秘書工作概述

1.1秘書1.2秘書工作1.3秘書部門1.4技能訓(xùn)練

秘書工作概述1.目標(biāo)一角色認(rèn)知與職業(yè)管理

如果想成為一名優(yōu)秀的秘書，就要學(xué)會(huì)秘書求職中所需的技能和對(duì)職業(yè)生涯的規(guī)劃和管理，做到對(duì)本職工作科學(xué)地認(rèn)知，對(duì)職業(yè)角色準(zhǔn)確地定位，對(duì)秘書崗位從內(nèi)心深處真正的理解和熱愛。

2.3.工作認(rèn)知與角色定位

劉強(qiáng)從名牌大學(xué)畢業(yè)后，應(yīng)聘到了一家大企業(yè)做了部門經(jīng)理的秘書，對(duì)于他的選擇，大家紛紛給出評(píng)價(jià)，有人說：“秘書，就是給老板打工打雜的人，沒有很好的開展前景〞；有人說：“秘書，是年輕人的職業(yè)，上了年紀(jì)還要提前想好別的出路。〞；有人說：“秘書是領(lǐng)導(dǎo)身邊的紅人，權(quán)力可大了，管著很多人，是一份美差。〞；有人說：“秘書工作很瑣碎，女人做似乎更適合〞……，聽到大家對(duì)秘書職業(yè)的不同評(píng)價(jià)，劉強(qiáng)心里也很困惑，“秘書〞到底是一份什么樣的工作呢？4.

劉強(qiáng)的困惑在于大家對(duì)秘書職業(yè)的評(píng)價(jià)各不相同，因此劉強(qiáng)急需對(duì)秘書工作進(jìn)行明確的認(rèn)知，對(duì)自己的工作角色進(jìn)行科學(xué)的定位。

5.

要成為一名優(yōu)秀的職業(yè)秘書，首先應(yīng)該對(duì)秘書職業(yè)的定義、工作特點(diǎn)和職業(yè)素養(yǎng)等方面有一個(gè)全面和明晰的了解。6.知識(shí)點(diǎn)一：認(rèn)知秘書工作

一什么是秘書？〔一〕秘書的內(nèi)涵及歷史：“秘書〞一詞的內(nèi)涵從古至今是不斷開展變化的：7.8.

秘書具體分為幾類?

橫向分類按單位性質(zhì)不同：機(jī)關(guān)秘書，企業(yè)秘書，私人秘書，商業(yè)秘書，涉外秘書。按工作內(nèi)容不同：行政秘書、機(jī)要秘書，文字秘書，教學(xué)秘書，信訪秘書、通訊秘書、醫(yī)學(xué)秘書，法律秘書等。按效勞對(duì)象不同：公務(wù)秘書、私人秘書?？v向分類〔層次〕高級(jí)、中級(jí)、初級(jí)9.秘書工作的“四個(gè)轉(zhuǎn)變〞：秘書工作的“四個(gè)轉(zhuǎn)變〞是由中央秘書工作負(fù)責(zé)人在1985年1月全國(guó)秘書長(zhǎng)會(huì)議上提出來的，具體是：〔1〕由單純地辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榧绒k文辦事又出謀獻(xiàn)策；

