財務信息系統(tǒng)管理制度

財務信息系統(tǒng)管理第一節(jié)財務信息系統(tǒng)管理內(nèi)容與目標第一條財務管理信息系統(tǒng)，是指運用通信技術、網(wǎng)絡技術、計算機技術和現(xiàn)代信息技術等，編制專門用于財務管理的電子計算機應用程序，形成計算機相關數(shù)據(jù)，實現(xiàn)賬務（總賬）處理、報表管理、固定資產(chǎn)、往來管理、全面預算、全面成本管理、資金管理、財務分析等各項財務管理功能的應用軟件系統(tǒng),包括硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)。第二條財務管理信息系統(tǒng)控制的重點是：部門及崗位職責；軟硬件管理；日常操作管理；系統(tǒng)維護管理；信息安全管理；系統(tǒng)檔案管理；聯(lián)網(wǎng)及電子郵件管理；替代手工記賬管理。第三條財務管理信息系統(tǒng)是財會工作內(nèi)容之一，各單位應當充分重視這一工作，把它做為建立現(xiàn)代企業(yè)制度、提高工作質量，加強企業(yè)內(nèi)部管理的一項重要工作來抓。要重點做好普及工作，使絕大部分財會人員了解和掌握財務管理信息系統(tǒng)。第四條集團公司財務管理信息系統(tǒng)建設目標：以總公司發(fā)展戰(zhàn)略和財務與資本運營子戰(zhàn)略為指導，落實財務管理信息化建設發(fā)展方針，全面實現(xiàn)財務資源、信息相對集中管理，逐步建立以信息網(wǎng)絡技術為支撐，以系統(tǒng)化管理思想為指導的財務信息系統(tǒng)，實現(xiàn)集團公司對所屬各單位財務數(shù)據(jù)的集中核算、過程實時監(jiān)控，信息及時披露，增加透明度，提高管理效率，優(yōu)化財務資源配置，為集團公司管理層提供決策支持。第二節(jié)部門及崗位職責第五條集團公司所屬各單位負責人或總會計師要親自組織、領導財務管理信息系統(tǒng)工作，主持擬定本單位財務管理信息系統(tǒng)工作規(guī)劃，協(xié)調單位內(nèi)各部門之間關系，并結合本單位實際，做好人員的分工和職責權限的落實。第六條各單位應當建立財務管理信息系統(tǒng)工作崗位責任制，明確相關崗位的職責權限，合理分工，確保財務管理信息系統(tǒng)不相容工作崗位間互相分離、制約和監(jiān)督。其中，集團公司子、分公司必須指定專職或兼職系統(tǒng)維護員，負責財務管理信息系統(tǒng)的管理和維護工作。已建立財務管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)的單位要設置專職系統(tǒng)維護員、數(shù)據(jù)庫管理員和網(wǎng)絡管理員。第七條集團公司財務會計部負責管理財務管理信息系統(tǒng)工作。主要職責是?：（一）研究制定集團公司財務管理信息系統(tǒng)發(fā)展規(guī)劃，并組織實施；（二）制定集團公司財務管理信息系統(tǒng)管理辦法、規(guī)章制度；?（三）組織制定集團公司財務管理信息系統(tǒng)行業(yè)標準、規(guī)范，并組織實施；?（四）管理集團內(nèi)財務部門使用相關軟件，負責相關軟件開發(fā)、推廣及維護、提高軟件質量及使用效果?；（五）負責集團公司子、分公司、集團公司所屬指揮部（經(jīng)理部）、辦事處財務部門的替代手工記賬審批工作；（六）組織和管理集團公司財務管理信息系統(tǒng)人員培訓工作；?（七）總結、交流、推廣集團公司財務管理信息系統(tǒng)的經(jīng)驗，指導集團公司所屬各單位開展財務管理信息系統(tǒng)工作；（八）負責集團公司財務部網(wǎng)站建設及維護。第八條集團公司子、分公司財務部門主要職責：（一）負責本單位財務管理信息系統(tǒng)的建立和運行；（二）負責貫徹、落實集團公司財務管理信息系統(tǒng)控制辦法；制定本單位內(nèi)部的財務管理信息系統(tǒng)實施細則；（三）建立本單位財會信息化崗位責任制，明確各個工作崗位的職責范圍；

