合同印章管理辦法

合同印章管理辦法一、總則為規(guī)范和加強(qiáng)合同印章的管理，確保合同的真實、合法性，保護(hù)公司的利益，制定本辦法。二、適用范圍本辦法適用于公司所有部門、所有人員在使用和管理合同印章的過程中。三、印章管理責(zé)任3.1物管部門的職責(zé)物管部門負(fù)責(zé)合同印章的領(lǐng)用、存放和管理，保證印章的安全和完整。物管部門應(yīng)當(dāng)制定印章使用和管理的具體規(guī)定，并定期進(jìn)行內(nèi)部培訓(xùn)，使相關(guān)人員了解和熟悉印章管理的要求。3.2合同簽訂部門的職責(zé)合同簽訂部門負(fù)責(zé)申請和使用合同印章，并保證合同印章的正確和合法使用。合同簽訂部門應(yīng)當(dāng)建立健全印章使用申請流程，包括申請人的身份驗證、申請事由、合同印章使用期限等。3.3合同印章保管人員的職責(zé)合同印章保管人員是指指定負(fù)責(zé)合同印章的保管、使用和管理的專門人員。合同印章保管人員應(yīng)當(dāng)熟悉印章使用和管理規(guī)定，保證印章僅限于用于正當(dāng)?shù)纳虅?wù)合同以及內(nèi)部流程。四、印章使用流程4.1合同印章的申請和領(lǐng)用合同簽訂部門在需要使用合同印章時，應(yīng)提前向物管部門提交申請。申請包括：申請人的身份驗證，申請事由，合同印章使用期限等。物管部門在驗證申請的合法性和必要性之后，批準(zhǔn)并領(lǐng)用相應(yīng)的合同印章。4.2合同印章的存放和保管合同印章應(yīng)存放在指定的安全柜中，確保安全和不被盜竊。物管部門應(yīng)制定存放和保管的具體規(guī)定，包括印章的存放位置、存放期限等。合同印章保管人員應(yīng)記錄印章的領(lǐng)用和歸還情況，并保證印章的完整和安全。4.3合同印章的使用合同簽訂部門在使用合同印章時，應(yīng)按照申請流程進(jìn)行操作。合同印章保管人員應(yīng)當(dāng)核實申請人的身份和申請事由，并記錄合同印章的使用情況。在使用合同印章后，合同簽訂部門應(yīng)立即將印章歸還給物管部門。五、印章?lián)p失和責(zé)任追究5.1印章?lián)p失的處理一旦發(fā)現(xiàn)合同印章遺失、被盜、損壞或被他人濫用，應(yīng)立即向物管部門報告，物管部門將及時采取措施進(jìn)行處理。5.2責(zé)任追究對于合同印章的濫用、盜用、遺失等行為，物管部門將根據(jù)事實和情況進(jìn)行責(zé)任追究。責(zé)任追究的方式包括：內(nèi)部警告、行政處罰、從工資中扣除相應(yīng)金額等。六、附則本辦法由公司物管部門負(fù)責(zé)解釋和修訂，并于頒布之日起生效。本