和展位的劃分和安排情況，可以附上展區(qū)和展位劃分平面圖。招展價格招展函的編制與發(fā)送介紹招展函的內(nèi)容、編制方法、發(fā)送范圍與方法。（要考慮到招展函的印制數(shù)量、發(fā)送范圍、如何發(fā)送）招展分工招展地區(qū)分工安排、招展單位分工安排、本單位內(nèi)招展人員及分工安排。招展代理對展會招展代理的選擇、指定和管理等做出安排，對代理傭金水平及代理招展的地區(qū)范圍與權(quán)限等做出規(guī)定。招展宣傳推廣對配合展會招展所做的各種招展宣傳推廣活動做出規(guī)劃和安排。展位營銷辦法提出適合本展會展位營銷的各種渠道、具體辦法級實施措施，對招展人員的具體招展工作做出指引。招展預(yù)算招展進度安排劃分展區(qū)與展位以提高參展商的展出效果為依據(jù)（搭裝效果）以展覽題材為依據(jù)（同類產(chǎn)品，場地需求）有利于觀眾參觀展覽為目的（關(guān)聯(lián)產(chǎn)業(yè)相鄰展區(qū)）以有利于現(xiàn)場管理與服務(wù)（最好不要有閑置的展覽死角，消防安全，展位的搭建與拆卸，方便展品的進出。要有利于提高展會檔次（標(biāo)準(zhǔn)展位與特裝展位的分布合理）處理好各方利益（辦展機構(gòu)、參展商、觀眾及展會服務(wù)商）綜合考慮場地條件（柱子不劃分在展位中、展會死角）適應(yīng)參觀人流的規(guī)律合理安排功能服務(wù)區(qū)域（登記處、咨詢處、洽談區(qū)、休息區(qū)、新聞中心等）不能遮擋展館的服務(wù)設(shè)施（消防栓、不能堵塞消防和安全通道，不能遮擋電箱等）確定展覽價格要充分考慮競爭競爭的需要來定價要結(jié)合展會的發(fā)展階段來定價要結(jié)合展會的價格目標(biāo)來定價要考慮展會的價格彈性來定價要考慮展會展覽題材所在行業(yè)狀況編制招展函完整的招展函所包含的內(nèi)容：展覽會的情況介紹展覽會的名稱、標(biāo)志；展覽的舉辦時間、地點；展覽會的主辦機構(gòu)名單；展覽會的目標(biāo)與特色；展覽會展品的種類及范圍；展位價格及參展費用市場狀況描述行業(yè)狀況（行業(yè)的總產(chǎn)值、生產(chǎn)銷售）---最好還有相關(guān)行業(yè)的描述；地區(qū)狀況（展覽所在地的市場狀況---經(jīng)濟狀況、政府支持情況）---地區(qū)范圍主要取決于展會的定位與市場輻射范圍的大小。展覽會宣傳與推廣計劃包括招商計劃、宣傳與推廣計劃、相關(guān)活動計劃、現(xiàn)場服務(wù)項目等。參展辦法如何辦理參展手續(xù)、付款方式、參展申請表、辦展機構(gòu)的聯(lián)系辦法等A：如何辦理參展手續(xù)程序安排B:付款方式列明展會的開戶銀行、開戶名稱和帳號、收款單位名稱、參展商參展的付款辦法、應(yīng)付定金的數(shù)量和付款時間等。C：參展申請表D:辦展機構(gòu)的聯(lián)系辦法列明辦展機構(gòu)的聯(lián)系地址、電話、傳真、網(wǎng)址、E-mail等E:相關(guān)圖片展覽場地圖片、（往屆展覽會現(xiàn)場圖片）、領(lǐng)導(dǎo)人或知名企業(yè)的圖片、展覽場地周邊交通圖等。5.選擇招展代理招展代理的類型：獨家代理與多家代理獨家代理：指會展企業(yè)授予代理商在某一地區(qū)或行業(yè)的獨家招展權(quán)，這一地區(qū)或行業(yè)的招展事物由其負責(zé)。