第三章 會展項目的組織管理

第三章會展工程的組織管理第一節(jié)會展工程的組織第二節(jié)會展工程經(jīng)理第三節(jié)會展工程團隊第四節(jié)會展工程人力資源管理編輯課件【本章導讀】會展工程管理為什么需要設(shè)立組織？那是由會展工程的特點決定的。大型會展工程假設(shè)不依靠有共同目標且相互協(xié)調(diào)的一群人，很難想象個人如何完成如此復雜的任務。2編輯課件第一節(jié)會展工程的組織組織是一切管理活動取得成功的根本要素，會展工程組織的目的是充分發(fā)揮會展工程管理的功能，提高會展工程管理的整體成效率，以到達會展工程管理的目的。會展工程組織管理主要包括組織規(guī)劃與設(shè)計、會展工程經(jīng)理的遴選、團隊組建以及團隊的人力資源管理等問題。其中，會展工程的組織規(guī)劃與設(shè)計問題時首要的根本問題。會展工程組織建設(shè)包括從組織設(shè)計、組織運行、組織更新到組織終結(jié)這樣一個生命周期。3編輯課件一、會展工程的組織及其類型〔一〕會展工程的組織會展工程的組織或組織機構(gòu)包含兩層含義：一是舉辦會展工程的組織〔機構(gòu)〕，如2021年北京奧運會舉辦機構(gòu)中國政府；二是具體負責實施會展工程的管理團隊組織〔機構(gòu)〕，如北京奧運會的具體實施組織機構(gòu)北京奧組委。4編輯課件1、定義會展工程組織是為完成會展工程而建立的組織，一般也稱為會展工程班子等。會展工程組織的具體職責、組織結(jié)構(gòu)、人員構(gòu)成和人數(shù)配備等會因工程性質(zhì)、復雜程度、規(guī)模大小和持續(xù)時間長短等有所不同。會展工程組織的一般職責：是會展工程規(guī)劃、組織、指揮、協(xié)調(diào)和控制。會展工程組織管理內(nèi)容：對會展工程的范圍、費用、時間、質(zhì)量、風險、人力資源和溝通等多方面進行管理。5編輯課件2、特點會展工程組織不同于一般的職能型組織，它自身具有如下特征：〔1〕獨立性會展工程組織效勞于會展工程，獨立地作用于會展工程?！?〕臨時性工程組織與傳統(tǒng)組織相比，最大的區(qū)別在于工程組織具有臨時性；工程組織是一個臨時性特別組織?！?〕要素流的橫向性各類資源要素在橫向的部門之間圍繞會展工程的階段性目標而橫向分配?！?〕注重溝通和協(xié)調(diào)6編輯課件〔二〕會展工程組織結(jié)構(gòu)設(shè)置的原那么1、管理跨度原那么2、精干高效原那么3、目的性原那么4、及時更新原那么5、與企業(yè)組織一體化原那么7編輯課件〔三〕會展工程組織結(jié)構(gòu)的類型會展工程管理的組織結(jié)構(gòu)實質(zhì)上決定了會展工程組織實施工程獲得所需資源的可能方法與相應的權(quán)利。會展工程組織結(jié)構(gòu)根本形式有以下三類：職能型工程型矩陣型8編輯課件1、兩種傳統(tǒng)組織結(jié)構(gòu)的比較——純工程型組織和職能型組織〔1〕純工程型組織結(jié)構(gòu)根本特征：工程成員按照會展工程需要分工，不存在固定的財務、人事、營銷等職能部門。缺點：不同工程之間缺乏信息交流，資源不能共享，本錢高。適用范圍：同時進行多個會展工程或大型市場化工程?？偨?jīng)理項目經(jīng)理市場經(jīng)理研發(fā)經(jīng)理銷售經(jīng)理A項目市場部研發(fā)部銷售部……圖3-1純項目組織結(jié)構(gòu)9編輯課件〔2〕職能型組織結(jié)構(gòu)根本特征：按職能原那么建立會展工程組織，把會展工程委托給某一職能部門，由職能部門主管負責。缺點：工程成員受雙重管理約束，不適應大會展工程。適用范圍：只適用于小型的、專業(yè)性較強，無須涉及眾多部門的會展工程，主要是公司內(nèi)部工程。圖3-2職能型組織結(jié)構(gòu)總經(jīng)理項目經(jīng)理市場經(jīng)理研發(fā)經(jīng)理銷售經(jīng)理職員項目成員職員項目成員項目成員職員職員項目成員職員職員項目成員職員項目協(xié)調(diào)10編輯課件2、矩陣型組織結(jié)構(gòu)

