文件控制管理辦法全套

文件控制管理辦法1目的為了規(guī)范公司的文件管理，確保公司文件具有唯一性、有效性，便于文件的識別、追溯和控制，特制定本辦法。2適用范圍適用于公司所有文件的管理。3職責(zé)3.1企管部負責(zé)所有文件的管理，包括格式標(biāo)準(zhǔn)化、發(fā)放、收回、借閱、銷毀等。3.2各部門負責(zé)本部門文件的編制、文件的接收、轉(zhuǎn)發(fā)及保管，并按本辦法規(guī)定的要求進行控制和管理。4管理內(nèi)容4.1文件分類4.2文件編號格式4.2.1公文類文件4.2.1.1函、通知、通報、通告、人事任免等文件一律以《紅頭文件》格式體現(xiàn)，編號格式為：XX集團+部門字號+字+[年份]+流水號。例：XX集團人字[2019]001號4.2.1.2會議紀要編號格式：SXJY+年月+流水號，例：SXJY201901-0014.2.1.3計劃總結(jié)編號格式：SXBG+部門代號+年月+流水號，例：SXBG-HR201901-0014.2.2管理制度類文件4.2.2.1管理文件編號格式：SXJD+主導(dǎo)部門代號+流水號，例：招聘制度SXJD-HR-0014.2.2.2表單類編號格式：SXQR+主導(dǎo)部門代號+流水號，例：應(yīng)聘履歷表SXQR-HR-0014.2.2.3各類規(guī)范文件的版本號用來標(biāo)識文件的修改狀態(tài)，格式為大寫英文字母與阿拉伯?dāng)?shù)字的組合，未經(jīng)修改的文件版本號為“A/0”，修改一次版本號升為“A/1”，當(dāng)版本號從“A/9”升級時，應(yīng)升為“B/0”，依次類推。4.2.3合約類文件編號格式：SXCN+部門代號+年月日+流水號，例：勞動合同，SXCN-HR-20190101-0014.2.4證件類文件編號格式：SXZJ+證件類別+流水號，例：辦事處營業(yè)執(zhí)照SXZJ-營-0014.2.5外來文件編號格式：SXYL-年月-流水號，例：勞動法規(guī)SXYL-201901-0014.3文件秘密等級文件的秘密等級分為“絕密”、“機密”、“保密”，其中：“絕密”、“機密”文件需總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可查閱、借閱，文件泄漏、損壞、丟失屬重大違紀行為，按《員工獎懲制度》相關(guān)規(guī)定處罰。4.4文件的批準(zhǔn)和發(fā)布為確保文件的充分性和適宜性，所有的文件在發(fā)布前應(yīng)得到相應(yīng)授權(quán)人員的批準(zhǔn)。4.4.1公文類文件的發(fā)布需分管領(lǐng)導(dǎo)或副總以上級別人員簽發(fā)；4.4.2管理制度類文件a)公司級基本制度、公司級專項制度，由分管領(lǐng)導(dǎo)審核，企管部經(jīng)理核準(zhǔn)，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布；b)部門級管理制度，由部門負責(zé)人審核，企管部經(jīng)理核準(zhǔn)，分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后發(fā)布。4.5文件的發(fā)行與接收企管部應(yīng)確保在使用部門均可獲得適用文件的有關(guān)版本，各部門應(yīng)確保在使用處獲得適用文件的有關(guān)版本。4.5.1文件經(jīng)批準(zhǔn)后，原版文件交由企管部檔案室填入《文件歸檔登記表》，受控文件應(yīng)記入《文件受控清單》，受控文件應(yīng)加蓋“受控”文件章，并注明分發(fā)號后發(fā)行。4.5.2為確保收文單位所使用的文件為最新有效版本，收文的單位或個人均應(yīng)在《文件發(fā)行登記表》上簽收。4.5.3當(dāng)文件破損嚴重或丟失時，使用部門應(yīng)到企管部進行更換，交回破損文件，補發(fā)新文件。新文件的分發(fā)號仍沿用原文件分發(fā)號，文檔管理員應(yīng)將破損文件立即銷毀。4.5.4文件修訂更改時，企管部應(yīng)保持文件更改記錄，記錄要有日期、修訂條款、頁次及更改內(nèi)容，權(quán)責(zé)人員的審核、批準(zhǔn)。4.6文件的保存4.6.1公司所有的文件都必須分類存放在干燥通風(fēng)，安全的地方。4.6.2各部門文件應(yīng)指定專門人員保管。企管部應(yīng)不定期對各部門文件保管情況進行檢查。4.6.3任何人不得在受控文件上亂涂畫改，確保文件的清晰、易于識別和檢索；不準(zhǔn)私自外借。4.6.4公文類及管理制度類文件，企管部除了紙質(zhì)文件保存外，必須有電子檔同時保存?zhèn)浞荨?.6.5檔案室由文檔管理員專人負責(zé)管理，鑰匙由文檔管理員專人保管，其他人員未經(jīng)同意不得進入。4.6.6文檔管理員變動工作崗位時，必須辦妥清點交接手續(xù)，在交接登記本上簽名，并由企管經(jīng)理或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)作為監(jiān)交人簽名。4.7文檔借閱4.7.1檔案室的所有文件只供內(nèi)部員工查閱、借閱，不對公司以外員工借閱。4.7.2凡需借閱檔案，請?zhí)顚憽督栝嗁Y料登記表》，絕密、機密的文件需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后借閱，其他文件由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后借閱。4.7.3借出文件要在規(guī)定期限內(nèi)歸還，延期另行辦理續(xù)借手續(xù)。4.8作廢文件的控制為防止作廢文件的非預(yù)期使用，應(yīng)對作廢文件進行控制。4.8.1文件的廢止按《制度建設(shè)管理辦法》的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行；4.8.2文件作廢時，使用部門及使用人應(yīng)按《文件發(fā)行登記表》的記載，如數(shù)將已作廢文件交回，集中后統(tǒng)一由企管部進行處置。