物資采購管理程序

青島大煉油工程工程管理手冊第十局部物資采購管理程序青島大煉油工程工程管理手冊第十局部物資采購管理程序PAGEPAGE1青島大煉油工程工程管理手冊文件編號：MA-PM0-PM-PM-0001第十局部物資采購管理程序工程經(jīng)理部2024年1月版本日期說明編制審核批準目錄目錄TOC\o"1-2"\h\z\u1目的 32適用范圍 33工作內(nèi)容 34采購管理及機構(gòu)職責 34.1采購管理模式 44.2采購管理原那么 44.3采購管理機構(gòu)及職責 74.4采購策略及要求 115EC+P效勞工程物資采購工作程序 185.1EC+P效勞方的采購組織機構(gòu) 185.2采購進度網(wǎng)絡(luò)控制方案 185.3供應商名錄確實定 185.4國內(nèi)外物資分交 185.5物資需求方案 185.6物資采購 195.7物資的驗收、保管及發(fā)放 205.8資金支付 235.9完工總結(jié)及資料歸檔 246E+P+C工程物資采購工作程序 256.1采購進度網(wǎng)絡(luò)控制方案的編制 256.2供應商名錄確實定 256.3國內(nèi)外物資分交和長周期設(shè)備材料分交 256.4物資需求方案的編制和審批 256.5物資采購 266.6物資的驗收、保管及發(fā)放 266.7資金支付 296.8完工總結(jié)及資料歸檔 30附表1：引進主要設(shè)備材料分交清冊 31附表2：物資集中分交清冊 32附表3：設(shè)備需求月度方案 33附表4：材料需求月度方案 34附表5：設(shè)備需求追加方案 35附表6：材料需求追加方案 36附表7：物資采購超概請示表 37附表8：物資需用方案材料代用單 38附表9：工程工程設(shè)備合同臺帳 39附表10：工程工程材料合同臺帳 40附表11：長周期及進口物資合同執(zhí)行情況周報 41附表12：物資到貨驗收發(fā)放單 42附表13：開箱檢驗記錄 43附表14：物資報驗單 44附表15：物資結(jié)算月報表 45附表16：工程采購情況周〔月〕報表 46青島大煉油工程物資采購管理程序1目的根據(jù)青島大煉油工程的特點及其全新的工程管理模式，為了能在方案的時間、地點獲得滿足工程質(zhì)量及進度要求、且價格合理的設(shè)備材料，特制定本管理程序。按照ERP管理原那么標準采購行為，針對EC+P效勞和E+P+C工程管理的不同特點劃分采購管理權(quán)限、設(shè)計采購工作程序，建立健全物資供應物料及供應商主數(shù)據(jù)的根底資料，實現(xiàn)采購管理從工程建設(shè)到生產(chǎn)經(jīng)營的無縫銜接。2適用范圍本程序適用于青島大煉油工程工程所有設(shè)備、材料的采購活動，包括EC+P效勞和E+P+C各類子工程。3工作內(nèi)容采購管理的主要內(nèi)容如下：對采購程序的管理；對供應商的管理；對合同的管理；對質(zhì)量的管理；對進度的管理；對采購本錢的控制；對資金預算的管理；對包裝運輸?shù)墓芾?；對采購和施工界面的管理?采購管理及機構(gòu)職責青島大煉油工程采用IPMT＋施工監(jiān)理＋EC+P效勞的管理模式，工程工程建設(shè)實行EC+P效勞和E+P+C兩種方式。青島煉化與中國石化股份公司物資裝備部聯(lián)合對EC+P效勞和E+P+C工程工程物資采購進行管理。4.1采購管理模式中石化物資裝備部組織成立青島大煉油工程采購工作協(xié)調(diào)小組，對青島大煉油工程工程的物資采購工作進行全面的指導、協(xié)調(diào)、監(jiān)督和管理，定期組織召開采購工作協(xié)調(diào)會，對采購工作進行總體部署、安排，協(xié)調(diào)處理采購過程出現(xiàn)的問題。青島煉化和各EC+P效勞方成立工程工程物質(zhì)采購管理部門，執(zhí)行相應的采購實施和管理工作。4.1.1EC+P效勞工程青島煉化采購管理部按照EC+P效勞合同對供應商名錄組織審批，簽訂采購合同，向供應商直接付款，對EC+P效勞方執(zhí)行采購的全過程進行管理和監(jiān)督；EC+P效勞方嚴格按照業(yè)主要求提供采購效勞，作為買方代表參與合同全過程并對物資采購工作〔付款除外〕負全部責任。4.1.2E+P+C工程由青島煉化采購管理部負責采購工作。4.1.3總部集中采購和進口物資〔1〕屬于總部直接集中采購的物資，委托中石化物資裝備部實施采購；〔2〕屬于總部組織集中采購的物資，供應商的選擇、產(chǎn)品價格等執(zhí)行關(guān)于總部組織集中采購的有關(guān)規(guī)定；〔3〕需要進口的物資，委托中國石化國際事業(yè)公司〔以下簡稱國際事業(yè)公司〕進行采購。國際事業(yè)公司、青島煉化、EC+P效勞方三方簽訂委托代理協(xié)議。4.2采購管理原那么依據(jù)中國石化股份公司物資裝備部關(guān)于加強工程工程物資采購管理、發(fā)揮集中采購優(yōu)勢、嚴格控制采購物資的質(zhì)量和價格等文件的精神和要求，青島大煉油工程工程的物資采購要嚴格按照總部的有關(guān)規(guī)定和要求執(zhí)行，以降低本錢，保證裝置在開車期間穩(wěn)定運行。4.2.1嚴格遴選的原那么供應商名錄原那么上從中石化資源市場范圍內(nèi)產(chǎn)生，青島煉化采購管理部嚴格執(zhí)行供應商名單的準入和淘汰制度，控制供應商的范圍和資質(zhì)，選擇技術(shù)先進、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應商，加強供應商的動態(tài)管理，以保證供貨質(zhì)量和使用性能。4.2.2集中采購的原那么為了加強對供應商售后產(chǎn)品的追蹤管理，防止生產(chǎn)裝置的設(shè)備材料出現(xiàn)“萬國博物館〞的現(xiàn)象，以便于生產(chǎn)裝置運行維護的集中管理，降低備品備件的儲藏規(guī)模和采購本錢，同類同型物資的采購，要按照供應商的規(guī)模、實力、產(chǎn)能水平等，將工程工程按裝置劃分成假設(shè)干采購單元，每個單元的同類同型物資原那么上由一家供貨商供貨。4.2.3分級管理的原那么根據(jù)工程所需物資的性質(zhì)、對裝置運行的影響程度、批量大小等，進行分級管理，主要分為：關(guān)鍵重要性設(shè)備材料〔含引進設(shè)備材料〕、大宗通用性設(shè)備材料、一般性物資?！?〕關(guān)鍵重要設(shè)備材料〔含引進設(shè)備材料〕影響到裝置平安運行的物資作為關(guān)鍵重要性設(shè)備材料進行管理，按照總部有關(guān)規(guī)定程序進行分交、采購。石化專用設(shè)備〔特別是高壓加氫設(shè)備〕、壓縮機組、電站設(shè)備及特殊材質(zhì)的金屬材料等訂貨周期在12個月以上的設(shè)備材料采購工作難度大、制造周期長，要嚴格按照總部的規(guī)定進行分交，提前啟動訂貨程序。按總部要求，物資裝備部、國際事業(yè)公司分別負責長周期設(shè)備材料的國內(nèi)、國外招標采購工作，商務(wù)談判以物資裝備部、國際事業(yè)公司為主，青島煉化、EC+P效勞方參加；技術(shù)談判以各EC+P效勞方為主，青島煉化參加。