（四）負責本單位財務管理信息系統(tǒng)人員培訓工作；?（五）負責其下屬范圍內(nèi)各單位（包括項目部）財務部門的替代手工記賬審批工作；（六）依據(jù)《企業(yè)會計制度》和集團公司規(guī)定，進行本單位編碼的細化、科目的細化、內(nèi)部標準報表的制定以及核算辦法的標準化工作。第九條各工程項目經(jīng)理部（指揮部）、辦事處財務部門職責：（一）保障財務管理信息系統(tǒng)在本單位安全運行；（二）建立人員崗位責任制，保證各崗位人員嚴格按崗位職責操作；（三）負責對本單位軟硬件日常維護管理，保證軟硬件正確運行；（四）負責財務管理信息系統(tǒng)日常操作管理和系統(tǒng)維護管理；（五）負責本單位系統(tǒng)檔案輸出、備份、存檔；（六）負責及時報送替代手工記賬有關資料。第十條財務管理信息系統(tǒng)工作崗位包括系統(tǒng)主管員、系統(tǒng)維護員、數(shù)據(jù)審核員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)審查員等。各崗位工作職責劃分：（一）系統(tǒng)主管員（財務主管）：負責協(xié)調財務管理信息系統(tǒng)的總體運行工作。主要職責：1、負責財務信息化崗位的設定和分配，結合本單位情況確定每個人員的職責；?2、組織財務管理信息系統(tǒng)的實施工作，對工作的進度、數(shù)據(jù)安全負總責；?3、負責組織財務管理信息系統(tǒng)的普及工作；?4、研究本單位的管理需求，組織財務管理信息系統(tǒng)工作向深度、廣度發(fā)展。（二）系統(tǒng)維護員：負責財務管理信息系統(tǒng)的維護管理工作，系統(tǒng)維護員應當具有很強的工作責任心，要具備計算機與財務知識，系統(tǒng)維護員應相對穩(wěn)定，各單位更換系統(tǒng)維護員必須報上一級財務部門備案。主要職責：?1、負責財務管理信息系統(tǒng)與本單位具體應用相結合。根據(jù)本單位核算及管理需要提出系統(tǒng)二次開發(fā)的目標及實施辦法，對系統(tǒng)進行二次開發(fā)；2、負責系統(tǒng)軟件、硬件、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫及財務軟件的維護，負責系統(tǒng)的安裝和調試工作，保障系統(tǒng)的正常運行；?3、掌握網(wǎng)絡服務器及數(shù)據(jù)庫的超級口令，負責服務器的硬軟件資源分配．監(jiān)控網(wǎng)絡的運行；?4、掌握系統(tǒng)維護員權限，按財務主管的書面要求，為其他人員分配使用權限，對財務數(shù)據(jù)的安全保密負責；?5、管理財務數(shù)據(jù)，負責進行數(shù)據(jù)的定期備份、恢復、存檔；?6、負責定期檢查軟、硬件設備的運行情況，對系統(tǒng)運行中軟件、硬件故障及時排除；7、對本單位財務管理信息系統(tǒng)的相關人員進行培訓。（三）數(shù)據(jù)審核員。主要職責：1、負責輸入數(shù)據(jù)憑證的審核工作，包括科目代碼的合法性、摘要的規(guī)范性和數(shù)據(jù)的正確性；2、對不符實、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還給有關人員進行更正、補齊，再行審核；3、對于不符合要求的憑證和不正確的輸出賬表數(shù)據(jù)，不予簽章確認。（四）系統(tǒng)操作員。操作人員應熟悉本單位財會業(yè)務，有一定的計算機知識，熟悉在用系統(tǒng)的使用，應能熟練地錄入所需數(shù)據(jù)，對所錄入數(shù)據(jù)的正確性負責。主要職責：1、嚴格按照系統(tǒng)操作說明進行操作；2、負責系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時錄入、數(shù)據(jù)備份和輸出賬表的打印工作；3、系統(tǒng)數(shù)據(jù)錄入操作過程中發(fā)現(xiàn)故障，應及時報告系統(tǒng)主管員，并做好故障記錄及上機記錄等事項；4、按規(guī)定時間打印系統(tǒng)所有的明細賬、財務會計報表以及月末自動轉賬憑證工作。