多家代理：指會展企業(yè)不授予代理商在某一地區(qū)或行業(yè)的獨家代理權(quán)，代理商之間并無代理區(qū)域劃分，都為會展企業(yè)招展，沒有所謂‘越區(qū)代理’，會展企業(yè)也可以在各地直接招展?？偞砗头执砜偞恚ū仨毷仟毤掖砩?、一級代理商）：指該代理商統(tǒng)一代理會展企業(yè)在某地區(qū)的招商事務(wù)。有權(quán)指定分代理商，有權(quán)代表會展企業(yè)處理其他事務(wù)。分代理商：也有由會展企業(yè)指定的，但大多數(shù)由總代理選擇，并上報給會展企業(yè)批準(zhǔn)，受總代理商的指揮。傭金代理與買斷代理按代理商是否承擔(dān)展位買賣風(fēng)險，以及其與會展企業(yè)的業(yè)務(wù)關(guān)系來劃分的代理形式。傭金代理：指代理商的招展收入主要是傭金收入，代理商的價格決策權(quán)受到一定限制。傭金代理又分為：代理關(guān)系的傭金代理商、買賣關(guān)系的傭金代理商。買斷代理：指與會展企業(yè)是一種完全的‘買斷’或承包關(guān)系，代理商承包一定數(shù)量的展位，無論能否完成約定的展位數(shù)量，代理商都得按商定的展位付費給會展企業(yè)。所以買斷代理商風(fēng)險更大，他們對招展價格擁有完全決定權(quán)，其收入來自差價，而不是傭金。代理商的來源公司、相關(guān)協(xié)會和商會、有關(guān)媒體、個人、國外駐華商務(wù)處、貿(mào)易代表處和公司等都可能成為招商代理。（為保證代理的資質(zhì)可靠，會展企業(yè)在指定某一機構(gòu)為代理前必須對其進行資質(zhì)考察）代理方式的選擇獨家代理與多家代理A:按生命周期來選擇投入成長期---獨家代理成熟衰退期---可考慮多家代理B:按市場潛力市場潛力大---多家代理市場潛力小---獨家代理C：按展覽差異大小利用市場細分來授予各種不同的代理商獨家代理權(quán)利（如貿(mào)易展、消費品展）傭金代理與買斷代理傭金代理：展覽內(nèi)容、展覽題材所在行業(yè)若處于投入期或成長期----利于低價競爭。買斷代理：適用于處于成熟期的展覽或品牌展覽（名牌展覽）---除非代理商資本雄厚、較大影響、較好信譽否則不建議采用。代理商的選擇決定代理業(yè)務(wù)是否能夠順利進行，實施招展目標(biāo)成功與否的關(guān)鍵征求代理商直接信函詢問：以書信的形式直接聯(lián)系、征詢代理商意見。優(yōu)點：能夠深入的了解代理商的情況。缺點：工作繁瑣，需要一家家寫信聯(lián)系面窄。公開廣告征求：指在報紙、雜志、電視、廣播或戶外廣告上誠征代理的廣告來征求代理商。選擇代理商考慮事項：品德、規(guī)模、經(jīng)營項目、招展網(wǎng)絡(luò)、業(yè)務(wù)拓展能力、財務(wù)能力、營業(yè)地址、政治社會影響力、同行業(yè)對其的評價。注意事項：務(wù)必調(diào)查對方背景、不一定要規(guī)模大而是有該行業(yè)有經(jīng)驗的代理商。招展預(yù)算包括：招展人員費用。工資、差旅費、辦公費等招展宣傳推廣費。代理費用。招展資料的編印和郵寄費用。招展公關(guān)費用。其他不可預(yù)見的費用。招展宣傳策劃招展宣傳時將有關(guān)展覽的信息傳達給目標(biāo)受眾---參展商。它是一種單向信息傳遞。招展宣傳對象招展宣傳對象：參展者類別（經(jīng)營類別、規(guī)模類別）、參展者數(shù)量(意愿參展數(shù)量、展會容納量）招展宣傳內(nèi)容展會資料、市場資料、招展要求和安排、協(xié)議或合同以及有關(guān)集體展出的優(yōu)勢與利益說明。