關(guān)鍵重要設(shè)備材料簽訂采購合同時，根據(jù)需要附帶簽訂一攬子備品備件儲藏協(xié)議，以保證生產(chǎn)運行期備品備件的儲藏和供應?！?〕大宗通用性設(shè)備材料工程建設(shè)需求量大，批次多，采購金額大的設(shè)備和材料〔主要包括通用設(shè)備、標準化設(shè)備，常用的管材、板材、型鋼、管道配件、閥門、緊固件、建筑材料、砼混凝土、鋼筋、電纜、電纜橋架、表箱、電工材料、保溫保冷材料等〕作為大宗通用設(shè)備材料管理，按照總部物資裝備部有關(guān)規(guī)定實施采購。根據(jù)中石化物資裝備部關(guān)于發(fā)揮集中采購優(yōu)勢、降低采購本錢的精神和要求，為確保全廠各裝置大宗通用設(shè)備材料質(zhì)量和規(guī)格的統(tǒng)一，由青島煉化統(tǒng)一確定技術(shù)標準，統(tǒng)一確定配置標準，發(fā)揮集中采購的優(yōu)勢，擴大框架協(xié)議采購物資的品種和范圍，以縮短采購流程，加快采購進度。〔3〕一般性設(shè)備材料的采購工程工程需求批量小、價格隨市場波動較大、規(guī)格型號雜，對裝置運行影響小的物資品種作為一般性設(shè)備材料管理。由于價格隨市場波動較大、規(guī)格型號雜、批量小，一般性設(shè)備材料的采購要嚴格控制供貨商的資質(zhì)和范圍，保證采購物資的價格、性能和質(zhì)量。4.2.4與進度匹配的原那么采購合同的履行應與工程建設(shè)的進度相匹配，EC+P效勞方要根據(jù)工程總體統(tǒng)籌方案和長周期設(shè)備的到貨時間，制訂切實可行的工程采購進度控制方案，采購管理部對采購進度進行動態(tài)監(jiān)控，控制影響采購進度的各項因素，通過提前啟動訂貨程序、催交催運等各種手段和措施，合理安排工程需用物資的到貨，確保工程進度的需要，為工程施工進度方案的實施創(chuàng)造良好的條件。采購物資原那么上不得超前或滯后工程建設(shè)的需用期到貨，以保證施工現(xiàn)場有序整齊和施工進度按方案進行。4.2.5控制價格的原那么充分發(fā)揮總部集中采購、集中供貨的總體優(yōu)勢，努力優(yōu)化采購方案降低采購本錢，對物資采購全過程實現(xiàn)本錢的有效控制。4.2.6確保質(zhì)量的原那么認真執(zhí)行工程質(zhì)量方案，按照主合同和工程質(zhì)量方案的有關(guān)要求和規(guī)定，堅持質(zhì)量保證原那么，對設(shè)備、材料供貨商進行優(yōu)選，嚴把監(jiān)造、檢驗和驗收等質(zhì)量控制環(huán)節(jié)，確保供貨質(zhì)量。4.2.7資料齊全、標準的原那么為了及時掌握工程需用物資需求狀況，了解物資采購情況，加強采購檔案和信息資料檔案管理，EC+P效勞方應根據(jù)采購管理部要求對青島煉化所需留存的采購資料歸檔管理，并按時提交齊全標準資料。同時，為便于實施網(wǎng)上采購和適應ERP管理需要，EC+P效勞方按青島煉化采購管理部要求提交的書面資料，須一并提供能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡(luò)接入的可編輯電子版資料。4.3采購管理機構(gòu)及職責4.3.1IPMT職責審批工程工程物資采購管理程序、供應商名單，以及重大采購問題的決策等。4.3.2青島煉化采購管理部職責全面負責工程工程國內(nèi)外物資供應的組織、管理、監(jiān)督工作，制定工程工程物資采購管理程序；負責組織EC+P效勞工程物資采購的管理、監(jiān)督工作，對EC+P效勞方物資采購P效勞的全過程進行管理和監(jiān)督；負責E+P+C工程物資采購的實施和管理；負責審核EC+P效勞方編制的工程工程物資采購網(wǎng)絡(luò)方案以及相應建立的采購物資質(zhì)量控制體系和采購管理程序；負責供應商資質(zhì)、業(yè)績的考察、評審和管理，組織確定供應商名錄，報IMPT批準；參加總體設(shè)計、根底設(shè)計、詳細設(shè)計審查會，協(xié)助中石化物裝部組織物資集中分交會；負責物資需求方案接收、確認、下發(fā)，參加技術(shù)談判和商務(wù)談判；簽訂采購合同，辦理貨款支付手續(xù)；市場行情的分析及價格的管理；對工程工程物資采購的質(zhì)量、進度和費用進行監(jiān)督和控制；負責建立健全物資管理根底數(shù)據(jù)；負責組織工程工程物資供應工作會議，對工程物資供應過程出現(xiàn)的問題進行協(xié)調(diào)和決策；負責組織工程工程采購文件資料及隨機物品的驗收移交和歸檔管理；負責催促、協(xié)調(diào)辦理引進物資海關(guān)備案、免稅手續(xù)和報關(guān)、運輸、保險、檢疫、檢驗、保管與交付等工作，負責許可證辦理；負責監(jiān)督檢查和管理到貨物資的接收、存放、領(lǐng)用過程、物資檢驗、保管、防護、搬運的程序和措施；負責完工資料的審核，組織物資采購檔案、資料移交驗收；負責工程物資采購完工總結(jié)報告的審核。4.3.3EC+P效勞方職責負責完成EC+P效勞合同范圍內(nèi)的采購效勞工作，作為買方代表參與采購合同全過程并對物資采購工作〔付款除外〕負全部責任；按照工程總體統(tǒng)籌方案編制工程物資采購進度網(wǎng)絡(luò)控制方案，建立物資采購質(zhì)量控制體系和采購管理體系，報青島煉化采購管理部審核后組織實施；編寫?引進主要設(shè)備材料分交清冊?和?物資集中分交清冊?，經(jīng)采購管理部審核后，并配合好物資分交工作；負責推薦工程物資采購供應商名單，報采購管理部；負責詢價書、采購說明書等采購文件的編制和報審；負責發(fā)詢價、接收報價管理，組織評審；負責組織物資采購的技術(shù)談判和商務(wù)談判；負責合同文本及條款的擬訂，作為買方代表參與合同的簽訂；負責依據(jù)合同條款的規(guī)定執(zhí)行采購合同，對采購質(zhì)量、制造進度進行監(jiān)督、檢查和控制；負責監(jiān)造、催交催運、質(zhì)量的檢查和驗收；負責組織采購物資的到貨驗收和開箱檢驗、接收、保管、存儲、發(fā)放工作及質(zhì)量問題的處理，使用過程的協(xié)調(diào)等；負責物資采購過程文件資料〔包括可編輯電子版〕歸檔管理及移交，按規(guī)定要求定期向協(xié)調(diào)小組和青島煉化采購管理部匯報采購工作的進展情況；負責資金支付方案的編制；負責工程工程物資采購完工總結(jié)報告的編制。4.3.4青島煉化采購管理部崗位及職責采購管理部設(shè)綜合管理組、采買組。具體分工如下：采購管理部采購管理部采買〔含采買〔含E+P+C〕綜合管理計劃統(tǒng)計合同、供應商管理工程采購代表采買與控制物流管理倉儲進口業(yè)務(wù)計劃統(tǒng)計合同、供應商管理工程采購代表采買與控制物流管理倉儲進口業(yè)務(wù)工程部1工程部1EC+EC+P服務(wù)承包商E+P+C承包商工程部2工程部2工程部3工程部3工程部4工程部4工程工程部5〔1〕綜合管理組綜合管理組全面負責采購程序的管理，監(jiān)督檢查采購程序的實施，對工程物資采購全過程進行追蹤、管理。