案卷歸檔管理制度

案卷歸檔管理制度一、制度目的為了規(guī)范案卷的管理，保障檔案內(nèi)容完整性、保密性、可追溯性、可管理性，建立和完善案卷歸檔的組織架構(gòu)和工作流程，確保案卷安全歸檔和有效利用。二、適用范圍適用于公司各部門、分支機構(gòu)編制、收集、利用各項檔案材料的工作，所有擁有案卷資源、參與案卷的管理工作人員、管理崗位及案卷的所有參與人員均適用本制度。三、制度要求1.案卷歸檔評審所有單位對于自己官方發(fā)布的文件、重要工作成果、合同文本、會議紀要、人事檔案等非日常辦公使用及公開資料均要進行歸檔管理。需要進行案卷歸檔的資料，必須經(jīng)過廳級主管審核批準方可編排和交接。2.案卷歸檔范圍所有公司機構(gòu)編制、業(yè)務文件、合同文本、擬定制度文件、標準規(guī)范、信函、客戶處交換的信息，及形成的各種個人檔案（如人事檔案、財務會計檔案等）。3.案卷歸檔時限所有列入案卷管理的文件和資料必須在兩個工作日內(nèi)完成歸檔工作，對于新增或變更的文件，應在文件形成后五個工作日內(nèi)完成歸檔工作。4.案卷的編制和裝訂文件歸檔管理按照文件檔案的范疇方針附則的規(guī)定分類編制，每份文件編制清單，文件整理成案卷。立卷時必須過硬制檔案牛皮紙或厚紙板，立卷前將文件裝訂到案卷里面，堅實穩(wěn)定。以優(yōu)質(zhì)透氣紙和硬質(zhì)的線圈裝訂，不得使用膠貼和非透明夾板。5.案卷的存儲環(huán)境文化內(nèi)含物檔案必須采用防火、防潮、隔離、通風、均溫、均濕、防鼠害等措施加以保管。不同保管期限的檔案應按規(guī)定分別放在相應的文化檔案存儲設施內(nèi)。檔案庫須加裝防火、防盜、監(jiān)控設備。防火設備要常備，養(yǎng)護保養(yǎng)工作要及時、全面，防火設備狀態(tài)要記錄，且有專項檢查。四、歸檔責任1.歸檔錄入責任設有專門空間用于案卷的歸檔記錄，并由特定專人負責記錄歸檔，嚴格按照歸檔的目錄、檔號等要求錄入歸檔信息。2.歸檔檢查責任歸檔檢查人員要求在歸檔期間認真實施檢查和跟蹤，并嚴格按照規(guī)定程序辦理，并在簽署相關(guān)文件。3.歸檔保管責任案卷歸檔保管人員必須全部掌握歸檔的業(yè)務操作規(guī)程，并且認真履行保管職責，確保檔案在有效期內(nèi)得到保護和妥善的管理。五、案卷的調(diào)閱所有利用檔案的部門和個人均需按規(guī)定進行申請、處理、審批后才能獲得檔案調(diào)閱等權(quán)利。凡涉及保密、紅頭文件、核心透露，須按照有關(guān)保密法規(guī)和關(guān)于檔案保密的規(guī)定進行操作。六、制度責任制度由公司負責人簽發(fā)，各職能部門審定并推行執(zhí)行。各級管理人員必須認真貫徹執(zhí)行，并對執(zhí)行情況進行檢查和考核，確保制度有效落實。七、制度違反對于有違反制定制度者，上級主管部門將給予不同程度的警告、批評、資產(chǎn)追賠、