〔2〕由單純地傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息；

〔3〕由被動(dòng)效勞轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)效勞；

〔4〕由憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化管理

“四個(gè)轉(zhuǎn)變〞的提出，說明秘書工作的參謀作用得到了充分的肯定。秘書工作人員已不僅是辦事員，是工作助手，而且是參謀人員。同時(shí)也對(duì)秘書工作、秘書人員提出了三方面的更高要求，即：綜合處理信息、主動(dòng)效勞與科學(xué)化管理，也是中國(guó)式秘書與國(guó)際接軌的必要條件。10.〔二〕秘書的定義：1.秘書是一種專業(yè)職務(wù)和廣泛的社會(huì)職業(yè)。2.秘書工作是針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)及與領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)的各項(xiàng)工作，核心是“領(lǐng)導(dǎo)意圖及決策〞。3.秘書工作的定位是輔助、協(xié)調(diào)、參謀，是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)處理、決策、執(zhí)行的助手。4.秘書活動(dòng)的根本方式是綜合處理各項(xiàng)事務(wù)并進(jìn)行相關(guān)的信息管理。11.縱觀整個(gè)秘書學(xué)的開展歷程，尤其是西方國(guó)家秘書職業(yè)化的開展過程，結(jié)合國(guó)內(nèi)外學(xué)者對(duì)“秘書〞的根本界定，我們認(rèn)為：現(xiàn)代意義上的秘書，是具備專業(yè)技能職務(wù)資格、圍繞著領(lǐng)導(dǎo)層或個(gè)人進(jìn)行各項(xiàng)事務(wù)的輔助決策和管理，幫助組織或個(gè)人實(shí)現(xiàn)“效能最大化〞的管理類應(yīng)用型技術(shù)人才。在我們對(duì)“秘書〞進(jìn)行定義描述的時(shí)候，除了學(xué)界對(duì)秘書工作達(dá)成的共識(shí)，還特別強(qiáng)調(diào)了秘書的專業(yè)技能職務(wù)資格和“管理與秘書〞之間的關(guān)聯(lián)這兩個(gè)方面。12.秘書的專業(yè)技能職務(wù)資格：我國(guó)在1998年由勞動(dòng)和社會(huì)保障部推出了“國(guó)家秘書職業(yè)資格鑒定考試〞，考試分為知識(shí)鑒定和技能鑒定兩個(gè)局部，考試等級(jí)分為高級(jí)秘書〔二級(jí)、三級(jí)〕、中級(jí)秘書〔四級(jí)〕、初級(jí)秘書〔五級(jí)〕。另外由

LCCIEB英國(guó)倫敦工商會(huì)考試局〔LondonChamberofCommerceandIndustryExaminationsBoard〕提供的LCCIEB職業(yè)文秘專業(yè)證書和教育部考試中心和英國(guó)劍橋大學(xué)考試委員會(huì)(UCLES)合作在我國(guó)實(shí)施的社會(huì)化職業(yè)證書考試所提供的劍橋秘書證書考試也是為各行業(yè)提供規(guī)的、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)代秘書的重要資格認(rèn)證。這說明秘書的職業(yè)化開展對(duì)秘書的從業(yè)資格也逐漸做出了新的要求，從業(yè)的資格證書可能會(huì)成為越來越多的秘書求職者的敲門磚，但僅僅有證書是不夠的，關(guān)鍵是在秘書工作的實(shí)踐中進(jìn)行所學(xué)技能的應(yīng)用和提高，積累豐富的經(jīng)驗(yàn)，在實(shí)踐中做到知行合一是最重要的。13.管理科學(xué)與秘書的緊密關(guān)聯(lián)：〔1〕秘書工作的主要實(shí)施范圍是圍繞著組織的管理和決策層展開的，現(xiàn)代秘書工作越來越能夠表達(dá)出管理科學(xué)的根本內(nèi)涵。會(huì)議工作具體事務(wù)管理科學(xué)關(guān)鍵理念管理能力會(huì)前管理確定議題、計(jì)劃組織（目標(biāo)管理）有預(yù)見性和針對(duì)性地選擇和確定科學(xué)可行的程序流程決策力準(zhǔn)備材料會(huì)場(chǎng)布置組織分工會(huì)中管理會(huì)務(wù)內(nèi)外協(xié)調(diào)（內(nèi)：各司其職、統(tǒng)一指揮；外：會(huì)議相關(guān)各單位、部門協(xié)調(diào)）領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)（溝通管理）高效率及富有成效的問題溝通模式協(xié)調(diào)力會(huì)后管理會(huì)后反饋（決議的貫徹落實(shí)跟蹤檢查）控制（績(jī)效管理）促進(jìn)績(jī)效產(chǎn)生的信息督查和反饋機(jī)制執(zhí)行力14.〔2〕秘書工作中輔助領(lǐng)導(dǎo)所進(jìn)行的各項(xiàng)管理事務(wù)的實(shí)踐又在實(shí)際操作中升華了管理科學(xué)的理論、實(shí)現(xiàn)了管理方法的探究，對(duì)培養(yǎng)和塑造新型的專業(yè)管理人才起著重要作用。正因?yàn)槿绱耍瑥氖旅貢ぷ鞯暮芏嗳?，?jīng)過多年的磨礪，最終走向了領(lǐng)導(dǎo)和管理的崗位。〔3〕從國(guó)際秘書職業(yè)開展的趨勢(shì)來看，秘書職業(yè)自身的開展也表達(dá)了秘書與管理科學(xué)緊密的關(guān)聯(lián)性。成立于1942年的美國(guó)國(guó)際專業(yè)秘書協(xié)會(huì)于1998年改名為“行政專業(yè)協(xié)會(huì)〞，即“國(guó)際行政管理者協(xié)會(huì)會(huì)〞INTERNATIONALASSOCIATIONOFADMINISTRATIVEPROFESSIONALS縮寫IAAP〔4〕除了具體的工作實(shí)踐與管理科學(xué)的密切關(guān)聯(lián)，秘書工作的特性要求從業(yè)人員要具備較強(qiáng)的自我管理技能。15.知識(shí)點(diǎn)二：秘書的職業(yè)角色定位