方案統(tǒng)計人員職責：負責各類工作〔采購〕方案〔監(jiān)造、質(zhì)量檢驗、資金支付等〕、需求方案、報表、完工資料等的接收匯總整理，按照裝置、專業(yè)進行分類后移交工程部協(xié)調(diào)代表、采買與控制各專業(yè)崗位；組織工程物資供應工作會議，對工程物資供應過程出現(xiàn)的問題進行協(xié)調(diào)和處理，物資供應工作總結(jié)；方案執(zhí)行情況的統(tǒng)計分析和上報；工程的創(chuàng)立、編碼和維護；物料主數(shù)據(jù)的創(chuàng)立和維護；合同、供應商管理人員職責：組織確定合格的供應商，辦理IPMT報批手續(xù)；合同文件的整理、歸檔工作；供應商名錄的管理，供應商主數(shù)據(jù)的創(chuàng)立和維護；進口業(yè)務(wù)人員職責：參加進口物資的相關(guān)工作；協(xié)助進口物資招標、機電審、減免稅等申請手續(xù)辦理，催促、協(xié)調(diào)辦理引進物資海關(guān)備案、報關(guān)、運輸、保險、檢疫、檢驗、保管與交付等工作；負責許可證辦理；〔2〕采買組崗位職責工程采購代表職責：代表采購管理部參加各工程部會議，負責工程部物資供應過程全部事務(wù)的信息反響和協(xié)調(diào)；E+P+C工程，組織〔到現(xiàn)場后〕物資質(zhì)量、技術(shù)問題的評定、處理方案的制定等；方案核銷；采買與控制人員職責：參加工程部采購物資總體設(shè)計、根底設(shè)計、詳細設(shè)計審查會；參加工程工程物資分交；參加供應商的考察、考核、評審；參加工程工程物資供應工作會議；參加技術(shù)談判、商務(wù)談判、合同簽約等工作；根據(jù)工程工程施工進展情況，做出各專業(yè)物資采購情況報表和物資供應總結(jié)；負責EC+P效勞工程物資采購全過程的管理和監(jiān)督；負責E+P+C工程物資采購過程的實施和管理；負責資金支付方案的編制和報批，以及資金支付申請手續(xù)的辦理；工程資料、物資采購過程文件的收集整理、錄入及移交；物流管理人員職責：對EC+P效勞工程物流進行監(jiān)督管理；負責組織E+P+C工程物流管理工作；倉儲人員職責：對EC+P效勞工程倉儲進行監(jiān)督管理；負責組織E+P+C工程倉儲管理工作。4.4采購策略及要求4.4.1供應商名錄管理EC+P效勞方推薦工程工程物資采購供應商名單報采購管理部，采購管理部根據(jù)總部及青島煉化公司有關(guān)供應商管理的規(guī)定，組織有關(guān)部門對供應商資質(zhì)、業(yè)績等進行考察、評審，確定的供應商名錄必須報IPMT批準前方可執(zhí)行。供應商名錄原那么上在中石化資源市場、青島煉化資源市場范圍內(nèi)產(chǎn)生。4.4.2分交按照中石化?固定資產(chǎn)投資工程物資采購管理方法?的規(guī)定，由中石化物資裝備部牽頭組織國內(nèi)外分交和國內(nèi)采購物資集中分交工作?！?〕分交清冊的編制審核EC+P效勞方按照IPMT批準的供應商名錄編制?引進主要設(shè)備材料分交清冊?〔見附2〕和物資采購進度網(wǎng)絡(luò)控制方案，報青島煉化采購管理部審核確認后，報中國石化股份公司物資裝備部?！?〕分交會議中國石化股份公司物資裝備部牽頭組織國內(nèi)外設(shè)備材料分交會和國內(nèi)采購物資集中分交會議，青島煉化采購管理部、EC+P效勞方參加，確定擬選供應商、采購模式、訂貨資料的交付時間、訂貨時間、交貨時間和監(jiān)造等內(nèi)容，由中國石化股份公司物資裝備部下發(fā)會議紀要執(zhí)行。4.4.3提前采購在根底設(shè)計批復前需要提前采購的關(guān)鍵重要性設(shè)備材料，由設(shè)計單位提供設(shè)備材料圖紙和技術(shù)規(guī)格書并蓋設(shè)計單位公章報青島煉化規(guī)劃設(shè)計部，青島煉化規(guī)劃設(shè)計部負責編制提前采購申請報告報中石化開展方案部審批。4.4.4物資需求方案的編制、審批及接收、下達〔1〕EC+P效勞工程需求方案由EC+P效勞方編制，報青島煉化控制部審批；采購管理部對控制部審批的物資需求方案進行接收、登記、確認后，國內(nèi)物資采購下達EC+P效勞方采購部門實施采購，進口物資采購下達國際事業(yè)公司實施采購；〔2〕E+P+C工程需求方案由控制部組織設(shè)計等單位編制并進行審批；采購管理部對控制部審批的物資需求方案進行接收、登記、確認后，國內(nèi)物資采購下達采購管理部采買組實施采購，進口物資采購下達國際事業(yè)公司實施采購。4.4.5關(guān)鍵重要性設(shè)備材料采購〔1〕采購方案EC+P效勞工程，由EC+P效勞方依據(jù)分交會議紀要制定關(guān)鍵重要性設(shè)備材料的采購方案，報送青島煉化采購管理部審核；E+P+C工程，由采購管理部依據(jù)分交會議紀要制定關(guān)鍵重要性設(shè)備材料的采購方案；關(guān)鍵重要性設(shè)備材料采購方案每月更新一次；關(guān)鍵重要性設(shè)備材料采購方案內(nèi)容至少應包括：物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量，擬選供應商，采購方式，需求方案〔含請購文件、詢價書〕提交審核及發(fā)出時間，供應商響應文件收到時間，訂貨時間，交貨時間等?！?〕發(fā)詢價及接收報價EC+P效勞工程EC+P效勞方采購部門編制詢價書、詢價方案等文件，報采購管理部備案；EC+P效勞方按照中國石化股份公司物資裝備部組織的分交會議紀要和IPMT審批的供應商名錄，向確定的供應商發(fā)詢價書及接收報價；EC+P效勞方須將供應商對詢價書的回應文件即報價文件〔包括書面和電子版〕提交青島煉化采購管理部；E+P+C工程采購管理部采買組組織設(shè)計部門編制詢價書、詢價方案等文件；采購管理部采買組按照中國石化股份公司物資裝備部組織的分交會議紀要和IPMT審批的供應商名錄，向確定的供應商發(fā)詢價書及接收報價?！?〕技術(shù)談判EC+P效勞工程技術(shù)交流日程安排：需要進行技術(shù)交流、技術(shù)談判的由青島煉化采購管理部和EC+P效勞方共同確定；EC+P效勞方組織技術(shù)談判、技術(shù)澄清及簽技術(shù)協(xié)議；采購管理部組織青島煉化有關(guān)部門參加技術(shù)談判、技術(shù)澄清并在技術(shù)協(xié)議上簽字；E+P+C工程采購管理部組織技術(shù)談判、技術(shù)澄清；設(shè)計單位、青島煉化有關(guān)部門參加技術(shù)談判、技術(shù)澄清并簽訂技術(shù)協(xié)議?！?〕商務(wù)談判及簽訂合同關(guān)鍵重要性設(shè)備材料中的長周期設(shè)備材料由中石化物裝部與青島煉化及EC+P效勞方共同商定商務(wù)談判方案，中石化物裝部下發(fā)國內(nèi)長周期設(shè)備材料商務(wù)談判方案并組織商務(wù)談判，青島煉化及EC+P效勞方全程參加。屬于總部物資裝備部直接集中采購的物資，由中石化物資裝備局部別與供應商、青島煉化簽訂供貨合同。中石化物裝部與青島煉化的供貨合同由EC+P效勞方起草并對商務(wù)談判過程記錄〔參加會議人員、報價、談判意見及結(jié)果等〕，EC+P效勞方作為買方代表在中石化物裝部與青島煉化的供貨合同上簽字，青島煉化負責供貨合同審查、確認，作為買方在合同上簽字。屬于總部物資裝備部組織集中采購的物資，按照總部物資裝備部組織集中采購的規(guī)定實施采購。