（五）系統(tǒng)審查員：負責監(jiān)督計算機及會計軟件系統(tǒng)運行，防止利用計算機進行舞弊。此崗位要求具備一定會計和計算機相關知識，達到會計電算化中級知識水平。主要職責：?1、定期審查機內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料（憑證、賬簿、報表等）的一致性；?2、監(jiān)督歷史數(shù)據(jù)調整、更改等功能的使用，確保修改結果在當期書面資料中反映出來；?3、監(jiān)督歷史數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止對已存檔數(shù)據(jù)的非法修改；?4、防止其它影響會計數(shù)據(jù)其實性的問題發(fā)生。?第十一條系統(tǒng)維護員在變動前必須辦理交接手續(xù)，接替人員應認真接管移交工作。具體要求如下：?（一）由系統(tǒng)主管（財務主管）負責監(jiān)交；?（二）交接完畢以前的系統(tǒng)管理維護工作由現(xiàn)任系統(tǒng)維護員負責；?（三）交接完成后由監(jiān)交人員及交接的雙方簽字，并作為會計檔案存檔；?（四）移交清單包括的內(nèi)容：?1、網(wǎng)絡服務器口令；?2、數(shù)據(jù)庫超級口令；?3、財務管理信息系統(tǒng)維護員口令；?4、每年的歷史數(shù)據(jù)備份；?5、本年的所有的數(shù)據(jù)備份；?6、系統(tǒng)維護記錄本；?7、所有版本的集團公司財務管理信息系統(tǒng)軟件；?8、所有版本的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件及版本授權證書和序列號；?9、基層單位系統(tǒng)維護員名單；?10、其他應交接的內(nèi)容；（五）對交接內(nèi)容應進行上機測試，確保交接質量。上述幾項口令應最后交接。一旦交接，接替人員應立即更換所有口令，并開始承擔系統(tǒng)維護員的所有工作。第十二條一般操作人員的崗位交接，應在移交清冊中列明操作員口令及密碼，會計數(shù)據(jù)媒體及有關資料、實物等。第三節(jié)軟、硬件管理第十三條財務管理信息系統(tǒng)的硬件、軟件的選用由主管該項工作的領導或系統(tǒng)維護員全權負責。第十四條各單位要對財務管理信息系統(tǒng)所用硬件設備進行統(tǒng)一管理，并建立設備卡片，對硬件設備的配置狀況、使用單位、使用狀況、起用時間、廠家品牌等信息進行記錄。第十五條財務管理信息系統(tǒng)所用設備、軟件的購置應堅持技術先進和經(jīng)濟合理原則。既不能使引進的設備很快被淘汰，又不能一味追求最新技術而投入過高。對于已有設備應進行合理的調配，最大限度的發(fā)揮設備的效益。應盡量選用統(tǒng)一型號的設備、軟件，設備及軟件引進時必須獲得良好的質量保證及售后服務。第十六條硬件設備比較多的單位可以設立計算機室。硬件設備的操作使用要嚴格執(zhí)行各單位的設備操作管理規(guī)定，要經(jīng)常對有關設備進行保養(yǎng)，保持機房和設備的整潔，嚴禁違規(guī)違章操作，確保機房硬件設備的安全。第十七條各單位必須統(tǒng)一使用由集團公司推廣的財務軟件，以保證財務信息系統(tǒng)的連續(xù)性。在更換或升級財務軟件時，應進行認真測試研究后，方能進行推廣使用。?根據(jù)總公司文件要求，中鐵三局集團有限公司將推廣總公司財務部開發(fā)“誠易財務軟件”，實現(xiàn)集團公司對所屬單位財務信息的集中管理，為整個集團公司的管理和決策及時提供財務信息。為了推廣“誠易財務軟件”運行，要求集團公司所屬子、分公司、指揮部（經(jīng)理部）、辦事處的單位能通過因特網(wǎng)聯(lián)入集團公司網(wǎng)站、集團公司財務會計部數(shù)據(jù)服務器。根據(jù)“誠易財務軟件”使用情況，中鐵三局集團有限公司財務信息系統(tǒng)（FIS）實行如下集中核算模式：實時集中模式：集團公司與公司各指揮部（經(jīng)理部）、辦事處之間通過因特網(wǎng)實現(xiàn)信息一體化，所有會計業(yè)務全部在網(wǎng)上處理，并將財務信息實時傳遞到集團公司財務會計部數(shù)據(jù)服務器上進行集中存儲，各級財務管理人員通過權限對業(yè)務進行實時審核、控制。