浙江新宇教育后勤管理有限公司采購管理制度匯編

浙江新宇教育后勤管理有限公司采購管理制度匯編第一章采購管理辦法為了加強對各類物資和原材料的采購管理，降低采購成本，挖掘內部管理資源，提高經營效益，統(tǒng)籌各經營點內外因素；同時明確采購授權和責任，建立上下監(jiān)控機制，明晰采購流程，規(guī)范采購標準；特定本制度。采購規(guī)范原則：營運物資（如制服、鍋碗瓢盤、勞動用具、衛(wèi)生用具、辦公用品等）逐步走向統(tǒng)一品種、統(tǒng)一規(guī)格、統(tǒng)一標準、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一價格、計劃申領、分倉（點）保管、內部結算；大宗食品（如大米、面粉、主食油、凍品等）目前各點根據各地行情，實行項目負責人負責制，定點采購、年度簽約、旬度報價、月度結算、自行掌控；逐步采用公司統(tǒng)一采購、分點申領、統(tǒng)一配送、內部結算；蔬鮮食品（如蔬菜、水果、鮮魚水產等）各點根據各地行情，實行項目負責人負責制，定點采購、年度簽約、旬度報價、月度結算、自行掌控；干貨調料目前暫時實行各點自行采購，逐步走向公司統(tǒng)一采購、分點配送、內部結算；采購組織形式：組成二級采購組織形式，即公司采購領導小組和各分點采購領導小組；公司成立由分管領導、綜合辦、財務部組成采購領導小組，綜合辦牽頭操作，主要職責為營運物資和公司本部采購的審議和招投標工作；審核項目供應商。各項目采購由項目負責人（或項目分管副總）、食堂經理、項目財務負責人、廚師長、采購員組成采購小組，商定供應商，負責項目的日常采購；采購流程：長期采購流程圖項目采購小組確定采購種類公司采購領導小組審核分管領導批準確定供應商起草簽訂采購合同項目采購小組確定采購種類公司采購領導小組審核分管領導批準確定供應商起草簽訂采購合同采購小組考查供應商，作出分析報告采購小組考查供應商，作出分析報告出出分析采購領導小組審定采購領導小組審定分管領導批準確定分管領導批準確定草簽采購合同草簽采購合同采購部門（員）實施采購采購部門（員）實施采購庫管及使用部門驗收庫管及使用部門驗收 是否合格是否合格NY執(zhí)行不合格品控制程序建立供應商檔案入庫執(zhí)行不合格品控制程序建立供應商檔案入庫四、分工授權：部門崗位授權職責不相容的職責使用部門和崗位提出采購項目申請參與供應商評審提出采購項目標準要求記錄供應商日常能力自行采購使用部門領導編制本部門采購計劃（年、月）參與供應商評審評價供應商日常能力確定采購需求確定供應商簽定采購合同餐飲管理部參與供應商評審審批采購計劃簽定采購合同建立供應商擋案批準采購合同批準供應商確定采購部門和采購員協調與供應商的關系市場尋價、核價供應商斟選供應商評審建立供應商資料庫簽定一般采購合同實施經批準的采購計劃采購物品批準采購合同批準供應商確定分管領導和項目負責人批準供應商的確定批準采購計劃財務負責人參與供應商評審協調采購計劃簽批付款憑據確定供應商食堂經理和主任參與供應商評審記錄供應商日常能力審議采購項目及數量抽驗供應商供貨質量、數量編制采購計劃采購物品食堂廚師長提出食品采購計劃確定日常采購項目、數量、提出采購項目質量要求記錄供應商日常供貨能力驗收貨物質量審批采購計劃采購物品驗收員驗收供應商貨物評審供貨質量、數量、能力簽收供貨單據采購物品倉庫保管員簽收入庫貨物的質量、數量建立倉儲帳戶提出采購申請驗證領料憑