新聞成套資料：簡短，全面。展會的基本情況（時間、地點、內(nèi)容、性質(zhì)、市場規(guī)模、特點、潛力、組織者聯(lián)系地址、參展手續(xù)、申請截止日期以及集體展出的優(yōu)勢等方面的情況情況介紹成套資料：基本和行文成套資料一樣只是更詳盡。招展宣傳方式人員宣傳：指展覽聯(lián)絡(luò)，主要有發(fā)函、打電話、拜訪等途徑，成本較低、有效性高，但不夠全面。媒介宣傳：覆蓋面廣，費用較高。公關(guān)宣傳：包含開幕式、招待會、拜會等。主要對象，參展商、重要貴賓、展出地政府、工商協(xié)會、新聞媒體等（新聞宣傳工作：低成本、高效益、可信性）（四）招展組團1.選擇參展商應(yīng)排除的申請者：產(chǎn)品的種類與展出內(nèi)容不符的申請者非真心誠意做生意或另有所圖的申請者（如指向借公費旅游的申請者）不合作的申請者不可靠的申請者（如內(nèi)部管理不善的企業(yè)）產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)量不能滿足需要的企業(yè)等簽訂合同參展商資料=申請表+合同+附屬表格---可稱為參展商手冊申請表內(nèi)容：展覽會名稱、日期、地點會展企業(yè)名稱、聯(lián)系人和聯(lián)系地址參展商名稱、聯(lián)系人和聯(lián)系地址參展商的展出目的、內(nèi)容或產(chǎn)品展品來源申請的展出面積參展費用標(biāo)準(zhǔn)及支付方式、期限展臺人員來源參展商在展出地的機構(gòu)或代理的名稱、地址合同內(nèi)容展品運輸日程安排包裝、標(biāo)志要求費用、稅務(wù)安排保險安排展品處理安排和要求租場、場地分配、設(shè)計、施工安排和要求宣傳、廣告、公關(guān)安排及費用支付展臺人員的膳宿行安排及費用支付參展商應(yīng)提供的信息、資料要求退展與退款合同的附屬表格收集基本情況的表格：包括產(chǎn)品、公司、展出目標(biāo)和展出當(dāng)?shù)氐墓ぷ鏖_展情況及準(zhǔn)備邀請的客戶名單----用于展覽會目錄刊載、宣傳、廣告、新聞、直接發(fā)函等。收集展臺服務(wù)要求的表格：包括雇用零時展臺人員要求收集展臺人員情況表格：包括人員登記表、展臺服務(wù)預(yù)訂、人員膳宿行安排等參展合同范本概況展覽會名稱（全稱和簡稱，以及外文名稱）展覽會日期和展館使用日期展覽會地點會展企業(yè)全稱、聯(lián)系人和聯(lián)系地址參展商全稱、聯(lián)系人和聯(lián)系地址參展商需求、組織者確認的場地面積參展商的展出目的展出產(chǎn)品范圍和類別展品介紹參展商在展出地的代表、代理情況會展企業(yè)責(zé)任提供專業(yè)的展覽服務(wù)。包括展覽的整體設(shè)計，展架、展具、展覽設(shè)施（電話、電腦設(shè)備除外）租用或制作，展覽施工，協(xié)助布置，清潔，保衛(wèi)，展覽管理，展臺拆除。安排組織宣傳、廣告、公關(guān)工作，吸引參觀者（包括進口商、批發(fā)商、經(jīng)銷商、零售商等）提供綜合市場調(diào)研資料，包括經(jīng)濟環(huán)境、貿(mào)易環(huán)境、市場特點、消費習(xí)慣、銷售渠道、價格水平等安排運輸并承擔(dān)一定比例費用A:安排運輸，包括參展商的展品、展具、資料等B:如果是會展企業(yè)挑選的展品，組織者承擔(dān)全部運輸費用會展企業(yè)提供市場信息，但是不保證提供符合每一個參展商需要的市場細節(jié)；會展企業(yè)將努力使展出成功，但是不保證每一個參展商都取得成功。