集團公司所屬子、分公司與其下屬各工程段（隊）、經(jīng)理部之間通過因特網(wǎng)實現(xiàn)信息一體化，所有業(yè)務全部在網(wǎng)上處理，并將財務信息實時傳遞到各子、分公司財務會計部數(shù)據(jù)服務器上進行集中存儲，各級財務管理人員通過權限對業(yè)務進行實時審核、控制。定期集中模式：集團公司與集團公司所屬子、分公司成員之間財務信息每周通過網(wǎng)絡傳到集團公司財務會計部數(shù)據(jù)服務器上，進行集中管理，集團公司主要通過數(shù)據(jù)匯總、查詢、統(tǒng)計和分析。第十八條財務軟件應注明其功能后備份存檔。要維護不同版本的完整性、獨立性．確切掌握各基層單位、各用戶的版本使用情況，防止出現(xiàn)版本的混淆。?第十九條要認真組織軟件的升級工作。一般應在同一個會計期間內(nèi)一次性更換所有在用軟件，升級前應書面通知各基層單位、各用戶，對功能改動部分加以說明。第二十條要嚴格保護所有在用軟件的版權，包括網(wǎng)絡軟件、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、操作系統(tǒng)、財務軟件、資產(chǎn)軟件等。集團公司推廣財務管理信息系統(tǒng)的范圍限于集團公司范圍內(nèi)的各單位使用，嚴禁將軟件以任何形式出售、轉讓或贈送給外單位或個人。第二十一條各單位要制定具體的防病毒措施。安裝經(jīng)國家安全認證的殺毒軟件及防火墻，所有來歷不明的媒體介質在使用前必須經(jīng)過病毒檢測，對所有在用計算機必須定期進行清病毒檢測。嚴禁打開來歷不明的電子郵件，嚴防病毒通過網(wǎng)絡傳播。辦公用計算機不得裝入各種游戲軟件。第四節(jié)日常操作管理第二十二條會計崗位權限包括軟件功能權限、科目使用權限、報表使用權限及其他權限。各單位應根據(jù)各會計崗位工作內(nèi)容制定會計崗位權限標準，臨時性崗位權限的賦予應由會計主管簽字；“歷史數(shù)據(jù)調整”、“數(shù)據(jù)恢復”等對會計信息正確性起決定性意義的功能權限不能作為任何崗位的永久性權限；上級單位有穿透查詢要求的，將其視同一種崗位，進行崗位權限的設定。第二十三條系統(tǒng)維護員負責依據(jù)會計主管簽字通過的會計崗位權限標準，對各會計崗位分配權限。臨時性賦權在完成會計主管所批準的任務后立即收回。第二十四條操作人員必須設置自己唯一的口令，并定期更換口令?？诹畹陌踩刹僮魅藛T自己負責，操作人員發(fā)現(xiàn)自己口令被修改或刪除應及時向會計主管報告，會計主管可委托系統(tǒng)維護員和系統(tǒng)審查員，查明原因后再做處理。網(wǎng)絡服務器及數(shù)據(jù)庫口令的安全由系統(tǒng)維護員負責。第二十五條操作人員離開系統(tǒng)時應退出系統(tǒng)或進行系統(tǒng)封鎖，操作人員對自己賬號下的所有操作負完全責任。第二十六條原則上由處理該項業(yè)務的會計人員本人將數(shù)據(jù)輸入計算機，特殊情況下也可以委托他人代為輸入，但必須將業(yè)務交代清楚，并且使用輸入者本人的名字及口令。第二十七條所有機器產(chǎn)生的憑證、賬簿、報表等會計資料，必須以書面形式打印出來，打印結果必須清楚。所有打印出的憑證、賬簿、報表，要按會計工作規(guī)范的要求，經(jīng)制單人員、審核人員、記賬人員、財務主管簽字或蓋章后生效。審核人員對打印件簽字或蓋章，必須與機器內(nèi)數(shù)據(jù)核對一致后進行。打印的賬頁或報表作為檔案保存時必須經(jīng)財務主管逐頁簽字或蓋章。第二十八條每天發(fā)生的業(yè)務，應當天登記入賬。日記賬原則上應每天打印輸出，業(yè)務發(fā)生量少不能滿頁打印的，可按周或旬打印。一般賬簿應根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，并保持賬頁的連續(xù)性。第二十九條采用磁盤、光盤、磁帶、微縮膠片存儲會計數(shù)據(jù)的單位，必須同時打印紙制記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬保存。