青島煉化與供應商的供貨合同由EC+P效勞方起草并對商務(wù)談判過程記錄〔參加會議人員、報價、談判意見及結(jié)果等〕，EC+P效勞方作為買方代表在青島煉化與供應商的供貨合同上簽字，青島煉化負責供貨合同審查、確認，作為買方在合同上簽字。合同簽訂后，采購合同及有關(guān)資料由EC+P效勞方負責整理齊全移交青島煉化采購部。其他關(guān)鍵重要性設(shè)備材料按照總部物資裝備部相關(guān)會議要求和有關(guān)規(guī)定，青島煉化及EC+P效勞方共同商定談判方案并組織實施；青島煉化及EC+P效勞方共同組織商務(wù)談判，EC+P效勞方負責訂貨合同的起草及商務(wù)談判過程記錄〔參加會議人員、報價、談判意見及結(jié)果〕，作為買方代表在合同上簽字；青島煉化負責合同審查、確認，作為買方在合同上簽字；合同簽訂后，采購合同及有關(guān)資料由EC+P效勞方負責整理齊全移交青島煉化采購部?！?〕合同執(zhí)行EC+P效勞方負責合同執(zhí)行，要求供應商按照約定全面履行合同，對設(shè)備材料的制造進度、監(jiān)造、催交催運、到貨驗收、保管、發(fā)放、資金方案提報等工作進行管理和控制；采購管理部對合同執(zhí)行全過程進行監(jiān)督管理。4.4.6大宗通用性設(shè)備材料采購〔1〕總部物資裝備部直接集中采購的大宗通用物資，由總部物資裝備部統(tǒng)一集中采購、集中供貨；〔2〕其他大宗設(shè)備材料，由青島煉化與供應商簽訂框架協(xié)議進行采購，EC+P效勞方作為買方代表在框架協(xié)議上簽字?？蚣軈f(xié)議按青島煉化合同管理規(guī)定辦理審簽，采購實施以采購訂單方式執(zhí)行，采購訂單以框架協(xié)議為依據(jù)。EC+P效勞方負責按市場管理部下達的需求方案編制采購訂單，采購訂單報青島煉化采購管理部批準后，由EC+P效勞方負責采購訂單的執(zhí)行；EC+P效勞方對訂單采購物資的制造進度、監(jiān)造、催交催運、到貨驗收、保管、發(fā)放、提報資金方案等工作進行管理和控制；采購管理部對合同執(zhí)行全過程進行監(jiān)督管理。4.4.7一般性設(shè)備材料采購〔1〕青島煉化采購管理部作為買方、EC+P效勞方作為買方代表與供應商簽訂采購合同：〔2〕EC+P效勞方負責合同執(zhí)行，要求供應商按照約定全面履行合同，對設(shè)備材料的制造進度、監(jiān)造、催交催運、到貨驗收、保管、發(fā)放、資金方案提報等工作進行管理和控制；〔3〕采購管理部對合同執(zhí)行全過程進行監(jiān)督管理。4.4.8引進設(shè)備材料采購〔1〕進口委托青島煉化委托國際事業(yè)公司進行引進設(shè)備材料的采購工作，EC+P效勞方提供采購效勞，青島煉化、國際事業(yè)公司、EC+P效勞方共同簽訂?進口委托代理協(xié)議??！?〕進口采購方式按照?中華人民共和國招投標法?和國家有關(guān)部門的規(guī)定，青島大煉油工程工程的引進物資采購采取國際公開招標的方式進行。青島煉化出具國際招標委托書，并催促、協(xié)調(diào)國際事業(yè)公司和EC+P效勞方的引進物資采購工作。不滿足公開招標條件的采購物資，須由EC+P效勞方提供詳細技術(shù)說明并行文，詳細說明不招標理由，報青島煉化確認，青島煉化上報中國石化股份公司開展方案部，同時抄送國際事業(yè)公司和中國石化股份公司物資裝備部，由中國石化股份公司開展方案部行文上報國家發(fā)改委。在辦理完上述批復手續(xù)后，國際事業(yè)公司方可采用詢比價的方式進行采購?！?〕招投標及發(fā)詢價EC+P效勞方負責編寫中/英文技術(shù)標書或技術(shù)詢價文件〔包括電子版〕，國際事業(yè)公司負責編寫中/英文商務(wù)標書或商務(wù)詢價文件〔包括電子版〕，編寫單位負責根據(jù)專家意見2天內(nèi)完成標書或詢價文件的更改后，由國際事業(yè)公司按時上網(wǎng)招標或?qū)ν獍l(fā)詢價?！?〕技術(shù)談判需要進行技術(shù)交流及簽訂技術(shù)協(xié)議的進口物資，由國際事業(yè)公司組織技術(shù)交流、技術(shù)談判；EC+P效勞方作為設(shè)計代表參加并主談，EC+P效勞方對引進物資的全部技術(shù)內(nèi)容負責，提供技術(shù)及相關(guān)文件的支持；EC+P效勞方和青島煉化在技術(shù)協(xié)議上簽字?！?〕商務(wù)談判及簽訂合同在有關(guān)各方取得一致意見確定供貨方，并得到有關(guān)領(lǐng)導的批準后，方可簽約。國際事業(yè)公司負責訂貨合同的起草及商務(wù)談判過程記錄〔參加會議人員、報價、談判意見及結(jié)果〕，青島煉化、EC+P效勞方負責合同審查、確認；國際事業(yè)公司作為買方在商務(wù)合同上簽約，青島煉化作為最終用戶在技術(shù)協(xié)議、商務(wù)合同上簽約，EC+P效勞方作為最終用戶代表在技術(shù)協(xié)議、商務(wù)合同上簽約；國外長周期設(shè)備材料采購合同及有關(guān)資料由國際事業(yè)公司負責整理齊全移交青島煉化采購部?！?〕相關(guān)進口手續(xù)辦理青島煉化公司規(guī)劃設(shè)計部配合中石化開展方案部辦理?國家鼓勵的內(nèi)外資工程確認書?，EC+P效勞方協(xié)助；青島煉化采購管理部依據(jù)?引進委托代理協(xié)議?，組織、催促、協(xié)調(diào)辦理引進物資海關(guān)備案、進口許可證、免稅手續(xù)和報關(guān)、運輸、保險、檢疫、檢驗、保管與交付等工作；EC+P效勞方依據(jù)?引進委托代理協(xié)議?提供采購效勞，編制辦理許可證及各種報關(guān)手續(xù)的相關(guān)技術(shù)文件，協(xié)助青島煉化采購管理部辦理進口許可證、檢驗交付、接收、保管、發(fā)放等工作；國際事業(yè)公司辦理引進物資在目的港口岸的海關(guān)備案、減免、報關(guān)、報驗和運輸、提報資金支付方案等使進口物資到達施工現(xiàn)場的一切事宜；青島煉化、國際事業(yè)公司、EC+P效勞方和代理商共同到現(xiàn)場開箱驗收；青島煉化、EC+P效勞方與國際事業(yè)公司之間的權(quán)利義務(wù)及其他未盡事宜詳見?引進委托代理協(xié)議?。4.4.9國產(chǎn)可退稅設(shè)備材料EC+P效勞方應在國產(chǎn)設(shè)備分交的同時向發(fā)包人提交所有國產(chǎn)可退稅設(shè)備材料和不可退稅設(shè)備、材料的清冊，區(qū)別分開。4.4.10備品備件〔1〕EC+P效勞方編制3年生產(chǎn)期間的備品備件清單；〔2〕EC+P效勞方對所有的轉(zhuǎn)動設(shè)備、重要設(shè)備、重要電氣、儀表設(shè)備詢價時要求報價方帶三年備件，并分項報價，事故件由EC+P效勞方在詢價前提供方案，根據(jù)青島煉化采購管理部意見發(fā)出詢價；〔3〕買賣合同簽訂時設(shè)備價格、聯(lián)動試車備件、事故件和三年備件價格分列。EC+P效勞方協(xié)助青島煉化采購管理部與供貨方簽訂附加備品備件的效勞協(xié)議。