文書(shū)管理制度

文書(shū)整理管理制度一、制度目的為規(guī)范文書(shū)的使用和管理，提高文書(shū)整理質(zhì)量，更有效地保留和利用文書(shū)資料，促進(jìn)公司工作的正常有序開(kāi)展，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有部門、崗位和工作人員。三、管理要求3.1文書(shū)格式本公司所有文書(shū)，必須按照規(guī)范的格式進(jìn)行書(shū)寫，不得出現(xiàn)錯(cuò)別字、生僻字和訛誤等問(wèn)題。不同類型的文書(shū)，必須使用不同的格式進(jìn)行書(shū)寫。如：會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、請(qǐng)假條等等。每份文書(shū)必須在頁(yè)眉或頁(yè)腳標(biāo)注編號(hào)及版本號(hào)，并將頁(yè)眉或頁(yè)腳顯示出來(lái)。3.2文書(shū)審核所有文書(shū)在發(fā)出之前，必須經(jīng)過(guò)審核，批準(zhǔn)文書(shū)的內(nèi)容是否準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。文書(shū)審核的具體步驟為：發(fā)起人→主管審核→分管領(lǐng)導(dǎo)審核→公司領(lǐng)導(dǎo)簽字→發(fā)出。3.3文書(shū)歸檔文書(shū)必須按照文檔管理系統(tǒng)規(guī)定的分類歸檔，方便進(jìn)行查詢。如：按照時(shí)間、部門、類別、業(yè)務(wù)等內(nèi)容分類。歸檔時(shí)，應(yīng)標(biāo)注文件名稱、編號(hào)、時(shí)間并進(jìn)行密封保存。不得隨意變動(dòng)、涂改或破壞文書(shū)。3.4文書(shū)查閱文書(shū)查閱必須在文檔管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理下進(jìn)行，未經(jīng)授權(quán)人員不得查閱公司機(jī)密、商業(yè)機(jī)密等重要文書(shū)。對(duì)外公開(kāi)、外發(fā)的文書(shū)必須主動(dòng)告知并保留審批流程，以保證文件安全。3.5文書(shū)保密公司內(nèi)部有涉及到涉密信息的文書(shū)，必須按照公司涉密文件管理制度的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理。涉密文書(shū)的使用、備份、傳輸、銷毀等必須以嚴(yán)格的操作流程為依據(jù)。四、文書(shū)整理工作每個(gè)部門應(yīng)按照部門工作需要設(shè)置相應(yīng)的文書(shū)整理人員，并進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)。文書(shū)整理人員應(yīng)對(duì)歸檔的文書(shū)進(jìn)行整理、分類和裝訂，確保文書(shū)的完整性與連貫性。文書(shū)整理人員應(yīng)對(duì)新收到的文書(shū)及時(shí)進(jìn)行歸檔，避免遺漏。文書(shū)整理人員要保證工作的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，并在整理過(guò)程中，要注意文書(shū)的保密性。五、文書(shū)存儲(chǔ)文書(shū)存儲(chǔ)必須放在安全干燥的地方，不得隨意堆放。常用文書(shū)必須放在便于查閱和取用的地方，可以開(kāi)發(fā)一個(gè)電子文檔管理系統(tǒng)。存放時(shí)間過(guò)長(zhǎng)的文書(shū)，需要加蓋印章、封存簽名、條碼等防偽標(biāo)識(shí)。六、附則未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自改變文書(shū)的格式、內(nèi)容等。離職員工必須將工作期間產(chǎn)生的文書(shū)歸還公司，并進(jìn)行審核處理后方可離職。本管理制度的修改和調(diào)整由本公司文書(shū)管理員負(fù)責(zé)，需報(bào)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。七、制度執(zhí)行本制