——一種更為適應會展工程的組織結(jié)構(gòu)矩陣型組織是職能型和工程型的混合體，既具有職能型組織的特征又具工程型組織的特征。采用矩陣型組織結(jié)構(gòu)，應充分考慮專業(yè)職能部門永久性以及會展工程組織臨時性，設(shè)立專門的工程責任部門——工程經(jīng)理部，如圖3-3所示。圖3-3矩陣型組織結(jié)構(gòu)執(zhí)行主管項目部經(jīng)理部門主管1部門主管2部門主管3項目經(jīng)理121/23項目經(jīng)理2141?項目經(jīng)理331/4111編輯課件〔1〕矩陣型會展工程的組織特征〔2〕適用范圍適用于同時承擔多個會展工程的企業(yè)和大型復雜工程?！?〕優(yōu)缺點〔4〕矩陣型組織結(jié)構(gòu)的分類分為強矩陣型、平衡矩陣型、弱矩陣型三種類型。三種矩陣型組織結(jié)構(gòu)如以下圖所示。12編輯課件〔5〕會展工程組織結(jié)構(gòu)的選擇如P83表3-1所示。13編輯課件會展工程組織結(jié)構(gòu)的選擇14編輯課件15編輯課件16編輯課件以展會工程為例介紹組織機構(gòu)設(shè)置?！?〕籌劃部籌劃部是會展組織的主要根底部門，它的主要工作是企業(yè)籌劃與展出籌劃兩局部?！?〕業(yè)務部業(yè)務部是會展組織的重要部門之一，企業(yè)贏利與否直接取決于業(yè)務部的招商業(yè)績?！?〕市場部市場部主要負責新聞宣傳、廣告籌劃實施，協(xié)調(diào)與各社會團體或政府的關(guān)系等。會展工程常用組織結(jié)構(gòu)17編輯課件〔4〕信息部信息部負責展覽會的通信、網(wǎng)絡數(shù)據(jù)的租賃業(yè)務，以及會展企業(yè)信息系統(tǒng)的規(guī)劃、建設(shè)與維護，應用軟件及辦公電腦、耗材的采購與管理，同時還負責組織內(nèi)部通信系統(tǒng)及網(wǎng)絡的建設(shè)與保障工作等。〔5〕管理部管理部的主要工作包括對展臺準備工作的管理，展臺后續(xù)工作的管理及展會整體評估工作的管理等?！?〕工程部工程部負責會展組織的各項基建工作；展會期間建筑物裝飾裝修建設(shè)和設(shè)備設(shè)施的維修與養(yǎng)護。18編輯課件〔7〕財務部財務部主要工作是編制會展工程預算，控制工程費用，籌集和運用好資金，使企業(yè)獲得最正確收益。〔8〕人力資源部人力資源部負責會展工程所需人員的招聘、培訓、考核、獎罰等工作，保證工程所需的人力資源。〔9〕保安部保安部的主要職責是維護展覽現(xiàn)場的良好秩序，確保展會環(huán)境平安。19編輯課件案例：廣交會的組織機構(gòu)大會秘書處業(yè)務辦公室外事辦公室政治工作辦公室保衛(wèi)辦公室新聞中心衛(wèi)生保健辦公室證件效勞中心廣交會客戶聯(lián)系中心20編輯課件二、會展工程的組織規(guī)劃〔一〕總那么1、組織規(guī)劃的概念工程的組織規(guī)劃是根據(jù)會展工程工作結(jié)構(gòu)分解〔WBS〕，確定其組織結(jié)構(gòu)及其形式，選擇適合的人員，并分派責任、任務和報告關(guān)系的一系列籌劃活動的總稱。會展組織規(guī)劃是根據(jù)會展工程的目標和任務，確定適當?shù)慕M織結(jié)構(gòu)，劃分組織的有關(guān)部門，并使這些部門有機地相互聯(lián)系和相互協(xié)調(diào)，共同為實現(xiàn)工程目標而各司其職又相互協(xié)作。組織規(guī)劃還要能提供反映和支持工程的控制、決策和信息溝通網(wǎng)絡。