證分發(fā)領料內容保管庫存貨物、食物采購物品五、采購過程控制采購申請：使用部門和崗位根據本部門實際的工作需要、生產能力、供應品種、倉儲能力、倉儲保量提出采購申請，提出采購申請的同時，必須闡明采購品種的品名、規(guī)格、產地、質量標準、數量、價格范圍、到貨時間等內容；編制采購計劃：各使用部門要建立科學規(guī)范的采購計劃體系，根據物品種類、倉儲能力要求、采購成本，編制年度、月度、周度及每日的采購計劃，建立必要的預算機制，嚴格控制采購的資金占用額度和時間；采購計劃審批：各部門的負責人承擔對采購計劃的審批責任，承擔對本部門成本控制、經營成果的考核責任；供應商的選擇：對大宗采購計劃、年度采購計劃的供應商采用招投標的方式，由采購部門和采購員推薦供應商，采購領導小組集體評議審核、分管領導批準，最終確定供應商；對供應商的審評從其資質、信譽、供貨能力、價格、售后服務等方面進行考察評審；建立對供應商供貨能力、質量、服務的誠信評價機制，每半年對主要供貨商進行一次綜合評估；日?？荚u記錄由使用部門負責人和財務、驗收人員進行，年度和半年度評估報告由采購部門收集使用部門和驗收部門的記錄信息撰寫；以此構建供應商進入和退出機制。建立日常尋價核價制度：日常采購品種的尋價核價由使用部門、采購部門、財務部門分別進行，采購部門或人員匯總，分管領導和財務部門驗準批復，采購部門建擋；貨物驗收必須由使用部門、驗收員、倉儲部門及送貨方（供應商）四方聯簽驗收，使用部門和倉儲部門側重質量方面、驗收員側重數量方面；六、附表：附表一：申購單申購單申購日期申購人申購部門（崗位）部門負責人簽名要求交貨日期采購負責人簽審意見備注：每份申購單只填寫某一類貨物品名項目品名規(guī)格數量訂購單編號建議價格建議供應商附表二：訂購單訂購單訂購單編號訂購日期付款條件至：訂貨單位（供應單位）供應單位地址：訂貨單位地址：聯系電話：聯系電話：聯系人：聯系人：請送下列貨物交貨日期項目品名規(guī)格數量運送單位單價小計總計：注意：本訂購單明確規(guī)定：只接受上述注明的條款和條件及本訂單附件或用別的方式說明的附加條款和條件，而不接受賣方提出的附加條款和條件。（授權簽字）附表三：食品訂貨單食品訂貨單年月日品名現存量應備量已訂量需購量市場報價肉類ABC禽蛋類海鮮魚類果蔬類豆制品類干制品食品倉管員廚師長采購員附表三：購貨記錄表購貨記錄表供貨單位：訂貨日期項目單位單價單位數小計發(fā)貨票編號供貨評價驗收員送貨員采購員附表三：驗收單驗收單食堂（飯店）編號供貨單位到貨日期訂購單編號訂購日期存貨編號項目及規(guī)格單位數量單價合計總計驗收員送貨員使用部門倉管員第二章驗收管理辦法餐飲食品進貨驗收是一項控制經營成本的重要工作，同時也是防止偽劣食品進入餐飲流通渠道而引發(fā)食品衛(wèi)生安全危機的關鍵工作，因此，餐飲管理部就有關餐飲食品驗收制定規(guī)范如下：食品驗收流程：確認采購單據有關內容確認采購單據有關內容準備合格的驗收工具查看送貨單據準備合格的驗收工具查看送貨單據品質規(guī)格檢驗分量、數量過磅檢驗填寫驗收報告單參與驗收人員簽名驗收不合格品退貨驗收合格品直撥或進倉驗收控制方法：1、包裝：應有外包裝的貨品，必須查看確定包裝的完整性，有無破損、擠壓、或遭開封過和二次封口現象；2、口感：某些特定的可食性物料，用其他方式確定其品質時，試吃可能是最有效的方法；3、制造標示：對于品牌原料必須是特定的制造廠商，同時對于食品原料必