中間交接及試車期間的備品備件按如下原那么執(zhí)行：EC+P效勞方負責中間交接之前的易損件、單機試車〔按照中國石化集團公司工程建設(shè)管理的相關(guān)規(guī)定〕的備品備件、專用工具的供應，并保管專用工具：中間交接時，專用工具按質(zhì)〔滿足使用需要為準〕按量移交，假設(shè)損壞喪失EC+P效勞方應再次按質(zhì)按量提供：隨機備品備件要按質(zhì)并按使用后的剩余量〔即除去在安裝、調(diào)試、單機試車過程中使用了的局部〕移交。4.4.11貨款的支付〔1〕EC+P效勞方負責編制年度、月度采購資金使用方案表〔附件〕，按要求提交青島煉化采購管理部；〔2〕物資采購合同付款遵照?QRC工程管理手冊?“第6局部物資采購付款程序〞執(zhí)行；〔3〕EC+P效勞方按青島煉化采購管理部要求填列?合同付款進度明細表?〔附件〕。5EC+P效勞工程物資采購工作程序5.1EC+P效勞方的采購組織機構(gòu)5.1.1各EC+P效勞方成立專門的采購部門承擔EC+P效勞工程物資采購全過程的P效勞工作；5.1.2EC+P效勞方采購部門設(shè)置及專業(yè)人員的配備報青島煉化采購管理部備案。5.2采購進度網(wǎng)絡(luò)控制方案EC+P效勞方根據(jù)工程總體統(tǒng)籌方案編制工程工程物資采購網(wǎng)絡(luò)方案，報青島煉化審批后，作為整個工程EC+P效勞工程物資采購指導文件。5.3供應商名錄確實定EC+P效勞方按照中國石化股份公司物資裝備部規(guī)定和要求推薦合格供應商名單，青島煉化采購管理部負責組織確定供應商名錄，集中報IPMT批準后執(zhí)行。5.4國內(nèi)外物資分交5.4.1分交清冊的編制和上報EC+P效勞方采購部門按照IPMT批準的供應商名錄編制?引進主要設(shè)備材料分交清冊?和?物資集中分交清冊?，經(jīng)青島煉化采購管理部審核確認后，報中國石化股份公司物資裝備部。5.4.2分交會議中石化物資裝備部負責組織國內(nèi)外物資及長周期設(shè)備材料分交會，青島煉化、EC+P效勞方參加，確定擬選供應商、采購模式、訂貨資料的交付時間、訂貨時間、交貨時間和監(jiān)造等內(nèi)容，由中石化物資裝備部下發(fā)會議紀要執(zhí)行。5.5物資需求方案5.5.1EC+P效勞方按照青島煉化建設(shè)期物資需求方案管理方法的要求，根據(jù)設(shè)計文件編制工程工程設(shè)備、材料的月度或追加需求方案〔附件3、4、5、6〕?！?〕設(shè)備需求方案主要內(nèi)容包括：工程名稱〔分解到裝置單元〕、工程編號、方案編號、制表日期、設(shè)備位號、物資編碼〔ERP編碼模式〕、設(shè)備名稱、規(guī)格型號材質(zhì)、單位、數(shù)量、需用日期、概算等?！?〕材料需求方案主要內(nèi)容包括：工程名稱〔分解到裝置單元〕、工程編號、方案編號、制表日期、物資編碼〔ERP編碼模式〕、物資名稱、規(guī)格型號材質(zhì)、單位、數(shù)量、質(zhì)量標準、需用日期、價格等。5.5.2EC+P效勞方將物資需求方案報控制部審批，控制部〔裝置工程部〕組織對EC+P效勞方采購部門提報的需求方案進行審批，并納入工程工程資金預算。5.5.3采購管理部對控制部審批的物資需求方案進行接收確認，并下達EC+P效勞方采購部門組織實施采購。5.6物資采購EC+P效勞方采購部門在青島煉化采購管理部的監(jiān)督、管理下根據(jù)采購管理部下達的物資需求方案提供采購效勞。5.6.1EC+P效勞方采購關(guān)鍵重要性設(shè)備材料的工作程序〔包括方案編制、發(fā)詢價及接收報價、技術(shù)談判、商務(wù)談判和合同簽訂等〕執(zhí)行本采購管理程序“4.4采購策略及要求〞中有關(guān)關(guān)鍵重要性設(shè)備材料采購的內(nèi)容要求；5.6.2EC+P效勞方采購大宗通用性設(shè)備材料的工作程序〔包括方案編制、發(fā)詢價及接收報價、技術(shù)談判、商務(wù)談判和合同簽訂等〕執(zhí)行本采購管理程序“4.4采購策略及要求〞中有關(guān)大宗通用性設(shè)備材料采購的內(nèi)容要求；5.6.3EC+P效勞方采購一般性設(shè)備材料的工作程序〔包括方案編制、發(fā)詢價及接收報價、技術(shù)談判、商務(wù)談判和合同簽訂等〕執(zhí)行本采購管理程序“4.4采購策略及要求〞中有關(guān)一般性設(shè)備材料采購的內(nèi)容要求；5.6.4超過概算金額的物資采買，EC+P效勞方采購部門填寫?物資采購超概請示表?〔附件7〕報控制部，控制部審批前方能實施采購；5.6.5材料代用，工程工程材料需用方案的物資，需要變更規(guī)格型號或材質(zhì)，由EC+P效勞方采購部門填寫?物資需求方案材料代用單?〔附件8〕報控制部，控制部審批后實施；5.6.6采購物資的監(jiān)造、檢驗及催交催運EC+P效勞方根據(jù)物資采購合同，對采購物資的制造進度、質(zhì)量和催交催運負責：〔1〕制造廠提交質(zhì)量方案、制造方案〔含進度方案〕、檢驗方案報EC+P效勞方，EC+P效勞方審核后編制監(jiān)造管理大綱、監(jiān)造方案一并提交采購管理部組織審批后，EC+P效勞方按已批準的監(jiān)造方案、質(zhì)量方案開展制造的檢驗活動；〔2〕檢驗工作應從原材料進貨開始，包括材料檢驗、制造加工、工序檢驗、組裝、中間產(chǎn)品試驗、強度試驗、致密性試驗、整機試驗、外表處理檢驗、包裝檢驗等直至運輸包裝檢驗；〔3〕EC+P效勞方按方案定期提供進度報告和檢驗報告，對于控制部希望參加的檢驗，EC+P效勞方在檢驗前及時通知控制部參加；〔4〕對于重要設(shè)備，EC+P效勞方必須進行全程駐廠監(jiān)造；〔5〕對EC+P效勞方提供的重要檢驗點，控制部組織派員參加；〔6〕控制部根據(jù)方案參加階段性檢驗，也可以根據(jù)方案安排隨時進入制造廠檢查質(zhì)量和進度，并對制造廠及EC+P效勞方的工作進行評估；〔7〕EC+P效勞方根據(jù)采購訂單條款進行催交催運。5.7物資的驗收、保管及發(fā)放EC+P效勞方對設(shè)備、材料的驗收、運輸、保管、發(fā)放負全面責任，青島煉化采購管理部予以監(jiān)督，并進行不定期檢查，對存在問題青島煉化采購管理部將以整改通知單形式反響，EC+P效勞方進行整改后書面回復青島煉化采購管理部。5.7.1到貨驗收〔1〕物資到貨后，由EC+P效勞方負責接收并辦理物資交接手續(xù)，到貨物資要及時錄入到貨物資臺帳，每天以電子版和書面兩種形式報青島煉化采購管理部專業(yè)人員?！?〕EC+P效勞方組織相關(guān)人員對到貨物資進行驗收，認真核對物資名稱、規(guī)格、材質(zhì)〔型號〕、數(shù)量、隨機資料、隨機備件等，確認無誤后，放入規(guī)定的存放區(qū)；〔3〕需要檢驗、試驗的物資，要存放在待驗區(qū)，并進行標識，EC+P效勞方負責辦理檢驗、試驗的委托手續(xù)，及時將檢驗、試驗的結(jié)果通知青島煉化采購管理部專業(yè)采購員。5.7.2設(shè)備、材料的現(xiàn)場檢驗直接進入施工現(xiàn)場的物資，EC+P效勞方及時組織驗收并做好標識。5.7.3不合格品的處置當設(shè)備、材料出現(xiàn)不合格品時，EC+P效勞方應將不合格品另行存放，并做好不合格品標識,并及時通知青島煉化采購管理部專業(yè)采購員，按不合格品的控制程序的規(guī)定進行處理?！?