辦公室管理制度及會(huì)議制度

辦公室管理制度及會(huì)議制度一、辦公室管理制度1.日常管理1.1上下班打卡-早上9點(diǎn)前需打卡上班-下午6點(diǎn)后可打卡下班-所有員工需在打卡機(jī)刷卡記錄上班時(shí)間1.2工作時(shí)間-每周工作5天，每天8小時(shí)-加班需提交申請(qǐng)，領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可加班-周末加班需提前提交申請(qǐng)并得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)1.3出差管理-出差需提交出差申請(qǐng)表，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后出差-出差前需歸檔出差材料，出差歸來后進(jìn)行報(bào)備并進(jìn)行盤點(diǎn)-出差期間需保持與公司溝通2.辦公室設(shè)施管理2.1用電管理-辦公室開門后，需及時(shí)開啟空調(diào)、電腦等設(shè)備-外出需關(guān)閉空調(diào)、電腦等不用設(shè)備2.2用水管理-飲水機(jī)需要及時(shí)清洗維護(hù)，提供純凈水源-用完的杯子需要清洗并放回原位2.3資產(chǎn)管理-所有公司資產(chǎn)需進(jìn)行登記和分類管理-使用公司財(cái)產(chǎn)需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)2.4保潔管理-辦公室每天清潔一次，保持干凈整潔-節(jié)假日須做好清潔工作，并按時(shí)報(bào)告3.例會(huì)制度3.1例會(huì)安排-每月第一周安排部門例會(huì)-每季度舉辦全員會(huì)議-會(huì)議需提前通知并告知會(huì)議主題，準(zhǔn)備好相關(guān)材料3.2會(huì)議紀(jì)要-出席員工需進(jìn)行簽到，并及時(shí)收集意見和建議-會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議紀(jì)要需及時(shí)整理并通知與會(huì)人員3.3反饋機(jī)制-針對(duì)部門或個(gè)人意見和建議，領(lǐng)導(dǎo)需及時(shí)給予回應(yīng)-對(duì)于重要的意見和建議，經(jīng)過評(píng)估后進(jìn)行采納或改善二、會(huì)議制度1.會(huì)議類型1.1內(nèi)部會(huì)議-內(nèi)部會(huì)議通過在線視頻或?qū)嶓w聚會(huì)的形式召開-邀請(qǐng)相關(guān)人員參加1.2外部會(huì)議-外部會(huì)議一般指業(yè)內(nèi)的行業(yè)會(huì)議或論壇-需要申請(qǐng)出勤和交付報(bào)告2.會(huì)議組織和策劃2.1定義目標(biāo)和主題-會(huì)議需有明確的目標(biāo)，如解決問題或取得反饋-主題需要圍繞目標(biāo)進(jìn)行選擇2.2預(yù)定時(shí)間和地點(diǎn)-需要提前確定會(huì)議開始和結(jié)束時(shí)間-選擇合適的會(huì)議室或場(chǎng)地2.3邀請(qǐng)相關(guān)人員-需要確定與主題相關(guān)的人員-根據(jù)需要，確定內(nèi)部或外部人員3.會(huì)議進(jìn)行3.1會(huì)議開場(chǎng)-確認(rèn)與會(huì)人員的身份-告知會(huì)議目標(biāo)和議程3.2幻燈片演示-通過幻燈片等方式進(jìn)行簡(jiǎn)報(bào)或演示-確保演示過程中有問答環(huán)節(jié)3.3反饋和討論-對(duì)提出問題或建議的人員進(jìn)行反饋和討論-建議中，重要的需及時(shí)進(jìn)行采納或改善4.會(huì)議結(jié)束4.1會(huì)議紀(jì)要-會(huì)議紀(jì)要應(yīng)該簡(jiǎn)明扼要-需確認(rèn)相關(guān)問題和建議4.2報(bào)告計(jì)劃-根據(jù)會(huì)議內(nèi)容制定并執(zhí)行報(bào)告計(jì)劃-及時(shí)總結(jié)和改進(jìn)意見和建議三、總結(jié)以上是本公司辦公室管理制度及會(huì)議制度，需要