知識管理辦法

知識管理辦法第一章總則第一條為有效整理公司各類信息、知識，實施集中、集約管理，逐步實現(xiàn)隱形知識顯性化、顯性知識結構化、個人知識共享化的目的，特制定本辦法。本辦法旨在規(guī)范和促進公司知識管理的開展和提升，激勵員工參與知識總結，最終形成完善的知識體系，最大限度地積累公司的智力資源。第二條本辦法適用于公司知識資源及其使用環(huán)境進行管理的一切活動，包括知識管理的推進與管理、安全保密制度、知識貢獻激勵制度等。第二章知識管理術語及范疇第三條下列術語和定義適用于本辦法。（一） KM：KnowledgeManagement的首字母縮寫，中文翻譯為知識管理。知識管理官方定義：對知識、知識創(chuàng)造過程和知識應用進行規(guī)劃和管理的活動。（二） KMS：KnowledgeManagementSystem的首字母縮寫，中文翻譯為知識管理系統(tǒng)。（三） 內部顯性知識：（包括但不限于）公司技術體系文件、項目工作成果、經驗反饋、公司論文專利、工作模版、參考資料等以紙質或電子檔的形式存在于公司內部的知識。（四） 內部隱性知識：（包括但不限于）公司內部個人工作總結、專家交流、工作方法與技巧等知識。（五）外部顯性知識：（包括但不限于）公司以外的法律法規(guī)、技術標準、行業(yè)報告、外部論文、外部培訓資料信息以及外部交流的材料等知識。（六）外部隱性知識：（包括但不限于）來自于公司以外的專家交流、行業(yè)內的各類業(yè)務經驗等知識。（七）知識資產：知識資產（KnowledgeAssets）是指企業(yè)擁有或控制的、不具有獨立實物形態(tài)、對生產和服務長期發(fā)揮作用并能帶來經濟效益的知識。知識資產是企業(yè)創(chuàng)造價值不可缺少的特有資源，它既是企業(yè)知識創(chuàng)新的基礎、又是創(chuàng)新產出和創(chuàng)新過程的調節(jié)因數，因而企業(yè)的知識資產是動態(tài)的。第四條知識管理的范疇（一） 公司知識管理的范疇包括內部顯性知識、內部隱性知識、外部顯性知識、外部隱性知識。（二） 以下信息不屬于公司知識管理范疇，也不在知識管理系統(tǒng)中出現(xiàn)：1、 涉及公司核心商業(yè)機密的信息；2、 存在于公司財務系統(tǒng)、成本管理系統(tǒng)、項目管理系統(tǒng)等其他信息系統(tǒng)中的體現(xiàn)為過程性的數據、信息及文檔資料；3、 不具有業(yè)務指導作用的、沒有明確的結論性內容的信息；4、 與公司工作明顯不相關，或已被證實有錯誤結論的信息；5、 其它經技術委員會研討確認為不屬于公司知識管理體系管控的知識。第三章知識管理職責第五條研發(fā)部負責歸口管理公司知識管理的各項工作的推進，主要職責包括：1、牽頭組織相應的知識管理考核、組織公司技術委員會成員研究公司知識管理的重大事項（如：知識管理總體規(guī)劃、批準各部門知識管理目標計劃、年度優(yōu)秀知識的評選等）；2、負責知識管理的推廣和宣傳工作；3、檢查和督促各部門知識管理工作落實情況和制度執(zhí)行情況；4、協(xié)調管理各類知識的開發(fā)、分享等；5、歸口管理公司科研課題知識成果、公司論文、公司專利，督促課題組、相關人員將知識成果及時上傳到KMS；第六條總經辦負責KMS實施及維護，主要包括以下工作：1、 為知識傳播、儲存和利用提供信息系統(tǒng)的保障支持；2、 普及KMS的應用知識，對員工進行系統(tǒng)操作培訓與指導；3、 負責KMS的維護更新工作，包括用戶注冊、權限配置等工作；4、 負責按知識管理推進計劃對KMS后臺數據統(tǒng)計及整理；5、 提出KMS建設需求及計劃，提交知識管理歸口部門。