另外，還要按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。第三十條使用財務管理信息系統(tǒng)時，不能刪除中間的憑證，報表等數(shù)據(jù)。第三十一條在特殊情況下須對存檔數(shù)據(jù)作調整，需經(jīng)財務主管批準，由系統(tǒng)維護員臨時賦權，由系統(tǒng)維護員以外的人員操作。操作完成后應及時計算生成有關憑證、賬、表，并打印存檔。第三十二條結賬要按規(guī)定時間、順序進行。產(chǎn)生上報報表以后不能再錄入本月憑證，必須保證賬表的一致。報表上報以前必須進行報表校驗（勾稽關系檢查），檢查通過后才能上報。上報報表必須以書面及磁介質（或網(wǎng)絡傳遞）兩種方式進行。第三十三條系統(tǒng)維護員應每半個月檢查一次工作日志，核實操作人員的操作時間、操作內(nèi)容等。第三十四條對系統(tǒng)軟硬件的操作必須按照正確的操作規(guī)程進行。電源的開關、軟件的啟動與關閉都應遵循正確的順序。第五節(jié)系統(tǒng)維護管理第三十五條系統(tǒng)維護管理是指為保障系統(tǒng)正常運行而進行的對硬件、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)、財務軟件及相關辦公自動化軟件進行的安裝、修正、更新版本、擴展、備份等操作以及對軟件應用模式的設計及實施工作。系統(tǒng)的維護管理工作由系統(tǒng)維護人員或由系統(tǒng)維護人員授權的專業(yè)維護人員負責進行。未經(jīng)系統(tǒng)維護員授權，其他人員不得進行系統(tǒng)維護操作。第三十六條未經(jīng)系統(tǒng)維護員許可，不得在財務管理信息系統(tǒng)上安裝拆卸其他硬、軟件，不得改變系統(tǒng)的運行環(huán)境。第三十七條系統(tǒng)運行時，應獲得充分的維護保障。系統(tǒng)發(fā)生影響正常運行的故障時，系統(tǒng)維護員應及時給予處理。月末、年末時更應立即給予解決。屬于系統(tǒng)優(yōu)化或不影響正常業(yè)務流程的問題，系統(tǒng)維護員可視工作需要決定解決的時間。對于系統(tǒng)運行環(huán)境變化、單位核算方式變化、管理需求變化等問題，系統(tǒng)維護員應進行合理的預計，提前規(guī)劃，制定實施方案，確保系統(tǒng)的平穩(wěn)運行。第三十八條系統(tǒng)運行中出現(xiàn)故障或出現(xiàn)不明意義的提示時，操作人員應保護現(xiàn)場．及時與系統(tǒng)維護員聯(lián)系。由于操作人員擅自處理故障而引起的后果由操作人員自己負責。第三十九條系統(tǒng)維護員在不能直接排除故障并且沒有替代解決方案時．應請求上一級部門系統(tǒng)維護員或專業(yè)維護人員的技術支持。各單位應制定基層單位提出維護請求及響應辦法，一般情況下，基層單位在提出請求之前應反復測試，確認故障實質。提出請求時應說明故障發(fā)生的系統(tǒng)運行狀態(tài)以及故障的后果等，以便上級維護人員迅速診斷問題。第四十條各單位要建立系統(tǒng)管理維護記錄本，實行系統(tǒng)維護記錄制度。對故障的發(fā)生時間、表現(xiàn)、解決辦法、結果以及對系統(tǒng)進行的版本升級、運行環(huán)境更改等進行詳細的記錄．并由維護人員或系統(tǒng)維護員簽字。系統(tǒng)管理維護記錄本的登記要條理清楚、時間準確、字跡工整。第四十一條對于兩個以上的系統(tǒng)維護管理人員應進行合理的分工，充分發(fā)揮系統(tǒng)管理人員的作用，不斷加強電算化的技術保障，逐步形成一套有效的系統(tǒng)維護管理體制。第六節(jié)信息安全管理第四十二條財務信息的安全是指信息不丟失、不損毀、不向無關人員泄露、不被非法修改。保障信息的安全要從技術和管理兩個方面著手，做好安全保密工作。第四十三條財務數(shù)據(jù)的備份或保存介質可采用磁帶、光盤、移動硬盤等。網(wǎng)絡服務器在引進時必須配置磁帶機或可讀寫光盤機或其他存儲介質。沒有條件的單用戶單位可短期內(nèi)用軟盤、硬盤備份，以后向光盤和磁帶機等存儲介質過渡。第四十四條要經(jīng)常對系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，以便在計算機發(fā)生故障時可將數(shù)據(jù)恢復到最近狀態(tài)。