會展企業(yè)有權(quán)分配場地，選擇展品，布置展覽。參展商責(zé)任支付參展費用，以使會展企業(yè)進行市場調(diào)研、宣傳公關(guān)、管理工作。費用標(biāo)準(zhǔn)為，總計為。支付方式為，支付日期為。提供展品和道具清冊。未在清冊上列出的物品，會展企業(yè)不承擔(dān)因此發(fā)生的一切問題和費用。安排展覽人員，并承擔(dān)費用。展覽人員情況必須在年月日報組織者，如果自行前往展地，必須不遲于年月日抵達，以便熟悉市場、布置展覽、參加戰(zhàn)前會議。根據(jù)會展企業(yè)的要求和安排，在裝飾展品和道具上粘貼標(biāo)識并在指定日期運到指定地點。展品必須打印標(biāo)記。如果在展出地生產(chǎn)包裝的產(chǎn)品，參展商所提供的物件必須超過%。辦理必要的手續(xù)、單證，包括、、等支付展品的相關(guān)費用，包括運輸費用及稅費。支付運輸費用。運輸費用包括自展品集中地至展出地，至展覽地的海運（或空運）、陸運以及倉儲、裝卸、搬運、回運等費用。支付關(guān)稅和可能征收的其他稅費。支付展品保險費用，包括自展品集中起至展品處理或回運過程中的保險費用。同時，提供展品詳細、準(zhǔn)確的情況和資料，包括產(chǎn)品說明、產(chǎn)品目錄、價格表等資料可以隨展品發(fā)運，但要在清冊上表面數(shù)量、價格等細節(jié)。如是在國外展出，資料應(yīng)當(dāng)使用展出地語言編印。參展企業(yè)可以協(xié)助安排翻譯，但費用有參展商承擔(dān)。展覽結(jié)束時，向會展企業(yè)提供展出總結(jié)，包括成交額、意向成交額、建立客戶關(guān)系數(shù)等，以便評估、總結(jié)展出工作。如果會展企業(yè)在展覽結(jié)束后12個月內(nèi)用電話或信函詢問后續(xù)效果，參展商也須按要求提供情況。會展企業(yè)使用參展商所提供的情況對展出進行評估、總結(jié)，并可能進行宣傳。會展企業(yè)在收集情況時，應(yīng)注明資料為保密或公司使用。如果參展商不希望公開其資料，應(yīng)事先說明。展覽結(jié)束后，在會展企業(yè)所規(guī)定的時間內(nèi)撤走展品和道具。在展覽結(jié)束前或結(jié)束時，向會展企業(yè)書面說明展品處理要求，具體如下：交第三者，即出售、贈送給參展商；遺棄、銷毀；在展覽當(dāng)?shù)貎Υ?，以備以后展出使用；回運。如果參展商未提供書面處理要求，組織回運。其他事務(wù)參展商撤回參展申請。在展覽會天前將書面要求寄到會展企業(yè)，會展企業(yè)將退回訂金；在天前將書面要求寄到會展企業(yè)，退款%；超過天以內(nèi)的撤展要求，將不退款。參展商未按會展企業(yè)要求或合同條件辦理而導(dǎo)致?lián)p失，會展企業(yè)不承擔(dān)責(zé)任。如果因不可預(yù)見的原因造成全部或部分展品損失，會展企業(yè)不承擔(dān)責(zé)任。會展企業(yè)將盡李選擇合適的單位和個人（運輸公司、報關(guān)代理、設(shè)計公司、施工公司、攝影師等），但是，會展企業(yè)對他們的行為不承擔(dān)責(zé)任。若參展商不履行本合同條款，會展企業(yè)將不受條款約束，參展商所交的費用將予以沒收。會展企業(yè)有權(quán)經(jīng)書面通知終止本合同，取消資格，并視情況決定退款。