6、 負責公司新購書籍的電子版本提供及錄入工作。第七條人力資源部負責督促各部門將各類培訓資料上傳到KMS第八條知識管理責任部門為公司各業(yè)務部門及職能部門，負責本部門知識管理的各項工作。（一）各部門主要職責1、 組織實施公司下達的知識管理計劃和任務；2、 組織實施與本部門有關的知識文件等的起草、宣貫、推廣、應用、改進工作；3、 相關知識類文件技術審查和報批；4、 知識管理的日常工作管理。（二）各業(yè)務部門設置兼職知識管理員1-2名，負責本部門知識管理日常工作。主要職責包括：1、負責傳達公司關于知識管理的制度措施；2、負責指導督促本部門員工使用KMS；3、負責組織本部門知識管理的有關活動；4、負責涉及本部門相關專業(yè)領域的知識體系、知識地圖、知識專家、知識文檔的更新與維護；5、負責與知識管理歸口部門的溝通和協(xié)調工作。（三）知識專家主要職責包括：1、在各自專長的專業(yè)領域進行知識創(chuàng)新工作；2、通過KMS等渠道對知識文檔進行點評與推薦；3、在KMS的解答相關專業(yè)領域的問題，做好相應的知識沉淀工作；4、積極參與知識管理的其他活動，如培訓、講座、日常交流等。（四）各部門內部所有員工均有義務參與到知識管理日常工作中以支持與配合知識管理工作的開展與推廣。第四章知識管理推進與管理第九條計劃管理（一）各部門應根據部門的技術發(fā)展需要、項目研究內容以及上一年度知識管理完成情況等，制定部門知識的推進計劃，提交研發(fā)部、知識管理分管領導批準后執(zhí)行。（二）各部門應按照知識管理計劃，推進部門的知識管理工作。研發(fā)部通過KMS等對各部門季度知識管理計劃推進情況進行匯總、總結、分析，并將結果報知識管理分管理領導。第十條知識的積累（一）做好崗位知識資料的積累與沉淀是每個部門和崗位的工作職責。各部門應根據知識管理推進計劃進行本部門知識的編寫及收集整理，技術體系文件的編號、格式等應符合公司企業(yè)標準的要求，并由部門兼職知識管理員及研發(fā)部負責形式審查。外出參加培訓的員工有責任收集整理有價值的培訓資料，完成相關知識的收集。（二）各部門新增知識分類的需求，須提交研發(fā)部進行審核，審核通過后由總經辦信息科在系統(tǒng)中進行新增或調整。（三）研發(fā)部年終對知識庫進行檢查，對本年度的知識資料進行統(tǒng)計。第十一條知識的共享及入庫（一）知識的共享原則各部門兼職知識管理員負責匯總工作范圍內的企業(yè)內顯性和隱性知識、企業(yè)外顯性和隱性知識的知識文檔，在符合公司內部權限及公司《保密工作規(guī)定》的基礎上，做到最大范圍的共享知識。（二）知識共享的保障措施建立知識分享機制，各部門內部應定期召開案例分析會或經驗分享會。分享會由各部門及科室自行組織，由相關負責人及業(yè)務骨干參加，形成具體的分享會文檔或交流講義，需上傳到KMS；外出參加培訓的員工收集的培訓資料，應在報銷培訓費用前上傳到KMS。（三）顯性知識的入庫各部門完成的各類技術體系文件、項目成果類知識，應完成該類知識對應的線下審批流程后上傳到KMS中。其中技術體系文件根據知識的類別及使用范圍，完成部門級評審或公司級評審；項目文件應按照項目組要求完成簽審。為保證錄入知識系統(tǒng)的各類知識分類正確、形式統(tǒng)一以及知識成果的質量等，知識入庫針對不同類別的知識應在系統(tǒng)中完成相應的審批流程后方可發(fā)布。