數(shù)據(jù)備份的目標是防止任何時間發(fā)生的硬、軟件故障以及人為失誤造成的數(shù)據(jù)損毀。因此，原則上要求在發(fā)生業(yè)務的當天進行備份。推薦的數(shù)據(jù)備份模式為：（一）與每星期的七天對應的七個備份循環(huán)覆蓋；?（二）最近三個月月末的備份；（三）每年年末的備份；?（四）備雙份以上，存儲于不同的地點。第四十五條對備份的數(shù)據(jù)應加強管理，防止被非法拷貝或毀壞，要對其內(nèi)容及運行環(huán)境（如財務軟件的版本）等進行記錄。網(wǎng)絡版的備份應連同主控數(shù)據(jù)庫一并備份。?第四十六條參加財務軟件開發(fā)的單位或專職從事系統(tǒng)維護工作的人員不得泄露軟件的技術資料、源程序和加密措施。第四十七條對財務數(shù)據(jù)的備份、恢復、轉出、轉入權限都應嚴加控制。嚴禁未經(jīng)授權將財務數(shù)據(jù)拷貝出系統(tǒng)，轉給無關人員或單位；嚴禁未經(jīng)授權進行數(shù)據(jù)恢復或轉入操作。第四十八條實行聯(lián)網(wǎng)的單位要采取各種措施來保障上網(wǎng)數(shù)據(jù)的安全性。要嚴密控制好財務數(shù)據(jù)庫及其服務器的口令，控制好各用戶的口令。第四十九條具有財務管理信息系統(tǒng)版權的單位，其軟件的有關源程序及設計文檔由系統(tǒng)維護員負責保管。第七節(jié)系統(tǒng)檔案管理第五十條財務管理信息系統(tǒng)檔案包括：（一）每年一次的數(shù)據(jù)庫備份；?（二）財務軟件升級前的數(shù)據(jù)庫備份；?（三）打印輸出的經(jīng)過蓋章簽字的會計資料；?（四）每年一次的經(jīng)系統(tǒng)維護員簽字的系統(tǒng)管理維護記錄本；?（五）所有版本的系統(tǒng)、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫、軟件；?（六）軟件的開發(fā)文檔、源程序；?（七）其他應該存檔的資料或數(shù)據(jù)。第五十一條打印輸出的憑證、報表、賬簿等各種會計資料的保存按集團公司《會計檔案管理辦法》執(zhí)行。第五十二條財務管理信息系統(tǒng)電子文檔應建立《電子文檔登記表》，連同財務管理信息系統(tǒng)軟件一同保存?！峨娮游臋n登記表》內(nèi)容主要包括：（一）文檔特征：形成部門、名稱、內(nèi)容、完成日期、載體類型、聯(lián)系人；（二）設備環(huán)境特征：硬件環(huán)境、軟件環(huán)境、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、文字處理工具；（三）文檔記錄特征：記錄結構、記錄類型、記錄總數(shù)、文檔載體；（四）管理人員：電子文檔管理人、審核人。第五十三條各單位應當建立電子文檔的日常管理制度，并符合下列要求：(一)歸檔載體應做防寫處理。避免擦、劃、觸摸記錄涂層；(二)單片載體應裝盒，并貼保護標簽，豎立存放，且避免擠壓；(三)存放地點應遠離磁場、強熱源，并與有害氣體隔離；(四)環(huán)境溫度選定范圍：17℃至20(五)電子文檔一般不得外借。未經(jīng)批準，任何單位或個人不得復制電子文檔；(六)使用電子文檔時應利用拷貝件，利用者應在規(guī)定權限范圍之內(nèi)，并做好相應記錄；(七)對磁性介質存放的數(shù)據(jù)要保存雙備份，并定期更換新的介質，進行再拷貝；(八)電子文檔的保存期限、刪除和銷毀手續(xù)，參照《會計檔案管理辦法》規(guī)定執(zhí)行。第八節(jié)聯(lián)網(wǎng)及電子郵件管理第五十四條各單位財務部應建立自己的局域網(wǎng)，實現(xiàn)硬件和軟件的資源共享，并嚴格遵照網(wǎng)絡環(huán)境下的操作規(guī)程進行操作和管理。第五十五條各單位要充分認識和利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，加快財務信息平臺的建立，實現(xiàn)集團公司遠程通訊，以提高財會信息的利用率和工作的效率。