〕當設(shè)備、材料出現(xiàn)不合格品時，應按合同有關(guān)條款處理，嚴格執(zhí)行不合格品的控制程序。當需要青島煉化采購管理部確認的處置方案時，應填寫?不合格品的處置報審表?，經(jīng)EC+P效勞方工程經(jīng)理與采購管理部經(jīng)理簽字認可后報青島大煉油工程工程經(jīng)理部審批；〔2〕對采購材料不合格品一律采用退貨、更換處理的方式，不允許返工、修復、降級使用；〔3〕經(jīng)過評定的不合格產(chǎn)品不能驗收入庫，應另行存放，并做好不合格品標識；〔4〕直接進入施工現(xiàn)場的物資出現(xiàn)不合格品時，應及時清出現(xiàn)場，以免誤用。5.7.4倉儲保管〔1〕庫存物資應根據(jù)不同物資的材質(zhì)〔型號〕、屬性和要求，按規(guī)定存放；〔2〕設(shè)立待驗區(qū)，懸掛或張貼明顯標識；〔3〕擺放物資的貨架要在相應的位置設(shè)置料簽等標識，庫區(qū)露天貨場設(shè)立固定標牌等標識，存放的物資要做到標識醒目、名稱統(tǒng)一、計量標準、規(guī)格不串、材質(zhì)〔型號〕不混、數(shù)量準確；〔4〕物資的質(zhì)量狀態(tài)按待檢、已檢待判斷、合格、不合格四種狀態(tài)進行標識，發(fā)放時要確認物資質(zhì)量狀態(tài)；〔5〕EC+P效勞方要按照物資存放要求，進行經(jīng)常性的維護保養(yǎng)，監(jiān)控存放環(huán)境，保證存放的物資完好無損。5.7.5保管現(xiàn)場的要求〔1〕保管場所應設(shè)置防火、防盜、防水、防曬等措施；〔2〕物品擺放整齊、界區(qū)明顯、標識清楚；〔3〕危險品、有毒有害品、易燃易爆品的分類分區(qū)隔離擺放，及平安防護、保衛(wèi)措施齊備；〔4〕露天料場堆放設(shè)備及材料應作到上蓋下墊，應有防雨、防風、和防水淹措施；〔5〕庫區(qū)內(nèi)道路布局合理，便于收發(fā)材料作業(yè)，并保證在發(fā)生火情時，消防通道暢通無阻；〔6〕貴重物品的加強保管措施；〔7〕庫用起吊機具、車輛、消防器具應完好可用；〔8〕根據(jù)物品的特性，配制適量的防護用具，保證人員的平安；青島煉化采購管理部不定期的對EC+P效勞方的物資保管現(xiàn)場進行檢查，當發(fā)現(xiàn)存在問題時，青島煉化采購管理部向EC+P效勞方發(fā)出整改通知單，由EC+P效勞方進行整改，并將整改結(jié)果報青島煉化采購管理部，青島煉化采購管理部跟蹤整改正程。5.7.6設(shè)備、材料的標識管理規(guī)定EC+P效勞方應制定設(shè)備、材料的標識管理規(guī)定，其包含范圍有：〔1〕設(shè)備、材料的出廠標識容器設(shè)備出廠標識、名牌標識、預制件交貨現(xiàn)場組裝的壓力容器標識、備品備件標識；機械設(shè)備出廠標識、名牌標識、外表色及標志色、備品備件的標識；電氣、儀表、設(shè)備外表色和標志色；閥門類產(chǎn)品的外表色及標識；原材料標識：各種管材、配件、緊固件、密封件均應有唯一性永久標識；其它標識；〔2〕驗收標識包括待驗收品、合格品、不合格品、修復品、降級品、退貨品、更換品等標識；〔3〕包裝標識不同運輸要求的包裝標識； 超大、超重設(shè)備包裝應準確標出中心位置和起吊點；5.7.7設(shè)備、材料的現(xiàn)場運輸和防護措施為了確保設(shè)備、材料能平安無損運抵指定地點，EC+P效勞方做好以下工作：〔1〕制定裝卸方案：根據(jù)設(shè)備、材料外形、包裝尺寸和重量，選擇適宜的車型及裝卸機械。確定擺放方位及合理的支承位置，盡量降低超限等級?！?〕制定加固封車方案：根據(jù)設(shè)備、材料裝載的實際情況，應采取有效的加固措施，為了調(diào)整重心，可以配重或加長?！?〕設(shè)備在裝卸運輸中，必須小心謹慎作業(yè)，不能碰撞，伸出體外的設(shè)備管口法蘭等附屬部件，必須有防損壞措施。〔4〕確定平安可靠的行車路線，減少行車風險?！?〕對于超大、超重設(shè)備的吊裝、搬運工作，應做出具體方案報控制部、監(jiān)理公司，由控制部、監(jiān)理公司組織專家評審確認。5.7.8物資的發(fā)放〔1〕EC+P效勞方負責物資的發(fā)放管理，辦理發(fā)料手續(xù)；〔2〕EC+P效勞方負責將完成發(fā)貨的發(fā)貨單返青島煉化采購管理部，并將發(fā)貨清單以電子版〔EXCEL表格〕形式報煉化采購管理部。5.7.9工程物資管理日報、月報EC+P效勞方按時將工程物資管理日報、月報上報青島煉化采購管理部及工程監(jiān)理?！?〕日報表于每日16：00前上報，包括：方案執(zhí)行情況表；到貨臺帳；〔2〕月報于每月25日前上報，包括：工程材料的控制方案；材料采購方案與實施情況；設(shè)備、材料的檢驗情況；設(shè)備、材料的現(xiàn)場交接情況；庫存情況報告；剩余材料的處理情況；目前材料管理的問題及處理方法；填寫?材料控制月報表?、?月份材料進料方案表?、?月份材料進場統(tǒng)計表?、?采購方案與實施情況表?。5.7.10每單項工程完成后，EC+P效勞方應對整個工程的材料采購工作做出全面總結(jié)，報青島煉化采購管理部。5.7.11每年12月20日EC+P效勞方應對全年的材料采購工作做出全面總結(jié)，報青島煉化采購管理部。5.8資金支付物資采購款項的支付按?QRC工程管理手冊?第6局部投資控制管理程序“6.3物資采購款項的支付〞工作流程及要求執(zhí)行?！?〕EC+P效勞方根據(jù)物資采購情況每月25日前編制設(shè)備材料款資金支付方案上報采購管理部；〔2〕EC+P效勞方根據(jù)合同付款〔預付款、進度款、結(jié)算款、質(zhì)量保證金〕和“物資采購款項的支付〞工作流程及要求，將發(fā)票、合同、設(shè)備或材料驗收發(fā)放單〔包括開箱檢驗驗收單、物資報驗單、出入庫單等〕、質(zhì)量保證金支付確認單等相關(guān)有效文件整理齊全后，提交采購管理部辦理有關(guān)款項支付。5.9完工總結(jié)及資料歸檔5.9.1完工總結(jié)〔1〕EC+P效勞方負責編寫青島大煉油工程工程物資供應總結(jié)和竣工資料的整理、歸檔、移交；〔2〕工程監(jiān)理負責審核完工總結(jié)報告，組織竣工資料的審查和移交工作；〔3〕青島煉化采購管理部負責接收竣工資料，進行歸檔管理；5.9.2資料管理〔1〕需保存資料〔包括書面材料和電子版〕可研報告及批復；引進主要設(shè)備材料、國內(nèi)物資集中分交清冊及批復；集中分交會議紀要〔包括長周期設(shè)備材料集中分交會議紀要〕；根底設(shè)計文件及批復；設(shè)計資料〔包括圖紙、詢價書、規(guī)格書、變更單等〕；物資需用方案；合同管理資料〔包括買賣合同、監(jiān)造合同、運輸合同、效勞合同、技術(shù)協(xié)議、規(guī)格書、招標的有關(guān)資料、商務(wù)談判記錄、報價單、框架協(xié)議書、委托采購批復、渠道外審批表、批復的超概算采購報告和合同臺帳等資料〕；會議紀要及記錄〔包括工程部調(diào)度會、設(shè)計協(xié)調(diào)會、技術(shù)交流會、設(shè)計審查會和現(xiàn)場辦公會等〕；物資監(jiān)造資料、控制點檢查報告和出場驗收報告；隨物資到貨的原始資料〔包括隨機文件、材質(zhì)證書、合格證、說明書等〕；復驗單、收料驗收單；重要活動的圖片，錄像；其他資料?！?