各類知識入庫審批流程詳見附件一《知識文件入庫審批流程》。第十二條學習應用（一）技術體系中的標準、流程、規(guī)范在實施范圍內是強制性文件，需嚴格執(zhí)行，實例、知識沉淀以及其它知識為推薦參考性文件，可參考執(zhí)行。（二）技術體系中的強制性文件的實施日期應根據文件規(guī)定所涉及的各項要求的實現(xiàn)能力等確定，一般不超過發(fā)布日期6個月。（三）在部門各類知識文檔、管理制度、流程指引發(fā)布或修訂后，各部門應組織專門的培訓或宣傳，確保內部員工及時獲悉更新后的知識。（四）在部門內部的定期開展各類經驗交流會、專家大講堂、專業(yè)知識培訓等活動。（五）通過公司KMS，對于系統(tǒng)中發(fā)布的各類知識，進行閱讀、點評等操作。第十三條持續(xù)改進（一） 知識的起草部門應定期評估檢查知識文件及知識地圖等在當前技術及管理狀況下的實施情況，包括是否保持科學性、完善性、必要性，技術內容的先進行等。對于執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)的問題應提出解決方案并反饋到知識起草部門。（二） 文件起草部門應根據運行反饋情況，對不適應當前工作需要的知識內容，應及時提出修訂意見，進入修訂程序，進行持續(xù)改進。（三） 技術體系文件應定期進行復審，標準、流程、規(guī)范復審周期不應超過3年。第五章知識安全保密制度第十四條知識按保密要求由知識產生部門設定密級及保密期限并作為KMS系統(tǒng)權限設定的依據。密級按公司《保密工作規(guī)定》中“內部秘密”有關原則確定。設定了密級的知識屬公司商業(yè)秘密，任何員工均有義務嚴格保守秘密。未經公司領導許可，任何人不得向公司以外的人泄露、拷貝和傳抄。第十五條保密文件的保密期限到期后，由該項知識產生部門對文件時行解密，并按文件入庫設定密級時的審批流程，完成解密審批。第十六條根據知識的保密和密級要求，通過KMS中系統(tǒng)用戶的權限設定，對知識進行保密管理。系統(tǒng)的權限設定根據系統(tǒng)用戶的專業(yè)方向、崗位職務等設定不同的查詢、編輯等權限。各分類權限設定原則詳見附件二《KMS權限設置原則》。第十七條當需要對KMS內的知識權限進行修改時，應填寫《權限修改申請單》，申請人及知識管理擁有部門負責人審批后，交由研發(fā)部按照要求對權限進行修改。第十八條加強對知識管理歸口部門KM推進組員工的保密要求：1、 KM推進組員工應與公司簽訂技術保密協(xié)議；2、 運營組與KMS系統(tǒng)組崗位員工，不得由一人同時兼任；3、 KM運營組員工使用的工作電腦不能連接Internet網絡，且封閉數據交換接口；4、 KM運營組與KMS系統(tǒng)組員工在KMS中的權限設置嚴格按附件二《KMS系統(tǒng)權限設定原則》執(zhí)行。5、 KMS運營組與KM系統(tǒng)組員工在系統(tǒng)所有重大操作（如：知識倉庫調整、批量修改刪除文檔等）必須經過公司分管領導審核通過，并做好系統(tǒng)相關操作記錄第十九條知識管理保密要求的詳細規(guī)定，按《保密管理規(guī)定》執(zhí)行。第六章激勵措施第二十條知識管理正向激勵公司建立知識積分制度作為獎勵的基礎，積分規(guī)則及積分管理要求詳見附件三《知識管理積分規(guī)則》。知識管理獎勵可分為日常獎勵與專項獎勵兩部分，包括相對應的精神獎勵和物資獎勵。