第五十六條各單位應建立互聯(lián)網(wǎng)賬戶并申請財務專用的電子郵件信箱，郵箱地址不得隨意泄漏給無關人員和單位，郵箱密碼要嚴格保密。電子郵件信箱要保持穩(wěn)定，應及時報送集團公司財務會計部備案。第五十七條各單位應建立電子郵件管理辦法。指定專人負責電子郵件的收發(fā)，每天及時檢查郵箱。第九節(jié)替代手工記賬管理第五十八條采用計算機替代手工記賬，是指應用財務管理信息系統(tǒng)輸入會計數(shù)據(jù)，由計算機對會計數(shù)據(jù)進行處理，并打印輸出會計賬簿和報表。替代手工記賬是財務管理信息系統(tǒng)的目標之一。第五十九條在替代手工記賬的過程中，由于計算機與手工并行工作，會計人員的工作強度比較大。各單位要合理安排工作，提高工作效率。已經(jīng)用其他財務軟件實現(xiàn)脫離手工賬的單位，其機器打印輸出的會計資料視同手工資料。第六十條申請?zhí)娲止び涃~的單位應具備以下三個基本條件：

（一）應用軟件必須是經(jīng)過財政部、工程總公司及集團公司鑒定和評審的軟件成果，實地人機并行在三個月以上，并有完全一致的人機并行處理結果；

（二）各項基礎工作和管理工作要達到財會工作規(guī)定標準要求，達到標準化、規(guī)范化；

（三）財會人員掌握計算機水平必須達到初級（含初級）以上水平，業(yè)務量大的單位要求有一人達到中級（含中級）以上水平。

第六十一條申請?zhí)娲止び涃~單位應申報材料：?（一）替代手工記賬申請報告；?（二）電算水平鑒定證書（至少一本）；?（三）三個月的會計資料的起止時間；?（四）設備及技術力量保障程度；?（五）普及情況；?（六）崗位責任制及規(guī)章制度建設情況；?（七）電算主管及系統(tǒng)維護員。第六十二條

替代手工記賬審批按以下程序進行：

（一）集團公司各子、分公司財務會計部負責其下屬范圍內(nèi)各單位財務部門的替代手工記賬審批工作，如涉及到其他部門時，審批手續(xù)請所涉部門一并會鑒，并報集團公司財務部備案；

（二）集團公司財務會計部負責所屬各子、分公司、工程項目指揮部（經(jīng)理部）、辦事處財務部門的替代手工記賬審批工作；

（三）審批單位應根據(jù)申請?zhí)娲止び涃~單位提供的資料，組織專門人員按以下程序進行審批：

1、審閱資料；

2、實地調查；

3、提出意見；4、經(jīng)財務部門負責人批準后批復。

第六十三條替代手工記賬驗收標準。（一）資料準備要求?1、連續(xù)三個月的計算機記賬賬頁、報表與手工記賬賬頁、報表一致的結果；2、上述兩套資料若存在不一致須以文字形式說明原因；3、會計科目明細打印一份，且會計科目設計符合科目標準化。?（二）管理制度要求?1、有明確的電算化崗位分工，包括電算主管、系統(tǒng)維護員、審核記賬員和軟件操作員；?2、有嚴格的系統(tǒng)權限管理及操作制度；?3、能夠嚴格執(zhí)行數(shù)據(jù)備份制度及數(shù)據(jù)安全保障措施；4、能夠嚴格執(zhí)行機房管理制度，有防病毒措施。（三）實施程度要求?1、有三分之二的財會人員會進行憑證錄入、賬務查詢等日常操作，有三分之一的財會人員會進行