一秘書的職業(yè)定位

特點(diǎn)作用角色定位職業(yè)素養(yǎng)職業(yè)道德機(jī)要性信息樞紐參謀嚴(yán)謹(jǐn)自制良好的職業(yè)作風(fēng)：保守機(jī)密輔助性輔佐輔助助手謙虛謹(jǐn)慎明確的職業(yè)意識(shí)：不越級(jí)越位綜合性統(tǒng)籌協(xié)調(diào)組織者、公關(guān)者溝通合作正確的職業(yè)態(tài)度：科學(xué)公正技術(shù)性高校優(yōu)化管理技術(shù)人員精益求精卓越的職業(yè)理想：敬業(yè)精業(yè)16.秘書工作的機(jī)要性要具備嚴(yán)謹(jǐn)自制的職業(yè)素養(yǎng)，言談舉止時(shí)刻要符合工作職責(zé)的要求，養(yǎng)成保守機(jī)密的良好工作作風(fēng)。秘書的根本素質(zhì)中，最重要的莫過于“嘴緊〞了。我能把飯碗保到今天，全靠“啞三年，聾三年，瞎三年〞這個(gè)口訣本來是古代韓國(guó)女性出嫁當(dāng)兒媳的訓(xùn)誡。的信條。作為秘書，即使是對(duì)一句話、一封郵件、一頁(yè)文件也不能大意，不能說的決不說，不能透露的決不透露，做到守口如瓶，滴水不漏。秘書應(yīng)該將“秘密〞看得和自己的命一樣重要。——金圣姬?沈夫人致后代書?〔金圣姬是韓國(guó)最高齡的秘書、是秘書界的教母〕17.秘書工作的輔助性秘書要樹立“效勞意識(shí)〞，養(yǎng)成“謙虛謹(jǐn)慎、戒驕戒躁〞的職業(yè)素養(yǎng)，具備明確的職業(yè)角色定位，甘當(dāng)幕后英雄，絕不能在工作中“越級(jí)越位〞。秘書工作的綜合性秘書工作事務(wù)性工作多，管理對(duì)象復(fù)雜廣泛，需要處理和協(xié)調(diào)各種工作關(guān)系。對(duì)于任何事情，你都要能夠在短時(shí)間內(nèi)抓住重點(diǎn)與核心、看透本質(zhì)，然后有的放矢地進(jìn)行籌備。我說要掌握各部門的具體工作，并不是說要干預(yù)他們的工作，而是指在充分了解各部門職能的根底下，靈活整合業(yè)務(wù)資源，把CEO交代下來的任務(wù)進(jìn)行最有效率的分工，以到達(dá)事半功倍的效果。——金圣姬?沈夫人致后代書?18.秘書工作的技術(shù)性秘書在工作過程中要具備特定的專業(yè)技能、技術(shù)知識(shí)和掌握必要的科學(xué)管理的方法技巧，樹立“從優(yōu)秀走向卓越〞的職業(yè)理想。業(yè)務(wù)能力出眾的人，往往都是對(duì)自己的業(yè)務(wù)不懈鉆研的人。我們每天都在重復(fù)著同樣的工作，有的人屬于"當(dāng)一天和尚撞一天鐘"型，每天只管完成任務(wù)、從來不思進(jìn)?。欢械娜四敲磿?huì)在工作中不斷思考、研究，努力尋求更好的工作方法。久而久之，這兩種人的差距便會(huì)顯現(xiàn)出來。后者通過對(duì)業(yè)務(wù)的不懈鉆研，最終會(huì)成為這方面的專家，從而在劇烈的職場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中嶄露頭角。——金圣姬?沈夫人致后代書?這樣一道測(cè)試題：一位秘書接過老板收到的一份客戶，馬上就去做了復(fù)印件，這是為什么？有人答復(fù)是備忘，有人答復(fù)是留底，有人答復(fù)是工作效率高……但正確的答案是：那份是熱敏紙，時(shí)間久了字跡會(huì)褪色?！拔疫€能做什么、我還知道什么、我還要學(xué)什么〞，這就是企業(yè)需要的秘書的“流行思維〞。19.二、秘書工作的分類及具體實(shí)務(wù)