（一）日常獎勵1、積分獎勵：開展知識管理積分激勵，知識管理用戶通過知識管理系統(tǒng)的各項操作,可獲得相應的知識管理積分獎勵,積分標準詳見附件三《知識管理積分規(guī)則》。2、 積分排名：由知識管理推進組每月底，對KMS中的各個員工、專家的知識排行情況匯總并進行公示。3、 獎勵優(yōu)先：在同等的條件下，知識貢獻突出者，在部門的外部培訓、外派學習、職稱評定等方面享有優(yōu)先權。4、 宣傳表彰：通過系統(tǒng)知識積分排名，評選“月度知識之星”并通過KMS宣傳，提倡“貢獻知識光榮”的理念。（二）專項獎勵。是指在一定的評價周期內，通過設定專門的獎項或評比活動，引導與推動知識管理的開展與深入。1、 最佳知識貢獻團隊：在每個工作年度結束后對部門考核年度內知識管理工作進行統(tǒng)計、考評，部門超額完成知識管理年度計劃，結合知識管理平均貢獻度評選“年度最佳知識貢獻團隊”，同時也給予該部門5000元現(xiàn)金獎勵。2、 最佳知識貢獻員工：在每年度結束后進行統(tǒng)計、考評，按照該考核年度內的知識貢獻的積分排行，每年度評選10名“年度最佳知識貢獻員工”，并給予1000元現(xiàn)金獎勵。3、優(yōu)秀知識專家：在每個工作年度結束后進行統(tǒng)計、考評，通過“知識問答積分”和“知識貢獻積分”作為部門內部專家考核的重要參考依據。4、最佳知識管理專員：在每個工作年度結束后進行統(tǒng)計、考評，考評，對各部門知識管理員進行該考核年度內的知識貢獻評比，每年度評選3名“最佳知識管理專員”，并予以1000元/人的現(xiàn)金獎勵。5、最佳知識文檔：在每個工作年度結束后進行統(tǒng)計、考評，從知識積分、點評、推薦等情況進行綜合維度的篩選、判斷，由技術委員會最終評選年度“十佳知識文檔”，并予以1000元/篇的現(xiàn)金獎勵。第二十一條考核方式（一）公司承擔的各類項目及課題，需按要求完成項目知識成果的積累并錄入KMS。各類課題輸出成果應由公司研發(fā)部審核，審核通過后項目方撥付后續(xù)經費。橫向項目由部門根據項目情況自行管理上傳。（二）公司將各部門知識管理工作開展情況納入部門管理綜合考核中的科技管理考核內容。研發(fā)部對各部門知識管理計劃年度完成進度、完成質量、知識創(chuàng)新以及知識的使用情況進行統(tǒng)計，并根據公司《部門管理綜合考核辦法》和統(tǒng)計結果對知識管理責任部門綜合考評。表1.知識管理綜合考評標準考評內容考評依據考評結果知識管理計劃完成情況完成知識管理年度計劃90%?100%.優(yōu)秀（A）完成知識管理年度計劃80%?89%。良好（B）完成知識管理年度計劃70%?79%。一般（C）完成知識管理年度計劃60%?69%。較差（D）完成知識管理年度計劃W60%。亟待改進（E）第七章附則第二十二條本辦法附件包括：附件1、知識入庫審批流程附件2、KMS權限設置說明附件3、知識管理積分規(guī)則第二十三條本辦法由研發(fā)部負責解釋和修改。第二十四條本辦法自發(fā)布之日起實施。