企業(yè)財務(wù)信息化系統(tǒng)的建設(shè)與完善措施-以LW集團為例

LW集團是一家以醫(yī)療器械銷售板塊和醫(yī)學(xué)檢驗服務(wù)板塊構(gòu)成的上市公司，實際控制的全資及控股公司38家，遍布中國多個省市。隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴大，LW集團意識到財務(wù)信息化系統(tǒng)的重要性，并決定加大對信息化建設(shè)的投資，企業(yè)先后建立了多個業(yè)務(wù)系統(tǒng)和多個財務(wù)子模塊。一、企業(yè)財務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)的意義（一）提高財務(wù)信息質(zhì)量，助力財務(wù)職能轉(zhuǎn)型建立統(tǒng)一化、標準化、流程化的業(yè)務(wù)及財務(wù)共享平臺，達到制度流程化、流程信息化、信息智能化的業(yè)務(wù)控制和財務(wù)控制。將現(xiàn)代化的技術(shù)應(yīng)用到會計核算領(lǐng)域，可以大幅減少人工出錯概率，同時保證財務(wù)信息及時性。比如財務(wù)人員可以在財務(wù)信息平臺上，利用模板憑證快速出具會計憑證；在報表系統(tǒng)上點擊“報表計算”可自動生成財務(wù)報表及其他相應(yīng)輔助表；集團通過合并報表模塊核對關(guān)聯(lián)方報表、生成合并報表等，從而大幅提高財務(wù)信息質(zhì)量。基于信息系統(tǒng)的有效支撐，企業(yè)將財務(wù)狀況與前端業(yè)務(wù)緊密結(jié)合，財務(wù)人員由原財務(wù)核算基礎(chǔ)領(lǐng)域延伸至前端經(jīng)營活動領(lǐng)域，使其進一步融入企業(yè)的日常管理中，工作重心轉(zhuǎn)向財務(wù)分析及管理職能。比如財務(wù)人員參與項目的事前計劃、事中控制和事后評價，事前為項目測算成本、利潤、稅收等財務(wù)數(shù)據(jù)支持；事中了解項目進度，物流情況、開票情況等信息是否如實反映在財務(wù)報表上；事后復(fù)盤，為年度業(yè)績考核打下基礎(chǔ)。此外，財務(wù)人員在分析財務(wù)報表時，針對異常情況尋找其背后的真實原因，及時制定應(yīng)對方案，防范經(jīng)營風險和財務(wù)風險，從而提升財務(wù)管理水平。（二）提升行業(yè)競爭力，提供科學(xué)決策通過財務(wù)信息化系統(tǒng)中多模塊數(shù)據(jù)啟用，包括不限于財務(wù)基本核算模塊、供應(yīng)鏈模塊、物流模塊、預(yù)算模塊、報銷模塊、資金模塊等，有效提高數(shù)據(jù)穿透力，強化企業(yè)內(nèi)部管理水平和管控能力。同時，在信息化建設(shè)中融入業(yè)財一體化思想，將財務(wù)信息系統(tǒng)與多個業(yè)務(wù)端系統(tǒng)集成，實現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)數(shù)據(jù)聯(lián)動，及時準確地提供財務(wù)和非財務(wù)指標，為企業(yè)提供科學(xué)有效的決策依據(jù)。企業(yè)管理者通過查詢業(yè)務(wù)、財務(wù)等多維度相關(guān)數(shù)據(jù)信息，從而對企業(yè)內(nèi)部資源或外部環(huán)境進行剖析和預(yù)判，制定公司長、短期戰(zhàn)略目標和管理措施，實現(xiàn)企業(yè)價值增長，提升企業(yè)核心競爭力，保證企業(yè)核心市場競爭優(yōu)勢。二、LW集團財務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)實施中存在的問題（一）硬件設(shè)施落后一個系統(tǒng)的完善，不僅需要軟件系統(tǒng)的開發(fā)和升級，更需要服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)集成、客戶端等硬件系統(tǒng)的支撐。LW集團在服務(wù)器硬件方面存在明顯不足，隨著子公司數(shù)量不斷擴張，人員急劇增長，經(jīng)常出現(xiàn)系統(tǒng)卡頓、當前人數(shù)已滿等問題。此外，不斷增加并接入的客戶端使員工的電腦經(jīng)常發(fā)生運行速度緩慢、運算出錯、電腦死機等情況，不同程度地影響了工作效率。