21編輯課件2、組織規(guī)劃的原那么部門契約約束的原那么角色和責任明確的原那么報告結(jié)構(gòu)簡明的原那么工程組織設(shè)計〔規(guī)劃〕依據(jù)：目標的分析、WBS、環(huán)境分析內(nèi)容：組織結(jié)構(gòu)設(shè)計和組織流程設(shè)計三種組織結(jié)構(gòu)適用的范圍22編輯課件〔二〕組織規(guī)劃考慮的問題1、從工程環(huán)境的層次應該立足于工程的環(huán)境，可從三種層次三大因素去分析三種層次：工程決策層〔工程建設(shè)的最高層次〕工程管理層〔最為關(guān)鍵的一個組織層次〕工程實施層三大因素：有一些與工程利益相關(guān)者的關(guān)系是工程經(jīng)理不能改變的；對于設(shè)計單位、咨詢單位和施工單位等委托的工程實施單位，工程經(jīng)理必須有能力對他們進行控制和協(xié)調(diào)，進行界面管理；要注意考慮一些不具有合同關(guān)系組織也存在指令關(guān)系。23編輯課件1、從工程環(huán)境的層次表3-2說明了企業(yè)中存在的工程經(jīng)歷與上層管理者和職能經(jīng)理間的協(xié)商機制。對于成功的工程管理來說，以下三點是很重要的。工程經(jīng)理的授權(quán)和定位問題；工程經(jīng)理和控制工程資源的職能經(jīng)理之間良好的工作關(guān)系；工程成員的雙重領(lǐng)導和回報問題。3、從工程實施的層次要有利于工程組織管理對其控制和協(xié)調(diào)。24編輯課件〔三〕工程組織設(shè)計的內(nèi)容1、組織結(jié)構(gòu)組織是硬件和軟件共同構(gòu)成的關(guān)系網(wǎng)絡。2、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計要素一是工作部門的設(shè)置。做到任務與權(quán)力要一致，見P89表3-3；二是工作部門的等級；三是管理層次和管理幅度。3、組織結(jié)構(gòu)的形式25編輯課件第二節(jié)會展工程經(jīng)理工程經(jīng)理是工程團隊組織的靈魂，承擔著會展工程的方案、組織、實施、控制及領(lǐng)導的作用。工程經(jīng)理的管理、組織與協(xié)調(diào)能力，以及素質(zhì)與知識結(jié)構(gòu)對工程的成敗有著決定性影響。26編輯課件一、會展工程經(jīng)理的職責〔一〕制訂會展工程方案會展工程經(jīng)理的方案職責具體包括如下五個方面：1、確定會展工程目標2、制訂會展工程方案3、確定會展工程所需資源4、制訂會展工程所用的技術(shù)與規(guī)章5、建立管理信息系統(tǒng)27編輯課件〔二〕組建會展工程團隊會展工程經(jīng)理的組織職責，就是組建工程團隊。其具體職責可以分解為如下五個方面：1、組建會展工程小組2、確立會展工程管理機構(gòu)3、制訂會展工程管理責任矩陣4、促進內(nèi)外部有效溝通5、配備各種資源28編輯課件〔三〕指導會展工程活動會展工程經(jīng)理的指導職能具體表達為：1、指導會展工程方案的各項活動2、提供階段性的進度報告及相關(guān)信息3、定期評價工程進展，調(diào)整組織結(jié)構(gòu)4、處理沖突，化解矛盾，減少風險5、促進工程團隊建設(shè)6、協(xié)調(diào)解決職能部門與工程小組之間的問題29編輯課件〔四〕控制會展工程過程會展工程經(jīng)理的控制職能包括以下幾點為：1、確定工程活動的優(yōu)先級2、對工程的范圍及其他變更進行評價3、控制本錢、進度和質(zhì)量進展30編輯課件二、會展工程經(jīng)理的權(quán)利〔一〕職位權(quán)利1、資源支配權(quán)利2、決策權(quán)力3、工作鑒定權(quán)利〔二〕非職務權(quán)利1、經(jīng)驗或?qū)I(yè)技術(shù)方面的權(quán)利2、人格權(quán)利〔魅力〕31編輯課件三、會展工程經(jīng)理的素質(zhì)要成為合格的會展工程經(jīng)理，取得會展工程管理的成功，會展工程經(jīng)理必須在德、識、能、知、體五個方面不斷地修煉?！惨弧称返滤刭|(zhì)主要表現(xiàn)為如下三個方面：1、責任感強2、工作作風好3、為人正直老實品德素質(zhì)也可分為性格品質(zhì)、道德品質(zhì)兩個方面。