附件一：KMS各類知識入庫審批流程文件類別發(fā)起校對形式及分類審查技術體系文件標準、流程、規(guī)范文件上傳者兼職知識管理員研發(fā)部中心主實例、經驗文件上傳者兼職知識管理員研發(fā)部起草人項目成果縱向、內部課題文件上傳者研發(fā)部課題管理人員研發(fā)部起草人橫向項目文件上傳者兼職知識管理員研發(fā)部起草人能建項目文件上傳者兼職知識管理員研發(fā)部起草人論文專利公司、外部論文論文上傳者研發(fā)部論文管理研發(fā)部公司專利及軟件著作權、外部專利專利上傳者研發(fā)部專利管理研發(fā)部質量體系文件及工作模版行政綜合管理文件模版文件上傳者兼職知識管理員研發(fā)部科研項目文件模版研發(fā)部課題管理/研發(fā)部技術體系文件模版模版起草人員/研發(fā)部質量體系文件體系文件作者ISO900體系管理員研發(fā)部公共技術標準法規(guī)文件錄入者兼職知識管理員研發(fā)部參考資料庫文件錄入者資料歸口管理部門研發(fā)部注：1、發(fā)起人應在文件錄入時KMS時，完善文件的相關屬性；2、 校對人需對文件的密級、分類、形式以及屬性等進行確認；3、 審批人應重點對文件內容是否需要脫密、文件密級和權限等進行審批;4、 形式及分類審查應對文件的分類、形式以及屬性進行審核。

附件二：KMS權限設置原則KMS權限設置原則序號知識庫名稱權限設置說明備注1技術體系根據知識技術方向所涉及部門進行權限設定。該技術方向下的全體員工只擁有可閱讀權限。如個別文件有特殊的權限規(guī)定，文件錄入時可單獨授權。2項目成果根據項目成果技術方向所涉及部門進行權限設定。該技術方向下的全體員工只擁有可閱讀權限。3論文專利全體員工擁在該分類下的閱讀、拷貝權限，論文專利歸口部門研發(fā)部及文件上傳者擁有下載及打印權限。4工作模版全體員工擁在該分類下的閱讀、拷貝、下載及打印權限，模版的歸口部門及文件上傳者擁有編輯修改權限。5公共標準全體員工擁在該分類下的閱讀權限，文件上傳者擁有下載、打印權限。6參考資料全體員工擁在該分類下的閱讀、拷貝、下載及打印權限，文件上傳者擁有下載及打印權限。注：1、以上權限設置原則適用于通過KMS審批流程發(fā)布后的文件權限設置；2、為保證知識庫的分類穩(wěn)定、統(tǒng)一，各庫的知識分類維護工作由知識管理推進組負責。附件三：知識管理積分規(guī)則知識管理積分規(guī)則1、目的知識積分設定的目的是用量化的指標數值來綜合反映出員工在知識管理應用中的行為表現(xiàn)，它是作為員工及所屬部門在進行知識管理測評及知識貢獻時的重要參考依據。2、知識積分規(guī)范2.1、根據積分統(tǒng)計的方式，我們將積分分為系統(tǒng)積分和線下積分兩大類系統(tǒng)積分指的是能夠通過KMS自動統(tǒng)計并維護的積分，而線下積分需要手動統(tǒng)計并維護的積分。主要的積分項目詳見下圖：知識系統(tǒng)積分根據知識的類別及對知識的貢獻和利用情況等進行積分詳見下表：

附件三表1.知識系統(tǒng)（KMS）積分標準評分項/內容知識成果庫積分技術體系文件項目成果論文專利工作模板公共標準參考資料標準、流程、規(guī)范實例、經驗原創(chuàng)作者10555555上傳者111111被推薦強力推薦555555重點推薦444444值得一看333333點評非常好2.52.52.52.52.52.5很好222222好1.51.51.51.51.51.5一般111111差0.50.50.50.50.50.5被閱讀（作者積分）0.50.50.50.50.50.5閱讀0.50.50.50.50.50.5評論0.50.50.50.50.50.5其它積分知識問答發(fā)表問題回復問題置為最佳答案回復被贊成問題被推薦問題被管理員刪除回復被管理員刪除12515-10-5說明：同一用戶閱讀同一篇文檔，每天只積分一次。2.3、線下積分知識庫系統(tǒng)積分只是積分的一個方面，一套完整的積分體系還應包括與知識管理相關的活動