（二）缺乏整體規(guī)劃形成“信息孤島”如果說硬件是軀體，那么軟件則是靈魂和思想。如何能使信息化系統(tǒng)和公司業(yè)務(wù)相匹配，保持高度契合？則需要對軟件有著更高的要求及整體規(guī)劃。隨著公司業(yè)務(wù)及規(guī)模不斷擴張，LW集團建立了多個信息系統(tǒng)，比如：人事部建立了EHR系統(tǒng)用以搭建組織架構(gòu)及編制員工工資、資產(chǎn)部建立了風塔系統(tǒng)用以管理企業(yè)實物資產(chǎn)、實驗室建立了LIS系統(tǒng)用以統(tǒng)計檢驗標本的收發(fā)情況、財務(wù)部升級了財務(wù)信息系統(tǒng)用以提高財務(wù)信息質(zhì)量等，上述系統(tǒng)對提高工作效率發(fā)揮了重要作用。然而由于LW集團前期缺少對信息系統(tǒng)的整體規(guī)劃，導(dǎo)致上述系統(tǒng)在投入使用后，數(shù)據(jù)雖能滿足各部門日常工作需要但難以有效對接和共享，在企業(yè)內(nèi)部形成了多個“信息孤島”，甚至于同一個事件在不同的信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)口徑是不一致的，管理者在海量數(shù)據(jù)面前很難獲得完整且有價值的信息。（三）缺少財務(wù)和信息同時具備的復(fù)合型人才LW集團財務(wù)部門擁有多位高級會計師、中級會計師和注冊會計師等專業(yè)性較強的人才，信息部門擁有多位經(jīng)驗豐富的工程師，但同時具備財務(wù)知識和IT知識的復(fù)合型人才卻少之又少。由于財務(wù)人員不懂IT術(shù)語，IT同事不懂財務(wù)術(shù)語，導(dǎo)致雙方經(jīng)常在財務(wù)模塊的開發(fā)、升級、完善中，存在一定的交流困難，甚至是理解上的偏差。最終導(dǎo)致財務(wù)提出的需求無法得到滿足，只能犧牲一些系統(tǒng)自動化，使得原本能自動化完成的工作變成了需要半自動半人工才能完成，效率沒有顯著的提升，反而更加重了財務(wù)工作量。三、完善LW集團會計信息化建設(shè)的對策建議（一）加大資金投入，提升財務(wù)信息化建設(shè)的硬件配置LW集團必須在硬件方面投入更多的資金，用以系統(tǒng)的內(nèi)存、服務(wù)器等升級換代。一方面，加快系統(tǒng)的運算速度、網(wǎng)絡(luò)交換速度，避免使用者過多導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓，提高工作效率；另一方面，建立防火墻，設(shè)置員工身份認證，建立安全防范機制，避免外部病毒入侵系統(tǒng)，為企業(yè)系統(tǒng)的安全性提供保障，提升整體性能。在有條件的前提下，可以將企業(yè)電腦進行外包租賃，使員工電腦也隨著時代進步更新?lián)Q代。（二）進一步優(yōu)化流程、制度和會計科目規(guī)范在建設(shè)信息化系統(tǒng)前，需要充分了解企業(yè)業(yè)務(wù)，重新整理業(yè)務(wù)流程和財務(wù)流程，梳理各環(huán)節(jié)所需要流轉(zhuǎn)的單據(jù)信息，并明確每個系統(tǒng)模塊工作范圍及使用權(quán)限，合理規(guī)劃流程及系統(tǒng)模塊。流程的優(yōu)化和改進可以幫助企業(yè)減少因過時或設(shè)計缺陷的業(yè)務(wù)流程造成的資源浪費和時間成本，甚至于客戶的流失。值得注意的是，優(yōu)化流程的前提需要將配套的制度做全面更新和細化。只有將制度完善，才有理可依。而集團財務(wù)部門，應(yīng)整理出適用于自己集團業(yè)務(wù)的會計科目。作為集團化管理，有了統(tǒng)一的制度、統(tǒng)一的流程和統(tǒng)一的會計科目，才有堅實的基礎(chǔ)及后盾，企業(yè)管理者才能將更多的精力集中在業(yè)務(wù)的“前線”。（三）啟用財務(wù)信息系統(tǒng)多模塊，提高工作效率目前，LW集團在用友NC系統(tǒng)上僅開通了供應(yīng)鏈ERP、財務(wù)核算兩個子模塊，其他模塊尚未啟用，在一定程度上制約了財務(wù)管理工作。建議LW集團可以啟用多模塊，比如但不限于：1．啟用合并報表模塊子公司按集團要求在用友NC賬套中生成單體財務(wù)報表并及時提交集團總部，合并報表財務(wù)人員在賬套中建立合并報表子任務(wù)，通過在財務(wù)系統(tǒng)中抽取各單體公司已提交的報表進行審核，審核通過后在系統(tǒng)上形成匯總報表，再由用友NC系統(tǒng)生成內(nèi)部交易抵消表，經(jīng)財務(wù)核對審核后計入合并抵消分錄，即可完成合并報表初稿。