參展商代表簽字或蓋章會展企業(yè)代表簽字或蓋章（代表姓名、職位、日期）（代表姓名、職位、日期）展覽項目策劃（五）（招商計劃）展會成敗的關(guān)鍵之一：觀眾的數(shù)量和質(zhì)量（一）觀眾招攬策劃觀眾的類型專業(yè)觀眾：指從事展會上所展示的某類展品或服務(wù)的設(shè)計、開發(fā)、生產(chǎn)、銷售或者服務(wù)的專業(yè)人士以及該產(chǎn)品的用戶。特點：（1）多是因業(yè)務(wù)原因，從外地趕來參加展會的。（2）多數(shù)情況下，參觀展會的觀眾的消費由他們公司承擔(dān)。（3）通常參加展會的觀眾都有任務(wù)（他們是帶著具體的目標(biāo)和目的）（4）展會參與性需要預(yù)先注冊（多數(shù)情況下需要支付一定的費用，展會期間入場需要入場卡）普通觀眾：特點：（1）把展會看做一種娛樂方式（2）具有一定的購買欲望（直接購買）廣交會：只允許專業(yè)觀眾。廣州國際汽車展：1-2天只允許專業(yè)觀眾入場，過了2天才允許普通觀眾入場。有效觀眾：指到會的專業(yè)觀眾是參展所期望的觀眾，就是由一定質(zhì)量的觀眾，對展會來說是不可缺少的。無效觀眾：指參展商所不期望的觀眾。（如果一個展會既有有效觀眾又有無效觀眾，那么有效觀眾的比例一定不能低于30%）（無效觀眾是不是沒用呢？也不是，他們的作用在于增加人氣、活躍展會氣氛、擴大參展商的廣告效應(yīng)和知名度）收集觀眾信息可以通過如下渠道收集：通過行業(yè)企業(yè)名錄收集。（注：還要收集相關(guān)行業(yè)信息）通過商會和行業(yè)協(xié)會收集。通過政府主管部門收集。通過專業(yè)報刊收集。通過同類展會收集。通過外國駐華機構(gòu)收集。通過各種專業(yè)網(wǎng)站收集。通過各地的黃頁收集。（黃頁——是從外國引進的一種新式的、有效的、先進的一種信息編排的方式和模式，黃頁其實是按行業(yè)分類的電話號簿，黃頁因為發(fā)行量大，一般用成本較低的黃頁紙或新聞紙印刷，所以大家簡稱為黃頁，黃頁最早出現(xiàn)在19世紀(jì)的美國，至今已有130多年的歷史。什么是黃頁？真正的黃頁——就是以行業(yè)分類為綱要，以刊登單位名稱、產(chǎn)品信息、服務(wù)信息和電話為主要內(nèi)容的電話簿，在黃頁印刷前黃頁的經(jīng)營出版機構(gòu)會核對黃頁里面的單位名稱和電話數(shù)據(jù)進行核對，在添加黃頁廣告（1.列名廣告--包括單位名稱字體大一點或套紅、套藍的內(nèi)容；2.信息窗廣告--用外框圈住單位名稱和電話等的內(nèi)容；圖片廣告--用圖片的形式表達單位名稱、地址、產(chǎn)品或服務(wù)、電話）編插在該行業(yè)分類里面）集合而成的分類廣告電話號碼簿，簡稱電話號簿、電話簿。）觀眾的聯(lián)絡(luò)與溝通主要通過展會通訊來完成。專業(yè)觀眾的邀請專業(yè)觀眾參加展會會有簡單而純粹的業(yè)務(wù)動機?？梢灾苯影颜箷畔⑧]寄到行業(yè)公司、組織、或者通過企業(yè)網(wǎng)站進行展會促銷宣傳。吸引并邀請專業(yè)觀眾的促銷日程：52周：宣布來年的展會日期40周;在行業(yè)期刊和網(wǎng)站上公布展會的日期廣告；廣告持續(xù)到展會開始前的第四周左右。21周：發(fā)起第一次直郵廣告大戰(zhàn)；開始對參展商的展會促銷活動；設(shè)計網(wǎng)上互動的注冊網(wǎng)頁，同時可以通過網(wǎng)頁預(yù)覽新產(chǎn)品。15周：第二次向觀眾直郵廣告。10周：最后一次直郵廣告；第二次向參展商發(fā)起攻勢，并發(fā)出免費贈送的票據(jù)。6周：根據(jù)預(yù)先注冊統(tǒng)計的結(jié)果，開通觀眾電子商場。