須追溯其生產許可證或衛(wèi)生許可證等，對于蔬菜鮮魚類供應商也須驗證其規(guī)模和資質；4、氣味：正常新鮮的食品都會有其特定的氣味，驗收時可從氣味上判定其品質有無變異；5、色澤：這是判定物品品質的又一有效方式，需要驗收人員積累盡可能的專業(yè)知識；6、溫度：食品類物料對溫度差異的敏感度與要求很高，正確良好的低溫配送與儲運，對食品運送過程中的品質維持非常重要，所以不可忽視對有關食品的溫度檢驗；7、外觀：觀察食品外觀是最直接有效的方法，但需要有專業(yè)知識和經驗的積累，大多數食品觀其外表即可大致確認其品質；8、有效期：有效期的控制是加工類食品原料控制品質的不變手段，驗收時有效期的確認，對收貨量的控制和對需求量及儲存期的控制都至關重要；主要幾類食品貨物品質常用的鑒定方法：肉類：表皮應蓋有檢疫章和完稅章；確定新鮮度及所需部位，部位不同，價格相差甚多；家禽類：不同菜肴要求，需要不同養(yǎng)殖期的鮮活家禽類，能辨別家禽的性別、是否生過蛋等；殺白禽類則判別新鮮度；海鮮：魚類應挑選眼睛明亮、魚鰓鮮紅，魚鱗緊且整齊有彈性的；除魚的腥味外，不應有腐敗味；蝦類應挑選殼肉透明、頭不脫落的；蛋：蛋殼略粗，具有光澤，手搖無聲；放入水中基本能下沉、向光線成透明者為好；干貨類：有特殊品質、特別香味或味道，包裝完整；罐頭食品沒有凹凸和膨蓋現象，生產廠家、地址、電話，生產許可證號，生產日期、保持期等是否齊全；冷凍食品：是否保持冰凍狀態(tài)，冰凍疊放是否整齊，有無二次冰凍現象；已解凍或軟化的可拒收（特別是夏季）；蔬菜：葉綠鮮美完整或原色真切；莖直無斷結實；土豆無芽為好；退貨、換貨處理方法：對于驗收過程中發(fā)現的不良品種或瑕疵品應立即予以退貨，并在驗收單上注明，將發(fā)貨單上該項目品種注銷，同時記錄在案，作為供應商供貨能力和品行評價內容；對于驗收中發(fā)現的即將過期的食品也應明確予以拒收，并責成供貨商換貨，同樣，將內容記錄在案；在驗收過程中任何退貨、換貨的品種都須填寫退貨單，驗收員必須認真履行；對于倉儲中由于某些食品的滯銷帶來的食品保質期即到現象，可采用要求原供應商換貨的方式進行換貨（特別是一些罐裝食品或部分干貨食品），避免造成食品過期報廢的可能，最大限度地降低食品成本；同樣，供貨商在這方面的能力，也應記錄在案，作為該供貨商能力或售后服務的體現；驗收控制要點：對采購合同的認知，對各種食品供應商的認知，明確了解近期成交價格，市場行情，以控制驗收過程中對價格確認；了解本期采購的報量,以確保驗收中不超量驗收；準備合格的計量工具，計量工具必須定時校驗，以確保計量的正確性；驗收人員必須是使用部門、倉儲人員、過磅人員和供應商發(fā)送人員一起在場驗收，以保證驗收食品的品質、數量、有效；在驗收過程中嚴格控制以下原則：條件不符，依約辦理；交料不符，即時告知供應商；規(guī)格品質不符，退回或減價；價格不符，更正發(fā)票；收料多出，退回或暫收；收料短少，補送或更正；數目核對嚴格計件過數、斤兩過秤；填寫驗收報告單，字跡清楚、數字明了、參與驗收人簽字；第三章倉儲管理辦法餐飲儲存食品的目的是：存以適量食物，保證日常餐飲經營所需物料，避免存儲食物變質，消滅保管失責所造成的浪費和由此產生的成本；同時能在某種食物市場最低價格時，適量購入儲備，以降低食物成本和增加利潤。