如果子公司報表出現(xiàn)錯誤需要調(diào)整，需向集團提出申請，由集團在系統(tǒng)上進行反審核后方可撤回單體報表，從而防止因子公司擅自修改報表導(dǎo)致合并報表出錯情形。2．啟用預(yù)算報表模塊經(jīng)審核通過的一張業(yè)務(wù)單據(jù)，可同時在核算系統(tǒng)和預(yù)算系統(tǒng)中生成相應(yīng)憑證，進而月末生成兩份報表：財務(wù)報表和預(yù)算報表。預(yù)算報表不用等到財務(wù)月結(jié)后，再根據(jù)預(yù)算口徑的要求，重新編制預(yù)算報表。既能節(jié)約工作量提高工作效率又能保證兩套報表的數(shù)據(jù)一致性，為企業(yè)業(yè)績考核提供可靠依據(jù)。（四）強化業(yè)財融合思想，實現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)一體化財務(wù)信息化系統(tǒng)的建設(shè)不僅為財務(wù)人員帶來積極影響，也為企業(yè)其他部門人員帶來一定工作上的變化。在業(yè)財融合的當下，財務(wù)信息化系統(tǒng)以融入業(yè)務(wù)活動為方向，對企業(yè)日常經(jīng)營活動中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)等進行歸集。在信息技術(shù)的支撐下，企業(yè)可以獲取完整、準確的內(nèi)外部基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，用以不同層級的員工多維度的數(shù)據(jù)信息需求，對企業(yè)管理者決策判斷提供有效支撐。同時，將財務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成化，實現(xiàn)數(shù)據(jù)快速傳遞及共享，打破部門間信息壁壘，避免煩瑣的手動跨系統(tǒng)查詢、同一事件數(shù)據(jù)口徑不一致、重復(fù)工作、信息傳遞不一致等問題，大幅度提升數(shù)據(jù)信息的準確性、完整性和及時性。1．建議LW集團將現(xiàn)有的業(yè)務(wù)端EHR系統(tǒng)與財務(wù)信息系統(tǒng)集成，與HR相關(guān)的信息，例如員工姓名、級別、分屬公司、組織架構(gòu)等可共享至財務(wù)系統(tǒng)，以此保證兩個系統(tǒng)的一致性，財務(wù)人員無須在財務(wù)系統(tǒng)中手工錄入部門信息和員工信息，一旦出現(xiàn)員工變化，財務(wù)系統(tǒng)能自動識別及調(diào)整。原先兩個系統(tǒng)沒有做數(shù)據(jù)接口時，每月編制工資類憑證需要催促人事從EHR系統(tǒng)中導(dǎo)出相關(guān)工資明細并根據(jù)企業(yè)保密性要求及財務(wù)編制要求手工編制部門工資表，內(nèi)容包括部門、應(yīng)付工資、實發(fā)工資等相關(guān)信息，財務(wù)人員根據(jù)提供的部門工資表手工錄入憑證。由于企業(yè)部門較多，往往一張工資計提憑證，都需要花費不少時間又因為經(jīng)過兩輪手工填制，容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)差錯。若將兩個系統(tǒng)做數(shù)據(jù)接口，在財務(wù)信息系統(tǒng)后臺中指定抽取EHR系統(tǒng)的部分字段信息，通過部門和費用的對照表使系統(tǒng)自動生成部門工資表和工資類憑證，既省時又能確保數(shù)據(jù)的準確性、及時性。2．建議LW集團將現(xiàn)有的業(yè)務(wù)端LIS系統(tǒng)與財務(wù)信息系統(tǒng)集成。LIS系統(tǒng)主要是集團檢驗板塊公司收發(fā)標本業(yè)務(wù)所獨立開發(fā)的系統(tǒng)，用以記錄檢驗標本的來源信息、方法學(xué)信息、折扣率、客戶信息、報告發(fā)送情況等業(yè)務(wù)信息，但缺少財務(wù)信息比如開票信息、收款信息等。而財務(wù)信息系統(tǒng)則包含開票信息、收款信息但缺少對應(yīng)的賬單業(yè)務(wù)信息，導(dǎo)致業(yè)務(wù)員經(jīng)常找財務(wù)詢問回款情況，同時財務(wù)也無法確定開票對應(yīng)的報告是否已經(jīng)完成，收入確認是否準確無誤。