4周：在線公布展會日程。2-3周：選擇合適的媒體發(fā)布新聞。1周：召開新聞發(fā)布會。展會開幕日：舉辦媒體招待會，慶祝展會隆重開幕；宣布來年的展會日期；給那些通過在線注冊卻因個人原因不能來現(xiàn)場的人員郵寄開幕式錄像帶。5.普通觀眾的邀請（1）20-24周：建立在線形象。（2）12-26周：開始印刷宣傳品，包括發(fā)送新聞稿；宣布展會發(fā)起人------會展企業(yè)的信息。（3）8周：進行展會贊助者、展會演藝人員的電視、電臺采訪活動；向特定區(qū)域內(nèi)很有可能參加展會的普通觀眾直接郵寄展會宣傳資料；發(fā)布社會團體贊助廣告，廣告延續(xù)到展會開始為止。（4）4周：在報紙上刊登廣告；向每一種報紙的各個部門發(fā)送新聞稿件。（5）2-3周：進行電視和電子媒體廣告宣傳活動。（6）5天：開始在新聞報紙和電臺廣告商直接作宣傳。（7）1天：舉辦新聞發(fā)布會和媒體招待會展會開幕日：舉辦盛大開幕式、公眾招待會、剪彩活動等。展會第二天和第三天：通過媒體廣告吸引更多沒有預(yù)約的觀眾參加。贊助商尋求策劃1.制定展覽贊助策劃書制定一份優(yōu)良的展覽策劃書：詳細說明展覽會的特點及能為贊助商帶來的利益。展覽贊助策劃書展覽信息簡單描述展覽展覽的目的地理位置以及在當(dāng)?shù)氐臄U展情況展覽組織者的簡要背景介紹經(jīng)歷列舉、使命陳述，以及組織展覽的日程、展覽組織的人員。策劃展覽的時間與次數(shù)如何判斷展覽的成功與否需要多少資金資金如何花費有無其他贊助者？如果有，是誰？你還是有需求贊助者？目標(biāo)觀眾有多少人出席展覽有多少人參加展覽曾經(jīng)舉辦過展覽嗎？如果舉辦過，你如何評價及結(jié)果如何？請附帶以前展覽的相關(guān)宣傳材料、廣告材料的復(fù)印件。未來你打算再次舉辦這個展覽嗎？參展商有可能繼續(xù)參加這個展覽嗎？分析贊助條件展覽必須能為贊助商帶來利益。贊助商一般是想通過贊助達到特殊的宣傳目的。有無適合的贊助商。比方說很多國家煙草商事不允許作為贊助商出現(xiàn)的。會展企業(yè)是否擁有尋求贊助的必要資源。確定提供給贊助商的利益進入特定目標(biāo)市場。樹立并提高企業(yè)/品牌形象。與分銷商建立關(guān)系。獲得展銷機會。展示展品的特性。比方說：在戶外用品展覽期間，產(chǎn)品通過多種機會展示給潛在購買者。因此，背包生產(chǎn)商就可以通過對展覽提供贊助而又機會直接與自助旅游者接，這樣便于當(dāng)場交易或事后交易。進行銷售。保持對某機構(gòu)的展覽表示支持的風(fēng)范。企業(yè)通過贊助一系列的展覽在社會上樹立起優(yōu)秀成功企業(yè)形象。（從贊助商處優(yōu)惠購買展出用品、展覽冠名權(quán)、排他權(quán)（排除其他競爭的資格)、網(wǎng)絡(luò)傳播機會、廣告銷售權(quán)、媒體展示、標(biāo)志權(quán)、贊助商參與制作媒體廣告以強化其與此次展覽的關(guān)系、展品展示的資格、招待服務(wù)等。）