倉儲保管基本流程進入生產領域經驗收后的食品進入生產領域經驗收后的食品分直撥食品和庫存食品直撥食品有使用部門填寫直撥領料單領用進入生產過程庫存食品填寫入庫單進入庫存定時翻庫、盤庫建立庫存食物賬、卡使用部門填寫領料單憑有效授權簽字的領料單發(fā)貨分類庫存保管以舊換新類物品須以物換物控制發(fā)貨品質、數量倉庫儲存保管原則：物品依性儲存：可分為冷凍（-18℃）、冷藏（4℃）、室溫、腌漬等方式儲存；儲存地方應分為主食庫、冷凍庫、調料庫、干貨庫、雜貨庫；進入庫存食物建立賬卡：賬卡物料相對應，賬卡數量相對應；物料卡應書寫正確的品名并標在明顯的位置；物品存放應依據物品性質、形狀實行貨架存放和罐箱存放：貨品存放應不靠墻（離墻30㎝）、不接地（離地20㎝）、不擠壓、不妨礙出入和搬運、不堵塞電器開關和電器設備（照明、排氣、空調等）；存放安全：貨物堆放整齊有序，不宜過高、過散，以防傷及人員或貨物摔損；定時對倉庫進行清衛(wèi)，有防盜、防潮、防塵、防鼠、防蠅、防蟲害等措施；倉庫內不得存放私人物品，食品與非食品、有毒、有害、有強烈氣味的食品不得混放；廚房已加工的半成品一般不進入庫房存儲；先進先出：必須做到進貨翻堆，調整儲位，舊貨在前（或在上），新貨在后（或在下），這樣就可以做到在發(fā)貨時基本做到先進先出；信息溝通：倉庫與使用部門須經常溝通倉庫存貨信息，以便使餐廳、廚房、行政等部門的管理人員在編制采購計劃、審批采購數量、安排菜單和生產時充分考慮倉庫的存貨信息和內容，以免造成庫存積壓和食品類過期報廢的損失；倉管員每星期必須出一份主要食品存貨報告單呈食堂經理和廚師長；控制基本存量：一般情況盡量不設或少設庫存量，以免資金積壓和庫存損失，特別是地處交通、外部條件相對較好的地區(qū)；倉庫存量主要是為了支應兩種情形，一是季節(jié)性缺貨或意外因素（氣候、洪澇、干旱、運輸、貨源地遠近等）缺貨，防止供餐不繼；二是原料采購時價格的批量效應，但是批量時必須對應考慮倉儲條件（庫房面積、保質條件等）和銷量因素和食物性質；對單發(fā)貨：一般情況下，必須嚴格遵循先批單后發(fā)貨的原則，特殊情況下可先發(fā)貨后追單；對于以舊換新的物品，必須嚴格以物換物，各倉庫必須列出以舊換新項目品名（主要是勞動工具類、辦公用品類、營運物資類）；定時定期盤點倉庫：盤點作用有三，財務記賬、控制成本、訂貨采購；要求徹底、迅速、確實；做到賬實相符、品名規(guī)格相符、數量相符、點位相符；盤點執(zhí)行時間是動用物品當天盤，每月一次總體盤存；倉庫作業(yè)管理：（一）、主要食品的儲存方法：1、谷類食品儲存法：置于密閉、干燥的容器內（鐵皮、陶瓷、木制）；離地存放，并有防潮措施；存量干燥季節(jié)一月一周期，潮濕季節(jié)半月一周期；2、蔬菜類儲存法：除去敗葉污物，保持干凈，用紙袋或多孔塑料袋套好，置于冰箱冷藏箱或陰涼處，冰凍蔬菜按包裝袋說明存于相應的冰凍庫，已解凍則不再冷凍；蔬菜一般存儲以3至5天為一個周期，不宜過長時間而損害營養(yǎng)或變腐；3、魚類：除去鱗鰓內臟、沖洗清潔，瀝干水分，以保鮮膜（袋）套好，放入冰凍庫速凍存放，但不宜存放過久；購入的冰凍水產（包括冰凍小海鮮）可直接置于冰凍庫，一般可存儲3個月左右；但解凍后的水產不宜再速凍存放；4、肉類（含禽肉）：清洗瀝干水分，用保鮮膜（袋）包好，置于冰凍庫速凍存放，可放置一月左右；置于冷藏箱的鮮肉，一般不要超過二天；直接購入的冰凍肉類，可置于冰凍庫內儲存，一般可存放3至6個月左右；5、調料類：一般調料類都有包裝袋或瓶罐包裝，應根據包裝說明置于陰涼干燥處；散裝調料應置