32編輯課件〔二〕創(chuàng)新素質(zhì)簡稱為“識〞，具體要求包括以下三點：1、識別新生事物2、果斷決策勇氣3、革新現(xiàn)狀膽識〔三〕能力素質(zhì)工程經(jīng)理應該具有嫻熟的管理能力，主要包括以下幾點：1、組織管理能力2、應對風險危機能力3、社會活動能力33編輯課件〔四〕知識素質(zhì)指知識水平和知識結(jié)構(gòu)，主要涉及的知識領(lǐng)域包括以下幾點：1、工程管理學知識2、信息技術(shù)與外語知識3、經(jīng)濟學等相關(guān)知識4、法律學科相關(guān)知識也可歸納為：專業(yè)知識的深度、綜合知識的廣度、管理知識的水平?！参濉成眢w素質(zhì)34編輯課件四、會展工程經(jīng)理的技能〔一〕工程管理技能1、熟悉五大工程管理過程2、掌握九大工程管理內(nèi)容3、學會相關(guān)管理軟件〔二〕人際關(guān)系技能1、熟悉工程的人際關(guān)系網(wǎng)絡2、掌握人際關(guān)系技能3、建立良好的客戶關(guān)系35編輯課件〔三〕情境領(lǐng)導能力如P99圖3-4所示，橫軸表示指導程度，縱軸表示支持程度。包括四種領(lǐng)導形態(tài)：1、指令

2、授權(quán)

3、教練4、支持36編輯課件〔四〕談判和溝通技能這種技巧具體要求包括以下幾點：1、充滿自信

2、確保良好形象

3、隨機應變4、語言組織與演講〔五〕戰(zhàn)略決策技能1、運籌謀劃

2、總攬全局3、增強預見性37編輯課件五、會展工程經(jīng)理的選擇與開展〔一〕會展工程經(jīng)理的選擇1、選擇的原那么會展工程的特征候選人能力、素質(zhì)及經(jīng)驗的綜合2、選擇程序包括會展工程特征分析、確定選聘標準、發(fā)布選聘信息、等級候選人、組織評審、候選人的錄用等六個環(huán)節(jié)。3、選擇方法有招聘上崗制、領(lǐng)導委任制、基層推薦制。38編輯課件〔二〕會展工程經(jīng)理的開展〔培養(yǎng)〕會展工程經(jīng)理業(yè)務能力的提高與開展途徑有：1、自我學習2、培訓學習3、技能實操4、職位晉升〔輪崗〕39編輯課件案例：工程經(jīng)理的素質(zhì)與角色案例分析：會展工程經(jīng)理勝任力模型研究40編輯課件第三節(jié)會展工程團隊一、會展工程團隊的特征〔一〕會展工程團隊概念指為實現(xiàn)工程的目標由共同合作的假設(shè)干成員組成的正式組織。工程團隊是為了某一共同目標而共同工作的一群人?！罢w>所有個體的總和〞是一個團隊一同良好工作的特征。會展工程團隊的工作就是團隊成員為實現(xiàn)會展工程目標而進行的協(xié)調(diào)、配合、溝通等方面的努力。41編輯課件〔二〕會展工程團隊的特征會展工程團隊除了具有臨時性、高效率等外，還有：1、成員來源廣泛性2、成員工作的雙重性3、成員工作的變動性4、經(jīng)理權(quán)力的有限性工程團隊有兩個鮮明的特點：第一是個體成員有共同的工作目標；第二是成員需要協(xié)同工作，也就是說某個成員工作需要依賴于另一成員的結(jié)果。42編輯課件二、會展工程團隊的開展階段會展工程團隊從組建到解散，是一個不斷成長和變化的過程，其開展階段可劃分為：組建〔形成〕、磨合〔震蕩〕、正規(guī)〔標準〕、成效〔表現(xiàn)或執(zhí)行〕、解散〔解體〕五個階段。如P106圖3-6所示。43編輯課件會展工程組織〔或團隊〕從組建到解散，是一個不斷成長和變化的過程，一般將這一過程稱為工程組織的生命周期。如以下圖：震蕩階段規(guī)范階段輝煌階段形成階段解散階段工程團隊的創(chuàng)立與開展階段示意圖〔一〕形成〔初建〕階段此時團隊成員由個體而歸屬于團隊，歸屬的需求得到滿足，總體上有一種積極向上的愿望，團隊成員的情緒特點包括：沖動、希望、疑心、焦急和猶豫，在心理上處于一種極不穩(wěn)定的階段。此時工程經(jīng)理需要為整個團隊明確方向、目標和任務，為每人確定職責和角色。