招展宣傳途徑編印畫冊、制作光盤、發(fā)布廣告、舉辦招商說明會招商宣傳媒體簡報、報紙、廣播、電視會展合同會展租賃合同租賃物的名稱、數(shù)量、用途、期限、支付期限及方式、維修、其他補充條款、訂合同時間、簽章會展買賣合同合同雙方的名稱或姓名、地址標(biāo)的物的名稱、品質(zhì)、數(shù)量等標(biāo)的物的價格、金額、貨幣等貨款支付的方式、時間、地點標(biāo)的物交付的方式、時間、地點標(biāo)的物的運輸方式檢驗標(biāo)準(zhǔn)結(jié)算方式糾紛解決方式、管轄機構(gòu)和適用法律合同的份數(shù)其他條款訂合同的時間簽章會展運輸合同貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、條款及包裝要求貨物起運地點及到達地點貨物起運日期及到達日期運輸質(zhì)量及安全要求貨物裝卸責(zé)任和方法收貨人驗收辦法運輸費用及結(jié)算方式托運方的權(quán)利義務(wù)收貨人的權(quán)利義務(wù)其他條款訂立合同的時間簽章會展承攬合同合同雙方的名稱或姓名、地址、法人代表姓名委托標(biāo)的物介紹委托標(biāo)的物介紹標(biāo)的物的數(shù)量、質(zhì)量等要求標(biāo)的物的驗收辦法合同履行的地點、期限、方式報酬的支付及支付方式解決爭議的方式其他條款訂立合同的時間簽章會展倉儲合同合同雙方的名稱或姓名、地址倉儲物的品名或品類倉儲物的數(shù)量、質(zhì)量等倉儲物驗收的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)、方法、時間及驗收人的資質(zhì)條件倉儲物保管條件的要求倉儲物入庫與出庫的手續(xù)、時間、地點、運輸方式倉儲物計費的項目、標(biāo)準(zhǔn)、計算方法合同的有效期限合同變更及解除方式損害賠償責(zé)任的具體劃分違約責(zé)任解決糾紛的方法及申訴部門其他條款訂立合同時間簽章會展供電、水、熱合同供電、水、熱力方式，供電質(zhì)量和時間用電、水、熱力容量，用電地址，性質(zhì)計量方式和價格，結(jié)算方式設(shè)施維護責(zé)任劃分合同的有效期限違約責(zé)任其他條款訂立合同時間簽章展覽項目策劃（六）（展覽活動策劃）（一）展覽活動的種類種類：會議活動、公關(guān)活動、招待活動、促銷活動、評獎表演活動。會議活動報告會、研討會、交流會、說明會、講座等專業(yè)研討會：以學(xué)術(shù)交流為主要目的技術(shù)交流會：以技術(shù)交流與技術(shù)合作為主要目的產(chǎn)品發(fā)布會：以發(fā)布新產(chǎn)品為主要目的產(chǎn)品推介會：以推介新產(chǎn)品為主要目的國際會議協(xié)會（ICCA)協(xié)會會議：指由各種協(xié)會組織的會議包括科技會議、商貿(mào)會議、會員會議。公司會議：指由各個公司自己組織的會議。包括公司內(nèi)部會議（公司內(nèi)部員工參加的會議）、公司外部會議（公司針對外部市場而舉辦的會議）、內(nèi)外部兼顧的會議（參加會議的人員既有公司內(nèi)部員工也有公司客戶）公關(guān)活動開幕式、閉幕式、記者招待會、新聞發(fā)布會等（活動的宗旨必須與展出目標(biāo)一致，與展覽主題相關(guān)）會展企業(yè)的公關(guān)活動主要有三類：宣傳性公關(guān)活動指運用大眾傳播媒介和內(nèi)部溝通方法開展宣傳工作，以樹立會展企業(yè)良好形象的公共關(guān)系活動。傳播方式：新聞稿、廣告、板報、演講、記者招待會、新產(chǎn)品展覽會、經(jīng)驗與技術(shù)交流會、印發(fā)公共關(guān)系刊物、制作視聽資料等。（傳播媒介:報紙、雜志、電臺、電視等等）交際性公關(guān)活動（公關(guān)活動中應(yīng)用最多的一種方式）指在無媒介參與的人際交往中開展的公關(guān)活動，目的是通過人與人的直接接觸，進行感情上的聯(lián)絡(luò)，為會展企業(yè)廣結(jié)良緣，建立廣泛的社會關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，形成有利于會展企業(yè)發(fā)展的人際環(huán)境。