日常事務(wù)管理：辦公室管理、通信管理、值班事務(wù)、日程管理、印章管理20.接待事務(wù)來訪接待、安排效勞等會(huì)議管理會(huì)議安排、會(huì)場(chǎng)布置、會(huì)議效勞、會(huì)議文件的處理等行政事務(wù)管理信訪事務(wù)〔群眾的來信來訪或顧客的投訴處理等調(diào)查研究事務(wù)〔搜集信息，提供可行性的方案供領(lǐng)導(dǎo)選擇〕文件管理文書檔案事務(wù)〔文書撰寫、制作、處理和檔案管理〕寫作事務(wù)〔各種文體的寫作〕公關(guān)管理協(xié)調(diào)工作〔政策、工作、地區(qū)、部門、人際關(guān)系等〕督察工作〔催促、檢查領(lǐng)導(dǎo)交辦批辦工作的落實(shí)情況〕21.秘書工作內(nèi)容與形式?辦文：主要圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。?辦會(huì)：包括會(huì)前的籌劃和準(zhǔn)備、會(huì)中的組織和效勞、會(huì)后的善后和落實(shí)。?辦事：主要分信息工作、技術(shù)工作和日常行政事務(wù)工作。22.

所謂的敬業(yè)精神是指付出特別的努力，以提高工作本身的價(jià)值。

——卡耐基敬業(yè)公式：工作表現(xiàn)＝工作意愿+工作能力23.秘書部門的涵義秘書部門又稱秘書機(jī)構(gòu)，有廣義和狹義之分。廣義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)辦文辦事、信息調(diào)研、綜合協(xié)調(diào)、催促檢查與事務(wù)管理等全部秘書工作的部門。一般高層稱辦公廳，基層稱辦公室，包括其下屬的秘書、檔案、機(jī)要、調(diào)研、信訪、行政、督查等部門?！踩缫韵聢D〕狹義的秘書機(jī)構(gòu)，指承擔(dān)以辦文辦會(huì)為主，專門輔助領(lǐng)