〕EC+P效勞方應將上述物資采購資料按裝置單元分類歸檔后移交。6E+P+C工程物資采購工作程序6.1采購進度網(wǎng)絡(luò)控制方案的編制青島煉化采購管理部根據(jù)工程總體統(tǒng)籌方案組織編制E+P+C工程物資采購進度網(wǎng)絡(luò)控制方案，作為E+P+C工程物資采購指導文件。6.2供應商名錄確實定供應商名單原那么上從中石化資源市場范圍內(nèi)產(chǎn)生。采購管理部根據(jù)工程工程需用物資的種類、數(shù)量，組織有關(guān)部門對供應商的資質(zhì)、業(yè)績進行考察評審，確定供應商名錄報IPMT批準。6.3國內(nèi)外物資分交和長周期設(shè)備材料分交6.3.1分交設(shè)備材料清冊的編制審批和上報由設(shè)計單位編制?引進主要設(shè)備材料分交清冊?和?工程物資集中分交清冊?報采購管理部，采購管理部組織各有關(guān)部門進行確認后，報中石化物資裝備部。6.3.2分交會中石化物資裝備部組織國內(nèi)外物資及長周期設(shè)備材料分交會，青島煉化參加，確定擬選供應商、采購模式、訂貨資料的交付時間、訂貨時間、交貨時間和監(jiān)造等內(nèi)容，由中石化物資裝備部下發(fā)會議紀要執(zhí)行。6.4物資需求方案的編制和審批6.4.1設(shè)計單位按照青島煉化建設(shè)期物資需求方案管理方法的要求，根據(jù)設(shè)計文件編制E+P+C工程設(shè)備、材料的月度或追加需求方案〔附件3、4、5、6〕。〔1〕設(shè)備需求方案主要內(nèi)容包括：工程名稱〔分解到裝置單元〕、工程編號、方案編號、制表日期、設(shè)備位號、物資編碼〔ERP編碼模式〕、設(shè)備名稱、規(guī)格型號材質(zhì)、單位、數(shù)量、需用日期、概算等?！?〕材料需求方案主要內(nèi)容包括：工程名稱〔分解到裝置單元〕、工程編號、方案編號、制表日期、物資編碼〔ERP編碼模式〕、物資名稱、規(guī)格型號材質(zhì)、單位、數(shù)量、質(zhì)量標準、需用日期、價格等。6.4.2控制部組織對需求方案進行審批，并納入工程工程資金預算。6.4.3采購管理部對控制部審批的物資需求方案進行接收確認，并下達采購業(yè)務(wù)員組織實施采購6.5物資采購6.5.1青島煉化采購管理部采買組根據(jù)物資需求方案，按照本采購管理程序“4.4采購策略及要求〞中有關(guān)關(guān)鍵重要性、大宗通用性、一般性設(shè)備材料采購程序要求〔包括方案編制、發(fā)詢價及接收報價、技術(shù)談判、商務(wù)談判和合同簽訂等〕實施采購；6.5.2超過概算金額的物資采買，采購管理部填寫?物資采購超概請示表?報控制部，控制部審批前方能實施采購；6.5.3材料代用，工程工程材料需用方案的物資，需要變更規(guī)格型號或材質(zhì)，由采購管理部填寫?物資需求方案材料代用單?報控制部，控制部審批后實施；6.5.4采購物資的監(jiān)造、檢驗及催交催運采購管理部采買組根據(jù)物資采購合同，對采購物資的制造進度、質(zhì)量和催交催運負責：〔1〕制造廠提交質(zhì)量方案、制造方案〔含進度方案〕、檢驗方案報采購管理部，采購管理部組織第三方編制監(jiān)造管理大綱、監(jiān)造方案并開展物資制造過程中的監(jiān)造、檢驗活動；〔2〕檢驗工作應從原材料進貨開始，包括材料檢驗、制造加工、工序檢驗、組裝、中間產(chǎn)品試驗、強度試驗、致密性試驗、整機試驗、外表處理檢驗、包裝檢驗等直至運輸包裝檢驗；〔3〕第三方按方案定期提供進度、監(jiān)造和檢驗報告，對制造廠的工作進行評估，對于控制部希望參加的檢驗，第三方在檢驗前及時通知控制部參加；〔4〕對第三方提供的重要檢驗點，控制部組織派員參加；〔5〕采購管理部根據(jù)采購訂單條款進行催交催運。6.6物資的驗收、保管及發(fā)放6.6.1到貨驗收〔1〕物資到貨后，由采購管理部接收并辦理物資交接手續(xù)，到貨物資及時錄入到貨物資臺帳〔包括電子版和書面兩種形式〕；〔2〕采購管理部組織相關(guān)人員對到貨物資進行驗收，認真核對物資名稱、規(guī)格、材質(zhì)〔型號〕、數(shù)量、隨機資料、隨機備件等，確認無誤后，放入規(guī)定的存放區(qū)；〔3〕需要檢驗、試驗的物資，要存放在待驗區(qū)，并進行標識，采購管理部辦理檢驗、試驗的委托手續(xù)，收集檢驗、試驗的結(jié)果。6.6.2設(shè)備、材料的現(xiàn)場檢驗直接進入施工現(xiàn)場的物資，采購管理部及時組織驗收并做好標識。6.6.3不合格品的處置當設(shè)備、材料出現(xiàn)不合格品時，采購管理部將不合格品另行存放，并做好不合格品標識,按不合格品的控制程序的規(guī)定進行處理?！?〕當設(shè)備、材料出現(xiàn)不合格品時，應按合同有關(guān)條款處理，嚴格執(zhí)行不合格品的控制程序，采購管理部填寫?不合格品的處置報審表?，報青島大煉油工程工程經(jīng)理部審批；〔2〕對采購材料不合格品一律采用退貨、更換處理的方式，不允許返工、修復、降級使用；〔3〕經(jīng)過評定的不合格產(chǎn)品不能驗收入庫，應另行存放，并做好不合格品標識；〔4〕直接進入施工現(xiàn)場的物資出現(xiàn)不合格品時，應及時清出現(xiàn)場，以免誤用。6.6.4倉儲保管〔1〕庫存物資應根據(jù)不同物資的材質(zhì)〔型號〕、屬性和要求，按規(guī)定存放；〔2〕設(shè)立待驗區(qū)，懸掛或張貼明顯標識；〔3〕擺放物資的貨架要在相應的位置設(shè)置料簽等標識，庫區(qū)露天貨場設(shè)立固定標牌等標識，存放的物資要做到標識醒目、名稱統(tǒng)一、計量標準、規(guī)格不串、材質(zhì)〔型號〕不混、數(shù)量準確；〔4〕物資的質(zhì)量狀態(tài)按待檢、已檢待判斷、合格、不合格四種狀態(tài)進行標識，發(fā)放時要確認物資質(zhì)量狀態(tài)；〔5〕按照物資存放要求，進行經(jīng)常性的維護保養(yǎng)，監(jiān)控存放環(huán)境，保證存放的物資完好無損。6.6.5保管現(xiàn)場的要求〔1〕保管場所應設(shè)置防火、防盜、防水、防曬等措施；〔2〕物品擺放整齊、界區(qū)明顯、標識清楚；〔3〕危險品、有毒有害品、易燃易爆品的分類分區(qū)隔離擺放，及平安防護、保衛(wèi)措施齊備；〔4〕露天料場堆放設(shè)備及材料應作到上蓋下墊，應有防雨、防風、和防水淹措施；〔5〕庫區(qū)內(nèi)道路布局合理，便于收發(fā)材料作業(yè)，并保證在發(fā)生火情時，消防通道暢通無阻；〔6〕貴重物品的加強保管措施；〔7〕庫用起吊機具、車輛、消防器具應完好可用；〔8〕根據(jù)物品的特性，配制適量的防護用具，保證人員的平安。