44編輯課件〔二〕震蕩〔磨合〕階段團隊成員開始合作后就會有人發(fā)現(xiàn)各方面與當初的設(shè)想和期望不一致動而出現(xiàn)失望，結(jié)果產(chǎn)生矛盾和抵觸。此時團隊成員情緒的特點是：緊張、挫折、不滿、對立和抵抗。工程經(jīng)理需設(shè)法解決出現(xiàn)的各種問題和矛盾，消除震蕩的關(guān)鍵在于容忍不滿的出現(xiàn)和積極解決沖突，消除團隊中的震蕩因素?！踩硺藴孰A段此時工程團隊成員的情緒特點：信任、合作、忠誠、友誼和滿意。工程經(jīng)理此時應通過正負強化等鼓勵手段去標準人們的行為，應開展積極授權(quán)和支持工程團隊成員的建議和參與，應使整個團隊和每個團隊成員的行為都能為實現(xiàn)工程目標效勞。45編輯課件〔四〕輝煌〔成效或?qū)嵤畴A段此時工程團隊的成員積極工作，工程團隊不斷取得輝煌成績。此時團隊成員開放、坦誠、相互依賴和具有很高的團隊集體感和榮譽感。工程經(jīng)理在這一階段應該采用自我管理和自我鼓勵的模式開展管理?！参濉辰馍㈦A段隨著會展工程的結(jié)束，工程團隊面臨解散，此時項團隊成員出現(xiàn)：人心松散，各自謀劃未來出路。此時工程經(jīng)理最好采用措施收攏人心，穩(wěn)住隊伍，克服工作松懈的局面，保持工作效率，同時考慮成員以后工作安排的問題。46編輯課件

團隊精神與團隊績效項目團隊成長各階段的績效水平與團隊精神示意圖形成階段震蕩階段規(guī)范階段輝煌階段團隊精神工作績效解散階段47編輯課件三、會展工程團隊的組建〔一〕組建原那么1、明確會展工程目標工程團隊的目標是為了完成某個一次性的特定任務，它有著明確的質(zhì)量要求、工期要求、本錢要求等多目標約束，所有這些目標都必須實現(xiàn)，即必須在預定的工期內(nèi)、在預計的本錢范圍內(nèi)、實現(xiàn)預期的質(zhì)量要求的可交付成果。2、制定共同的行為準那么3、高度互信與互助4、鑄造團隊精神與協(xié)作信念48編輯課件〔二〕會展工程團隊的組建會展工程經(jīng)理的一項重要工作就是組建會展工程團隊。1、組建方法〔1〕任務導向法49編輯課件〔2〕價值觀共識法50編輯課件〔3〕角色界定法〔4〕人際關(guān)系法51編輯課件2、利益相關(guān)者分析工程團隊的工作職責之一，就是協(xié)調(diào)工程利益相關(guān)者關(guān)系，促使工程的利益最大化和利益相關(guān)者各自利益的優(yōu)化?！?〕會展工程利益相關(guān)者及其權(quán)利52編輯課件〔2〕工程利益相關(guān)者管理要素管理要素為：識別、參與的層次、積極調(diào)查、化解沖突、導入工程統(tǒng)籌?！?〕利益相關(guān)者管理的關(guān)鍵問題有如下四個方面：明晰利益相關(guān)者主體；確立利益相關(guān)者的利益或權(quán)利；細化工程團隊的義務和責任；工程團隊如何協(xié)調(diào)利益相關(guān)者。53編輯課件54編輯課件55編輯課件四、工程經(jīng)理在工程團隊各階段的管理工程經(jīng)理在工程團隊開展不同階段的管理：團隊形成階段——采取指導型的管理風格團隊風暴階段——采取影響型的領(lǐng)導風格團隊標準階段——采取參與型的領(lǐng)導風格團隊執(zhí)行階段——采取授權(quán)型的領(lǐng)導風格團隊解散階段——采取指導型的領(lǐng)導風格56編輯課件[案例]昆明進出口商品交易會的利益相關(guān)者57編輯課件第四節(jié)會展工程人力資源管理一、會展工程人力資源管理概述〔一〕會展工程人力資源管理概念工程人力資源管理是指對于工程的人力資源所開展的有效規(guī)劃、積極開發(fā)、合理配置、準確評估、適當鼓勵等方面的管理工作。會展工程人力資源管理就是，根據(jù)會展工程目標，采取科學方法，對會展工程組織成員進行合理的選拔、培訓、考核、鼓勵，使其融合到會展團隊中并充分發(fā)揮其潛能，從而保證高效實現(xiàn)會展工程目標的過程。58編輯課件〔二〕會展工程人力資源管理的特點有如下特點：團隊性階段性靈活性工