如果財務(wù)需要分析收入波動原因還需在兩個系統(tǒng)中來回切換，通過手工匹配單據(jù)查找原因。若將兩個系統(tǒng)集成后，將業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息打通，無論是業(yè)務(wù)員還是財務(wù)人員都能清楚地看到某個客戶整體情況，從業(yè)務(wù)的起點收到檢驗標本，一直到業(yè)務(wù)的末端開票收款。財務(wù)人員還可定期與業(yè)務(wù)人員溝通、跟蹤有異常情況的客戶。（五）規(guī)范報銷流程，采用報賬系統(tǒng)，提升財務(wù)工作效率與公司全體員工息息相關(guān)的除了工資外，就是日常報銷業(yè)務(wù)，隨著企業(yè)人員數(shù)量增加，報銷業(yè)務(wù)也是財務(wù)目前比較繁重的工作之一。目前LW采用的線上領(lǐng)導(dǎo)OA審批，線下提交發(fā)票審核流程，領(lǐng)導(dǎo)在看不到報銷發(fā)票的情況下采用盲批形式，而財務(wù)審核只審核發(fā)票的真實性，特別是外地同事報銷，還需將發(fā)票寄到總部財務(wù)部導(dǎo)致報銷流程不嚴謹且耗時長。建議LW集團可以采用報賬系統(tǒng)來提高工作效率。首先，制定完善的費用報銷制度并全員培訓(xùn)，要求每位同事按照其制度要求在系統(tǒng)上提請報銷申請；其次，費用填報人將相應(yīng)的電子發(fā)票或紙質(zhì)發(fā)票通過拍照或掃描的方式上傳至報賬系統(tǒng)，將原線上線下審核合并。采用報賬系統(tǒng)與傳統(tǒng)模式相比，具有以下優(yōu)勢：第一，在系統(tǒng)中定制模板，可使用復(fù)制、粘貼的功能，解決重復(fù)性的日常報銷，減少制單人工作量及錯誤率；第二，無論是電子發(fā)票還是紙質(zhì)發(fā)票上傳到系統(tǒng)后，系統(tǒng)可自動完成防重、較真等基礎(chǔ)審核，減少財務(wù)人員手工審核發(fā)票的時間；第三，領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)流程中上傳的發(fā)票進行審核，加強了費用控制；第四，將報賬系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)集成化，經(jīng)過審核且付款完成的報銷單可在財務(wù)系統(tǒng)上一鍵生成會計憑證，大大減少了財務(wù)總賬工作量，還能從最大程度上確保數(shù)據(jù)的準確性、及時性，提高費用管控能力。（六）推進企業(yè)和銀行間信息化建設(shè)，實現(xiàn)銀企直連，簡化財務(wù)工作銀企直聯(lián)是指銀行系統(tǒng)和企業(yè)的財務(wù)系統(tǒng)相連接，企業(yè)直接通過財務(wù)系統(tǒng)辦理賬戶管理、轉(zhuǎn)賬支付等銀行服務(wù)，整合銀企雙方的系統(tǒng)資源，從而帶給企業(yè)安全、簡易、實施個性化的網(wǎng)上銀行服務(wù)，簡化財務(wù)工作。通常，資金部同事需要根據(jù)紙質(zhì)報銷單手工制單填寫相關(guān)付款信息，再使用U盾在銀行網(wǎng)頁上進行操作，若通過銀企直聯(lián)則可減少手工制單環(huán)節(jié)，避免填制錯誤率、保障資金安全、節(jié)約人工時間。此外，銀企直聯(lián)與財務(wù)系統(tǒng)集成后，當付款完成后可自動生成會計憑證，既能保證時效性，又能解決銀行對賬單與財務(wù)賬面不一致情況。（七）培養(yǎng)財務(wù)信息化復(fù)合型人才在財務(wù)信息化趨勢下，企業(yè)需要招聘具有財務(wù)專業(yè)知識和信息專業(yè)知識的復(fù)合型人才。同時，企業(yè)通過各種培訓(xùn)渠道或方式對財務(wù)人員進行必要且長期性的財務(wù)專業(yè)和信息專業(yè)知識培訓(xùn)，充分熟悉及應(yīng)用財務(wù)信息化系統(tǒng)，以確保準確、完整、及時錄入相關(guān)數(shù)據(jù)，將財務(wù)信息化系統(tǒng)發(fā)揮最大的作用。四、結(jié)束語綜上所述，企業(yè)財務(wù)信息化系統(tǒng)建設(shè)是一個逐漸完善和發(fā)展的動態(tài)過程，企業(yè)需要根據(jù)自身的實際情況和長期發(fā)展戰(zhàn)略制定信息化建