6.6.6設(shè)備、材料的標識管理規(guī)定〔1〕設(shè)備、材料的出廠標識容器設(shè)備出廠標識、名牌標識、預制件交貨現(xiàn)場組裝的壓力容器標識、備品備件標識；機械設(shè)備出廠標識、名牌標識、外表色及標志色、備品備件的標識；電氣、儀表、設(shè)備外表色和標志色；閥門類產(chǎn)品的外表色及標識；原材料標識：各種管材、配件、緊固件、密封件均應有唯一性永久標識；其它標識；〔2〕驗收標識包括待驗收品、合格品、不合格品、修復品、降級品、退貨品、更換品等標識；〔3〕包裝標識不同運輸要求的包裝標識； 超大、超重設(shè)備包裝應準確標出中心位置和起吊點；6.6.7設(shè)備、材料的現(xiàn)場運輸和防護措施〔1〕制定裝卸方案：根據(jù)設(shè)備、材料外形、包裝尺寸和重量，選擇適宜的車型及裝卸機械。確定擺放方位及合理的支承位置，盡量降低超限等級?！?〕制定加固封車方案：根據(jù)設(shè)備、材料裝載的實際情況，應采取有效的加固措施，為了調(diào)整重心，可以配重或加長?！?〕設(shè)備在裝卸運輸中，必須小心謹慎作業(yè)，不能碰撞，伸出體外的設(shè)備管口法蘭等附屬部件，必須有防損壞措施?！?〕確定平安可靠的行車路線，減少行車風險?！?〕對于超大、超重設(shè)備的吊裝、搬運工作，應做出具體方案報控制部、監(jiān)理公司，由控制部、監(jiān)理公司組織專家評審確認。6.6.8物資的發(fā)放〔1〕采購管理部負責組織和管理物資的發(fā)放；〔2〕完成發(fā)貨的發(fā)貨單和發(fā)貨清單〔電子版EXCEL表格〕報青島煉化采購管理部。6.6.9工程物資管理日報、月報采購管理部采買組業(yè)務(wù)員按時將工程物資管理日報、月報報青島煉化采購管理部及工程監(jiān)理?！?〕日報表于每日16：00前上報，包括：方案執(zhí)行情況表；到貨臺帳；〔2〕月報于每月25日前上報，包括：工程材料的控制方案；材料采購方案與實施情況；設(shè)備、材料的檢驗情況；設(shè)備、材料的現(xiàn)場交接情況；庫存情況報告；剩余材料的處理情況；目前材料管理的問題及處理方法；填寫?材料控制月報表?、?月份材料進料方案表?、?月份材料進場統(tǒng)計表?、?采購方案與實施情況表?。6.6.10每單項工程完成后，采購管理部對整個工程的材料采購工作做出全面總結(jié)；每年12月20日前對全年的材料采購工作做出全面總結(jié)。6.7資金支付物資采購款項的支付按?QRC工程管理手冊?第6局部投資控制管理程序“6.3物資采購款項的支付〞工作流程及要求執(zhí)行?！?〕采購管理部根據(jù)物資采購情況每月25日前編制設(shè)備材料款資金支付方案報工程財務(wù)部；〔2〕采購管理部根據(jù)合同付款〔預付款、進度款、結(jié)算款、質(zhì)量保證金〕和“物資采購款項的支付〞工作流程及要求，將發(fā)票、合同、設(shè)備或材料驗收發(fā)放單〔包括開箱檢驗驗收單、物資報驗單、出入庫單等〕、質(zhì)量保證金支付確認單等相關(guān)有效文件整理齊全后，辦理有關(guān)款項支付手續(xù)。6.8完工總結(jié)及資料歸檔6.8.1完工總結(jié)〔1〕采購管理部編寫青島大煉油工程E+P+C工程物資供應總結(jié)和竣工資料的整理、歸檔、移交；〔2〕工程監(jiān)理負責審核完工總結(jié)報告，組織竣工資料的審查和移交工作；〔3〕青島煉化采購管理部負責接收竣工資料，進行歸檔管理；6.8.2資料管理下述需保存資料按裝置單元分類進行歸檔〔包括書面材料和電子版〕：可研報告及批復；引進主要設(shè)備材料、國內(nèi)物資集中分交清冊及批復；集中分交會議紀要〔包括長周期設(shè)備材料集中分交會議紀要〕；根底設(shè)計文件及批復；設(shè)計資料〔包括圖紙、詢價書、規(guī)格書、變更單等〕；物資需用方案；合同管理資料〔包括買賣合同、監(jiān)造合同、運輸合同、效勞合同、技術(shù)協(xié)議、規(guī)格書、招標的有關(guān)資料、商務(wù)談判記錄、報價單、框架協(xié)議書、委托采購批復、渠道外審批表、批復的超概算采購報告和合同臺帳等資料〕；會議紀要及記錄〔包括工程部調(diào)度會、設(shè)計協(xié)調(diào)會、技術(shù)交流會、設(shè)計審查會和現(xiàn)場辦公會等〕；物資監(jiān)造資料、控制點檢查報告和出場驗收報告；隨物資到貨的原始資料〔包括隨機文件、材質(zhì)證書、合格證、說明書等〕；復驗單、收料驗收單；重要活動的圖片，錄像；其他資料。青島大煉油工程工程引進主要設(shè)備材料分交清冊單項工程名稱：序號物資代碼物資名稱位號規(guī)格型號

及主要參數(shù)材質(zhì)數(shù)量進口理由預計用匯物裝部

分交意見備注附表1：引進主要設(shè)備材料分交清冊附表2：物資集中分交清冊青島大煉油工程工程物資集中分交清冊單項工程名稱：序號物資代碼物資名稱位號數(shù)量計量單位規(guī)格型號及主要參數(shù)材質(zhì)擬選供應商訂貨資料交付時間訂貨時間交貨時間監(jiān)造備注附表3：設(shè)備需求月度方案青島大煉油工程工程設(shè)備需求方案(年月)需求方案編號物資類別工程名稱需求單位工程編碼制表人聯(lián)系電話制表日期年月日領(lǐng)料單位需用日期年月日序號裝置單元位號物資編碼設(shè)備名稱型號規(guī)格材質(zhì)單位數(shù)量概算單價〔萬元〕概算金額〔萬元〕制造標準或圖號備注合計審核人批準人方案接收人方案接收日期附表4：材料需求月度方案青島大煉油工程工程材料需求方案(年月)需求方案編號物資類別工程名稱需求單位工程編碼制表人聯(lián)系電話制表日期年月日領(lǐng)料單位需用日期年月日序號裝置單元物資編碼物資名稱型號規(guī)格材質(zhì)單位數(shù)量概算單價〔萬元〕概算金額〔萬元〕制造標準或圖號備注合計審核人批準人方案接收人方案接收日期附表5：設(shè)備需求追加方案青島大煉油工程工程設(shè)備需求方案(追加)需求方案編號物資類別工程名稱需求單位工程編碼制表人聯(lián)系電話制表日期年月日領(lǐng)料單位需用日期年月日序號裝置單元位號物資編碼設(shè)備名稱型號規(guī)格材質(zhì)單位數(shù)量概算單價〔萬元〕概算金額〔萬元〕制造標準或圖號備注合計審核人批準人方案接收人方案接收日期附表6：材料需求追加方案青島大煉油工程工程材料需求方案(追加)需求方案編號物資類別工程名稱需求單位工程編碼制表人聯(lián)系電話制表日期年月日領(lǐng)料單位需用日期年月日序號裝置單元物資編碼物資名稱型號規(guī)格材質(zhì)單位數(shù)量概算單價〔萬元〕概算金額〔萬元〕制造標準或圖號備注合計審核人批準人方案接收人方案接收日期附表7：物資采購超概請示表青島大煉油工程物資采購超概請示表工程名稱及編碼工程總投資管理單位設(shè)計單位需用單位方案編號提報日期采購部門采購員聯(lián)系電話工程負責人物資名稱原設(shè)計情況實際訂貨情況差額備注數(shù)量金額數(shù)量金額超概原因工程經(jīng)理部審批意見填報人：年月日審核人：年月日附表8：物資需用方案材料代用單青島大煉油工程工程物資需用方案材料代用單工程名稱設(shè)計單位使用單位提報日期采購部門采購員方案編號聯(lián)系電話/傳真原方案材料擬代用材料使用區(qū)域圖號材料名稱規(guī)格材質(zhì)數(shù)量價格制造標準材料名稱規(guī)格材質(zhì)數(shù)量價格制造標準代用原因設(shè)計單位批復意見〔簽字〕工程經(jīng)理部批復意見〔簽字〕填報人：年月日審核人：