（團體交際和個人交往）團體交際：招待會、座談會、工作午餐會、宴會、茶話會、慰問舞會等。個人交往：交談、拜訪、祝賀、個人署名信件來往等。服務(wù)性公關(guān)活動（是一切優(yōu)質(zhì)宣傳活動的基礎(chǔ)）指一種以提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)為主要手段的公關(guān)活動，目的是以實際行動來獲取社會公眾的了解和好評，樹立自己良好的形象。招待活動主要目的：擴大交際范圍，加深與客戶的關(guān)系。招待會（第一次招待會可在開幕式當(dāng)晚）、宴會（宴會比筵席更注重禮節(jié)和禮儀）、酒會（又稱雞尾酒會，一般不設(shè)固定座椅，約束性較小，自由）、茶話會（設(shè)茶幾、座椅，一般安排在上午9點或下午2點舉行）、舞會（可加深感情和各界的友好關(guān)系）等。促銷活動指會展企業(yè)使用各種短期性的刺激工具，用以刺激觀眾或參展商參加展覽會。特點：非連續(xù)性非規(guī)則、非周期性形式多樣優(yōu)惠卷、競賽與抽獎、包裝促銷、回郵贈送、付費贈送、退費優(yōu)待、零售補貼、免費樣品、POP廣告等即期效應(yīng)特定時間--特殊優(yōu)惠購買條件--給買方強烈刺激。評獎表演活動活躍氣氛、吸引企業(yè)及觀眾參加會展（1）評獎內(nèi)容可以包括：展品、設(shè)計等一般有會展企業(yè)組織，參展企業(yè)參加，評獎團多由專家組成，評獎結(jié)果對外公布。表演一類是與展品有關(guān)的表演，包括操作、示范等。一類是與展品無關(guān)的表演，包括娛樂、抽獎、發(fā)禮品等。展覽會議活動策劃（要點）研討會的策劃以研討行業(yè)發(fā)展動態(tài)為主要內(nèi)容的會議。流程：收集市場信息（行業(yè)熱點問題）、確定會議主題（反應(yīng)該行業(yè)某一領(lǐng)域發(fā)展動態(tài)）、準(zhǔn)備會議方案（（會議召開的具體實施計劃）、邀請主講人員（提前一個半月以上時間通知，有需要可以配備翻譯或?qū)Ｈ伺阃?、會議召開（會議場地、電源、音響、投影儀、錄音錄像等相關(guān)設(shè)備，安排好現(xiàn)場工作人員、技術(shù)設(shè)備維護人員、服務(wù)人員及茶水供應(yīng)等）、會后總結(jié)、會議危機管理方案（一針對突發(fā)事件的管理方案、二會議備用方案）、會議預(yù)算和贊助辦法（可以從展會收入中撥出一部分、向與會人員收取一定的會務(wù)費用、尋求企業(yè)贊助---轉(zhuǎn)讓會議的冠名權(quán)、在特定地點做廣告、會議期間簡短發(fā)言介紹自己企業(yè)、讓其贊助現(xiàn)場使用設(shè)備）等。交流會的策劃以技術(shù)交流和傳播為主要會議內(nèi)容。流程：收集市場信息（展品行業(yè)最新技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r和發(fā)展趨勢、實用技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r）、確定會議主題（反應(yīng)技術(shù)方面的內(nèi)涵）、準(zhǔn)備會議方案（多會伴有現(xiàn)場演示，資料復(fù)雜分類準(zhǔn)備）、邀請主講人員（注