于容器內（以陶瓷、玻璃器皿為好），散裝調料周轉期不宜過長，一般控制在3個月內；6、豆制品類：干豆類略為清理，剔除雜質，置于干燥的加蓋容器內，注意防蛀、防潮、防霉變；帶殼干豆類（如缸豆干等）應清理干凈，置于加蓋容器內；豆制品（豆腐、豆腐干、千張等）一般不倉儲，當日清，未用完的置于冰箱內，次日清；7、乳品：罐裝乳品、袋裝干乳品根據包裝說明置于陰涼干燥處，開封后置于冷藏冰箱內，盡快使用；鮮奶一般不倉儲，當日清，未用完的次日清；8、蛋品類：擦凈外殼，鈍端向上，置于蛋架上，放入冰箱冷藏箱內，一般冷藏3周內使用，切勿將蛋品置于速凍冰庫內存放；9、油脂類：勿讓陽光照射，至于陰涼處，封罐加蓋，忌高溫和氧化；發(fā)現混濁不清且有氣泡者，不可再用；10、腌制食品類：有水分的腌制食品應放置于陶瓷、玻璃盛器內，加濾網蓋，置于陰涼處或冷藏；干腌制食品應置于通風良好的庫房內，注意防潮、防霉變；（二）、倉庫物品堆放要求：1、貨架堆放：重在下、輕在上；建貨架設地墊，貨品不著地、不靠墻；2、堆碼整齊：舊貨在上，新貨在下，舊貨在前，新貨在后；排列有序，縱橫對齊；3、明碼建卡：所有貨品建卡立名，分類編號入座，粘貼到位；4、分類建倉：食品調料、谷類干貨、雜貨物資、冰凍冷藏要分類建倉或區(qū)域隔斷，食品與非食品、有毒、有害、有強烈氣味的食品不得混放；廚房已加工的半成品一般不進入庫房存儲；5、庫房條件：面積空間適宜，通風避陽、防火防盜、防塵防潮、防鼠放蟲害；6、庫房衛(wèi)生：庫房衛(wèi)生至少每周一清掃、每月結合倉庫盤點一大掃；平時經常整理，保持庫房的整潔；（三）物品收發(fā)規(guī)范：1、凡接收入庫的每一種物料都應建立其單獨的料牌、規(guī)格、單位及收、發(fā)、存的數量，必要時可采用不同顏色加以區(qū)別；2、建立賬、卡、物對應制度，依照“有物必有賬卡”的原則，及時而準確地填寫庫賬和報表，做到物品、規(guī)格、數量、庫賬、料卡、實物相對應準確；3、建立物品申領制度，無論是直撥物品還是庫存物品申領，都必須填寫物品申領單，將品名、規(guī)格、數量、價格填寫清楚，并經過相當層次管理人員的簽批，方可發(fā)貨；4、一般日常餐飲庫房物品申領簽批授權規(guī)范，食品申領必須由各食堂廚師長簽批；營運物資申領必須由食堂主任簽批；廚房勞動工具申領由食堂主任和廚師長分別簽批；5、庫房管理員必須將所有領用物品點數、過磅、核準后方能發(fā)貨，并由領貨人簽字取貨；6、物品出庫后，倉管員須當天或當時即填出庫登記和庫賬調整；7、每月財務和倉管必須合作進行一次倉庫盤點，清點實際存貨并核對存貨清單賬戶，做到賬實相符、品名規(guī)格相符、數量相符、點位相符；對不相符的內容必須查明原因，并制作超額與缺額存貨單送餐飲經理簽查；對即將到保質期或存放超過90天的物品制作一份逾期存貨清單送交餐飲經理和廚師長，采用交供貨商更換或設法投入生產的方法處理，以防止貨品過期和變質造成損失。第四章供應商管理辦法一.總則為了穩(wěn)定供應商隊伍，建立長期互惠供求關系，特制定本辦法。本辦法適用于向公司長期供應原輔材料、零件、部件及提供配套服務的廠商。二.管理原則和體制公司綜合辦牽頭組建采購領導小組，負責供應商的審核，分管領導確定；公司綜合辦歸檔，項目負責人負責管理。對選定的供應商，公司與之簽訂一年期供應合作協議，在該協議中具體規(guī)定雙方的權利與義務、雙方互惠條件。公司可對供商評定信用等級，根據等級實施